BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-Teori Sistem Basis Data 2.1 ...thesis.binus.ac.id/Asli/Bab2/2007-2-00072-IF-Bab 2.pdf · LANDASAN TEORI 2.1 Teori-Teori Sistem Basis Data ... Adapun

6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Sistem Basis Data

2.1.1 Pengertian Sistem Basis Data

Sebelum kita masuk ke pengertian sistem basis data, kita harus

mengerti dulu apa yang dimaksud dengan data. Menurut Hoffer, Prescott

dan McFadden, (2002, p5), data adalah representasi tersimpan dari objek-

objek dan event-event yang mempunyai arti dan penting bagi user /

pengguna. Data berbeda dengan informasi, informasi adalah data yang

telah diproses sedemikian rupa sehingga dapat meningkatkan pengetahuan

orang yang menggunakan data tersebut.

Menurut Elmasri (2000, p4), data adalah fakta yang diketahui bisa

dicatat dan mempunyai makna implisit, dan kumpulan data tersebut akan

membentuk basis data.

Menurut Connolly dan Begg (2005, p15), sistem basis data dapat

dianggap sebagai sekumpulan data yang saling terkait secara logika, yang

dirancang dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi dalam suatu

organisasi.

Menurut Silberschatz (2002, p1), sistem basis data adalah suatu

kumpulan data yang berisi informasi yang relevan terhadap suatu

perusahaan.

Menurut Hoffer, Prescott, dan McFadden, (2002, p4), sistem basis

data adalah kumpulan data yang terorganisir dan saling berkaitan secara

7

logika. Terorganisir maksudnya data distrukturkan sehingga mudah untuk

disimpan, dimanipulasi dan diperoleh oleh pengguna. Berkaitan maksudnya

data menggambarkan daerah asal (domain) kepentingan tertentu bagi

kelompok pengguna dan pengguna dapat menggunakan data untuk

menjawab pertanyaan seputar domain itu.

Menurut Mannino (2004, p4), sistem basis data adalah sekumpulan

data tetap yang saling terkait dan dapat diakses oleh berbagai user.

Menurut Atzeni (2003, p2), sistem basis data adalah kumpulan data

yang digunakan untuk merepresentasikan informasi yang diinginkan ke

sebuah sistem informasi.

Adapun definisi dari basis data menurut www.asep-hs.web.ugm.ac.id

adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktivitas dari salah

satu atau lebih organisasi yang berelasi. Sedangkan sistem basis data adalah

sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara

informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.

2.1.2 Pengertian DBMS (Sistem Basis Data Manajemen Sistem)

Menurut Connolly dan Begg (2005, p16), DBMS adalah sebuah

sistem perangkat lunak yang memampukan user untuk mendefinisikan,

menghasilkan, memelihara dan mengendalikan akses terhadap sistem

basis data. Kendali yang dimaksud disini adalah kendali bagi user untuk

melakukan insert, update, delete, dan pengambilan data dari sistem basis

data.

8

Menurut Mannino (2004, p7), DBMS adalah sekumpulan perangkat

lunak yang berguna untuk mendukung pembuatan, penggunaan, dan

pemeliharaan sistem basis data dan DBMS juga menyediakan metode

penyimpanan dan pengambilan data yang efisien.

Menurut Atzeni (2003, p3), DBMS adalah sistem perangkat lunak

yang berguna untuk mengatur sekumpulan data tetap yang besar dan

dapat digunakan bersama-sama, dan untuk memastikan kehandalan dan

privasi data.

2.1.3 Data Definition Language (DDL)

Menurut Connolly dan Begg (2005, p40), DDL adalah sebuah

bahasa yang mengizinkan administrator sistem basis data atau user untuk

menjelaskan dan memberi nama entitas, atribut, dan relasi yang

dibutuhkan untuk aplikasi, bersama dengan semua batasan–batasan

integritas dan keamanan (integrity dan security constraints).

Menurut Hoffer, Prescott dan McFadden, (2005, p291), DDL adalah

perintah yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem basis data,

seperti membuat tabel, menggabungkan tabel, menghapus tabel dan

menetapkan constraint.

Hasil dari kompilasi statement DDL adalah kumpulan dari tabel

yang disimpan dalam file khusus yang disebut sistem catalog. Sementara

istilah kamus data digunakan untuk mendeskripsikan sistem catalog.

