BAB 1 _ERP

DIKTAT KULIAH

ERPEnterprise Resource PlanningDisusun Oleh Murahartawaty, ST., MT

Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom 2010

DAFTAR ISIBAB 1 ....................................................................................................................................... 3 KONSEP DASAR DAN ........................................................................................................... 3 PERKEMBANGAN ERP ......................................................................................................... 3 1.1 ERP DAN SISTEM ENTERPRISE ...................................................................................................3 1.2 PENGERTIAN ERP ..............................................................................................................................4 1.3 KONSEP DASAR ERP ..........................................................................................................................6 1.4 ERP SEBAGAI SISTEM INFORMASI ............................................................................................8 1.5 SEJARAH SINGKAT ERP ................................................................................................................10 1.6 MENGAPA HARUS ERP ..................................................................................................................16 1.7 ILUSTRASI PENERAPAN ERP .....................................................................................................17 BAB 2 ..................................................................................... Error! Bookmark not defined. Konsep Dasar ...................................................................... Error! Bookmark not defined. Proses Bisnis ....................................................................... Error! Bookmark not defined. 2.1 PENGERTIAN PROSES BISNIS .................................. Error! Bookmark not defined.

Enterprise Resource Planning

2

BAB 1KONSEP DASAR DAN PERKEMBANGAN ERPPOKOK BAHASANPada bab ini akan dijelaskan pengertian ERP (Enterprise Resources Planning), ERP dan Sistem Enterprise, Perkembangan atau evolusi ERP dan ilustrasi penerapan ERP di perusahaan.

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUMDiharapkan setelah mempelajari materi pada bab ini, mahasiswa mampu memahami definisi dan konsep dasar ERP serta perkembangan ERP hingga saat ini.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS1. 2. 3. 4. 5. Mahasiswa mampu memahami ERP dan Sistem Enterprise. Mahasiswa mampu memahami pengertian dan konsep dasar ERP. Mahasiswa mampu memahami ERP sebagai Sistem Informasi. Mahasiswa mampu menjelaskan sejarah perkembangan ERP. Mahasiswa mampu menjelaskan alas an mengapa perlu implementasi ERP di perusahaan. 6. Mahasiswa mengetahui pendekatan yang digunakan sebagai ilustrasi penerapan ERP di perusahaan.

1.1 ERP DAN SISTEM ENTERPRISEKetika awal tahun 1998, ERP masih merupakan istilah yang sayup-sayup terdengar di beberapa perusahaan dan orang-orang yang berkutat di sektor manufaktur. Wujud ERP yang sering hadir secara fisik menjadi sebuah paket software membuat beberapa orang menafsirkan ERP secara sederhana, yaitu sebuah software, baik yang bersifat open source maupun komersial. Di pihak lain, banyak artikel dan berita yang memuat tentang aspek implementasi ERP. Beberapa diantaranya memberikan persepsi positif atas keberhasilan ERP dalam mencapai tujuannya, yaitu meningkatkan efektivitas perusahaan. Akan tetapi, banyak juga artikel yang mengesankan bahwa


3

implementasi ERP itu tidaklah semudah membalikkan telapak tangan dan banyak faktor yang menentukan keberhasilannya. Juga ada beberapa contoh kasus perusahaan yang malah menbjadi bangkrut total akibat implementasi ERP yang tidak tepat. Enterprise Resource Planning (ERP) bukanlah sebuah software. Terdapat kesalahpahaman terminologi yang muncul dalam publikasi-publikasi bisnis dimana terjadi pelabelan software yang memproses transaksi-transaksi perusahaan secara menyeluruh sebagai ERP. Namun demikian, tidak dipungkiri bahwa paket-paket software ini memang merupakan tools untuk perencanaan sumber daya yang efektif. Salah satu jenis software yang sering mengaburkan pemahaman terhadap ERP adalah Enterprise System atau yang disingkat ES. ES menurut Davenport (2000) menggambarkan enterprise systems sebagai paket-paket aplikasi komputer yang mengakomodasi sebagian besar aspek kebutuhan informasi sebuah perusahaan. Posisi ERP terhadap ES dapat dinyatakan sebagai berikut, tidak semua konsepkonsep bisnis ERP tercakup dalam paket EnterpriseSoftware (ES) standar, demikian juga sebaliknya, dalam paket ES standar terdapat proses-proses bisnis yang bukan bagian dari ERP. Gambar 1-1 menunjukan perbedaan-perbedaan tersebut.

Gambar 1.1 Posisi ERP Terhadap Sistem Enterprise Area sisi kanan dalam gambar adalah fungsi-fungsi ES yang bukan bagian dari ERP dan area sisi kiri adalah fungsi-fungsi ERP yang tidak tercakup dalam paket ES standar, sedangkan area tengah adalah irisan dari kedua kondisi sebelumnya yaitu fungsi-fungsi ERP yang memang tercakup dalam Enterprise Software.

