57 BAB 4 HAS IL D AN PEMB AHAS AN 4.1 Hasil Pengumpulan Data Untuk mendukung penelitian dan evaluasi proyek open source e-learning system untuk Orbexcorp Institute maka perlu dilakukan pengumpulan serta analisa data. Proses pengumpulan dan analisa data ini dilakukan dalam selang waktu magang atau kerja praktek di OI. Data-data yang dikumpulkan dan dianalisa akan dibahas pada bagian selanjutnya. 4.1.1 Produk dari Orbexcorp Institute Orbexcorp Institute memiliki 4 buah program utama yang ditawarkan bagi peserta didiknya. Program-program tersebut adalah: 1. Management Technology Program 2. Planning and Strategic Management Program 3. Project Management Program 4. Leadership Transformation Program Management Technology Program terdiri dari serangkaian sesi pembelajaran mengenai kelima aktivitas utama dalam manajemen yaitu Plan, Implement, Evaluate, Coordinate serta Empower (PIECE). Program ini dilengkapi dengan ujian dalam tiap level -nya sebagai persyaratan untuk memp eroleh sertifikasi profesi teknologi manajemen atau lazim disebut sebagai Certified Management Technology (CMT). Adapun rincian dari sesi yang termasuk dalam program ini tercantum pada tabel 4.1. Dalam tahap awal pelaksanaan operasional OI, sesi yang siap dilaksanakan adalah Direction course, Structure course, Performance course, PCDCA course serta Project course. Program CM T ini bertujuan untuk dapat menyeimbangkan peranan
103
Embed
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Pengumpulan Datathesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2009-1-00366-MNSI bab 4.pdfUntuk mendukung penelitian dan evaluasi proyek open source e-learning system
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
57
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Pengumpulan Data
Untuk mendukung penelitian dan evaluasi proyek open source e-learning system
untuk Orbexcorp Institute maka perlu dilakukan pengumpulan serta analisa data. Proses
pengumpulan dan analisa data ini dilakukan dalam selang waktu magang atau kerja
praktek di OI. Data-data yang dikumpulkan dan dianalisa akan dibahas pada bagian
selanjutnya.
4.1.1 Produk dari Orbexcorp Institute
Orbexcorp Institute memiliki 4 buah program utama yang ditawarkan bagi peserta
didiknya. Program-program tersebut adalah:
1. Management Technology Program
2. Planning and Strategic Management Program
3. Project Management Program
4. Leadership Transformation Program
Management Technology Program terdiri dari serangkaian sesi pembelajaran
mengenai kelima aktivitas utama dalam manajemen yaitu Plan, Implement, Evaluate,
Coordinate serta Empower (PIECE). Program ini dilengkapi dengan ujian dalam tiap
level-nya sebagai persyaratan untuk memperoleh sertifikasi profesi teknologi
manajemen atau lazim disebut sebagai Certified Management Technology (CMT).
Adapun rincian dari sesi yang termasuk dalam program ini tercantum pada tabel 4.1.
Dalam tahap awal pelaksanaan operasional OI, sesi yang siap dilaksanakan
adalah Direction course, Structure course, Performance course, PCDCA course serta
Project course. Program CMT ini bertujuan untuk dapat menyeimbangkan peranan
58
hubungan antar manusia dengan kemampuan kerja professional serta meningkatkan
kemampuan peserta didik sebagai pemimpin untuk dapat menilik suatu masalah dari sisi
teknikal maupun sosial.
Tabel 4.1 CMT Program Courses Module Sub Module Plan Direction Course
Values Course Human Capital Function Course Finance Function Course Marketing Function Course
Implement Structure Course Network Course Process Course Corporate Course PAVS Course Competency Model Course
Sumber: Orbex Institute Flyer (2007) Metode penyampaian yang digunakan adalah dengan mini lecturing, best
practice sharing, memberikan reading assigment serta aplikasi langsung ke masalah
dalam dunia kerja nyata.
Planning dan strategic management program merupakan program lain yang
disediakan oleh OI untuk dapat memberikan kesempatan bagi para peserta didiknya,
yang juga adalah para petinggi perusahaan, untuk dapat belajar mengenai bagaimana
mengenali prospek, tantangan serta hambatan baik dari kondisi internal maupun
59
eksternal yang dihadapi oleh perusahaannya. Dengan dapat mengenali gejala yang ada,
peserta didik diharapkan dapat menemukan “What to be” dan “What to become” serta
merumuskan grand strategy bagi perusahaan. Terdapat 5 modul yang ditawarkan dalam
program ini yaitu:
Tabel 4.2 Planning and Strategic Management Program Courses Subject Notes Orbexcorp Paradigm A management wisdom ensuring sustainable
transformation that brings sustainable profitability through a culture of performance excellence and life-long learning
What is “Strategy”? A Strategy 101, understanding basic concept of strategy
Understanding Strategy A deeper insight on how strategy is develop, strategy differentiation from operational, strategic funds, strategy dimensions, communicating the strategy, strategy implementation areas and entrepreneurial strategic thinking.
Scanning & Diagnostic The first step in strategy planning process, it consists of position audit, environmental scan and organization diagnostic.
Business Policy Framework The next phase of the strategic planning process including formulating voyage plan, long term development plan, program milestones, key performance measures, next year business plan and project one sheet.
Sumber: Orbex Institute Flyer (2007)
SPW bertujuan untuk meningkatkan kemampuan peserta didik dalam
menerapkan konsep industry attractiveness dan kekuatan bisnis, memperluas
pengetahuan peserta didik dalam merumuskan strategi yang tepat untuk bisnisnya serta
mempertajam pengertian mengenai alat-alat perencanaan dan mampu menggunakannya
dengan tepat. Dari segi sosial, SPW menfasilitasi peserta didiknya untuk menyelami
manajemen strategis dari sisi kemanusiaan untuk dapat membangun komitmen dan
koordinasi yang lebih baik antar jabatan-jabatan kunci. Tujuan dari segi sosial lainnya
60
yaitu SPW akan membantu dalam peserta didiknya untuk mampu mengembangkan
batasan-batasan yang jelas mengenai peranan-peranan strategis dan operasional yang
berkaitan dengan peningkatan efektifitas dalam mencapai kinerja optimal.
Metode simulasi yang aplikatif menjadi cara yang tepat untuk memberikan
contoh kasus bagi peserta didik. Penyampaian materi ini juga disempurnakan dengan
adanya kuis untuk mempertajam pengertian peserta didik terhadap materi yang
diberikan.
Program ketiga yang ditawarkan oleh Orbexcorp Institute adalah Project
Management Program. Program ini terdiri dari 3 program yang saling melengkapi yaitu
Integrated Project Management program, Project Planning and Control program serta
yang terakhir, Orbexcorp Leading the Project Enviroment.
Program Integrated Project Management atau IPM akan membahas secara
komprehensip mengenai suatu metodologi yang dapat digunakan secara efektif dan
efisien untuk mengintegrasikan portfolio dari proyek dengan tim, rangkaian proses serta
alat-alat pendukung yang tepat sehingga dapat tercipta lingkungan kerja yang
mendukung kesuksesan proyek. Program ini disampaikan melalui simulasi, permainan,
studi kasus serta pelatihan khusus penggunaan IPM Tools.
Tabel 4.3 Integrated Project Management Program Courses Topic Sub Topic IPM Concept People-Process-Tools
Orbex Paradigm Initiate the Project Develop Business Case Define and Organize the Project Establish the Project Organization
PCDCA Define the Project Parameter
Plan and Excecute the Project Develop Work Breakdown Structure Develop the preliminary schedule Estimate Project Cost Refine, estimates, analyze resource commitment
61
Tabel 4.3 Integrated Project Management Program Courses (lanjutan)
Topic Sub Topic Plan and Execute the Project Optimize Trade Offs
Develop Risk Management Plan Project Kickoff
Track and Control Project Collect Project Status Analyze variances Plan and take corrective and adaptive action Progress report and review Project perfomance indicators Earned Value
Close Out the Project Complete all Close out Activities Conduct Close-out Review Administrative Closure
Sumber: Orbex Institute Flyer (2007)
Dalam program Integrated Project Management, peserta didik diajarkan mengenai
ilmu penguasaan manajemen proyek dari sudut pandang teoritikal. Maka untuk
melengkapi program ini ditawarkanlah sebuah program tambahan yaitu program Project
Planning and Control yang menyempurnakan pengertian peserta didik dalam sisi
teknikal. Program ini disusun sedemikian rupa sehingga dapat mengarahkan sekaligus
mengembangkan kemampuan peserta didik sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang
telah disampaikan dalam program sebelumnya ke dalam permasalahan nyata yang
dihadapinya.
Materi yang diberikan pun memiliki kesinambungan isi dengan materi program
Integrated Project Management Program yaitu masih mengenai pengintergasian
personil, proses dan alat dukung baik secara manual maupun menggunakan sistem
komputerisasi guna meningkatkan kesuksesan proyek sehingga mampu memberikan
keunggulan dari segi kecepatan, kualitas serta biaya. Program PPC (Project Planning
and Control) dilaksanakan dalam bentuk workshop dengan tujuan dapat mencipatakn
suasana belajar yang interaktif. Karena dalam program ini, sesi diskusi atau
62
brainstorming memberi kesempatan peserta didik untuk dapat memperluas
pengetahuannya. Materi pelatihan PPC dibagi ke dalam 4 topik, yaitu:
Tabel 4.4 Project Planning and Control Program Course Topic Sub Topic IPM Concepts Project Parameters
Orbex Paradigm WBS Development Change Management
About Microsoft Office Project Software Features Software Function
Project Planning and Control Schedule Development Project Calendar Activity Sequencing Resource Planning Project Budgeting Process Tracking Project Reporting and Forecasting
Multi-project Project Inter-relationship Resource Pool Development Resource Leveling Multi-project Reporting and Forecasting
Sumber: Orbex Institute Flyer (2007) Metode penyampaian yang digunakan dalam program ini hampir menyerupai
metode yang digunakan oleh program utamanya yaitu dengan melakukan simulasi
proyek serta studi kasus. Khusus untuk topic Microsoft Office disampaikan melalui
latihan khusus mengoperasikan proyek menggunakan Microsoft.