9

2.1.4 Data Manipulation Language

Menurut Connolly dan Begg (2005, p40), DML adalah sebuah

bahasa yang menyediakan seperangkat operasi untuk mendukung dasar

operasi manipulasi data dasar dari data yang tersimpan pada sistem basis

data.

Menurut Hoffer, Prescott dan McFadden, Prescott dan McFadden

(2005, p41), DML adalah perintah yang digunakan untuk memelihara dan

memanipulasi query sebuah sistem basis data, seperti : select, updating,

inserting, modifiying, dan querying data.

2.1.5 Normalisasi

Menurut Connolly dan Begg (2005, p387), normalisasi adalah sebuah

teknik merancang sistem basis data, yang dimulai dengan memeriksa

hubungan (yang biasa disebut functional dependencies) antar atribut.

Menurut Mannino (2004, p231), normalisasi adalah sebuah proses

penghapusan redundancy pada tabel jadi tabel lebih mudah untuk

dimodifikasi.

Menurut Hoffer, Prescott dan McFadden (2005, p 211), normalisasi

adalah proses standard untuk menentukan atribut mana yang akan di

kelompokan bersama dalam sebuah relasi.

Tujuan dari normalisasi adalah:

• Mengurangi kemungkinan terjadinya redundansi data, misalnya dengan

menghindari anomali data.

10

• Mempermudah dalam memelihara data.

• Menyederhanakan penetapan referential integrity constraints.

• Menyediakan perancangan yang lebih baik dengan meningkatkan

representasi dari dunia nyata dan dasar yang lebih kuat bagi

perkembangan di masa depan.

Tahapan–tahapan normalisasi menurut Connolly dan Begg (2005,p),

sebagai berikut:

• Unnormalized (UNF)

Sebuah tabel yang berisi satu atau lebih kelompok yang berulang.

• First Normal Form (1NF)

Sebuah relasi yang berpotongan pada setiap baris dan kolom hanya

berisi satu nilai.

• Second Normal Form (2NF)

Sebuah relasi dimana 1NF dan setiap non-primary-key attribute harus

bergatung secara functional pada primary key.

• Third Normal Form (3NF)

Sebuah relasi yang telah melewati 1NF dan 2NF, dan atribut yang non-

primary key tidak transitive dependency terhadap primary key.

Transitive Dependency adalah : sebuah kondisi dimana A, B dan C

adalah atribut dari sebuah relasi bahwa jika A B dan B C, maka C

adalah transitive dependent pada A melewati B (menyatakan bahwa A

bukan functional dependent pada B atau C).

11

2.1.6 Fourth-Generation Languages (4GLs)

Menurut Connolly dan Begg (2005, p42), 4GL adalah bahasa

pemrograman yang tidak memiliki prosedur standard dimana user

mendefinisikan apa yang harus diselesaikan, bukan cara yang digunakan.

User tidak mendefinisikan langkah-langkah yang yang dibutuhkan

program untuk mengerjakan sebuah tugas, tetapi mendefinisikan

parameter bagi tools yang akan digunakan untuk menghasikan sebuah

program aplikasi.

4GL meliputi :

• Presentation languages, seperti query languages dan report

generators.

• Speciality languages, seperti spreadsheets dan sistem basis data

languages.

• Application generators yang mendefinisikan, meng-insert, meng-

update, dan me-retrieve data dari sistem basis data untuk membangun

aplikasi.

• Bahasa-bahasa tingkat sangat tinggi yang digunakan untuk

menghasilkan kode aplikasi.

Adapun jenis-jenis lain dari 4GL, yaitu :

• Forms Generators adalah fasilitas interaktif untuk menciptakan input

data dan menampilkan interface dengan cepat. Dengan menggunakan

forms generators, user dapat mendefinisikan tampilan seperti apa

12

yang diinginkan, informasi apa yang ingin ditampilkan, dan dibagian

layar mana informasi akan ditampilkan.

• Report Generators adalah sebuah fasilitas untuk menciptakan laporan

dari data yang tersimpan di sistem basis data. Report generators mirip

dengan query language yang dapat mengambil informasi yang

dibutuhkan untuk menghasilkan laporan. Bedanya, dengan

menggunakan report generator, user mempunyai kendali yang lebih

baik untuk mendefinisikan tampilan output yang diinginkan. Ada 2

tipe utama report generator yaitu : berbasis bahasa dan berbasis

visual.

