-
W\&zpRrrvrARrR
MUNICIPIULUIPIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitalii Cod: PS - 8.2.2.Edit ia:
2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Paqina 1 /6
PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN
Emi ten t :SM l
Procedure de sistem
AUDITUL INTERN
ElaboratRG:
AvizatRMC:
AprobatPRIM$R:
GHE?EqHE $TEFAN/a I./ d
1r\)/-\.\J ,,/ \
f , + ' l
Prezentul document a fost aprobat la data de 01.09.2009 gieste
proprietatea Primir iei Municipiului Piatra Neamt.Este interzisd
multiplicarea gi transmiterea documentului fird acordul
elaboratorului, copiile fiind controlate ginumerotate.
-
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Cali td{i i Cod: PS -8.2.2.Edit ia:
2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Paqina 3 /6
PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN
Emitent : SMI
1. SCOP 9r DOMENTU DE APLTCAREProcedura descrie activititile
desfdgurate pentru planificarea si efectuarea auditurilor interne
alecali tdt i i in scopul de a verif icd dacd SMC implementat este
conform cu cerintele stabil i te si pentrudeterminarea eficacitdt i
i sistemului de management cal i tate.
2. DOCUMENTE DE REFERINTA .
.
2.1. MC- PM-PN-O1 Manualul Cali tal i i al Primdriei Piatra
Neamt2.2. SR EN ISO 9001 :2008- Sisteme de managementul cal i taf i
i . Cerinte.2.3. SR EN ISO 9000 . 2001 . Sisteme de managementul
cal i t i t i i . Principi i fundamentale givocabular.2.4. SR EN
ISO 1901 1 :2003 - Ghid pentru auditarea sistemului de managementul
cal i ta{i i gi/sau demediu.
3. TERMENt, DEFTNTTil $t PRESCURTART3.1 . Termenii ut i l izati
9i definirea acestora este conform standardului SR EN ISO 9000 :
2006. Pentr-o mai bund intelegere a textului prezentei proceduri se
retine termenul :
Auditul cal i tdt i i - Examinarea sistematicd gi independentd
pentru a determina dacd activitdt i le girezultatele referitoare la
calitate satisfac mdsurile prestabilite gi dacd aceste mdsuri
suntimplementate efectiv gi sunt apte sd atingd obiectivele ( lSO
9000).3.2. PRESCURTARI
P - Pr imar yVP ViceprimarRC - Responsabil Cali tateRM -
Reprezentantul ManagementuluiPS - Procedura de SistemPMPN -
Primdria Municipiului Piatra Neam!SMC Sistem de Management al Cali
td{i iRNAC/P Raport de neconformitate, actiuni
corective / preventiveAC/P Actiuni corective / Preventive
-
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
I
Sistemul de Managemdnt al Cal i tdt i i .God: PS -8.2.2.Edit ia:
2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Paqina 4 /6
PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN
Emi ten t :SM l
1 . Planificarea auditurilor
2. Pregatirea auditului
3. Desfisurarea auditului
4. Analiza n eco nform itd!i lorac{iuni corective -RNAC/P
5. Raportarea auditului
6.Verificarea actiu n ilorcorective
4. SCHEMA PROCESULUI DE AUDIT INTERN
Necesitatea auditului
Documente de referinti
P lan de audi t
Chestionare
Dovezi de'audit
Documente de referintd
Program anual aprobat PS - 8.2.2 - F-01
Chesti e PS-8.2.2- F-03
i de audit
PS - 8 .3. - F-01----------------
Constatdri le auditului
Dovezi si constatdri Raport de audit PS - 8.2.2 - F-04
imbundtdtire SMC si procese
7.Date de intrarea analiza efectuatd de management
5. DESCRTEREA ACT|MTATTI5.1. Programarea audituri lor
interne
Audituri le interne sunt programate functie de natura gi
importanta activitdt i lor urmAnd a f iauditate 9i dupd caz si
functie de constatdri le audituri lor anterioare.
Programarea este efectuatd astfel incdt fiecare locafie gi
activitate (proces) sd fie auditatd celputin o dati pe
an.Programarea auditurilor interne PS-8.2.2.-F-01 este intocmitd de
RC, avizatd de RM.
