41 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Organisasi PT. Duta Cendana Adimandri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang usaha penjualan kendaraan bermotor roda empat untuk daerah pemasaran Jabotabek, Cianjur dan Banten. Kegiatan usahanya meliputi penjualan, perawatan, dan penjualan suku cadang, yang dikenal dengan istilah 3S, yaitu Sales, Service, dan Sparepart. Pembangunan gedung perusahaan ini dilakukan di atas areal tanah seluas ±6000 meter persegi yang beralamat di Jalan Raya Ciawi Km. 8, Bogor. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 27 Juli 1988 berdasarkan akte pendirian No. 23 tertanggal 27 Juli 1988 yang dibuat di hadapan Notaris Tin Hendriawati Sucipto, SH. Setelah itu, mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan keputusan No. C2-4615.HT.01.01.TH.89, tgl 23 Mei 1989, kemudian didaftarkan di Kantor Kepaniteraan Pengadilan Negeri pada tanggal 21 Juni 1989 dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. W8.DH.82.HT.01. 10.89 dan pada tanggal 25 Agustus 1989 Tambahan Berita Negara Republik Indonesia No. 1662/1989, BNRI No.68. Akte pendirian kemudian diperbaharui dengan akte pendirian No. 30 tanggal 5 September 1992 dengan Notaris Ada Kasdarmadji, SH. Susunan terakhir kepengurusan dari PT Duta Cendana Adimandiri adalah sebagai berikut : 1. Komisaris Utama : Puinawaty Sukiatna 2. Komisaris : Evelyn Natasha 3. Direktur Utama : Johny Sopandi 4. Direktur : Vincent William
33
Embed
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar ...thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00647-si bab 3.pdf42 Untuk mendukung usaha perusahaan, PT Duta Cendana Adimandiri Bogor juga
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
41
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Organisasi
PT. Duta Cendana Adimandri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang usaha penjualan kendaraan bermotor roda empat untuk daerah pemasaran
Jabotabek, Cianjur dan Banten. Kegiatan usahanya meliputi penjualan, perawatan, dan
penjualan suku cadang, yang dikenal dengan istilah 3S, yaitu Sales, Service, dan
Sparepart. Pembangunan gedung perusahaan ini dilakukan di atas areal tanah seluas
±6000 meter persegi yang beralamat di Jalan Raya Ciawi Km. 8, Bogor.
Perusahaan ini didirikan pada tanggal 27 Juli 1988 berdasarkan akte pendirian
No. 23 tertanggal 27 Juli 1988 yang dibuat di hadapan Notaris Tin Hendriawati
Sucipto, SH. Setelah itu, mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik
Indonesia berdasarkan keputusan No. C2-4615.HT.01.01.TH.89, tgl 23 Mei 1989,
kemudian didaftarkan di Kantor Kepaniteraan Pengadilan Negeri pada tanggal 21 Juni
1989 dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. W8.DH.82.HT.01. 10.89
dan pada tanggal 25 Agustus 1989 Tambahan Berita Negara Republik Indonesia No.
1662/1989, BNRI No.68. Akte pendirian kemudian diperbaharui dengan akte
pendirian No. 30 tanggal 5 September 1992 dengan Notaris Ada Kasdarmadji, SH.
Susunan terakhir kepengurusan dari PT Duta Cendana Adimandiri adalah
sebagai berikut :
1. Komisaris Utama : Puinawaty Sukiatna
2. Komisaris : Evelyn Natasha
3. Direktur Utama : Johny Sopandi
4. Direktur : Vincent William
42
Untuk mendukung usaha perusahaan, PT Duta Cendana Adimandiri Bogor
juga dilengkapi dengan berbagai fasilitas seperti ruang pamer (show room) kendaraan,
bengkel resmi Suzuki, dan menyediakan suku cadang Suzuki terpercaya (Suzuki
Genuine Part).
Seiring dengan perkembangan usahanya, PT. Duta Cendana Adimandiri Bogor
mendirikan beberapa kantor cabang yaitu di Tangerang, Cinere dan Cianjur
3.2 Struktur Organisasi
Setiap perusahaan pada umumnya membutuhkan Struktur organisasi untuk
mengkoordinasi kegiatan perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Struktur
organisasi merupakan gambaran skematis tentang hubungan kerja sama orang-orang
yang ada di perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.