1.2 PENGERTIAN ERPERP merupakan singkatan dari tiga kata, yaitu Enterprise (perusahaan atau organisasi), Resource (sumber daya) dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini


4

mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada perencanaan, yang berarti ERP menekankan pada aspek perencanaan sumber daya perusahaan secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Kata enterprise sendiri memiliki arti yang mendalam, sebab tidak dapat diwakili oleh kata lain seperti perusahaan atau organisasi. Kata enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis secara umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil seperti kafe, hingga bisnis raksasa seperti perusahaan telekomunikasi. Secara konseptual dapat digambarkan bahwa enterprise merupakan sebuah kelompok yang terdiri dari orang-orang yang saling bekerja sama dengan tujuan tertentu dan memiliki sumber daya untuk dipergunakan mencapai tujuan yang ditetapkan. Penjelasan di atas memiliki arti yang sama dengan organisasi, namun sudut pandang enterprise berbeda dengan sudut pandang organisasi. Pada sudut pandang tradisional, organisasi atau perusahaan dibagi menjadi unit-unit dengan fungsifungsi tertentu sehingga terdapat fungsi personalia yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia, fungsi keuangan untuk mengatur sumber daya keuangan, fungsi pemasaran yang bertanggung jawab dalam memasarkan dan melakukan penjualan produk dan jasa kepada konsumen, dan fungsi-fungsi lainnya. Setiap fungsi yang ada dalam perusahaan biasanya berwujud sebagai departemen dan seolah-olah bekerja pada kotak masing-masing dengan tujuan dan sasaran masing-masing sesuai dengan sudut pandang mereka dan sesuai dengan tujuan organisasi. Setiap fungsi seakan terisolasi dan memiliki system tersendiri dan koleksi data serta analisis tersendiri. Hal ini akan mengakibatkan informasi yang dihasilkan hanya dapat dibaca oleh pimpinan di departemen tersebut dan tidak dapat dimanfaatkan oleh departemen lain. Setiap departemen bergerak dengan arah masing-masing sebab mereka tidak mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lainnya. Sedangkan dalam sudut pandang enterprise, keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing departemen adalah sub system. Informasi mengenai semua aspek organisasi disimpan dan dikelola secara terpusat dan dapat diakses oleh departemen lain yang membutuhkan. Hasilnya adalah transparansi informasi sehingga masing-masing departemen mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lain, mengapa hal itu dikerjakan, dan apa yang harus dilakukan untuk mendukung pekerjaan tersebut sehingga mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Kata resources dapat diartikan sebagai sumber daya yaitu seluruh asset yang dimiliki oleh enterprise, berupa aset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, pesanan produk, teknologi, dan juga strategi. Sumber daya juga mencakup semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola dengan efektif agar dapat menghasilkan keuntungan. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sebuah konsep yang merencanakan dan mengelola sumber daya agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas organisasi tersebut.


5

Mengutip definisi ERP yang dikemukakan oleh Daniel E.OLeary sebagai berikut. ERP systems are computer based systems designed to process an organizations transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics. Berdasarkan definisi di atas, terdapat kata kunci yaitu adanya integrasi dari seluruh transaksi yang dimiliki oleh perusahaan dan bersifat lintas fungsional agar dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Konsep ERP hanya dapat dijalankan dengan baik jika dibantu oleh perangkat aplikasi berbasis komputer sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Perangkat aplikasi dan teknologi yang digunakan juga harus memberikan nilai tambah bagi perusahaan berupa perampingan proses, penyederhanaan proses, integrasi, dan otomatisasi proses. Kata integrasi yang sering disebut sebagai fungsi utama ERP berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut. 1. Menghubungkan antara berbagai aliran proses 2. Metode dan teknik berkomunikasi 3. Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis 4. Koordinasi operasi bisnis Dalam definisi Daniel OLeary terdapat karakteristik tertentu yang idealnya dimiliki oleh system ERP, yaitu: 1. Paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional maupun berbasis jaringan. 2. Memadukan sebagian besar proses bisnis 3. Memproses sebagai besar dari transaksi perusahaan 4. Menggunakan database perusahaan secara tipikal hanya menyimpan data sekali saja 5. Memungkinkan akses data secara real time 6. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan 7. Menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, dan sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional 8. Memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan yanpa melakukan pemrograman kembali.

1.3 KONSEP DASAR ERPKonsep dasar ERP adalah ERP merupakan sebuah sistem perencanaan yang terintegrasi dari berbagai fungsi bisnis yang dimiliki perusahaan. Gambar 1.2 di bawah ini menunujukkan konsep dasar ERP.


