-
CURS M. R. U. / Auditul resurselor umane / Lector univ.dr.
Irinel MARIN
Auditul resurselor umane Suport de curs M.R.U.
Lector univ. dr. Irinel Marin ASE Bucuresti 2010 - 2011Structura
capitolului:
1. Istoricul si definirea auditului2. Principiile generale de
auditClasificarea tipurilor de audit4. Probele de auditAuditul
resurselor umane rolul ARU si rolul auditorilorNivelele si
domeniile de acoperire ale auditului resurselor umaneTipologia
auditului resurselor umane Obiectivele auditului resurselor
umaneEtapele auditului resurselor umaneSistemul metodologico
procedural de realizare a auditului resurselor umane
-
1. ISTORICUL I DEFINIREA AUDITULUI Trecerea n revist a istoriei
auditului furnizeaz o baza solid pentru analiza i interpretarea
modificrilor care au avut loc n legtur cu obiectivele i tehnicile
acestuia, ajutnd la o mai bun nelegere a auditului modern.
Dac la nceput auditul se constituia ntr-o practic de verificare
a onestitii persoanelor reponsabile cu gestionarea averii altora,
ca urmare a sarcinilor complexe pe care auditul le-a cptat n timp,
la ora actual asistm la o adevrat mbinare a cunotinelor contabile
ale auditorului profesionist cu alte cunotine din diverse domenii
cunotine juridice, fiscale, de management, analiz, etic,
managementul resurselor umane etc.
n sens etimologic, cuvntul "audit" i are originea n latinescul
"audire", care nsemna "a asculta, a audia". Acest termen i-a
extins, n timp, aria semantic prelund sensuri precum "a examina, a
verifica, a revizui".
Pe msur ce afacerile s-au dezvoltat, obiectivul auditului i-a
mutat centrul de greutate de la detectarea fraudelor ctre
certificarea situaiilor, pentru ca n prezent s pun accent pe
verificarea conformitii acestor situaii cu anumite criterii
prestabilite.
-
n acest context trebuie privit auditul, ca instrument de asisten
managerial care permite obinerea un proces sistematic de obinere i
evaluare obiectiv a unor afirmaii unei imagini fidele asupra
realitii vieii interne a organizaiei, pe ansamblu sau pe structuri
sau procese predifinite, utiliznd tehnici de lucru adecvate.
Potrivit analizei specialistului american n domeniu V.M.
OReilly, auditul este definit ca privind aciunile i evenimentele cu
caracter economic i nu numai, n vederea aprecierii gradului de
conformitate al acestor afirmaii cu criteriile prestabilite de
auditor, precum i de comunicare a rezultatelor ctre utilizatorii
interesai[1].
O interpretare detaliat a acestei definiii reliefeaz
caracteristicile principale ale procesului de audit: [1] V.M
OReilly, M.B. Hirsch, P.L. Defiliese, H.R. Jaenicke, Montgomerys
Auditing, Ed. John Wiley & Sons, New York,
-
Obiectivul final al procesului de audit, indiferent de tipul
acestuia, const n mbuntirea utilizrii informaiei, prin comunicarea
rezultatelor ctre utilizatorii interesai, mbrcnd forma unor
recomandri i impunnd anumite rigori auditorului care, aflat n faa
unui mediu complex, incert, trebuie s dea un rspuns la dou ntrebri
principale:
- ce trebuie / ar trebui fcut, i - cum s se fac.
Aceste ntrebri reliefeaz opoziia ntre evaluarea strii de fapt a
organizaiei i sistemul care se va aplica pentru examinare.
Auditorul trebuie s formuleze recomandri de orientare general i /
sau sfaturi practice prin care s indice direciile de aciune i
mijloacele adecvate s aduc ameliorri cantitative i calitative, s
corecteze situaiile ntlnite.[1] * * * Norme Naionale de Audit,
CECCAR, Bucureti, 1999, pag. 53
-
1.Auditul este un proces sistematic. Altfel spus, indiferent de
obiectivul su, orice activitate de audit include din punct de
vedere metodologic o serie de etape fundamentale precum
planificarea, dezvoltarea unei strategii, selectarea probelor i
evaluarea acestora n raport cu obiectivele specifice ale
misiunii.
2. Obinerea i evaluarea n mod obiectiv a unor afirmaiin esen,
auditul const n colectarea i evaluarea probelor care vor fi
suportul opiniei auditorului. Evaluarea afirmaiilor de ctre auditor
presupune exercitarea judecii profesionale a acestuia, ceea ce
necesit o capacitate deosebit de interpretare i analiz.
3. Afirmaii privind aciunile cu caracter economic si nu numaiSe
refer la acele afirmaii i estimri pe care managementul unei entiti
le face i care de altfel se regsesc incluse n situaiile i
elementele supuse auditului.
4. Aprecierea gradului de conformitate a afirmaiilor cu criterii
prestabiliteOrice misiune de audit are ca obiectiv principal
formularea unei opinii de ctre auditor asupra afirmaiilor privind
faptele i evenimentele ce urmeaz a fi auditate;
5. Comunicarea rezultatelor ctre utilizatorii interesaiEpisodul
final al misiuni de audit este ntocmirea unui raport care informeaz
asupra gradului n care afirmaiile clientului corespund cu
criteriile agreate.
-
Exist situaii n care auditul este comparat i / sau confundat cu
alte noiuni specifice cum ar fi evaluarea i / sau
diagnosticarea.
Potrivit DEX - A evalua inseamna a examina cantitativ i
calitativ, a determina, a stabili preul, valoarea, numrul, a preui,
a estima, a calcula, n timp ce evaluarea este prezentat ca o
apreciere, calcul, calculare, estimare, msurare, socotire.
Diagnosticarea poate fi definit ca fiind acea metod folosit de
management pe baza constituirii unei echipe multidisciplinare,
format din manageri i executani, al crei coninut principal const n
identificarea punctelor forte i slabe ale domeniului analizat, cu
evidenierea cauzelor care le genereaz, finalizat cu recomandri cu
caracter corectiv sau de dezvoltare[1].Auditul reprezint examinarea
profesional a unei informaii n vederea exprimrii unei opinii
responsabile i independente cu privire la aceast informaie, avnd n
vedere referina la un criteriu de calitate, scopul fiind creterea
utilitiii informaiei.Obiectivul final al procesului de audit,
indiferent de tipul acestuia, const n mbuntirea utilizrii
informaiei, prin comunicarea rezultatelor ctre utilizatorii
interesai, mbrcnd forma unor recomandri i impunnd anumite rigori
auditorului.
-
2. PRINCIPIILE GENERALE DE AUDIT
Principiile generale de audit enun cerinele fundamentale privind
efectuarea operaiunilor prevzute de standarde pentru ca, n final,
specialistul s fie n msur s exprime opinia sa calificat i s dea o
asigurare rezonabil privind calitatea materiei cercetate.
Printre principiile generale de audit se numr:
a) Principiul materialitii : specialistul dispune de libertate
deplin privind selectarea acelor constatri pe care le consider mai
importante.
b) Evitarea antepronunrii are n vedere obligativitatea
expertului de a nu-i comunica opinia dect dup ce ntreaga cercetare
s-a derulat, astfel c pentru afirmaiile sale deine probe
suficiente.
c) Definirea unui sistem referenial corespunztor (relevant i
complet), ansamblu coerent i consecvent de standarde ad-hoc, din
care deriv criteriile i indiciile de audit, reprezint o necesitate
obiectiv n audit. Toi auditorii din cadrul unei echipe vor utiliza
aceleai criterii de audit i metode fundamentale de investigare,
evaluare, interpretare.