Suatu Struktur organisasi yang baik haruslah menunjukkan secara jelas tugas,
wewenang, dan tanggung jawab, serta adanya pemisahan fungsi. Struktur organisasi
harus fleksibel sesuai dengan tujuan perusahaan, artinya bila perusahaan semakin
berkembang, maka Struktur organisasinya dapat diubah sesuai dengan keadaan dan
kebutuhan perusahaan tersebut. Berikut adalah gambar dari struktur organisasi dari
PT. Duta Cendana Adimandiri.
43
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Duta Cendana Adimandiri
Gambar 3.2 Struktur Group Controller PT. Duta Cendana Adimandiri
44
Gambar 3.3 Struktur Marketing Department PT. Duta Cendana Adimandiri
Gambar 3.4 Struktur Operation Department PT. Duta Cendana Adimandiri
Tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai
berikut:
1. RUPS (Shareholders' Meeting)
a. Memilih, mengangkat, serta memberhentikan Dewan Komisaris dan Dewan
Direksi.
45
b. Menerima atau menolak laporan pertanggungjawaban Direksi terhadap jalannya
kegiatan usaha perusahaan dalam suatu periode tertentu.
c. Menentukan pembagian deviden.
d. Menunjuk auditor eksternal.
2. Dewan Komisaris (Board of Commissioners)
a. Menyelenggarakan rapat umum luar biasa pemegang saham dalam hal
pembebasan tugas dan kewajiban Direksi.
b. Melakukan pengawasan baik secara umum maupun khusus, serta memberikan
nasehat kepada Direksi dalam menjalankan perusahaan.
c. Mempertimbangkan dan menyetujui rancangan anggaran perusahaan dan
rencana kerja untuk tahun buku baru yang diusulkan oleh Dewan Direksi.
d. Memberikan penilaian atas neraca dan perhitungan rugi laba tahunan serta
laporan-laporan berkala lainnya.
3. Dewan Direksi (Board of Directors)
a. Menentukan garis-garis pokok perusahaan dan kebijakan pelaksanaannya.
b. Merencanakan tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan.
c. Mengawasi operasional perusahaan secara keseluruhan.
d. Menentukan harga produk di pasaran.
e. Mengawasi pelaksanaan kerja dari bawahannya.
46
4. General Manager Marketing
a. Bertanggung jawab langsung kepada Director.
b. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang ada pada perusahaan agar sesuai dengan
kebijakan yang telah ditetapkan.
c. Mempunyai hak untuk mengambil keputusan atas transaksi yang terjadi.
d. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan instansi pemerintah.
5. Marketing Department
a. Bertanggung jawab kepada General Manager.
b. Mengadakan perencanaan penjualan baik tunai maupun kredit.
c. Bertanggung jawab untuk penyedian kendaraan yang akan dijual
d. Menangani kegiatan promosi penjualan.
e. Melakukan supervisi terhadap bawahan yakni sales administration, sales
counter, salesman, surveyor, dan collector.
f. Mengawasi pelaksanaan penjualan yang dilakukan oleh para salesman dan sales
counter.
g. Mengawasi pelaksanaan survey dan penagihan piutang yang dilakukan oleh
surveyor dan collector.
h. Bekerja sama dengan bagian finance & accounting dalam mengontrol piutang
yang dimiliki oleh perusahaan.
47
6. GM Operation & Operation Manager
a. Bertanggung jawab kepada Direktur.
b. Bertugas mengadakan perencanaan keuangan.
c. Mengkoordinir bawahan untuk melaksanakan kegiatannya.
d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pembelian.
e. Mengawasi pekerjaan bawahan dalam hal penerimaan kas dan pengeluaran kas.
f. Melakukan pencatatan transaksi-transaksi perusahaan.
g. Menyusun laporan keuangan perusahaan setiap akhir bulan.
h. Bertanggung jawab dan membuat laporan-laporan sehubungan dengan
kewajiban perpajakan perusahaan
7. Service Manager
a. Bertanggung jawab kepada General Manager Marketing.
b. Mengawasi dan mengatur kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh bawahan,
yakni frontman, service administration, dan mechanic.
c. Bertanggung jawab atas hasil service yang dilakukan oleh para mechanic
d. Membuat dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti tagihan kepada pemilik
kendaraan.
