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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD DEL ZULIA
LA AUDITORA INTERNA EN LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL REFERIDOS AL INGRESO Y DISTRIBUCIN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO BARALT DEL
ESTADO ZULIA
AUTORA: VALERO, BELKIS. C.I. N. 13.522.891
Marzo, 2007
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD DEL ZULIA
LA AUDITORA INTERNA EN LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL REFERIDOS AL INGRESO Y DISTRIBUCIN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO BARALT DEL
ESTADO ZULIA
AUTORA: VALERO, BELKIS. C.I. N. 13.522.891 TUTOR: JUAN LEAL
MELO
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD DEL
ZULIA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR
AL TTULO DE ESPECIALISTA EN CONTADURA, MENCIN: AUDITORA
Marzo, 2007
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NDICE GENERAL
Pg. APROBACIN DEL TUTOR iii DEDICATORIA iv AGRADECIMIENTO v
NDICE GENERAL vi NDICE DE FIGURAS viii NDICE DE CUADROS ix NDICE DE
TABLAS x NDICE DE GRFICOS xi RESUMEN xii
CAPTULO I EL PROBLEMA 4
Planteamiento del Problema 4 Formulacin del Problema 8
Sistematizacin del Problema 8 Objetivos de la Investigacin 9
Justificacin de la Investigacin 9 Delimitacin del Problema 10
CAPTULO II MARCO TERICO 11
Antecedentes de la Investigacin 11 Bases Tericas 15 El Sector
Pblico 15 La Administracin Financiera del Sector Pblico 17
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4
El Sistema Presupuestario Pblico 21 Los principios del
presupuesto pblico 24 El Sistema de Contabilidad Pblica 30 Registro
de informacin contable y el Plan nico de Cuentas 36 Plan de Cuentas
39 Plan de Libros 42 Plan de Asientos 42 Plan de Formas 43 Plan de
Reportes 43 El Sistema de Control y de auditora en el sector pblico
45 Normas, rganos y objetivos del control en el sector pblico 46
Mecanismos de Control Interno y externo en las Instituciones
Pblicas 48 Los sistemas de control para una gestin estratgica,
eficiente y eficaz 56 La Auditora Interna en el Sector Pblico 60
Las instituciones pblicas 70 Bases Legales aplicables a los
organismos del sector pblico en materia de Control 73 Definicin de
Trminos Bsicos 74 Operacionalizacin de las Variables 78 CAPTULO III
MARCO METODOLGICO 79 Nivel de la Investigacin 79 Diseo de la
Investigacin 80 Poblacin 80 Tcnica e instrumento de recoleccin de
la Informacin 81 Tcnica de Procesamiento y Anlisis de Datos 82
CAPTULO IV
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5
ANLISIS Y PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS 83 Dimensin:
Procedimientos de Control 84 Dimensin: Mecanismos de Control 91
Dimensin: Beneficios del Control Interno 101 CAPTULO V CONCLUSIONES
Y RECOMENDACIONES 110 Conclusiones 110 Recomendaciones 112
BIBLIOGRAFA 113 ANEXOS 116 Anexo 1. Cuestionario Auto Administrado
Anexo 2. Constancias de Validacin
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6
NDICE DE TABLAS
Pg. Tabla 1. Control Preventivo 84 Tabla 2. Control Concomitante
85 Tabla 3. Operacin de Registro 86 Tabla 4. Distribucin de
Recursos 87 Tabla 5. Realizacin del Control Posterior 88 Tabla 6.
Tiempos de Ejecucin del Control Posterior 89 Tabla 7. Aplicacin del
control posterior 90 Tabla 8. Mejora de los procedimientos de
control 91 Tabla 9. Objetivos del establecimiento de controles
internos
92
Tabla 10. Incorporacin de la Auditora Interna como parte del
sistema de control 93 Tabla 11. Promocin de la Eficiencia Operativa
94 Tabla 12. Mejora de los procedimientos de control 95 Tabla 13.
Rendicin de Cuentas 96 Tabla 14. Cumplimiento de las Disposiciones
Legales 97 Tabla 15. Intervencin de organismos de control externo
98 Tabla 16. Utilidad del Control Externo 99 Tabla 17. Evaluacin de
la Eficiencia, Eficacia y Economa
100
Tabla 18. Sanciones 101 Tabla 19. Recomendaciones 102 Tabla 20.
Calificacin del SCI 104 Tabla 21. Funcin del SCI 105 Tabla 22.
Propsito del SCI 106 Tabla 23. Funcionabilidad del SCI 107 Tabla
24. Utilidad del SCI 108
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NDICE DE CUADROS
Pg. Cuadro 1. La Administracin Pblica: Un Macro-Sistema 18
Cuadro 2. Principios del Presupuesto Pblico 25 Cuadro 3. Principios
contables aplicados a los organismos pblicos 35 Cuadro 4.
Codificacin Base del Plan nico de Cuentas 40 Cuadro 5. Niveles de
Desagregacin del PUC 40 Cuadro 6. Sistema centesimal del PUC para
los municipios
41
Cuadro 7. Plan de Reportes e Informes 44 Cuadro 8.
Procedimientos o mecanismos de Control 45 Cuadro 9. Fines de la
auditora Interna 61 Cuadro 10. Bases Legales 74
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8
NDICE DE FIGURAS
Pg. Figura 1. Clasificacin del Sector Pblico Venezolano 16
Figura 2. Sistemas que integran la Administracin Financiera del
Sector Pblico en Venezuela 19 Figura 3. Alcance del Presupuesto
Pblico 23 Figura 4. Alcance del Presupuesto por Proyectos 28 Figura
5. Ingresos, egresos y operaciones de financiamiento del
presupuesto pblico 30 Figura 6. El Sistema de Contabilidad en el
Sector Pblico 31 Figura 7. Manuales operativos 33 Figura 8.
Elementos Bsicos de un Sistema Contable 37 Figura 9. Elementos del
Sistema de Contabilidad del Sector Pblico 39 Figura 10. Sistema de
Control Interno 52 Figura 11. Integracin al Ciclo Presupuestario
57
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9
NDICE DE GRFICOS
Pg. Grfico 1. Control Preventivo 84 Grfico 2. Control
Concomitante 85 Grfico 3. Operacin de Registro 86 Grfico 4.
Distribucin de Recursos 87 Grfico 5. Realizacin del Control
Posterior 88 Grfico 6. Tiempos de Ejecucin del Control Posterior 89
Grfico 7. Aplicacin del control posterior 90 Grfico 8. Mejora de
los procedimientos de control 91 Grfico 9. Objetivos del
establecimiento de controles internos
92
Grfico 10. Incorporacin de la Auditora Interna como parte del
sistema de control 93 Grfico 11. Promocin de la Eficiencia
Operativa 94 Grfico 12. Mejora de los procedimientos de control 95
Grfico 13. Rendicin de Cuentas 96 Grfico 14. Cumplimiento de las
Disposiciones Legales 97 Grfico 15. Intervencin de organismos de
control externo
98
Grfico 16. Utilidad del Control Externo 99 Grfico 17. Evaluacin
de la Eficiencia, Eficacia y Economa
101
Grfico 18. Sanciones 102 Grfico 19. Recomendaciones 103 Grfico
20. Calificacin del SCI 104 Grfico 21. Funcin del SCI 105 Grfico
22. Propsito del SCI 106 Grfico 23. Funcionabilidad del SCI 107
Grfico 24. Utilidad del SCI 108
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIN
SUPERIOR
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
LA AUDITORA INTERNA EN LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL REFERIDOS AL INGRESO Y DISTRIBUCIN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO
BARAL DEL ESDADO ZULIA AUTORA: Belkis Valero AO: 2007 TUTOR:
Juan Leal Melo
RESUMEN El objetivo general de la investigacin fue analizar
la
infleencia de la Auditora Interna en la mejora de los
procedimientoc de control referidos al ingreso y distribucin de los
recursos financieros de la Alcalda del Municipio Baralt del estado
Zulia; para lograrlo, se acudi a un tipo de estudio descriptivo con
un diseo de campo; como instrumento de recoleccin de la informacin
fue aplicado un cuestionario el cual present un nmero total de
veintisis (26) tems los cuales contenan preguntas cerradas y con
opcin de respuesta mltiple. El mismo fue aplicado a una la poblacin
conformada por un total de tres (3) sujetos informantes, todo
funcionarios adscritos a la dependencia Control Interno de dicha
Alcalda. El instrumento fue validado a travs del juicio de tres
expertos y una vez analizados los resultados se lleg a la conclusin
de que al analizar la influencia de la Auditora Interna en la
mejora de los procedimientos de control referidos al ingreso y
distribucin de los recursos financieros de la Alcalda del Municipio
Baralt del estado Zulia
Palabras Claves: Auditora Interna, Control, Recursos
Financieros, Instituciones Pblicas.
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11
INTRODUCCIN
La empresa pblica ha surgido como instrumento de
poder para ayudar al Estado a cumplir su funcin social, una
de las caractersticas que las distingue es que representan
una de las principales fuentes de trabajo para la nacin,
tambin tienen la capacidad de intervenir en reas en donde
el capital privado no muestra inters.
En la actualidad, las empresas del sector pblico
manejan conceptos de competitividad, eficiencia, calidad de
gestin, innovacin, tecnologa de vanguardia, entre otros,
todo ello en funcin de tratar de aligerar su an pesada
estructura funcional a travs de la cual accionan.
A este respecto, en Venezuela se han registrado
experiencias exitosas en diferentes ramos del sector pblico
y segn estadsticas reflejadas por la revista especializada
IESA, los sistemas pblicos actuales han optado por
desarrollar aplicaciones que apoyen la totalidad de las
actividades operativas, administrativas y de direccin,
independientemente del tamao de la institucin en pro de la
mencionada mejora.
