Bab i

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Pengertian

Yang dimaksud dengan KKP (Kuliah Kerja Praktek) adalah suatu

pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di lapangan yang bersifat praktis guna

melatih penerapan teori yang pernah diperoleh dan mengaktualisasikan dalam

kenyataan yang benar-benar ada dalam kehidupan bermasyarakat khususnya

dunia usaha karya secara nyata.

Kuliah Kerja Praktek ini dilakukan selama dua bulan, dari tanggal 19 Mei s/d

19 Juli 2011. Dalam rangka memberikan latihan secara praktek kepada

praktikan sesuai teori yang diajarkan selama ini.

Dengan demikian Kuliah Kerja Praktek adalah merupakan salah satu teori

usaha-usaha yang lebih nyata dan ada didalam kehidupan berbangsa dan

bernegara.

1

1.2. Latar Belakang

Dewasa ini komputer tidak lagi menjadi sebuah barang langka dalam

kehidupan bermasyarakat karena komputer tidak hanya sebagai tuntutan

zaman tetapi juga sangat bermanfaat dalam pendidikan, pemerintah dan

khususnya dalam dunia kerja. Kuliah Kerja Praktek ini dilaksanakan dengan

harapan mahasiswa-mahasiswi dapat mengembangkan proses belajarnya

langsung kedunia usaha dan instansi yang sebenarnya terkait dalam

memenuhi persyaratan bagi setiap mahasiswa yang akan menghadapi

semester akhir. Maka dari itu setiap mahasiswa diwajibkan melaksanakan

Kuliah Kerja Praktek (KKP), agar setiap ilmu yang diperoleh selama ini dapat

dituangkan pada instansi terkait. Sehingga menjadi mahasiswa yang kreatif,

inisiatif dan siap kerja.

Untuk mengembangkan para mahasiswa-mahasiswi Kuliah Kerja Praktek

(KKP) di dunia usaha atau instansi diperlukan suatu perangkat yang dapat

memberikan informasi tentang kualifikasi dan jenis-jenis yang berfungsi

sebagai suatu bentuk laporan mahasiswa-mahasiswi selama melaksanakan

Kuliah Kerja Praktek (KKP) di dunia usaha atau instansi terkait.

1.3. Tujuan Kuliah Kerja Praktek (KKP)

a. Tujuan Umum

Tujuan umum Kuliah Kerja Praktek (KKP) adalah untuk meningkatkan

keahlian mahasiswa-mahasiswi sesuai dengan instansi terkait sehingga

menjadi mahasiswa kreatif, professional dan siap kerja dalam dunia usaha.

2

b. Tujuan Khusus

Tujuan khusus Kuliah Kerja Praktek (KKP) adalah:

1. Sebagai salah satu syarat menempuh ujian akhir semester pendidikan

Diploma Satu (D1) Manajemen Informatika, maka setiap mahasiswa

wajib melaksanakan Kuliah Kerja Praktek (KKP).

2. Membekali mahasiswa dengan pengalaman yang sebenarnya dalam

dunia kerja sebagai persiapan diri dalam mengahadapi dunia kerja

yang sebenarnya.

3. Memberi pandangan terhadap mahasiswa tentang jenis pekerjaan yang

ada ditempat praktek dengan segala persyaratan.

4. Menambah wawasan / pengalaman mahasiswa-mahasiswi dalam dunia

kerja atau instansi.

5. Melatih mahasiswa-mahasiswi berkomunikasi dengan baik dalam

bentuk laporan tertulis.

1.4. Tujuan Pembuatan Laporan Akhir

Sebagai syarat menempuh semester akhir setiap mahasiswa wajib menyusun

laporan akhir berdasarkan hasil penelitian dan pendataan pada objek praktek

tertentu. Dan menambah wawasan / pengalaman mahasiswa – mahasiswi

dalam dunia kerja.

3

1.5. Sistematika Pembuatan Laporan

Adapun sistematika pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pringsewu sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi: Pengertian, Latar belakang, Tujuan Kuliah

Kerja Praktek (KKP), Tujuan Pembuatan Laporan Akhir dan

Sistematika Pembuatan Laporan.

BAB II URAIAN UMUM

Pada bab ini berisi: Sejarah Instansi, Denah Lokasi, Tugas Pokok

dan Uraian Tugas Secara Struktur Organisasi, Tugas-Tugas

Kearsipan, Cara Menyelesaikan Masalah Pokok Kearsipan,

Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda,

Mengagendakan dan Menemukan Kembali Arsip Surat.

