ARQUIVOLOGIA Capítulo 1

ARQUIVOLOGIA

Capítulo 1

Conceitos Fundamentais

1. Introdução

Com o aparecimento da escrita, o volume de documentoscriados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade dese criarem técnicas que permitissem organizar esta massadocumental de forma a permitir sua imediata localização quandonecessário. A partir de então surgiram os primeiros arquivos. Arquivos, bibliotecas, museus e centros dedocumentação trabalham com um elemento comum e primordial paraessas instituições: o documento. Logo, devemos definir estetermo e outros afins, para que os leitores tenham uma exatanoção da importância dos referidos órgãos de documentação para asociedade e o Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas, lidamos com papéis que,dependendo do seu valor, serão de suma importância para aconsecução dos nossos objetivos. A palavra documento está intimamente relacionada comoutra: informação. Segundo Aurélio Buarque de Holanda,informação é o “conhecimento extraído dos dados”, para formaçãode um juízo. Portanto, entendemos que a junção de diversos dadosabsorvidos no nosso dia-a-dia propicia-nos obter informações einterpreta-las de forma semelhante ou distinta de outraspessoas.

Dito isso, vamos à definição de documento retirada da terminologia arquivística:

Documento: é toda informação registrada em um suporte material,suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova

Junção de dados

Informação obtida (mensagem captada)

Informação registrada Documento

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fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numadeterminada época ou lugar.

Esta definição menciona um outro termo desconhecido por muitos: suporte.

Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se porsuporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. Opapel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. Nopassado tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastanteutilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas àinformática, é cada vez maior o número de instrumentos capazesde servir de suporte para a informação. Dentre os meios maisutilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

Comentário: Quando pensamos em um documento,nos vem à mente de imediato o papel (suporte textual), omais comum e convencional que conhecemos. Mas existemvários outros suportes onde podemos registrar umainformação, tais como: uma fotografia (suporte iconográfico),um mapa (suporte cartográfico), entre outros. Peguemos comoexemplo uma fotografia: a imagem obtida através de uma câmeranos transmite uma mensagem, uma informação; portanto é umdocumento.

1.1 – Terminologia Arquivística

VOCABULÁRIOACERVO: totalidade dos documentos conservados num arquivoACESSO: possibilidade de consulta a arquivo, como resultado deautorização legal.ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS: direção, supervisão e coordenação dasatividades de uma instituição arquivística.ARRANJO:

1. processo que, na organização de arquivos permanentes,consiste na ordenação – estrutural ou funcional – dosdocumentos em fundos, na ordenação das séries dentro dosfundos e, se necessário, dos itens documentais dentro dasséries.

2. processo que, na organização de arquivos correntes,consiste em colocar ou distribuir os documentos numaseqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordocom o método de arquivamento previamente adotado. Tambémdenominado classificação.

ATIVIDADE-FIM: conjunto de operações que uma instituição leva aefeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que

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resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo parao seu funcionamento.ATIVIDADE-MEIO: conjunto de operações que uma instituição leva aefeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suasatribuições específicas e que resulta na acumulação dedocumentos de caráter instrumental e acessório.ATOS ENUNCIATIVOS: são esclarecimentos ou opinião acerca deassunto de processo. Destinam-se a oferecer subsídios parasolução do que constitui o seu objeto.AVALIAÇÃO OU TRIAGEM: processo de análise da documentação dearquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo comseus valores probatórios, informativos e/ou históricos.AUTOMAÇÃO: uso da informática como apoio para o desempenho defunções arquivísticas.DATAS-LIMITE: elemento de identificação cronológica em que sãomencionados os anos de início e término do período abrangidopelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo oucoleção.DOSSIÊ: unidade documental em que se reúnem informalmentedocumentos de natureza diversa, para uma finalidade específica.FUNDO ABERTO: fundo ao qual são sistematicamente acrescentadosnovos documentos.FUNDO FECHADO: fundo ao qual não são acrescentados novosdocumentos, em virtude da supressão da unidade produtora.FUNDO: unidade constituída pelo conjunto de documentosacumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa aconviver com arquivos de outras.INSTRUMENTO DE PESQUISA: obra de referência, publicada ou não,que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentesgraus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentaisexistentes num arquivo permanente, com a finalidade de controlee de acesso ao acervo.MICROFILMAGEM: produção de imagens fotográficas de um documentoem tamanho altamente reduzido.NOTAÇÃO: identificação das unidades de arquivamento, feitaatravés de números, letras ou combinação de números e letras,para permitir sua localização nos depósitos.PARECER: são manifestações de órgãos técnicos sobre assuntossubmetidos a sua consideração. Tem caráter opinativo (semconclusões).PROCESSO: termo geralmente usado na Administração Pública, paradesignar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, eque vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma açãoadministrativa ou judiciária. O número de protocolo, queregistra o primeiro documento com o qual o processo é aberto,