• Graphics generators adalah sebuah fasilitas untuk me-retrieve data

dari sistem basis data dan menampilkan data dalam bentuk grafik

yang menunjukkan tren-tren dan relasi-relasi dalam data.

• Application generators adalah sebuah fasilitas untuk memproduksi

sebuah program yang dapat menghasilkan tampilan bagi sistem basis

data. Penggunaan application generator dapat mengurangi waktu

yang diperlukan untuk merancang keseluruhan aplikasi perangkat

lunak.

2.1.7 Siklus Hidup Aplikasi Sistem Basis Data

Menurut Connolly dan Begg (2005, p283), sebuah sistem basis data

sistem adalah sebuah komponen dasar dari sebuah organisasi yang besar,

siklus pengembangan sistem basis data diturunkan berhubungan dengan

13

siklus hidup sistem informasi. Perlu diketahui bahwa urutan tahapan

siklus pengembangan sistem basis data tidak harus dilakukan secara

berurutan, tetapi dapat dilakukan secara berulang untuk mendapatkan

hasil yang sebaik mungkin. Untuk sistem basis data yang, dengan

pengguna dalam jumlah yang kecil, siklus hidup tidak harus kompleks.

Bagaimanapun juga, ketika merancang sistem basis data menengah

sampai besar dengan pengguna sampai ribuan, menggunakan ratusan

query dan program aplikasi, siklus hidup dapat menjadi sangat kompleks.

Gambar menjelaskan tahapan siklus pengembangan sistem basis data,

berikut dengan definisi serta tugas utama dari tiap tahapan dalam siklus

pengembangan sistem basis data.

14

Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Basis Data

( Sumber : Connolly dan Begg, 2005, p284)

Database planning

System definition

Requirements collection and analysis

Database design

Conceptual database design

Logical database design

Physical database design

Data conversion and loading

DBMS selection (optional)

Implementation

Application design

Operational maintenance

Prototyping (optional)

Testing

15

1. Database Planning.

Adalah aktivitas manajemen yang memungkinkan tahapan dari aplikasi

sistem basis data untuk dapat direalisasikan seefisien dan seefektif

mungkin.

2. System Definition.

Adalah proses menspesifikasikan ruang lingkup dan batasan dari aplikasi

sistem basis data dan user view utama

3. Requirements collection and analysis.

Adalah proses mengumpulkan dan menganalisa informasi mengenai

bagian dari organisasi yang akan didukung oleh aplikasi sistem basis

data, dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan

pengguna pada sistem yang baru.

Untuk itu digunakan teknik yang disebut dengan fact finding techniques.

Terdapat lima teknik fact finding yang umum digunakan (Connolly dan

Begg, 2005, p314):

a. Mengevaluasi dokumen.

b. Wawancara.

c. Mengamati jalannya kegiatan kerja pada perusahaan.

d. Penelitian.

e. Kuesioner.

16

4. Database Design.

Adalah proses dari pembuatan sebuah rancangan yang mendukung visi

dan misi perusahaan yang dibutuhkan untuk sebuah sistem basis data.

Ada tiga tahap dalam merancang sistem basis data:

• Conceptual Database Design.

Proses membangun model informasi yang digunakan dalam sebuah

enterprise, terbebas dari semua pertimbangan fisik Fungsi dari tahap

ini adalah untuk membuat representasi konseptual dari sistem basis

data, termasuk identifikasi enitas-entitas yang penting, relasi, atribut.

• Logical Database Design.

Proses membangun model informasi yang digunakan dalam sebuah

enterprise yang didasarkan oleh data model spesifik, dan terbebas dari

DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya.

• Physical Database Design.

Proses memproduksi sebuah deskripsi dari implementasi sistem basis

data dalam secondary storage, yang menjelaskan relasi dasar,

organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses

yang efisien ke data, dan setiap integrity constraint yang saling

berhubungan dan juga pengukuran keamanan (security).

5. DBMS selection.

Adalah menyeleksi DBMS untuk mendukung sistem basis data.

Berikut ini adalah langkah-langkah utama dalam memilih DBMS

(Connolly dan Begg, 2005, p296) :

17

1. Menggambarkan cakupan tugas berdasarkan kebutuhan perusahaan.

2. Membuat perbandingan mengenai dua atau tiga produk DBMS.

3. Mengevaluasi produk-produk DBMS tersebut.

4. Merekomendasikan pemilihan DBMS dan membuat laporan hasil dari

evaluasi produk DBMS tersebut.