6

Gambar 1.2 Konsep Dasar ERP Dari gambar tersebut di atas secara jelas dapat dilihat bahwa sistem ERP berusaha mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam perusahaan dalam suatu sistem komputer berdasarkan satu database pusat. Jadi tidak ada lagi database yang dikembangkan oleh masing-masing bagian atau fungsi. Juga tidak ada lagi berbagai sistem atau perangkat lunak yang dikembangkan oleh masing-masing bagian dan fungsi. Sistem tersebut dikembangkan sehingga tidak hanya dapat menghubungkan dan mengkaitkan semua bagian, tetapi juga memuaskan semua bagian tersebut. Jadi hanya ada satu sistem yang terintegrasi, hanya ada satu database, dan hanya ada satu perangkat lunak. Dalam sistem lama, misalnya dalam menanggapi pesanan pelanggan, cara tipikal ialah bahwa setelah pelanggan melakukan pesanan, yang umumnya masih menggunakan formulir kertas, berjalan dari satu meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan dimasukkan dalam komputer bagian satu, dimasukkan lagi ke komputer bagian lain dan seterusnya. Proses ini sering menimbulkan kelambatan bahkan kehilangan pelacakan. Kehilangan pelacakan dapat diperparah dengan kekacauan data, karena ada berbagai database yang dikembangkan, yang masing-masing mungkin tidak sama. Sementara itu tidak ada seorangpun dalam perusahaan bersangkutan betul-betul mengetahui status terakhir dari pesanan tersebut, karena sangat sulit bagi orang di bagian keuangan misalnya mengakses data dari bagian pergudangan dan sebaliknya. Sistem ERP menghilangkan kelambatan dan ketidak-tahuan semua ini. Sistem komputer yang berdiri sendiri di masing-masing bagian seperti keuangan, produksi, dan pergudangan diganti dengan sistem komputer satu dengan perangkat lunak yang terpadu dan berdasarkan database yang satu. Perangkat lunak ini mungkin dibagi menjadi beberapa modul, namun tetap terpadu satu sama lain. Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi karyawan.


7

1. Integrasi Informasi Keuangan Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendirisendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan database dan sistem yang sama. 2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman. 3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. 4. Mengurangi Persediaan Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih baik. 5. Standarisasi Informasi Karyawan. Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.

1.4 ERP SEBAGAI SISTEM INFORMASIDewasa ini telah banyak aktivitas bisnis di perusahaan perlu dijalankan dengan menggunakan sistem informasi dan perangkat lunak yang terintegrasi untuk mengelola seluruh fungsi dan bagian yang ada. Sistem ERP yang terintegrasi, pada hakekatnya, adalah suatu sistem perangkat lunak dan perangkat keras yang sangat kompleks, yang baru mulai dikembangkan pada tahun 1990an. Evolusi


8

pengembangan sistem ERP tersebut adalah hasil dari pengembangan perangkat lunak dan perangkat keras serta pengembangan visi sistem informasi terpadu.

1. Pengembangan Perangkat Lunak dan Keras Komputer pertama sangat besar dan sangat mahal dan kurang mempunyai kemampuan dibandingkan dengan komputer sekarang. Komputer digital otomatis yang berskala besar pertama kali dibuat tahun 1944. Komputer ini panjangnya kurang lebih 17 meter, lebarnya 3 meter, dan beratnya 5 ton. Komputer bisnis yang praktis dengan mainframe dikembangkan pada tahun 1960an. Program dan data dimasukkan dengan menggunakan punch cards atau magnetic tape. Sejak itu, komputer menjadi makin lama makin kecil dan berkemampuan makin banyak dan kompleks. Microprocessor, yaitu komputer dengan chip, mulai dikembangkan pada tahun 1970an. Personal computer diproduksi pertama kali pada tahun 1981 oleh IBM. Menurut Gordon Moore, sejak itu, generasi baru komputer terus menerus dikembangkan hampir setiap 18 atau 24 bulan. Kemampuan transistor dalam computer chip, demikian pula kinerjanya, terus menerus meningkat. Tabel 1.1 menunjukkan perkembangan peningkatan kemampuan transistor ini. Tabel 1.1 Peningkatan Transistor dalam Chip menurut pengamatan Moore -------------------------------------------------------------------------------------------------Tahun pengeluaran Intel Chip Transistor -------------------------------------------------------------------------------------------------1972 4004 2.300 1974 8080 6.000 1979 8088 30.000 1982 80286 134.000 1985 80386 275.000 1989 80486 1.200.000 1993 Pentium 1 3.100.000 1997 Pentium 2 7.500.000 1999 Pentium 3 10.000.000 2001 Pentium 4 42.000.000 2003 Xeon 53.000.000 -------------------------------------------------------------------------------------------------sumber : Brady, Monk, Wagner. 2. Pengembangan Visi Sistem Informasi Terpadu Dengan ditemukan dan dikembangkannya PC, maka pengguna komputer sadar bahwa mereka masing-masing mempunyai kesempatan untuk mencatat dan mengembangkan data kegiatannya secara sendiri-