48
8. Sparepart Supervisor
a. Bertanggung jawab kepada Service Manager.
b. Bertanggung jawab atas penjualan sparepart yang dilakukan oleh para
salesman.
c. Mengawasi pekerjaan sparepart administration dalam pencatatan keluar masuk
sparepart.
d. Bekerja sama dengan bagian service dalam hal penyediaan sparepart.
9. General Affair Supervisor
a. Bertanggung jawab kepada Operation Manager.
b. Mengkoordinir kebersihan dan pelayanan dilingkungan perusahaan.
c. Menangani masalah personalia perusahaan.
d. Melakukan pembayaran gaji kepada pegawai.
e. Mengkoordinir kebutuhan perusahaan akan driver
f. Mengkoordinir keamanan di lingkungan perusahaan.
g. Menangani masalah-masalah lainnya yang bersifat umum.
10. IT Supervisor
a. Bertanggung jawab kepada Operation Manager.
b. Membuat program yang diperlukan guna mendukung operasional perusahaan.
c. Memelihara sistem jaringan komputer.
49
d. Melakukan training rekan kerja akan penggunaan program baru.
e. Menyediakan sistem informasi yang diperlukan setiap bagian.
Penjelasan dari Struktur Organisasi PT Duta Cendana Adimandiri
1. Struktur organisasi pada PT Duta Cendana Adimandiri adalah struktur organisasi
garis, dimana dalam struktur organisasi ini seorang bawahan hanya menerima
perintah dari dan bertanggung jawab kepada satu orang atasan.
2. Departementalisasi pada PT Duta Cendana Adimandiri disusun berdasarkan
fungsi, yaitu meliputi fungsi pemasaran, fungsi akuntansi dan keuangan, fungsi
pelayanan, fungsi penyediaan suku cadang, fungsi personalia dan umum, dan
fungsi teknologi informasi.
3. Wewenang di dalam struktur organisasi PT Duta Cendana Adimandiri terdiri dari :
a. Wewenang garis, yaitu menggambarkan hubungan seorang atasan yang
berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan langsungnya. Dalam
hal ini dapat diambil contoh yaitu: manajer akuntansi dan keuangan berhak
memberikan perintah kepada bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian
pajak.
b. Wewenang staf fungsi, yaitu dimana staf dapat memberikan saran dan
pendapat kepada atasan langsungnya. Dalam hal ini dapat diambil contoh
yaitu: bagian personalia dapat memberikan saran dan pendapatnya kepada
manajer personalia dan umum.
c. Wewenang fungsional, yaitu dimana seorang personil atau departemen dapat
memberikan saran atau usul dalam bidangnya masing-masing kepada personil
atau departemen lain. Misalnya: manajer akuntansi dan keuangan memberikan
saran dalam membuat anggaran penjualan tahunan kepada manajer pemasaran.
50
3.3 Kegiatan Usaha PT. Duta Cendana Adimandiri
3.3.1 Sales
PT. Duta Cendana Adimandiri Bogor adalah perusahaan yang bergerak dibidang
otomotif. Kegiatan utamanya adalah melakukan kegiatan penjualan mobil, baik
mobil pribadi maupun mobil angkutan kota. Selain itu PT Duta Cendana Adimandiri
ini juga menyediakan penjualan suku cadang dan melayani service perbaikan
kendaraan. Penjualan mobil ini dapat dilakukan secara tunai maupun kredit sesuai
dengan kebijakan perusahaan dan tentunya harus mentaati prosedur yang ada dalam
perusahaan.
1. Penjualan mobil secara tunai adalah konsumen membayar langsung seharga
mobil tanpa ada persyaratan dari pihak lain atau perusahaan, yang kemudian
barang tersebut akan dikirim langsung ke alamat konsumen atau konsumen
dapat membawanya sendiri.