Segn esta publicacin, el enfoque principal para la
resolucin de la problemtica relativa a la administracin de
un ente pblico, radica en la aplicacin de un sistema
integral
como aliado efectivo para el manejo simultneo de las
diferentes reas que lo componen, pues es bien sabido que
las diferentes reas de trabajo en un ente pblico, son
errneamente manejadas en forma independiente, lo que
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12
hace que cualquier accin no tenga un efecto multiplicador y
por ende causan repeticiones de trabajo, justamente porque
los sistemas existentes actan en forma separada como si se
tratara de varias dependencias, cuando lo ideal es manejar
informacin integrada en estructuras apoyadas por bases de
datos relacionales que ofrezcan seguridad e integridad ya
que esto facilitara el flujo de informacin al momento de
efectuar una auditora y el enfoque del auditor se hara de
manera global.
Se hace evidente entonces que la forma de eliminar la
irracionalidad en estas organizaciones, de reducir los
riesgos
que conlleva la inadecuada administracin y de garantizar el
mejor aprovechamiento de los recursos, es a travs de la
aplicacin de auditoras internas que verifiquen la eficiencia
del control en este tipo de instituciones.
Por otra parte, los nuevos escenarios econmicos,
sociales y polticos, por los que atraviesan las
instituciones
pblicas contemporneas, han demandado del concepto
tradicional de auditora un cambio, que va del enfoque
clsico hacia un concepto mucho ms extenso, es entonces
a partir de esta visin que entra en juego el papel de la
Auditora Interna, como un proceso que permite verificar la
eficiencia o no del sistema de control, valorando as el
grado
de efectividad en el logro de los objetivos previstos y
facilitando los procesos de decisin en ambientes exigentes
como el pblico. Teniendo como marco el escenario descrito
anteriormente, la presente investigacin se estructura en
cinco captulos:
Capitulo I relativo al problema, en esta parte se
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13
especfica el tema objeto de estudio y al mismo tiempo se
hace una resea sobre la variable que en este caso se
refiere a la influencia de la Auditora Interna en la mejora
de
los procedimientos de control; tambin, se formula el
problema a investigar y las interrogantes que permitieron
definir los objetivos, tanto general como especficos y la
respectiva justificacin de la relevancia de investigar sobre
dicha influencia en el ingreso y distribucin de los recursos
financieros de la Alcalda del Municipio Baralt del estado
Zulia
Capitulo II denominado Marco Terico, esta
conformado por los antecedentes de la investigacin, los
cuales fueron seleccionados por presentar relacin directa
con el estudio; la fundamentacin terica del problema se
basa en conceptualizaciones, comparaciones y el anlisis de
la variable, junto con la operacionalizacin de los
objetivos,
donde se muestran las dimensiones e indicadores que
abarca cada uno.
Capitulo III en donde se hace referencia al Marco
Metodolgico, en el se especfica de forma detallada la
metodologa utilizada para lograr el objetivo principal, por
lo
que abarca el tipo y diseo de la investigacin, la poblacin
seleccionada para el presente estudio, las tcnicas e
instrumentos de recoleccin de datos. De igual forma, se
explica la tcnica a travs de la cual se producir el anlisis
e
interpretacin de los resultados de esta investigacin.
Captulo IV en el cual se exponen la interpretacin y
anlisis de cada uno de los tems plasmados en el
cuestionario mediante el diseo de tablas de frecuencias y
-
14
grficos de barra, en funcin de ilustrar con mayor precisin
las perspectivas all expuestas.
Captulo V, contiene las conclusiones y
recomendaciones ms resaltantes, a travs de las cuales se
hall respuesta al objetivo general de esta investigacin.
Finalmente, se agregan la bibliografa y los anexos
correspondientes.
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15
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En este captulo se presentan las
conclusiones y recomendaciones que
dan respuesta a las expectativas suscitadas a travs del objetivo
general de
este estudio, como lo es el analizar la influencia de la
Auditora Interna en la
mejora de los procedimientos de control referidos al ingreso y
distribucin de
los recursos financieros de la Alcalda del Municipio Baralt del
estado Zulia.
Por lo tanto, las derivaciones ms significativas son las
siguientes:
Conclusiones
En relacin a los procedimientos de control, en la Alcalda del
municipio
Baralt, se aplica el control simultneo y el control posterior
dado que el previo
fue derogado segn el artculo N 125 que se contempla en la
reforma de la
Ley Orgnica de la Contralora General y del Sistema Nacional de
Control
Fiscal. Se puede decir, que la aplicacin del control simultneo y
el posterior
ha sido de gran ayuda en especial por que el control de los
ingresos y
distribucin de los gastos es mucho ms detallado, lo que permite
que en la
mencionada Alcalda este tipo de procedimientos sean tiles para
la gestin
efectiva de la misma.
Con respecto a los mecanismos de control aplicados en la Alcalda
del
municipio Baralt, es un hecho que este tipo de procedimiento
ayuda a
garantizar el acato a la normativa legal y presupuestaria.
Promover la
eficiencia de las operaciones y minimiza el manejo indebido de
los fondos, lo
que se considera una fortaleza.
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16
Para esta institucin, la introduccin de auditoras incide
directamente
en el aumento de la eficiencia de las operaciones, lo que
implica que la
misma contribuye en cierta medida con el mejoramiento de la
calidad del
servicio que all se presta, as como tambin con el manejo
adecuado de los
recursos y con el desarrollo de programas que garanticen la
estabilidad
socioeconmica del Municipio.
Igualmente se logr precisar que la auditora interviene en
forma
directa en el cumplimiento de la eficiencia operativa de la
Alcalda puesto que
al auditar los ingresos, as como tambin los procedimientos
utilizados para
distribuir los recursos existe mayor garanta y oportunidad de
que los
objetivos y metas previstos se cumplan.
En relacin a las auditoras externas, se encontr que en la
Alcalda
del municipio Baralt, este tipo de auditoras es aplicado por la
Contralora
General del estado Zulia, lo que se considera correcto, pues es
el ente
idneo para realizar estas revisiones o monitoreos.
La utilidad de este tipo de auditora se concentra entre otros
puntos en
verificar la exactitud y sinceridad de la informacin financiera,
por tanto,
genera informacin sobre la eficiencia de la gestin
administrativa.
En la Alcalda del municipio Baralt, el control interno en
general genera
los siguientes beneficios: formula recomendaciones para mejorar
las
deficiencias, fortalece el sistema de control interno, vigila
los procedimientos
relacionados con el registro de los ingresos y la distribucin de
los mismos.
Tambin, su aplicacin contribuye con el cumplimiento y
observancia de los
Principios de Contabilidad y Auditora, as como tambin con lo
establecido
en la normativa legal sobre el manejo de los recursos
presupuestarios.
Como conclusin final se obtuvo que la auditora interna ejerce
una
influencia positiva en la mejora de los procedimientos de
control referidos al
ingreso y distribucin de los recursos financieros de la Alcalda
del municipio
Baralt, por lo cual debe ser considerada una herramienta vital
para mantener
la eficiencia de su sistema de gestin administrativa.
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17
Recomendaciones
Dado que se comprob que en la Alcalda del municipio Baralt la
aplicacin de auditoras internas tiene influencia positiva sobre
los
procedimientos de control se recomienda:
Aplicar indicadores de gestin que ayuden a monitorear el
desempeo de la Alcalda
Verificar constantemente su sistema de control interno Continuar
cumpliendo la planificacin operativa anual y los controles.
CAPTULO I
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18
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Desde sus inicios, el concepto de auditora ha estado vinculado a
la
deteccin y prevencin de irregularidades en especial las de
naturaleza
financieras y contable, sin embargo, el nuevo entorno
empresarial y las
corrientes de la reingeniera y calidad total, han motivado a que
la auditora
incursione en nuevos campos de accin en funcin de brindar, adems
de
los beneficios de la auditora tradicional, proporcionar
informacin veraz al
nivel directivo, as como tambin valorar, examinar y facilitar
los procesos de
toma de decisiones.
Por ello, la Auditora Interna es conocida como el proceso de
obtener y
evaluar objetivamente en un perodo determinado de tiempo,
evidencia
relativa a la informacin financiera, al comportamiento econmico
y al manejo
de una entidad. Segn esto, la Auditora Interna sirve como
herramienta para
enfrentar las innovaciones gerenciales y administrativas
garantizando la
deteccin de desviaciones de la gestin administrativa referentes
a la
eficiencia en el uso de los recursos y logros de objetivos, as
como la eficacia
en los resultados, la economa en trminos de proporcionalidad y
su relacin
costo beneficio.
En trminos generales, la Auditora Interna se ejecuta bajo un
enfoque
por analoga de las revisiones financieras, de cumplimiento,
control interno,
tributario, administrativo, informtica y de gestin, a objeto de
determinar si
los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los
Principios de
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19
Contabilidad Generalmente Aceptados, si la institucin ha
cumplido con el
desarrollo de sus operaciones y con las disposiciones legales
que le sean
aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de
los rganos de
direccin y administracin; por tanto su aplicacin es de suma
importancia
para la organizacin, especialmente en las empresas de naturaleza
pblica.
Es importante acotar que un aspecto que ha caracterizado las
instituciones pblicas en Amrica Latina, en opinin del
conferencista y
experto en el rea contable pblica Mora, C. (1999), es que
estas
instituciones ...carecen en general de una adecuada informacin
contable
que permita la evaluacin y toma de decisiones oportunas, esto
ha
posibilitado la presencia del flagelo de la corrupcin, lo cual
amenaza su
desarrollo econmico. No obstante, se sabe que dentro de las
instituciones
pblicas se encuentran preestablecidas una serie de actividades,
las cuales
tienen un conjunto de normas y procedimientos que sirven de gua
para el
desempeo eficaz y eficiente de las labores de planificacin,
organizacin,
ejecucin y control.
Dentro de este contexto, las Alcaldas son instituciones que
surgen
como instrumentos del poder pblico para regular la marcha de la
actividad
local de cada Municipio; su fin es asegurar a la poblacin
ciertos bienes o
servicios; por lo cual, la naturaleza de las mismas justifica su
creacin,
puesto que la esencia de este tipo de instituciones, es
primordialmente la
ordenacin y promocin del desarrollo econmico y social, la
dotacin y
prestacin de los servicios pblicos domiciliarios, la aplicacin
de la poltica
referente a la materia inquilinaria, bajo los criterios de
equidad, justicia y
contenido de inters social; sin embargo para hacer efectivo su
rol, la
administracin pblica debe cumplir con una serie de controles que
le abran
paso a la eficiencia de los procesos.
