BAB I PENDAHULUAN - budy52e.blogstudent.mb.ipb.ac.idbudy52e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2015/01/konversi-data-MIS.pdf · Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk ...

  1  

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan dilakukan untuk

mendukung strategi bisnis perusahaan, proses bisnis, struktur dan budaya

perusahaan dalam rangka meningkatkan nilai bisnis dari perusahaan tersebut.

Dukungan strategis dari penerapan sistem informasi pada perusahaan tersebut

dalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan berbagai

tugas atau aktifitas harian perusahaan.

Sebuah sistem informasi merupakan sistem buatan manusia yang berisi

himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-

komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data,

menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi. Sebuah sistem

informasi melayani dua fungsi penting dalam sebuah perusahaan. Pertama, sistem

informasi mencerminkan dan mengamati aksi-aksi dalam sistem operasi, yaitu

dengan memproses, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi operasional.

Kedua, sistem informasi mendukung kegiatan-kegiatan manajerial, termasuk

pembuatan keputusan-keputusan manajemen.

Kontribusi optimal dari suatu sistem informasi akan dapat dicapai suatu

perusahaan dengan menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi

(terotomatisasi). Perubahan penggunaan sistem informasi konvensional yang lebih

manual kepada sistem informasi yang otomatis di dalam perusahaan memiliki

kecenderungannya akan banyak menemui kendala. Contoh salah satu kendala

adalah karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi

dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut yang disebabkan mereka

sudah lama menggunakan sistem secara manual.

Untuk mengatasi permasalahan ini, biasanya cara yang dilakukan oleh

perusahaan yaitu melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya

dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang

sudah berpengalaman di bidangnya.

  2  

Ada beberapa cara lainnya, seperti mengadaptasi salah satu dari empat

strategi atau model konversi sistem operasi, baik strategi konversi langsung,

paralel, pilot, maupun dengan strategi bertahap. Konversi sistem adalah salah satu

aspek yang menentukan keberhasilan dalam penerapan sistem informasi yang

baru. Pada tahapan konversi ini, aspek non-teknis meliputi pendekatan, metode,

strategi manajerial terkait sistem kerja dan organisasi pengguna menjadi perhatian

para pengembang di samping aspek teknis pengembangan sistem informasi karena

terlibatnya pengguna pada semua lini secara langsung.

Pilihan masing-masing perusahaan bergantung pada kebutuhan dan

kondisi yang ada di lapangan. Bisa juga karena alasan meminimalisir resiko tapi

memerlukan banyak biaya atau sebaliknya.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang persoalan di atas, penulis merumuskan

permasalahan terkait model-model konversi sistem informasi apa saja yang dapat

diterapkan oleh perusahaan dan tahapan-tahapan dalam melakukan konversi

sistem informasi perusahaan.

1.3. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui

model konversi sistem informasi yang dapat diterapkan oleh perushaan dan

bagaimanakah penerapan atau pelaksanaan konversi sistem informasi

diperusahaan.

  3  

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Informasi

Informasi adalah fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang

dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi setiap orang

yang membutuhkannya untuk keperluan atau pekerjaan tertentu. Menurut Gordon

B. Davis (2002) “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat

ini atau di masa mendatang. Informasi, memiliki beberapa ciri, yaitu :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila

penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti

yang benar.

2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan

baru pada informasi yang telah ada.

4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang

salah atau palsu.

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini

masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas

kebenaran informasi tersebut.

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) “sistem merupakan sebuah

kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama

mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran

(output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur”. Sebuah sistem

mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu :

a. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan

elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses.

b. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah

input menjadi output.

  4  

c. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang

diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir.

2.2. Pengertian Sistem

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari

lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang

sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input

(masukan), proses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

a. Open sistem yaitu : sistem yang dihubungkan dengan

lingkungannya melalui arus sumberdaya.

b. Closed sistem yaitu : sistem yang tidak dihubungkan dengan

lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

a. Subsistem

b. Supersistem atau suprasistem

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem

b. Batasan Sistem

c. Lingkungan Luar Sistem

d. Penghubung Sistem

e. Masukan Sistem

f. Keluaran Sistem

g. Pengolahan Sistem

h. Sasaran Sistem

Information System (IS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga

Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang

berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu

  5  

berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang

berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti

bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi.

Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus

menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak

mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik

jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit

informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi

akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat

sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa

komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan

jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan

operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk

pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di

dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan

Komponen dari sistem informasi yaitu :

a. Orang (brainware) yaitu semua pihak yang bertanggung jawab

dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system

owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem

(system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem

development).

b. Data (dataware) yaitu secara konseptual, data adalah deskripsi

tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak

mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara

langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai

sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

  6  

c. Perangkat Keras (hardware) yaitu Perangkat keras yang meliputi

piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk

masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer,

jaringan (network).

d. Perangkat Lunak (software) yaitu sekumpulan instruksi-instruksi

atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa

digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai

program.

e. Jaringan (netware) yaitu sistem penghubung yang memungkinkan

suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan

tempat bersamaan ataupun berbeda.

2.3. Tingkatan Sistem Informasi

Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial,

memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI

tersebut adalah :

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS).

TPS merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik,

dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk

pemrosesan transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan data-

data transaksi yang terjadi.

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM adalah sebuah kelengkapan

pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk

manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan

dalam sebuah organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data

transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model

pengolahan data.Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang

terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-

keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan.

3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM

dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik

yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan.

  7  

4. Sistem Informasi e-Business dibangun untuk menjawab tantangan

pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.

Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang

merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol

oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam

masyarakat modern.

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :

♦ On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input

pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat

berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri

dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya

digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.

♦ Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan,

perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan

dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-

line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau

seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan

kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya

berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung

dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

♦ Decision support system + strategic planning system. Sistem yang

memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer

mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi.

Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan

sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll.

Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-

fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam

bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.

♦ Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati

kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan

perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

  8  

Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :

• Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan

yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)

• Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi

melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi

menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).

• Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari

sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.

• Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi

hampir semua sistem selalu berkembang.

2.4. Faktor yang mempengaruhi dalam pengembangan sistem

Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi

mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi

kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu :

• Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan

lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa

sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk

mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan

sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan

untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan

perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.

• Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum

menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun

waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan

mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya.

Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan

pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi

kesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkan sejumlah

statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru.

  9  

• Maintabilitas, perawatan mencakup ;

- modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk

meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting

dalam pengoperasian sistem),

- modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50%

sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan

sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan

pelacakan kesalahan.

2.5. Konversi Sistem Informasi

Penerapan atau implementasi sistem informasi baru dalam perusahaan

harus dilakukan dengan mempertimbangkan manfaat yang akan diterima oleh

perusahaan. Perubahan dalam penggunaan sistem informasi ini dikenal dengan

istilah konversi sistem.

Berdasarkan informasi dari makalah atau jurnal ilmiah terkait proses

konversi sistem informasi ini dijelaskan, bahwa perubahan sistem informasi atau

konversi sistem informasi akan dapat dilakukan lebih mudah apabila sistem baru

tersebut merupakan suatu paket perangkat lunak (software) yang terbungkus

(canned) yang dijalankan di sistem operasi (komputer) yang baru.

Konversi sistem terhadap perangkat lunak (software) yang terkustomisasi

baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru,

jaringan (network) baru dan perubahan signifikan dalam prosedurnya, maka

konversi akan menjadi lebih sulit dan menantang. Keberhasilan dalam proses

konversi sistem informasi dipengaruhi oleh aspek data, aspek aplikasi, aspek

teknologi, aspek manusia dan aspek kebijakan.

  10  

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Proses Konversi Sistem Informasi

Terdapat 4 (empat) metode yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam

melakukan konversi sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru.

Keempat metode tersebut adalah :

a. Konversi Lansung (Direct Conversion);

b. Konversi Paralel (Parallel Conversion);

c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion);

d. Konversi Pilot (Pilot Conversion).

a. Konversi Langsung (Direct Conversion).