9

sendiri. Jaman permulaan PC cenderung mendorong orang untuk mengembangkan sendiri-sendiri database dan sistem komputernya. Ini dapat mendorong ke arah disintegrasi sistem dalam perusahaan. Namun dengan pengembangan teknologi informasi, yaitu perpaduan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi, maka data dari sistem komputer individual dapat diakses dengan mudah. Hal ini mendorong kembali pengintegrasian sistem tanpa mengubah kenikmatan penggunaan PC. Pada akhir tahun 1980an, sebagian besar dari perangkat keras yang digunakan untuk sistem ERP telah tersedia seperti komputer cepat, akses jaringan, dan teknologi database yang lebih maju. Demikian pula mulai tersedia perangkat lunak yang menunjang sistem ERP. Yang diperlukan kemudian adalah visi untuk mengembangkan lebih lanjut sistem informasi yang terpadu. Perkembangan visi ini terjadi sejak pengembangan dari MRP, ke MRP II, dan ERP, yang dirasakan dan dibutuhkan di lapangan. Berikut adalah beberapa contoh vendor yang membuat perangkat lunak Sistem ERP. Sistem ERP hanya dapat diimplementasikan dengan baik dengan menggunakan teknologi komputer, jadi menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Beberapa perusahaan mengembangkan perangkat lunak untuk sistem ERP ini. Beberapa di antaranya dengan pangsa pasar masing-masing ialah seperti tertera di Tabel 1.2. Tabel 1.2 Pembuat Perangkat Lunak ERP -----------------------------------------------------------------------------Pembuat Perkiraan Pangsa Pasar -----------------------------------------------------------------------------BAAN 5% Oracle 10% PeopleSoft 6% SAP 36% - 60% J.D.Edwards 7% Lainnya 12% - 36% ----------------------------------------------------------------------------Sumber : Daniel E.OLeary

1.5 SEJARAH SINGKAT ERPERP telah mengalami evolusi yang cukup drastis hingga mencapai bentuk seperti sekarang. Perkembangan ERP terdiri dari beberapa tahapan sebagai berikut. Tahap Pertama - Material Requirements Planning (MRP) Disekitar tahun 1960, dunia manufaktur membuat teknik perhitungan kebutuhan material. Dasar perhitungan adalah menggunakan Bill Of Material yang berupa daftar kebutuhan bahan baku (raw material) yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk. Dengan perhitungan status persediaan barang (inventory)


10

serta jadwal produksi, sistem tersebut dapat memberikan rekomendasi pembelian bahan baku yang dibutuhkan. Sistem ini dikenal dengan MRP, yang merupakan singkatan dari Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Bahan). MRP merupakan sebuah bentuk awal dalam pemrosesan material, dimana para investor mendapatkan metode yang lebih baik untuk pemesanan material dan komponen dengan teknik ini. Logika dasar dari konsep ini adalah: Apa yang ingin kita buat? Apa yang diperlukan untuk membuatnya? Apa yang kita punya? Apa yang perlu kita dapatkan? Ini adalah persamaan universal manufaktur dimana logika ini berlaku untuk seluruh produk dari mulai pesawat jet, kaleng, alat pertukangan, kosmetik hingga hidangan hari raya. Material Requirements Planning mensimulasikan persamaan universal tersebut dalam jadwal pokok (Apa yang ingin kita buat?), kebutuhan material (Apa yang diperlukan untuk membuatnya?), dan catatan inventaris (Apa yang kita punya?) untuk menentukan kebutuhan yang akan datang (Apa yang perlu kita dapatkan?). Untuk visualisasi dari konsep ini dan evolusi yang mengikutinya, amati Gambar 1.3 berikut ini.

