Bab 2. Pengadaan Perbekalan 10 10 10 PENGADAAN PENGADAAN PENGADAAN PERBEKALAN PERBEKALAN PERBEKALAN Pengadaan perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen perbekalan. Fungsi ini pada hakikatnya me rupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan perbekalan. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu, uraian dan bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara pembelian mendapat porsi yang relatif besar dalam bab ini. A. A. A. Cara-Cara Cara-Cara Cara-Cara Pengadaan Pengadaan Pengadaan Perbekalan Perbekalan Perbekalan Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut 1. 1. 1. Membeli Membeli Membeli Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk 2 2 2
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 101010
10
PENGADAANPENGADAANPENGADAAN
PENGADAAN
PERBEKALANPERBEKALANPERBEKALAN
PERBEKALAN
Pengadaan perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen
perbekalan. Fungsi ini pada hakikatnya me rupakan serangkaian kegiatan untuk
menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi, jumlah maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan
perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap
tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian
secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun
sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus
diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang
hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus
diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan
perbekalan.
Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering
dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu, uraian dan
bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara pembelian mendapat porsi yang
relatif besar dalam bab ini.
A.A.A.
A.
Cara-CaraCara-CaraCara-Cara
Cara-Cara
PengadaanPengadaanPengadaan
Pengadaan
PerbekalanPerbekalanPerbekalan
Perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara
pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut
1.1.1.
1.
MembeliMembeliMembeli
Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk
222
2
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 111111
11
mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi
hak rnilik organi sasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini
merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi. '
2.2.2.
2.
MeminjamMeminjamMeminjam
Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari
pihak lain dengan tanpa memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apa
pun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk
memenuhi ke butuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus
memper timbangkan citra baik suatu organisasi.
3.3.3.
3.
MenyewaMenyewaMenyewa
Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari
pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua
belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya
dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer.
4.4.4.
4.
MembuatMembuatMembuat
Membuat
SendiriSendiriSendiri
Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu.
Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila
dibanding kan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5.5.5.
5.
MenukarkanMenukarkanMenukarkan
Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan
organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara peng adaan perbekalan ini harus
mempertimbangkan adanya saling meng untungkan di antara kedua belah pihak,
dan perbekalan yang ditukar kan harus merupakan perbekalan yang sifatnya
berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna
maupun ber nilai guna lagi.
6.6.6.
6.
SubstitusiSubstitusiSubstitusi
Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara
mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu
kebutuhan tertentu.
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 121212
12
7.7.7.
7.
Pemberian/HadiahPemberian/HadiahPemberian/Hadiah
Pemberian/Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan
menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.
Menyimak order merupakan kegiatan pemantauan terhadap pesanan.Hal ini untuk menjamin ketepatan waktu datangnya pesan an di sampinguntuk melakukan tindakan-tindakan antisipatif karena ketidaktepatandatangnya pesanan, baik pesanan datang terlambat maupun datang lebih
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah SatuanHarga per
Satuan(Rp)
Jumlah(Rp)
1. Printer: HP Laser Jet 5P 2 Buah 12.500.000 25.000.0002. Kertas Printer: HVS Kualitas Super,
Ukuran 9.5”x11”, Produksi Trisakti5 Box 80.000 400.000
3. Tinta Printer: Canon BJ 02 5 Buah 210.000 1.050.0004. Tinta Printer: Canon BJ 03 5 Buah 200.000 1.000.000
awal dari waktu yang telah disepakati kedua beIah pihak. Penyimakan orderini dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi dengan supplier melaluitelepon ataupun memanfaatkan jasa teknologi informasi yang lain (faksimileataupun e-mail).