-
d) Documentarea complet i riguroas a auditorului pe tot
parcursul lucrrii sale, va demonstra c a insistat pentru
identificarea / culegerea / evaluarea materialului probant, c a
respectat ntocmai standardele profesionale de audit.)
e) Raportul de audit i concluziile specialistului vor asigura
condiiile necesare pentru a fi declarat(e) expertiz tehnic n
materie.
f) Formularea i garantarea opiniei calificate (fundamentat,
rezonabil i obiectiv) a specialistului reprezint esenialul
ntregului proces de cercetare / evaluare. Concluziile auditorului
decurg din constatri consolidate (temeinic verificate i
argumentate) i se impun a fi n deplin acord cu realitatea
obiectiv.
g) Independena auditorului const n prezentarea de garanii din
care s rezulte c specialistul nu are i nu a avut relaii de serviciu
sau de alt natur cu conducerea firmei auditate i nu i-au fost
trasate directive personale privind viitoarele sale constatri sau
recomandri.
h) Datele / informaiile referitoare la activitatea supus
auditrii sunt verificabile, n totalitatea lor, presupunndu-se c
persoanele auditate pot s-i susin cu probe i documente
afirmaiile.
-
i) Presupunerea privind inexistena unui conflict de interese pe
termen lung ntre auditor i responsabilul auditat.
j) Investigarea se va derula numai n limitele de competen
acordate de ctre ordonatorul de audit.
k) Obligaiile profesionale ale auditorului se extind i n sfera
etic. Specialistul angajat va trebui s fie n primul rnd corect. n
acest sens se impune a fi menionat un ansamblu de principii
fundamentale ce conduc activitatea oricrui auditor i care se refer
la onestitatea, integritatea, corectitudinea, obiectivitatea,
competena i deontologia profesional.
l) Exactitatea n exprimare presupune alegerea acelor cuvinte,
expresii i combinaii verbale care au capacitatea de a transmite cu
extrem precizie mesajul dorit de auditor.
m) Principiul dezvluirii complete oblig pe auditor s aduc la
cunoina ordonatorului de audit toate datele / informaiile /
cunotinele relevante, cu excepia cazurilor n care o astfel de
dezvluire ar putea aduce atingere aspectelor de ordin intim legate
de viaa personal a celor implicai.
-
3. CLASIFICAREA TIPURILOR DE AUDIT
n rndul specialitilor n domeniu nu exist o prere unanim acceptat
privind clasificarea tipurilor de audit. Ca urmare a parcurgerii
literaturii de specialitate propunem urmtoarea clasificare a
tipurilor de audit n funcie de urmtoarele criterii:
Sfera de cuprindere a auditului; Obiectivul funciei pe care o
realizeaz; Domeniul profesional supus atestrii; Momentul efecturii
auditului; Gradul de detaliere a auditului; Afilierea
auditorilor.
-
1. In raport cu sfera de cuprinde a auditului, auditul se
clasific n:- Auditul organizaional (sfera de cuprindere este data
de organizaie luat fie n ansamblul su, fie pe activiti); - Auditul
social (sfera de cuprindere este constituita prin delimitarea unei
entiti sociale, comunitare, etnice, care s fie examinat ndeosebi
prin prisma raporturilor interne ce se stabilesc n cadrul
acesteia);- Auditul mediului (sfera de cuprindere este mediul ca
ansamblu vast de relaii complexe i dinamice de ordin geografic,
ambiental, economic, etc.).
2. n funcie de obiectivul funciei pe care o realizeaz, distingem
trei tipuri de audit:
- Auditul de conformitate (regularitate);- Auditul operational
al performanei sau al eficacitii; - Auditul strategic.
a) Auditul de conformitate: are ca scop verificarea bunei
aplicri a regulilor i procedurilor, n raport cu un sistem de
referin dat (regulile i regulamentele interne ale organizaiei,
dispoziiile legale i reglementare).
-
Conformitatea datelor i informaiilor se analizeaz att n raport
cu legislaia extern, ct i n raport cu regulamentele interne ale
organizaiei.
Astfel se observ dac obiectul studiat este conform cu normele i
procedurile obinuite, se garanteaz calitatea informaiei,
respectarea dispoziiilor legale, aplicarea instruciunilor
directoare. n acest caz, auditorul va semnala responsabilului sau
beneficiarului distorsiunile sau non-aplicarea i interpretarea
greit a dispoziiilor. b) Auditul operational - al eficacitatii
permite s se vad dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele
fixate i dac au fost obinute cu cel mai mic cost.
n categoria acestui tip de audit, regsim auditul resurselor
umane.
-
Auditul operaional const n emiterea unei opinii privind
conformitatea cu un anumit set de criterii prestabilite, dar, spre
deosebire de celelalte tipuri de audit, criteriile de comparaie
difer.
Din acest punct de vedere, auditul operaional poate fi definit
ca fiind o revizuire sistematic a activitilor unei organizaii (sau
a unui anumit segment al acestora) n corelaie cu anumite obiective
stabilite de management, n scopul de a evalua performanele, de a
identifica posibilitile de mbuntire a activitii i de a elabora
recomandri de ameliorare sau de dezvoltare a acestor activiti.
Msurarea performanelor prin prisma economicitii si eficacitii
constituie o necesitate pentru manageri, n scopul unei evaluri
continue a rezultatelor obinute n raport cu obiectivele
propuse.
-
Auditul operaional - al performanei sau al eficacitii n domeniul
resurselor umane, are rolul de a studia modul de punere n practic a
diferitelor politici de gestiune a resurselor umane, de a emite
recomandri n scopul sporirii eficacitii lor i rspunde la urmtoarele
ntrebri:
- Rezultatele obinute sunt n conformitate cu obiectivele
stabilite de gestiune a resurselor umane ? - Rezultatele au fost
obinute cu cele mai reduse costuri ? - Funciunea de resurse umane
realizeaz ansamblul de activiti operaionale necesare pentru punerea
n practic a strategiei globale a organizaiei ?
Auditul operaional n domeniul resurselor umane, exercit
controlul la cinci niveluri:1/coerena procedurilor cu alegerile
organizaiei n domeniul politicilor de salarizare;2. coerena
gestiunii salariailor i a competenelor cu celelalte politici de
resurse umane din organizaie;3. coerena gestiunii salariailor i a
competenelor ntre entitile organizaiei i ntre diferitele etape ale
procesului;4. eficacitatea procedurilor, mai ales capacitatea lor
de a produce rezultatele scontate;5. eficiena procedurilor i
raportul dintre costurile punerii lor n practic i rezultatele
obinute.
-
c) Auditul strategic: permite s se vad dac politicile sunt
conforme cu obiectivele urmrite de ntreprindere i dac a fost
realizat transpunerea alegerilor politicii sociale practicate de
ntreprindere n deciziile operaionale.Auditul strategic numit i
audit de conducere sau de eficien, n domeniul resurselor umane
const n integrarea obiectivelor de gestiune a resurselor umane n
strategia general a organizaiei.
Prin acest tip de audit se urmrete ca politicile de gestiune a
resurselor umane s fie conforme cu obiectivele organizaiei cuprinse
att n strategia sa global, ct i n strategia sa social. Aceste
obiective trebuie s fie formulate i adaptate specificitilor
organizaiei i evoluiei mediului su extern, lundu-se n considerare
att obiectivele, ct i mijloacele necesare pentru realizarea
acestora.
-
Figura nr.1. Clasificarea tipurilor de audit n funcie de
obiectivul funciei pe care o realizeaz
-
3. n raport cu domeniul profesional supus atestrii,
identificm:Auditul managementului (emite opinii privind calitatea i
performanele managementului);Auditul financiar - contabil (emite
opinii privind procesul de constituire, alocare a resurselor
financiare ale ntreprinderii, precum si acele opinii privind
conformitatea nregistrrilor contabile);Auditul informatic (emite
opinii privind calitatea sistemului informatic din cadrul
instituiei);Auditul proceselor tehnologice (emite opinii privind
problemele de ordin tehnic, viznd calitatea, organizarea i
derularea activitilor de producie);Auditul resurselor umane (emite
opinii privind calitatea procesului de gestionare a
personalului);Auditul juridic (emite opinii privind calitatea
asistenei juridice din cadrul unei entiti organizaionale).
4. Dup momentul efecturii auditului, n raport cu perioada de
desfurare a activitii:Audit preventiv (sau ex-ante, se excut
anterior perioadei de desfurare efectiv a activitii i se refer la
determinarea calitii intrrilor n proces);Auditul ulterior (sau
ex-post, se execut dup perioada de desfurare efectiv a activitii, i
se refer la determinarea calitii rezultatelor
procesului)-iesirilor.
