6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Audit Operasinal 2.1.1 Pengertian Audit Operasional Audit operasional merupakan salah satu istilah yang digunakan dalam melakukan pemeriksaan untuk menilai efisiensi dan efektifitas atas kegiatan operasi suatu perusahaan. Ada beberapa pendapat yang mencoba menjelaskan mengenai definisi audit operasional. Menurut Tunggal (2001, p70) menyatakan “Audit operasional merupakan penelaahan secara sistematis dan komprehensif atas operasi suatu perusahaan atau unit – unitnya dan dilakukan dengan maksud untuk menentukan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai, mengidentifikasi bidang – bidang kegiatan di mana usaha penyempurnaan perlu dilakukan, serta merekomendasikan tindakan – tindakan perbaikan berdasarkan tujuan perusahaan atau norma – norma intern perusahaan yang telah ditetapkan atau standar – standar industri di mana perusahaan berada”. Arens & Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf (1999, p4) menyatakan, “Suatu pemeriksaan operasional atau audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya”. 2.1.2 Tujuan dan Manfaat Audit Operasional Kegiatan perusahaan semakin lama semakin kompleks, sehingga dibutuhkan suatu audit operasional yang dapat membantu manajemen puncak untuk menilai kinerja setiap fungsi di dalam perusahaan secara independen dan dapat diandalkan.
41
Embed
BAB 2 LANDASAN TEORIlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2007-1... · 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Audit Operasinal 2.1.1 Pengertian Audit Operasional Audit operasional
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
6
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Audit Operasinal
2.1.1 Pengertian Audit Operasional
Audit operasional merupakan salah satu istilah yang digunakan dalam melakukan
pemeriksaan untuk menilai efisiensi dan efektifitas atas kegiatan operasi suatu perusahaan.
Ada beberapa pendapat yang mencoba menjelaskan mengenai definisi audit operasional.
Menurut Tunggal (2001, p70) menyatakan “Audit operasional merupakan penelaahan
secara sistematis dan komprehensif atas operasi suatu perusahaan atau unit – unitnya dan
dilakukan dengan maksud untuk menentukan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan
telah tercapai, mengidentifikasi bidang – bidang kegiatan di mana usaha penyempurnaan
perlu dilakukan, serta merekomendasikan tindakan – tindakan perbaikan berdasarkan tujuan
perusahaan atau norma – norma intern perusahaan yang telah ditetapkan atau standar –
standar industri di mana perusahaan berada”.
Arens & Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf (1999, p4) menyatakan, “Suatu
pemeriksaan operasional atau audit operasional merupakan penelaahan atas bagian
manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan
efektifitasnya”.
2.1.2 Tujuan dan Manfaat Audit Operasional
Kegiatan perusahaan semakin lama semakin kompleks, sehingga dibutuhkan suatu audit
operasional yang dapat membantu manajemen puncak untuk menilai kinerja setiap fungsi di
dalam perusahaan secara independen dan dapat diandalkan.
7
Menurut Agoes, S.(2004, p176), untuk tujuan dilakukan audit operasional adalah:
1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam
perusahaan.
2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, dana, mesin, harta lainnya) yang
dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah
ditetapkan oleh top manajemen.
4. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditetapkan, rencana –
rencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
5. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan
preventif yang akan diambil.
6. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top manajemen untuk memperbaiki
kelemahan – kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern,
sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka
meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan.
Manfaat Audit Operasional menurut Tunggal (2001, p14) adalah sebagai berikut:
1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan.
2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan – laporan dan
pengendalian.
3. Memastikan ketaatan terhadap ketaatan manajerial yang ditetapkan, rencana – rencana,
prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
4. Mengidentifikasikan area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan
preventif yang akan diambil.
8
5. Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil
pemborosan.
6. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah
ditetapkan.
7. Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan.