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repetido externamente na capa, é o elemento de controle earquivamento do processo.PROTOCOLO: denominação atribuída a setores encarregados dorecebimento, registro, distribuição e movimentação dosdocumentos em curso.- denominação atribuída ao próprio número de registro dado aodocumento;- livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.PROVENIÊNCIA: princípio segundo o qual devem ser mantidosreunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes deuma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressãofrancesa respect dês fonds, e à inglesa provenance.RECOLHIMENTO: transferência de documentos dos arquivosintermediários para os permanentes.RELATÓRIO: exposição à autoridade superior à execução detrabalhos concernentes a certos serviços ou a execução inerentesao exercício do cargo em determinado período.UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: o menor conjunto de documentos, reunidode acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Taisconjuntos, em geral, são denominados, pastas, maços oupacotilhas.VOTO: cada membro do órgão colegiado dá seu pronunciamento arespeito de matéria submetida à deliberação do plenário.

1.2 – Órgãos de documentação

Podemos citar como órgãos de documentação osarquivos, as bibliotecas, os museus e os centros de documentaçãoou informação. Daremos melhores detalhes sobretudo dos arquivos,fazendo uma analogia entre eles e as bibliotecas.

1.2.1 – Museu

É uma instituição de interesse público, cujoobjetivo é a informação e o entretenimento. Os documentos demuseus são peças e objetos de valor cultural, tendo os maisvariados tipos e dimensões. Por serem objetos, sãocaracterizados como “tridimensionais”. Os museus têm finalidadescultural e didática.

1.2.2 – Centro de documentação ou informação

Instituição que agrupa qualquer tipo de documento,exigindo especialização para aproveitá-los com eficiência. Osdocumentos de um centro de documentação são, em sua maioria,reproduções (audiovisuais) ou referências virtuais (como por

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exemplo as bases de dados). Segundo a Professora HeloísaLiberalli Belloto “sua finalidade é informar, com o objetivocultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a naturezado material reproduzido ou referenciado.”

1.2.3 - Biblioteca

Instituição onde os documentos são conservados parafins culturais, sendo obtidos por compra, doação ou permuta dediversas fontes. O bibliotecário avalia o material a seradquirido por sua instituição como peças isoladas. Essesdocumentos existem em numerosos (múltiplos) exemplares. Osdocumentos são unidos pelo seu conteúdo, e caracterizados, emsua maior parte, como impressos. A biblioteca é órgãocolecionador, e o seu público é formado pelo pesquisador,estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maiornúmero de consulentes, com os mais variados perfis. Objetivo: instruir, educar. Processamento técnico: tombamento, classificação,catalogação.

1.2.4 - Arquivo

Os documentos são produzidos e conservados com finsfuncionais, geralmente em um único exemplar ou em limitadonúmero de cópias. A documentação referente a um assuntoespecífico ou assuntos ligados entre si é preservada como umconjunto e não como atividades isoladas. Os documentos sãounidos pela sua proveniência ou origem (princípio básico daArquivologia – o qual estudaremos mais adiante) quanto aosuporte, são documentos principalmente textuais. O arquivo éórgão receptor, e o seu público é formado pelos administradores(produtores dos documentos) e pesquisadores. Objetivo: provar, testemunhar. Processamento técnico: registro, arranjo, descrição.