6. Aplication design.

Adalah perancangan antarmuka pengguna dan program aplikasi yang

menggunakan dan memproses sistem basis data.

7. Prototyping.

Adalah pembuatan model kerja dari sistem basis data, yang mengizinkan

perancang maupun pengguna untuk memvisualisasi dan mengevaluasi

bagaimana sistem final akan terlihat dan berfungsi.

8. Implementation.

Adalah peralisasian fisik dari sistem basis data dan aplikasi design.

9. Data conversion and loading.

Adalah proses mengambil data dari sistem yang lama ke sistem yang baru

dan jika mungkin, mengkonversi aplikasi yang ada untuk dijalankan pada

sistem basis data yang baru.

10. Testing.

Adalah pengeksekusian program untuk menemukan kesalahan.

11. Operational Maintenance.

Adalah proses memonitor dan merawat sistem setelah dilakukan instalasi.

Pada tahap ini melibatkan beberapa aktivitas:

• Memonitor performa dari sistem.

18

• Memaintain dan meng-upgrade sistem basis data.

2.1.8 Design Konseptual, Logikal, dan Fisikal Sistem Basis Data

Menurut Connolly dan Begg (2005, p37), metodologi perancangan

sistem basis data terdiri dari 3 tahap, yaitu :

1. Perancangan sistem basis data secara konseptual.

2. Perancangan sistem basis data secara logikal.

3. Perancangan sistem basis data secara fisikal.

2.1.8.1 Perancangan Sistem Basis Data Secara Konseptual

Perancangan sistem basis data secara konseptual adalah

proses membangun model informasi yang digunakan perusahaan,

yang tidak bergantung pada semua aspek fisikal.

Perancangan sistem basis data secara konseptual dibagi atas

langkah-langkah sebagai berikut :

• Identifikasi tipe-tipe entitas mengidentifikasikan tipe-tipe

entitas yang dibutuhkan. Entitas adalah sekumpulan objek

dengan property yang sama yang diidentifikasi oleh

perusahaan. Menurut Kroenke (2002,p), entitas adalah sesuatu

yang dapat diidentifikasi pada lingkungan kerja pengguna

yang pengguna ingin ketahui.

• Identifikasi relasi antar-entitas mengidentifikasikan relasi

yang penting yang terjadi antar-entitas.

19

• Identifikasi dan asosiasikan atribut dengan entitas atau tipe

relasi mengasosiasikan atribut dengan entitas atau relasi

yang sesuai.

• Menentukan attribute domain menentukan domain untuk

atribut pada model data konseptual. Attribute domain adalah

sejumlah nilai yang diperkenankan untuk satu atau lebih

atribut.

• Menentukan atibut-atribut candidate key, primary key, dan

alternative key mengidentifikasi candidate key(s) pada

tiap-tiap entitas, jika candidate key lebih dari satu, maka

dipilih satu primary key dan candidate keys yang lain menjadi

alternate keys. Candidate key adalah super key dalam relasi.

Super key adalah atribut atau himpunan atribut yang

mengidentifikasi secara unik tuple-tuple yang ada dalam

relasi. Primary key adalah candidate key yang dipilih untuk

identifikasi tuple secara unik dalam suatu relasi. Alternate key

adalah candidate key yang tidak terpilih sebagai primary key.

• Mempertimbangkan penggunaan enhanced modeling concepts

(langkah ini bersifat opsional) mempertimbangkan

penggunaan enhaced modeling concepts seperti :

specialization / generalization, aggregation, ataupun

composition.

20

Specialization adalah proses untuk memaksimalkan perbedaan

antara anggota pada sebuah entitas dengan mengidentifikasi

perbedaan karakteristik mereka. Generelization adalah proses

meminimalisasi perbedaan antara anggota pada sebuah entitas

dengan mengidentifikasi perbedaan karakteristik mereka.

Aggregation adalah merepresentasi “has a“ atau “is part of “

relasi antara entitas dimana relasi “has a” merepresentasikan

keseluruhan sedangkan relasi “is part of” merepresentasikan

bagian dari. Composition adalah bentuk spesifik dari

aggregation yang merepresentasikan sebuah hubungan antar-

entitas.