Auditul intern va fi efectuat de cdtre auditori interni
instruiti din caijrul Primdriei, independentide activitatea
auditatd sau de auditori externi cert i f icati , stabil i t i prin
programul de audit.
5 .2. Pregat i rea audi tu lu i in ternAuditorul gef analizeazi
documentele de referinfd, rapoartele de audit anterioare gi
pregdtegte
chestionarul de audit , cod PS-8.2.2.-F-03, planul de audit ,
cod PS-8.2.2.-F-02, convine detal i i le cuauditatul. Planul de
audit se transmite cu cel pul in 3 zi le inaintea desfdgurdri i
auditului.
5.3. Desfigurarea audituri lor interne , "Audituri le interne se
desfdgoard conform programiri i anuale gi planului de audit
intocmit de
auditorul gef.Atunci cdnd este necesar ( la reclamati i
frecvente, la schimbiri semnif icative in sistem sau
pentru verif icdrea actiuni lor corective) se pot desfdgura
audituri neplanif icate.( ad-hoc).
-
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitdtii God: PS -8.2.2.Edit ia:
2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Paqina 5 /6
PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN
Emitent : SMI
Auditul intern demareazi cu o scurt i reuniune intre
auditor/auditori gi auditat i in care seprecizeazd obiectivele gi
cri teri i le auditului, programul, modul de identif icare gi
rezolvare aneconformitdti lor.
La inceputul procesului de audit se examineazi rezolvarea
actiuni lor stabil i te la auditulanterior.in continuare se
examineazl procesele gi activitdtile desfdgurate pentru stabilirea
conformitdtii cucerintele documentelor SMC, cu standardul de
referin{d sau cu legislat ia.Auditorii inregistreazd pe chestionare
dovezile auditului gi le analizeazd fald de criteriile de
audit.
5.4. Analiza neconformit i t i lor. Actiuni corectiveEventualele
abateri constatate fatd de cerinlele standardului de referinfi 9i
documentelor sistemuluise noteazd 9i discutd cu auditatul. Dacd
este necesar acestea se analizeazi pentru stabilireacauzelor 9i
prevenirea repetdrii. Acestea se documenteazd ca neconformitdti pe
formulare PS - 8.3.-F-01, mentiondndu-se detal i i 9i dovezi
obiective. Responsabil i tatea rezolvdri i actiuni
lorcorective/preventive pentru eliminarea cauzelor
neconformititilor o are compartimentul auditat.
5.5. Raportarea audituluiLa f inalul auditului se intocmegte
raportul de audit (PS - 8.2.2-F-04) si"se analizeazd' constatdri
leauditului, neconformital i le gi actiuni le corective stabil i
te. Raportul de audit con{ine concluzi i le fat i deobiectivele
auditului.Se mentioneazd realizarea obiectivelor calitdtii 9i
dovezile de eficacitate a sistemului in zoneleauditate.Functie de
obiectivele auditului Raportul mai poate consemna 9i alte aspecte
ca de exemplu :satisfactia clientului, eficacitatea instruirilor,
oportunitSlile de imbunitdtire.Un exemplar din raportul de audit gi
din RNAC/P-uri se lasd la compartimentul auditat iar unexemplar se
predi pentru gestiune RC. Raportul de audit se intocmegte pe
formularul PS-8.2.2.-F-04.
5.6. Verif icarea ac{iuni lor corectiveLa termenele fixate de RC
sau la solicitarea acestuia auditorul gef verificd stadiul
rezolvdrii actiunilorcorective/preventive, el iminarea cauzelor
care au condus la neconformitdl i gi completeazd,consemneazd
aspectele constatate in RNAC/P. Eficacitatea ac{iunilor corective
intrprinse seexamineazd la auditul intern urmdtor.Dacd este
necesar, in caz de nerezolvare, termenul poate fi decalat.
5.7. inregistrarea audituluiUn exemplar din raportul de audit,
rapoarte de neconformitdti gi chestionarul de audit se pdstreazdde
cdtre RC Ai constituie elemente de intrare la analiza efectuatd de
management. Toateinregistr ir i le auditului sunt gestionate de
RC.
