Změny legislativě spisové služby

ZMĚNY V LEGISLATIVĚSPISOVÉ SLUŽBY

Fiala Stanislav

Seminář IRMS CRGPraha, 25.11.2014

2

Legislativa Spisové služby

• Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

• Zákon 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu

• Vyhláška 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, k zákonu 300/2004 Sb.

• Vyhláška 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, k zákonu 300/2004 Sb.

• Vyhláška 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu

3

Základní legislativa Spisové služby

• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.)

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)

4

Základní legislativa Spisové služby-platnost

• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Platnost novely č.167/2012 od 1.7.2012.

• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.). Platná od 1.8.2012

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012). Platnost od 11.7.2012

5

Proč?

• Reakce na novelizace jiných právních předpisů

• Poznatky vyplývající z praxe

• Rozvoj HW a SW řešení v oblasti spisové služby

• Úprava legislativně technických chyb

6

Stav

• Aktuální podoba novely v legislativním procesu

• Popis není definitivní, ale je blízké finální podobě

• Předpokládaná účinnost od 1. ledna 2015

7

Co je cílem

Původce XML

SIP

Digitální archiv

• Příjem• Evidence• Oběh• Vyřizování• Vyhotovování• Podepisování• Odesílání• Ukládání• Vyřazování

• Plánovat, realizovat, kontrolovat a zlepšovat procesy• Zvyšovat odbornost

8

Příjem• Zveřejnění informací o provozu podatelny• Veřejnoprávní původce = příjem datových zpráv • Přijímané formáty a jejich zveřejnění• Doručení dokumentu (dostupnost podatelně)• Jednoznačná identifikace dokumentů• U datové zprávy podatelna zjišťuje a zaznamená• Převedení doručeného dokumentu

9

Vše začíná podáním

Příjem Vyřizování

e

e e Čitelnost

Škodlivý kódFormátNosič

ZjištěníOvěření

ZaznamenáníOpatření

ePřevedení ?

Příjem

10

Konverze, převedení, změna

• Autorizovaná konverze– Uchování vstupu min 3 roky– Výstup nemusí být ve V.D.F

• Převedení dokumentu– Uchovává se společně

• Změna datového formátu

11

Konverze, převedení, změna

• Autorizovaná konverze– omezení formátu vstupu, výstupu– ověření shody vstupu/výstupu

Konverze z m.ú.

a Podpis

e

a Podpis

e

e

12

Konverze, převedení, změna

• Převedení – vlastní omezení formátu vstupu/výstupu– nutné ověření schody– nižší míra autenticity– nutný el.podpis a čas.razítko a

Podpis

Převedení

e

a Podpis

e

e

13

Konverze, převedení, změna

• Změna datového formátu– jediná legislativní možnost – nutné ověření schody– vlastní omezení vstupních formátů– nutné licence migračních nástrojů– nutný el.podpis a čas.razítko

Z.D.F

e e e

14

PAUZA

15

Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání

• Posílení role spisu • Typový spis• Evidence, forma dokumentu• Samostatné evidence• Zvláštní technologické prostředky• Ověření podpisu a časového razítka

16

Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání

• Způsoby vyřízení• Prvopis, stejnopis, druhopis (terminologie)• Kontrola škodlivého kódu při odeslání• Samostatné evidence, agendové informační systémy • Vazba na jiné IS

17

a

eSchváleníVytvoření

a Podpis

e

e

e e e

Odeslání

e

a Podpis

Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání

18

Ukládání

• Uzavření spisu• Spouštěcí událost• Kontrola před uložením• Ukládání podle spisového a skartačního plánu • Spisová rozluka • Externí uložení (KDS)

19

Vyřazování

• Skartační řízení dokumentů• Seznam dokumentů určených k posouzení ve

skartačním řízení • Elektronické skartační řízení• Výstupní datový formát metadat, SIP balíček

20

Vyřazování

h

Původce

e

a Podpis

e

eXML

e

SIP

Digitální archiv

21

Vyřazování

• Ukládání digitálních archiválií • Identifikátor NDA

• (Národní ) digitální archiv

• Národní portál

22

Digitální archiv

h

Původce

e

a Podpis

e

e SIP

XML

AVS

AS

e

SIP

XML

SIP

Digitální archiv

23

DISKUSE

Děkuji Vám za pozornost

Fiala Stanislav

Seminář IRMS CRGPraha, 25.11.2014