• Pengecekkan model data terhadap redudansi mengecek

apakah terjadi redudansi data. Redudansi data adalah data

yang berulang.

• Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi user

memastikan bahwa model konseptual mendukung transaksi-

transaksi yang dibutuhkan.

• Peninjauan kembali model data konseptual lokal bersama

dengan user meninjau kembali model data konseptual yang

telah dibangun untuk memastikan bahwa model tersebut

sesuai dengan representasi yang sebenarnya dari persyaratan

data yang dibutuhkan oleh perusahaan.

21

2.1.8.2 Perancangan Sistem Basis Data Secara Logikal

Tujuan dari tahap perancangan sistem basis data secara

logikal adalah untuk menerjemahkan model data konseptual

menjadi model data logikal dan untuk melakukan validasi

terhadap struktur model yang sudah terbentuk sudah benar

atau belum dan apakah model tersebut mampu mendukung

transaksi yang terjadi. Perancangan sistem basis data secara

logikal dibagi atas langkah-langkah sebagai berikut :

• Mendapatkan relasi untuk model data logikal membuat

relasi model data logikal untuk merepresentasikan entitas-

entitas, relasi-relasi, dan atribut-atribut yang sudah

diidentifikasi.

Relasi-relasi yang diperoleh bagi model data logikal yang

ada pada model data konseptual :

o Strong entity types adalah adalah entitas yang

keberadaannya tidak tergantung dengan entitas lain,

misalnya entitas staff, cabang. Karakteristik dari

strong entity adalah setiap entitas dapat

diidentifikasikan dengan primary key dari tipe entitas

itu.

o Weak entity types adalah entitas yang keberadaannya

tergantung dari entitas lain. Karakteristik dari weak

entity adalah attribut yang terdapat pada entitas

tersebut tidak dapat mengidentifikasikan tipe entitas

22

itu secara unik.

o One-to-many (1:*) binary relationship types adalah

relasi dimana setiap entitas yang ada dapat mempunyai

satu relasi atau lebih dari satu relasi dengan entitas

yang lain.

o One-to-one (1:1) binary relationship types adalah

relasi dimana setiap entitas yang ada hanya dapat

mempunyai maksimal 1 relasi dengan entitas yang

lain.

o One-to-one (1:1) recursive relationship types adalah

relasi dimana setiap entitas yang ada sama pada kedua

sisi.

o Superclass / subclass relationship types adalah relasi

dimana superclass entity merupakan parent dari

subclass entity sebagai child

o Many-to-many (*:*) binary relationship type adalah

relasi dimana setiap entitas dapat mempunyai lebih

dari satu relasi dengan entitas lainnya.

o Complex relationship types adalah sebuah relasi yang

menghasilkan sebuah relasi untuk merepresentasikan

relasi yang ada dan meliputi atribut-atribut yang

menjadi bagian dari relasi tersebut.

o Multi-valued attributes adalah merupakan atribut yang

mempunyai banyak nilai untuk setiap tipe entitas.

23

• Melakukan validasi relasi dengan menggunakan

normalisasi.

• Melakukan validasi relasi terhadap transaksi yang

dilakukan user memastikan bahwa relasi pada model

data logikal mendukung transaksi-transaksi yang

dibutuhkan.

• Memeriksa integritiy constraint memeriksa integrity

constraints yang dirpresentasikan pada model data logikal.

Integrity constraints adalah batasan-batasan yang

digunakan agar kelengkapan, keakuratan, dan

kekonsistensian sistem basis data terjaga dengan baik.

Batasan-batasan yang ada meliputi : required data,

attributes domain constraints, multiplicity, entity integrity,

referential integrity, dan enterprise constraints.

• Peninjauan kembali model data logikal bersama dengan

user meninjau kembali model data logikal yang telah

dibangun untuk memastikan bahwa model tersebut sesuai

dengan representasi yang sebenarnya dari persyaratan data

yang dibutuhkan oleh perusahaan.

• Menggabungkan model-model data logikal yang ada

menjadi model global (langkah opsional)

menggabungkan model-model data logikal lokal menjadi

24

sebuah model data logikal global yang merepresentasikan

views sistem basis data bagi semua user.

