1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Profil Perusahaan 1.1.1 Sejarah Singkat PT. XYZ merupakan importir dan distributor bahan kimia dasar yang didirikan pada tanggal 13 Juli 1951. Perusahaan ini mendapatkan dukungan dari para pelanggan yang terus bertambah. Pada tahun 1969, PT. XYZ mendirikan pabrik asam sulfur swasta yang merupakan pabrik pertama di Indonesia. Pada tahun 1970, PT. XYZ menghadapi perubahan permintaan pasar sehingga PT. XYZ lebih memfokuskan diri pada pendistribusian khusus bahan kimia dan juga mengoptimalkan kemampuan manufaktur. Saat ini, PT. XYZ memiliki lebih dari 100 principal internasional yang lebih dari 1.000 jenis produk kimia dan lebih dari 2.000 pelanggan di Indonesia. Selain itu, lebih dari 75% dari nilai total produk yang didistribusikan oleh perusahaan adalah bahan kimia khusus. PT. XYZ memiliki empat kantor cabang, delapan kantor perwakilan, dan sebuah anak perusahaan yang dimiliki secara penuh di Singapura untuk menjalankan kegiatan distribusi regional. Untuk memfasilitasi kegiatan manufaktur, PT. XYZ telah mendirikan 18 anak perusahaan manufaktur dan perusahaan afiliasi. Perusahaan juga mendirikan tiga anak perusahaan layanan pendukung: perusahaan logistik, laboratorium, dan konsultan teknologi informasi, yang menjadikan PT. XYZ sebagai salah satu perusahaan yang
26
Embed
BAB I PENDAHULUAN - Perpustakaan Digital ITB - …digilib.itb.ac.id/files/disk1/687/jbptitbpp-gdl... · · 2016-06-08outboud distribusi warehousing dan manajemen logistik dengan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Profil Perusahaan
1.1.1 Sejarah Singkat
PT. XYZ merupakan importir dan distributor bahan kimia dasar
yang didirikan pada tanggal 13 Juli 1951. Perusahaan ini
mendapatkan dukungan dari para pelanggan yang terus bertambah.
Pada tahun 1969, PT. XYZ mendirikan pabrik asam sulfur swasta
yang merupakan pabrik pertama di Indonesia. Pada tahun 1970, PT.
XYZ menghadapi perubahan permintaan pasar sehingga PT. XYZ
lebih memfokuskan diri pada pendistribusian khusus bahan kimia
dan juga mengoptimalkan kemampuan manufaktur.
Saat ini, PT. XYZ memiliki lebih dari 100 principal internasional yang
lebih dari 1.000 jenis produk kimia dan lebih dari 2.000 pelanggan di
Indonesia. Selain itu, lebih dari 75% dari nilai total produk yang
didistribusikan oleh perusahaan adalah bahan kimia khusus.
PT. XYZ memiliki empat kantor cabang, delapan kantor perwakilan,
dan sebuah anak perusahaan yang dimiliki secara penuh di
Singapura untuk menjalankan kegiatan distribusi regional. Untuk
memfasilitasi kegiatan manufaktur, PT. XYZ telah mendirikan 18
anak perusahaan manufaktur dan perusahaan afiliasi. Perusahaan
juga mendirikan tiga anak perusahaan layanan pendukung:
perusahaan logistik, laboratorium, dan konsultan teknologi informasi,
yang menjadikan PT. XYZ sebagai salah satu perusahaan yang
2
terintegrasi dalam bidang kimia dan Penyedia Solusi Total yang
berkecukupan dan kompeten.
PT. XYZ memiliki salah satu perusahaan yaitu PT. XYZ Logistik yang
berdiri sebagai anak perusahaan jasa pengiriman yang dikenal
dengan ‘just-in-time’ delivery. Pada Januari 2006, PT. XYZ Logistik
menggunakan nama dagang PT. XYZ Group yang memberikan
layanan turnkey solution dalam menghadapi tantangan yang muncul
dalam supply chain. Layanan yang diberikan mencakup sebuah
sistem data yang terintegrasi antar database customer perusahaan, satu
titik sentral untuk supply chain services, dan satu provider dengan
akses nasional maupun internasional. PT. XYZ Group terdiri dari lima
perusahaan yang menawarkan Suply Chain Solution dari hulu ke hilir
yaitu:
1. PT. XYZ Logisik yang memperkuat kemampuan inbound dan
outboud distribusi warehousing dan manajemen logistik dengan
fasilitas terkini. Barang yang disimpan di PT. XYZ Logisik
merupakan bahan baku (contoh: bahan dasar deterjen, bahan –
bahan kimia) dan produk jadi (contoh: makanan ringan). PT.