Al conocer el fin que justifica la creacin de las Alcaldas, se
puede
establecer una relacin entre la importancia de su gestin para
asegurar la
previsin de los bienes y servicios que satisfagan las
necesidades de la
-
20
comunidad y la necesidad de manejar con eficiencia los recursos
financieros
asignados; lo que hace indispensable la aplicacin de mecanismos
de control
que garanticen el flujo de dichos recursos, y de esta manera
hacer frente a
tal cometido, pues esta es la nica va que le garantiza la
certeza y en parte
la suficiencia de recursos a la comunidad.
Como dato importante, el Ministerio de Industrias Ligeras y
Comercio
(MILCO., 2005) seala que el sector gubernamental en el Estado
Zulia,
conserva un lugar privilegiado como una de las fuentes
empleadoras de la
regin zuliana, esta particularidad hace que una porcin de la
economa
regional se mueva en torno a este sector; adems de tener la
responsabilidad de proveer a la regin de servicios bsicos, tales
como
vialidad, seguridad, educacin, salud, entre otros, segn lo
establece la Ley
Orgnica del Poder Pblico Municipal (2001), lo que en resumen
contribuye a
generar un impacto significativo en lo que respecta a su funcin
e imagen.
No obstante, con respecto a este ltimo punto se logra percibir a
travs
de diferentes denuncias hechas a travs de los medios de
comunicacin
radial y escrita que existe cierto deterioro en cuanto a la
eficiencia y eficacia
del funcionamiento del aparato pblico estadal y de la imagen de
este ante la
comunidad; realidad esta a la que no escapa la Alcalda del
Municipio Baralt
del estado Zulia. Esto podra ser producto de algunas debilidades
en el
cumplimiento de los objetivos previstos, en especial en lo
referente a la
asignacin de recursos que cubran las necesidades bsicas de la
comunidad
que las demanda.
Tambin, se logra denotar que en este tipo de instituciones los
trmites
administrativos tienden a tornarse engorrosos, sobre todo al
momento de
solicitar cualquier informacin de carcter pblico, como permisos
o algn
tipo de documentacin, lo que indica una grave falta de
organizacin interna.
Esto ocurre, segn informacin suministrada por una fuente
primaria de la
Alcalda, porque el flujo de procedimientos administrativos no
esta conducido
de la forma ms eficiente, debido a la ausencia de controles que
delimiten
-
21
dichos procedimientos; tambin porque se generan transacciones
inusuales
con efectos sobre los registros contables que afectan de manera
directa la
informacin registrada en el sistema, causando esto que los
funcionarios
pblicos, adopten vicios de administraciones pasadas, lo que
puede hacer
ineficiente su actuacin.
Lo anteriormente sealado, conlleva a pensar que el examen
posterior;
es decir, la verificacin del cumplimiento de los objetivos en
cuanto a
asignacin de recursos a la comunidad de cada ente u rgano del
Estado,
falla, lo que trae como consecuencia que el control interno
aplicado en la
Alcalda objeto de estudio presente ciertas debilidad en su
estructura; esto
provocado por la ausencia de procesos de verificacin, deficiente
distribucin
de los recursos, deterioro de la tica profesional y poca
eficiencia en el
desempeo de las funciones pblicas.
Como consecuencia, de no efectuarse el apropiado estudio y
evaluacin del control interno en las Alcaldas, para identificar
las reas
crticas que requieren un examen profundo y la no aplicacin
de
procedimientos de auditora interna dentro de esas instituciones,
se origina el
deterioro paulatino del sistema pblico. Ya que, tanto el control
como la
auditora son conceptos estrechamente ligados, pues mediante stos
se
logra la verificacin del estricto cumplimiento del destino
acordado a los
recursos y a los trminos en que los mismos fueron autorizados, a
travs de
la implementacin de mecanismos que garanticen una adecuada
supervisin
de la ejecucin fsica y financiera de los mismos.
De igual forma, si no se promueve la participacin ciudadana en
las
instituciones de este tipo, se continuar generando un vaco,
desperdiciando
incluso el recurso denominado en la Constitucin aprobada en
1999, como
contralora social, para efectuar el seguimiento de los programas
y proyectos
y el buen uso de los recursos asignados a estas. La ausencia de
estas
unidades en las instituciones pblicas generara el descontento de
la
comunidad.
-
22
En funcin de lo anterior, a la Alcalda del Municipio Baralt del
estado
Zulia, le corresponde vigilar la transparencia de los controles
implantados y
seguidos mediante la aplicacin de auditoras internas
permanentes, en
funcin de favorecer el establecimiento de normas y
procedimientos y la
correccin de irregularidades, para mitigar las debilidades en
el
funcionamiento de las mismas.
En relacin a la realidad descrita en los prrafos anteriores;
surge la
siguiente interrogante:
Formulacin del Problema
Cul es la influencia de la Auditora Interna en la mejora de
los
procedimientos de control referidos al ingreso y distribucin de
los recursos
financieros de la Alcalda del Municipio Baralt del estado
Zulia?
Sistematizacin del Problema
Cules son los procedimientos de control para la verificacin de
los ingresos y distribucin de los recursos financieros en la
Alcalda del
Municipio Baralt del estado Zulia?
Cules son los mecanismos de control que permiten la distribucin
eficiente de los recursos financieros en la Alcalda del
Municipio
Baralt del estado Zulia?
Cules son los beneficios del control interno en los
procedimientos referidos al ingreso y distribucin de los recursos
financieros de la
Alcalda del Municipio Baralt del estado Zulia?
De la formulacin de las interrogantes se desprenden los
siguientes
objetivos:
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23
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General Analizar la influencia de la Auditora Interna
en la mejora de los
procedimientos de control referidos al ingreso y distribucin de
los recursos
financieros de la Alcalda del Municipio Baralt del estado
Zulia.
Objetivos Especficos Describir los procedimientos de control
para la verificacin de los
ingresos y distribucin de los recursos financieros en la Alcalda
del
Municipio Baralt del estado Zulia.
Identificar los mecanismos de control que permiten la
distribucin eficiente de los recursos financieros en la Alcalda del
Municipio
Baralt del estado Zulia.
Determinar los beneficios del control interno en los
procedimientos referidos al ingreso y distribucin de los recursos
financieros de la
Alcalda del Municipio Baralt del estado Zulia.
Justificacin de la Investigacin
La evaluacin interna, es un enfoque dentro de la cultura
administrativa
moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar mtodos
y tcnicas
que reflejen en forma objetiva el nivel real de la administracin
y la situacin
de la empresa; este es el enfoque de la presente investigacin,
la cual
pretenden indagar sobre el tema de Auditora Interna y
procedimientos de
control. A este respecto, se han desarrollado trabajos, mtodos,
tcnicas y
procedimientos en libros y manuales para la realizacin del
diagnstico de
los problemas financieros y sus causas; sin embargo, la auditora
interna, es
una herramienta que recopila los estilos de direccin ms
modernos, en los
cuales las instituciones pblicas estn inmersas, siendo relevante
realizar un
-
24
estudio de este tipo para encontrar soluciones a la realidad que
hoy
acompaa a instituciones pblicas como las Alcaldas.
Para el logro de los objetivos propuestos, la investigacin se
orientar
en la metodologa planteada por Mndez, C. (2001), utilizando
tcnicas de
recoleccin de datos como el cuestionario, a travs del cual se
obtendr
informacin sobre la eficacia y eficiencia de la Auditora Interna
en la mejora
de los procedimientos de control referidos al ingreso y
distribucin de los
recursos financieros de la Alcalda del Municipio Baralt del
estado Zulia.
De igual forma, se pretende que el resultado obtenido en la
presente
investigacin sirva como base para el estudio en el rea de
control de las
instituciones pblicas. Adems, estas entidades contarn con un
precedente
investigativo, cuyos resultados permitirn a los directivos del
mismo, evaluar
los mtodos de auditora aplicados hasta la presente fecha,
estableciendo as
un escenario en el cual se logre perfilar las debilidades y
oportunidades
financieras, econmicas y de impacto social producidas por su
gestin.
Delimitacin del Problema
La presente investigacin se desarrollar con el fin de determinar
la
eficacia y eficiencia de la Auditora Interna en la mejora de
los
procedimientos de control referidos al ingreso y distribucin de
los recursos
financieros de la Alcalda del Municipio Baralt del estado Zulia,
llevndose a
cabo dicha indagacin desde Marzo hasta Diciembre del 2006.
CAPTULO II
MARCO TERICO
-
25
Dentro del campo de la investigacin, se han registrado
diversidad de
trabajos referidos al tema de Auditora, sin embargo el campo de
la Auditora
Interna ha venido introduciendo cambios interesantes en su
aplicacin, que
son interesantes de estudiar. En este marco se debe hacer
referencia
entonces, a los trabajos cuya pertinencia sea directamente
proporcional al
tema en desarrollo, apoyada dicha investigacin por una extensa
bibliografa
que permita recopilar informacin para sustentar el estudio que
se realiza. Antecedentes de la investigacin
En la bsqueda de fuentes relevantes sobre el tema de estudio,
se
consultaron algunas investigaciones relacionadas con el tema,
entre ellas:
Valero, A. y Ortega, A. (2002), presentaron un trabajo de
grado
denominado El Sistema de Control y Auditoria Interno del
Ministerio de Produccin y Comercio-Trujillo segn los postulados de
la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico, ante
la Universidad Valle del Momboy para optar al ttulo de Licenciada
en
Administracin de Empresas. Tuvo como objetivo general determinar
si el
Sistema de Control y Auditoria Interno llevado a cabo en el
Ministerio de
Produccin y Comercio - Trujillo se ajusta a los postulados de la
Ley
Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico. Se sigui
una
metodologa de tipo descriptivo, con un diseo de campo, se aplic
una
entrevista a la alta gerencia. Los resultados permitieron
concluir que en
-
26
cualquier organizacin que no lleve a cabo un control eficiente
no se
garantiza el xito de una auditoria interna. Se recomend la
creacin de una
unidad de contralora interna, la elaboracin de un manual de
normas y
procedimientos, la retroalimentacin formal al culminar la
auditoria
Los aportes de la investigacin son de tipo terico, porque
revelan que
el control es una de las herramientas ms efectivas con que
cuenta una
institucin pblica para verificar el cumplimiento de los
objetivos y los planes
pre-establecidos. Segn la informacin que en este antecedente se
muestra,
el control es el nico instrumento capaz de precisar si las
transacciones que
realizadas se han hecho con veracidad y presentan su situacin
real por
tanto se considera de inters para esta investigacin.