-
8(14-16)5. In funcie de gradul de detaliere al auditului: Audit
total (are n vedere totalitatea proceselor ce se desfoar ntr-o
instituie si vizeaza un nivel maxim de generalizare);Audit parial
(se concentreaz doar pe procesele nominalizate n cadrul misiunii de
audit, vizand activitati ce necesit specializri ntr-un domeniu
strict determinat ).
6. Dup afilierea auditorilor (apartenena sau ne-apartenena
sistemului expert la instituia auditat) distingem doua tipuri de
audit:Auditul intern (reglementat de Legea nr. 672 din 19 decembrie
2002, privind auditul intern public). Auditul intern este descris
ca fiind o funcie independent, stabilit n cadrul structurii de
control intern al unei companii, n scopul examinrii i evalurii
permanente a activitilor i serviciilor acesteia.Auditul extern
(realizat de organisme din afara organizaiei ce funcioneaz prin
sistemul Curii de Conturi). Auditul extern denumit i audit
independent, este efectuat pe o baz contractual de ctre auditori
independeni.
-
Tabelul nr.1. Caracteristicile auditului intern i ale auditului
extern[1]
[1] I.G. Odegov, T.V. Nicinova, Auditul Personalului, Ed.
Examen, Moscova, 2004, p. 97
Criteriu de comparaieAudit internAudit externObiectul de
studiuSe stabilete de ctre conducerea organizaieiSe stabilete prin
contractCalificarea personaluluiSe stabilete de ctre administraie.
Independen redusSe impun cerine dure legate de profesionalismul
auditorilor. Independen mareMetodologiaExist o asemnare mare ntre
metodele utilizate. Deosebirile constau n necesitatea unor
informaii precise i corecteObiectiveleSe stabilesc de ctre
conducerea organizaiei, fie separat, fie se evideniaz din planuriSe
stabilesc n funcie de cerinele clientuluiResponsabilitateFa de
conducereFa de tere persoane
-
O detaliere mai ampl a caracteristicilor principale ale
auditului intern i ale auditului extern poate fi sintetizat si sub
o alta forma.
Cu meniunea c auditul intern poate include att auditul de
conformitate ct i auditul operational al performanei sau al
eficacitatii, n timp ce auditul extern poate cuprinde auditul
strategic, se poate face o sintez a caracteristicilor principale
ale acestor dou tipuri de audit, accentundu-se urmtoarele
aspecte:
1. Obiectiv de baz:Audit intern: s extind aria de cuprindere a
controlului intern;Auditul extern: s furnizeze rezultatele n forma
specificat de conducere;2. Metoda folosit:Audit intern: se bazeaz
pe standarde de audit general acceptate i pe politica i procedurile
companiei;Auditul extern: depinde de rezultatele ce se ateapt de la
proiectul de audit i de modul n care se realizeaz expertiza de ctre
consultantul extern;3. Independena:Audit intern: nu exist o
independen total, dar aceasta este mai mare dect cea a
compartimentelor verificate;Auditul extern: independena se menine n
raport cu noile probleme dar nu i n situaiile cnd auditorilor li se
cere s urmeze recomandri anterioare;
-
4. Domeniile auditate:Audit intern: este de obicei mputernicit s
acioneze n domeniul financiar-contabil dar, n funcie de ceea ce se
urmrete, poate fi extins i la alte domenii;Auditul extern: poate
opera asupra oricrui departament sau funciune / activitate din
companie;5. Tipul de companie n care se practic:Audit intern: se
practic n oricare tip de organizaie, indiferent de mrimea
ei;Auditul extern: serviciile unei firme de consultan pot fi cerute
de ctre orice organizaie;6. Frecvena:Audit intern: depinde de
scopul problemei;Auditul extern: depinde n totalitate de politica
impus de conducere;7. Pregtirea profesional cerut auditorilor:Audit
intern: cei care desfoar activitatea de audit intern sunt de obicei
contabili, dar pot fi i angajai care nu lucreaz n departamentul
financiar, dar sunt instruii pentru audit;Auditul extern: predomin
personalul cu o nalt pregtire profesional, corespunztoare celor mai
nalte standarde;8. Durata activitii de audit:Audit intern: mai
ntins n timp i mai complex ca problematic analizat;Auditul extern:
depinde de scopurile pe care i le propune conducerea i de programul
pe care i-l face auditorul extern;
-
In general obiectul unui audit poate fi:
sistemul de calitate aplicat de organizaie, auditul respectiv
numindu-se audit de sistem;2. un produs, auditul respectiv
numindu-se audit de produs;3. un proces tehnologic, auditul
respectiv numindu-se audit de proces;un serviciu, auditul respectiv
numindu-se audit de serviciu.
In ceea ce privete nivelul de complexitate al auditului, n
funcie de necesitatea periodicitii aplicrii auditurilor asupra
obiectului acestora, ele pot fi aplicate la diferite niveluri, dup
cum urmeaz:
1. audit la nivel total;2. audit la nivel element al
sistemului;3. audit la nivel funciune a organizaiei, dac sunt
audituri de supraveghere;4. audit la nivel component produs /
serviciu sau proces, dac sunt audituri de supraveghere;5. audituri
independente, dac sunt audituri planificate prin planul de audit;6.
audituri de urmrire, dac sunt audituri declanate n cazurile n care
este necesar s se analizeze efectele unui audit independent.
-
4. PROBELE DE AUDIT
n general, auditul se dezvolt ca o disciplin cu caracter
preponderent estimativ, care are n vedere ca prim pas organizarea i
derularea unui examen funcional asupra obiectului supus cercetrii.
Cu alte cuvinte se urmrete o examinare i expertizare a unor entiti
(procese, sisteme, ansamblu de relaii, produse, raporturi etc.).Cel
de-al doilea pas red scopul primordial care const n formularea unei
opinii calificate, autorizate (argumentat temeinic att din punct de
vedere pragmatic ct i tiinific) privind starea de fapt, calitatea,
capacitatea entitii examinate i care s confere certificarea,
atestarea, validarea acestora prin prisma unui ansamblu de
standarde, condiii, cerine, exigene predeterminate, norme etc. n
ceea ce privete nivelul de performan atins i perspectivele sale
viitoare.
-
Reprezentarea grafic a relaiei dintre materialul probant,
sistemul referenial i rezultatele investigaiei, numita i triunghiul
de aur al Auditrii, reprezinta fundamentul oricrui proces de
auditare. Triunghiul de aur al auditrii
-
Probele de audit reprezint acele date i informaii colectate de
ctre auditori, pentru susinerea constatrilor, concluziilor i
recomandrilor cuprinse n rapoartele de audit.
Indiferent de natura auditului, probele de audit trebuie sa
indeplineasca urmatoarele cerinte: competenta, credibilitate,
relevanta si suficienta.
Probele de audit devin competente atunci cnd informaiile i
datele obinute de ctre auditori sunt suficiente si corespunztoare
(n vederea atingerii obiectivelor auditului), impariale, de
ncredere i fiabile (inspir suguran).
Credibilitatea unei probe de audit poate fi evaluat innd cont de
urmtoarele considerenteprobele de audit provenind de la surse din
afara entitii auditate sunt mult mai de ncredere dect cele obinute
din interiorul entitii;probele de audit obinute sub form de
documente sunt mult mai de ncredere dect cele verbale
(orale);probele de audit obinute direct de auditor, prin observaie
direct sunt mult mai de ncredere dect cele obinute indirect;
-
Probele de audit sunt considerate relevante dac au legtur cu
obiectivele i criteriile auditului. n vederea asigurrii relevanei
probelor de audit, este necesar ca n etapa de planificare att
obiectivele ct i criteriile auditului s fie ct mai clar
definite.
Probele de audit au un caracter suficient dac sunt destul de
relevante i de ncredere astfel nct s conving o persoan cu o
pregtire special c rezultatele auditului respectiv, constatrile,
concluziile i recomandrile sunt justificate. Suficiena reprezint o
trstur cantitativ a probelor de audit n timp ce caracterul complet
(adecvat) este o msur a calitii, a relevanei (drept criteriu
specific) i a credibilitii acestora. Gradul de suficien reprezint
msura cantitii probelor de audit.