Dalam rangka pemantauan pesanan, unit pembelian atau petugas yangbertanggung jawab dalam pembelian dapat dibantu dengan membuat BukuPengecekan Pesanan. Buku ini berfungsi untuk me ngetahui dan mengecekpemesanan barang atas permintaan bagian gudang atau unit-unit kerja,sehingga dapat diketahui sejauh mana pesanan barang tersebut diprosesmaupun ditindaklanjuti. Bentuk tindak lanjut pemesanan barang bisa berupapemesanan ulang atau
pembatalan pemesanan karena terjadi sesuatu hal. Apabila dalamsuatu organisasi telah memiliki beberapa gudang, maka buku pengecekanpesanan dibuat per gudang untuk mempermudah dan mempercepatpengecekan pesanan barang.
Adapun kolom-kolom yang penting dalam buku pengecekan pesanandapat dilihat pada contoh formulir 2.4 berikut ini.
Pengisian beberapa kolom dalam buku pengecekan pesanan dapatdijelaskan sebagai berikut.- Kolom nama dan spesifikasi barang harus ditulis sesuai dengan yang ada
pada surat pesanan.- Kolom nomor pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat
pesanan.- Kolom tanggal pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat
pesanan.- Kolom metode dan tanggal pengecekan ditulis sesuai dengan metode
pengecekan (misalnya telepon, kirim faksimile, e-mail, sms) dan tanggalpengecekan.
- Kolom Hasil Pengecekan diisi sesuai dengan informasi dari supplier ataspesanan, misalnya sudah dikirim, baru dipersiapkan, baru dipak, akandikirim tanggal tertentu, menunggu barang tiba, dan sebagainya.
No. Nama dan SpesifikasiBarang
NomorPesanan
TanggalPesanan
Metode danTanggal
Pengecekan
KeteranganHasil
Pengecekan
TanggalTerimaBarang
NomorKode
TerimaBarang
1.2.3.4.5.6.
...
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 373737
37
- Kolom tanggal terima barang diisi sesuai dengan tanggal pe nerimaanbarang dari supplier.
- Kolom nomor kode bukti terima barang diisi sesuai dengan nomor kodebukti terima barang yang ada pada formulir bukti terima barang. Setiapbukti penerimaan barang harus diberi nomor kode bukti penerimaanbarang, yang dapat berupa nota, tanda terima, surat pengantar, suratterima barang, dan semacam nya guna mempermudah dan mempercepatbukti penerimaan barang. Adapun teknik pembuatan nomor danpemberian nomor, pada prinsipnya sama dengan pembuatan nomor danpemberian nomor kode pesanan barang. Prinsip yang senantiasadipegang adalah simpel, mempermudah pengecekan, dan mempercepatpenemuan dokumen.
6.6.6.
6.
MenerimaMenerimaMenerima
Menerima
PesananPesananPesanan
Pesanan
Menerima barang yang telah dipesan merupakan tindakan ter akhirdalam kegiatan transaksi. Beberapa hal yang harus diperhati kan dalamkegiatan penerimaan barang ini, yakni Bagian Pembelian atau pihak-pihakyang bertanggung jawab dalam pengadaan perbekalan (misalnya melibatkanbagian pembelian, pimpinan unit perbekalan, bagian gudang, bagiankeuangan atau panitia pengadaan perbekalan, atau bahkan unit pemakai)harus memeriksa secara saksama atas barang yang telah dikirim pemasok.
Dalam pemeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yangharus dilakukan.a. Pemeriksaan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencocokkan
antara Order Pembelian dengan Surat Pengantar Barang atauTandaTerima Barang atau Berita Acara Penyerahan Barang atau buktiterima barang yang lain.
b. Pemeriksaan fisik barang. Kegiatan ini dilakukan setelah terjadikesesuaian antara dokumen order pembelian dengan bukti penerimaanbarang, dengan cara mencocokkan antara dokumen dokumen tersebutdengan barang yang telah dikirim, baik ber kaitan dengan jenis, tipe,merek, ataupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisibarang.
Apabila pesanan barang sudah sesuai dengan order pem belian,organisasi sebagai pembeli melalui pejabat yang telah ditunjukmenerima/menandatangani beberapa berkas dari supplier rang biasanyaberupa:a. Bukti tanda terima barang. Bukti tanda terima barang ini dapat berupa
Surat Pengantar Barang, Tanda Terima Barang, Berita Acara PenyerahanBarang, Berita Acara Serah Terima Barang.
b. Berkas penagihan. Berkas penagihan dapat berupa faktur, nota, ataukuitansi.