Caldern, M. (2002), present una tesis denominada El Presupuesto
y su incidencia como herramienta de Control y Evaluacin en la
Alcalda del Municipio Trujillo, en la Universidad de Los Andes,
Ncleo Universitario Rafael Rangel para optar al ttulo de Licenciada
en Contadura Pblica.
Teniendo como propsito estudiar el presupuesto y su incidencia
como
herramienta de control y evaluacin en la Alcalda del Municipio
Trujillo,
utilizando una metodologa de tipo descriptiva con un diseo de
campo;
teniendo como poblacin 20 empleados del departamento de
administracin,
tomando como muestra 8 empleados ya que fue una poblacin
finita;
aplicndole un instrumento de tipo cuestionario para recopilar la
informacin
necesaria; cuya validez se obtuvo por el juicio de tres
expertos; de igual
forma la confiabilidad se realiz a travs del paquete estadstico
SPSS 10.0,
llegando a la conclusin que es importante destacar la
importancia del
presupuesto, como herramienta de Gestin de Gobierno para ayudar
a
minimizar los riesgos en las operaciones financieras de la
organizacin
llevando un buen control y una ptima evaluacin.
Este trabajo desarrolla los fundamentos del control a travs
del
presupuesto, siendo este uno de los conceptos de relevancia para
esta
investigacin, del mismo modo su aplicacin se dirigi al mbito
pblico,
-
27
especficamente a la Alcalda del Municipio Trujillo, presentando
un
panorama similar al campo de estudio del presente trabajo.
Ramrez, H. (2001) present un trabajo de grado denominado
Diagnostico del sistema de control interno de los bienes muebles
e inmuebles de la Gobernacin del estado Trujillo ante la
Universidad de los Andes, Ncleo Universitario Rafael Rangel para
optar al ttulo de
Licenciado en Contadura Pblica, el cual tuvo como propsito
diagnosticar el
sistema de control de los bienes muebles e inmuebles de la
gobernacin del
Estado Trujillo. El tipo de investigacin fue descriptiva con una
poblacin
constituida por la localidad de los bienes muebles e
inmuebles
pertenecientes a la gobernacin del estado Trujillo, por lo cual
no se utilizo
muestra. Para la recoleccin de datos se aplic un cuestionario y
adems se
recurri a la observacin fsica directa. A travs de la
investigacin se
determino que el departamento de bienes estadales de la
Gobernacin en
estudio presenta fallas en el control de bienes muebles e
inmuebles, entre
estas la ausencia del registro muebles inmuebles y algunos
bienes muebles
al cual se le debe aplicar sus correspondientes correctivos. Se
recomend la
actualizacin de registros de los bienes inmuebles pertenecientes
a la
Gobernacin del estado Trujillo; esto implica en primer lugar,
buscar los
expedientes de cada inmueble y en segundo ligar realizar un
levantamiento
de inventario de estos bienes de manera detallada.
Los aportes de la investigacin anterior se refieren a que en
las
organizaciones pblicas an cuando es fundamental la existencia
de
sistemas de control interno, por lo general este no es efectivo,
por lo que se
hace necesaria su aplicacin. Asimismo, la metodologa es
descriptiva y fue
aplicado un cuestionario como instrumento de recoleccin de
datos, tcnicas
estas que sern utilizadas en el presente estudio con igual
fin.
Vsquez, D. (2000), realiz una investigacin titulada Evaluacin de
la Gestin Presupuestaria del Instituto de Polica Municipal de
Maracaibo (IPMM), ante la Universidad Rafael Belloso Chacn para
optar al ttulo de
-
28
Contador Pblico; su objetivo estuvo orientado a evaluar la
gestin
presupuestaria de este instituto, debido que se presentaron
problemas en
cuanto a la misma, en razn de la inadecuada distribucin de los
recursos
por parte de la Alcalda de Maracaibo, trayendo como
consecuencia
modificaciones excesivas que produce cambios radicales en todo
el proceso.
Por ello la metodologa utilizada fue de tipo descriptiva
aplicada considerando
un diseo no experimental. La tcnica de recoleccin de datos
utilizada fue
un instrumento de entrevista estructurado, cuyas respuestas
fueron
analizadas e interpretadas, las mismas permitieron concluir que
este instituto
presenta fallas en cuanto a la falta de participacin de
unidades
administrativas involucradas en el proceso de control
presupuestario y
concluye con que cuenta con una serie de fortalezas y
debilidades ante el
proceso de evaluacin de la gestin presupuestaria, el cual
representa los
puntos clave para obtener una ptima consolidacin de las
unidades
involucradas combatiendo las amenazas con las fortalezas.
Este antecedente es de importancia, pues dentro de la gestin
presupuestaria, la evaluacin del presupuesto representa una
etapa
relevante, particularmente por las reconducciones que en l se
dan.
Asimismo, mediante la implementacin del control presupuestario
se pueden
determinar las posibles fallas y hacer correcciones a las
mismas.
As mismo, Peraza Y. (1999) realiz un trabajo de investigacin
relacionado con la Auditora Administrativa Interna para Empresas
de Servicios (Caso de Estudio, Fundacin Badan Lara, Ao 1999), para
optar al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica de la Universidad
Centro
Occidental Lisandro Alvarado. La investigacin que se plante esta
dirigida a
permitir efectuar revisiones de carcter administrativos en
empresas de
servicios, especficamente en el sector salud paralelamente a
ello se
describe los alcances de la auditora interna como instrumento o
herramienta
al servicio de control. Para ello se analiza su carcter
sistmico, su misin
estratgica y su contribucin al rea de gerencia de servicios. La
dimensin
-
29
instrumental de la auditora interna administrativa permite
realizar un breve
anlisis funcional en un caso de estudio representado por la
Fundacin
Bancos de Drogas Antineoplsticas, cuyas caractersticas permiti
abordar el
diseo de un modelo conceptual metodolgico que contempla todas
las
reas gerenciales, administrativas y operativas que un auditor
debe analizar
al iniciar una auditora interna en instituciones pblicas cuya
misin est
dirigida a promover los servicios de salud. Para realizar la
investigacin se
aplicaron cuestionarios que permitieron recolectar la
informacin, la cual fue
analizada y se dedujo que la Fundacin carece de manuales
administrativos
lo que les dificulta el cumplimiento a cabalidad del proceso de
control interno.
En el rea de las ciencias contables, el presente estudio
constituye un
aporte que cubre ciertas interrogantes sobre la planificacin de
los estudios
de control como herramienta a disposicin de las empresas de
servicio del
sector salud y la intervencin efectiva de la auditora interna,
como
herramienta til en la deteccin de desviaciones en los
procesos
organizacionales.
Bases Tericas
Para el desarrollo de la presente investigacin, se seleccion
un
compendio de trminos, conceptos y definiciones que ayudan a
discernir
sobre el tema objeto de estudio: La influencia que tiene la
Auditora Interna
en los procedimientos de control de la Alcalda del Municipio
Baralt del
estado Zulia, de tal forma que para desarrollar las bases
tericas se
presentan las siguientes bases tericas: El Sector Pblico Segn la
definicin del Fondo Monetario Internacional, citado por Ablan, N. y
Bastidas, M. (2002:1) el sector pblico:
-
30
es una combinacin de los sectores que conforman el gobierno
general; de empresas pblicas no financieras y de instituciones
pblicas no financieras, que se distinguen por ser propiedad del
Estado y por estar controladas por l y no por las funciones que
cumplen.
Igualmente, segn el ordenamiento jurdico venezolano sealado por
estas expertas, el sector pblico se encuentra integrado entre
otros, por un
conjunto de entes que realizan fines pblicos, susceptibles de
adquirir
derecho y contraer obligaciones de diversa naturaleza, dotados
con una
personalidad jurdica y un patrimonio propio a travs de los
cuales el Estado
procura lograr objetivos.
Esta definicin permite clasificar el sector pblico venezolano
segn la
siguiente figura:
Figura 1. Clasificacin del Sector Pblico Venezolano. Fuente:
Ablan, N. y Bastidas, M. (2002).
Ahora bien, como se refleja en la Figura 1 existe diversidad
de
instituciones que coexisten en el sector pblico venezolano, por
ello cada uno
debe ser tratado segn su forma organizativa, esto condiciona de
manera
Descentralizacin poltica-territorial
Descentralizacin funcional
Sector Pblico
Venezolano
Gobierno Nacional
Gobierno Estadal
Gobierno Municipal
Administracin
Descentralizada
Administracin
Descentralizada
Administracin
Descentralizada
Gobierno Central
Poder Pblico Nacional
Descentralizacin poltica-territorial
Descentralizacin funcional
Sector Pblico
Venezolano
Gobierno Nacional
Gobierno Estadal
Gobierno Municipal
Administracin
Descentralizada
Administracin
Descentralizada
Administracin
Descentralizada
Gobierno Central
Poder Pblico Nacional
-
31
directa las operaciones que all se realicen. Para logra
uniformidad en este
tratamiento, se crea la Ley Orgnica de Administracin Financiera
del Sector
Pblico, actividad esta fundamental de estudiar cuando lo que se
persigue en
esta investigacin es determinar la eficacia y eficiencia de la
Auditora Interna
en la mejora de los procedimientos de control referidos al
ingreso y
distribucin de los recursos financieros de la Alcalda del
Municipio Baralt del
estado Zulia, por tanto, en las siguientes lneas se presenta un
esbozo de la
misma:
La Administracin Financiera del Sector Pblico
Segn el autor Paredes, F. (2002:6) dada la naturaleza del Estado
y sus
organizaciones, es obvio que los procesos de la administracin
financiera
constituyen un subconjunto instrumental inmerso en los procesos
sustantivos
de emitir las regulaciones, prestar los servicios y producir los
bienes que la
sociedad demanda y espera del Sector Pblico. En este sentido
la
administracin financiera forma parte de la gerencia pblica y
est
permanentemente condicionada por los cambios de sta ltima los
cuales, a
su vez, reflejan la compleja dinmica de la relacin entre la
Sociedad y el
Estado.