2. Penjualan secara kredit adalah dimana konsumen membayar secara angsuran,
yang pembayarannya berdasarkan persyaratan yang telah ditetapkan yang harus
dipenuhi konsumen secara perorangan atau perusahaan. Adapun persyaratan
untuk mengajukan kredit mobil Suzuki adalah sebagai berikut:
o Persyaratan kredit untuk perorangan
a. Foto copy Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
b. Foto copy Kartu Keluarga ( KK )
c. Foto copy rekening listrik atau PBB.
o Persyaratan kredit untuk perusahaan
a. Foto copy rekening bank dari Direktur atau Komisaris Perusahaan.
51
b. Akte Pendirian dan Perubahannya.
c. SIUP, NPWP.
d. Rekening Koran 3 bulan terakhir.
Untuk penjualan mobil Suzuki Angkutan Kota, perusahaan juga melayani jasa
untuk pengurusan dalam mendapatkan trayek angkutan yang diinginkan konsumen.
3.3.2 Spare part
Penjualan suku cadang (sparepart) untuk mobil Suzuki. Suku cadang yang
diperdagangkan terdiri dari kanvas rem, lampu mobil, saringan oli, saringan bensin,
dan lain-lain yang kesemuanya dijamin keasliannya. Penjualan suku cadang ini tidak
berikut jasa pemasangannya karena perusahaan memiliki divisi tersendiri untuk
bagian perbaikan.
3.3.3 Service
Dalam melayani konsumen bagian perbaikan (service), bertugas memberikan
jasa pemasangan atas suku cadang yang telah dibeli konsumen, bagian ini juga
memberikan fasilitas tune-up kendaraan serta spooring dan balancing. Pelayanan ini
dilakukan oleh perusahaan sebaik mungkin agar meningkatkan mutu perusahaan dan
memberikan kepuasan kepada konsumen.
52
Untuk mempertahankan dan memberikan kepuasan kepada konsumen PT. Duta
Cendana Adimandiri memberikan pelayanan berupa:
1. Pemberian garansi
Untuk setiap pembelian mobil baru PT Duta Cendana Adimandiri
memberikan garansi selama satu bulan pertama.
2. Service gratis
Untuk setiap pembelian mobil baru PT Duta Cendana Adimandiri
memberikan satu kali ganti oli mesin untuk semua jenis mobil.
3. Pengiriman barang
Untuk pengiriman barang sampai ketempat tujuan tanpa dipungut biaya dari
konsumen. Pengiriman barang atau kendaraan pada customer adalah sama
pentingnya dengan menjual kendaraan itu sendiri.
Adapun prosedur pengiriman kendaraan mengikuti tahapan sebagai berikut:
1. Pengecekan sebelum pengiriman
Apakah kendaraan yang dikirim sudah sesuai dengan surat pengiriman
kendaraan atau belum. Tujuannya agar tidak terjadi kesalahan dalam proses
pengiriman kendaraan itu sendiri.
2. Persetujuan dari pihak yang berwenang dalam hal pengiriman kendaraan yang
dalam hal ini harus disetujui oleh kepala bengkel.
53
3. Pemeriksaan umum di show room yang dilakukan oleh salesman dan sales
supervisor, meliputi:
a. Seluruh body.
b. Seluruh instrument.
c. Interior.
d. Mencoba mesin
e. Periksa mesin
f. Tool kit
4. Kelengkapan Administrasi
a. Faktur.
b. BAST (Berita Acara Serah Terima).
c. STNK
5. Penyerahan
a. Penyerahan fisik dilakukan sendiri oleh salesman
b. Mengulang penjelasan tentang fungsi instrument, garansi, buku service.
3.4 Analisis Database
Sumber dari dibangunnya data warehouse, database memegang peranan yang
sangat penting untuk menghasilkan data warehouse yang handal dan bermanfaat.
Database menyimpan semua data yang ada baik data transaksi penjualan, dan service.
54
Konsep database yang dipakai dalam PT. Duta Cendana Adimandiri merupakan
relational database dimana dalam suatu database terdapat tabel-tabel yang saling
berhubungan atau berelasi. Berikut adalah gambar Entity Relationship Diagram
(ERD) dari PT. Duta Cendana Adimandiri:
Gambar 3.5 ERD
55
Berikut spesifikasi tabel-tabel dari ERD pada PT. Duta Cendana Adimandiri
Nama Tabel :Bagian_Penjualan
Primary Key : Kd_bagian_penjualan
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai karyawan bagian penjualan
Tabel 3.1 Bagian_Penjualan
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_bagian_pen-
jualan
char 5 Kode karyawan bagian
penjualan
Nama_Karyawan Varchar 50 Nama karyawan bagian
penjualan
Alamat Varchar 50 Alamat karyawan bagian
penjualan
No_Telepon Varchar 20 Nomor telepon karyawan bagian
penjualan
Jenis_kelamin char 10 Jenis kelamin karyawan bagian
penjualan
56
Nama Tabel : Bagian_Pengiriman
Primary Key : Kd_Bagian_Pengiriman
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai karyawan bagian pengiriman serta
jabatannya.