Outros termos ligados ao assunto:

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ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

Arquivos, bibliotecas, museus e centros dedocumentação têm a co-responsabilidade no processo darecuperação da informação, em benefício da divulgaçãocientífica, tecnológica, cultural e social, bem como dotestemunho jurídico e histórico. Esses objetivos são alcançadosde procedimentos técnicos diferentes a material de distintasorigens. Assim, suas fronteiras são bem definidas. A forma/função pela qual o documento foi criado éque vai determinar seu uso e destino de armazenamento futuro.

ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DEDOCUMENTAÇÃO

Tipo de suporte Manuscritos, impressos, audiovisuais, exemplar único

Impressos, manuscritos, audiovisuais, exemplares múltiplos

Objetos bi/tridimensionais, exemplar único

Audiovisuais (reproduções), exemplar único oumúltiplo

Tipo de conjunto Documentos unidos pela origem

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo ou pelafunção

Coleção; documentos unidospelo conteúdo

Produtor A máquina administrativa

Atividade humana individual e coletiva

Atividade humana, a natureza

Atividade humana

Fins de produção Administrativos, jurídicos, funcionais, legais.

Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos.

Culturais, artísticos, funcionais

Científicos

Objetivo Provar, testemunhar

Instruir, informar

Informar, entreter

Informar

Entrada dos documentos

Passagem natural de

Compra, doação,

Compra, doação, permuta, de

Compra, doação, pesquisa

Arquivologia → estudo, ciência e arte que estuda os arquivos.

Arquivoconomia → é o conjunto de resoluções inerentes à instalação, organização e gestão dos arquivos.

Arquivística → é o conjunto de princípios e técnicas observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

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fonte geradora única.

permuta, de fontes múltiplas

fontes múltiplas

Processamentotécnico

Registro, arranjo, descrição: guias, inventários, catálogos, etc.

Tombamento, classificação,catalogação: fichários

Tombamento, catalogação: inventários, catálogos

Tombamento, classificação, catalogação: fichários ou computador

Público Administrador epesquisador

Grande públicoe pesquisador

Grande público epesquisador

Pesquisador

2. Arquivo

2.1 – Origem da palavra

A palavra arquivo é de origem grega. Deriva dearcheion (depósitos de documentos da antiga Grécia). Algunsdefendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, dolatim archivum, que significava “lugar de guarda de documentos ede títulos de nobreza”.

2.2 - Conceito

Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie,tendo sempre relação com os direitos das instituições ouindivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavamdireitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eramtransferidos para museus e bibliotecas”. Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmenteproduzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, nodecorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si eseus sucessores para efeitos futuros”. (Sólon Buck → ex-arquivista dos EUA)

Mas o que vem a ser um Arquivo? A Associação deArquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é oconjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, sãoreunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,públicas ou privadas”. Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria,de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais osconjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, defotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade porexemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

DICAS DE PROVA:a) O termo arquivo pode também ser usado para designar:

conjunto de documentos;

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móvel para guardar documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ou instituição cujo objetivo seja o de guardar e conservar

a documentação.

b) Características dos documentos de arquivo: produção por um governo recepção organização ou firma acumulação (ordenada) valor probatório de fatos passados mantê-los em conjunto (organicidade documental) produzidos para fins administrativos, funcionais,

jurídicos e legais.

2.3 – Finalidade principal

Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários(administradores/pesquisadores), constituindo-se, portanto, embase do conhecimento da História.

2.4 – Funções básicas

Guarda para permitir o acesso aosdocumentos pelos

Conservação consulentes Disponibilização (função principal)

2.5 - Objetivos

Armazenar adequadamente os documentos e transmitircom precisão as informações contidas nos mesmos.

2.6 – Importância do Arquivo

A importância do arquivo para a instituição estáligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesmautiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de seestabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos,quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoçãode técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas alocalização eficiente da informação desejada, mas também aeconomia de recursos para a instituição.

QUESTÕES DE CONCURSOS

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1. (TJ/MA/2005 – ESAG) A guarda de documentos em mobiliário ouequipamentos próprios em área que lhes são destinados denomina-se:a) acondicionamento.b) acesso.c) acumulação.d) armazenamento.