Adems de los cambios en la organizacin estatal, la
administracin
financiera pblica recibe el impacto de la poltica econmica y
sus
instrumentos. A diferencia de los que ocurre con los agentes
privados, el
Gobierno debe controlar las consecuencias de la gestin estatal
como agente
econmico y articularlas con los objetivos de sus polticas
macroeconmicas.
Por otra parte Paredes, F. (2002:11) expone que la obtencin
de
ingresos, la ejecucin de gastos, el financiamiento para cubrir
dficit y la
inversin de excedentes de liquidez, constituyen el proceso de
trabajo
denominado administracin financiera pblica. De esta manera se
puede
acotar que la poltica gubernamental que orienta este proceso es
reconocida
-
32
como la poltica fiscal que se integra estrechamente con otras
polticas
gubernamentales, como la monetaria y la cambiaria, todas ellas
englobadas
en el concepto de poltica econmica del Gobierno.
Para Paredes, F. (2002) si se aplica la teora general de los
sistemas a
la macro organizacin del Estado es posible concebir a la
administracin
pblica como un macro-sistema conformado por varios sistemas
administrativos y sistemas de apoyo.
Sistemas Administrativos
de Planificacin de Inversin Pblica
de Administracin Financiera
Subsistema de Presupuesto
Subsistema de Rentas
Subsistema Tesorera
Subsistema de Crdito Pblico
Subsistema de Contabilidad
de Organizacin de Recursos Humanos
Sistemas de Apoyo
de Informacin de Control y Auditora
Cuadro 1. La Administracin Pblica: Un Macro-Sistema. Fuente:
Adaptado de Paredes, F. (2002)
Ahora bien, en concordancia con lo descrito anteriormente es
importante resaltar que a raz de la promulgacin de la Ley
Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico queda definido este
concepto
as: Artculo 2.- La administracin financiera del sector pblico
comprende el conjunto de sistemas, rganos, normas y procedimientos
que intervienen en la captacin de ingresos pblicos y en su
aplicacin para el cumplimiento de los fines del Estado, y estar
regida por los principios constitucionales de legalidad,
eficiencia, solvencia, transparencia,
-
33
responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinacin
macroeconmica.
Tal como se entiende, puede inferirse que la administracin
financiera
se encuentra conformada por un sistema de elementos los cuales
se rigen
por las disposiciones emanadas del Estado en materia normativa
para el
manejo de sus recursos. Uno de los puntos ms resaltantes al
analizar el
artculo 2 de la Ley, que son incorporados para la sustentacin
del enfoque
de la administracin pblica los principios constitucionales
sealados en el
artculo 141 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de
Venezuela, el
cual reza: Artculo 141.- La Administracin Pblica est al servicio
de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de
honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia,
transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el
ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al
derecho.
Puede entenderse entonces que la Ley Orgnica de la
Administracin
Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) se crea respetando las
disposiciones constitucionales, dando as la idea de una
integracin total y
asertiva relacionada con el manejo eficiente y eficaz de los
recursos en las
instituciones pblicas.
En este orden de ideas, vale la pena resaltar que en Venezuela,
la
administracin financiera del sector pblico es Coordinada por el
Ministerio
de Finanzas, rgano ejecutivo que segn lo seala Bastidas, M.
(2003:30)
dirige y supervisa el diseo, implementacin, revisin y
mantenimiento de
los sistemas que integran el mismo, entre los cuales se
encuentran los
relacionados en la siguiente figura:
Sistema de Tesorera
Sistema presupuestario
Sistema de Control Interno
Sistema de Contabilidad
Pblica
Sistema de Crdito Pblico
Sistema de Tesorera
Sistema presupuestario
Sistema de Control Interno
Sistema de Contabilidad
Pblica
Sistema de Crdito Pblico
-
34
Figura 2. Sistemas que integran la Administracin Financiera del
Sector Pblico en Venezuela. Fuente: Ablan, N. y Bastidas, M.
(2002). Adaptado por la autora de la investigacin.
Para detallar ms la informacin sobre la figura 2, seguidamente
se
presenta un resumen de las peculiaridades de cada sistema,
desarrollado
bajo la perspectiva de estas autoras:
Sistema presupuestario:
Artculo 9.- El sistema presupuestario est integrado por el
conjunto de
principios, rganos, normas y procedimientos que rigen el
proceso
presupuestario de los entes y rganos del sector pblico.
Sistema de crdito pblico:
Artculo 78.- Las operaciones de crdito pblico tendrn por
objeto
arbitrar recursos o fondos para realizar inversiones
reproductivas, atender
casos de evidente necesidad o de conveniencia nacional, incluida
la dotacin
de ttulos pblicos al Banco Central de Venezuela para la
realizacin de
operaciones de mercado abierto con fines de regulacin monetaria
y cubrir
necesidades transitorias de tesorera. En consecuencia, se
entiende por
sistema de crdito pblico el conjunto de principios, rganos,
normas y
procedimientos que rigen el proceso de endeudamiento de los
entes y
rganos del sector pblico.
Sistema de tesorera
Artculo 107.- El servicio de tesorera, en lo que se refiere a
las
actividades de custodia de fondos, percepcin de ingresos y
realizacin de
pagos, se extender hasta incluir todo el sector pblico nacional
centralizado
y los entes descentralizados de la Repblica sin fines
empresariales, en la
medida en que se cumpla una evolucin progresiva y consistente de
la
modalidad y atributos funcionales del servicio consagrado en
esta Ley.
-
35
Sistema de contabilidad pblica:
Artculo 121: El sistema de Contabilidad Pblica comprende el
conjunto
de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que
permiten
valorar, procesar y exponer los hechos econmicos y financieros
que afecten
o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus
entes
descentralizados.
Sistema de control interno
Comprende el conjunto de normas, rganos y procedimientos de
control
que tienen por objeto promover la eficiencia en la capacitacin y
uso de los
recursos pblicos, el acatamiento de las normas legales en la
operaciones
del Estado, la confiabilidad de la informacin que se genere y
divulgue sobre
los mismos; as como mejorar la capacidad administrativa para
evaluar el
manejo de los recursos del Estado y garantizar razonablemente
el
cumplimiento de la obligacin de los funcionarios de rendir
cuenta de su
gestin.
Como se puede observar, existen una serie de componentes dentro
de
lo que se conoce como administracin financiera del sector pblico
que hace
que la misma tenga un alcance efectivo en varios aspectos
relacionados con
el manejo de los recursos, es decir, dentro de un sistema base,
se conforman
subsistemas, como los que se acaban de nombrar que coadyuvan a
que las
operaciones relacionadas con el Estado funcionen en forma
eficiente. As
pues es importante resaltar que formando parte de esta red de
sub sistemas
de la administracin pblica, se encuentra el Sistema
Presupuestario, el
Sistema de Contabilidad Pblica y el Sistema de Control Interno,
ambos
considerados puntos focales en esta investigacin, por lo cual se
detallarn
con mayor precisin en las siguientes pginas:
-
36
El Sistema Presupuestario Pblico
El Estado venezolano con el objeto de cumplir sus fines,
desarrolla una
serie de actividades complejas que lleva adelante a travs de los
servicios
pblicos; dichas actividades se relacionan con la obtencin de
recursos
(ingresos), conservacin de sus bienes y egresos (gastos) por lo
que se
denomina actividad financiera. La ejecucin de estas actividades
trae como
consecuencia segn lo explica Higuerey, A. y Durn, Y. (2005:2)
una serie
de transferencias monetarias de signo inverso, ya que suponen
salida de
dinero de las cajas pblicas que constituyen los gastos
pblicos.
Por otra parte, estn las necesidades pblicas que nacen de la
vida
colectiva y se solventan mediante la actuacin del Estado y estas
pueden
ser: a) absolutas o negativas y b) relativas o positivas. Las
primeras se
refieren a los entes gubernamentales que deben atenderlas y
estas no
producen renta; las segundas aumentan cada da y son
productivas.
En este mismo orden de ideas, el fin ltimo de la actividad
financiera
pblica es la recaudacin de ingresos, mismos que son dirigidos a
satisfacer
las necesidades colectivas, de all que la mejor manera de
administrar estos
recursos sea a travs del sistema presupuestario pblico.
Para algunos expertos venezolanos en materia de presupuesto, tal
es el
caso de Paredes, F. (2002) el presupuesto pblico es uno de los
principales
instrumentos del Plan Operativo Anual, porque a travs del mismo
se asignan
los recursos financieros para el cumplimiento de los objetivos y
metas
establecidos por el Estado. Dicho en otras palabras, el
presupuesto pblico
constituye una herramienta que le permite a las instituciones
pblicas cumplir
con la produccin de bienes y servicios para la satisfaccin de
las necesidades
de la poblacin de conformidad con el rol asignado al Estado en
la economa.
Por su parte, Bastidas, M. (2003: 78) seala que: el presupuesto
pblico se constituye en una herramienta que permite planificar sus
actividades al incorporar los aspectos cualitativos y cuantitativos
de los diferentes procedimientos llevados a cabo,
-
37
trazndose, de esta forma, el curso a seguir durante un ejercicio
fiscal con base a los proyectos y metas predeterminados.
Segn Paredes, F. (2002:33) el alcance del presupuesto pblico
fundamenta su alcance en cuatro vertientes, tal como se muestra
en la
siguiente figura:
Figura 3. Alcance del Presupuesto Pblico. Fuente: Paredes, F.
(2002). Adaptado por la autora de la investigacin.