2.1.3 Tahap – Tahap Audit Operasional
Menurut Aren, L (1999) yang dikutip dari buku Tunggal (2001, pp771-773) tahap – tahap
pemeriksaan audit operasional dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu:
1. Penelaahan Pendahuluan (Preliminary Survey)
Tujuan dari survey pendahuluan adalah untuk mendapatkan informasi umum dan latar
belakang, dalam waktu yang relatif singkat, mengenai semua aspek dari organisasi,
kegiatan, program, atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat
diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan,
informasi umum dan latar belakang yang diperlukan.
a. Pengamatan fisik sekilas (obrservasi)
b. Mencari data tertulis
c. Wawancara dengan manajer
d. Analisa (laporan intern manajemen)
9
2. Pengujian terinci (Detailed Examination)
Dalam tahapan ini auditor harus mengumpulkan bukti – bukti yang cukup, kompeten,
material dan relevan untuk menentukan tindakan – tindakan apa saja yang dilakukan
manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan – penyimpangan
terhadap kriteria dalam firm audit objective, dan bagaimana effects dari penyimpangan –
penyimpangan tersebut dan besar kecilnya effects tersebut yang menimbulkan kerugian
bagi perusahaan.
Bukti – bukti yang dikumpulkan harus diikhtisarkan, masing – masing yang berkaitan
dengan criteria, causes dan effects dalam firm audit objectives.
• Studi Lapangan
- wawancara dengan pegawai inti yang terkait dengan unit yang diperiksa.
- Menentukan temuan audit yang menyebabkan terjadinya ketidakefektifan
- Pedokumentasian hasil temuan
- Pengembangan alternatif, rekomendasi, dan saran – saran untuk melakukan
perbaikan.
3. Evaluasi terhadap pengembangan laporan
Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan dan saran dan harus di review oleh
audit manajer sebelum didiskusikan dengan auditee.
Komentar dari auditee mengenai apa yang disajikan dalam konsep laporan harus
diperoleh (sebaiknya secara tertulis).
Auditee bisa saja berbeda pendapat mengenai temuan dan perbedaan pendapat tersebut
harus dicantumkan dalam laporan audit.
10
4. Pelaporan hasil pemeriksaan
Dalam pelaporan hasil pemeriksaan harus didukung oleh data – data yang akurat dan
relevan agar dapat menjadi laporan hasil pemeriksaan yang kuat untuk diteruskan
kedalam kertas kerja audit.
5. Tindak lanjut setelah audit
Tindak lanjut merupakan hal yang biasa dilakukan dalam audit operasional jika
rekomendasi – rekomendasi disampaikan kepada manajemen. Tujuannya adalah
memastikan apakah perubahan – perubahan yang direkomendasikan telah dilakukan,
dan jika tidak, mengapa”.
2.1.4 Peranan Audit dalam Sistem Manajemen Mutu
Menurut Suardy, R (2001). Untuk memastikan sistem manajemen mutu dilakukan efektif,
penilaian secara obyektif dan berkala perlu dilakukan. Dengan menggunakan penilaian ini,
organisasi akan mengetahui kondisinya saat ini. Audit yang objektif akan memberikan
jaminan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan,
sasaran, dan rencana yang ditetapkan. Audit juga berperan sebagai bagian aktivitas yang
essensial, seperti sertifikasi eksternal dan evaluasi pemasok.
Audit dalam sistem manajemen mutu memberikan beberapa keuntungan antara lain :
1. Membantu mengembangkan sistem manajemen mutu yang terpadu dan efektif.
2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen.
3. Membantu pembagian sumberdaya yang optimal.
4. Membantu mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu.
5. Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu.
6. Mengurangi biaya – biaya umum tambahan.
7. Meningkatkan produktivitas.
8. Meningkatkan kepuasan konsumen / pelanggan dan pemasaran.
11
2.2 Latar Belakang Pendirian ISO
ISO ( International Organization for Standarization ) merupakan badan standar dunia
yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan Internasional yang berkaitan dengan
perubahan barang dan jasa (Suardy, 2001). ISO dapat disimpulkan sebagai koordinasi
standar internasional, publikasi standar harmonisasi internasional, dan promosi pemakaian
standar internasional.