Karena beberapa berkas ini sangat penting sifatnya, baik secaraadministratif maupun yuridis, pihak-pihak yang menerima maupunmenandatangani beberapa berkas tersebut harus hati hati dan teliti. Adapun
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 383838
38
beberapa contoh berkas tersebut dapat dilihat pada contoh formulir 2.5 - 2.6berikut ini.
BERITA ACARA PENYERAHAN BARANGNomor: ......................
I. Yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama : ..........................................Jabatan : ..........................................Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK PERTAMA
2. Nama : ..........................................Jabatan : ..........................................Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK KEDUA
II. Pada hari ini .......... tanggal ............ PIHAK PERTAMA telah menerima penyerahanbarang-barang sebagaimana tersebut dalam dafta terlampir dari PIHAK KEDUAdalam keadaan baik dan lengkap sesuai dengan surat perjanjian/nota pesanannomor ………. Tanggal ………….
Yogyakarta, ………………
Pihak yang menyerahkan Pihak yang menerimaPihak Kedua Pihak Pertama
……………… ………………
Contoh Formulir 2.8. Berita Acara Penyerahan Barang
PERHATIANFaktur asli merupakan kuitansiPembayaran dengan cheque, giro bilyet, dll.baru dianggap lunas setelah diuangkan.Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan
Purl Antari, S.E.. M. M.Manajer Penjualan
Contoh Formulir 2.10. Faktur
NO. PESANAN TGL. PESANAN KODE PELANGGAN NPWP TGL. JATUH TEMPO01/PS/WG/08 25/6/2008 P025 01.143.065 1/7/2008
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah
Hargaper
Satuan(Rp.)
Potongan Jumlah(Rp.)
1. VCD Player: Merk Wanda, TipePAL/NTSC
6 450.000 - 2.700.000
2. Tape Recorder: Merk Polytron,Model PSC-35T
8 850.000 - 6.800.000
3. Kompor Gas: Merk Covina, TipeUltima U-125 Ext.
5 450.000 - 2.250.000
4. Bola Lampu: Merk Philips, JenisClear, 40W
10 2.500 - 25.000
5.6.
...
Jumlah
TagihanTerbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah
Kepada Yth. ........................................................................................................................................................
Nota nomor: ..........................
PERHATIANBarang yang sudah dibelitidak dapat dikembalikan
Contoh Formulir 2.11. Nota
Nota merupakan bentuk sederhana dari faktur
Identitas Organisasi No :……………………
Telah diterima dari : ...........................................................................
Uang sebanyak : ......................................................................................................................................................
Apabila suatu organisasi melakukan pembelian barang yang relatif
banyak jumlahnya dan mahal harganya, Bagian Pem belian atau Panitia
Pengadaan Perbekalan/Panitia Pembelian Perbekalan perlu dan penting
membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang. Berita Acara Pemeriksaan
Barang penting diadakan sebagai bukti formal dan sah, baik secara
administratif maupun yuridis bahwa barang yang diserahterimakan telah
diperiksa. Adapun contoh formulir Berita Acara Pemeriksaan Barang dapat
dilihat pada contoh formulir 2.13.1 berikut ini.
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 464646
46
BERITABERITABERITA
BERITA
ACARAACARAACARA
ACARA
PEMERIKSAANPEMERIKSAANPEMERIKSAAN
PEMERIKSAAN
BARANGBARANGBARANG
BARANG
Nomor : ……..
Pada hari ini .......... tanggal .............. bulan ............... , tahun ................Kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. ............................... sebagai Ketua2. ............................... sebagai Sekretaris3. ............................... sebagai Anggota4. ............................... sebagai Anggota5. ............................... sebagai Anggota
Bertindak selaku panitia pemeriksaan barang yang dibentuk dengan Surat KeputusanNo. ........... tanggal ...................... telah mengadakan pemeriksaan barang-barangyang dikirim olehNama Perusahaan : ..............................................Alamat Perusahaan : ..............................................