En relacin a estos puntos, se hace una extraccin terica de
lo
descrito por este autor:
Alcance Poltico: Gobernar implica tomar decisiones polticas
globales y
especficas para dirigir la accin del sector pblico. Estas
polticas pueden
ubicarse en dos niveles:
Polticas de produccin de bienes y servicios (poltica econmica,
social, fiscal, entre otras)
Polticas de administracin presupuestaria (Poltica salarial,
inversin pblica, crdito pblico, entre otras)
Alcance Administrativo: El concepto moderno de administracin
considera: planear, dirigir, coordinar, informar, supervisar,
evaluar y
presupuestar las actividades a cargo de la entidad pblica, de
tal
manera de disponer en forma previa a la ejecucin de las
acciones
de los elementos necesarios para racionalizar las decisiones de
la
Alcance Poltico Alcance Administrativo
Alcance Econmico -Financiero
Alcance Jurdico
Alcance Poltico Alcance Administrativo
Alcance Econmico -Financiero
Alcance Jurdico
-
38
direccin y, de esta manera cumplir con las responsabilidades
con
eficiencia y eficacia.
Alcance Econmico y Financiero: Por intermedio de las variables:
ingreso, gasto y financiamiento el presupuesto tiene efectos
econmicos y financieros:
Efectos Econmicos: El ingreso pblico tributario, tiene una
funcin de contraccin de la demanda de los agentes de la economa,
al
retirar un porcentaje de sus recursos por medio del cobro de
impuestos; pero tambin existe el efecto de redistribucin de
los
recursos, cuando los ingresos de los impuestos se destinan a
la
prestacin de servicios bsicos de la poblacin ms necesitada.
Efecto Financiero: El presupuesto significa origen y destino de
los flujos financieros como contrapartida al movimiento
econmico
generado por sus variables reales. Dicho flujo tiene un efecto
en el
financiamiento de la economa a travs de la poltica monetaria
y
crediticia del pas.
Alcance Jurdico: La probacin del presupuesto por parte de la
funcin legislativa, implica los lmites de las acciones que
deben
realizar las entidades del sector pblico para el cumplimiento de
las
acciones que les corresponde. El acto administrativo de la
legislatura de aprobacin del presupuesto, generalmente
tambin
establece normas que regulan la ejecucin y evaluacin y fijan
responsabilidades por el manejo del presupuesto.
Al analizar los la perspectiva expuesta por Paredes, F. (2002)
se
entiende que el presupuesto pblico, coexiste mediante la
interrelacin
permanente del alcance de sus acciones segn el rea que se
aborde, pero
todas en conjunto conforman una visin compartida de este
concepto.
Los principios del presupuesto pblico
-
39
Desde la perspectiva de Paredes, F. (2002: 33) estos son los que
se
muestran en el siguiente cuadro:
Principio Descripcin
Programacin
Por su naturaleza misma, el presupuesto tiene un contenido y
forma de programacin, es decir, el presupuesto debe expresar con
claridad los objetivos y metas, las acciones necesarias para
alcanzar dichos objetivos y metas y el clculo de los recursos
estimados expresados en unidades de medida traducidas a variables
monetarias denominadas asignaciones presupuestarias o crditos
presupuestarios.
Equilibrio
Quiere decir que el presupuesto pblico, debe formularse y
aprobarse en condiciones reales, de tal manera que los egresos sean
equivalentes a los ingresos y correspondan a los recursos totales
estimados a recaudar en el ejercicio presupuestario; cualquier
diferencia debe ser financiada con recursos provenientes de la
capacidad de endeudamiento de la entidades pblicas en los trminos y
niveles legales, realistas y concretos.
Transparencia
Este principio tiene que ver con la acuciosidad y especificad
con que se deben expresar los elementos presupuestarios. Todos los
documentos presupuestarios deben expresar en forma ordenada y clara
los recursos y acciones necesarios para cumplir con los objetivos y
metas
Universalidad (Unidad)
Dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello
que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en l.
Naturalmente que la amplitud de este principio depende del concepto
que se tenga de presupuesto. Si este slo fuera la expresin
financiera del programa de gobierno, no cabra la inclusin de los
elementos en trminos fsicos, con lo cual la programacin quedara
truncada. En la concepcin tradicional se consideraba que este
principio poda exponerse cabalmente bajo la "prohibicin" de la
existencia de fondos extra-presupuestarios.
Racionalidad Implica formular y ejecutar presupuestos austeros,
es decir, no realizar gastos suntuarios e impedir el desperdicio y
el mal uso de los recursos. Tambin se relaciona con la optimizacin
en la satisfaccin de las necesidades pblicas, es decir, tratar lo
ms que se pueda utilizando lo menos posible.
Flexibilidad Se refiere a la no rigidez de las estructuras de
las categoras programticas y de los crditos presupuestarios, es
decir, que el presupuesto puede ser modificado de acuerdo a la
evaluacin de los resultados y a las disposiciones legales y normas
tcnicas previamente establecidas.
Difusin El documento (presupuesto pblico), debe ser ampliamente
difundido, toda vez que constituye el instrumento del gobierno para
un ejercicio financiero, mediante el cual se concreta la realizacin
y produccin de bienes y servicios pblicos en beneficio de la
sociedad, los mismos que se financian con la contribucin de toda la
poblacin.
Cuadro 2. Principios del Presupuesto Pblico. Fuente: Paredes, F.
(2002). Adaptado por la autora de la investigacin.
Igualmente, Bastidas, M. (2003: 92) hace referencia a
algunas
caractersticas del presupuesto pblico, consideradas por la
misma, entre las
cuales se encuentran:
-
40
Incluye una programacin detallada. Permite la determinacin de
responsabilidades de las instituciones
pblicas, y dentro de ellas de unidades y funcionarios
especficos, en la ejecucin de recursos y en acciones. Se plantea
con cierta flexibilidad permitiendo modificaciones en su
ejecucin, an cuando conceptualmente es rgido debido a su
estructura. Requiere de un proyecto cuya presentacin tiene un plazo
legalmente
estipulado. Se prepara conociendo los planes y proyectos de
inversin y consumo
para luego determinar como se manejar la poltica tributaria y
financiera. (Si no se coordina adecuadamente se puede producir
dficit). Se comporta como un elemento operativo dinmico. Cuenta con
clasificadores de ingresos y gastos, enlazados y
consolidados. El Ejecutivo Nacional puede establecer normas que
limiten y
establezcan controles en el uso de los crditos presupuestarios
segn sea la conveniencia nacional
Objetivos del Presupuesto Pblico
El presupuesto como parte de la planificacin en el sector
pblico
atiende a los objetivos siguientes, segn la ptica de Bastidas,
M. (2003: 93):
Permitir una peridica reconsideracin y evaluacin de los fines y
propsitos del gobierno Facilitar una evaluacin comparativa de los
propsitos con sus costos Servir de base para examinar la relacin
del gobierno con el sector privado para as adecuar los programas de
trabajo del gobierno a las necesidades de la sociedad y la economa
Enlazar las organizaciones administrativas, el Ejecutivo, la
Asamblea Nacional y el sector pblico en general, suministrando la
base para la informacin, discusin y control; democrticos del
gobierno. Proveer la base legal para la realizacin del gasto
pblico. Proveer la estructura para las cuentas pblicas y la
contabilidad fiscal. Hacer posible el chequeo de las actividades
internas para evaluar la eficiencia y la economa. Facilitar la
delegacin de autoridad y fijar la responsabilidad financiera a la
vez que provee las bases para el control central. Traducir la
poltica en programas de accin Evaluar la competencia y efectividad
de la administracin. Coordinar las actividades y optimizar la
utilizacin de recursos. Permitir que el pblico conozca los
programas de gobierno.
-
41
Tal como fue descrito, el presupuesto pblico esta caracterizado
por
una serie de aspectos de singular importancia estratgica, adems
de ello,
persigue objetivos que lo vinculan en forma tcita con la
planificacin. Ahora
bien, con la finalidad de abordar los aspectos que se consideran
bsicos
dentro del desarrollo de esta investigacin, a continuacin se
describen las
caractersticas ms resaltantes de los sistemas de presupuesto
pblico,
desde el enfoque de Paredes, F. (2002:35):
Tipos de Presupuestos Presupuesto Tradicional: El fundamento del
presupuesto tradicional es la
asignacin de los recursos tomando en cuenta, bsicamente, la
adquisicin de
los bienes y servicios segn su naturaleza o destino, sin ofrecer
la posibilidad de
correlacionar tales bienes con las metas u objetivos que se
pretenden alcanzar.
Es slo un instrumento financiero y de control. Por otra parte,
la metodologa de
anlisis que emplea es muy rudimentaria, fundamentndose ms en la
intuicin
que en la razn, es decir, que las acciones que realizan las
diferentes
instituciones no estn vinculadas a un proceso consciente y
racional de
planificacin. Otra desventaja que ofrece el mtodo tradicional es
que los
usuarios del documento presupuestario, no dispone de la
informacin suficiente
que le permita observar en que se utilizan los ingresos que se
recaudan por los
diversos conceptos. Presupuesto Por Programas: Aparece para dar
respuesta a las
contradicciones implcitas en el Presupuesto Tradicional y en
especial para que
el Estado y las instituciones que lo integran dispongan de un
instrumento
programtico que vincule la produccin de los bienes y servicios a
alcanzar con
los objetivos y metas previstas en los planes de desarrollo.
Sistema de Planeamiento Programacin-Presupuestacin: La otra
forma
que se ha utilizado para presupuestar dentro del sector pblico,
ha sido la
conocida como "Planeacin-Programacin-Presupuestacin (PPBS)",
empleada
-
42
originalmente por los Estados Unidos de Norteamrica como una
manera de
disponer criterios efectivos para la toma de decisiones, en la
asignacin y
distribucin de los recursos tanto fsicos como financieros en los
diferentes
organismos pblicos. Presupuesto Base Cero: Esta tcnica
presupuestaria es de reciente data.
Comienza a utilizarse a partir de 1973 en algunas entidades
federales del
gobierno Norteamericano, la nueva metodologa pretende determinar
si las
acciones que desarrollan los diferentes rganos que conforman el
Estado son
eficientes. Si se deben suprimir o reducir ciertas acciones con
el fin de propiciar
la atencin de otras que se consideran ms prioritarias.
Por ltimo, aparece el Presupuesto por Proyectos, el cual es una
nueva
metodologa delineada mediante los planes estratgicos de
desarrollo para la
nacin venezolana, a partir del ao 2006. Con respecto al rea
presupuestara, el Gobierno Nacional ha emitido unos lineamientos
para la
formulacin del Anteproyecto de Presupuesto y el Plan Operativo
Anual
Institucional correspondiente al ejercicio fiscal 2006, que segn
la pgina
Web del Ministerio de Planificacin y Desarrollo (2006) se
configura de la
siguiente manera:
Figura 4. Alcance del Presupuesto por Proyectos. Fuente: Pgina
Web del Ministerio de Planificacin y Desarrollo. (2006). Adaptado
por la autora de la investigacin.