ISO merupakan badan non pemerintahan yang beranggotakan 140 badan standar
nasional dan didirikan di Switzerland pada tahun 1947. Awal berdirinya ISO karena adanya “
Technical barriers to trade” yang disebabkan oleh ketidakseragaman standar di berbagai
negara, dan karena kalangan industri telah lama membutuhkan standar dunia untuk
membantu mewujudkan perdagangan internasional. Standar mutu ISO pertama kali
diterbitkan pada tahun 1987, direvisi pada tahun 1994, dan diterbitkan kembali pada versi
terbaru tahun 2000. Standar terbaru ini mengenai “ISO 9000:2000 Standards”.
ISO bertujuan untuk meningkatkan standar perdagangan barang dan Jasa Internasional,
dan meningkatkan kerjasama di bidang intelektual, pengetahuan, teknologi, dan aktivitas
ekonomi serta untuk memudahkan perdagangan internasional dengan menyediakan satu
kumpulan standar agar masyarakat dunia mengakui dan mematuhinya (Suardy, 2001).
Perdagangan bebas internasional (Worldwide Progress in trade liberization), penetrasi ke
berbagai sektor (Interpenetration of sectors), sistem komunikasi yang mendunia (Worldwide
communication systems), standar dunia bagi teknologi baru (Global Standards for emeging
technologies), dan negara berkembang (Developing Countries) merupakan alasan utama
diperlukannya ISO 9000. Oleh karena itu ISO menerbitkan standar yang memuat sistem
manajemen mutu organisasi dan standar ini adalah ISO 9000. ISO 9000 dapat diterapkan di
semua jenis organisasi dalam mencapai standar mutu produk dan jasa yang diakui dunia.
12
2.2.1 Gambaran umum ISO 9000:2000
ISO 9000 merupakan kumpulan standar proses mengenai Sistem Manajemen Mutu dan
bukan merupakan standar produk. ISO 9000 memiliki standar, pedoman, dan laporan teknis
yang terangkum di dalam ISO 9000 series. ISO 9000:2000 sendiri terdiri dari beberapa
bagian yang memuat tentang sistem manajemen mutu, di antaranya ISO 9001:2000 dan ISO
9004:2000.(www.iso.ch).
Standar ISO 9000 untuk Sistem Manajemen Kualitas (QMS) adalah “struktur organisasi,
tanggung jawab, prosedur – prosedur, proses - proses, dan sumber – sumber daya untuk
penerapan manajemen kualitas”. ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk sistem
manajemen kualitas. ISO 9000 menetapkan persyaratan – persyaratan dan rekomendasi
untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk
menjamin bahwa pemasok akan memberikan produk (barang dan / atau jasa) yang
memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan – persyaratan yang ditetapkan ini dapat
merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana pemasok dikontrak untuk memasok
produk – produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana
ditentukan oleh pemasok (Vincent Gasperz, 2001).
ISO 9000:2000 merupakan dasar dan kosakata sistem manajemen mutu yang berisi
tentang pemahaman standar dan definisi istilah – istilah dasar dalam ISO 9000:2000 series.
Sedangkan bagian ISO 9001:2000 dan 9004:2000 berisi persyaratan sistem manajemen
mutu dan pedoman untuk kinerja peningkatan sistem manajemen mutu.