-
n funcie de natura lor se deosebesc urmtoarele tipuri de probe
de audit:
Probele de audit fizice se obin prin observarea direct a
persoanelor i evenimentelor i se pot prezenta sub form de
fotografii, diagrame, hri, grafice i alte forme i prezentri.
Probele de audit verbale se ntlnesc sub forma declaraiilor, care n
mod frecvent reprezint rspunsuri la interviuri, sondaje etc c)
Probele de audit documentare reprezint acele probe obinute pe baz
de documente. Acestea pot fi prezentate sub form scris sau n format
electronic.
d) Probele de audit analitice se obin ca urmare a verificrii,
interpretrii i analizrii datelor rezultate din activitile legate de
implementarea unui program de ctre entitatea auditat. Analizele
presupun n principal: evaluri (estimri) ale indicatorilor i
tendinelor obinute de la entitatea auditat i de la alte surse.
-
In concluzie, probele de audit care imbraca forma datelor i
informaiilor colectate de ctre auditori, pentru susinerea
constatrilor, concluziilor i recomandrilor cuprinse n rapoartele de
audit, sunt edificatoare atunci cand sunt competente, relevante,
credibile i suficiente, corespunztoare (n vederea atingerii
obiectivelor auditului), impariale, de ncredere i fiabile (inspir
siguran).
De asemenea se vor analiza numai acele probe de audit legate de
intrrile, descrierea proceselor, ieirile i efectele.
-
RISCUL DE AUDIT I IMPLICAIILE SALE N PROCESUL AUDITRII
Riscul de audit este o funcie a riscului unor denaturri
semnificative n situaiile auditate i a riscului ca auditorul s nu
detecteze o astfel de denaturare (risc de nedetectare). Riscul de
audit reprezint riscul pe care auditorul l atribuie unei opinii de
audit neadecvate, atunci cnd se dein informaii eronate
semnificative.
Din punct de vedere al posibilitii de a se produce riscurile se
pot clasifica n: riscuri poteniale sunt cele mai succeptibile a se
produce dac nu se nregistreaz la nivelul tuturor entitilor; riscuri
posibile reprezint acea parte a riscutilor poteniale pentru care
conducerea nu a ntreprins msuri eficiente de eliminare. Prin urmare
exist o mare posibilitate ca erorile s se produc fr a fi
detectate.
n ce privete caracteristicile riscurilor de audit, riscul global
de audit apare n sistem cnd cantitatea de probe necesare pentru a
dovedi respectarea unui criteriu dat este direct proporional cu
riscul ca auditorul s emit opinia privind respectarea criteriului
de evaluare.
-
Componentele riscului de audit sunt:
riscul inerent sau iniial este riscul datorat existenei unei
abateri materiale sau al unor afirmaii eronate n mod independent de
activitatea auditorului. Este indicat ca evaluarea riscului inerent
s se efectueze n faza preliminar auditului. riscul controlului este
riscul ca sistemul de control intern al subiectului auditat s nu
detecteze in timp util o abatere care ar putea fi materiala,
individual sau cumulat cu erori din alte activiti. riscul de
nedetectare reprezint n general riscul ca o abatere material sau o
inexactitate semnificativ care nu a fost corectat de controlul
intern i care poate s nu fie detectat nici de auditor. Opusul
riscului de nedetectare este asigurarea pe care auditorul o obine
pornind de la toate procedeele de fond pe care le realizeaz.
Ecuaia riscului de audit este:RA = Ri x Rc x Rn
unde:RA = risc de audit; Ri = risc inerent; Rc = risc de
control; Rn = risc de nedetectare.
-
5. AUDITUL RESURSELOR UMANE rolul ARU si rolul auditorilor-
Ca o recunoatere a dezvoltrii i a importanei cruciale pe care
resursele umane o au pentru organizaie, s-a dezvoltat termenul de
auditul resurselor umane.
Definirea conceptului:Auditul resurselor umane este un sistem de
consultan, o evaluare analitic i o expertiz independent a
potenialului uman al organizaiei .n anul 2000, autorul francez
Ingalens sugereaz c auditul resurselor umane este o judecat cu
privire la calitatea resurselor umane ale unei organizaii. In
aprecierea calitii resurselor umane ne referim la aptitudinea
resurselor umane de a rspunde nevoilor organizaiei, nevoi ce pot fi
att de ordin cantitativ ct i de ordin calitativ. n lucrarea sa,
Bill Coy susine: Auditul resurselor umane este un proces de
politici, proceduri, documentaii, sisteme i practici de cercetare
cu privire la funciunea de resurse umane n organizaieStettler i
Collins afirmau c: Un audit de resurse umane nseamn de fapt o
trecere n revist i o ntrevedere, sau o audiie nainte de a realiza o
evaluare sau o apreciere.
-
Auditul resurselor umane demonstreaz ct de mult contribuie
acesta la eficacitatea organizaional ca i ntreg i la
productivitatea muncii.
Auditul resurselor umane reprezint un instrument diagnostic, nu
unul prescriptiv. Poate ajuta la identificarea a ceea ce lipsete
sau trebuie mbuntit, fr a preciza ceea ce trebuie fcut n direcia
rezolvrii problemelor.
Este un instrument care poate fi folosit pentru a msura gradul n
care un angajator satisface obligaiile legale n gestionarea forei
de munc i pentru a cartografia msurile corective care se impun.
Auditul resurselor umane opereaz cu idei abstracte; i are bazele
n numeroase tipuri de nvare [...] are o structur raional de
postulate, concepte, tehnici i reguli, bazndu-se pe un studiu
intelectual riguros care merit s fie numit disciplin n sensul
curent al acestui termen.
Auditul resurselor umane furnizeaz feed-back-uri referitoare la
funciunea de resurse umane, la modul n care sunt desfurate
activitileacestei funciuni.
-
ntrebarea fundamental adresat de auditul resurselor umane
auditului de management este:
Cum ar trebui s fie forma de organizare a sistemului de gestiune
a resurselor umane, care este numrul i calificarea necesar pentru
organizaie, pentru realizarea eficient i cu cele mai mici costuri a
strategiei companiei?
Un audit de resurse umane poate s identifice rezultatele i s
recomande soluii pe baza feed-back-ului dintre personal i manager
combinat cu observaiile auditorului.
De asemenea, auditul resurselor umane implic o examinare
sistematic a practicilor i politicilor cu privire la resursele
umane dintr-o organizaie. Acesta evideniaz decalajele dintre ceea
ce se face i ceee ce este necesar s se fac.
Eliminnd decalajele menionate, organizaia poate s-i asigure o
conducere eficient a proceselor, prin identificarea punctelor forte
i slabe ale organizaiei i a domeniului n care se pot aduce
mbuntiri.
-
n baza analizarii diverselor preri emise i publicate in
literatura de specialitate cu privire la definirea conceptului de
audit al resurselor umane, opinia personal a autorului acestui
curs, sintetizat sub forma unei noi definiii propus spre lectur i
analiz specialitilor n domeniu, este c:
Auditul resurselor umane este o activitate desfurat de
profesionitii n domeniul resurselor umane din interiorul sau
exteriorul organizaiei (audit intern / audit extern), care
colecteaz i evalueaz probe legate de gestionarea resurselor umane
din cadrul organizaiei, n vederea exprimrii unei opinii
independente privind comparaia dintre aspectele observate i cele
prestabilite, raportate la respectarea i aplicarea unui criteriu de
calitate anterior definit.
-
n sprijinul acestei opinii, pornesc de la premiza potrivit creia
conceptele privind auditul n general i auditul resurselor umane n
special, alctuiesc un ansamblu unitar i coerent de elemente menite
s determine i s asigure evidenierea materialului probant i
formularea constatrilor celor mai semnificative privind entitatea
studiat, pe baza crora, cu ajutorul unor metode i tehnici
specifice, s se poat exprima opinia calificat (concluziile i
recomandrile auditorului).
Drept urmare, ideea de baz care ne procup n formularea unui
model n domeniu este aceea c auditul resurselor umane evalueaz
activitatea resurselor umane dintr-o organizaie cu scopul de a o
mbunti.