2. (TJ/MA/2005 – ESAG) Ao conjunto de documentos de um arquivodenominamos de:a) armazenamento.b) acondicionamento.c) acervo.d) acumulação.

3. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) A alternativa que melhorconceitua uma unidade de arquivo é:a) menor conjunto de documentos reunidos de acordo com umcritério de arranjo preestabelecido.b) conjunto de documentos da mesma espécie, disposto numadeterminada ordem ou designação.c) documento anexado a outro por assunto, com referência apessoas diferentes.d) conjunto de informação e despachos originados por umrequerimento.

4. (FURNAS/2005 – José Pelúcio Ferreira) O conjunto dedocumentos reunidos por processo de acumulação ao longo dasatividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ouprivadas, e conservados em decorrência de seu valor, denomina-se:a) inventário.b) arquivo.c) depósito.d) arranjo.e) maço.

5. (Polícia Federal/2004 – UNB/CESPE) Marque certo (C) ou errado(E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informaçõesdeverá identificar as similaridades e as antinomias existentesnos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervosbiblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue ositens subseqüentes.1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticosassemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem

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documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplaresmúltiplos.2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar.3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender asfinalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais.4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticossão reunidos pelo conteúdo.5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulaçãodos documentos no âmbito da instituição.

6. (MPU/2004 – ESAF) Considerando a polissemia do termo arquivo,assinale qual das assertivas abaixo não corresponde a uma desuas definições.a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência.b) acumulação ordenada de documentos criados por uma instituiçãoou pessoa no curso de sua atividade e preservados para aconsecução de seus objetivos políticos, legais e culturais.c) documentos produzidos ou usados no curso de um atoadministrativo ou executivo de que são parte constituinte.d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelotratamento documental e pela utilização dos arquivos.e) edifício onde são guardados os arquivos.

Capítulo 2

Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dosDocumentos/Estágios de Evolução dos Arquivos

1. Introdução

O assunto a ser tratado neste capítulo é um dos maiscobrados em concurso público. As bancas organizadoras existentesadoram perguntar sobre “a teoria das três idades, ou o ciclo devida dos documentos (administrativos), ou os estágios deevolução dos arquivos” – a nomenclatura muda, mas o tema é umsó. São 3 as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente,intermediário e permanente (assim definidos em 1973, por Jean-Jacques Valette).

DICA DE PROVA:

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Quanto ao grau de freqüência de uso dos documentos, podemosclassificar os arquivos em: correntes, intermediários epermanentes.

2. Definições

a) Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentosconsultados com freqüência, devido ao seu usofuncional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dosarquivos). Por isso dizemos que possuem valor primário. Ex.:circulares, boletins diários, informativos, etc.

b) Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentosque não são consultados mais com tanta freqüência, e queaguardam a sua destinação final, ou seja, se serão guardadospermanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo.Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisamestar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Aindapossuem valor primário. Ex.: regulamentos, estatutos, etc.

c) Arquivo permanente ou de terceira idade - guarda documentosque devem ser conservados definitivamente, por terem valorhistórico ou documental (probatório e informativo) para o Estadoe a sociedade. Tais documentos perderam o valor administrativo.Ex.: Processos, Constituições passadas, etc.

3. Localização física

Arquivos correntes – devem estar localizados junto aosórgãos produtores (nos próprios escritórios ou próximodeles), a fim de facilitar o aceso aos documentos por elesmesmos (os administradores).

Arquivos intermediários – devem estar em locais afastadosdos órgãos que produziram ou receberam os documentos,devido à manutenção ser mais barata.

Arquivos permanentes – os pesquisadores são o seuprincipal público. Por essa razão, devem estar localizadosjunto aos centros culturais ou próximos às universidades,com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber osusuários em locais bem acessíveis e num ambiente maisadequado.

4. Acesso aos documentos

Arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor(gerador)

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Arquivos intermediários – acesso ao documento pelo públicoapenas quando a sua fonte geradora autorizar. Osdocumentos ainda pertencem ao setor de origem. A funçãodestes arquivos é apenas a de guardar o documento para oreferido setor.