6. RESPONSABILITATI
6 .1 . P r imaru l- Numeste prin dispozit ie auditori i interni
din cadrul organizatiei.
6 .2. RC- intocmegte programul de audit.- Urmdregte rezolvarea
actiunilor corective/preventive gi eficacitatea acestora- Pdstreazd
inregistrdri le auditului- Gestioneazi inregistr ir i le audituri
lor gi le prezinti la analiza efectuatd de management.- Intocmeste
Raoortul de audit.
-
# PRIMARIAN[tW MUNrcrPruLUl*@, PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Cali ta{i i Cod: PS - 8.2.2.Edit ia:
2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Paqina 6 /6
PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN
Emitent : SMI
6.3. RM- Numegte auditorul gef gi aprobd echipa propusa de
auditorul gef- Avizeaza programul anual de audit.- Coordoneazd
programul de auditare- Dispune efectuarea de audituri suplimentare,
neplanif icate.- Avizeaza rapoartele de audit '
Y ''
6.4. Auditorul gef- Propune componenla echipei de audit gi le
stabilegte sarcini le- Intocmegte chestionarul de audit- intocmegte
planul de audit- Coordoneazd activitatea de auditare- intocmegte
raportul de audit- Urmiregte gi verifici implementarea AC/P
stabilite
6.5. Audi toru l d in echipa de audi t- Documenteazd gi se
conformezd cerintelor auditului;- Clarif icd gi comunicd cerintele
auditului personalului din zona auditati ;- Raporteazd auditorului
gef rezultatele auditului.
6.6. Conducerea compartimentului auditat- Informeazd personalul
implicat despre domeniul gi obiectivele auditului gi intreprinde
actiuni de
verif icare prealabild ;- Stabilegte responsabilitafile pentru
persoanele care insolesc echipa de audit (daci este cazul) ;-
Asiguri condif i i le pentru buni desfdgurare a activitdl i i
echipei de audi[;
.
- Asiguri accesul echipei de audit la documente, inregistr i f i
gi zone de lucru ;- Stabilegte ac[iuni corective pentru
neconformitdtile identificate la audit
7. iNREGISTRARI
8. ANEXE8.1 . Anexa 1 - Formular PS-8.2.2.-F-01 : Program anual
de audit intern8.2. Anexa 2 - Formular PS-8.2.2. -F-02: P lan de
audi t8.3. Anexa 3 - Formular PS-8.2.2.-F-03 : Chestionar de
audit8.4. Anexa 4 - Formular PS-8.3.-F-01 : Raport de neconformit
i{ i , acl iuni corective/preventive8.5. Anexa 5 - Formular
PS-8.2.2-F-04 : Raport de audit8.6. Anexa 6 - Formular
PS-4.2.3.-F-03 : lndicatorul revizi i lor
Inreqistrarea Cod /Suport Comoleteazd Loc de oistrare Durata1.
Program anual deaudit intern
PS-8.2.2. -F-01 RC RC 3 ani
2. Plan de audit PS-8.2.2.-F-02 Auditor sef RC 3 ani3.
Chestionar deaudi t
PS-8.2.2.-F-03 Auditor gef RC 3 ani
4. Rap. deneconformitili ,actiuni corective/preventive
PS-8.3.-F-01 Auditor gef +auditat
RC 3 ani
5. Raoort de audit PS-8.2.2.-F-04 Auditor sef RC + Auditat 3
aniI
-
M\&/ PRIMARIAMUNICIP IULUIPIATRA NEAMTSistemul de Management
al Calitdli i
God: PS-4.2.3.-F-03Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina
111
INDICATORUL REVIZIILOR f
Emitent : SMI
Denumirea documentului : Procedura de Sistem ,Audi tu l
intern"
Nr .crt. Ed/Rev/Data
Continut sumar sauidentificare
Elaborat VerificatAnalizat Aprobat
1
2
Ed 1/Rev 010.12.2005
Ed.2l Rev.001 .09 .2009
Elaborare PS-01 in Ed.1,Rev.0
Actualizare giimbundtdlire con!inut,modificare codPS - 8 .2 .2
.
RC
RC
RM
RM
P
P
-
ffi$N PRIMARIAW N MUNICIP IULUIW PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitdti iCod: PS-8.2.2.-F-03Edit ia:
2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1
CHESTIONAR DE AUDIT
Emitent : SMI
Compart imentul / procesul audi tatData :
Aditor 9ef
Nr. crt. Aspectul examinat Dovezi retinute C o nstati ri/n eco
nfo rm ititi
-
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Cali t5l i i C o d : P S - 8 . 2 . 2 .
- F - 0 5Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pag
ina
.1 /1
LISTA AUDITORILOR INTERNI
Pentru anulEmi ten t . SMI , r
Data elabordri i :
Numele audi toru lu i Instruirea auditoruluidocumente
doveditoareZonele de auditare
ntru care este imputernici Observati i
Elaborat, RCSef Serviciu Ml
APROBAT, RMViceprimar
Nume s i prenume Semndtura Nume s i prenume Semnituralrina
Gheorghica ANA MONDA
-
r L r . , . , t : r
ff i PRIMARIAW N MUNTcIPIULUI.
.}r ,, PTATRA NEAMTw
Sistemul de Management al Calitdti iGod: PS-8.2.2.-F-02Edit ia:
2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1
PLAN DE AUDIT INTERN
Emitent : SMI
Obiect ivele audi tu lu i :
Domeniul auditului (compartimentul / compartimentele si
procesele auditate ):Documente db referintd:
' r
Tipul audi tu lu i intern: p lani f icat nneplani f icat
Dreplanificat n
Per ioada audi tu lu i :
Audi tor gef:Audi tor i :
Reprezentanli i compartimentu lui auditat:
Programul de desf igurare a audi tu lu i i ,
1. $edin{a de deschidere ( data, ora gi locul ) :2. $edin{a de
inchidere (data, ora gi locul ) :3. Data difuziri i raportului de
audit :
Data intocmiri i: Auditor getNume, semndtura
Nr.crt.
Cerintaexaminata
Gom partimentu l/proces u I Data/ora Reprezentantulaudi
tatului
-
NW PRIMARIAN'N MUNIC IP IULUI'tT ,, PIATRA NEAMTw
Sistemul de Management al Calitali iCod: PS-8.2.2.-F-01Edit ia:
2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1
PROGRAM ANUAL DE AUDIT INTERN
Emitent : SMI
ANUL
Proces/Compaftiment
auditat
Auditorsef
ProgramareRealizare
Trim. l /luna
Trim. l l / luna Tr im . l l l/ luna
Trim.lV/luna
PRPRPR
Avizat,RMC
Ana Monda
Intocmit,.RC
Irina Ioana Gheorghica
-
NN PRIMARIAN N MUNICIPIULUI't&/ PTATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitd{i iCod: PS-8.2.2.-F-04Edit ia:
2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 112
RAPORT DE AUDIT INTERN
Emitent : SMI
NR. . . . . .D tN
l. Data :
2. Obiect ivele audi tu lu i :
3. Domeniul auditului : Procese /Activitati/ Compartimente
auditate
4. Documente de referinli in raport cu care s-a efectuat auditul
:
5. Per ioada de audi t :
6. Audi tor sef .
7. Audi tor i .
8. Reprezentanti compartimentului auditat :
9. Persoane contactate in t impul audi tu lu i :
1 0. Constatar i le audi tu lu i :
-
N$N PRIMARIANT N MUNICIPIULUI. h ., PIATRA NEAMTw
Sistemul de Management al Calitali iCod: PS-8.2.2.-F-04Edit ia:
2Revizia: 0Data : 01.09.2009
'Pagina 212
RAPORT DE AUDIT INTERN
Emitent : SMI
11. Neconformitati constatate :
l2.Concluzii le privind conformitatea sistemului raportat la
documentele de referinta :
l3.Aprecier i pr iv ind ef icaci tatea sistemului s i at ingerea
obiect ivelor :. f
14. Anexe : Chest ionar de audi t . . . pgRapoarte de
neconformitatiAltele
15. Difuzare : 1 ex. Compartimentul auditat1 ex. RC
Semnaturi de primire raport
CompartimentRC
Auditor sef