XYZ Logistik ini berlokasi di Jalan Iman Bonjol km 49 Cibitung
dan bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi muatan
internasional untuk memastikan bahwa praktek-praktek yang
dijalankan sesuai dengan standar internasional.
2. PT. XYZ Express menawarkan pengiriman 'Just-In-Time' dan
menjamin pengiriman dalam situasi apapun juga baik truk
kontrak atau truk milik sendiri untuk distribusi darat dan laut
domestik dengan kapasitas 1–50 ton (L300, CDE, CDD, FUSO,
Built Up, Tronton, dan Trailer) yang meliputi Jawa, Sumatera, dan
3
Laut. Semua didukung fasilitas teknologi yang cukup memadai
dalam pelayanan seperti VMS (Vehicles Management Systems)
dengan menggunakan GPS untuk Web Enabled Platform, Messaging,
Notification and Broadcasting, Advanced Satellite Mapping, Real Time
Vehicle Tracking.
3. PT. XYZ Solutions merupakan penyedia jaringan supply chain
solution yang dapat dipercaya, inovatif, dan memberi solusi
terbaik dalam pelayanan sehingga dapat berkompetisi dengan
kompetitor.
Gambar 1.1 Layanan PT. XYZ SolutionsSumber: Data Perusahaan, 2009
4. PT. XYZ Impex merupakan penyediaan freight forwarding dan
trading licensing dalam pengiriman barang ekspor dan impor yang
dapat dipercaya dengan solusi terbaik yang berlokasi di Cakung -
Cilincing. Pelayanan yang diberikan adalah bonded warehouse
11. Work Order Request seperti shrink wrapping, repackaging, dan
labeling.
1.2.1 Proses Bisnis Utama
Proses bisnis utama yang dimiliki oleh PT. XYZ Logistik dapat
dilihat pada Gambar 1.5 yang selanjutnya akan dijelaskan satu per
satu mengenai proses bisnis yang dimiliki.
Gambar 1.5 Proses Bisnis Utama PT. XYZ Logistik
Departemen Marketing
Departemen Marketing merupakan departemen yang
memasarkan dan menawarkan jasa PT. XYZ Logistik kepada
9
customer sesuai kebutuhan dan keinginan target pasar dengan
memberikan kepuasan yang lebih kepada pelanggan
dibandingkan perusahaan kompetitor. Pada awal mula,
Departemen Marketing melakukan diskusi terlebih dahulu
tentang beberapa hal yaitu:
1. Produk
Jenis produk yang akan disimpan di warehouse perlu diketahui
lebih jelas terlebih dahulu. Beberapa hal yang harus
diperhatikan adalah tipe produk yang akan ditangani, tipe
packaging, bentuk fisik dan berat, produk menggunakan pallet
atau tidak, produk bersifat FIFO (First In First Out) atau FEFO
(First Expired First Out), atau turnover produk (cepat, medium,
atau lambat).
2. Customer
Customer mempunyai target KPI dari perusahaannya dan PT.
XYZ Logistik juga mempunyai standar KPI Tahun 2008 yang
ditawarkan yaitu:
- Pick accuracy : 95 %
- Inventory accuracy : 96 %
- Order fill rate : 99.5 %
Selain standar KPI yang ditawarkan, beberapa persyaratan
dan aturan dari customer mengenai penanganan produk
mereka perlu diperhatikan.
3. Warehouse dan Inventory Management
Departemen Sales dan Marketing perlu memperhatikan
bagaimana Warehouse dan Inventory Management yang
dibutuhkan oleh customer. Beberapa hal yang harus
diperhatikan adalah size area warehouse yang dibutuhkan,
10
pengontrolan udara untuk barang-barang tertentu (seperti
humidity dan temperatur), barang yang akan dimasukkan ke
dalam warehouse bersifat seasonality atau tidak, penanganan
produk yang memilik expired date atau berbahaya, atau
permintaan tambahan dari customer (seperti labeling, bundling,
packing). Di mana customer dapat melihat terlebihi dahulu
kondisi warehouse PT. XYZ Logistik untuk memberikan
gambaran bagaimana warehouse dan Inventory Management PT.
XYZ Logistik.