2.2.2 Perubahan ISO 9000:1994 ke ISO 9000:2000
Seperti yang telah diketahui, ISO 9000 telah mengalami perubahan sebanyak tiga kali
dan ini merupakan revisi yang ketiga yaitu dari ISO 9000:1994 ke ISO 9000:2000. Penerbitan
kembali revisi dari standar ISO 9000 ini telah menunjukkan adanya perubahan – perubahan,
di antaranya adalah penggabungan ISO 9001, ISO 9002, dan ISO 9003 menjadi ISO 9001
saja. Sedangkan ISO 9001 yang semula berjumlah 20 elemen, disederhanakan menjadi 4
13
elemen saja, yaitu tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, manajemen
proses, serta pengukuran dan analisis peningkatan (Vincent. G, 2001). Model sistem
manajemen mutu ISO 9001 versi 2000 berdasarkan pendekatan proses yang menganut pola
Plan (menetapkan sasaran dan proses yang diperlukan agar hasilnya sesuai dengan
persyaratan pelanggan dan kebijakan organiasi) - Do (Implementasi Prosesnya) - Check
(memantau dan mngukur proses serta produk terhadap kebijakan, sasaran dan
persyaratannya) - Act (melakukan tindakan perbaikan kinerja proses secara
berkesinambungan) => P-D-C-A, penekanan pada pelanggan, dan peningkatan
berkesinambungan (Continual Improvement). Selain perubahan – perubahan tersebut, ada
satu lagi perubahan yang sangat penting, yakni penekanan pada peranan dan tanggung
jawab manajemen puncak terhadap sistem mutu. Pada ISO 9001:2000 sangat dipengaruhi
oleh prinsip – prinsip yang dikenal dengan Delapan Prinsip Manajemen Mutu. Prinsip – prinsip
ini dapat digunakan sebagai suatu kerangka kerja (frame work) yang membimbing organisasi
menuju peningkatan kinerja.
2.2.3 Pengertian ISO 9001:2000
Menurut Suardy, R (2001). ISO 9001 adalah suatu standar internasional untuk sistem
manajemen mutu (Quality Management System) yang di dalamnya menetapkan persyaratan –
persyaratan dan rekomendasi untuk desain penelitian dari suatu sistem manajemen mutu,
bertujuan untuk menjamin bahwa pemasok akan memberikan produk (barang dan/atau jasa)
yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan – persyaratan yang ditetapkan ini
dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi (pemasok) yang
dikontrak bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk – produk tertentu, atau
merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi.
Menurut Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena di
dalamnya tidak ada kriteria penerimaan produk ataupun persyaratan persyaratan yang harus
dipenuhi oleh produk, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk terhadap standar –
14
standar produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan suatu Sistem Manajemen Mutu sehingga
perusahaan yang telah mengimplementasikan dan memperoleh sertifikasi ISO dapat menyatakan
bahwa sistem manajemen mutunya telah memenuhi standar internasional, bukan produk
berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk dalam ISO 9001:2000.
Bagaimanapun diharapkan, meskipun tidak selalu, produk yang dihasilkan dari suatu sistem
manajemen mutu internasional akan berkualitas baik (standar).
ISO 9001:2000 berisi persyaratan standar Sistem Manajemen Mutu yang digunakan untuk
mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang
sesuai dan merupakan standar internasional yang menetapkan persyaratan – persyaratan dan
rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu Sistem Manajemen Mutu, yang bertujuan
untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (Barang dan / Jasa) yang memenuhi
persyaratan yang ditetapkan.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 terutama harus dilandaskan pada
komitmen dari manajemen puncak yang memiliki wewenang dalam menjelaskan sasaran yang
ingin diraih oleh perusahaan. Untuk mencapai komitmen dan sasaran tersebut, diperlukan
struktur personel yang merencanakan dan mengawasi penerapannya. Hal ini dapat dilakukan
dengan menunjuk wakil manajer yang berfungsi sebagai penghubung antara manajemen
perusahaan dan badan sertifikasi serta memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu diterapkan
dengan semestinya. Selanjutnya dibentuk tim ISO yang berfungsi sebagai tim perancang yang
bertugas untuk menentukan tujuan penerapan, menyetujui rencana, mengevaluasi laporan, dan
memutuskan perubahan yang diperlukan. Mereka inilah yang menjalankan dan bertanggung
jawab terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan di organisasi.