Tabel 3.2 Bagian_Pengiriman
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_bagian_pengi-
riman
char 5 Kode karyawan bagian
pengiriman
Nama Varchar 50 Nama karyawan bagian
pengiriman
Alamat Varchar 50 Alamat karyawan bagian
pengiriman
No_Telepon Varchar 20 Nomor telepon karyawan bagian
pengiriman
Jenis_kelamin char 10 Jenis kelamin karyawan bagian
pengiriman
57
Nama Tabel : Bagian_Perbaikkan
Primary Key : Kd_Bagian_Perbaikkan
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai karyawan bagian perbaikkan serta
jabatannya.
Tabel 3.3 Bagian_Perbaikkan
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_bagian_per-
baikkan
char 5 Kode karyawan bagian
perbaikkan
Nama_Karyawan Varchar 50 Nama karyawan bagian
perbaikkan
Alamat Varchar 50 Alamat karyawan bagian
perbaikkan
No_Telepon Varchar 20 Nomor telepon karyawan bagian
perbaikkan
Jenis_kelamin char 10 Jenis kelamin karyawan bagian
perbaikkan
58
Nama Tabel : Wilayah
Primary Key : Kd_wilayah
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai wilayah kantor pusat dan kantor
cabang.
Tabel 3.4 Wilayah
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Wilayah char 5 Kode untuk wilayah kantor.
Daerah char 10 Daerah
Alamat Varchar 50 Alamat masing-masing kantor
tersebut.
No_telepon Varchar 30 Nomor telepon kantor di
masing-masing wilayah
59
Nama Tabel :Customer
Primary Key : Kd_Customer
Foreign Key : Kd_Jenis_Customer
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai customer mulai dari nama, jenis
customer, alamat, nomor telepon, email, serta nomor ktp customer.
Tabel 3.5 Customer
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Customer char 5 Kode untuk customer
Nama Varchar 50 Nama customer
Alamat Varchar 50 Alamat customer
No_telepon Varchar 20 Nomor telepon customer
Email Varchar 50 Alamat email customer
Kd_Jenis_Custo-
mer
char 5 Kode jenis customer
No_ktp char 20 KTP customer
60
Nama Tabel : Jenis_Customer
Primary Key : Kd_Jenis_Customer
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai jenis customer yang memberikan
informasi mengenai apakah customer individu atau dealer.
Tabel 3.6 Jenis_Customer
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Jenis_Custo-
mer
char 5 Kode untuk customer
Jenis char 10 jenis customer
Nama Tabel : Service
Primary Key : Kd_Service
Foreign Key : Kd_Jenis_Service
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai service yang diberikan perusahaan
Tabel 3.7 Service
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Service char 5 Kode service
Nama_Service Varchar 50 Nama service yang disediakan
Kd_Jenis_Service char 20 Kode jenis service yang tersedia
Harga int 20 Harga masing-masing service
61
Nama Tabel : Jenis_Service
Primary Key : Kd_Jenis_Service
Foreign Key :
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai jenis service yang diberikan
perusahaan mulai dari pemeliharaan berkala, perbaikkan, dan pekerjaan
lain.
Tabel 3.8 Jenis_Service
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Jenis_Service char 5 Kode jenis service
Jenis char 20 Jenis-jenis service yang
disediakan
62
Nama Tabel : mobil
Primary Key : Kd_Mobil
Foreign Key : Kd_Jenis_transmisi
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai mobil yang dijual
Tabel 3.9 Mobil
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Mobil char 6 Kode Mobil
Tipe Varchar 20 Tipe dari mobil
Warna Varchar 70 Warna Mobil
Stok int 3 Persediaan mobil
Steering Varchar 50 Steering mobil
Seating_capacity int 2 Kapasitas tempat duduk mobil
Fuel_tank_capa-
city
Varchar 4 Kapasitas tank bahan bakar
mobil
Tipe_mesin Varchar 50 Tipe mesin mobil
Kd_Jenis_trans-
misi
char 5 Kode jenis transmisi mobil.