-
ROLUL AUDITULUI RESURSELOR UMANE
Scopul unui audit de resurse umane este de a evalua eficacitatea
funciunii de resurse umane i de a asigura regulile de
conformitate.
1. demonstrarea contribuiei departamentului de resurse umane la
realizarea obiectivelor organizaiei;2. creterea gradul de
profesionalism al departamentului de resurse umane;3. asigurarea
concordanei dintre strategia resurselor umane i strategia global a
organizaiei;4. identificarea problemelor majore legate de
personal;5. garantarea respectrii continue a prevederilor i
modificrilor aduse Codului Muncii;6. asigurarea optimizrii
costurilor de personal;7. stimularea investiiilor n domeniul
resurselor umane.8. compararea muncii resurselor umane din
organizaie cu alte organizaii similare pentru asigurarea mbuntirii
continue (benchmarking = instrumentul utilizat pentru compararea
unui proces cu procese similare ale unor lideri recunoscui, n
scopul de a identifica posibilitile de mbuntire a calitii); etc
-
Unul dintre cele mai importante aspecte n ce privete auditul
resurselor umane este aspectul legal.
Majoritatea profesionitilor din domeniu tiu foarte bine ce
probleme pot ridica unele riscuri ce pot aprea n zone comune:
angajri, concedieri, beneficii, salarii, programul de lucru,
regulamentul de ordine interioar, discriminrile ilegale i multe
altele.
Pentru a evalua gradul de expunere a unei companii n
eventualitatea unui proces trebuie avute n vedere cerinele legale
din fiecare din aceste zone, menionate anterior
-
SCHEMA SUBIECILOR PROCESULUI AUDITARII RESURSELOR UMANECteva din
ntrebrile adesea ntlnite n cadrul derulrii procesului de audit de
resurse umane sunt: Cine se ocup de audit?, Cine comand
auditul?
-
Ordonatorul de audit este o persoan fizic sau juridic ce
manifest un interes major pentru ca resursele umane s fie
gestionate performant, competitiv i eficient. Reprezint
autoritatea, entitatea mputernicit, care fixeaz principalele repere
care s defineasc misiunea de audit. n postura de ordonatori de
audit se afl consiliul de administraie, adunarea general a
acionarilor, conductorul pentru structurile subordonate
(departamentul de resurse umane).Entitatea auditat este reprezentat
de resursele umane din companie n general, dintr-un departament,
relaiile interpersonale, etc.Auditorul este specialistul sau dup
caz echipa multidisciplinar care este chemat s evalueze din punct
de vedere calitativ performanele resurselor umane. n timpul
auditrii, expertul are poziionarea asemntoarecu cea a unui arbitru,
fiind pus n faa a dou atitudini antitetice: pe de o parte cea a
ordonatorului de audit care solicit o opinie riguros fundamentat a
unui specialist n legtur cu calitatea resurselor umane supus
cercetrii, i pe de alt parte cea a entitatii auditate care de cele
maimulte ori dorete s prezinte situaia ct mai favorabil.
-
Indiferent de echipa de audit (intern/extern), aceasta are
urmtoarele obligaii:
s identifice cine este rspunztor de fiecare activitate;s
determine obiectivele cerute de fiecare activitate;s treac n revist
politicile i procedurile folosite pentru a realiza aceste
activiti;s pregteasc un raport de mbuntire corespunztor
aobiectivelor, politicilor i procedurilor;s dezvolte un plan de
aciune pentru a putea corecta greelile din fiecare activitate;s
urmreasc cu atenie planul de aciune pentru a observa dac s-au
rezolvat problemele descoperite prin intermediul auditului.
Impactul dintre auditorul extern i organizaie este direct, dar
auditorul este interesat att de evaluarea managementului
organizaiei ct i a resurselor umane n general.
-
Potrivit teoriei i practicii n domeniu, auditul resurselor umane
poate fi urmrit din punct de vedere tehnico-organizatoric,
socio-psihologic i economic.
a) Din punct de vedere tehnico-organizatoric, auditul resurselor
umane este o form de verificare a documentaiei i o analiz a
indicatorilor, care demonstreaz eficiena activitilor dintr-o
organizaie.n practica arilor din vestul Europei i S.U.A. auditul
resurselor umane constn analiza datelor i a indicatorilor de
fluctuaie a personalului, atitudinea resurselor umane fa de locul
de munc i gradul de satisfacie a personalului.
b) Auditul resurselor umane din punct de vedere socio-psihologic
reprezint o evaluare a relaiilor de munc din companie pentru
menionarea factorilor eseniali ai motivrii i identificarea
rezervelor de optimizare a activitii firmei din punctul de vedere
subiectiv al personalului.6. Nivelele si domeniile de acoperire ale
auditului resurselor umane
-
c) Latura economic a auditului resurselor umane presupune:
stabilirea competitivitii companiei n sfera resurselor umane,
care se apreciaz prin compararea unor indicatori sociali i
economici ai activitii din domeniul resurselor umane cu normele de
munc stabilite prin lege, sau cu cele mai bune rezultate ale altor
companii din acelai domeniu de activitate;
stabilirea eficienei funcionrii departamentului de resurse
umane, determinarea rolului pe care l deine n creterea puterii
concureniale;
stabilirea eficienei economice a nsui auditului, prin compararea
costurilor de audit cu efectele n urma auditrii.Auditul resurselor
umane presupune i studierea sistemului de resurse umane din
organizaie pe diferite nivele ierarhice.
Sistemul resurselor umane presupune analiza resurselor umane pe
trei nivele: 1. Strategic / 2. Functional / 3. Mediu
-
Nivelul strategic
Auditul resurselor umane la nivel strategic se realizeaz din
punct de vedere al strategiei organizaiei, care necesit o
verificare a integrrii practicii de gestiune a resurselor umane n
planificarea strategic din organizaie i relaia dintre practica
departamentului de resurse umane i celelalte departamente.
Auditorii studiaz strategia organizaiei prin intervievarea
managementului de vrf, prin studierea planurilor strategice,
sistematizarea factorilor exogeni i endogeni firmei i stabilirea
dinamicii schimbrilor din firm.
De regul strategia general din firm urmrete o poziie concurenial
ct mai bun n pia prin evaluarea oportunitilor i ameninrilor din
mediu i analiza punctelor forte i slabe din interiorul firmei.
-
2. Nivelul funcionalNivelul funcional presupune verificarea
eficienei activitii departamentelor funcionale din cadrul
sistemului resurselor umane al organizaiei.La acest nivel auditorul
rspunde la trei ntrebri: corespund rezultatele activitii resurselor
umane cu obiectivele stabilite de management?- se obin aceste
rezultate cu cele mai mici costuri?- pot fi simplificate i mbuntite
procedurile de personal?
3. Nivelul mediuNivelul mediu presupune verificarea
corectitudinii aplicrii de ctre managerii de nivel mediu a
politicii de personal, a strategiei organizaionale.n aceast misiune
auditorul utilizeaz informaii de la :- reprezentanii sindicatelor;-
angajai;- administraiile i departamentele de resurse
umane;resursele externe (organismele sociale, acionarii, serviciile
municipale).
Principalele domenii ale auditului resurselor umane in viziunea
specialistilor rusi in domeniu Odegov si Niconova sunt prezentate
in tabelul urmator:
-
Alta viziune privind domeniile de acoperire ale ARU:
-
1.Misiunea departamentului de resurse umane;2.Organizarea
departamentului de resurse umane;3.Angajaii departamentului de
resurse umane;4.Relaiile de munc cu alte organizaii;5.Recrutarea i
selecia;6.Educarea, training-ul i dezvoltarea;7.Relaiile ntre
angajai;8.Beneficiile;9.Compensaiile;10.Planificarea resurselor
umane;11.Dezvoltarea organizaiei;12.Diversitatea i echitabilitatea
oportunitilor de angajare;13.Msuri de protecie a muncii;14.Paza i
protecia;15.Echipamente i faciliti;16.Documentarea i sistemul
informaional.Mc Connell in lucrarea Auditing Your Human Resources
Departament, prezint 16 categorii de activiti care trebuie supuse
ateniei ARU :
-
1. Astfel, misiunea departamentului de resurse umane se refer la
obiectivul principal i scopul departamentului de resurse umane n
cadrul organizaiei, i legtura sa cu misiunea general a firmei.