Rangkaian terakhir dari program project management adalah Orbexcorp Leading
The Project Enviroment. Program executive workshop ini dikemas dalam bentuk in-
class seminar. Metode ini dipilih untuk dapat menfasilitasi para peserta didik dalam
pengayaan ilmu khususnya dalam kesempatan sesi best practice sharing dan
brainstorming.
Melalui program pelatihan manajemen proyek ini diharapkan peserta didik
terbiasa untuk mengimplementasikan konsep IPM, yaitu integrasi portfolio, program dan
63
proyek serta terbiasa menggunakan alat-alat strategi IPM sehingga dapat terbentuklah
komitmen, konsistensi dan kohenere dalam kerja tim, baik secara komprehensip maupun
tehnikal. IPM juga memberikan bimbingan untuk melakukan perubahan budaya
organisasi yang awalnya berdasarkan operasi rutin menjadi aktivitas berdasarkan
proyek.
Program terakhir yang ditawarkan oleh OI adalah Leadership Transformation
Program, Manager-Leader®. Manager-Leader®yang juga merupakan salah satu produk
andalan milik PT. AndrewTani Indonesia ini kembali ditawarkan oleh OI bagi peserta
didiknya. Manager-Leader® dihadirkan dalam bentuk serangkaian pelatihan yang di-
design khusus untuk memberikan efek yang signifikan bagi para manajer dalam
mengembangkan kemampuan inter-relationship dan kepemimpinan mereka.
Pengembangan kemampuan para manajer ini diharapkan dapat menambahkan nilai
khususnya secara langsung terhadap keadaan yang sedang berjalan dalam perusahaan
sehingga dapat mendukung self-transformation perusahaan. Manager-Leader® juga
mengajarkan tipe-tipe kepemimpinan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan situasi
kerja serta pembangunan tim yang solid. Pengaturan hubungan antar jenjang jabatan
maupun delegasi tanggung jawab sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar serta
implementasi PCDCA (Plan-Coordinate-Do-Check-Action) dalam kerja sehari-hari.
Dengan mengikuti tatanan pelatihan yang dimiliki oleh PT. Get Real Indonesia
selaku penanggung jawab operasional dari brand Manager-Leader®, maka materi
program Manager Leader pada OI disusun dalam beberapa topik seperti yang tertera
pada tabel 4.5 di bawah ini:
64
Tabel 4.5 Manager Leader Program Course Subject Notes Orbexcorp Paradigm
A management wisdom ensuring sustainable transformation that brings sustainable profitability
Manager-Leader® Distinctiveness
3 distinctions belong to a Manager-Leader®; one-on-one interaction mode, champion mentality and well-balanced between management science and leadership art
Manager-Leader® Development Strategy
9 steps of a Manager-Leader® to have sustainable self-improvement
M38 Style
38 Manager-Leader® guiding behaviors based on research on hundreds of companies and thousands of managers about effective management and leadership practices
3600 Feedback
A Manager-Leader® ‘s self-discovery from their superior, subordinates and peers’ perspective
Plan Practices
Reflection on practices concerning building team’s dedication
Do Practices Reflection on practices concerning directing and guiding subordinates
Check Practices
Reflection on practices concerning evaluating and valuing subordinates
Action Practices
Reflection on practices concerning developing subordinates’ competences and characters
Coordinate Practices
Reflection on practices concerning encouraging team’s cohesion
Sumber: Orbexcorp Institute Flyer (2007)
Metode pembelajaran yang digunakan dalam prorgam Manager Leader adalah
melalui kelas pengajaran yang menggunakan pendekatan self-discover, pertemuan serta
on-the job practice.
4.1.2 Gambaran Umum Prosedur Pelaksanaan Operasional
Orbexcorp Institute (OI) sebagai pusat pembelajaran ilmu teknologi manajemen
bertindak sebagai mediator antara peserta didik dengan para pengajar. Dalam rangka
melayani kebutuhan dari kedua pihak ini, OI memberlakukan standar pelaksanaan
operasional sebagai berikut:
65
A. Tata Laksana Registrasi Peserta Didik
Pembahasan kegiatan operasional dimulai dengan kegiatan yang dilakukan oleh
divisi Marketing. Para staf Marketing secara aktif mengadakan sosialisasi mengenai OI
kepada calon peserta didik. Kegiatan sosialisasi ini dilakukan dalam banyak bentuk,
antara lain: sosialisasi menggunakan flyer dan company profile yang dikirimkan kepada
perusahaan-perusahaan klien ATC serta kepada perusahaan target divisi Marketing,
mengadakan seminar, ikut serta dalam event-event yang berkaitan dengan target
marketing.
Setelah calon peserta didik menerima penjelasan dari staf Marketing mengenai
program-program yang ditawarkan oleh OI dan merasa tertarik untuk bergabung, maka
calon peserta didik dapat segera melakukan proses registrasi sesuai dengan prosedur
pada gambar 4.1.
i. Calon peserta didik yang ingin mengikuti kegiatan pembelajaran Orbexcorp Institute
wajib membeli formulir pendaftaran yang tersedia pada staf Learning Management
Orbexcorp Institute. Kemudian formulir pendaftaran yang telah diisi beserta
dokumen-dokumen lain yang telah dilengkapi sesuai persyaratan wajib dikembalikan
kepada staf Learning Management. Setelah itu dilakukan staf Learning Management
melakukan pengecekan kelengkapan berkas registrasi peserta serta seleksi kesesuaian
kualifikasi calon peserta training dengan persyaratan kualifikasi program.
ii. Calon peserta yang memenuhi syarat penerimaan akan diberikan konfirmasi oleh staf
Learning Management. Setelah itu, calon peserta didik wajib menyelesaikan
pembayaran atas sejumlah harga program yang diikutinya melalui ATM ataupun
melalui transfer antar bank. Bank kemudian menginformasikan transaksi pembayaran
kepada bagian Finance sesuai dengan prosedur bagian keuangan yang berlaku.
66
iii. Setelah itu, calon peserta wajib mengirimkan bukti pembayaran kepada staf Learning
Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)
iv. Setelah staf Learning Management menerima bukti pembayaran dari calon peserta
didik maka staf Learning Management mengecek status pembayaran calon peserta
terkait ke bagian Finance. Bila terjadi ketidakcocokan data maka staf Learning
Management menginformasikan status pembayaran kepada calon peserta terkait dan
melakukan konfirmasi ulang.
67
v. Untuk calon peserta didik yang status pembayarannya sudah memenuhi syarat maka
data calon peserta didik kemudian dientri ke dalam database peserta didik.
Sedangkan bagi peserta didik yang status pembayarannya masih bermasalah akan
terus dilakukan konfirmasi ulang hingga dengan batas waktu yang ditentukan oleh
kebijakan perusahaan. Bila ada calon peserta didik yang mengkonfirmasi untuk
pembatalan keikutsertaan maka data calon peserta didik tersebut dientri ke dalam
database peserta batal.
vi. Satu minggu sebelum kelas training dimulai, staf Learning Management melakukan
konfirmasi registrasi ulang kepada seluruh peserta didik yang tercantum dalam
database peserta didik.
B. Tata Laksana Perekrutan Instruktur Baru
Pada perkembangannya, OI akan membutuhkan tenaga pengajar baru dari luar OI
untuk bisa membantu melaksanakan pelatihan. Prosedur perekrutan instruktur dijelaskan
dalam gambar berikut ini:
i. Staf Learning Management menyusun data kebutuhan instruktur yang beris i
daftar kandidat instruktur dari luar perusahaan. Data kebutuhan instruktur ini
diberikan kepada Leader untuk dikaji ulang hingga akhirnya disetujui.
ii. Data kebutuhan instruktur ini dikirimkan oleh staf Learning Management ke
bagian Human Resources untuk ditindaklanjuti.
iii. Bila Bagian Human Resource telah setuju untuk merekrut calon instruktur
terkait, maka bagian Human Resources mengirimkan proposal kesediaan
mengajar pada yang bersangkutan.
68
Gambar 4.2 Prosedur Perekrutan Instruktur Baru Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)
iv. Setelah itu, bagian Human Resource meminta konfirmasi dengan calon instruktur
tersebut. Bila calon instruktur yang diinginkan berkenan untuk bergabung
maka bagian Human Resource akan mengirimkan kontrak kerja. Kontrak
kerja tersebut akan ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu calon
instruktur dengan bagian Human Resource.
v. Setelah itu bagian Human Resource akan mengirimkan konfirmasi ketersediaan
instruktur kepada staf Learning Management.
C. Tata Laksana Penjadwalan Training
Paling lambat 3 bulan sebelum kelas training dimulai, harus disiapkan penjadwalan
kelas training sesuai dengan prosedur pada gambar 4.3.
69
i. Proses penjadwalan training dimulai dengan, Staf Learning Management menyusun
draft kalender pembelajaran untuk satu semester atau satu batch. Draft ini kemudian
akan diberikan kepada Leader untuk dikaji ulang atau direvisi hingga akhirnya
mendapatkan persetujuan dari Leader.
ii. Segera setelah kalender pembelajaran disetujui, staf Learning Management akan
menyusun jadwal training untuk satu batch dan menyimpannya di dalam database.
iii. Kemudian setelah jadwal training disusun, staf Learning Management akan
menyusun data kebutuhan instruktur. Data kebutuhan instruktur menjelaskan
banyaknya kebutuhan tenaga pengajar yang diperlukan dalam satu batch untuk
seluruh program yang dibuka serta pengalokasian kandidat instruktur berdasarkan
materi pembelajaran dan jadwal. Kemudian data kebutuhan instruktur ini akan
diajukan kepada Leader untuk dikaji kembali. Bila data kebutuhan instruktur belum
disetujui maka Leader akan membuat data intruktur kandidat untuk memberikan
masukan bagi staf Learning Management dalam menyusun data kebutuhan
instruktur.
iv. Bila data kebutuhan instruktur telah disetujui oleh Leader, kemudian staf Learning
Management akan menghubungi kandidat instruktur dan diajukan permohonan
kesediaan mengajar. Kandidat yang berkenan untuk bergabung menjadi instruktur
pada batch terkait akan memberikan konfirmasi kesediaan mengajar atas materi
serta waktu yang tersedia.
v. Kemudian daftar instruktur akan dientri ke dalam database berikut kesediaan waktu
mengajar sehingga jadwal kelas training dapat disesuaikan kembali. Kemudian
jadwal kelas training terbaru akan dikirimkan kepada peserta didik dan instruktur.