BAB III URAIAN KHUSUS

Pada bab ini berisi: Persiapan Kerja, Disiplin Kerja dan Uraian

Proses Kerja.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi: Kesimpulan dan Saran

4

BAB II

URAIAN UMUM

2.1. Sejarah Instansi

Pringsewu adalah salah satu kabupaten di Provinsi Lampung, Indonesia.

Kabupaten ini disahkan menjadi kabupaten dalam Rapat Paripurna DPR

tanggal 29 Oktober 2008, sebagai pemekaran dari Kabupaten Tanggamus.

Kabupaten ini terletak 37 kilometer sebelah barat Bandar Lampung, ibu kota

provinsi.

Saat ini Pringsewu disetujui menjadi kabupaten tersendiri karena

perkembangannya yang bagus, baik dari segi pendapatan daerah, taraf

ekonomi maupun pendidikan penduduk. Mata pencaharian yang utama di

Pringsewu adalah bertani dan berdagang. Letaknya yang sangat strategis,

sangat sayang jika tidak dimanfaatkan oleh Pemda setempat.

Batas Wilayah

Sebelah Utara : Kabupaten Lampung Tengah

Sebelah Selatan : Kabupaten Pesawaran

Sebelah Timur : Kabupaten Pesawaran

Sebelah Barat : Kabupaten Tanggamus

Kabupaten Pringsewu merupakan salah satu dari 14 daerah otonom

kabupaten/kota di Provinsi Lampung.

5

Sejarah Pringsewu diawali dengan berdirinya sebuah perkampungan (tiuh)

yang bernama Margakaya pada tahun 1738 Masehi, yang dihuni masyarakat

asli suku Lampung-Pubian yang berada di tepi aliran sungai Way Tebu (4 km

dari pusat Kota Pringsewu ke arah selatan saat ini).

Selanjutnya, 187 tahun berikutnya yakni pada tahun 1925 sekelompok

masyarakat dari Pulau Jawa, melalui program kolonisasi oleh pemerintah

kolonial Hindia Belanda, juga membuka areal permukiman baru dengan

membabat hutan bambu yang cukup lebat di sekitar tiuh Margakaya tersebut.

Karena begitu banyaknya pohon bambu di hutan yang mereka buka tersebut,

oleh masyarakat desa yang baru dibuka tersebut dinamakan Pringsewu, yang

berasal dari bahasa Jawa yang artinya Bambu Seribu.

Saat ini daerah yang dahulunya hutan bambu tersebut telah menjelma menjadi

sebuah kota yang cukup maju dan ramai di Provinsi Lampung, yakni yang

sekarang dikenal sebagai ‘Pringsewu’ yang saat ini juga merupakan salah satu

kota terbesar di Provinsi Lampung.

Kabupaten Pringsewu mempunyai luas wilayah 625 km2, berpenduduk

377.857 jiwa (data 2011) terdiri dari 195.400 laki–laki dan 182.457

perempuan. Kabupaten Pringsewu terdiri dari 96 pekon (desa) dan 5

kelurahan, yang tersebar di 8 kecamatan, yaitu Kecamatan Pringsewu,

Pagelaran, Pardasuka, Gadingrejo, Sukoharjo, Ambarawa, Adiluwih, dan

Kecamatan Banyumas.

6

Dari segi luas wilayah, Kabupaten Pringsewu saat ini merupakan kabupaten

terkecil, sekaligus terpadat di Provinsi Lampung.

Potensi Pariwisata

Tujuan wisata di Kabupaten Pringsewu yang sangat dikenal adalah wisata

religi Muslim Makam KH.Ghalib dan wisata religi umat Katolik Gua Maria

Padang Bulan, sedangkan wisata kuliner adalah Balong Kuring.

Peta Lokasi Kabupaten Pringsewu

Sejalan dengan berdirinya Kabupaten Pringsewu, pemerintah sendiri telah

membentuk suatu instansi/lembaga yang dikhususkan untuk melayani

masyarakat salah satunya adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

berdasarkan Undang-undang No. 48 Tahun 2008 Tentang Pembentukan

Kabupaten Pringsewu (Lembaran Negara Publik Indonesia Tahun 2008 No.

185, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4932.

Peraturan Bupati Pringsewu No. 09 Tahun 2009 Tentang Organisasi dan Tata

Kerja Lembaga Teknis dan Transmigrasi Daerah Kabupaten Pringsewu.Perda

No. 04 Tahun 2010 Tentang Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil, tanggal 22 Desember 2010. Beralamat di Jalan Veteran No.

201, Telp. 23520 Pringsewu – Lampung, pada koordinat: 104°48'-105°08'

BT dan 05°12'-33' LS.

7

2.2. Tugas Pokok dan Uraian Tugas Secara Struktur Organisasi

Tugas Pokok Sekretaris dan Kepala Bidang yang mendukung Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil antara lain:

a. Tugas Kepala Dinas

Tugas pokok Kepala Dinas adalah memimpin, merencanakan,

mengkoordinasikan, mengatur, membina dan mengendalikan kegiatan

penyelenggaraan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut:

1. Merencanakan anggaran dan rencana kegiatan pembangunan bidang

kependudukan dan pencatatan sipil, informasi kependudukan,

perkembangan kependudukan, pertumbuhan proyeksi dan penyerasian

kebijakan kependudukan.

2. Mendistribusikan tugas dan memberikan petunjuk kepada bawahan

dalam rangka pelaksanaan tugas bidang kependudukan dan pencatatan

sipil.

3. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

4. Melakukan pemantauan dan pengendalian kegiatan bidang

kependudukan dan pencatatan sipil.

5. Merumuskan dan menetapkan kebijakan operasional program kerja

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

6. Merencanakan penerimaan pendapatan asli daerah di bidang

kependudukan dan pencatatan sipil.

8

7. Menyelenggarakan pembinaan teknis di bidang kependudukan dan

pencatatan sipil.

8. Menyelenggarakan penetapan proyeksi penduduk menurut struktur,

jumlah dan komposisi penduduk.

9. Menandatangani Akte Catatan Sipil, KK dan KTP.

10. Menyiapkan dukungan khusus untuk mencapai proyeksi penduduk.

11. Menyelenggarakan pembinaan kelembagaan dan institusi.

12. Menandatangani naskah dinas yang bersifat prinsip dan untuk instansi

atasannya.

13. Memantau perkembangan dan mengkoordinasikan dengan

instansi.terkait maupun swasta dalam rangka pelaksanaan program di

bidang kependudukan dan pencatatan sipil.

14. Melaksanakan kebijakan dibidang pendaftaran penduduk, pencatatan

sipil, informasi kependudukan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

15. Menyiapkan perumusan kebijakan dibidang pendaftaran penduduk,

pencatatan sipil, informasi kependudukan.

16. Merumuskan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur dibidang

pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, informasi kependudukan.

17. Mengevaluasi hasil kerja bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas.

18. Melaporkan hasil kerja dibidang kependudukan dan pencatatan sipil.

dalam rangka pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada Bupati

melalui Sekretaris Daerah.

9

b. Tugas Sekretaris

Tugas pokok Sekretaris adalah memimpin, merencanakan, mangatur dan

mengendalikan kegiatan penyelenggarakan tata usaha yang melimputi

umum, administrasi kepegawaian, rumah tangga dan keuangan serta

memberikan pelayanan teknis kepada semua unsur di lingkungan Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :

1. Merencanakan program kerja dan rencana anggaran dibidang umum

dan keuangan sesuai dengan kebijakan kepala dinas.

2. Mengkoordinasikan, melakukan pemantauan dan mengendalikan

kegiatan dibidang ketatausahaan.

3. Memilah dan menganalisa surat yang disampaikan oleh kepala sub

bagian umum untuk disampaikan kepada kepala dinas.

4. Meneliti dan memaraf naskah dinas yang akan ditandatangani oleh

atasan.

5. Melaksanakan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,

penggunaan, perawatan inventaris dan usul penghapusan barang

perlengkapan yang meliputi gedung peralatan teknis, alat kantor,

mobilitas dan pembukuan.

6. Melaksanakan koordinasi dalam penyusunan Rencana Satuan Kerja

(RASK) dan pelaksanaan anggaran aparatur dan publik.

7. Menyusun dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas dibidang

kepegawaian, umum dan keuangan kepada atasan.

10

c. Kepala Sub Bagian Umum

Tugas pokok Sub Bagian Umum adalah memimpin, merencanakan,

mengatur dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan sub bagian umum

yang meliputi: pengolahan surat menyurat, kearsipan, keamanan dan

kerumah tanggaan serta umum dan pengolahan administrasi kepegawaian.

Adapun uraian tugas Sub Bagian Umum antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Sub Bagian Umum

2. Mendistribusikan tugas dan memberikan petunjuk pengolahan

kepegawaian umum.

3. Mengkoordinasikan kegiatan bawahan.

4. Melakukan pengawasan di unit kerjanya, agar tercapai efektif dan

efisien.

5. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun rencana kegiatan dan

anggaran Sub Bagian Umum bulanan, triwulan dan tahunan.

6. Menyiapkan pelayanan penerimaan tamu-tamu Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil, menyiapkan bahan-bahan dalam rangka

pelaksanaan kegiatan rapat.

7. Melakukan pemantauan dan telaah masalah-masalah dalam

pelaksanaan perundang-undangan organisasi ketatalaksanaan.

8. Menyampaikan laporan kepada atasan mengenai tugas pekerjaan yang

telah selesai dilaksanaan.

11

d. Tugas Kepala Bidang Bina Program

Tugas pokok Bidang Bina Program adalah memimpin, merencanakan,

mengatur dan mengendalikan penyelenggaraan kegiatan bidang bina

program yang meliputi penyusunan perencanaan dan program pada

bidang-bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

serta melakukan monitoring lintas bidang, evaluasi dan pelaporan.

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut:

1. Menyusun rencana kegiatan dan rencana anggaran bidang lintas

bidang-bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil.

2. Menyusun konsep laporan bulanan Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil mengenai perkembangan Pelaksanaan program di

Kabupaten.

3. Melakukan identitas dan masalah yang timbul dalam pelaksanaan

program-program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

4. Mengevaluasi hasil kerja bawahan dalam pelaksanaan tugas bidang

bina program.

5. Melaksanakan dan menyelenggarakan bimbingan teknis dan diklat

bagi para penyelenggara masalah Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Pringsewu.

6. Melaksanakan, memotoring dan evaluasi terhadap kegiatan lintas

bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

7. Membuat laporan evaluasi kegiatan akhir tahunan.

12

e. Tugas Kepala Bidang Pencatatan Sipil

Tugas pokok Kepala Bidang Pencatatan Sipil adalah memimpin,

merencanakan, mengatur dan mengendalikan penyelenggaraan bidang

pencatatan sipil, meliputi pelayanan dan pengadaan serta penerbitan akta

catatan sipil dan melaksanakan koordinasi antara di bidang Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Merencanakan kebijakan teknis rencana kerja dan rencana anggaran

bidang pencatatan sipil dalam lingkungan Kabupaten Pringsewu.

2. Menyelenggarakan pengadaan blangko akta catatan sipil serta poses

penerbitan akta catatan sipil.

3. Menyelenggarakan pelayanan administrasi yang berkaitan dengan

akta pencatatan sipil berupa: Kelahiran lahir mati, perceraian

kematian, pengangkatan anak, pengesahan anak, perubahan nama,

perubahan status kewarganeraan, peristiwa penting lainnya perubahan

dan pembatalan akta.

4. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang

catatan sipil ke atasan.

5. Melaksanakan koordinasi antara bidang dilingkungan Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

13

f. Tugas Kepala Bidang Data dan Informasi

Tugas pokok bidang data dan inforamasi adalah: memimpin,

merencanakan, mengatur dan mengendalikan kegiatan bidang data dan

informasi kependudukan yang meliputi kegiatan seksi pelayanan

informasi kependudukan dan seksi pengolahan data.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran bidang data dan

informasi kependudukan.

2. Mendistribusikan tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan dalam

rangka pelaksanaan tugas pada bidang data dan informasi

kependudukan.

3. Menyediakan data basis kependudukan.

4. Mengola, mengelolah, dan menyusun profil kependudukan.

5. Melaksanakan Up Dating data penduduk dan menyajikan data

penduduk yang dinamis dan akurat.

6. Mengembangkan jaringan informasi kependudukan basis teknologi

informasi yang maju.

7. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang

data dan informasi kependudukan.

g. Kepala Sub Bagian Keuangan

Tugaspokok Sub Bagian Keuangan adalah memimpin, merencanakan,

mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Sub Bagian Keuangan yang

14

meliputi menyiapkan rencana anggaran pendapatan dan tata belanja dinas,

pembukuan, penghitungan anggaran dan verifikasi serta perbendaharaan.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Sub Bagian Keuangan.

2. Menyiapkan bahan-bahan kebijakan operasional dibidang dalam

rangka penyusunan anggaran, pembukuan, pembendaharaan dan

verifikasi.

3. Menghitung konsep Sumbangan Penghitungan Anggaran (SPA),

laporan keuangan bulanan, termasuk laporan verifikasi pertanggung

jawaban bendaharaan.

4. Menyiapkan bahan/data dalam rangka realisasi anggaran kegiatan

rutin, pinjaman / hibah luar negri dan laporan ke Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil.

5. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang

Sub Bagian Keuangan.

h. Kepala Seksi Perencanaan

Tugas pokok Seksi Perencanaan adalah memimpin, merencanakan,

mengatur dan mengawasi penyelenggaraan seksi perencanaan yang

meliputi pelaksanaan perencanaan program bidang–bidang dilingkungan

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran seksi perencanaan.

15

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

3. Mengumpulkan dan mendokumentasikan data serta bahan-bahan hasil

pelaksanaan program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

4. Melakukan pekerjaan lain sesuai petunjuk kepala bidang Bina

Program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

5. Mengumpulkan bahan / data hasil pelaksanaan kegiatan di lingkungan

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di wilayah Kabupaten

Pringsewu untuk dianalisa.

6. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun lapoaran hasil kerja

bidang Seksi Perencanaan.

7. Melaksanakan perencanaan program di lingkungan Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

i. Kepala Seksi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

Tugas pokok Seksi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan adalah

memimpin, mengatur dan mengawasi lintas bidang kegiatan Seksi

Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan yang meliputi pelaksanaan seksi

monitoring, evaluasi dan pelaporan dilingkungan Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pringsewu.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Monitoring,

Evaluasi dan Pelaporan.

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

16

3. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan kebijakan opersional

dibidang pelaksanaan pelaporan dan statistik program kependudukan

dan pencatatan sipil.

4. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun ulasan rekapitulasi laporan

bulanan dan laporan umpan balik pelaksanaan program serta kegiatan

penunjang pengolahan program-program Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil.

5. Melaksanakan dan menyelenggarakan bimbingan teknis dan diklat

bagian aparat penyelenggara masalah Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Se- Kabupaten Pringsewu.

6. Membuat evaluasi kegiatan akhir tahun.

j. Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengangkatan dan Pengesahan

Anak

Tugas pokok Seksi Kelahiran, Kematian, Pengangkatan dan Pengesahan

Anak adalah memimpin, merencanakan, mengatur dan mengawasi

penyelenggaraan Seksi Kelahiran, Kematian dan Pengangkatan dan

Pengesahan Anak yang meliputi pelaksanaan pelayanan dalam bidang

akta kelahiran, akta kematian, pengangkatan dan pengasuhan anak bagi

Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Kelahiran,

Kematian, Pengangkatan Anak.

17

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

3. Melaksanakan layanan administrasi yang berkaitan dengan akta

kelahiran, akta kematian, pengangkatan dan pengesahan anak.

4. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Kelahiran, Kematian,

Pengangkatan dan Pengesahan Anak.

k. Kepala Seksi Perkawinan dan Perceraian

Tugas pokok Seksi Perencanaan adalah memimpin, merencanakan,

mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi Perkawinan dan

Perceraian yang meliputi pelaksanaan pelayanan dalam bidang akta

perkawinan dan perceraian bagi Warga Negara Indonesia dan Warga

Negara Asing (WNA).

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

3. Menyiapkan bahan dalam rangka proses penetapan biaya pelayanan

akta perkawinan dan perceraian.

4. Menyiapkan bahan dalam rangka proses penerbitan akta perkawinan

dan perceraian.

5. Menyiapkan bahan dalam rangka proses penetapan biaya pelayanan

akta perkawinan dan perceraian.

6. Menyusun dan melaporkan hasil kerja seksi perkawinan dan

perceraian.

18

l. Kepala Seksi Pengolahan Data Kependudukan

Tugas pokok Seksi Pengolahan Data Kependudukan adalah memimpin,

merencanakan, mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi

Pengolahan Data Kependudukan yang meliputi data basis kependudukan,

menyimpan merawat dan mengamankan data kependudukan dan

melaksanakan penetapan proyeksi penduduk serta melaksanakan Up

dating data kependudukan.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Pengolahan

Data Kependudukan.