2. Organizarea departamentului de resurse umane are n vedere
relaiile acestui departament cu celelalte departamente i cu
angajaii firmei. De asemenea are n vedere modul de structurare a
resurselor n cadrul departamentului de resurse umane.
3. Criteriul referitor la angajaii departamentului de resurse
umane are n vedere n special selecia, training-ul, motivarea i
dezvoltarea resurselor umane.
4. Relaiile de munc dezbat rolul resurselor umane n relaiile
firmei cu orice tip de sindicat, organizaie, asociaie pentru fora
de munc, incluznd aici i campaniile pentru organizarea forei de
munc.
5. Cnd ne referim la recrutare i selecie este evident c n fapt
analizm metodele de evaluare i obinere a candidailor calificai, att
din surse interne ct i din surse externe, pentru ocuparea
posturilor din toat organizaia.
-
6. Educarea, training-ul i dezvoltarea i propune analizarea
training-ului performant, al abilitilor angajatului i dezvoltarea
carierei acestuia, utiliznd att resurse interne ct i externe. De
asemenea, tot n aceast categorie, auditul de resurse umane propune
oferirea unei msurtori, a unei expertizri a acumulrii cunotinelor,
a nevoilor de training i de dezvoltare i a metodelor deidentificare
a angajailor cu potenial crescut.
7. Relaiile dintre angajai analizeaz politicile i procedurile ce
guverneaz condiiile de angajare / demitere, incluznd aici i alte
activiti specifice ale resurselor umane care nu au fost integrate n
nici o alt categorie.
8. Beneficiile reprezint totalitatea compensaiilor n natur (nu n
bani) oferiteangajailor de ctre organizaie. Aici includem (dar nu
limitm) asigurrile, planurile de pensii, concediile pltite.
Totodat, cnd ne referim la beneficii, avem n vedere i oferirea
sistemelor, suporturilor i metodelor specifice pentru acordarea
corect i cu succes a beneficiilor.
9. Opus fa de beneficii, regsim compensrile, care reprezint
totalitatea plilor n bani fcute de organizaie ctre angajat i, de
asemenea, sistemele de evaluare a posturilor, de determinare a
nivelului salariilor i a modificrii lor, de determinare a
comisioanelor, a plilor stimulative, a bonusurilor etc.
-
10. n ceea ce privete planificarea resurselor umane, aceast
categorie se refer la colectarea i analizarea de date privind
planurile i previziunile pe termen lung (strategice) i pe termen
scurt (tactice) pentru realizarea misiunii departamentului de
resurse umane i a misiunii organizaiei. Tot aici regsim i activiti
precum planificarea succesiunilor, dezvoltarea leadership-ului i
programe de recrutare.11. Dezvoltarea organizaiei, este o categorie
special, fiind foarte complex i putnd fi privit din foarte multe
puncte de vedere. n principal n cadrul acestei categorii se pune
baz pe mbuntirea comunicrii i mai buna nelegere a tuturor
obiectivelor, activitilor etc. din cadrul organizaiei, pentru a
realiza un sistem de management funcional i eficient i a contribui
la formarea de echipe de ctre angajai. 12. Diversitatea i
echitabilitatea oportunitilor de angajare este o categorie
important care deseori se refer la dezvoltarea i implementarea de
programe ale forei de munc pentru a maximiza oportunitile i
posibilitile de angajare a oamenilor productivi, care posed
caracteristici, calificri i talente diferite. Trebuie de asemenea
asigurate condiiile legale i responsabilitile unui tratament
echitabil pentru toi angajaii, precum i aciunile premergtoare
ndeplinirii acestor condiii.
-
13. Normele de protecie a muncii sunt ntotdeauna foarte
importante. Este o cerin obligatorie asigurarea respectrii
prevederilor legale locale, guvernamentale i / sau naionale. Se
impune astfel asigurarea unui nivel optim de implicare i
responsabilitaten aplicarea normelor de protecie a muncii, folosind
echipament specific de protecie, respectnd regulile i practicile de
siguran stabilite de ctre firm.
14. Securitatea, are n vedere, aa cum ne las s nelegem din
numele su, meninereai protejarea angajailor, a bunurilor acestora,
a bunurilor firmei, a documentelor cu referire la resursa uman, a
informaiilor i a facilitilor oferite angajailor.
15. Orice organizaie pune la dispoziia angajailor si anumite
faciliti i anumite echipamente. Acestea sunt necesare pentru
ndeplinirea n condiii optime a ndatoririlor fa de firm, a
ndeplinirii misiunii departamentului resurselor umane i pentru
maximizarea utilitii lor pentru organizaie.
16. Unul dintre cele mai importante sisteme atunci cnd vorbim
despre resurse umane este cel informaional, alturi de toat
metodologia realizrii corecte a acestuia. Sistemul informaional
poate fi definit ca fiind ansamblul[1] datelor, informaiilor,
fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor
de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i
realizarea obiectivelor organizaiei.
-
Opinie personala privind clasificarea ariilor de acoperire ale
ARU:1. Auditul administrrii resurselor umane - cuprinde:- gestiunea
dosarelor profesionale ale angajailor- gestiunea carnetelor de
munc- arhivarea documentelor- prezente nvoiri concedieri demisii-
sistemul informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane-
feed-back-ul angajailor DRU (departamentului de resurse umane)2.
Auditul utilizrii i dezvoltrii resurselor umane cuprinde:- analiza
posturilor i planificarea resurselor umane- recrutarea, selectia si
integrarea resurselor umane- evaluarea performantelor resurselor
umane- training-ul (formarea profesional continu) resurselor umane-
cariera resurselor umaneevaluarea posturilor, analiza gradului de
satisfactie si de motivare precum si politica de compensaii i
beneficii a resurselor umane3. Auditul relaiilor de munc cuprinde
respectarea prevederilor legislaiei muncii n urmatoarele domenii:-
politicile si procedurile vizand sntatea i securitatea n munc-
programe de paz i protecie- analiza si soluionarea situatiilor
conflictuale din companie- respectarea drepturilor i obligaiilor
angajailor- politica de personal
-
Ilustrarea fluxului PDCA pentru managementul misiuni de
audit
-
Scopul programului auditului resurselor umane este s planifice
tipul i numrul auditurilor, s identifice i s furnizeze resursele
necesare pentru a a-l efectua.
Ciclul PDCA cunoscut i sub numele de ciclul Deming a fost
denumit astfel pentru prima oar n anii 30 de ctre Walter Shewhart,
care a dezbtut acest concept n cartea sa Statistical Method from
the Viewpoint of Quality Control. Acest model furnizeaz un cadru de
lucru pentru mbuntirea unui proces sau a unui sistem. Poate fi
utilizat ca instrument de ghidare pe ntreg parcursul proiectului de
mbuntire sau pentru dezvoltarea unor proiecte specifice atunci cnd
s-au identificat ariile ce necesit mbuntiri.
Plan a planificaSe recunoate o oportunitate i se planific o
schimbare. n aceast faz mai nti trebuie s se analizeze ceea ce
poate fi imbuntit, cutndu-se acele arii care prezint oportuniti de
schimbare. Planificarea trebuie s fie fcut cu un efort direcionat.
Eecul planificrii i al prevenirii problemelor va duce la pierderi
de resurse umane, materiale, tehnologie i timp. Aceast nereuit va
crete costul sistemului, fr a aduga valoare. Mai mult, clientul nu
este ntotdeauna dispus s plteasc pentru aceste pierderi. Rezultatul
inevitabil va fi pierderea cotei de pia.
-
Do a faceDup ce a fost planificat schimbarea, se trece la fapte,
la realizarea sa propriu-zis. Este de preferat, n situaiile n care
acest lucru este posibil, s se fac mai nti la o scar mai mic,
pentru a putea preveni i corecta eventualele inadvertene.