70
Peserta Didik
Leader Bagian Education
Staff Learning Management
Instruktur
1. Draft Kalender Pembelajaran
2. Kalender Pembelajaran disetujui
3. Entri Jadwal Training
4. Data kebutuhan Instruktur
6. Data kebutuhan instruktur disetujui
5. Data Instruktur Kandidat
7. Permohonan kesediaanmengajar
Database Kalender Train ing
8. Konfirmasi kesediaan instruktur 11. Jadwal kelas training
10. Jadwal kelas training
9. Entri daftar instruktur
Gambar 4.3 Prosedur Penjadwalan Training
Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)
D. Tata Laksana Kelas Pelatihan
Proses pelaksanaan kelas training sehari-hari dapat dilihat pada gambar berikut:
71
Gambar 4.4 Prosedur Pelaksanaan Kelas Pelatihan Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)
i. Sebelum kelas dimulai, staf Learning Management akan mengecek kesiapan
ruangan dan fasilitas yang akan digunakan untuk tempat pelatihan. Bila terjadi
kekurangan atau kerusakan, staf Learning Management akan melaporkan masalah
kepada building management.
ii. Kemudian, staf Learning Management akan mencetakkan daftar hadir peserta dan
dilampirkan dalam buku aktivitas training instruktur. Dalam buku training
instruktur juga dimuat lembar laporan aktivitas pengajaran harian yang disebut
satuan acara instruktur.
iii. Peserta didik akan diberikan training handbook yang sudah disiapkan oleh staf
Empower & Curicullum Development yang bekerja sama dengan staf Learning
72
Management. Training handbook memuat learning material yang dibutuhkan untuk
mendukung pembelajaran peserta didik selama kelas program berlangsung.
iv. Kemudian setelah para peserta dan instruktur siap, maka kelas training dapat
dimulai. Para instruktur akan mulai mengajar dan membahas materi sesuai dengan
guideline program yang tertera pada buku aktivitas training instruktur. Para peserta
didik juga akan mengajukan pertanyaan atau topik diskusi yang berkaitan dengan
materi kepada instruktur.
v. Setelah kelas training selesai, instruktur wajib mengisi daftar hadir peserta dan
satuan acara instruktur. Dan kemudian mengembalikan berkas-berkas tersebut
sekaligus buku training instruktur kepada staf Learning Management.
vi. Staf Learning Management akan mengentri kehadiran peserta didik sesuai dengan
daftar hadir serta satuan acara training yang diberikan oleh instruktur.
E. Tata Laksana Pelatihan Instruktur
Instruktur juga memiliki kebutuhan untuk mengembangkan diri yang akan
berpengaruh pada peningkatan kualitas penyampaian materi kepada peserta didik. Maka
dari itu butuh diadakannya pelatihan bagi instruktur. Prosedur pelaksanaan training
instruktur ini digambarkan pada gambar 4.5 berikut.
i. Proses melaksanaan pelatihan bagi instruktur dimulai dari permintaan pengadaan
training oleh instruktur kepada staf Learning Management.
ii. Berdasarkan permintaan training ini, staf Learning Management akan mengajukan
proposal pengadaan training kepada Leader bagian Education. Kemudian proposal
akan dikaji ulang atau diberikan saran oleh Leader sampai akhirnya disetujui.
73
Gambar 4.5 Prosedur Pelaksanaan Pelatihan bagi Instruktur Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)
iii. Dengan disetujuinya proposal pengadaan training, maka staf Learning
Management akan mengkomunikasikan permintaan learning material serta jadwal
training instruktur kepada staf Empower & Curriculum Development.
iv. Staf Empower & Curricululm Development akan merumuskan materi training bagi
para instruktur dari Management Technology Handbook, learning material serta
74
hasil riset dari sumber-sumber lain. Kemudian Staf Empower & Curriculum
Development akan memberikan konfirmasi mengenai kesiapan mengadakan
training yang diminta tersebut.
v. Staf Learning Management kemudian mengumumkan jadwal training berikut
dengan keterangan mengenai materi yang diberikan kepada instruktur.
vi. Pada jadwal yang sudah ditentukan, staf Empower & Curriculum Development
akan menyampaikan materi training terkait. Dalam beberapa kasus, staf Empower
& Curriculum Development dapat menujuk instruktur tamu untuk memberikan
training.
F. Tata Laksana Entri Data Kehadiran Instruktur
Aktivitas entri data kehadiran instruktur ini berkaitan dengan proses pembayaran
honor instruktur. Bagian Finance akan berkoordinasi dengan staf Learning Management
untuk memantau kinerja para instruktur. Gambar 4.6 menjelaskan prosedur
pelaksanaannya.
i. Paling lambat 1 hari setelah kelas training selesai, buku aktivitas training yang telah
diisi oleh instruktur harus dikumpulkan kembali kepada staf Learning Management.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dalam buku aktivitas training selain
terdapat guideline pembelajaran, terdapat juga daftar hadir peserta didik serta satuan
acara instruktur.
ii. Kemudian segera setelah buku aktivitas training terkumpul, staf Learning
Management akan langsung mengentri data kehadiran peserta didik dan instruktur
sesuai dengan bukti kehadiran yang ada serta satuan acara instruktur.
75
Gambar 4.6 Prosedur Entri Data Kehadiran Instruktur dan Peserta Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)
iii. Berdasarkan data yang telah dientri oleh staf Learning Management, maka akan
dibuatlah Laporan Kehadiran Peserta dan Instruktur yang kemudian diberikan
kepada Leader sebagai pertanggungjawaban atas kegiatan training yang telah
dilakukan
iv. Setelah Leader menyetujui laporan tersebut, staf Learning Management akan
menyusun laporan penghitungan honor instruktur untuk bagian Finance. Yang
kemudian berdasarkan data kehadiran tersebut, bagian Finance akan menghitung
jumlah honor instruktur.
76
v. Setelah itu, staf learning management akan menyusun laporan perkembangan
peserta didik sesuai dengan satuan acara instruktur.
G. Tata Laksana Pembayaran Honor Mengajar Instruktur
Proses pembayaran honor mengajar para instruktur dijelaskan pada gambar berikut:
Gambar 4.7 Prosedur Pembayaran Honor Mengajar Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)
i. Setiap bulannya, staf Learning Management wajib membuat Rekapitulasi
Kehadiran Instruktur berdasarkan Satuan Acara instruktur yang telah diisi dan
dicek kebenarannya oleh staf Learning Management.
ii. Kemudian berdasarkan data Rekapitulasi Kehadiran Instruktur, Staf Learning
Management akan menyusun laporan penghitungan honor mengajar instruktur.
77
Laporan tersebut akan diberikan kepada Leader untuk kemudian dikaji dan direvis i
hingga akhirnya disetujui.
iii. Segera setelah laporan penghitungan honor di setujui, staf Learning Management
akan mengirimkan laporan penghitungan honor mengajar instruktur ke bagian
Finance. Kemudian bagian keuangan akan memproses laporan tersebut hingga
akhirnya dapat mengeluarkan sejumlah uang untuk membayar honor tersebut.
H. Proses Pengembangan Learning Material
Dalam proses pengembangan materi pelatihan, bagian Empower & Curriculum
Development bekerja sama dengan bagian Research and Development dari PT.
AndrewTani Indonesia. Bagian R&D dari ATC menyediakan data-data mengenai
pengembangan terkini dari solusi-solusi, kasus maupun perkembangan ilmu teknologi
manajemen itu sendiri. Namun pengembangan materi pembelajaran untuk kepentingan
training diserahkan sepenuhnya kepada bagian Empower & Curriculum Development
dari Orbexcorp Institute. OI juga telah menjalin kerja sama dengan beberapa universitas
dalam hal pengadaan studi kasus. Prosedur lengkap proses pengembangan learning
material dijelaskan oleh gambar 4.8.
i. Bagian Research and Development menyediakan solusi, kasus maupun
pengembangan terbaru dari ilmu teknologi manajemen yang dikemas dalam bentuk
handbook.
ii. Materi dalam handbook ini akan dipelajari oleh staf bagian Empower & Curriculum
Development untuk mengembangkan materi pembelajaran yang dibutuhkan untuk
mendukung kegiatan training peserta didik. Learning material tidak hanya berkisar
pada handout training saja namun berikut dengan pengembangan maupun
penemuan mengenai metode penyampaian materi yang paling efektif.
78
Gambar 4.8 Prosedur Pengembangan Learning Material
Sumber: Orxecorp Institute Standart Operating Prosedures (2007)
iii. Staf Empower & Curriculum Development juga wajib mengembangkan silabus
pelatihan serta kurikulum untuk satu tahun ajaran. Pertama silabus dan kurikulum
diajukan kepada Leader untuk dikaji ulang maupun direvisi hingga akhirnya
disetujui.
iv. Kemudian silabus dan kurikulum yang sudah disetujui akan dientri ke dalam
database. Setelah itu silabus, kurikulum serta handout diberikan kepada staf
79
Learning Management dan bagian marketing untuk dibagikan kepada peserta
training.
4.2 Analisa Data dan Pembahasan
4.2.1 Analisa Operasional
Orbexcorp Institute merupakan sebuah perusahaan yang menempatkan diri sebagai
mediator yang mefasilitasi kegiatan pembelajaran ilmu teknologi manajemen antara
peserta didik dengan tenaga pengajarnya. Dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan
dan mengembangkan nilai, OI tergantung kepada besarnya jaringan klien yang dimiliki.
Semakin banyak jumlah peserta didik dan tenaga pengajar yang bergabung dengan OI,
maka semakin tinggi nilai yang dapat diberikan OI kepada kliennya.
Maka berdasarkan karakteristik dari perusahaan mediasi yang kekuatannya terletak
jaringan seperti ini, pendekatan analisa operasional guna mengenali kekuatan dan
kelemahan perusahaan yang paling sesuai adalah menggunakan analisa value network.
4.2.1.1 Value Configuration Diagram
Value Configuration Diagram di bawah ini akan menggambarkan penciptaan
nilai OI bagi kliennya melalui proses bisnis yang dijalankannya. Proses bisnis OI telah
dijelaskan secara detail pada sub bab sebelumnya.
A. Primary Acti vity
1. Network Promotion and Contract Management
Beberapa aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam mengembangkan jaringan
dan manajemen kontrak adalah sebagai berikut:
a. Aktivitas terkait dengan pengembangan jaringan peserta didik:
i. Proses pemasaran melalui berbagai media promosi serta acara-acara.
80
Gambar 4.9 Value Configuration Diagram Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2008)
Network Promotion & Contract Management
1. Sosialisasi ilmu teknologi manajemen.
2. Peningkatan Brand Awareness dalam pasar.
3. Pembentukan karakter peserta didik yang berkomitmen dan berpikiran terbuka.
4. Perekrutan Instruktur yang
berkualitas. 5. Kerjasama pengadaan
learning material dengan lembaga pendidikan
Service Provisioning
1. Tepat waktu pelaksanaan kelas pelatihan.
2. Pengembangan skill peserta didik
3. Sertifikasi profesi teknologi manajemen.
4. Peningkatan kualitas tenaga pengajar.
5. Perkembangan peserta didik terpantau
6. Rangkaian program training yang lengkap.
Network Infrastructure Operation
1. Suasana belajar yang komprehensip dan nyaman.
2. Jaminan materi pela tihan berkualitas.
3. Penyediaan alat‐alat pendukung pelatihan
Firm Infrastructure: 1. Kelancaran pelaksanaan proses bisnis perusahaan. 2. Kelancaran pelaksanaan proses pengembangan materi. 3. Pengadaan informasi yang dapat mendukung pembuatan keputusan.
Human Resources: 1. Perekrutan tenaga kerja yang berkualitas, berdedikasi serta professional. 2. Peningkatan positif kinerja karyawan.
Technology: 1. Pengingkatan kualitas komunikasi karyawan. 2. Peningkatan kesigapan pelayanan untuk klien. 3. Budaya ber‐inovasi.
Procurement: 1. Kelancaran proses admintrasi maupun operasional perusahaan. 2. Ketersediaan sarana‐sarana pendukung proses bisnis.
81
ii. Proses promosi dengan mengadakan acara-acara seminar dengan topic
terkait.
iii. Proses registrasi peserta didik.
b. Aktivitas terkait dengan pengembangan jaringan ke Instruktur :
i. Proses recriutment instruktur baru.
ii. Proses kerjasama dengan lembaga pendidikan terkemuka lain.
Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan
pada Network Promotion and Contract Management ini dapat memberikan dan
meningkatkan nilai dari jaringan yang dimiliki perusahaan, yaitu:
1. Sosialisasi ilmu teknologi manajemen.
2. Peningkatan Brand Awareness dalam pasar.
3. Pembentukan karakter peserta didik yang berkomitmen dan berpikiran
terbuka.
4. Perekrutan instruktur yang berkualitas.
5. Kerjasama pengadaan learning material dengan lembaga pendidikan
berkualitas
2. Service Provisoning
Beberapa aktivitas dilakukan perusahaan dalam mengelola jaringan yang telah
dibangun, yaitu dengan memberikan pelayanan sebagai berikut :
a. Aktivitas terkait dengan pengelolaan jaringan peserta didik :
i. Proses penjadwalan training peserta didik.
ii. Proses pelaksanaan kelas pelatihan.
iii. Proses entri data kehadiran instruktur dan peserta didik
iv. Proses pengembangan Learning Material.
82
b. Aktivitas terkait dengan pengelolaan jaringan instruktur :
i. Proses penjadwalan training instruktur
ii. Proses pelaksanaan pelatihan instruktur
iii. Proses pengembangan Learning Material.
Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan
pada Service Provisioning tersebut dapat memberikan dan meningkatkan nilai dari
jaringan yang dimiliki perusahaan, yaitu:
1. Tepat waktu pelaksanaan kelas pelatihan.
2. Pengembangan skill peserta didik
3. Sertifikasi profesi teknologi manajemen.
4. Peningkatan kualitas tenaga pengajar.
5. Perkembangan peserta didik terpantau
6. Rangkaian program training yang lengkap.
3. Network Infrastructure Operation
Beberapa aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam menjamin kelancaran
aktivitas jaringan yang telah dibangun adalah sebagai berikut:
i. Proses persiapan kelas dan alat-alat pendukung training.
ii. Proses pengadaan silabus, kurikulum dan training handout.
iii. Proses pengembangan learning material.
Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan
pada Network Infrastructure Operation tersebut dapat memberikan dan meningkatkan
nilai dari jaringan yang dimiliki perusahaan, yaitu:
1. Suasana belajar yang komprehensip dan nyaman.
2. Jaminan materi pelatihan berkualitas.
83
3. Penyediaan alat-alat pendukung pelatihan.
B. Support Activity
Dalam memastikan kelancaran kegiatan bisnis utama perusahaan, diperlukan
dukungan dari aktivitas-aktivitas pendukung berikut ini:
1. Firm Infrastructure
Infrastruktur organisasi yang mendukung proses bisnis perusahaan antara lain:
i. Menyusun perencanaan strategis dan perumusan SOP perusahaan
ii. Menjaga kondisi finansial yang mendukung.
iii. Mendukung kegiatan Research and Development.
Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan
tersebut dapat memberikan dan meningkatkan nilai bagi perusahaan, yaitu:
1. Kelancaran pelaksanaan proses bisnis perusahaan.
2. Kelancaran pelaksanaan proses pengembangan materi.
3. Pengadaan informasi yang dapat mendukung pembuatan keputusan.
2. Human Resources Management
Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan untuk mendukung proses
bisnis perusahaan antara lain:
i. Melakukan perekrutan karyawan.
ii. Melakukan motivasi karyawan.
iii. Memberikan kompensasi sesuai kinerja karyawan
Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan
tersebut dapat memberikan dan meningkatkan nilai bagi perusahaan, yaitu:
1. Perekrutan tenaga kerja yang berkualitas, berdedikasi serta professional.
2. Peningkatan positif kinerja karyawan.
84
3. Technology Development
Pengembangan teknologi yang dilakukan dalam mendukung proses bisnis
perusahaan antara lain:
i. Mengembangkan jaringan komunikasi untuk mendukung operasional
perusahaan seperti intenal email dan jaringan telpon.
ii. Melakukan banchmarking atau analisa pesaing.
Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan
tersebut dapat memberikan dan meningkatkan nilai bagi perusahaan, yaitu:
1. Pengingkatan kualitas komunikasi karyawan.
2. Peningkatan kesigapan pelayanan untuk klien.
3. Budaya ber-inovasi.
4. Procurement
Pengadaan yang dilakukan dalam memastikan kelancaran proses bisnis
perusahaan antara lain:
i. Menyediakan peralatan kantor
ii. Pemeliharaan gedung kantor.
Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan
tersebut dapat memberikan dan meningkatkan nilai bagi perusahaan, yaitu:
1. Kelancaran proses admintrasi maupun operasional perusahaan.
2. Ketersediaan sarana-sarana pendukung proses bisnis.
Setelah menentukan nilai yang dihasilkan dari setiap proses bisnis yang ada,
langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi pertukaran nilai yang terjadi di antara
para pelaku proses bisnis, baik intangible maupun tangible deliverables.
85
4.2.1.2 Value Exchange Diagram
Dalam pelaksanaan tiap-tiap aktivitas operasional sehari-hari OI akan selalu terjadi
pertukaran nilai antar aktor-aktor yang terlibat baik tangible value atau nilai yang dapat
dirasa oleh panca indra maupun intangible value atau nilai yang berbentuk pengetahuan.
Diagram value exchange dapat dilhat pada gambar 4.10. Untuk tangible deliverables di
gambarkan pada gambar 4.11 sedangkan untuk intangible deliverables di gambarkan
pada gambar 4.12.
4.2.1.3 Value Impact dan Value Creation
Dalam value exchange diagram, nilai atau deliverable yang masuk dari agent lain
dalam setiap aktivitas disebut input. Kemudian input tersebut akan diproses dalam
aktivitas kembali lalu direspon oleh agen terkait sehingga menjadi output. Output ini
akan menjadi input lain bagi agen lainnya dan selanjutnya. Tiap-tiap nilai yang saling
bertukar akan memicu manfaat yang berbeda-beda dalam segi manfaat dan biaya kepada
tiap-tiap agen pelaku proses. Besarnya manfaat yang dirasakan oleh perusahaan dinilai
dengan kriteria Low (L), Medium (M) dan High (H)
Dengan mengenali manfaat yang dihasilkan dalam pertukaran nilai ini, OI dapat
menfokuskan strategi perusahaannya kepada aktivitas yang meningkatkan value
utamanya. Pengkosentrasian ini pada akhirnya dapat memberikan dampak yang positif
bagi bisnis perusahaan.
86
Gambar 4.10 Value Exchange Diagram Orbexcorp Institute Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
86
87
Gambar 4.11 Tangible Deliverables Orbexcorp Institute
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
87
88
Peser ta Didik
Staf Marketing
InformasiProduk
In fo rmas ikebutuhan
Staf Learning Management
Informasi keanggotaan
Konfirmas i PembatalanData P eserta didik
Kon fi rmasi pembayaran
Bank
Bagian Finance
R equest Status Pembayaran pendaft aran
Informasi pembayaran pendaftaran
Informasi training
LeaderBagian Education
Saran kandidat in struktur
Persetuju an propo sal
Bagian Human Resource
saran
Informasi kesediaan instruktur
Instru ktu r
Informasi perusahaan
Konfi rmas i kesediaan mengajar
saran
Persetujuan r an cangan kalender
Informasi penjadwalan
Kesediaan mengajar
Informasi kes iapan kelas
Materi training
Feedback
Informasi kebutuhan
training
Saran
Persetujuan Propo sal training
StafEmpower&Cu ricu llum
Development
Informasi kebutuhantr ainin g
Kon fi rmas ikesiapan
Materi Training
Feedback
Saran perbaikan
Persetujuan laporan kehadiran
Saran perbaikan
Per setuju anlaporan honor
PersetujuanKu rikulum
PersetujuanLea rning material
Persetu juanSilabus
Staf Reseach and Development
Pertanyaan materi
Pengertian
Gambar 4.12 Intangible Deliverables Orbexcorp Institute Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
88
89
Identifikasi manfaat ini dimulai dengan melakukan analisa atas pengaruh input
terhadap masing-masing agen. Analisa terhadap input ini disebut sebagai impact
analysis. Dan kemudian dilakukan value creation analysis yang akan mengusulkan
tindakan-tindakan nyata untuk mengembangkan nilai. Analisa value impact dan value
creation akan dilakukan atas tiap-tiap agen.
