AULA - organisering & opgaver Ballerup Kommuneaula.dk/wp-content/uploads/2018/01/AULA_øst-organisering-opgaver... · I Ballerup kommune har AULA status som værende et ... 8. Politiske

AULA - organisering & opgaver Ballerup Kommune

v/Jesper Bak, Pædagogiske it-konsulent

www.ballerup.dk

2

Indhold

De formelle rammer for projektet

– Omfanget

– Projektorganisering

Proces og økonomi

- før og nu

- opgavetildeling og økonomi

Teknisk design

Kommunikation og budskaber lige nu

– Hvad er det vi kommunikere lige nu til skoler og dagtilbud?

PræsentationDe formelle rammer

Ballerup Kommune

– 5 distriktsskoler (9 matrikler)

– 2 specialskoler (2 matrikler)

– 5 distrikter (30 børnehuse)

3

Skoler:Medarbejdere og ledere: ca. 700Elever: ca. 5.500

Dagtilbud:Medarbejdere og ledere: ca. 500Børn: ca. 2.500

Forældre, værger og øvrige brugere: ca. 16.500

AULA – et projekt blandt andreDe formelle rammer

I Ballerup kommune har AULA status som værende et selvstændigt projekt

- AULA er ét projekt af mange i kommunens digitaliseringsstrategi for børne- og skoleområdet

4

Digitialiserings-strategi

Aula

Lærings-platform

Hardware og netværk

It-mentor-projekt

21Skills

Google for Education

it-etik,

it-trivsel og it-sikkerhed

– Projektorganiseringen er endnu ikke på plads, da projektlederen først ansættes fra 1. februar 2018

RollefordelingDe formelle rammer

Projektledelse

- Centerchef - Øverst ansvarlig for implementering af AULA/systemejer

- Digitaliseringschef - Ansvarlig for datamigrering og digitalisering

- Projektleder – Ansvarlig for projektet og kommunikationen

Fagkonsulenter

- Fagkonsulent med særligt kendskab til fagområderne

– Dagtilbud 0-5 år

– Skoleområdet 6-16 år

– Adminstrativt område

– Superbruger administration; support/kurser til administrativt personale

– Superbruger medarbejdere ; support/kurser til medarbejdere

5

Øvrige personer✓Kommunens administratorer✓Person med kendskab til web og generel opsætning i AULA

✓Kommunikation✓Tekniker ✓It-arkitekt✓Jurister

ProjektorganiseringDe formelle rammer

6

Styregruppe

Projektgruppe

Support

FagkonsulenterSuperbrugere

Datamigrering

DigitaliseringschefIT. tek. skolefolk

Lærere/pæd.

Uddannelse

FagkonsulenterSuperbrugere

Hjemmeside

Adm. konsulenterAdm. personale

Kommunikation

Projektleder

Widgets/integreringaf 3. part software

ProjektlederFagkonsulenter

Mål og AmbitionerDe formelle rammer

Mål:

– At AULA bliver en fælles løsning til undervisningsområdet, hvor der kan etableres en sammenhængende brugeroplevelse på tværs af skoler og kommuner

– At skabe en samlet digital løsning til it-systemer

Ambitionen

– At AULA implementeres problemfrit

– At alle brugere og medarbejdere tager portalen til sig

– At AULA lever op til en moderne kommunikationsplatform

Hvad er nyt?De formelle rammer

– Sammenhængende forløb 0-18 år sat i en digital ramme.

– Der er valgt og implementeret fælles it-systemer på 0-18 år, som er tidssvarende og driftsstabile.

– Alle administrative systemer og pædagogiske systemer har implementeret fællesoffentlige standarder og er dermed

sammenhængende og kan dele data på tværs.

– Målrettet kommunikation mellem alle parter i en overskuelig samarbejdsplatform.

8

Politiske orienteringProces og økonomi

Politisk orientering

9

•Business Case udarbejdes

•Inddragelse af digitalisering

2015 2. kvartil

•Tilslutning til AULA

•Orientering til skoleledelsen

2015 4. kvartil

Projektbeskrivelse /økonomisk oversigt

2017 4. kvartil

Næste trinProces og økonomi

Næste trin

10

•Projekt-organisering

•Kortlægning af eksisterende systemer.

2018 1. kvartil

•Migreringsplan

•Superbrugere på skolerne findes

•Ressourcer meldes ud

2018 2. kvartil

Kommunikation omkring Aula til skolens personale

2018 3.kvartil

Opgaver – personaleProces og økonomi

11

2018 2019 2020 2021

Superbrugere 2 lærere pr. matrikel0,5 pædagog pr. matrikel

Slutbrugerkursus (alle medarbejdere)

1 dag pr. medarbejder(klargøring/oprydning)

1 dag pr. medarbejder(klargøring/oprydning)

Oprydning/datamigrering 40 timer pr. superbruger Enkelte medarbejder tildeles tid

40 timer pr. superbrugerEnkelte medarbejder tildeles tid

Ledelse og styring af AULA Årsværk - projektleder

Systemadministrator Skole/SFO & Dagtilbud

2 fagkonsulenter + 1 administrativ konsulent

Opgaver – timefordelingProces og økonomi

12

2018 2019 2020 2021

Superbrugere 3 dage

pr.

superbruger

(lærer)

3 dage

pr.

superbruger

(pædagog).

Slutbrugerkursus (alle medarbejdere)

0,5 dag pr.

lærer

0.5 dag pr.

pæd.