Check a verifica rezultateleCe s-a realizat prin schimbarea
facut? Ce nu a funcionat? Iat numai dou dintre ntrebrile care se
pot adresa n aceast etap crucial a ciclului PDCA. Dup ce a fost
implementat schimbarea pentru un interval de timp, va trebui s se
determine ct de bine funcioneaz. A dus ntr-adevr schimbarea
implementat la ceea ce se dorea s se obin? Cel mai important este s
se determine care dintre parametrii sistemului trebuie msurai i ct
de des trebuie msurai pentru a monitoriza corect nivelul
schimbrii.
Act a adopta schimbarea definitiv, a abandona sau a relua ciclul
.Dup ce a fost planificat schimbarea, a fost implementat i apoi a
fost monitorizat, trebuie s se ia decizia dac merit n continuare
aplicarea ei. Dac a consumat prea mult timp, s-a dovedit greu de
integrat n sistem sau chiar nu a dus la mbuntirea scontat, este
posibil s se ia decizia de a renuna la ea sau de a planifica una
nou.
-
7. TIPOLOGIA AUDITULUI RESURSELOR UMANE
Un audit de resurse umane complex cuprinde patru tipuri de
audit
1. Auditul persoanei;2. Auditul comportamentului;3. Auditul
performanei;4. Auditul potenialelor.
1. Auditul persoaneiNumeroasele studii tind s indice c
personalitatea se confrunt cu profilul descris de teste. Este vorba
mai degrab de o legtur de situaii care apar ca fiind asemntoare i
care, n consecin produce comportamente identice. Astfel, nu putem
afirma c o anumit persoan cu un grad ridicat de sinceritate
reliefat n test este ntotdeauna sincer ci mai degrab c a adoptat o
atitudine de sinceritate n situaii sigure, prezentate n testul
respectiv.n concluzie, auditarea persoanei dup capacitile cognitive
sau specifice apare ca fiind nu numai dificil de realizat din punct
de vedere etic, dar este, n plus, i limitat din punct de vedere
practic. Gestionarea competenelor, tem care implic fr ndoial
practici noi, nu aduce din acest punct de vedere un rspuns
conceptual.
-
2. Auditul comportamentuluiSunt utilizate multe metode de
evaluare a comportamentului: metoda incidentelor critice, scara
gradat a comportamentelor i BARS. Acestea sunt greu de manipulat
dar pot prezenta avantaje.BARS reprezint metoda cea mai evoluat de
evaluare a comportamentelor. BARS este abrevierea Behaviorally
Anchord Rating Scales (Scala de Evaluare Derivat din
Comportamente). Aceasta metod este foarte complex i foarte
costisitoare pentru a fi folosit i nu implic n ntregime obstacolele
relatate. Observarea pare din ce n ce mai greoaie pe msura
dezvoltrii evalurii unei liberti certe n numeroase posturi. n afara
acestor excepii, metodele pot fi dificil de aplicat cadrelor i
conductorilor, n schimb caracterul lor concret poate facilita
desfurarea evalurii. 3. Auditul performaneiDintre toate tipurile de
audit, auditul performanei este cel mai util.Trei mari categorii de
evaluare a performanelor s-au succedat i exist astzi: evaluarea
randamentului, evaluarea neajunsurilor obiectivelor definite n
prealabil i evaluarea potenialului de ameliorare a performanei.
-
Evaluarea randamentului const n calcularea raportului de uniti
produse pe uniti de timp trecut. Presupune c munca poate fi
apreciat prin intermediul unui indicator de performan unic i c
normele existente pe msur ce sunt obinute vor fi comparate pentru a
servi ca baz de apreciere.Neajunsul obiectivelor definite n
prealabil este cel mai adesea folosit n cadrul conducerii pe
obiectiv.Potenialul de ameliorare a performanei se bazeaz pe o msur
complex:Rezultaltatul de referinRezultat de evaluare Cost de
referin Cost de evaluaren acest calcul, numim rezultat i cost de
referin rezultatele i costurile obinute de individul cel mai
performant.
4. Auditul potenialelorPotenialele individului sunt posibiliti,
virtui care nc nu pot s se actualizeze n efecte ale circumstanelor.
Aceste poteniale pot fi talente nc neexploatate, ndemnri, cunotine
neutilizate dar i gusturi, dorine sau motivaii.Potenialele
constituie deci un ansamblu original, structural i evolutiv.
Principala dilem care apare n acest caz este urmtoarea: poate
auditul s evalueze sau s dezvolte potenialul? Cu alte cuvinte,
poate auditul descoperi talente n stare latent sau nu? Mai mult,
ofer posibilitatea de a le exersa?
-
8. OBIECTIVELE AUDITULUI RESURSELOR UMANE
a. Obiective organizaionale - Frecvent se folosete tipul de
interviu prin care participanii n acest proces revd descrierea
postului i ajusteaz coninutul acestuia.
Un exemplu de obiectiv organizaional poate fi formulat astfel: S
asigure coerena performanelor i contribuiilor individuale cu
misiunea, strategia i obiectivele generale.
b. Obiective psihologice - Individul simte nevoia s situeze
contribuia sa n raport cu normele, s cunoasc ateptrile superiorilor
si.
Exemple de obiective psihologice pot fi: angajaii simt nevoia de
a dispune de un moment propice de dialogare, de a msura propria
contribuie n firma i percepia n ierarhie i o mai bun cunoatere a
colaboratorilor.
c. Obiective de dezvoltare - S se cunoasc modul n care persoana
poate progresa n organizaie, s furnizeze mijlocul pentru a ajuta la
mbuntirea sa; mai buna cunoatere a dorinelor de evoluie sunt
obiective de dezvoltare.
ntr-un exemplu, obiectivele de dezvoltare pot aprea formulate
astfel: s obin rspunsuri i sfaturi despre ascensiunea, dorinele i
aspiraiile proprii.
-
d. Obiective tehnice Acestea sunt mai numeroase i mai
diversificate. Ele pot fi:
- baze de evoluie individual;- atribuirea anumitor prime;-
gestionarea carierelor (promovare, transferare, retrogradaii,
licenieri etc);- analiza unor nevoi de formare;constituirea
referenial de performane.
n concluzie, diferitele obiective ale departamentului de resurse
umane vor putea fi adugate procedurilor bazate pe munca n cadrul
nevoilor organizaionale, nevoilor psihologice sau exigenelor de
dezvoltare
-
Am precizat anterior c auditul de resurse umane este dirijat
pentru a furniza angajatorului un mod sistematic de a determina dac
este compatibil cu legilestatale, i cele legale, regulamentele i
ordonanele n legtur cu relaiile de munc[
O prim prezentare a etapelor de urmat pornete de la cunoaterea i
respectarea aspectelor legale:
Cunoaterea aspectelor legale naionale referitoare la gestionarea
resurselor umane;
Strngerea de informaii referitoare la mediul operativ i despre
procedurile necesare legate de practicile i politicile utilizate n
gestionarea resurselor umane. De obicei n acest proces auditorul va
fi ghidat de o list de verificare;
Analiza informaiilor n sensul analizei practicilor i politicilor
de gestionare a resurselor umane, pentru a fi evitate situaiile n
care angajaii s pretind daune, despgubiri;
Prezentarea unei planificri a aciunilor cu referire la modul cum
trebuie corectate slbiciunile i deficienele.9. ETAPELE AUDITULUI
RESURSELOR UMANE
-
Etapele de urmat n conducerea auditului de resurse umane(alta
opinie)
-
Sintetiznd i analiznd diversele opinii ale autorilor,publicate
in literatura de specialitate, propunem patru etape principale de
realizare ale auditului resurselor umane:
Strngerea informaiilor calitative si cantitative;
Evaluarea informatiilor culese;
Analiza rezultatelor;
4.Planificarea aciunii.Opinie personal :
-
Abordri n desfurarea auditului resurselor umane
Abordarea comparativ echipa de audit compar organizaia auditat
cu o alt organizaie, pentru a identifica zonele de ineficien prin
compararea rezultatelor. Aceast modalitate este de obicei utilizat
pentru compararea unor activiti specifice de personal sau a unor
programe concrete. Este util pentru a identifica zonele care cer
mbuntiri.Invitarea experilor externi echipa de audit utilizeaz
expertiza consultantului i rezultatele publicate ale cercetrii, ca
modele de standard cu care se compar aciunile departamentului de
resurse umane sau anumite programe concrete. Consultantul extern
sau rezultatele cercetrii pot fi de folos n diagnosticarea cauzelor
problemelor.Abordarea Statistic. Pe baza informaiilor din
rapoartele existente n organizaie, echipa de audit formuleaz
standardele statistice. Cu ajutorul lor pot fi evaluate aciunile i
programele din sfera resurselor umane. Prin utilizarea acestor
standarde matematice, echipa de audit poate descoperi greelile n
faza incipient.Conformitatea.Executnd selectarea elementelor
sistemului informaional al resurselor umane, echipa de audit caut
abaterile politicii de personal sau procedurilor de la respectarea
normelor legale. Prin acest mod echipa poate identifica
conformitatea politicii companiei i normele legale.Abordarea MBO.