Departemen Marketing menindaklanjuti setiap permintaan dan
penawaran dari customer selain dari ketiga hal di atas dengan
mengkoordinasikan pertemuan dengan CSS (Customer Service
and Support), Transportasi, Warehouse, IT (Information
Technology), F&A (Finance Accounting), dan SHE (Safety, Health,
Environment), dan serta pihak lain apabila diperlukan untuk
menghasilkan proposal atau minimal quotation dan workflow
yang kemudian disampaikan ke customer. Departemen
Marketing melaksanakan presentasi di hadapan customer dan
bernegosiasi. Apabila ada perubahan persyaratan pelanggan
akan dilakukan peninjauan kembali yang bila perlu
melibatkan pihak lain yang terkait untuk memastikan
kesanggupan perusahaan. Setelah itu, Departemen Marketing
membuat suatu kontrak kesepakatan yang disetujui oleh
customer.
Departemen Marketing juga memberi pelaksanaan order
customer, di mana permintaan customer berupa pengambilan,
11
pengiriman, penyimpanan barang, atau penambahan ekstra
lainnya kepada CSS. CSS menerima permintaan pelanggan
yang diterima WMS (Warehouse Management System) melalui
interface dan diteruskan ke Department Administrasi dan
Transportasi yang secara rutin mengakses WMS.
Departemen CSS (Customer Service and Support)
Departement customer service and support merupakan salah satu
aspek penyediaan distribusi yang digunakan sebagai alat untuk
melakukan dan menciptakan hubungan langsung antara supplier,
customer, marketing, warehouse, transportasi, dan administrasi
dengan tingkat layanan yang lebih baik dan merupakan
komponen manajemen dalam outbound logistic.
Kualitas CSS pada PT. XYZ Logistik merupakan salah satu syarat
utama yang menunjang keberhasilan situasi bisnis dengan
memberikan pelayanan yang lebih memuaskan daripada yang
dilakukan oleh pesaing. Kualitas ini sangat tergantung dari siapa
dan bagaimana jasa diberikan dan memberikan suatu dorongan
kepada customer sehingga PT. XYZ Logistik dapat memahami
pelayanan terhadap customer sesuai kebutuhan mereka.
Departemen Warehouse
Departemen Warehouse PT.XYZ Logistik merupakan bagian dari
semua sistem logistik yang berperan penting dalam melayani
customer dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu warehouse
mempunyai hubungan antara suplier dan customer untuk
12
menyimpan persediaan selama proses logistik dan penentuan
kinerja dari perusahaan tersebut.
PT. XYZ Logistik memiliki delapan gudang dengan masing-
masing kapasitas warehouse sebagai berikut:
Tabel 1.1 Pembagian Warehouse PT. XYZ Logistik
Warehouse Jenis Kapasitas racking(pallet posisi)
A Food Finished 4.480B Chemical Non-dangerous 3.566C Chemical Dangerous 5.315E Cold Goods 120G Food and Chemical 4.056I Chemical (PT. XYZ & eksternal) 4.624J Chemical PT. XYZ 984K Chemical PT. XYZ 450
Jumlah 23.595Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik dibagi menjadi tiga
bisnis utama yaitu inbound warehouse untuk proses penerimaan
barang, outbound warehouse untuk proses pengiriman barang, dan
contract logistics memberikan biaya tambahan untuk value added
services yang diberikan untuk barang tertentu. Warehouse ini
didukung dengan ukuran pallet yaitu Two way (120 cm x 120 cm
dan 110 cm x 130 cm) dan Four way (120 x 120 cm) dengan rak
dengan ukuran sebesar 130 cm x 240 cm x 130 cm. Keuntungan
penggunaan pallet ini dapat meminimalkan waktu pembongkaran
dan memudahkan kegiatan penanganan barang dengan dibantu
beberapa macam alat forklift. Beberapa macam alat forklift yang
digunakan di PT. XYZ Logistik yaitu:
13
Tabel 1.2 Jumlah Forklift Di WarehouseJenis Forklift A&G B C&I
Reach Truck
R-16 (1.5 ton)Double Deep
1 1 1
R-20 (2 ton)Single Deep
1 - 1
Counter Balance E-15 - 1 -(8 level) E-25 1 - 1
Pallet Mover
T-20 2 2 2T-24 2 - -Hand Jack - - -PE 4000 - - 2
CrownR 5200 S 1 - 1J - 1 -
Fork Lift Diesel Gerindra - - 1Sumber: Data Perusahaan (2009)
Struktur Organisasi Departemen Warehouse
Gambar 1.6 Struktur Organisasi Departemen WarehousePT. XYZ Logistik
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Warehouse dipimpin oleh seorang warehouse manager
yang membawahi lima orang supervisor yaitu supervisor
warehouse A dan G; supervisor warehouse B, E, J, dan K; supervisor
warehouse TW; supervisor warehouse C dan I; dan supervisor
supervisor administrasi transportasi membawahi billing dan POD
(Proof of Delivery) & claim. Deskripsi pekerjaan supervisor, assistant
supervisor, loket, planner, billing, dan POD & claim di Lampiran C.