Berdasarkan Surat Kirim/Faktur No. ............. tanggal ............. dengan disaksikan oleh:1. ..................................... sebagai petugas perusahaan yang bersangkutan.Kami berpendapat bahwa barang-barang tersebut dalam keadaan ..............................(jenis, jumlah barang beserta keadaannya masing-masing, periksa daftar terlampir).
Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap ......... ..... untuk dapat dipergunakanseperlunya.
Dibuat di: .......................................Tanggal : .......................................
Panitia Pemeriksa Barang
1. .................................. sebagai Ketua ............................. (tanda tangan)2. .................................. sebagai Sekretaris .............................3. .................................. sebagai Anggota .............................4. .................................. sebagai Anggota .............................5. .................................. sebagai Anggota .............................
Disaksikan :
.................................. petugas Perusahaan ..................................
Mengetahui:
.................................. .
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 474747
47
Contoh Formulir 2.13.1. Berita Acara Pemeriksaan Barang
Contoh Formulir 2.13.2 Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang
Penting diperhatikan pula, apabila suatu organisasi melaku kan pembelian
barang khususnya barang-barang elektronik, unit pembelian atau petugas yang
bertanggung jawab dalam pembelian barang selain menerima bukti
penerimaan barang dan berkas tagihan, juga harus menerima lembar petunjuk
penggunaan barang (ope rating instruction) dan Kartu Jaminan atau Kartu
Garansi dari sup plier.
Secara empiris, tidak selamanya proses penerimaan barang ber jalan
sebagaimana mestinya karena terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima
dengan order pembelian yang dilakukan ataupun terjadi penyimpangan dari
kesepakatan kedua belah pihak. Se hubungan dengan hal ini, apabila barang
yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak sesuai
dengan kesepakatan kedua belah pihak, organisasi/perusahaan sebagai pihak
pembeli harus membuat Informasi Klaim sekaligus ber fungsi sebagai Surat
Klaim (Surat Penuntutan), dan kemudian disampaikan kepada pemasok
bersama dengan kegiatan pengem balian barang apabila barang dikirim oleh
pemasok sendiri atau oleh perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman
NoUrut
NamaBarang Kode Spesifikasi
Barang Jumlah Harga perSatuan Keterangan
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 484848
48
barang. Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah
pemasok atau perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang.
Sehubungan dengan hal ini, pihak pembeli tidak perlu menandatangani bukti
terima barang dan berkas penagihan atau apabila menandatangani berkas
penagihan, perlu memberi dan atau membuat catatan khusus yang dituangkan
dalam lembar atau surat klaim atas kekurangan pesanan barang dan harus
diketahui oleh pihak supplier atau perusahaan jasa peng angkutan dan
pengiriman barang dengan cara menandatangani lembar/surat klaim tersebut.
Adapun bentuk dan isi Informasi Klaim dapat dilihat pada contoh formulir 2.14
WISMAWISMAWISMA
WISMA
GLORIAGLORIAGLORIA
GLORIA
JI. Mgr. Soegijopranata 18Yogyakarta
No. IK : 07Tanggal : 3 Juli 2008
Kepada:TokoTokoToko
Toko
"SAMPOERNA""SAMPOERNA""SAMPOERNA"
"SAMPOERNA"
JI. Mangkubumi 35 Yogyakarta
INFORMASIINFORMASIINFORMASI
INFORMASI
KLAIMKLAIMKLAIM
KLAIM
Dengan ini kami berikan data Klaim untuk barang/material yang te lah dikirimdengan No. OP: Ot/PS/VYG/03, tanggal 25 Juni 2003, dan No. Faktur05/PM1S/IV/2003 sebagai berikut :
Untuk itu kami memerlukan: ( ) Perbaikan (repair( x ) Penggantian( x ) Melengkapi kekurangan( ) Lainnnya: ....................