1. Bagian Learning Management
Gambar 4.13 Input Deliverables Bagian Learning Management Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
90
Gambar 4.14 Output Deliverables Bagian Learning Management Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
91
Tabel 4.6 Impact Analysis Bagian Learning Management What activities does
the input generate? Does it have positive or negative impact on cost and tangibles?
Does it have positive or negative impact on intangibles assets?
What is the overall cost/ risk for this input?
What is the overall benefit for this input?
What We Receive
Comes From Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/ Risk Benefit
Data peserta didik, Dokumen pelengkap
Peserta didik Seleksi penerimaan peserta didik, Membuat surat penerimaan peserta didik.
Menambah waktu administrasi, Menambah biaya cetak surat.
Menjaga standar kualitas peserta didik yang diterima, Meningkatkan loyalitas peserta didik.
M H
Bukti bayar, Informasi pembayaran pendaftaran
Peserta didik, Bag. Finance
Mengecek dan mengkonfirmasi status pembayaran peserta, Mengubah status pendaftaran peserta
Menambah biaya komunikasi, Menambah waktu kerja staf
Menghindari kesalahan pencatatan pembayaran, Memberikan kemudahan bagi konsumen.
M M
Konfirmasi pembatalan
Peserta didik Mengganti status pendaftaran, Mengentri data peserta batal
Mengurangi kesempatan meningkatkan pendapatan, Menambah waktu kerja staf.
Mengurangi kesempatan mengembangkan jaringan peserta didik, Mendapatkan pengetahuan mengenai alasan pembatalan.
Menghasilkan jadwal training yang sesuai, Meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata instruktur, Meningkatkan pelayanan bagi peserta.
M H
Satuan acara Instrukur, Daftar hadir peserta
Instruktur Mengentri data kehadiran dan SAI
Menambah waktu kerja staf.
Menambah pengetahuan mengenai perkembangan kelas training.
L H
Informasi kebutuhan training
Instruktur Mengajukan proposal pengadaan training
Menambah waktu kerja staf.
Menambah pengetahuan mengenai kebutuhan pelatihan instruktur.
L M
Saran, Persetujuan proposal training
Leader Bag. Education
Mengkonfirmasi kebutuhan training kepada Bag. Empower&Curicullum Dev.
Menambah biaya komunikasi, menambah waktu kerja staf.
Menambah pengetahuan mengenai pelatihan untuk instruktur.
L M
Konfirmasi kesiapan training
Bag. Empower&Curicullum Development
Mengirimkan jadwal training
Menambah biaya komunikasi.
Memastikan kebutuhan training instruktur dipenuhi.
M M
Persetujuan Leader bag. Education Menyusun laporan Menambah biaya Mendapat pengetahuan M L
92
93
laporan kehadiran
penghitungan honor instruktur
komunikas, menambah waktu kerja staf.
mengenai keaktifan instruktur.
Saran perbaikan
Leader bag. Education Menyampaikan kepada instruktur
Menambah biaya komunikasi
Mendapat masukan untuk pelaksanaan kelas training.
L M
Persetujuan laporan honor
Leader bag. Education Mengirimkan laporan honor
Menambah biaya komunikasi, menambah waktu kerja staf.
Menjaga kredibilitas perusahaan.
L H
Learning material, Silabus, kurikulum
Bag. Empower&Curicullum Dev.
Mengirimkan silabus, kurikulum dan learning material kepada peserta
Menambah waktu kerja staf, menambah biaya cetak dan kirim silabus, kurikulum serta learning material.
Menambah pengetahuan akan produk perusahaan, Meningkatan pelayanan perusahaan, Meningatkan kredibilitas perusahaan.
H H
Sumber: Hasil Penelitian Penulis(2009)
Tabel 4.7 Pengembangan Impact Analysis Bagian Learning Management What activities does
the input generate? Does it have positive or negative impact on cost and tangibles?
Does it have positive or negative impact on intangibles assets?
What is the overall cost/ risk for this input?
What is the overall benefit for this input?
What We Receive
Comes From Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/ Risk Benefit
Konfirmasi pembatalan
Peserta didik Mengubah status pendaftaran, Mengentri ke database target participant.
Mengurangi kesempatan meningkatkan pendapatan, Memiliki data lengkap calon participant.
Memiliki informasi mengenai target participant dan kebutuhannya.
L H
Persetujuan Leader bag. Education Mengentri data Menambah biaya Mendapat pengetahuan M H
93
94
laporan kehadiran
perkembangan kelas pelatihan.
komunikasi (tidak mengalami kenaikan), menambah waktu kerja staf.
mengenai keaktifan instruktur, Mendapatkan pengetahuan mengenai perkembangan kelas pelatihan
Learning material, Silabus, kurikulum
Bag. Empower&Curicullum Dev.
Melakukan seleksi jasa percetakan dan pengiriman yang digunakan, Mengirimkan silabus, kurikulum dan learning material kepada peserta
Menambah waktu kerja staf, Menambah biaya cetak dan kirim silabus, kurikulum serta learning material.
Menambah pengetahuan akan produk perusahaan, Meningkatan pelayanan perusahaan, Meningkatkan kredibilitas perusahaan.
H H
Tabel 4.8 Value Creation Analysis Bagian Learning Management What do we do to add value to this output? What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Formulir pendaftaran, informasi keanggotaan
Peserta didik Mempersiapkan kriteria seleksi peserta didik, Menyiapkan informasi keanggotaan seperti syarat peserta, biaya pendaftaran, persyaratan dokumen.
M M
Request status pembayaran pendaftaran,Konfirmasi pembayaran
Peserta didik, Bag. Finance
Mengecek dokumen bukti bayar dari peserta didik, Mengecek status pembayaran pendaftaran pada bagian finance.
M L
Surat Penerimaan, Informasi training.
Peserta didik Melakukan seleksi atas pendaftaran peserta didik, Menyiapkan informasi mengenai operasi pelaksanaan training seperti materi serta jadwal training.
M M
Proposal perekrutan Leader Bag. Education, Melakukan riset mengenai kebutuhan instruktur, M H
94
95
instruktur Bag. Human Resource Menyiapkan kandidat instruktur. Rancangan kalender pembelajaran
Leader Bag. Education Melakukan estimasi kebutuhan program, Melakukan perencanaan kegiatan pembelajaran
M M
Form kesediaan mengajar, informasi penjadwalan
Instruktur Mempersiapkan pilihan kelas training, Mempersiapakan perencanaan jadwal kelas training, Mempersiapkan usulan untuk mengajar kelas training.
M H
Jadwal kelas training Instruktur, Peserta didik
Menyamakan jadwal instruktur dengan peserta didik.
M H
Laporan kehadiran, Laporan perkembangan kelas
Leader bag. Education Memastikan kelengkapan data kehadiran, Mengecek dan merekapitulasi satuan acara instruktur
M H
Saran perbaikan Instruktur Memberitahukan saran perbaikan usulan leader. L M Laporan penghitungan honor
Bag. Finance, Leader bag. Education
Mengecek data kehadiran instruktur, Mempersiapkan estimasi total honor mengajar masing-masing instruktur
M M
Buku aktivitas training, Informasi kesiapan kelas
Instruktur Mencetak daftar hadir peserta serta lembar satuan acara instruktur, Mengecek kesiapan ruang dan alat-alat pendukung training.
L L
Training book Peserta didik Mencetak learning material yang dibutuhkan sesuai program yang dijalankan oleh peserta.
L M
Proposal training Leader bag. Education Mengecek kebutuhan training instruktur, Melakukan riset usulan training yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan, Mempersiapkan rencana pelaksanaan training.
M H
Informasi kebutuhan training
Bag.Empower&Curicullum Dev.
Menyusun daftar kebutuhan training instruktur, menginformasikan rencana pengadaan training.
L M
Jadwal training Instruktur Menginformasikan pelaksanaan training L L Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009) 95
96
Tabel 4.9 Pengembangan Value Creation Analysis Bagian Learning Management What do we do to add value to this output?
What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Formulir pendaftaran, informasi keanggotaan
Peserta didik Mempersiapkan kriteria seleksi peserta didik, Menyiapkan informasi keanggotaan seperti syarat peserta, biaya pendaftaran, persyaratan dokumen. Menyediakan sistem pendaftaran online Menyediakan fitur komunikasi dengan peserta
L H
Surat Penerimaan, Informasi training.
Peserta didik Melakukan seleksi atas pendaftaran peserta didik, Menyiapkan informasi mengenai operasi pelaksanaan training seperti materi serta jadwal training. Menggunakan sistem pengumuman online
L M
Rancangan kalender pembelajaran
Leader Bag. Education Melakukan estimasi kebutuhan program, Melakukan perencanaan kegiatan pembelajaran, Melakukan riset mengenai kebutuhan klien.
M H
Jadwal kelas training Instruktur, Peserta didik
Menyamakan jadwal instruktur dengan peserta didik. Menggunakan e-learning untuk mengganti pelaksanaan kelas training konvensional sehingga waktu pembelajaran bisa lebih efisien.
L H
Laporan kehadiran, Laporan perkembangan kelas
Leader bag. Education Memastikan kelengkapan data kehadiran, Mengecek dan merekapitulasi satuan acara intruktur, Menggunakan fitur pemantauan kemajuan kelas pelatihan online.
L H
Buku aktivitas training, Informasi kesiapan kelas
Instruktur Mencetak daftar hadir peserta serta lembar satuan acara instruktur,
L H
96
97
Mengecek kesiapan ruang dan alat-alat pendukung training. Menggunakan e-learning untuk mengganti pelaksanaan kelas training konvensional.
Training book Peserta didik Mencetak learning material yang dibutuhkan sesuai program yang dijalankan oleh peserta. Menggunakan media online sebagai portal learning material.
L H
Informasi kebutuhan training
Bag.Empower&Curicullum Dev.
Menyusun daftar kebutuhan training instruktur, menginformasikan rencana pengadaan training. Menggunakan website untuk mendelegasikan training material bagi instruktur.
L H
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
97
98
2. Bagian Empower & Curriculum Development
Bagian berikut ini merupakan pembahasan analisa value impact dan value creation
dari bagian Empower& Curriculum Development.
Staf Learning Management
LeaderBagian Education
Instruktur
StafEmpower&Curicul lum
Development
Informasi kebutuhantraining
Feedback
PersetujuanKurikulum
PersetujuanLearning material
PersetujuanSilabus
Staf Reseach and Development
Management technology handbook
Pengertian
Gambar 4.15 Input Deliverables Bagian Empower & Curriculum Development
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
99
Gambar 4.16 Output Deliverables Bagian Empower & Curriculum Development
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
100
Tabel 4.10 Impact Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What activities does
the input generate? Does it have positive or negative impact on cost and tangibles?
Does it have positive or negative impact on intangibles assets?
What is the overall cost/ risk for this input?
What is the overall benefit for this input?
What We Receive?
Comes From Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/ Risk Benefit
Informasi kebutuhan training
Bag. Learning Management
Menyiapkan materi training.
Menambah waktu kerja staf.
Mendapatkan pengetahuan kebutuhan training instruktur.
H H
Feedback Instruktur Menjelaskan lebih lanjut mengenai materi terkait .
Menambah biaya komunikasi, menambah waktu kerja staf.
Meningkatkan kualitas instruktur.
M H
Management technology Handbook, Pengertian
Bag. Research & Development
Melakukan pembelajaran dan pengembangan materi.
Menambah biaya komunikasi, menambah waktu kerja staf.
Menambah pengetahuan mengenai bahan-bahan materi pembentukan program.
H H
Persetujuan silabus, kurikulum, learning material
Leader bag Education
Memberikan copy dari silabus, kurikulum serta learning material kepada Bag. Learning Management.
Menambah biaya pencetakan dan biaya komunikasi
Melancarkan informasi mengenai program ke bagian operasional, Meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan.
L H
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
100
101
Tabel 4.11 Pengembangan Impact Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What activities does
the input generate? Does it have positive or negative impact on cost and tangibles?
Does it have positive or negative impact on intangibles assets?
What is the overall cost/ risk for this input?
What is the overall benefit for this input?
What We Receive?
Comes From Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/ Risk Benefit
Informasi kebutuhan training
Bag. Learning Management
Mengentri data ke database training instruktur, Menyiapkan materi training.
Menambah waktu kerja staf (tidak mengalami perbedaan kenaikan yang signifikan), Memiliki data kebutuhan training intruktur
Mendapatkan pengetahuan kebutuhan training instruktur.
M H
Management technology Handbook, Pengertian
Bag. Research & Development
Mengentri data ke database materi, Melakukan pembelajaran dan pengembangan materi.
Menambah biaya komunikasi, menambah waktu kerja staf. (t idak ada kenaikan biaya secara siginifikan), memiliki data lengkap mengenai perkembangan materi
Memiliki informasi lengkap mengenai materi Management Technology, Menambah pengetahuan mengenai bahan-bahan materi pembentukan program.
M H
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
Tabel 4.12 Value Creation Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What do we do to add value to this output?
What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Pertanyaan materi Bag. Research &
Development Melakukan riset dan pembelajaran mengenai materi terkait.
H H
Silabus, kurikulum, Leader bag. Education, Melakukan riset dan pengembangan atas learning H H
Bag. Learning Management Mempersiapkan dan mengembangkan materi training yang dibutuhkan
H H
Materi training, Handout
Instruktur Mengecek kesiapan materi training M H
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
Tabel 4.13 Pengembangan Value Creation Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What do we do to add value to this output?
What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Silabus, kurikulum, learning material
Leader bag. Education, Bag. Learning Management
Melakukan riset dan pengembangan atas learning material, Mengecek kesiapan rencana materi pembelajaran, Melakukan riset mengenai kebutuhan klien.
M H
Konfirmasi kesiapan training
Bag. Learning Management Mempersiapkan dan mengembangkan materi training yang dibutuhkan. Menggunakan media online untuk menggantikan kelas training konvensional, menggunakan fitur komunikasi dengan intsruktur
L H
Materi training, Handout
Instruktur Mengecek kesiapan materi training. Menggunakan media online untuk menggantikan kelas training konvensional, Menggunakan fitur untuk mendelegasikan training material kepada instruktur
M H
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
102
103
4.2.2 Analisa Open Source E-learning System
Kegiatan analisa terhadap metode penyampanian learning material dan kegiatan
analisa nilai menggunakan metode value network analysis yang dilakukan pada sub bab
sebelumnya akan menghasilkan gambaran umum mengenai kebutuhan perusahaan atas
e-learning system. Dan kemudian dalam bagian ini, hasil analisa tersebut akan
diterjemahkan menjadi fitur-fitur e-learning system yang dapat digunakan untuk
menghantarkan nilai bagi OI.
Karakteristik learning material yang dimiliki oleh OI dalam tiap-tiap programnya
akan disusun dalam tabel 4.12. Dan pada tabel yang sama, jenis fitur yang dapat
digunakan akan dicantumkan pula. Fitur-fitur yang dimunculkan ini merupakan jenis
yang umumnya sering digunakan dalam e-learning system. Namun bila perusahaan
memiliki permintaan maupun kebutuhan khusus akan suatu fitur maka akan dilakukan
perancangan dan pengembangan atas fitur baru tersebut.
Dalam metode pengajaran konvensional, sesi lecturing merupakan kegiatan utama
dalam proses pembelajaran. Namun dalam sistem pembelajaran melalui e-learning,
metode belajar temu muka ini dapat digantikan dengan metode self-lecturing. Pusat
pembelajaran akan menyiapkan materi pokok serta pendukung pembelajaran melalui
satu sarana sharing file. Peserta diharuskan untuk men-download materi tersebut dan
dituntut untuk melaksanakan pembelajaran mandiri. Bila peserta didik mengalami
kesulitan dalam pemahaman materi maka peserta didik dapat melakukan konsultasi
melalui fitur komunikasi lain yang tersedia seperti chat room ataupun forum.
Modul interactive learning merupakan sebuah modul pembelajaran yang
menghantarkan sebuah materi dengan bantuan teknologi komunikasi interaktif, seperti
video streamming atau voice conference. Modul ini cocok untuk menggantikan metode
104
penyampaian materi seperti workshop, seminar atau mini lecturing. Beberapa pusat
pembelajaran telah mengimplementasikan interactive learning ini dengan cara men-
sharing file berupa video saat pengajar sedang memberikan penjelasan materi. Video ini
dapat di download oleh peserta didik untuk dipelajari sewaktu-waktu. Video ini juga
dapat diputar ulang atau dipercepat. Fitur ini juga dapat diisi dengan permainan simulasi,
berbagai contoh kasus-kasus untuk bahan studi maupun metode lain untuk latihan
pengayaan materi.
Modul workshop merupakan sebuah modul pelatihan elektronik yang memiliki
fungsi khusus yang memperbolehkan peserta didik untuk mengakses tugas yang
dikerjakan oleh peserta didik lainnya. Isi modul ini dapat dilengkapi dengan tutorial
pelatihan. Bagi OI, fitur ini cocok untuk penyampaian pelatihan IPM tools ataupun
microsoft melalui media web.
Beberapa fitur komunikasi yang umum disediakan dalam e-learning system adalah
fitur forum atau chat. Fitur forum merupakan modul yang memungkinkan seluruh
peserta didik dalam satu batch program untuk bisa berdiskusi mengenai topik-topik
tertentu. Sedangkan fitur chat merupakan sebuah fitur yang memungkinkan 2 atau lebih
peserta untuk melakukan komunikasi real time melalui web. Fitur FAQ digunakan untuk
menampung pertanyaan umum serta jawabannya.
Tersedia juga fitur assignment yang adalah fitur pengaturan tugas yang
menfasilitasi peserta didik untuk mencari informasi dan mengumpulkan tugas yang
diberikan oleh pengajar yang sudah disimpan di database. Fitur ini dapat disambungkan
dengan sistem penilaian atas tugas serta fitur growing path sehingga perkembangan
peserta didik dapat dipantau oleh instruktur serta OI sebagai pusat pembelajaran. Fitur
105
announcement digunakan untuk mengdelegasikan informasi umum dari OI kepada
pesertanya.
Tabel 4.14 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Karakteristik Learning Material Program Pembelajaran Metode Pembelajaran Jenis Fitur Management Technology Program (P-I-E-C-E)
- Mini lecturing - Best practice sharing - Reading Assignment - Adanya ujian dalam setiap level
pembelajarannya - Metode simulasi aplikatif
- Fitur sharing file - Fitur interactive
learning - Fitur forum - Fitur quiz - Fitur assignment
Planning and Strategic Management Program
- Metode simulasi aplikatif - Adanya ujian dalam setiap level
pembelajarannya
- Fitur interactive learning
- Fitur quiz Project Management Program (IPM, PPC, Orbex Learning The Project Environment)
- Metode simulasi aplikatif - Studi kasus - Pelatihan khusus untuk IPM tools
& Microsoft - Workshop - Brainstorming - Best practice sharing
- Fitur interactive learning
- Fitur assignment - Fitur workshop - Fitur Forum
Manager-Leader® - Kelas self-discover - Workshop - Seminar - Metode simulasi aplikatif (on-the
job practice)
- Fitur sharing file - Fitur interactive
learning - Fitur workshop
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
Nilai-nilai yang ingin diciptakan perusahaan yang telah didefinisikan dalam value
configuration diagram (Gambar 4.9), khususnya terhadap aktivitas utama, akan ditelaah
lebih lanjut sehingga dapat menjelaskan kebutuhan fitur seperti pada tabel berikut ini.
Tabel 4.15 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Nilai Value Configuration Nilai yang ingin dicapai Jenis Fitur
Pembentukan karakter peserta didik yang berkomitmen dan berpikiran terbuka, Peningkatan kualitas pengajar
Fitur assignment, Fitur forum, Fitur sharing file
Kerjasama pengadaan learning material dengan lembaga pendidikan berkualitas
Suasana belajar yang nyaman dan komprehensip Fitur interactive learning, Fitur sharing file.
Rangkaian program training yang lengkap Fitur survey
106
Tabel 4.15 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Nilai Value Configuration(lanjutan)Nilai yang ingin dicapai Jenis Fitur
Tepat waktu pelaksanaan kelas pelatihan e-learning system sendiri merupakan cara tepat untuk meningkatkan nilai waktu pembelajaran, karena sistem menawarkan fleksibilitas waktu belajar mengajar bagi kedua klien perusahaan.
Perkembangan peserta didik terpantau Fitur assignment, Fitur growth observer.
Pilihan fitur di tabel ini adalah fitur-fitur yang dinilai dapat menjadi alat yang
dapat digunakan dalam aktivitas penciptaan nilai-nilai utama OI. Misalnya nilai utama
perusahaan adalah untuk meningkatkan kualitas instruktur maka perlu adanya modul
yang mampu menfasilitasikan kegiatan pembelajaran bagi para instruktur. fitur yang
dapat digunakan adalah fitur sharing file. Fitur ini akan menjadi media penyampaian
materi training atau ilmu terbaru secara lebih efektif dari bagian Empower & Curicullum
Development kepada para instruktur.
Untuk mempererat tali kerjasama dengan lembaga lain dapat dilakukan salah
satunya dengan fitur interactive learning. Melalui fitur ini, OI dapat merangkul partner-
nya untuk menyediakan materi yang dibutuhkan. Hal ini dapat berpengaruh pada peran
serta yang dirasakan oleh partner terkait sehingga muncul loyalitas dari mereka. Fitur
referensi juga dapat digunakan untuk menghubungkan e-learning website dengan
website partner. Sehingga peserta didik dan instruktur dapat mengakses informasi dari
partner. Namun referensi ini tidak hanya terbatas pada linking dengan partner tetapi juga
dengan referensi dari sumber lain.
107
Memantau perkembangan peserta didik merupakan salah satu nilai dan komitmen
perusahaan. Maka dari itu sangat penting untuk disediakan fitur yang mampu
menfasilitasi perusahaan dengan baik. Fitur assignment dan fitur growth observer dapat
digandengan sehingga dapat digunakan sebagai media pemantauan perkembangan ini.
Sejauh mana pengayaan peserta didik atas materi yang diberikan dapat dinilai
berdasarkan jawaban atas tugas-tugas yang diberikan sehingga dapat ditentukan level
keahlian atas peserta. Nilai-nilai yang didapat peserta didik atas tugas tersebut akan
disimpan database dan dapat diakses kembali sebagai laporan perkembangan nilai
melalui fitur growth observer.
Untuk dapat memenuhi nilai “kelengkapan rangkaian program training” dapat
digunakan fitur yang dapat menampung saran dan kritik dari klien seperti fitur survey.
Perusahaan dapat melakukan penelitian dengan topic tertentu yang dapat dijawab oleh
peserta didik.
Suasana belajar yang nyaman dan komprehenship dapat dipenuhi oleh e-learning
system itu sendiri yaitu dengan memungkinkan peserta didik untuk belajar dimana saja
dan kapan saja. Hasil analisa atas nilai-nilai dari aktivitas pendukung tidak perlu untuk
diikutsertakan dalam menjadi kebutuhan fitur e-learning system seperti diatas karena
nilai-nilai tersebut bersifat mendukung dan melengkapi nilai utama bisnis.
Nilai kualitas materi pelatihan dapat sampaikan kepada peserta didik ataupun
instruktur melalui Fitur sharing file, fitur quiz, fitur assignment serta TILE. Kontrol
kualitas materi ini sendiri terletak pada OI sebagai pusat penyusun materi, namun dapat
dipastikan bahwa fitur-fitur penyampai materi ini akan menyampaikan materi secara
utuh. Bahkan dalam beberapa hal, fitur ini dapat memberikan nilai yang lebih atas materi
berkualitas, misalnya fitur referensi yang dapat memperkaya referensi informasi.
108
Hasil analisa atas nilai-nilai dari aktivitas pendukung tidak perlu diikutsertakan
untuk diterjemahkan menjadi kebutuhan fitur e-learning system seperti di atas karena
nilai-nilai tersebut bersifat mendukung dan melengkapi nilai utama bisnis.
Pada analisa value impact dan value creation dihasilkan pula nilai-nilai yang
muncul dari masing-masing input dan output dalam aktivitas operasional sehari-hari
Orbexcorp Institute. Fitur-fitur yang dapat menfasilitasi aktivitas-aktivitas pencipta nilai
ini akan dijabarkan dalam tabel 4.14
Tabel 4.16 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Value Impact dan Value Creation Analysis Aktivitas Penambah Nilai Jenis Fitur
Menggunakan sistem pengumuman online Fitur announcement Melakukan riset mengenai kebutuhan klien. Fitur survey Menggunakan e-learning untuk mengganti pelaksanaan kelas training konvensional sehingga waktu pembelajaran bisa lebih efisien.
Fitur sharing file, Fitur interactive learning
Menggunakan fitur pemantauan kemajuan kelas pelatihan online.
Fitur growth observer, Fitur assignment
Menggunakan media online sebagai portal learning material.
Fitur sharing file, Fitur interactive learning
Menggunakan website untuk mendelegasikan training material bagi instruktur.
Fitur sharing file
Melakukan riset mengenai kebutuhan klien. Fitur survey Menggunakan fitur komunikasi dengan instruktur, Menyediakan fitur komunikasi dengan peserta
Fitur chat Fitur forum, Fitur FAQ
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
Ketiga tabel diatas yang memuat proyeksi nilai ke dalam fitur e-learning open
source system. Tabel berikut ini akan meringkas kebutuhan fitur Orbexcorp Institute
Digunakan sebagai media sharing materi pembelajaran.
Fitur Assignment Digunakan untuk media penyampaian tugas. Digunakan untuk media pengumpulan tugas. Memiliki sistem penilaian (kecuali essay)
109
Tabel 4.15 Daftar Kebutuhan Fitur (lanjutan) Kebutuhan Fitur Keterangan Fitur Quiz Digunakan untuk menjalankan fungsi ujian
Memiliki sekuritas data yang tinggi. Fitur Referensi Dapat menyediakan referensi informasi lain yang
dibutuhkan oleh peserta didik. Fitur Workshop Digunakan untuk melaksanakan fungsi workshop dan
best practice sharing. Fitur Survey Dapat digunakan untuk melakukan polling mengenai
topik-topik. Fitur Interactive Learning Digunakan untuk menggantikan fungsi in class training.
Memiliki teknologi yang dapat mendukung proses pembelajaran yang interaktif. Digunakan untuk melaksanakan simulasi Menggunakan dukungan teknologi multimedia untuk content modul.
Fitur Growth Observer Digunakan untuk memantaun perkembangan peserta didik dalam program atau course yang dijalankan.
Fitur Annoucement Digunakan sebagai media pengumuman dan komunikasi dengan instruktur dan peserta didik.
Fitur Forum Digunakan sebagai media komunikasi tidak langsung untuk diskusi serta brainstorming antar peserta (kelompok besar) dengan instruktur. Sebagai media komunikasi dengan peserta didik dan instruktur.
Fitur Chat Digunakan sebagai media komunikasi langsung untuk diskusi maupun brainstorming dalam kelompok kecil.
Fitur FAQ Digunakan untuk menyediakan informasi umum yang dibutuhkan oleh instruktur dan peserta didik. Digunakan untuk menampung pertanyaan dan kritik dari peserta didik maupun instruktur.
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
Setelah menemukan jenis-jenis fitur yang dibutuhkan oleh OI untuk
menyampaikan nilai serta ilmunya, maka selanjutnya akan dilakukan evaluasi 3 sistem
open source. Ketiga sistem tersebut adalah Moodle, Atutor dan Claroline. Tabel 4.15
memberikan penjelasan mengenai kepemilikan fitur dari ketiga open source system.
Analisa dimulai dengan mendefinisi kualifikasi kegunaan fitur yang dibutuhkan
oleh perusahaan. Kemudian berdasarkan definisi tersebut akan dilakukan evaluasi atas
fitur yang bersangkutan dari ketiga open source. Kemudian jenis fitur tersebut akan
110
diberi bobot sesuai dengan tingkat kepentingannya sedangkan fitur dari open source
system akan diberikan peringkat sesuai dengan penilaian oleh pengambil keputusan dari
perusahaan. Penilaian ini sendiri berdasarkan tingkat kesulitan yang dirasakan oleh
pengambil keputusan terkait saat melakukan testing terhadap software.
Untuk dapat mengerti penggunaan fitur dalam ketiga open source yang
dievaluasi, maka perlu dijelaskan mengenai pembagian user roles atau peranan user
yang dimiliki oleh ketiga open source system ini.
Dalam Moodle membagi System Roles menjadi 6 peranan yaitu; Administrator,
teacher, course creator, non-editing teacher, student dan guest. Administrator memiliki
otoritas dalam menggunakan hampir seluruh fitur yang ada dalam sistem dan materi.
Teacher dapat menggunakan semua fitur yang berkaitan dengan mata pelajaran atau
course yang ditanganinya termasuk didalamnya mengubah aktivitas (fitur pembelajaran
yang ada) serta memberikan peringkat kepada peserta didiknya. Sedangkan course
creator dapat menciptakan sebuah course baru dan menjadi teacher di materi yang
diciptakannya. Non-editing teacher bertugas untuk mengajar dalam satu course serta
berhak memberikan nilai kepada peserta didik yang tergabung di dalam course-nya
namun tidak dapat mengubah fitur pembelajaran yang tersedia. Student merupakan
obyek yang menggunakan seluruh fitur pembelajaran yang disediakan oleh admin dan
teacher untuk mempelajari course yang ditugaskan kepadanya. Peranan terakhir adalah
guest, yang hanya dapat menggunakan sedikit fitur yang disediakan untuk umum dan
biasanya tidak diperkenankan untuk memasukan pesan dalam bentuk apapun.
Admin dapat mengubah penugasan terhadap user terkait dan pilihan penugasan
yang terkait mencakup seluruh jenis peranan yang ada. Teacher juga dapat mengubah
penugasan terhadap user lain termasuk user admin menjadi non-editing teacher, student
111
dan guest. Admin dapat mengatur aturan pengesahan anggota dalam e-learning system.
Terdapat 3 pilihan autentifikasi yaitu dengan email based self-registration, manual
account dan no login. Bagi course creator, kemampuan yang diberikan hanyalah sebatas
menambah dan mengubah course saja. Course creator hanya dapat melihat kegiatan
yang dilakukan dalam course yang bersangkutan saja, tanpa bisa memberikan
tanggapan.