Arquivo permanente – acesso liberado ao público (não hárestrições)

CUIDADO: quando determinado conjunto de documentos é colocado emum arquivo permanente, mas ainda não pertencem ao seu acervo,são denominados de “arquivo em depósito”. Isso pode ocorrerquando, em um órgão/empresa, não existir um arquivointermediário para guardar os documentos que, embora sejam poucoconsultados, ainda possuem valor primário para a administração.

5. Transferência e recolhimento

Quando um documento passa do arquivo corrente para ointermediário, dizemos que houve uma transferência dedocumentos.

Quando um documento passa do arquivo intermediário para opermanente, dizemos que houve um recolhimento dedocumentos.

☻ Não se esqueça: As pessoas de mais idade ainda têm o costumede dizer, ao ir dormir: “vou me recolher”, pois as suas atividadesnaquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivopermanente (a última idade, a da documentação mais antiga)sempre ao termo recolhimento.

Corrente ( T ) intermediário( R ) permanente (1ª idade) → (2ª idade)→ (3ª idade)

Nomenclatura utilizada:T – transferênciaR – recolhimento

Obs.: Os documentos transferidos para os arquivos intermediáriosou recolhidos para os arquivos permanentes continuam tendovalor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, taisprocedimentos são realizados por causa da “freqüência de uso dosdocumentos” e não em função do seu valor.

6. Valor primário e valor secundário dos documentos

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Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dosdocumentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-senos fins de sua criação.

Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, oumediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e porterceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para osquais eles foram gerados. O documento é utilizado comofonte de pesquisa e informação.

DICA DE PROVA: As bancas organizadoras dos vários concursospúblicos costumam elabora questões mencionando os termos “valorprimário e/ou secundário” dos documentos. Já sabemos que osdocumentos que estão nos arquivos correntes e intermediáriospossuem valor primário e os que estão nos arquivos permanentespossuem valor secundário. Portanto, concursandos, caso caiavalor primário – pensem imediatamente nas duas primeiras idades.Se cair valor secundário – associem no ato aos arquivos de 3ªidade.

7. Termos associados às idades dos arquivos

Podemos associar vários termos aos arquivoscorrentes, intermediários e permanentes. Nos diversos concursostêm caído essas associações. Abaixo, apresentaremos uma tabelaenglobando praticamente todos os termos associados aos estágiosde evolução dos arquivos.

DICA DE PROVA:corrente intermediário permanente1ª idade 2ª idade 3ª idadesetorial pré-arquivo histórico

administrativo records centers de custódiaativo-dinâmico semi-ativo passivo

vivo limbo mortode movimento purgatório estático

em curso temporário definitivonúcleos de arquivo transitório final

Arquivo corrente – valor primário Arquivo intermediário – valor primário Arquivo permanente – valor secundário

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QUESTÕES DE CONCURSOS

1. (TER/PB/2007 – FCC) O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor:a) primário.b) fiscal.c) legal.d) probatório.e) secundário.

2. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) São consideradosdocumentos intermediários:a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituamobjeto de consultas freqüentes.b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem serpreservados definitivamente.c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas.d) os de interesse público ou social.e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardamsua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

3. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) O ciclo vital dosdocumentos compreende as idades:a) temporária, intermediária, permanente.b) corrente, intermediária, permanente.c) administrativa, temporária, permanente.d) administrativa, intermediária, permanente.e) corrente, temporária, permanente.

4. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A passagem dosdocumentos correntes para os arquivos intermediários denomina-se:a) recolhimento.b) arranjo.c) transferência.d) destinação.e) arquivamento.

5. (TER/SP/2006 – FCC) Os documentos de arquivo de umainstituição são produzidos com um determinado objetivo e, paratanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de umainstituição para outra, ou de um setor para outro da mesmainstituição, até serem arquivados. Essa descrição refere-se a umarquivo em sua fase:

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a) pública.b) administrativa.c) permanente.d) corrente.e) privada.

6. (BNDES/2006 – Cesgranrio) A teoria arquivística apresenta astrês idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idadeem que são arquivados os documentos que perderam todo o valor denatureza administrativa é a:a) permanente.b) corrente.c) especializada.d) empresarial.e) pública.