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

3. Menyediakan data basis kependudukan.

4. Melaksanakan Up dating data kependudukan yang menyajikan data

kependudukan yang dinamis dan akurat.

5. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pengolahan Data

Kependudukan.

m. Kepala Seksi Pelayanan Informasi Data Kependudukan

Tugas pokok Seksi Pelayanan Informasi Data Kependudukan adalah

memimpin, merencanakan dan mengawasi penyelenggaraan Seksi

Pelayanan Informasi Data Kependudukan yang meliputi penyajian data

dan pendayagunaan informasi kependudukan, mengkoordinasikan

manfaat data kependudukan.

19

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan.

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

3. Menyiapkan bahan-bahan publikasi mengenai data kependudukan.

4. Mengembangkan jaringan informasi kependudukna berbasis teknologi

yang maju.

5. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang

Seksi Pelayanan Informasi Data Kependudukan.

6. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pelayanan Informasi

Data Kependudukan.

n. Kepala Seksi Pendaftaran Pendudukan

Tugas pokok Seksi Pendaftaran Penduduk adalah memimpin,

merencanakan, mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi

Pendaftaran Penduduk.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan.

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

3. Melaksanakan layanan administrasi yang berkaitan dengan

pendaftaran penduduk dalam system administrasi kependudukan.

4. Mengevaluasi hasil bawahan dan meyusun laporan hasil kerja bidang

Seksi Pendaftaran Penduduk.

5. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pendaftaran Pendudukan.

20

o. Kepala Seksi Mutasi Kependudukan

Tugas pokok Seksi Mutasi Kependudukan adalah memimpin,

merencanakan, mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi Mutasi

Kependudukan.

Adapun uraian tugasnya antara lain:

1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan.

2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.

3. Melaksanakan layanan administrasi yang berkaitan dengan Mutasi.

Kependudukan dalam system administrasi kependudukan.

4. Mengevaluasi hasil bahawan dan menyusun laporan hasil kerja bidang

Seksi Mutasi Kependudukan.

5. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pendaftaran Penduduk.

2.3. Tugas-Tugas Kearsipan

Kegiatan yang dilakukan oleh tugas kearsipan ada empat tugas pokok yaitu :

1. Menyimpan Berkas Surat.

Seluruh suratdinas harus disimpan di tempat yang aman, nyaman dan bila

dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.

2. Pemeliharaan dan Pengendalian Surat Dinas

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana berupa

almari, rak dan filing cabinet anti karat. Selain itu harus dapat

21

mengendalikan surat dinas dengan jalan membuat catatan khusus, atau

format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali.

3. Penyusutan dan Pemusnahan Berkas

Penyusutan berarti pengurangan atau memindahkan arsip ke file pasif dan

menyingkirkan arsip yang tidak berguna lagi yang berpedoman kepada

retensi. Pemusnahan dapat dilakukan dengan pembakaran, dengan zat

kimia, atau dengan mesin penghancur kertas.

4. Penemuan Kembali Berkas Surat

Penyimpanan dengan system yang tepat akan menjamin penemuan

kembalin arsip secara cepat.

2.4. Cara Memecahkan Masalah Pokok Kearsipan

Filing sistem adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut pedoman

tertentu untuk menyusun dan menyimpan warkat-warkat sehingga bila

diperlukan dapat ditemukan dalam waktu cepat dan tepat.

2.5. Pengurusah Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

a. Pengurusan Surat Masuk

Surat Masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu organisasi.

Surat masuk dapat diterima melalui:

1. Kurir Instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspendisi.

2. Kurir Kantor Pos.

3. Diambil langsung oleh kurir Instansi yang bersangkutan.

22

b. Tujuan Pemisahan Surat Masuk

1. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk

2. Untuk menemukan prioritas penanganannya.

3. Untuk mempermudah pengawasannya.

2.6. Pengagendaan, Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Surat

Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar harus diagendakan dan

mengambil nomor urut agenda nomor surat akan dikirim.

a. Penyimpanan arsip adalah pekerjaan menyimpan, mengatur dan menyusun

berkas-berkas arsip menurut sistem tertentu, agar saat diperlukan arsip

cepat dan tepat.

b. Penyimpanan dan penempatan berkas arsip secara vertikal.

23

BAB III

URAIAN KHUSUS

3.1. Persiapan Kerja

Sebelum memulai Kuliah Kerja Praktek (KKP) terlebih dahulu diberikan

wawasan, pengarahan-pengarahan mengenai cara kerja Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil dan peraturan-peraturan yang ada di Dinas

Kependudukan dan Pencataan Sipil.