-
43
Como se puede precisar a travs del anlisis de la figura
anterior, el
Estado mediante la implementacin del presupuesto por proyectos
intenta
integrar las diferentes estrategias que vinculan el Plan de la
Nacin con el
presupuesto y el plan operativo institucional. En funcin de
ello, el experto
Arrieche, V. (2006: 23) seala que las razones que se aducen para
el cambio
de metodologa del presupuesto por programas al presupuesto por
proyecto
en la Administracin Financiera Pblica, son las siguientes:
La Tcnica de formulacin presupuestaria por programas, se basa en
la definicin de categoras programticas, que se crean en funcin de
la misin del organismo; sin embargo, la gestin de gobierno se ha
visto en la necesidad de emprender proyectos con multiobjetivos,
gerenciados por un rgano o ente, que en ocasiones traspasan la
misin del mismo. Adicionalmente se ha venido impulsando un proceso
de contralora social que se ve dificultado en su seguimiento, al
agrupar bajo un amplio programa presupuestario las acciones que se
emprenden y financian con el presupuesto pblico en pro de la
comunidad. Con estas ideas como norte, los Ministerios de Finanzas,
Planificacin y Desarrollo, conjuntamente con la Oficina Nacional de
Presupuesto (ONAPRE) comenzaron a desarrollar la Tcnica del
Presupuesto por Proyectos.
Segn se entiende, el presupuesto por proyectos permite
abarcar
proyectos por multiobjetivos, mejora el monitoreo y control de
las acciones y
su eficiente consecucin y por ltimo se adopta una nueva
metodologa que
responde a las demandas propias del sector pblico
venezolano.
Ahora bien, esta nueva modalidad conserva la estructura del
presupuesto pblico que se conoce, es decir, incluye todos los
ingresos y
todos los gastos, as como las operaciones de financiamiento
(fuentes y
aplicaciones) para el correspondiente ejercicio fiscal.
Al ahondar sobre este punto, se tiene previsto en los artculo 13
y 32 de
los LOAFSP (2001) que el presupuesto de ingresos incorpora la
enumeracin
y cantidades estimadas para los diferentes ramos de ingresos
corrientes y de
capital, los cuales deben tener denominaciones especficas que
permitan
identificar las respectivas fuentes y tal como lo seala
Bastidas, M.
-
44
(2003:108) se consideraren ingresos aquellos que se prevea
recaudar
durante el ejercicio y el financiamiento proveniente de
donaciones,
representen, o no, entradas de efectivo.
Por su parte, en el presupuesto de gastos se identifica la
produccin de
bienes y servicios que cada uno de los organismos ordenadores se
propone
alcanzar en el ejercicio y los crditos presupuestarios
correspondientes. En el
mismo orden de ideas, las operaciones de financiamiento
comprenden todas
aquellas fuentes y aplicaciones financieras, sea que originen o
no
movimientos monetarios durante el ejercicio econmico
financiero.
La perspectiva expuesta anteriormente, se ilustra en la
siguiente figura:
Figura 5. Ingresos, egresos y operaciones de financiamiento del
presupuesto pblico. Fuente: Bastidas, M. (2003). Adaptado por la
autora de la investigacin. El Sistema de Contabilidad Pblica
Ingresos
Egresos
Operaciones de
financiamiento
Corrientes:
Ingresos recurrentes
Ordinarios:
Recurrentes producidos o por producirse
Extra ordinarios:
No recurrentes, por crdito pblico o de carcter eventual, hasta
tres aos
De Capital:
Ventas de activos y transferencias con fines de capital
Corrientes:
Remuneraciones, compras recurrentes, depreciacin,
amortizacin.
De Capital:
Elevan la productividad, inversin, aumento de existencias.
Objetivos:
Incidencia econmica, financiera y social.
Metas:
Resultados concretos, trminos cuantitativos, indicadores de
desempeo
Fuentes Financieras:
Disminucin de activos financieros y aumento de pasivos
financieros (Operacin de crdito pblico.
Aplicaciones Financieras:
Aumento de activos financieros y disminucin de pasivos
financieros (Amortizacin de deuda pblica).
Transacciones de Activos y Pasivos Financieros
Ingresos
Egresos
Operaciones de
financiamiento
Corrientes:
Ingresos recurrentes
Ordinarios:
Recurrentes producidos o por producirse
Extra ordinarios:
No recurrentes, por crdito pblico o de carcter eventual, hasta
tres aos
De Capital:
Ventas de activos y transferencias con fines de capital
Corrientes:
Remuneraciones, compras recurrentes, depreciacin,
amortizacin.
De Capital:
Elevan la productividad, inversin, aumento de existencias.
Objetivos:
Incidencia econmica, financiera y social.
Metas:
Resultados concretos, trminos cuantitativos, indicadores de
desempeo
Fuentes Financieras:
Disminucin de activos financieros y aumento de pasivos
financieros (Operacin de crdito pblico.
Aplicaciones Financieras:
Aumento de activos financieros y disminucin de pasivos
financieros (Amortizacin de deuda pblica).
Transacciones de Activos y Pasivos Financieros
-
45
Segn el artculo 121 de la LOAFSP:
el sistema de contabilidad pblica comprende el conjunto de
principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten
valorar, procesar y exponer los hechos econmicos financieros que
afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de
sus entes descentralizados.
En forma grfica este concepto se ilustra as:
Figura 6. El Sistema de Contabilidad en el Sector Pblico.
Fuente: LOAFSP. (2003). Adaptado por la autora de la
investigacin.
Al comparar el contenido de este grfico con la perspectiva de
Ablan, N.
y Bastidas, M. (2003: 3) sobre el concepto de contabilidad
pblica, del cual
hacen referencia: como el conjunto de principios, normas y
procedimientos tcnicos que permiten el registro sistemtico de los
hechos econmicos de las instituciones pblicas, ya sea en forma
individual o en relacin a su conjunto, con el objeto de satisfacer
la necesidad de informacin destinada al control y al apoyo del
proceso de toma de decisiones, as como tambin para el conocimiento
de terceros interesados en la gestin.
Se encuentra concordancia en los enfoques, aunque lo relevante
del
caso es que las regulaciones jurdicas, normas tcnicas y/o
prcticas
administrativas son los aspectos que ms resaltan, puesto que los
mismos
son los que singularizan el sistema de contabilidad pblico,
particularmente:
el proceso jurdico de aprobacin presupuestaria, la programacin
y
administracin de los recursos, el sistema legal de control
fiscal y el
PRINCIPIOS
RGANOS
PROCEDIMIENTOS
NORMASSistema de
Contabilidad PblicaPRINCIPIOS
RGANOS
PROCEDIMIENTOS
NORMASSistema de
Contabilidad Pblica
-
46
tratamiento en las cuentas, pues tales aspectos marcan la
diferencia entre el
sistema pblico y privado.
Tambin, tal como lo detalla el Ministerio de Finanzas de la
Repblica
Bolivariana de Venezuela (2004) la contabilidad pblica tiene por
finalidad
proporcionar la descripcin del desarrollo de la economa de un
pas, para
permitir el anlisis del comportamiento de las grandes
variables
macroeconmicas. De lo cual se entiende que ste macro sistema
contable
consolida las operaciones econmicas financieras que realizan
todos los
agentes econmicos pblicos en un perodo de tiempo determinado,
por ello,
la contabilidad pblica debe producir los estados financieros
necesarios para
mostrar los resultados de la gestin presupuestaria y financiera
y la situacin
patrimonial de las organizaciones pblicas, todo ello con la
estructura,
oportunidad y periodicidad que las normas vigentes y los
usuarios lo
requieran.
Sobre la base de los expuesto anteriormente se considera
pertinente
traer a colacin la definicin expuesta por Ablan, N. y Bastidas,
M. (2003: 3)
respecto a la contabilidad pblica, ya que segn la perspectiva de
estas
expertas: la contabilidad gubernamental, fiscal o pblica puede
ser definida como la contabilidad de cada una de las instituciones
del sector pblico. Se constituye como un sistema de informacin
consistente en un conjunto de principios, normas y procedimientos
diseados para registrar sistemtica y cronolgicamente las
transacciones relativas a la ejecucin presupuestaria, y las que
afecten el tesoro y el patrimonio o pudieren en un futuro
afectarlos. Con el fin de proporcionar informacin til para la
previsin de recursos y egresos, el control y la toma de
decisiones.
En lneas generales, esta definicin resume la esencia de la
contabilidad pblica, pues al analizar su contenido queda claro
que sta se
constituye en una herramienta uniforme a travs de la cual los
entes pblicos
pueden emitir informacin efectiva para la toma de decisiones.
Para lograr tal
objetivo, la LOAFSP (2003) es su artculo 123 establece lo
siguiente:
-
47
El Sistema de Contabilidad Pblica ser nico, integrado y
aplicable a todos los rganos de la Repblica y sus entes
descentralizados funcionalmente; estar fundamentado en las normas
generales de contabilidad dictadas por la Contralora General y de
la Repblica y en los dems principios de contabilidad de general
aceptacin vlidos para el sector pblico.
Al analizar este artculo es bueno denotar que en el marco que
regula la
contabilidad pblica, es decir la LOAFSP (2003) se establece, que
la misma
debe llevarse obedeciendo los preceptos de la teora contable y
bajo los
principios de contabilidad generalmente aceptados; esto, en
funcin de
simplificar los procesos de integracin del sistema contable de
informacin
en el sector pblico. A este respecto, tal como lo describe
Bastidas, M.
(2003:32) la adecuada operatividad del sistema contable del
sector pblico
se fundamenta en los siguientes manuales:
Figura 7. Manuales operativos. Fuente: Bastidas, M. (2003).
Adaptado por la autora de la investigacin.