Oprydning/Datamigrering Adm. 150 t.

40 t pr.

superbruger.

1 dag pr.medarbejder

0,5 dag pr. medarbejder

0

Ledelse og styring af AULA Årsværk

Systemadministrator Skole/SFO & Dagtilbud

1 dag pr. uge1. Dag pr. uge

Opgaver – økonomiProces og økonomi

13

Opgave/Årstal 2018 2019 2020 2021 I alt

Superbruger 0 0,2 0,01 0 0,21

Slutbrugerkursus 0 1,2 0,8 0 2,0

Oprydning/Datamigrering 0,4 1,4 0,6 0 2,4

Ledelse og styring af AULA 0,6 0,6 0,6 0,6 2,4

Administration og Support (udvikling) 0,8 0,8 0,8 0,8 3,2

Drift 0 0,2 0,2 0,2 0,6

Øget driftsomkostninger 0,4 0,6 0,8 0,8 2,6

I alt 2,2 5,0 3,81 2,4 13,41

Opgaver – økonomiProces og økonomi

14

Opgaver/Årstal 2018 2019 2020 2021 I alt

Superbruger 0 0,2 0,01 0 0,21

Slutbrugerkursus 0 1,2 0,8 0 2,0

Oprydning/Datamigrering 0,4 1,4 0,6 0 2,4

Ledelse og styring af AULA 0,6 0,6 0,6 0,6 2,4

Administration og Support

(udvikling)

0,8 0,8 0,8 0,8 3,2

Drift 0 0,2 0,2 0,2 0,6

Øget driftsomkostninger 0,4 0,6 0,8 0,8 2,6

I alt 2,2 5,0 3,81 2,4 13,41

Administration og support

AULA bruger og identitetsadministration og integrationerTeknisk design

15

Adm-IDMOmada

Skole-IDMEasyIQ

SilkeborgDataLøn&Personale

Skole-AD

Uni*CUniLogin

IST-TabulexTea, Trio, Ida,

Klub

Cloud

Ballerup AdmDomæne

Ballerup SkoleDomæne

IT-Forsyning Shared Domæne

SafeWhereIdentity

IdP

Lærere, pæd (6-18 år), skolepersonale (BrugerID- og PersonObjekt, OrgEnhed, Pnr)

Lærere, pæd (6-18 år), elever, skolepersonale(CPR, Navn, Skoledistrikt, Klasse (elever))

AULADashboard

LæringsplatformSamarbejdsplatform

Pædagoger (0-6 år), Inst.personale(BrugerID- og PersonObjekt, OrgEnhed, Pnr)

Autoritativ for ansættelser,fratrædelser, ændringer

Forældre, værger NemID

1 23

2a

2b

45

6

7

Skole-myndighed personel

SAML-token(mulighed 1)

Tekniske opmærksomhedspunkterTeknisk design

1. Det ny UniLogin skal kunne holde en række metadata, fx medarbejderens arbejdsplads – det såkaldte P-nrP-nr er vigtigt ift. at kunne identificere en elevs skole, tandklinik mm., idet skoledistriktet, kan rumme flere skoler

2. På sigt skal lokal IDM-løsning overtage fagsystemernes (fx IST eller KMD) rolle som distributør af autoritative data. Det Sync. af personale er ikke-eksisterende i dag fra Lønsystem.

3. Mulighed for at brugerne selv kan nulstille password.

4. Mulighed for ”step-up” når brugeren skal arbejde med personfølsomme data m.v.Muligheder er sms eller NemID, men der skal også være en løsning, som er anvendelig for eleverne.

Blot et nyt system…Kommunikation og budskaber lige nu…

17

Hovedopgaver i AULAKommunikation og budskaber lige nu…

1. Nedlukning af Skole-/BørneIntra – opstart af Aula

2. Datamigrering

3. Ressourcer meldes ud og roller findes

4. Undervisning og træning

5. Ny hjemmeside

18

Nedlukning af SkoleIntra – opstart af AULAKommunikation og budskaber lige nu…

I samarbejde med superbrugere og tekniske it-folk på skolerne, påbegynder dette arbejde i foråret 2018.

Administrativt personale trækkes ind i processen efter behov.

19

–Flytningen af indhold vil ske så automatisk som muligt. Netcompany udvikler værktøjer til at flytte fælles data.

–Enhver medarbejder, der kan have oprettet indhold i Intra, skal forholde sig til, hvad der skal ske med dette indhold

–Opgaven vil blive konkretiseret i god tid i form af retningslinjer, guides samt tips & tricks

–Der gives tid til den enkelte til at udføre denne opgave.

Undervisning og træningKommunikation og budskaber lige nu…

2018 2. kvartil

• Tid tiluddannelseudmeldes tilskolerne

2018 4. kvartil

• Superbrugereuddannes

2019 1. kvartil

• Uddannelse afskolepersonale

20

Opmærksomhed på at personalet fåruddannelse lagt ind I skoleåretsplanlægning

Ny hjemmesideKommunikation og budskaber lige nu…

– Ballerup Kommunes strategi for officielle hjemmesider er, at der ønskes ensartethed for alle decentrale institutioner.

– Officielle hjemmesider er målrettet 3. parts brugere. Forældre, elever og personale, anvender SkoleIntra(AULA) tilkommunikation. Dette er en opmærksomhed, som der skalvære på AULA.

21

22Ballerup 2021