Departemen transportasi operasional merupakan sumber daya
yang secara efektif terintegrasi dalam pengiriman barang dengan
bertujuan untuk memastikan barang milik pelanggan dapat
dikirimkan secara baik sesuai persyaratan dengan mencakup
pengiriman barang milik pelanggan ke dan dari warehouse sebagai
berikut:
a. Pengiriman ke warehouse
- Departemen Transportasi menerima informasi Job
Confirmation dari Departemen Sales dan Marketing melalui
Divisi Operasi mengenai lingkup pengiriman serta
melakukan persiapan yang diperlukan.
- Permintaan pelanggan mengenai pengiriman akan
disampaikan melalui CSS (Customer Service and Support)
atau sistem Warehouse Management System (exceed).
- Bagian Transportasi akan menyerahkan SPB (Surat
Pengantar Barang) ke Forwarder yang ditunjuk dan
memonitor pelaksanaannya hingga tiba.
b. Pengiriman dari warehouse
- Permintaan pelanggan mengenai pengiriman akan
disampaikan melalui CSS atau sistem Warehouse
16
Management System (exceed) dan khusus untuk cabang,
menyerahkan DO (Delivery Order).
- Departemen Transportasi membuat rencana pengiriman
barang dan mencetak TSR (Transport Summary Report) serta
CPL (Consolidated Pick List) untuk diserahkan kepada
Forwarder yang ditunjuk.
- Forwarder menunjukkan Time Slip, TSR, CPL yang
diterimanya ke administrasi loket untuk proses timbang
kendaraan dan selanjutnya melakukan proses muat di
gudang.
- Setelah proses muat, administrasi loket akan menimbang
kendaraan dan mencetak DO.
- Forwarder akan menyerahkan POD (Proof of Delivery) yang
telah disetujui customer kepada Departemen Transportasi.
Jenis dan jumlah transportasi yang dimiliki oleh departemen
transportasi adalah sebagai berikut:
Tabel 1.3 Jenis dan Jumlah Tranportasi PT. XYZ LogistikJenis PT. XYZ Express JKM MPM Akbar Unitama CTLL 300 1 - - - - -CDE 7 2 - - - -CDD 10 7 3 - - -Fuso 3 - - - - -Build Up - - - 7 1 3Jumlah 21 9 3 7 1 3
Sumber: Data Perusahaan, 2009
Di samping itu, departemen transportasi memiliki rute dalam
pengiriman DO dan lama pengiriman sebagai berikut:
17
Tabel 1.4 Rute Pengiriman Barang Departemen TransportasiDari Ke Waktu (hari)
PT. XYZ Logistik(Cibitung)
Jakarta City Area 1Jakarta Outer Area 1Merak/Anyer/ Cilegon 1Sukabumi 1Bandung (DayeuhKolot) 1Kerawang 1Surabaya 2Gresik 2Sidoarjo 2Sleman 2Semarang 2Medan 4
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Daerah Jakarta City Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
- Area Tangerang : Mauk, Jatiuwung, Parung, Tangerang Kota.
- Area Selatan : Depok, Cimanggis, Sawangan.
- Area Timur : Cikampek.
Dan daerah Jakarta Outer Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
- Area Tangerang : Cikande, Serang, Cikupa, Balaraja.
- Area Selatan : Bogor Kota, Sentul, Kedung Haling.
- Area Timur : Subang Kota, Purwakarta.
1.3 Unit Analisis
Departemen Warehouse dan Departemen Transportasi akan dibahas
dalam proyek akhir ini. Kedua departemen ini memiliki suatu KPI
(Key Performance Indicator) yang dievaluasi setiap tahun per semester.
Tabel 1.5 merupakan target KPI dalam Departemen Wareshouse dan
Departemen Transportasi.
18
Tabel 1.5 KPI Departemen Warehouse dan Departemen TransportasiDepartemen KPI Target