Menurut Vincent Gasperz (2001) “Secara garis besar, elemen – elemen persyaratan dalam
ISO 9001:2000 dapat terbagi lima klausul utama, yaitu :
1. Sistem Manajemen Mutu (Klausul 4 dari ISO 9001:2000)
2. Tanggung Jawab Manajemen (Klausul 5 dari ISO 9001:2000)
3. Manajemen Sumber daya (Klausul 6 dari ISO 9001:2000)
15
4. Realisasi Produk (Klausul 7 dari ISO 9001:2000)
5. Analisis, pengukuran dan peningkatan (Klausul 8 dari ISO 9001:2000)
2.3 Delapan Prinsip Manajemen Mutu
ISO 9001 : 2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen kualitas yang dapat
digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja ( framework) yang membimbing
organisasi menuju peningkatan kinerja. (Vincent, 2001, p75 – 84).
Delapan prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan penyusunan ISO 9001:2000 itu
adalah :
2.3.1 Prinsip 1 : Fokus pada Pelanggan
Organisasi / perusahaan tergantung pada pelanggan mereka, yang merupakan kunci untuk
meraih keuntungan dan pandangan mereka menentukan kelangsungan hidup organisasi. Oleh
karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan sekarang dan yang akan datang,
berusaha memenuhi kebutuhan (persyaratan) pelanggan dan berusaha melebihi harapan
(ekspetasi) pelanggan.
2.3.2 Prinsip 2 : Kepemimpinan
Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari perusahaan (organisasi).
Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang – orang dapat
menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan organisasi. Prinsip kepemimpinan
berkaitan erat dengan manajemen yang saling melengkapi, dalam arti bahwa kepemimpinan
berkaitan dengan inovasi, inisiatif dan bagaimana memotivasi perusahaan untuk mencapai tujuan
– tujuan perusahaan sedangkan manajemen berkaitan dengan sistem, pengendalian, prosedur,
kebijakan, dan struktur. Dengan demikian kinerja pemimpin (leader) adalah memiliki kemampuan
memotivasi orang lain agar terinspirasi dalam mewujudkan visinya, menarik orang lain bukan
mendorong orang lain, untuk terlibat dalam pencapaian sasaran perusahaan.
16
2.3.3 Prinsip 3 : Keterlibatan Personel
Keterlibatan personel pada semua tingkatan membawa manfaat bagi perusahaan dimana
karyawan diberikan kesempatan dalam merencanakan, menerapkan rencana dan mengendalikan
rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sehingga dengan adanya kebebasan dan
kewenangan dalam melakukan pekerjaan, karyawan akan memiliki ‘rasa memiliki perusahaan’
dan tanggung jawab dalam memecahkan masalah. Hal ini bukan berarti karyawan dibiarkan
memutuskan caranya dalam melakukan segala sesuatu, melainkan pemberian kebebasan sesuai
dengan standar lingkup kerja karyawan yang akan memicu karyawan untuk aktif dalam melihat
peluang untuk peningkatan kompetensi, pengetahuan, dan pengalaman. Hal ini dapat dilakukan
dengan perekrutan SDM (Sumber Daya Manusia) yang tepat, memberikan pelatihan, kemudian
memberikan tingkat tanggung jawab dan wewenang yang sesuai.
2.3.4 Prinsip 4 : Pendekatan Proses
Standar ISO mengembangkan pemakaian pendekatan proses pada masa pembuatan,
penerapan dan peningkatan sistem manajemen mutu yang efektif. Hal ini dimaksudkan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi berbagai persyaratan pelanggan.
Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber –
sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan
sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin, dan peralatan dalam suatu
lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Suatu proses mengkonversi
input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.
2.3.5 Prinsip 5 : Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen
Pendekatan sistem terhadap manajemen baru dapat dilakukan jika pendekatan proses telah
diterapkan. Dengan kata lain, pendekatan sistem terhadap manajemen adalah kumpulan
pendekatan proses yang merupakan identifikasi, pemahaman, pengelolaan sistem dari proses
17
yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan dengan efektif dan
efisien.
2.3.6 Prinsip 6 : Peningkatan Berkesinambungan
Pada meningkatan berkesinambungan (Continual Improvement) berbeda dengan
peningkatan terus – menerus (Continuous improvement), pada peningkatan berkesinambungan
peningkatan dilakukan pertama kali kemudian distabilkan terlebih dahulu dan dibuatkan standar
sehingga mampu memasuki peningkatan kedua dan seterusnya, pada peningkatan terus
menerus peningkatan dilakukan terus menerus setelah terjadi penyempurnaan melalui revisi.