Gambar 1.3 Evolusi ERP

Tahap Kedua CLOSED LOOP MRP Para pengguna awal sistem ini menemukan bahwa Material Resource Planning memiliki kemampuan yang jauh lebih besar dari hanya sekedarmemberikan signal untuk pemesanan ulang (reordering). Mereka mempelajari bahwa teknik ini dapat membantu menjaga jatuh temponya pesanan setelah dikeluarkan kepada pihak produksi maupun supplier. MRP dapat mendeteksi jatuh tempo sebuah pesanan (jadwal kedatangan pesanan) yang melebihi tanggal diperlukannya (jadwal kebutuhan pesanan). Hal ini merupakan terobosan besar dimana pertama kalinya dalam bidang manufakturing didapati sebuah mekanisme formal untuk menjaga prioritas dalam lingkungan yang senantiasa berubah. Ini adalah hal yang penting karena dalam perusahaan manufakturing, perubahan adalah hal yang pasti. Fungsi dalam menjaga


11

jatuh temponya pesanan dan sinkronisasinya dengan perubahan dikenal dengan Perencanaan Prioritas (Priority Planning). Lalu, apakah dengan terobosan mengenai prioritas ini menjawab semua masalah? Apakah hanya itu yang diperlukan?. Isu prioritas hanya setengah dari persoalan. Faktor lainnya, kapasitas, mewakili tantangan yang sama beratnya. (Lihat tabel di bawah ini.) Tabel 1.1 Prioritas dan Kapasitas

Teknik-teknik dalam membantu perencanaan kebutuhan kapasitas berkaitan erat dengan Material Requirements Planning. Tercakup di dalamnya tools untuk mendukung: perencanaan tingkat penjualan dan produksi (Sales & Operation Planning); jadwal pekerjaan (master scheduling); prakiraan, manajemen permintaan; dan analisa sumber daya (Rough-Cut Capacity Planning). Selain itu juga terdapat tools dalam eksekusi rencana seperti: teknik-teknik penjadwalan pabrik dan penjadwalan supplier. Pengembangan-pengembangan tersebut menghasilkan langkah kedua dalam evolusi ini yaitu MRP siklus tertutup (closed-loop). (Lihat Gambar 1.4) Ruang lingkup Close-Loop MRP menjembatani antara permintaan (demand) dengan pasokan (supply) dan mencoba menyeimbangkan kedua aspek terseut. MRP siklus tertutup mempunyai beberapa karakteristik penting: Terdiri dari beberapa fungsi serial dan bukan hanya perencanaan kebutuhan material. Mampu menjawab masalah-masalah prioritas dan kapasitas, dan mendukung baik perencanaan maupun eksekusi. Mampu menanggapi feedback dari fungsi eksekusi kedalam fungsi perencanaan sehingga menjaga validitas kondisi-kondisi yang mengalami perubahan.


12

Gambar 1.4 Ruang Lingkup Closed Loop MRP Tahap Ketiga Manufacturing Resource Planning (MRP II) Langkah berikutnya dalam evolusi ini adalah Manufacturing Resource Planning atau MRP II (untuk membedakannya dengan Material Requirement Planning, MRP) yang memiliki tiga elemen tambahan, yaitu: 1. Perencanaan Penjualan dan Operasi, proses untuk menyeimbangkan permintaan dan persediaan dalam tingkat volume sehingga memberikan kontrol yang lebih besar pada manajemen atas dalam aspek operasional bisnis. 2. Antarmuka finansial, kemampuan dalam menterjemahkan satuan operasional (jumlah, berat, atau satuan lainnya) kedalam satuan finansial (rupiah). 3. Simulasi, kemampuan untuk menjawab berbagai skenario dengan jawaban yang dapat dikerjakan baik dalam satuan operasional maupun finansial. Semula ini dilakukan hanya pada tingkatan perhitungan kasar, namun sistem perencanaan lanjut masa kini memungkinkan simulasi efektif pada tingkatan yang sangat terperinci. MRPII merupakan sebuah metode perencanaan yang efektif dari semua sumber daya suatu perusahaan manufaktur. Mencakup perencanaan operasional dan keuangan dan mempunyai kemampuan simulasi untuk menjawab pertanyaan "bagaimana jika".


13

MRP II terdiri dari berbagai fungsi yang saling berhubungan: perencanaan bisnis, perencanaan operasi dan penjualan, perencanaan produksi, penentuan jadwal pokok, kebutuhan perencanaan material, kebutuhan perencanaan kapasitas, dan pelaksanaan sistem pendukung untuk material dan kapasitas. Hasil dari sistem ini terintegrasi dengan laporan keuangan seperti perencanaan bisnis, laporan komitmen pembelian, anggaran pengiriman, dan proyeksi inventaris dalam rupiah. MRP adalah perluasan dan perkembangan langsung dari Closed-Loop MRP (APICS, 1998). Tahap Keempat Enterprise Resource Planning (MRP II) Teknologi terakhir di dalam evolusi ini adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Konsep dasar ERP sama halnya dengan MRP II. Bagaimanapun, atas jasa enterprise, ERP sebagai satuan proses bisnis mempunyai ruang lingkup yang lebih luas dan lebih efektif dalam menghadapi berbagai unit bisnis. Pengintegrasian keuangan bahkan lebih kuat. Tools rantai persediaan yang lebih sempurna mendukung bisnis melewati batasan-batasan perusahaan. Untuk pandangan grafis ERP, lihat Gambar 1.5 di bawah ini.

Gambar 1.5 Ruang Lingkup Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP) memperkirakan dan menyeimbangkan permintaan dan persediaan. Tools perusahaan secara menyeluruh dalam prakiraan, perencanaan dan penjadwalan yang menghubungkan pelanggan


14

dan penyalur ke dalam suatu rantai persediaan yang utuh, mempunyai proses yang mendukung dalam pengambilan keputusan, dan mampu mengelola kegiatan penjualan, pemasaran, operasi, logistik, pembelian, keuangan, pengembangan produk dan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Tujuan ERP meliputi tingkat layanan pelanggan yang tinggi, produktivitas, pengurangan biaya, dan perputaran inventaris, dan menyediakan dasar yang efektif untuk manajemen rantai persediaan dan e-commerce dengan mengembangkan rencana dan jadwal sedemikian sehingga sumber daya yang tepat tenaga kerja, material, permesinan dan uang tersedia dalam jumlah yang tepat dan ketika diperlukan. Kekuatan ERP terletak pada: a) tools tunggal dalam perencanaan sumberdaya yang mencakup seluruh perusahaan, b) mengintegrasikan data penjualan, operasi dan keuangan dan c) menghubungkan pendekatan-pendekatan perencanaan sumber daya ke arah pengembangan rantai ketersediaan pelanggan dan penyalur. Gambar di bawah ini menunjukkan perbedaan antara MRP, MRP II dan ERP dilihat dari sudut pandang fokus implementasi dan target yang ingin dicapai.

Gambar 1.6 Perbandingan Antara MRP, MRP II, dan ERP

Tahap Kelima Extended Enterprise Resource Planning (ERP II) ERP generasi berikutnya diluncurkan sekitar tahun 2000. ERP ini sering disebut dengan Extended ERP sebab merupakan perluasan dari fungsi-fungsi yang ada pada sistem ERP sebelumnya. Perluasan ini mencakup fungsi yang dapat menjembatani komunikasi dengan supplier dan konsumennya. Sistem ERP sebelumnya lebih berfokus pada konsumen, proses produksi, transaksi real time, dan manajemen aset perusahaan. Pengembangan sistem ERP menjadi Extended ERP selain berfokus pada konsumen juga pada usaha optimasi seluruh jaringan bisnis, termasuk integrasi dengan supplier. Perluasan ruang lingkup ERP menjadi ERP II dapat dilihat pada Tabel 1.2 di berikut ini yang membandingkan beberapa aspek terkait dengan implementasi ERP dan ERP II.


15

Tabel 1.2 Perbandingan Ruang Lingkup ERP dan ERP II Aspek ERP ERP II Partisipasi elemen-elemen pada rantai bisnis proses perusahaan, Peranan Optimasi Enterprise dukungan penuh pada ecommerce Manufaktur dan Semua segmen dan sektor pada Domain Distribusi perusahaan Produksi, penjualan, Lintas industri, sektor industri Fungsi distribusi, dan finansial tertentu, proses industri spesifik Menangani proses Proses internal, tertutup Terhubung dengan mitra bisnis terhadap proses eksternal Berbasis web, terbuka, fleksibel Dukungan pada web, Arsitektur terhadap integrasi dengan sistem tertutup lain, dan berbasis komponen Dihasilkan dan dikonsumsi oelh Dihasilkan dan pihak internal dan eksternal Data dikonsumsi oleh internal perusahaan dan hasilnya perusahaan dipublikasi ke semua pihak yang berkepentingan

1.6 MENGAPA HARUS ERPDewasa ini banyak tools dan teknik yang dirancang untuk membantu perusahaan dan para pegawai nya menghasilkan produk yang lebih baik dengan lebih efisien. Ini meliputi Lean Manufacturing, Six Sigma Quality, Employee Involvement, Factory Automation, Design for Manufacturability dan banyak lagi. Ini adalah tools sempurna dengan potensi besar. Tetapi, tak satupun dari tools akan memberikan manfaat yang besar kecuali jika digabungkan dengan prakiraan yang efektif, perencanaan, dan proses penjadwalan. Hal ini disebabkan dengan permasalahan sebagai berikut. Untuk apa menjadi sangat efisien jika membuat bahan yang salah? Untuk apa membuat produk dengan tingkatan mutu yang sangat tinggi jika bukan yang diperlukan? Untuk apa mengurangi waktu persiapan dan memotong ukuran kelompok pesanan jika jadwal yang buruk tidak dapat mengetahui apa dan kapan yang benar-benar diperlukan? Untuk meningkatkan optimalitas dari sebuah proses bisnis dapat mengambil salah satu dari tiga format berikut.


