Audit jako klíč k řádně fungující spisové službě 11. 11. 2014
Audit jako klíč k řádně fungující spisové službě
11. 11. 2014
PODSTATA SPISOVÉ SLUŽBY
Příjem
Označování a evidence
Rozdělování a oběh
Vyřizování, vyhotovování
a odesíláníUkládání
Vyřazování a skartace
Jedná se o proces (skupinu procesů), řízení je tomu třeba přizpůsobit
Co není možné měřit, není možné řídit.
TRADICE VS. SOUČASNOST
Ověřené pravdy …
– Oběh papírových dokumentů je zaužívaný desetiletími praxe a zkušeností
– Autenticita papírového dokumentu je s ním fyzicky propojena
– Dokumenty se v čase „nekazí“ (když odhlédneme od myší)
… boří nové technologie
– Elektronizace vnáší do procesu spisové služby nové prvky a nové požadavky
– Autenticita elektronického dokumentu je dána jeho kontextem, nikoliv jím samým
– Objevují se nové problémy a výzvy, zejména v oblasti autenticity, integrity a dlouhodobého uchovávání
NOVÁ PŘEDPISOVÁ ZÁKLADNA
Ve vnějším …
– Se zavedením nových technologií přicházejí i změny v zákonech, vyhláškách a navazujících předpisech
– Mění se obecné standardy a normy
… i vnitřním prostředí
– Organizace musí odpovídajícím způsobem aktualizovat svou vnitřní normu (Spisový řád)
– Je třeba přizpůsobovat také procesy, technologie a ostatní nástroje
ZMĚNA PŘEDSTAVUJE ZVÝŠENÉ RIZIKO NEJISTOTY A CHYB …
… KTERÉ JE MOŽNÉ ELIMINOVAT POUZE ZVÝŠENÝM ÚSILÍM A KONTROLOU
AUDIT SPISOVÉ SLUŽBY
• Audit je základním nástrojem nejen pro kontrolu, ale především pro zlepšování
• Cílem auditu je porovnání skutečnosti s předepsanou úrovní výkonu a identifikace prostoru ke zlepšení
• Audit musí být zaměřený na zhodnocení celého systému, ne jen na jeho dílčí aspekty
• Není důležité, kdo audit (kontrolu) provádí, ale aby tak činil v souladu s nejlepší praxí
DVA PŘÍSTUPY
• Audit Scan– Slouží k rámcové kontrole
systému– Cílem je identifikace oblastí
s největším potenciálem– Zaměřuje se na
konceptuální úroveň procesů, organizace a nástrojů, ne na detaily
• Komplexní audit– Cílem je detailní
prozkoumání systému spisové služby a správy dokumentů
– Je založen na posouzení shody se legislativou
– Současně využívá mezinárodní standardy pro nalézání efektivnějších řešení
AUDIT JAKO SYSTÉMOVÝ PRVEK
• Nemá (téměř) smyls provést audit jako jednorázový krok, a to bez ohledu na jeho výsledek
• Procesy, prostředí i samotná organizace se v čase mění, vyvíjejí, a na tyto změny musí reagovat i systém spisové služby, proto je nutné zavést jeho audit jako periodickou aktivitu
INFORMATION AND RECORDS MANAGEMENT SOCIETY
Kdo jsme …Information and Records Management Society – Czech Republic Group, občanské sdruženíwww.irms.cz
Information and Records Management Society, UKwww.irms.org.uk
Tomáš Bezouška, [email protected]
• Otevřená platforma pro odborníky a profesionály v oblasti správy informací a dokumentů a spisové služby
• Garant vzdělávacího systému v oblasti správy dokumentů
• Certifikační autorita pro systémy správy dokumentů a spisové služby v organizacích (audity shody se zákonem 499/2004 Sb., NSESSS a ISO 15489, ISO 30301)
Co děláme …• Auditní schéma - komplexní
model pro audit systému správy dokumentů a spisové služby, založený na kombinaci pohledu prizmatem zákonů ČR (zákon č. 499/2004 Sb., 106/1999 Sb., 104/2000 Sb., ad.) a mezinárodních standardů (ISO 15489, ISO 30300, ISO 27000 ad.)
• Audit systému správy dokumentů dle standardu IRMS DMA
• Prověrka systému správy dokumentů dle standardu IRMS AuditScan
• Prověrka implementační metodiky nástroje pro správu dokumentů dle standardu IRMS CVD
Co děláme …• Slovník pojmů - Základní
pojmy z oboru správy dokumentů podle legislativy ČR a jejich výklad v kontextu mezinárodních norem a standardů.
• Systém vzdělávání - akreditované kurzy pro úředníky a vedoucí pracovníky úřadů
• IRMS je akreditovanou vzdělávací institucí (Institut pro veřejnou správu Praha)
• Ve spolupráci s členy zajišťuje akreditované vzdělávací kurzy v programech pro úředníky a pro vedoucí úředníky
• Rozvíjí portfolio vzdělávacích akcí a připravuje spolupráci v jednotlivých oborech s relevantními akreditačními středisky (IRVZ, JA, …)
DĚKUJEME ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)