• Memeriksa perkembangan di masa yang akan datang

memperkirakan apakah akan terjadi perubahan yang

signifikan di masa yang akan datang dan untuk menilai

apakah model data logikal yang ada sekarang dapat

mengikuti perubahan tersebut.

2.1.8.3 Perancangan Sistem basis data Secara Fisikal

Tujuan dari perancangan sistem basis data secara fisikal

adalah untuk menghasilkan gambaran implementasi sistem basis

data pada secondary storage. Tahap perancangan secara fisikal ini

mendeskripsikan base relations, file organizations, dan indexes

yang digunakan untuk mencapai akses data yang efisien dan

setiap integrity constraints yang saling berhubungan dan

pengukuran keamanan.

Perancangan sistem basis data secara fisikal dibagi menjadi

beberapa langkah yaitu :

• Menerjemahkan model data logikal global terhadap DBMS

yang telah ditentukan untuk menghasilkan skema relasional

sistem basis data dari model data logikal sehingga bisa

diimplementasikan pada DBMS yang dituju. Langkah-langkah

yang digunakan adalah :

25

o Merancang relasi-relasi dasar menentukan bagaimana

merepresentasikan relasi dasar yang telah teridentifikasi

pada model data logikal di DBMS yang dituju.

o Merancang representasi dari data yang diperoleh

menentukan bagaimana merepresentasikan data yang

terdapat pada model data logikal global ke dalam DBMS

yang dituju.

o Merancang general constraints merancang general

constraints untuk DBMS yang dituju.

• Merancang file organizations dan indexes untuk

menentukan file organizations yang optimal untuk

menyimpan relasi dasar dan indexes yang dibutuhkan untuk

mencapai performa yang dapat diterima, itulah, cara dimana

relasi dan tuple disimpan dalam secondary storage. Terdapat 4

langkah untuk mewujudkan tahap ini, yaitu :

o Menganalisa transaksi mengetahui fungsi-fungsi

transaksi yang berjalan pada sistem basis data dan untuk

menganalisa transaksi-transaksi yang penting.

o Memilih file organizations untuk mengetahui file

organizations yang efisien untuk relasi dasar.

o Memilih indexes untuk menentukan apakah

penambahan indexes akan meningkatkan performa sistem.

26

o Memperkirakan besarnya tempat penyimpanan yang

dibutuhkan untuk memperkirakan besarnya tempat

penyimpanan yang dibutuhkan oleh sistem basis data.

• Merancang user views untuk merancang user views yang

telah teridentifikasi selama tahap requirements collection and

analysis dari siklus pengembangan sistem basis data.

• Merancang mekanisme keamanan untuk merancang

mekanisme keamanan sistem basis data seperti yang

dispesifikasi oleh user selama tahap requirements collection

dari siklus pengembangan sistem basis data.

• Mempertimbangkan penggunaan dari redudansi terkontrol

untuk menentukan apakah penggunaan redudansi terkontrol

yang telah ternormalisasi akan dapat meningkatkan performa

sistem.

• Melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap sistem

operasi untuk mengawasi sistem operasi dan meningkatkan

performa dari sistem untuk memperbaiki rancangan-rancangan

yang kurang sesuai atau sebagai refleksi adanya perubahan

kebutuhan.

27

2.2 Teori – teori Pendukung

2.2.1 Pembelian

Menurut Haidar (2001, p352), pembelian adalah mendapatkan sesuatu

(barang atau jasa) dengna menukar uang yang senilai.

Menurut Barata (2001, p29), pembelian adalah cara memperoleh

sesuatu (barang atau jasa) dengan memberikan balas jasa berupa sejumlah

uang yang nilainya sama dengan harga barang atau jasa yang diperolehnya.

Menurut Mulyadi (2001, p299), pembelian didefinisikan sebagai

suatu usaha yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang

yang diperlukan oleh perusahaan.

Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian (Mulyadi, 2001, p299) adalah :

1. Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian yang sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang.

2. Fungsi pembelian, bertanggung jawab untuk mengeluarkan order

pembelian kepada pemasok.

3. Fungsi penerimaan, bertanggung jawab menerima barang yang dikirim

dari pemasok dan melakukan pemeriksaan guna menetukan atau

tidaknya barang untuk diterima.