7. (Agência Nacional de Petróleo/2005 – Cesgranrio) Assinale aafirmativa correta a respeito dos tipos de arquivo:a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se dedocumentos que deixaram de ser consultados.b) Denomina-se “arquivo em depósito” o conjunto de documentoscolocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora nãopertençam a seu acervo.c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos porinstituições governamentais e empresas em geral é chamado“arquivo público”.d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos dedocumentos de uso freqüente mas que não são conservados nasrepartições que os receberam ou produziram.

8. (Secretaria de Administração do estado de Tocantins/2004 –Cesgranrio) Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dosarquivos.a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade oucorrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idadeou permanente.b) Os documentos e papéis que são consultados com menosfreqüência devem ser arquivados em separado daqueles de usocontínuo.c) Os documentos em curso ou de uso freqüente devem serconservados na sede das empresas que os produziram ou emdependências próximas.d) De acordo com a freqüência de consulta, existem tiposdiferentes de arquivos, e para cada um deles há uma formadistinta de organizar, conservar e tratar os documentos.

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e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valorhistórico ou que passaram a ser considerados inúteis ouimprestáveis.

9. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Constituídos de documentos em cursocomo plano de partida ou prosseguimento de planos para fins decontrole ou tomada de decisões das administrações são osarquivos:a) correntes.b) intermediários.c) permanentes.d) sigilosos.e) secretos.

10. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:a) onomástico.b) permanente.c) especializado.d) intermediário.e) estratégico.

11. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Classifique como verdadeira (V) oufalsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo:( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamentoque atenda às suas necessidades específicas.( ) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, quenão são complementares.( ) A maneira de conservar e organizar os documentos devemudar de acordo com a idade do arquivo.( ) Embora o termo “arquivo” seja usado em referência aqualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos sãoos de terceira idade.A ordem correta é:a) V – V – F – V.b) V – V – F – F.c) V – F – V – V.d) F – F – V – F.e) F – V – F – V.

12. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Assinale a afirmativa correta arespeito de arquivos intermediários:

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a) Devem necessariamente ser conservados próximos aosescritórios.b) Devem disponibilizar seus documentos para consultasfreqüentes.c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivomorto”.d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráterpermanente.e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar demenos consultados.

13. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) As atas das sessões ordinárias dosConselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado earmazenado adequadamente no arquivo:a) especial.b) especializado.c) permanente.d) corrente.e) jurídico.

14. (MPU/2004 – ESAF) Os documentos de segunda idade sãoaqueles:a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seufuncionamento.b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão dafreqüência com que são consultados.c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário suadestinação final.d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guardae acesso ao público.e) reunidos de acordo com um critério de arranjopreestabelecido.

Capítulo 3

Classificação dos Arquivos e dos Documentos

1. Classificação dos arquivos

1.1 - Introdução

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Os arquivos possuem inúmeras características.Espelhando-se nelas, com base na obra da professora MarilenaLeite Paes, podemos classificá-los de acordo com:

As entidades mantenedoras; Os estágios de sua evolução; A extensão de sua atuação; A natureza dos documentos.

1.2 - Quanto à extensão

a) Setorial – são arquivos originados em um setordeterminado da instituição. Ex.: Arquivo doDepartamento de Pessoal, do Setor Financeiro, dosetor de Recursos Humanos e etc.

b) Geral – arquivos formados por documentos oriundos dosarquivos setoriais. Ex.: Arquivo Geral do BRB.

Obs.: Se houver centralização, não existirão os arquivos setoriais, somente umprotocolo e um arquivo.