2.3.7 Prinsip 7 : Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta
Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan analisis data dan informasi yang
dapat dipertangungjawabkan untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah –
masalah mutu dapat terselesaikan dengan efektif dan efisien.
2.3.8 Prinsip 8 : Hubungan Saling Menguntungkan dengan Pemasok
Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling
menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.
2.4 Interpretasi klausul ISO 9001:2000
2.4.1 Ringkasan Interpretasi Elemen – Elemen Persyaratan Klausul ISO
9001:2000
Menurut Vincent Gasperz,2001,p.180 - 183. “Berikut adalah tabel elemen – elemen
persyaratan klausul ISO 9001:2000 disertai ringkasan tindakan manajemen untuk memenuhi
persyaratan klausul ISO 9001:2000
18
Tabel 2.1
Ringkasan Interpretasi Elemen – Elemen Persyaratan Klausul ISO 9001:2000
Klausul Sub- Klausul Tindakan Manajemen
4. Sistem
Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan Umum
4.2 Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 Manual Mutu
4.2.2 Pengendalian
Dokumen
4.2.3 Pengendalian
Catatan Mutu
� Mengungkapkan hal – hal yang
dikerjakan melalui proses (say what
you do)
� Melaksanakan hal – hal
diungkapkan itu (do what you say)
menuju peningkatan
berkesinambungan.
� Menulis Hal – Hal yang Penting
� Membuat petunjuk – petunjuk yang
tersedia bagi pengguna
� Menyimpan dokumen – dokumen itu
agar tetap berlaku (tidak usang)
sepanjang dibutuhkan
� Mengidentifikasi catatan – catatan
mutu yang dibutuhkan dan
memelihara menyimpan catatan –
catatan itu
5. Tanggung 5.1 Komitmen Manajemen � Merumuskan visi dan menunjukkan
19
Jawab
Manajemen
5.2 Fokus pelanggan
5.3 Kebijakan Mutu
5.4 Perencanaan
5.5 Tanggung Jawab,
Wewenang, dan Komunikasi
5.6 Peninjauan ulang
Manajemen
komitmen
� Mendefinisikan kebijakan tentang
mutu
� Membuat penugasan untuk
memberikan kualitas barang dan jasa
� Menjamin agar setiap orang dalam
organisasi memperoleh informasi
yang relevan
� Mengukur kemajuan – kemajuan
yang dicapai
� Melakukan peningkatan –
peningkatan (Improvements)
6. Manajemen
Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Sumber daya Manusia
6.3 Infrastruktur
6.4 Lingkungan Kerja
� Menyediakan sumber – sumber
daya untuk sistem dan dan
memuaskan pelanggan
� Menyiapkan orang – orang agar
mereka dapat melaksanakan
pekerjaan dengan baik
� Memelihara berbagai fasilitas dan
peralatan proses yang ada
� Menciptakan dan memelihara
tempat kerja yang baik
7. Realisasi
produk
7.1 Perencanaan Realisasi
Produk
7.2 Proses yang Terkait
dengan Pelanggan
� Menentukan langkah – langkah
proses sejak awal
20
7.2.1 Identifikasi
Persyaratan yang Terkait
dengan Produk
Peninjauan ulang
Persyaratan yang Terkait
dengan Pelanggan
7.2.2 Komunikasi
Pelanggan
7.3 Desain dan
Pengembangan
7.3.1 Perencanaan Desain
dan Pengembangan
7.3.2 Input Desain dan
Pengembangan
7.3.3 Output Desain dan
Pengembangan
7.3.4 Peninjauan Ulang
Desain dan Pengembangan
7.3.5 Verifikasi Desain dan
Pengembangan
7.3.6 Validasi Desain dan
Pengembangan
7.3.7 Pengendalian
� Memahami secara jelas tentang
kebutuhan pelanggan
� Memahami bahwa persyaratan –
persyaratan yang diinginkan
pelanggan dapat dilaksanakan
� Menjamin bahwa pelanggan
memperoleh informasi dan
mendengarkan kebutuhan mereka
� Menciptakan suatu rencana desain