Harga int 20 Harga mobil
63
Nama Tabel : Jenis_Transmisi
Primary Key : Kd_Jenis_transmisi
Foreign Key : Kd_Merk
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai jenis transmisi mobil
Tabel 3.10 Jenis_Transmisi
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Jenis_trans-
misi
char 5 Kode jenis transmisi mobil.
Kd_Merk char 5 Kode merk mobil
Jenis_Transmisi char 5 Jenis transmisi mobil
Nama Tabel : Merk_Mobil
Primary Key : Kd_Merk
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai merk mobil
Tabel 3.11 Merk_Mobil
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Merk char 5 Kode merk mobil
Merk Varchar 10 Merk mobil
64
Nama Tabel : Mobil_Service
Primary Key : Kd_Mobil_Service
Foreign Key : Kd_Jenis_transmisi
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai mobil-mobil yang telah disservice.
Tabel 3.12 Mobil_Service
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Mobil_Service char 6 Kode Mobil yang diservice
Tipe_Mobil Varchar 20 Tipe dari mobil yang diservice
Kd_Jenis_Trans-
misi
char 5 Jenis transmisi dari mobil yang
diservice
No_STNK char 30 STNK mobil
65
Nama Tabel : sales_order
Primary Key : Kd_Sales_order
Foreign Key : Kd_Wilayah
Kd_Bagian_Penjualan
Kd_Customer
Kd_Jenis_Penjualan
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai header sales order
Tabel 3.13 Sales_Order
Nama Field Tipe
Field
Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Sales_Order char 10 Kode Sales Order
Kd_Wilayah char 5 Kode wilayah kantor yang
mengeluarkan sales order
Kd_Bagian_Pen-
jualan
char 5 Kode bagian penjualan yang
menangani sales order
Jenis_Pembayaran char 50 Jenis pembayaran, apakah pembayaran
dilakukan secara kredit atau tunai.
Pajak char 10 Pajak penjualan
Diskon char 3 Diskon yang diberikan
GrandTotal int 15 Total penjualan
Tanggal datetime 12 Tanggal penjualan berlangsung
Kd_Customer char 5 Kode customer yang membeli
Kd_Jenis_Penjua-
lan
char 5 Kode Jenis penjualan, apakah
penjualan mobil atau penjualan
sparepart
66
Nama Tabel : detail_sales_order
Primary Key : No
Foreign Key : Kd_Mobil
Kd_Sparepart
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai daftar barang-barang yang dijual pada
waktu tertentu. Berupa detail dari tabel sales order.
Tabel 3.14 Detail_Sales_Order
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
No char 10 No urutan daftar sales order
Kd_Sales_Order char 5 Kode sales order
Kuantitas int 4 Jumlah barang yang dijual
Kd_Mobil char 6 Kode mobil
Kd_Sparepart char 6 Kode sparepart
67
Nama Tabel : sparepart
Primary Key : Kd_Sparepart
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai sparepart
Tabel 3.15 Sparepart
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Sparepart char 15 Kode Sparepart
Nama_Sparepart Varchar 50 Nama sparepart
Kd_Merk char 5 Kode Merk Mobil
Tipe_Mobil Varchar 20 Jenis mobil untuk sparepart
Jumlah int 3 Jumlah sparepart
Harga int 15 Harga sparepart
68
Nama Tabel : delivery_order
Primary Key : Kd_Delivery_Order
Foreign Key : Kd_Sales_Order
Kd_Bagian_Pengiriman
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai delivery order dan berkaitan dengan
tabel sales order, data-data diambil dari sales order.
Tabel 3.16 Delivery_Order
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Delivery_Or-
der
char 10 Kode delivery order
Kd_Sales_Order char 10 Kode sales order
Kd_Bagian_Pengi-
riman
char 5 Kode bagian pengiriman
Tanggal datetime 20 Tanggal pengiriman
Status_Pengiriman char 30 Status pengiriman, apakah
sudah dikirim dan diterima oleh
customer atau belum.