Konversi langsung adalah perubahan sistem yang dilakukan dengan cara

menghentikan sistem lama dan menggantikannya secara langsung dengan sistem

yang baru. Sistem ini merupakan sistem yang paling efesiensi (murah) bila

dibandingkan dengan sistem konversi lainnya, namun memiliki tingkat resiko

yang paling tinggi.

Proses konversi dilakukan dengan mengimplementasikan sistem baru

dan diwaktu yang bersamaan untuk sistem yang lama dimatikan. Sistem ini

dikenal juga dengan pendekatan cold turkey. Apabila proses konversi telah

dilakukan, maka untuk kembali ke sistem yang lama tidak dapat dilakukan lagi.

Gambar. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

SISTEM LAMA SISTEM BARU

  11  

Pendekatan atau metode konversi langsung (direct conversion) akan bermanfaat

apabila :

• Sistem tersebut tidak mengganti sistem yang lain.

• Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.

• Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduannya.

• Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan

perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan dari konversi langsung adalah relatif tidak mahal. Kelemahan

dari konversi langsung adalah mempunyai tingkat resiko kegagalan yang tinggi.

Apabila konversi langsung akan digunakan, maka aktivitas-aktivitas pengujian

dan pelatihan akan mengambil peran yang sangat penting.

b. Konversi Paralel (Parallel Conversion).

Pada metode konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama

dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima

untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara

seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang

paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan

baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Ia kebalikan dari

konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing

sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

SISTEM LAMA

SISTEM BARU

Gambar. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

  12  

Proses konversi suatu sistem baru dengan menggunakan model operasi

paralel, maka orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem harus

merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi

(operator team) dan pemakai sistem (user) dalam rangka untuk mengetahui dan

mengukur kinerja dari sistem tersebut. Mereka harus menentukan waktu untuk

sistem lama dihentikan atau dimatikan (switch off time ) dengan

mempertimbangkan tingkat kewajaran waktu yang diperlukan.

Kelebihan dari metode ini adalah mampu unutk memberikan derajad

proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan

untuk kelemahannya adalah besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas

dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Metode konversi bertahap ini dilakukan dengan menggantikan suatu

bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru

tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tidak terjadi masalah, maka

modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama

yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan

tergantikan oleh sistem baru..

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan

beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. Metode ini

akan dapat menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung

dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi

perubahan. Syarat untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus

disegmentasi.

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme

interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem

lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses

database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi,

mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem

baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

  13  

SISTEM BARUSISTEM LAMA

Gambar. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Kelebihan dari metode konversi ini adalah kecepatan perubahan dalam

organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat

diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Sedangkan untuk

kelemahan dari motede konversi ini adalah besarnya tingkat kebutuhan biaya

yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem

lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi,

sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

d. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan konversi pilot dilakukan dengan cara menerapkan sistem

baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi

ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini

merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang

mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi

sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Sebagai contoh suatu perusahaan yang memiliki beberapa kantor cabang

sedang melakukan pengembangan sistem informasi penjualan yang baru.

Perusahaan tersebut menetapkan bahwa cabang A adalah cabang yang digunakan

sebagai percontohan (pilot) dari ujicoba penerapan sistem yang baru tersebut.

Sebelum akhirnya sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, maka

sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut.

  14  

Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode

langsung, dan lebih muurah dibandingkan dengan metode paralel. Segala

kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh

dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang

drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok

digunakan.

Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga

digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi

lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut

diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

SISTEM LAMA

Gambar. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

SISTEM BARU

3.2. Metode Melakukan Proses Konversi Data

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh

profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang

diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah

bahwa file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

§ Format file tersebut

§ Isi file tersebut

§ Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami

ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Ada dua metode dasar yang bisa

digunakan untuk menjalankan konversi file :

  15  

a. Konversi File Total

Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa

dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi

file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem

komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa

dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-

field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-

item data (misalnya, file-file relasional).

Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur

kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah

konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan

jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :

§ File Master

Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master

diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

§ File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di

dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama

pengujian sistem informasi.

§ File Indeks

File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master.

File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan

dengannya mengalami konversi.

§ File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel

bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

§ File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database

apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh

  16  

karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus

diciptakan.

b. Konversi File Gradual

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual

(sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka

menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak

menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi.

Metode ini bekerja dengan cara berikut :

1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.

2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file

account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh

transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-

an record telah selesai.

3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama

diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di

update.

Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak

dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka

record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

3.3. Perencanaan Konversi Sistem (Conversion Plan)

Konversi sistem sebagai salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam

keberhasilan dari penerapan (implementasi) sistem baru, maka sudah seharusnya

proses tersebut direncanakan secara matang. Keberhasilan dalam proses konversi

ini bisa dikatakan awal keberhasilan dari implementasi sistem baru tersebut bagi

perusahaan.

  17  

Kegagalan dalam proses konversi akan mengakibatkan tidak

bermanfaatnya pengembangan sistem informasi yang baru bagi perusahaan, dan

akan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan.

Salah satu model perencanaan konversi sistem tersebut adalah template

yang buat oleh Department of Information Technology-Goverment of Maryland.

Adapun template yang menjelaskan phase dari konversi sistem sebagai berikut :

1. Introduction, Bagian ini memberikan penjelasan singkat tentang :

a. Purpose and Scope, Bagian ini menjelaskan tujuan dan ruang

lingkup Rencana Konversi. Referensi nama sistem informasi dan

memberikan informasi identitas tentang konversi sistem

menjalani.

b. Points of Contact, Bagian ini mengidentifikasi Sistem

Pemrakarsa. Memberikan nama organisasi yang bertanggung

jawab dan staf (dan alternatif, jika sesuai) yang berfungsi sebagai

titik kontak untuk konversi sistem. Sertakan nomor telepon staf

kunci dan organisasi.

c. Project References, Bagian ini memberikan daftar pustaka

referensi proyek kunci dan kiriman yang telah diproduksi

sebelum titik ini dalam pengembangan proyek. Dokumen-

dokumen ini mungkin telah diproduksi dalam siklus hidup

pengembangan sebelumnya yang mengakibatkan versi awal dari

sistem konversi menjalani atau mungkin telah diproduksi dalam

upaya konversi saat ini yang sesuai.

d. Glossary, Bagian ini berisi glossary semua istilah dan singkatan

yang digunakan dalam rencana. Jika beberapa halaman panjang,

mungkin ditempatkan dalam lampiran.

2. Conversion Overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang

aspek upaya konversi, yang akan dibahas pada bagian berikutnya,

meliputi :

a. System overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang

sistem konversi menjalani. Sifat umum atau jenis sistem harus

  18  

dijelaskan, termasuk gambaran singkat dari proses sistem ini

dimaksudkan untuk mendukung. Jika sistem adalah database atau

sistem informasi, juga termasuk diskusi umum dari jenis data

yang dikelola, sumber operasional, dan penggunaan data tersebut.

b. System conversion overview, Bagian ini memberikan gambaran

tentang upaya konversi direncanakan yang meliputi :

i. Conversion description, Bagian ini memberikan gambaran

tentang struktur sistem dan komponen utama. Jika bagian

yang dipilih dari sistem akan mengalami konversi,

mengidentifikasi komponen akan dan tidak akan diubah.

ii. Type of conversion, Bagian ini menjelaskan jenis usaha

konversi.

iii. Conversion Strategy, Bagian ini menjelaskan strategi

untuk konversi sistem perangkat keras, perangkat lunak,

dan data.

c. Conversion tasks, Bagian ini menjelaskan tugas utama yang

terkait dengan konversi, termasuk perencanaan dan pra-konversi

tugas, meliputi :

i. Conversion planning, Bagian ini menjelaskan

perencanaan usaha konversi.

ii. Pre-Conversion tasks, Bagian ini menjelaskan semua

tugas yang logis terpisah dari upaya konversi itu sendiri

tetapi yang harus diselesaikan sebelum inisiasi,

pengembangan, atau penyelesaian upaya konversi.