16

Meningkatkan keandalan atau kualitas proses. Six Sigma dan lain Total Quality Tools mempunyai peran utama di sini. Mengurangi kompleksitas proses. Lean Manufacturing banyak digunakan di sini. Koordinasi unsur-unsur individu dari keseluruhan elemen proses bisnis, dimana ERP dapat berperan aktif. Enterprise Resource Planning, jika beroperasi pada tingkat efektivitas yang tinggi, akan menghasilkan banyak hal untuk perusahaan. Pertama, akan memungkinkan pegawai perusahaan untuk menghasilkan keuntungan besar. Banyak perusahaan mengalami peningkatan dramatis di dalam kemampuan merespon, produktivitas, pengiriman tepat waktu dan penjualan, bersamaan dengan penurunan leadtime yang substansial, biaya-biaya pembelian, permasalahan kualitas, dan inventaris (persediaan). Prakiraan yang efektif, perencanaan dan penjadwalan mengetahui secara rutin apa dan kapan diperlukan melalui sistem formal adalah dasar bagi produktivitas. ERP adalah sarana untuk mendapatkan rencana dan jadwal yang valid, tetapi tidak hanya produksi dan material. Ini juga berarti jadwal pengiriman ke pelanggan, kebutuhan peralatan dan personil, pengembangan produk sumber daya diperlukan, dan arus kas dan laba. ERP adalah pengikat yang membantu menyatukan perusahaan bersama-sama dengan pelanggan, distributor, dan para penyalur dengan dasar-dasar yang saling terintegrasi. Aplikasi (software) ERP dapat dianalogikan seperti satu set pemukul golf. Misalnya, satu set pemukul golf yang terhebat dan termahal diberikan kepada orang yang tidak bisa bermain golf, maka dia tidak akan bisa mencetak skor yang hebat. Pada sisi lain, anggaplah Tiger Woods sebagai atlit golf profesional yang berkelas dunia hanya diberikan pemukul kayu untuk memukul bola golf, maka dia juga tidak dapat memenangkan kompetisi. Terdapat 2 (dua) prinsip yang dapat diambil dari analogi di atas terkait dengan pemanfaatan aplikasi atau perangkat lunak ERP, yaitu: 1. Kepemilikan tools tidak akan membuat kamu pandai dalam penggunaan nya dan tidak akan memberi daya saing. 2. Untuk menjadi kompetitif, anda memerlukan tools yang baik dan lengkap. Banyak perusahaan sudah membeli "pemukul golf" yang mahal (sistem enterprise software) tetapi belum pernah mempelajari bagaimana cara menggunakan aplikasi yang efektif dan optimal. Hal inilah yang menjadi penyebab utama "kegagalan ERP" dalam implementasinya di perusahaan.

1.7 ILUSTRASI PENERAPAN ERPBerikut adalah ilustrasi yang dapat menggambarkan penerapan ERP. Konsep ini diperoleh dari pendekatan ABC dalam pengendalian persediaan, yang dikembangkan dari hukum Pareto. Di dalam teknik itu , item A adalah benda yang penting, mahal, dan sejenisnya. Karenanya, A layak mendapatkan perhatian lebih


17

dan perencanaan dan pengendalian yang hati-hati. Item B lebih sedikit tidak penting dibanding item A, dan karenanya, lebih sedikit waktu yang diberikan untuknya. Item C, walaupun penting, mempunyai arti paling kecil dibanding yang lain dan diberi perhatian yang sesuai. Dalam hal ini, pendekatan ABC menyatakan bahwa item C adalah komputer, baik piranti keras maupun lunak. Item ini penting karena ERP tidak bisa dilaksanakann tanpanya, tetapi mempunyai arti lebih sedikit dibanding unsur-unsur yang lain. Item B adalah data, arsip inventori, daftar kebutuhan bahan, dan lain lain. Hal ini lebih penting dan memerlukan lebih banyak perhatian keseluruhan perusahaan dan penekanan managerial. Sedangkan item A adalah SDM, unsur paling utama dalam pelaksanaan penerapan. Jika bagian ini diatur dengan baik, para pegawai akan memahami sasaran dari penerapan dan cara menuju kesana. Mereka akan menjaga dan memelihara agar data tetap akurat. SDM adalah kunci utama. Kelas ABCD Untuk membantu fokus pada isu ini, Oliver Wight, pelopor terkemuka dalam bidang ERP, mengembangkan penggolongan ABCD. (Lihat Tabel 1.3). Tabel 1.3 Penggolongan Kelas ABCD Digunakan secara efektif dan menyeluruh pada perusahaan; menghasilkan perbaikan-perbaikan yang signifikan dalam pelayanan pelanggan, produktivitas dan biaya. Didukung oleh manajemen puncak; digunakan oleh manajemen lini tengah dalam menghasilkan perbaikan kualitas yang terukur. Digunakan terutama sebagai sistem pemesanan material yang berperan terhadap manajemen inventaris yang lebih baik. Informasi yang tidak akurat dan tidak dimengerti oleh para pengguna; memberi bantuan yang sangat sedikit dalam menjalankan bisnis.