69
Nama Tabel : service_order
Primary Key : Kd_Service_Order
Foreign Key : Kd_Customer
Kd_Bagian_Perbaikkan
Kd_Wilayah
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai header service order.
Tabel 3.17 Service_Order
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Service_Order char 10 Kode Service Order
Kd_Customer char 5 Kode Customer
Tanggal datetime 12 Tanggal service
Total_Tagihan int 15 Total biaya service
Kd_Bagian_Per-
baikkan
char 5 Kode karyawan bagian
perbaikkan
Kd_Wilayah char 5 Kode untuk wilayah kantor.
70
Nama Tabel : detail_service_order
Primary Key : No_Detail_Service_Order
Foreign Key : Kd_Mobil_Service
Kd_Service
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai detail service order.
Tabel 3.18 Detail_Service_Order
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
No_Detail_Service
_Order
char 10 Kode Detail Service Order
Kd_Service_Order char 50 Kode Service Order
Kd_Service char 5 Kode Jasa
Kd_Mobil_Service char 6 Kode mobil service
Kuantitas int 4 Jumlah service
71
Nama Tabel : jenis_penjualan
Primary Key : Kd_Jenis_Penjualan
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel ini berisi data mengenai jenis penjualan.
Tabel 3.19 jenis_penjualan
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
Kd_Jenis_Penjua-
lan
char 5 Kode jenis penjualan
Jenis char 10 Jenis
3.5 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Setelah melakukan analisis database pada PT. Duta Cendana Adimandiri, data dan
informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan
sebagai berikut:
• Laporan mengenai hasil penjualan mobil berdasar kantor cabang dan periode
tertentu.
• Laporan tingkat pencapaian penjualan berdasar subyek karyawan yang berkaitan
dengan penjualan.
• Laporan tingkat pencapaian service berdasar subyek karyawan yang berkaitan
dengan service.
• Laporan jumlah penjualan sparepart berdasar kantor cabang, waktu/periode.
• Laporan tingkat minat service berdasar pada customer, kantor cabang, dan
periode/waktu.
72
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ditemukan beberapa masalah
berkaitan dengan informasi dalam pengambilan keputusan pada PT. Duta Cendana
Adimandiri yaitu:
• Belum adanya suatu sistem yang dapat mengintegrasikan data yang terpisah dalam
perusahaan. Dengan adanya sistem data warehouse ini diharapkan eksekutif dapat
melihat subyek-subyek utama dalam bisnis sesuai permasalahan yang dihadapi.
• PT. Duta Cendana Adimandiri kesulitan untuk memperoleh informasi yang
bersifat summary yang berguna dalam pengambilan keputusan.
• Pembuatan laporan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan memerlukan
waktu yang cukup lama karena data harus dikumpulkan secara manual dari setiap
bagian yang ada pada PT. Duta Cendana Adimandiri.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Berikut adalah alternatif pemecahan masalah yang diusulkan:
• Pengintegrasikan data dari database aplikasi yang terpisah, dapat dibuat data
warehouse. Hal ini dikarenakan salah satu karakteristik data warehouse adalah
terintegrasi. Oleh karena itu, data warehouse dapat mengintegrasikan data-data
dari setiap bagian yang ada di perusahaan ke dalam format DBMS yang sama.
• Struktur data warehouse pada tingkat highly summarized data merupakan hasil
proses summary yang bersifat "totalitas". Data pada highly summarized ini sangat
mudah diakses. Data pada tingkat inilah yang pada akhirnya digunakan untuk
mendukung pengambilan keputusan terutama di kalangan pimpinan. Hal ini
disebabkan karena data pada tingkat ini dianggap sudah cukup representatif dan
ringkas. Akan tetapi data ini tetap dapat merepresentasikan keadaan data sesuai
73
yang dibutuhkan. Hal ini tentu saja sangat memudahkan kalangan pimpinan karena
tidak perlu lagi membaca dan melakukan analisis data untuk waktu yang cukup
lama.
• Data warehouse telah menyediakan suatu kumpulan data terintegrasi yang
diperoleh dari setiap bagian yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu laporan
menyeluruh yang diperlukan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan.