ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO 1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar. Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos: 1.1 Quanto ao gênero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: - textuais : são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: [email protected]MSN: [email protected]1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO
Documento é toda informação registrada em suporte material,
suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa,
pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do
homem numa determinada época ou lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos
por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de
suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.
Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam
expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos,
determinando a sua condição de documento de arquivo e não a
natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo
e formas diferentes; são classificados em dois grupos:
1.1 Quanto ao gênero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua
representação nos diferentes suportes:
- textuais : são os documentos manuscritos,
datilografados/digitados ou impressos;
- cartográficos : são os documentos em formatos e dimensões
Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS
- servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente,
em base do conhecimento da História.
2.3 – FUNÇÃO
- guarda e conservação dos documentos, visando a sua
utilização.
2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais
organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a
reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por
escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas,
religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os
arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época
mas também com a finalidade de proteger a integridade dos
documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem
como daqueles que contavam a história de sua grandeza.
1 Material sobre o qual as informações são registradas.Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernandoe-mail: [email protected] MSN: [email protected]
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e
ordenados alfabeticamente.
9.3.2. Numérico
O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
a) Decimal
A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.
As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10
seguintes, subclasses, e, a seguir, divisão, grupos, subgrupos,
subseções etc.
A tabela com a classificação adotada, tem o nome de
classificador ou código.
É necessário a organização de um índice alfabético.
b) Duplex
Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme
os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para
a minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada,
por isso, exige-se muito cuidado para não serem abertas pastas
para assuntos, como primárias, de assuntos já incluidos em
subclasses. É preferido ao decimal por possibilitar a abertura
ilimitada de classes.
9.4 - MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente
ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento
a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza
um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em
primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernandoe-mail: [email protected] MSN: [email protected]
bom desempenho no arquivo, a documentação passa por uma
série de fases até o arquivamento, a consulta e o empréstimo.
SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente
daqueles passíveis de eliminação, mediante critério e técnicas
previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
EXERCÍCIOS
01) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (CEFET/RJ)
a) os critérios estabelecidos por cada órgão;b) a espécie documental.c) a tipologia documental.d) o regimento do organismo.e) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.
02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências para a ordenação dos documentos de arquivo são: (CEFET/RJ)
a) número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, objeto ou tema específico do documento.
b) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, notação.c) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, código de
classificação.d) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
recolhimentoe) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
transferência.
03) A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor primário e o valor secundário de um documento. Respectivamente, o valor primário e valor secundário significam: (CEFET/RJ)
a) a qualidade do documento primeiramente recebido – a qualidade do documento recebido posteriormente
b) a qualidade do documento simples – a qualidade do documento complexoc) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a qualidade do documento
utilizado por todosd) a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os
seus criadores, ou seja, nas razões para as quais o documento foi criado – a qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho privilegiado
e) a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do documento da idade intermediária
04) As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes são chamados de: (CEFET/RJ)
a) planos de classificação de documentosb) planos de classificação de documentos por assuntoc) tabela de temporalidaded) instrumento de localizaçãoe) instrumento de pesquisa
05) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)
a) programa de engenhariab) programa de conservaçãoc) projeto de restauraçãod) projeto de acondicionamento de acervoe) programa de acervo
06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um: (CEFET/RJ)a) conjunto de coleção de documentosb) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administrações,
pessoas físicas ou jurídicasc) conjunto de textos manuscritosd) conjunto de documentos recebidose) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administração, de
uma mesma pessoa física ou jurídica
07) As instituições produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus assuntos, o que exige muita atenção na leitura e interpretação dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte documento:
Ilmo. Sr. Silva e SilvaDepartamento de Recursos HumanosAv. Presidente Vargas, 37/808Rio de Janeiro – RJ
Prezado Senhor
Encaminho as correspondências e os pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a admissão de pessoal, para início imediato na matriz da nossa empresa.Ressalto que as vagas são referentes à Psicologia do Trabalho e da Educação.
O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: (CVM, 2005)a) encaminhamento de correspondência, admissão imediata, Diretoria Comercialb) admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educaçãoc) parecer, comercial, matriz da empresad) referência, psicologia, trabalho e educaçãoe) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos
08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço denominado: (Eletrobrás)
a) intercâmbiob) disseminação seletivac) transferência da informaçãod) referênciae) recuperação da informação
09) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: (Eletrobrás)
a) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas internacionaisb) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua
implantaçãoc) relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de normais internacionais; comutação de
registros documentais nacionais e internacionaisd) comutação bibliográfica; normais internacionais de websites; princípios arquivísticose) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade da Informação; comutação de
registros documentais internacionais
10) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos documentos ér feita a partir das palavras chave.
Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de números: (CVM, 2005).