Atunci cnd n organizaie se utilizeaz managementul prin obiective
(MBO) echipa de audit poate compara rezultatele efective cu cele
previzionate. Astfel pot fi identificate zonele ineficiente.
-
SISTEMUL METODOLOGICO-PROCEDURAL DE REALIZARE A AUDITULULUI
RESURSELOR UMANE Metode i tehnici utilizate n etapa de culegere a
informaiilor calitative i cantitative:
1. Observarea instantanee, 2. Interviul, 3. Chestionarul4.
Ancheta de opinie, 5. Inspecia, 6. Testul, 7. Consultarea arhivelor
i a bazelor de date, 8. Fotografierea zilei de munca, 9.
Eantionarea.
-
Metode i tehnici utilizate n etapa de evaluare a informaiilor
culese :1.Scara Thurstone;2.Scara Lickert;3.Scara Guttman. 4.Scale
de evaluare grafice;5.Scale de evaluare cu pai multiplii;6.Scala
standardizat;7.Scala pe puncte;8.Scale de evaluare axate pe
comportament;9.Scale de observare a comportamentului.10. Metoda
incidentelor critice;11. Scala gradat a comportamentelor;12. BARS
(Behavionally Anchored Rating Scales).
-
Metode i tehnici utilizate n etapa de analiz a rezultatelor
1.Metode de vizualizare - analizele factoriale,- analiza
componentelor principale (ACP), - analiza corespondenelor (AFC), -
analiza preferinelor. Metode de structurare vizeaz clasificarea sau
ordonarea indivizilor dup valorile variabilelor selecionate. 3.
Metode de interaciune dintre variabile - regresiile, analizele
canonice, analizele discriminante. 4. Analizele de segmentare -
analiza documentelor privind resursele umane- analiza comparativ
sau benchmarking-ul
-
Metode i tehnici utilizate n etapa de planificare a aciunii
Revizuirea informaiilor strnse i identificarea categoriilor ce
necesit mbuntiri. Clasificare a acestor categorii n funcie de
gravitatea problemelor aprute. 3. Completarea unui formular
specific - Raportul de auditImplementarea activitilor specificate,
delegarea sarcinilor specifice i controlul rezultatelor
-
Chestionarul instrument principal utilizat in etapa de culegere
a informatiilor calitative si cantitative - Model aplicativCea mai
mediatizat i de altfel i important categorie este cea legat de
recrutarea i selecia personalului. Aici pot aprea cele mai multe
probleme de ordin juridic n care organizaiile pot fi implicate.
Aceast parte se refer la obinerea i evaluarea de candidai calificai
pentru posturi n interiorul ntreprinderii, att din surse interne ct
i din surse externe organizaiei.
Pentru a strnge informaii ct mai complete n vederea realizrii
unui audit eficient se vor pune attea ntrebri cte se consider
necesare. Cteva dintre acestea pot fi:Care este persoana
responsabil pentru cererea i autorizarea de noi angajri? (se vor
completa: persoana responsabil cu cerea de noi angajri i funcia sa;
persoana responsabil cu autorizarea de noi angajri i funcia sa)Este
necesar existena unei fie a postului atunci cnd se autorizeaz
angajarea de personal? (Da / Nu)Este necesar existena unor
standarde de performan predefinite atunci cnd se autorizeaz
angajarea de personal? (Da / Nu)Este favorizat angajarea
persoanelor din interiorul organizaiei n defavoarea celor din afar?
(Da / Nu)Are organizaia un program de ocupare a locurilor de munc?
(Da / Nu)
-
Dac rspunsul la aceast ntrebare este afirmativ se poate specula
n vederea obinerii de date suplimentare referitoare la detaliile
acestui program.Exist o politic de promovare aplicabil n cadrul
organizaiei? (Da / Nu);Cine determin tehnicile i metodele de
angajare? (se numete responsabilul i funcia);Care din urmtoarele
specificaii apar n anunurile de angajare? (se bifeaz una sau mai
multe din urmtoarele categorii: numele organizaiei, titlul
postului, locaia, numr de telefon, salariul, beneficii,
cerine,altele,).;Exist un numr minim de candidai intervievai pentru
un anumit post? (Da / Nu);Cine se ocup de trierea lor? (se numete
responsabilul i funcia);Ce fel de surse se utilizeaz pentru
obinerea de candidai externi organizaiei? (se bifeaz una sau mai
multe din urmtoarele categorii: internet, firme de head-hunting,
Agenia de Angajare a Forei de Munc, coli, consultani, anunuri n
ziare, altele);Exist un program de recomandri candidai? (Da /Nu).n
cazul n care rspunsul este afirmativ se poate genera o serie de
ntrebri adiacente, care s aduc auditorului un plus de cunoatere.
Astfel, n continuare se vor pune ntrebri referitoare la persoanele
responsabile cu etapele caracteristice ale unei selecii i metodele
folosite de acetia, la programele de instruire pe care acetia le-au
efectuat, la regulile de angajare, la modalitile de stocare a
informaiilor, la cerinele legate de testrile de dopaj, testrile
psihice, fizice etc.n final se opteaz pentru ntrebrile cu rspuns
gradat referitoare la opinia angajatului.
-
ntrebrile de la sfritul fiecrei categorii, n numr de trei se
refer la prerea resursei umane chestionate n legtur cu problema
dezbtut. Scala de evaluare este aceeai pentru toate ntrebrile, de
la 1 la 9 cu precizarea c 1 nseamn nivel sczut, 5 nseamn nivel
normal, iar 9 nseamn nivel ridicat. Exemplu de scala de evaluare
utilizata in etapa de evaluare a informatiilor culesen ceea ce
privete msurarea i clasificarea atitudinii exist trei scri ce se
pot utiliza n auditul de resurse umane. Acestea sunt:
1.Scara Thurstone;2.Scara Lickert;3.Scara Guttman.
Pentru primul tip de scar - Scara Thurstone - trebuie adunate
afirmaiile, propunerile, opiniile ce au legtur cu atitudinile
vizate. Se formuleaz o scar ce cuprinde numeroase poziii
intermediare fr a le nota ntr-o maniera literara.
-
Scara ThurstoneNumrul de grade este indiferent.Dezavantajele
acestui tip de scar sunt de obicei legate de compararea
indivizilor, pentru care, de exemplu, +5 poate nsemna lucruri
diferite cum ar fi foarte favorabil sau destul de favorabil. De
aceea acestea pot fi depite prin conceperea unei scri prestabilite.
Dac diferena ntre rspunsuri este destul de mare nseamn c subiectul
este ambiguu deoarece rspunsurile sunt dispersate. n acest caz
ntrebarea este respins. Dar dac diferena este destul de mic
rspunsurile sunt concentrate i ca urmare a acestui caz se calculeaz
media.Exemplul sclii lui Thurstone permite atragerea ateniei asupra
importaneimuncii n prealabil elaborrii chestionarului, dac dorim
utilizarea de scri prestabilite. Pentru realizarea acestui tip de
scar, trebuie colectate, eventual din analiza coninutului
convorbiriilor fa n fa, de aseriuni, propuneri, opinii cu privire
la atitudinea avut n vedere.
Extrem de defavorabilExtrem de favorabil
-7-6-5-4-3-2-10+1+2+3 .+4+5+6+7