� Mengetahui hal – hal apa yang
sedang didesain
� Mengidentifikasi ukuran – ukuran
keberhasilan
� Meninjau ulang pekerjaan
� Menguji (Verifikasi) bahwa hal – hal
yang dilaksanakan telah sesuai
dengan yang dijanjikan
�Menjamin bahwa semua itu
berlangsung atau bekerja dengan
baik
21
Perubahan Desain dan
Pengembangan
7.4 Pembelian
7.4.1 Proses Pembelian
7.4.2 Informasi Pembelian
7.4.3 Verifikasi produk
yang dibeli
7.5 Ketentuan Produksi dan
Pelayanan
7.5.1 Ketentuan
Pengendalian Produksi dan
Pelayanan
7.5.2 Validasi dari Proses
untuk Pengoperasian
Produksi dan Pelayanan
7.5.3 Identifikasi dan
Kemampuan Telusur
(Traceability)
7.5.4 Hak Milik Pelanggan
� Meneliti dengan cermat setiap
perubahan yang terjadi
� Mengevaluasi Pemasok
� Mengetahui apa yang diinginkan
untuk dibeli
� Menguji (verifikasi) produk yang
dibeli
� Mengendalikan Proses
� Jika tidak memungkinkan untuk
memeriksa produk, maka perlu
memeriksa proses
� Mengaitkan spesifikasi – spesifikasi
terhadap pekerjaan
� Menunjukkan apakah item dapat
diterima atau ditolak
� Memelihara jalur dari apa yang
diberikan sehingga mampu
menelusur kembali
� Tidak merusak barang - barang
milik pelanggan
� Menjaga dan memelihara produk
agar selalu berada dalam kondisi
yang baik
� Mengidentifikasi informasi yang
22
7.5.5 Penjagaan /
Pemeliharaan Produk
7.6 Pengendalian Peralatan
dan Pengukuran
dibutuhkan untuk keputusan
penerimaan / penolakan produk
� Menggunakan peralatan itu dalam
lingkungan yang tepat / sesuai
� Memeriksa peralatan kalibrasi
8. Pengukuran,
Analisis, dan
Peningkatan
8.1 Umum
8.2 Pengukuran dan
Pemantauan
8.2.1 Kepuasan
Pelanggan
8.2.2 Audit Internal
8.2.3 Pengukuran dan
Pemantauan Proses –
Proses
8.2.4 Pengukuran dan
Pemantauan Produk
8.3 Pengendalian Produk
Nonkonformans
� Mengidentifikasi proses – proses
pengukuran yang penting
� Menggunakan data guna
meyakinkan suatu jaminan terhadap
kesesuaian produk dan sistem
manajemen mutu, serta
meningkatkan terus menerus
efektivitas dari sistem
� Memelihara kepuasan pelanggan
� Melakukan audit mutu internal
� Melaporkan hasil – hasil audit
kepada mereka yang berwenang
atau bertanggung jawab
� Memeriksa guna meyakinkan bahwa
masalah – masalah telah ditetapkan
� Memeriksa produk terhadap
persyaratan - persyaratan
� Memisahkan barang – barang yang
23
8.4 Analisis Data
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan
Berkesinambungan
8.5.2 Tindakan Korektif
8.5.3 Tindakan
Pencegahan
tidak sesuai agar tidak tercampur
dengan barang – barang yang baik
� Mengumpulkan data, menganalisis
data, dan menginterpretasikan
tentang hal yang berarti terkait
dengan informasi itu
� Melakukan peningkatan
berkesinambungan
� Mengidentifikasikan masalah actual
dan masalah potensial yang ada
� Menentukan mengapa masalah itu
terjadi
� Menetapkan akar penyebab dari
masalah
Sumber : Gaspersz Vincent, ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement, 2005
Menurut Suardy, Rudi, R,2001,p. 60. “Berikut adalah persyaratan klausul ISO 9001:2000
yang telah disesuaikan dengan requirements delapan prinsip manajemen mutu yang dapat dilihat
pada tabel berikut di bawah ini :
24
Tabel 2.2
Hubungan antara 8 Prinsip Manajemen Mutu dengan ISO 9001:2000
Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Fokus Pada Pelanggan 5.1 Komitmen Manajemen (a)
5.2 Fokus Pelanggan
Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000
5.5.2 Wakil Manajemen (c)
5.6.2 Tinjauan Masukan (b)
5.6.3 Tinjauan Keluaran (b)
6.1 Penyediaan Sumber Daya (b)
7.2 Proses yang berhubungan dengan
Pelanggan (semua)
7.5.4 Properti Pelanggan
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.4 Analisis Data
8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan
8.5.2 Tindakan Perbaikan
Kepemimpinan 5. Tanggung Jawab Manajemen (Semua)
6. Pengelolaan Sumber Daya (Semua)
8.5 Peningkatan (Semua)
Keterlibatan Personel 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
5.5.3 Komunikasi Internal
6.2.2 Kompetensi, Kepedulian, dan Pelatihan
6.4 Lingkungan Kerja
8.5.2 Tindakan Perbaikan
25
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Pendekatan Proses 4. Sistem Manajemen Mutu (Semua)
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
6.1 Penyediaan Sumber Daya (a)
7. Realisasi Produk (Semua)
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Pendekatan Sistem terhadap Manajemen 4 Sistem Manajemen Mutu (Semua)
5 Tanggung Jawab Manajemen (Semua)
6 Pengelolaan Sumber Daya (Semua)
7 Realisasi Produk (Semua)
8 Pemantauan, Analisis, dan Peningkatan
(Semua)
Peningkatan Berkesinambungan 4.1 Persyaratan Umum (d,e, dan f)
5.1. Komitmen Manajemen
5.3. Kebijakan Mutu (b dan e)
5.5.2. Wakil Manajemen (b)
5.6. Tinjauan Manajemen (Semua)
6.1. Penyediaan Sumber Daya (a)
8.1 Umum (c)
8.5 Peningkatan (Semua)
Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta 5.6. Tinjauan Manajemen (Semua)
8 Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Hubungan Saling Menguntungkan dengan
Pemasok
7.4. Pembelian
Sumber : Suardy Rudi, R, 2001
26
2.4.2 Interpretasi Klausul ISO 9001 : 2000 pada Prinsip Fokus Pada Pelanggan
Organisasi / perusahaan tergantung pada pelanggan mereka, yang merupakan kunci untuk
meraih keuntungan dan pandangan mereka menentukan kelangsungan hidup organisasi. Oleh
karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan sekarang dan yang akan datang,
berusaha memenuhi kebutuhan (persyaratan) pelanggan dan berusaha melebihi (ekspetasi)
pelanggan.
Klausul ISO 9001 : 2000 yang berhubungan dengan prinsip fokus pada pelanggan ini
adalah :
Klausul 5.1 – Komitmen Manajemen (a)
Pada Klausul ini diisyaratkan bahwa manajemen puncak harus memberikan bukti dari
komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem mutu serta terus menerus
meningkatkan kefektifannya dengan berkomunikasi pada organisasi tentang pentingnya
memenuhi persyaratan pelanggan.
Klausul 5.2 – Fokus Pelanggan
Manajemen puncak harus memastikan bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan
dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen harus memiliki
metodologi yang menjamin bahwa kebutuhan – kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah
ditetapkan melalui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 dan dikonversikan ke dalam
persyaratan – persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan.
Klausul 5.5.2 – Wakil Manajemen (c)
Klausul ini secara tegas menyatakan bahwa manajemen puncak harus mengangkat
anggota manajemen yang bebas dari tanggung jawab lain sebagai Wakil Manajemen (
Management Representative ), yang memiliki tanggung jawab dan wewenang memastikan
promosi kepedulian persyaratan pelanggan ke seluruh organisasi.