iii. Major Tasks and Procedures, Bagian ini membahas

tugas-tugas utama yang terkait dengan konversi dan

prosedur konversi.

d. Conversion Schedule, Bagian ini memberikan jadwal kegiatan

yang akan dilakukan selama konversi. Tugas pra-konversi dan

tugas utama untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, dan

konversi data yang dijelaskan dalam Bagian 2.3, Konversi Tugas,

  19  

harus dijelaskan di sini dan harus menunjukkan tanggal awal dan

akhir setiap tugas. Grafik dapat digunakan sebagaimana mestinya.

e. Security, memberikan gambaran fitur sistem keamanan dan

keamanan selama konversi.

3. Conversion Support, Bagian ini menjelaskan dukungan yang

diperlukan untuk mengimplementasikan sistem. Jika ada persyaratan

dukungan tambahan yang tidak tercakup oleh kategori ditampilkan

disini, menambahkan subbagian lain yang diperlukan. Dukungan

yang diperlukan tersebut meliputi :

a. Hardware, bagian ini menjelaskan perangkat pendukung yang

dibutuhkan, termasuk keseluruhan perangkat yang akan

digunakan selama proses konversi.

b. Software, bagian ini menjelaskan keseluruhan perangkat

lunak dan database yang dibutuhkan untuk mendukung

proses konversi tersebut. Adapun software pendukung yang

biasanya digunakan seperti :

Automated conversion tools, Automated data conversion

tools, Quality assurance dan validation software, computer-

aided software engineering, dan documentation tools.

c. Facilities, bagian ini mengidentifikasi fasilitas fisik dan

akomodasi yang diperlukan selama periode konversi.

d. Materials berisi daftar bahan-bahan pendukung.

e. Personnel, bagian ini menjelaskan persyaratan personil dan

setiap staf yang dibutuhkan termasuk jenis pelatihan yang

diperlukan.

  20  

BAB IV

KESIMPULAN

Konversi sistem sebagai salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam

keberhasilan dari penerapan (implementasi) sistem baru, maka sudah seharusnya

proses tersebut direncanakan secara matang. Keberhasilan dalam proses konversi

ini bisa dikatakan awal keberhasilan dari implementasi sistem baru tersebut bagi

perusahaan. Kegagalan dalam proses konversi akan mengakibatkan tidak

bermanfaatnya pengembangan sistem informasi yang baru bagi perusahaan, dan

akan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaaN.

Terdapat 4 (empat) metode yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam

melakukan konversi sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru.

Keempat metode tersebut adalah :

e. Konversi Lansung (Direct Conversion);

f. Konversi Paralel (Parallel Conversion);

g. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion);

h. Konversi Pilot (Pilot Conversion).

Salah satu model perencanaan konversi sistem yang dapat

diimplementasikan adalah template yang buat oleh Department of Information

Technology-Goverment of Maryland. Adapun template yang menjelaskan phase

dari konversi sistem sebagai berikut:

1. Introduction, Bagian ini memberikan penjelasan singkat tentang :

• Purpose and Scope,

• Points of Contact,

• Project References,

• Glossary.

2. Conversion Overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang

aspek upaya konversi, yang akan dibahas pada bagian berikutnya,

meliputi :

• System overview,

  21  

• System conversion overview,

• Conversion tasks,

• Conversion Schedule,

• Security,.

3. Conversion Support, Bagian ini menjelaskan dukungan yang

diperlukan untuk mengimplementasikan sistem. Jika ada persyaratan

dukungan tambahan yang tidak tercakup oleh kategori ditampilkan

disini, menambahkan subbagian lain yang diperlukan. Dukungan

yang diperlukan tersebut meliputi :

• Hardware,

• Software,

• Facilities,

• Materials

• Personnel.

  22  

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien JA. 2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-

Hill Companies, Inc.

https://www.scribd.com/doc/37939009/Konversi-Sistem-9

http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id

doit.maryland.gov/SDLC/Documents/conversion_plan.doc

  23