a) 20 e 40b) 31 e 93c) 44 e 94d) 50 e 116e) 103 e 127
11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não
existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos intermediários e permanentes; existem, desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organização é: (CVM, 2005)
a) solicitar a colaboração do diretor da empresab) fazer o levantamento documentalc) numerar o acervo para eliminar os documentosd) arranjar sistematicamente a documentaçãoe) elaborar os instrumentos de pesquisa
12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005)
a) fora da cidade, arquivo nacionalb) próxima ao corrente, lugar descentralizadoc) acima de estrutura, área de segurançad) em torno da capital, perto do centroe) junto ao produtor
13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)
a) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
b) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos e privados de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação ou a natureza dos documentos
c) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituição pública ou privada, em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: (UFRJ, 2004)
a) conjunto de classificaçõesb) método de arquivamentoc) sistema de notaçõesd) descarte de projeçõese) instrumento de pesquisa
15) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004)
a) cinco classes principais e cinco classes geraisb) seis classes principais e quatro classes geraisc) sete classes principais e três classes geraisd) oito classes principais e duas classes geraise) nove classes principais e uma classe geral
16) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: (UFRJ, 2004)
a) enciclopédicob) numéricoc) dicionáriod) unitermoe) geográfico
17) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: (UFRJ, 2004)
a) onomásticob) permanentec) especializadod) intermediárioe) estratégico
18) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as palavras-chaves principais são: (UFRJ, 2004)
a) informação, reunião e ordináriab) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJd) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005e) informação, UFRJ e ano 2005
19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de: (UFRJ, 2004)
a) avaliação de documentosb) incineração de documentosc) restauração de documentosd) movimentação de documentose) preservação de documentos
20) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: (UFRJ, 2004)
a) operacionalidadeb) caducidadec) organicidaded) temporalidadee) originalidade
21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)
a) monitoraçãob) climatizaçãoc) esterilizaçãod) fumigaçãoe) refrigeração
22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: (UFRJ, 2004)
23) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)a) primáriob) permanentec) especiald) intermediárioe) corrente
24) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela Arquivística contemporânea aplicam-se: (MPEAm, 2002)
a) aos acervos arquivísticos públicos e privadosb) tanto aos arquivos como às bibliotecasc) aos arquivos, às bibliotecas e aos museusd) às coleções de particulares e de organismos privadose) aos acervos hemorográficos por particulares
25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos?(MPEAm, 2002)
a) um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo correnteb) um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações
significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados relevantes
c) um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma massa documental acumulada
d) um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos
e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição
26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivísticas indicam que:
a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados
b) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o presente e para o futuro
c) os conteúdos dos documentos convencionados e não-convencionais vêm ganhando maior significação para o trabalho profissional
d) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivístico
e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre
27) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e institucionais são locais onde, em situação ideais, guardam-se:
a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constanteb) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativoc) os documentos de todos os tipos e valoresd) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à
preservação definitivae) os documentos que estão esperando a definição de suas situações
28) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições públicas e privadas utilizam-se em vários casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)
a) tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel, fotográfico e videográfico
b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionaisc) é indicado somente para os arquivos correntesd) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos
e) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de vista jurídico e histórico-cultural
29) a digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico: (MPEAm, 2002)
a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas
b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidadec) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico
preliminar, executado por profissionaisd) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o
espaço de guarda e facilitando o acessoe) a digitalização substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo
30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos públicos brasileiros são: (MPEAm, 2002)
a) o documento textual em papel e a fotografiab) a correspondência e os dossiês funcionaisc) os microfilmes e os disquetesd) o processo administrativo e a correspondênciae) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos
31) A análise acerca da situação do acervo arquivístico existente em uma instituição pública ou privada é obtida mediante a elaboração de um: (TJDFT, 2000)
a) plano de açãob) plano de gestãoc) plano de classificaçãod) programa de gestão documentale) diagnóstico do acervo
32) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes de documentos arquivísticos serão obrigatoriamente informados, por meio da utilização de símbolos específicos, quando o estado físico original dos documentos apresentar a situação de: (TJDFT, 2000)I – original ilegívelII – texto manchadoIII – numeração incorretaIV – data-limite atribuídaV – repetição de imagem
Estão certos apenas os itens:a) I, II e IVb) I, II e Vc) I, III e Vd) II, III e IVe) III, IV e V
33) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenação e classificação de documentos é um conceito atribuído para aelaboração do plano de: (TJDFT, 2000)
a) ordenaçãob) destinaçãoc) classificaçãod) arquivamentoe) armazenamento
34) Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT, 2000)
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à:
a) duplexb) enciclopédicac) alfabéticad) dicionárioe) decimal
36) O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries é: (TJDFT, 2000)
a) a catalogaçãob) o arranjoc) a análised) a avaliaçãoe) a descrição
37) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de:
a) destinaçãob) arquivamentoc) armazenamentod) classificaçãoe) descrição
38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opção incorreta: (TJDFT, 2000)
a) o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados
b) no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documentalc) [o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos e
seus fundos]d) um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma unidade
de arquivamentoe) o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais
fundos e os descreve minuciosamente
39) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação é o: (TJDFT, 2000)
a) catálogob) inventárioc) guiad) repertórioe) índice
40) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005)
a) os critérios estabelecidos por cada órgãob) espécie documentalc) a tipologia documentald) o regimento do organismoe) as funções desempenhadas pelo órgão.
41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo. A ordem correta é: (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas
b) ( )Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementaresc) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do
arquivod) ( )Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os
arquivos propriamente ditos são os de terceira idade.
a) V-V-F-Vb) V-V-F-Fc) V-F-V-Vd) F-F-V-Fe) F-V-F-V
42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) Devem necessariamente ser conservados próximo aos escritóriosb) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqüentec) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto”d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanentee) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados
43) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005).
I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado.II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande.III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.
a) I, apenasb) II, apenasc) III, apenasd) I e II, apenase) II e III, apenas
44) As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)I – Terceiro Seminário Brasileiro de PesquisaII – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da InformaçãoIII – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América LatinaIV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e Documentação JurídicaV – 15º Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica
a) I – III – IV – V – IIb) I – IV – II – V – IIIc) II – IV – V – I – IIId) II – V – IV – I – IIIe) IV – V – II – III – I
45) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomesb) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separadosc) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separamd) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetaçãoe) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se