4. Fungsi akuntansi, fungsi yang terkait dalam hal ini adalah fungsi

pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian (Mulyadi, 2001,

p301), adalah sebagai berikut :

1. Prosedur permintaan pembelian.

28

Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat

permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

2. Prosedur order pembelian.

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok dan

memberitahukan kepada unit-unit lain (misalnya fungsi penerimaan,

fungsi yang meminta barang, fungsi pencatat hutang) mengenai order

pembelian yang sudah dikeluarkan.

3. Prosedur penerimaan barang.

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang

diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan

barang.

4. Prosedur pencatatan utang.

Fungsi akuntansi memeriksa dokumen–dokumen yang berhubungan

dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang.

5. Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Dokumen–dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian (Mulyadi,

2001, p303), terdiri atas:

1. Surat permintaan pembelian.

2. Surat order pembelian.

3. Laporan penerimaan barang.

4. Surat perubahan order.

5. Bukti kas keluar.

29

2.2.2 Penjualan

Menurut Haidar (2001, p384), penjualan adalah pemindahan hak

milik atas barang (termasuk surat-surat berharga) atau jasa sesuai dengan

harga yang disepakati dan dibayar.

Menurut www.exnal.com, penjualan adalah proses mempengaruhi

keputusan pelanggan dalam menentukan pilihan produk atau jasa yang

akan ditukarnya dengan uang atau yang akan dibeli.

Menurut Barata (2001, p46), penjualan adalah suatu penyerahan

barang atau jasa dengan memperoleh balas jasa berupa sejumlah uang

yang jumlahnya sama dengan harga yang ditetapkan untuk barang atau

jasa yang diserahkan.

Menurut (sap.gunadarma.ac.id), jenis-jenis penjualan dapat

dibedakan menurut cara pembayarannya, yaitu :

• Penjualan tunai, bila pembayaran dilakukan secara tunai.

• Penjualan kredit, bila pembayaran dilakukan secara

angsuran atau kredit.

Menurut (sap.gunadarma.ac.id), terdapat juga penjualan yang disebut

penjualan konsinyasi, disebut juga dengan penjualan penitipan, dimana

perusahaan menitipkan produknya untuk dijual di took lain (bukan milik

perusahaan). Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001,

p211) adalah :

30

1. Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order,

mengedit order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal

pengiriman, dan bertanggung jawab atas transaksi penjualan.

2. Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan dan

menyiapkan barang yang dipesan, serta menyerahkan barang ke

fungsi pengiriman.

3. Fungsi pengiriman, bertanggung jawab menyerahkan barang kepada

pelanggan berdasarkan surat jalan yang diterimanya dari fungsi

penjualan.

4. Fungsi penagihan, bertanggung jawab membuat dan mengirimkan

faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan salinan faktur

bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi

akuntansi.

5. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab mencatat piutang yang timbul

dari transaksi penjualan, dan membuat laporan penjualan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan (Mulyadi, 2001,

p219) adalah sebagai berikut :

1. Prosedur order penjualan.

Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan

informasi penting pada surat order. Fungsi penjualan kemudian

membuat surat jalan, dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi

yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan

kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

2. Prosedur pengiriman.

31

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai

dengan informasi yang tercantum dalam surat jalan.

3. Prosedur penagihan.

Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya

kepada pembeli. Dalam metode tertentu, faktur penjualan dibuat oleh

fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat

surat jalan.

4. Prosedur pencatatan piutang.

Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu

piutang atau dalam metode pencatatan tertentu, mengarsipkan

dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan

piutang.

5. Prosedur distribusi penjualan.

Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi

yang diperlukan dalam manajemen.

Dokumen–dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi,

2001, p214) meliputi:

1. Surat jalan dan tembusannya.

2. Faktur dan tembusannya.

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.

4. Bukti memorial.

Retur Penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima

pengembalian barang dari pelanggan karena terjadi ketidaksesuaian

32

seperti barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi pada surat

order atau barang telah kadaluarsa. Pengembalian barang oleh pelanggan

harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi

penerimaan.

2.2.3 Persediaan / Pergudangan

Pergudangan adalah usaha penyimpanan barang di gudang dengan

fasilitas-fasilitasnya, seperti penyimpanan barang dalam kamar / ruangan

pendingin dan gudang barang-barang yang berada di kawasan berikut.

(Sumber: www.bi.go.id).

Penyimpanan atau pergudangan adalah pengamanan barang-barang

selama dibutuhkan. (Sumber: http://library.usu.ac.id).