Kelas A

Kelas B

Kelas C

Kelas D

Instalasi Kelas D sering dipandang sebagai "kegagalan komputer". Hal ini sangat ironis sebab komputer adalah satu-satunya unsur yang menjalankan pekerjaannya. Apakah komputer gagal? Tidak, komputer berfungsi dengan baik. Jadi, apa yang gagal? Yang gagal adalah orang-orang dalam perusahaan yang tidak mengetahui dan mampu menerapkan dan mengoperasikan sistem dengan sukses. Kelas C berarti suatu perusahaan telah berhasil dalam mengurangi inventaris nya, dan mungkin menjadi lebih baik dalam mengatur rekayasa perubahan. Rasio laba modal (ROI) untuk perusahaan Kelas C secara umum sangat baik. Namun perusahaan ini belum benar-benar mengubah caranya dalam menjalankan bisnis. Perusahaan yang mengoperasikan ERP pada Kelas B telah secara dramatis meningkatkan kemampuan nya untuk mengirimkan produk dengan tepat waktu


18

kepada pelanggan nya, mengurangi kekurangan material dalam pabrik, menghindari lembur yang tidak direncanakan, mengurangi inventaris, dan mengatasi banyak sekali perubahan yang secara umum dihadapi oleh perusahaan pabrikasi. Perusahaan Kelas A menghasilkan semua manfaat Kelas B dan lebih lagi. Bisnis diatur dengan satuan angka-angka yang konsisten, dari penjualan dan operasi level manajemen puncak hingga ke jadwal pabrik yang terperinci, penyalur, pusatpusat distribusi dan yang paling utama, pelanggan. Laporan dan rencana keuangan dikembangkan dari angka-angka operasional yang sangat akurat yang digunakan dalam menjalankan bisnis sehari-hari. Banyak perusahaan dewasa ini harus melakukan penerapan ulang atas sistem ERP. Sebagian dari mereka, seperti yang kita lihat di awal, mengira mereka tengah menerapkan ERP namun sebenarnya hanya menerapkan enterprise software. Masalahnya adalah bahwa, piranti lunak tersebut telah diinstall tetapi selain itu tidak banyak yang berubah. Banyak penerapan ERP di perusahaan-perusahaan sebenarnya dimulai dengan tujuan yang baik. Sebagai contoh, ingin merekayasa ulang dan meningkatkan bisinis proses, untuk meningkatkan cara mereka menjalankan bisnis dan untuk memberi layanan pelanggan yang jauh lebih baik dalam lingkungan dimana standar kepuasan pelanggan terus meningkat. Namun di tengah-tengah penerapan, mereka disibuki oleh piranti lunak tersebut. Enterprise software cenderung sangat kompleks, dan kompleksitas tersebut membuat nya sangat sukar untuk di instalasi. Seiring berjalannya waktu, proyek memakan makin banyak waktu dan biaya sehingga manajemen puncak menjadi semakin tidak sabar. Hal ini menghasilkan keputusan oleh manajemen puncak untuk melupakan tentang penerapan proses bisnis yang lebih baik dan fokus terhadap menjalankan piranti lunak. Hasilnya, perusahaan mempunyai piranti lunak yang baru tetapi mereka masih menjalankan bisnis dengan cara yang tidak jauh berbeda dengan sebelumnya. Perusahaan ini masuk dalam kategori yang harus melakukan penerapan ulang. Jika anda termasuk dalam kategori ini, buku ini dimaksudkan untuk anda sama seperti untuk perusahaan yang menerapkannya untuk pertama kali.

SOAL LATIHAN1. Apa yang dimaksud dengan Enterprise Resource Planning? 2. Sebutkan karakteristik tertentu pada ERP menurut Daniel OLeary! 3. Jelaskan posisi ERP terhadap sistem integrasi lain yang ada diperusahaan seperti Enterprise System (ES)! 4. Jelaskan tahapan evolusi ERP hingga saat ini! 5. Apa yang Anda ketahui mengenai MRP, Closed-Loop MRP, dan MRP II? 6. Sebutkan perbedaan antara ERP dan ERP II?


19

BAB 1 _ERP

Documents

mengapa harus erp

sejarah singkat erp

mengapa perlu implementasi

yaitu sebuah software

es menurut davenport

pengertian erperp merupakan

demikian juga sebaliknya

tujuan instruksional