3.2. Disiplin Kerja

Disiplin kerja merupakan satu pokok untuk sebuah instansi demi ketentraman

manjalankan pekerjaan. Menurut pengamatan kami pada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah cukup disiplin dengan

terorganisasi dengan baik, dibuktikan dengan adanya disiplin waktu yaitu

masuk pukul 08.00 sampai 15.30 dan waktu istirahat pukul 12.00 sampai

13.00. Hari kerjanya dimulai pada hari Senin sampai Jum’at. Apalagi

ditambah dengan buku absent kehadiran para pegawai Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil.

3.3. Uraian Proses Kerja

Saat proses kerja yang ditangani staf jabatan tertentu terlebih dahulu

berbentuk draf (konsep). Konsep tersebut diperbaiki oleh sekretaris dinas

kemudian disampaikan dan disetujui oleh Kepala Dinas.

24

Adapun proses kerja pada komputer antara lain:

1. Pembuatan KK dan KTP

Penerimaan berkas dari bidang kependudukan diagendakan terlebih

dahulu dan diverifikasi berkas, pemberian nomor pada berkas.

Penyaluran atau distribusi ke Operator masing-masing kecamatan.

Operator entri/infut data dalam sistem LAN SIAK, dengan cara:

a. Aktifkan komputer

b. Pilih star, lalu pilih Internet Explorer.

c. Lalu muncul SIAK

d. Lalu klik kanan Star Explorer, pilih data D cari kumpulan operator.

e. Setelah kumpulan operator ditemukan masukan kode operator,

setelah itu masuk biodata kependudukan permohonan KK baru.

f. Setelah selesai lalu entri kepala keluarga, klik entri, diikuti dengan

anggota keluarga sampai selesai.

g. Keluar.

2. Pembuatan Akta Kelahiran

a. Penerimaan berkas dari loket

b. Lalu verifikasi berkas

c. Aktifkakan komputer, lalu pilih star dan klik Explorer akan otomatis

munculkan Siak Depdegri.

d. Lalu masukan nama pengguna dan kata kunci

e. Masukan nomor PIN dan nomor Otoritas

f. Lalu tulis pencatatan kelahiran.

25

g. Masukan NIK dan catat datanya.

h. Cara mencetaknya klik Explorer, pilih kewarganeraan dan jenis

cetakan, lalu tampilkan semua data, setelah semua data tampil pilih

nomor akta kemudian cetak.

26

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Setelah kami menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil maka kami dapat simpulkan bahwa

dengan diadakan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dianggap sangat penting

karena penulis dapat menerapkan apa yang telah didapat di lembaga

pendidikan Startech Komputer Pringsewu pada tempat Kuliah Kerja Praktek

(KKP). Dan penulis mendapatkan wawasan dan pengalaman kerja yang

sesungguhnya dan nyata di dunia kerja.Karena komputer tidak hanya sebagai

tuntutan zaman tetapi juga sangat bermanfaat dalam pendidikan, pemerintah

dan khususnya dalam dunia kerja. Seperti di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil sendiri tidak bisa lepas dari komputer karena masih

dibutuhkannya dalam proses pencetakan KTP, KK dan AKTA.

4.2. Saran

1. Untuk Lembaga Pendidikan Startech Komputer Pringsewu antara lain :

Sebaiknya dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek (KKP) agar dapat

diberikan pengarahan dengan jelas serta pemahaman untuk bekal

dalam menghadapi dunia kerja.

27

Untuk meningkatkan mutu kompetesi mahasiswa diperlukan dosen

yang professional dan kompeten pada bidangnya.

2. Untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Penulis berharap masih adanya karyawan dan karyawati dan Staf Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pringsewu agar lebih

meningkatkan kedisiplinan disesuaikan dengan jam kerja dari pukul 08.00

sampai dengan 15.30 WIB. Sebab maju mundurnya sebuah instansi atau

dinasberasal dari kedisiplinan dan ketekunan dalam bekerja.

28

DAFTAR PUSTAKA

Kepala Dinas, 2011., Tugas Pokok dan Uraian Tugas Jabatan Struktur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Pringsewu

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Startech Komputer, 2011., Buku Panduan Kuliah Kerja Praktek (KKP), Pringsewu

29

LAMPIRAN - LAMPIRAN

30