Sedangkan Claroline memiliki pengaturan enrollment yang paling mudah
digunakan dibandingkan dengan kedua open source system lainya. Peranan user pada
Claroline dibagi menjadi 4; Administrator atau asisten course, course creator atau
intruktur, student serta guest. Pengaturan otorisasi dari alat-alat pembelajaran yang
Claroline dimiliki penuh oleh admin, kecuali dalam hal pemberian nilai. Namun admin
dapat mengatur tampilan dan melimitasi fasilitas yang diberikan pada satu peranan
tertentu. Pada pembahasan ini peranan yang akan dibahas hanyalah admin, course
creator dan student. Guest hanya bisa mengakses halaman depan saja.
Tabel 4.18 Daftar Kepemilikan Fitur Open source System Kebutuhan Fitur Moodle Atutor Claroline
Fitur Sharing File V V V Fitur Assignment V V V Fitur Quiz V V V Fitur Interactive Learning - - - Fitur Referensi V V V Fitur Workshop V - - Fitur Survey V V V Fitur Growth Observer V V V Fitur Annoucement V V V Fitur Forum V V V Fitur Chat V V V Fitur FAQ - V - Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
112
Fitur pertama yang akan ditinjau adalah fitur sharing file. OI membutuhkan
sebuah fitur yang dapat menfasilitasi proses pendelegasian materi pelatihan. Fitur ini
merupakan fitur yang paling dibutuhkan oleh OI dalam proses peralihannya dari metode
pembelajaran konvensional menjadi metode pembelajaran berbasis web. Fitur ini akan
menggantikan peranan mini lecturing, mendukung pembelajaran self-discovery serta
menjadi tumpuan utama dalam proses penyampaian materi pembelajaran ke tangan
peserta maupun instruktur. OI membutuhkan fitur yang dapat menampung file-file
khususnya dalam format .doc, .docx, .ppt, .pptx, .pdf dalam kapasitas yang cukup besar.
Proses mengunggah dan mengunduh file materi ini juga tidak perlu berbelit-beli dan
jelas penempatannya sehingga admin yang bertanggung jawab tidak mengalami
kesulitan berarti dalam mengoperasikan sistem. Sistem harus memiliki keamanan yang
baik untuk dapat melindungi kemungkinan pembajakan materi pembelajaran milik
perusahaan karena ini adalah aset penting perusahaan. Sebaiknya juga open source
system mampu menghadirkan keteraturan pengelolaan kelas pembelajaran virtual,
misalnya dengan memberikan pembagiaan jelas antar program pelatihan, kelas pelatihan
dengan materi pelatihan. Penataan file materi dalam course juga harus jelas dan teratur,
sebaiknya dapat di gambarkan dalam hierarki yang jelas, agar baik peserta maupun
intruktur tidak mengalami kebingungan dalam mengakses materi.
Fitur sharing file merupakan fitur utama pembangun e-learning system. Fitur ini
disebut sebagai “Lesson” dalam Moodle. Lesson ini berjalan seperti tutorial kelas
namun berbasis web. Lesson disusun oleh instruktur dari materi-materi pembelajaran
dengan hirarki yang dinamis sehingga bila peserta didik menjalankan materi modul
tersebut setiap jawaban yang diberikan peserta akan membawa peserta ke halaman
materi yang berbeda. Tanggapan dan pengajaran dari pengajar juga dapat disertakan
113
pada halaman-halaman materi. Fitur pembelajaran ini dibentuk menggunakan dua cara
yakni presentasi dan flash card. Presentasi merupakan cara paling umum untuk
menjelaskan fitur ini. Sedangkan flash card menjelaskan bagaimana fitur menjalankan
lembar materi secara acak. Fitur ini hanya bisa diciptakan oleh admin, teacher dan
course creator saja. Cara penggunaan fitur ini dimulai dengan aktivasi aktivitas lesson.
Setelah user menentukan pengaturan modul seperti durasi waktu modul, penilaian, flow
control, user dapat meng-import pertanyaan dari bank data, mengimport powepoint
sekaligus mengatur leveling materi yang ingin disampaikan. Melalui fitur ini, peserta
didik diberikan kemudahan dalam mengakses materi pelajaran hanya dengan tombol
lanjut yang terletak pada bawah layer yang akan membawa ke halaman materi
selanjutnya. Keunikan dari fitur ini adalah bahwa pengajar dapat menyusun materi
pembelajaran yang lebih dinamis.
Fitur sharing file dalam Atutor adalah fitur Content. Digunakan sebagai media
penyebaran materi pembelajaran yang diberikan oleh Atutor. Fitur ini bekerja sejalan
dengan File Manager. Content digunakan sebagai sumber materi dan materi ini akan
diatur dengan menggunakan File Manager. Untuk bisa membuat content dibutuhkan
otorisasi sebagai pengajar. Penciptaan Content dimulai dengan mengaktifkan halaman
Manage sehingga tersedia label Create Content. Dalam create content sendiri tersedia
banyak pengaturan. Setelah judul dan isi content dimasukan, maka user dapat
melakukan pengaturan lain seperti properties, Glossary term, Accessibility, Adapted
Content. Untuk mengakses content, peserta dapat mengakses melalui File Storage yang
ada di halaman home course.
Dalam sistem Claroline, fitur untuk mendelegasikan materi utama pembelajaran
dinamakan fitur Documents & Links. Dalam fitur ini, pengajar dan admin diperbolehkan
114
untuk mengunduh file materi dalam folder atau materi berbentuk link (refernsi antar
alamat web) atau dokumen. Bila user telah memilih salah satu dari bentuk pilihan
unduhan materi, user akan diberikan tampilan untuk dapat mengakses harddisk atau
URL. Untuk memodifikasi penyuntingan materi, user yang berhak menyunting dapat
memilih tombol Modify. Peserta didik hanya berhak untuk mengunduh materi saja.
Telah dilakukan penilaian atas fitur sharing file ini. Penilaian diberikan oleh
pengambil keputusan dari OI setelah yang terkait melakukan tes pengunaan atas ketiga
open source system. Fitur ini telah diberikan pembobotan berdasarkan tingkat
kepentingannya sedangkan penilaian yang diberikan oleh subyek bertolak ukur pada
kombinasi tingkat kesulitan pemakaian, kemudahan dimengerti dan faktor kepentingan
Gambar 4.19 Class Diagram Fitur Interactive Learning Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
151
4. Statechart Diagram
Gambar 4.19 berikut memuat statechart diagram dari seluruh object yang terlibat
dalam modul fitur Interactive Learning yang akan ditambahkan kepada open source e-
learning system.
Gambar 4.20 Statechart Diagram Fitur Interactive Learning
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
152
5. Use Case Diagram
Berikut ini adalah diagram use case yang menggambarkan proses utama
yang dijalankan oleh modul interactive game yang diusulkan.
Gambar 4.21 Use Case Diagram Fitur Interactive Learning Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
153
6. Function List
Berikut adalah tabel yang memuat uraian fungsi yang harus dilakukan oleh modul
tambahan ini.
Tabel 4.33 Tabel Function List Function Type Complexity Mengunggah Permainan Write Simple
Cek ID Admin Read Simple Upload file permainan Write Simple Add file permainan Write Simple
Memainkan Permainan Read Simple Cek ID Peserta Read Simple Cek ID Instruktur Read Simple Get file permainan Read Simple Send Score Write Simple Get Total Score Compute Medium
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
154
7. User interface yang diusulkan
Rancangan layar saat modul diakses diperlihatakan pada gambar berikut:
Gambar 4.22 Rancangan Layar Halaman Fitur Interactive Learning Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
155
8. Sequence Diagram
Gambar 4.20, Gambar 4.21 dan gambar 4.22 akan menjelaskan runutan proses
yang dijalankan oleh aktor dalam menjalankan fungsi dalam pengaksesan fitur.
Gambar 4.22 Sequence Diagram Mengunggah Permainan
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
156
Gambar 4.23 Sequence Diagram Memainkan Permainan: Peserta didik Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
157
Gambar 4.24 Sequence Diagram Memainkan Permainan: Instruktur Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
158
4.2.4 Usulan Strategi Berdasarkan Pendekatan Operasional
Pendekatan operasional menggunakan metode value network analysis yang
digunakan untuk analisa masalah pada OI tidak hanya sebatas menghasilkan kebutuhan
sistem saja, tetapi menghasilkan juga usulan strategi yang dapat dijalankan oleh OI
untuk meningkatkan penciptaan nilai melalui proses bisnis utamanya. Usulan strategi ini
dirumuskan dengan cara melakukan analisa terhadap output melalui value creation
analysis.
Tabel 4.34 Hasil Analisa dari Value Creation Analysis What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Formulir pendaftaran, informasi keanggotaan
Peserta didik Mempersiapkan kriteria seleksi peserta didik, Menyiapkan informasi keanggotaan seperti syarat peserta, biaya pendaftaran, persyaratan dokumen. Menyediakan sistem pendaftaran online Menyediakan fitur komunikasi dengan peserta
Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)
Strategi yang diusulkan kepada OI adalah untuk membangun sistem pendaftaran
online. Sistem ini sebaiknya digandengkan dengan open source system yang digunakan
oleh perusahaan. Sistem dibangun dengan tujuan mengganti sistem pendaftaran
konvensional yang digunakan OI, menekan biaya komunikasi serta penggunaan kertas.
Dengan membangun sistem pendaftaran online ini, perusahaan akan memiliki
kesempatan untuk merangkul target pasar yang lebih luas. Dengan membuka diri
melalui sistem ini, klien perusahaan tidak lagi hanya sebatas Jakarta dan Indonesia tetapi
juga dapat menembus pasar dunia. Hal ini saling mendukung satu sama lain dengan
keputusan perusahaan untuk menggunakan e-learning sebagai metode pembelajarannya
sehingga nilai perusahaan yang dapat diciptakan akan semakin tinggi. Selain itu, dengan
adanya sistem online ini, workload karyawan akan menjadi lebih ringan serta saluran
159
komunikasi antar divisi menjadi lebih efektif dan hal ini akan berdampak positif kepada
peningkatan kualitas pelayanan bagi klien.
Strategi ini akan sangat mendukung Orbexcorp Institute dalam meningkatkan nilai
perusahaannya sebagai pusat pembelajaran Management Technology terpercaya dan
berkalitas serta mendukung OI untuk mencapai keunggulan bersaing atas para