Como se observa a travs de la informacin que aporta la figura 4,
para
realizar las operaciones contables, las instituciones pblicas
cuentan con una
serie de instrumentos, como los manuales operativos cuya funcin
principal
es guiar los procedimientos relacionados al registro, anlisis y
emisin de
informacin contable del sector pblico.
Manual de Contabilidad
General
Manuales para el registro de:
Manuales para el registro de:
Manual de Tesorera
Materiales y suministrosEjecucin de obras Expropiaciones Bienes
muebles y semovientes Bienes inmuebles Fianzas y garantas
Transferencias
Liquidacin de ingresos Operaciones de crdito pblico Activos
financieros Fondos en anticipo y en avance
Ingresos al tesoro Pagos Conciliaciones bancarias
Manual de Contabilidad
General
Manuales para el registro de:
Manuales para el registro de:
Manual de Tesorera
Materiales y suministrosEjecucin de obras Expropiaciones Bienes
muebles y semovientes Bienes inmuebles Fianzas y garantas
Transferencias
Liquidacin de ingresos Operaciones de crdito pblico Activos
financieros Fondos en anticipo y en avance
Ingresos al tesoro Pagos Conciliaciones bancarias
-
48
Otro punto que se considera relevante, es que la interrelacin de
los
subsistemas permite cumplir ciertos objetivos a la contabilidad
pblica, los
cuales segn Ablan, N. y Bastidas, M. (2002:7) se relacionan
con:
Objetivos de la Contabilidad Pblica
Servir de base para formular, programar y ejecutar el
presupuesto. Facilitar la auditora y la rendicin de cuentas.
Determinar la responsabilidad en el uso de los recursos y el
cumplimiento de las metas, tanto en los funcionarios con en las
unidades.
Proporcionar un medio para que los recursos sean aplicados en
los fines previstos.
Garantizar, a travs de los soportes, la legalidad de las
transacciones, y
Generar informacin financiera oportuna y confiable para el
conocimiento de la gestin administrativa y la situacin financiera
del ente.
La opinin de estas autoras, se encuentra respaldada en lo
descrito en
el artculo 122 de la LOAFSP (2003) en donde se acota que el
sistema de
Contabilidad Pblica tiene por objeto:
El registro sistemtico de todas las transacciones que afecten la
situacin econmico-financiera de la Repblica y de sus entes
descentralizados funcionalmente.
Producir los estados financieros bsicos de una sistema contable
que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de
los entes pblicos sometidos al sistema.
Producir informacin financiera necesaria para la toma de
decisiones por parte de los responsables de la gestin financiera
pblica y para los terceros interesados en la misma.
Presentar la informacin contable, los estados financieros y la
respectiva documentacin de apoyo, ordenados de tal forma que
facilite el ejercicio del control y la auditora interna o
externa.
Suministrar informacin necesaria para la formacin de las cuentas
nacionales.
En este orden de ideas, la Contralora General de la
Repblica,
mediante Resolucin N 01-00-00-032 de fecha 28 de noviembre de
1999
estableci los principios contables que deben ser aplicados a los
organismos
-
49
pblicos, con la finalidad de que stos produzcan sistemtica y
estructuralmente informacin veraz, til y oportuna sobre las
transacciones
que realizan y los eventos econmicos identificables y
cuantificables que la
afecta, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
Principios Descripcin
Entidad Obliga a identificar claramente la entidad contable,
constituida por una entidad econmica creada con o sin personalidad
jurdica y con presupuesto propio, para cumplir determinados
objetivos.
Continuidad Se presume que la entidad tiene existencia
permanente, excepto que el instrumento jurdico por medio del cual
se haya creado limite su existencia a un periodo determinado o al
cumplimiento de un fin especfico.
Registro Los hechos contables debe registrarse en moneda de
curso legal y en orden cronolgico, cuando surjan los derecho y
obligaciones que los mismos originan.
Periodo Contable Obliga a presentar peridicamente y por lapsos
iguales a un ao coincidente con el ao fiscal, la situacin
financiera del ente y el resultado de sus operaciones con el fin de
conocer la evolucin del mismo.
Revelacin suficiente
Los estados financieros deben contener toda la informacin
necesaria para facilita la toma de decisiones. Deben revelarse las
polticas contables del ente.
Importancia relativa La informacin presentada por el sistema
contable debe incluir todos los aspectos importantes. Una partida
contable tendr importancia relativa cuando un cambio en su
presentacin o en cualquiera de sus elementos modifique el anlisis o
la toma de decisiones de un usuario.
Prudencia No se deben contabilizar los ingresos potenciales,
sino aquellos efectivamente realizados y por el contrario, en el
caso de los gastos, adems de los realizados es necesario registrar
aquellos que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales.
Uniformidad La entidad debe mantener uniformemente en el tiempo
polticas, principios, normas y procedimientos para poder compararla
informacin. Cuando se requiera un cambio en algn criterio, debe
revelarse en los estados financieros, exponiendo los motivos que lo
originaron y el efecto del mismo.
Precio de adquisicin
Los bienes, derechos y obligaciones deben figurar a su precio de
adquisicin o costo de produccin, sin los intereses si los hubiere,
salvo que se autorice la adopcin de otros mtodos de valuacin. Las
cifras de los estados financieros representarn valores histricos o
modificaciones de ellos sistemticamente obtenidos.
Causado y devengado
Los gastos e ingresos sern reconocidos para su registro en
funcin de la corriente real de bienes y servicios que estos
representen, y no del movimiento de efectivo que generen.
Unidad y Universalidad
La contabilidad debe constituirse como un sistema nico e
integral que cubra todas las operaciones del ente.
Dualidad econmica
Es fundamental la presentacin contable de los recursos del ente
y, de las fuentes que originaron dichos recursos.
Registro e imputacin presupuestaria
La contabilidad registrar, de acuerdo con el Plan nico de
Cuentas, la ejecucin presupuestaria de los ingresos y gastos
autorizados en el presupuesto del ente.
Correlacin de ingresos y gastos
El sistema contable debe poner de manifiesto la relacin entre
los gastos realizados por una entidad y los ingresos necesarios
para su financiacin.
Principios contables supletorios
En todo lo no previsto en los anteriores principios, se tomar
como referencia los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en Venezuela, emitidos por la
-
50
Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela. Cuadro
3. Principios contables aplicados a los organismos pblicos. Fuente:
Ablan, N. y Bastidas, M. (2002). Adaptado por la autora de la
investigacin.
A este respecto, Romero, E. (2001:103) opina dentro de su
perspectiva, que la contabilidad del sector pblico debe contener
los
siguientes principios: reconocimiento, causacin, gestin
continuada, esencia
sobre forma, asociacin; entre otros, que bsicamente complementan
la
aplicacin de stos al registro contable pblico.
Adems de estar sustentado en normas generales y principios
de
aceptacin general, el sistema de contabilidad pblica
presenta
particularidades universales tales como: flexibilidad,
simplicidad, claridad,
oportunidad y confiabilidad; pero tambin debe atender las
siguientes
caractersticas, descritas por Bastidas, M. (2003: 147):
nico: se busca la utilizacin de un solo sistema contable para
todo el sector. Integrado: se requiere la vinculacin armnica de las
actividades y obras de todos los entes y organismos del sector
pblico hacia un solo fin: la sociedad. De aplicabilidad general:
debe atender a la flexibilidad y amplitud que le permita ser
aplicable por todos los entes y rganos del sector pblico.
Estas caractersticas se basan en la utilizacin del Plan nico
de
cuentas (PUC), el cual se conoce como un instrumento tcnico
empleado por
los organismos del sector pblico para el registro de sus
operaciones y
representa la base para su gerencia presupuestaria y
financiera.
Tal como se describe, se entiende tambin que para el registro de
los
movimientos contables del sistema de contabilidad pblico, tal
herramienta
es esencial, por lo cual en las siguientes lneas se detalla lo
concerniente a
este punto:
Registro de informacin contable y el Plan nico de Cuentas
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51
Segn lo seala Cartatequie, M. (2004: 8) si el diseo del sistema
contable en la administracin pblica se realiza en funcin de un
proceso deductivo, que parte de la consideracin del todo de su
administracin financiera y se establecen sistemas de informacin que
operen en forma coordinada. Por lo tanto, se puede decir que la
contabilidad pblica constituye el
sistema de informacin sobre su administracin financiera y, por
lo tanto,
para su estudio, diseo y operacin corresponde aplicar las normas
y
principios de contabilidad generalmente aceptados y la
metodologa propia
del anlisis de sistemas.
El enfoque expuesto permite identificar a los elementos bsicos
de un
sistema contable como se observa en el siguiente esquema:
Figura 8. Elementos Bsicos de un Sistema Contable. Fuente:
Cartatequi, M. (2004). Adaptado por la autora de la
investigacin.
A este respecto, el proceso del sistema comprende bsicamente el
plan
de cuentas, los registros contables y la metodologa de registro,
es decir
todos los instrumentos que necesariamente se operan para
producir los
estados financieros. De igual forma, el tamao y complejidad de
las
organizaciones pblicas conlleva a que se recomiende la
utilizacin de
medios automticos de procesamiento de su informacin contable.
Cartatequi, M. (2004: 10) considera las siguientes convenciones: El
Estado es el ente contable sujeto del sistema, en razn de que
constituye una unidad econmica identificable, con
personalidad
Transacciones con incidencia
financiero -patrimonial
Entradas Salidas
Comprobantes Procesos Estados Financieros
Transacciones con incidencia
financiero -patrimonial
Entradas Salidas
Comprobantes Procesos Estados Financieros
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52
jurdica. La contabilidad del ente se adapta a su naturaleza
jurdica,
organizacin funcional y caractersticas operativas.
As mismo, el concepto de sistemas se aplica tambin en la
organizacin administrativa del sistema contable, por ello se
identifica su
rgano central y los rganos institucionales perifricos que lo
componen. En
este marco, el rgano central rector tendr capacidad y
atribuciones para
reglamentar o dictar normas reguladoras de su funcionamiento y
para
coordinar el mismo, establecer metodologa, procedimientos, guas
de
trabajo, instructivos. Esta autora, tambin menciona que
administrar el
sistema y analizar la informacin que generen los dems rganos
intervinientes. Los rganos institucionales perifricos del
sistema, actuarn
como e