1.3 – Quanto ao Ciclo Vital dos Documentos

a) Arquivos Correntes – ativos-dinâmicos – administrativos –1ª idade

b) Arquivos Intermediários – semi-ativo – 2ª idadec) Arquivo Permanente – Histórico – 3ª idade

1.4 – Quanto aos valores dos documentos

a) Valor Primário: refere-se ao uso administrativo para oórgão, razão primeira da criação do documento, o quepressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ouretenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento paraguarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período deutilidade do documento para o cumprimento dos finsadministrativos, legais ou fiscais.

b) Valor Secundário: refere-se ao uso para outros fins quenão aqueles para os quais foram criados, podendo ser:

Probatórios – quando comprova a existência, ofuncionamento e as ações da instituição;

Informativo – quando contém informações essenciaissobre matérias com que a organização lida, para finsde estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, pp.152/154)

1.5 – Quanto ao órgão produtor (entidades mantenedoras)

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a) Público – formado por documentos provenientes de órgãosfederais, estaduais ou municipais. Ex.: o ArquivoNacional, Arquivos Públicos Estaduais, etc.

b) Privados – constituídos por documentos de instituiçõesparticulares. Os Arquivos Privados podem ser classificadosem:

Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes,associações);

Comerciais (empresas, corporações, companhias); Pessoais ou Familiares (fotos de família, cartas,

originais de trabalhos, etc.).

1.6 – Quanto ao acesso

a) Franqueados – documentos disponibilizados ao público. Ex.:Arquivo Nacional e Arquivo Histórico da Câmara Municipal.

b) Restritos - documentos referentes à segurança nacional ea ordem política, acessados somente por militares.

c) Confidenciais – documentos de posse do Ministério dasRelações Exteriores e que podem ser acessados somente porpessoas credenciadas.

1.7 – Quanto à natureza

a) Especiais – os documentos do arquivo são confeccionadoscom material especial. Ex.: fitas, fotografias, CD,microfilmes, slides e outros.

b) Especializados (Técnicos) – o conteúdo trata de assuntosprocedentes da experiência do homem em um campoespecífico, não importando a forma física apresentada poreles. São conhecidos indevidamente como “arquivostécnicos”. Ex.: arquivo médico, de engenharia, contábeis,hospitalares e outros.

1.8 – Quanto à finalidade

a) Funcionais – arquivos de 1ª e 2ª idades que servem àAdministração.

b) Culturais – arquivos de 3ª idade, servem à Cultura e aHistória.

2. Classificação dos documentos

2.1 - Introdução

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Assim como os arquivos, os documentos também possuemcaracterísticas diferenciadas. Baseando-se nelas, podemosclassificá-los de acordo com:

O gênero; A espécie; A natureza do assunto.

2.1.1 - Gênero

O gênero dos documentos está ligado à maneira derepresentá-los, de acordo com os seus diversos suportes. São eles:

Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos. Cartográficos – documentos em formatos e dimensões

variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia earquitetura. Ex.: mapas, plantas e perfis.

Iconográficos – documentos com imagens estáticas. Ex.:fotografias (negativos, ampliações), desenhos, gravuras,cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos(slides), partituras.

Audiovisuais – documentos cuja informação esteja em formade som e/ou imagem em movimento. Também pode ser divididoem filmográficos e sonoros. Ex.: filmes, discos, fitascassete, fitas VHS, etc.

Informáticos ou digitais – documentos que necessitem docomputador para serem lidos. Ex.: disquetes, discosrígidos, discos ópticos.

Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem dedocumentos. Ex.: rolos, microfichas, microfilmes, etc.

2.1.2 – Espécie

A espécie dos documentos está ligada ao seu aspectoformal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além damaneira de se registrar as informações nos documentos (comoestão dispostas). De acordo com Heloísa Bellotto, são eles:

Atos normativos – ditam regras e normas expedidas porautoridades administrativas (de cumprimento obrigatório).Ex.: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos,portarias.

Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobrecerto assunto. Exemplos: pareceres, votos, relatórios.

Atos de assentamento – formados por registros, firmandofatos ou ocorrências. Ex.: atas, autos de infração,termos.

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Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões,apontamentos. Ex.: certidões, atestados, traslados, cópiasautenticadas.

Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duasou mais partes). São representados pelos documentospactuais. Ex.: convênios, contratos, ajustes.

Atos de correspondência – são criados com o propósito deos atos normativos serem executados. Ex.: editais,memorandos, avisos, telegramas, notificações, ofícios,cartas.

– Natureza do assunto

Quanto à natureza do assunto, os documentos podemser caracterizados como:

Ostensivos ou Ordinários – qualquer pessoa pode consultaro documento (a sua divulgação não prejudica ainstituição).

Sigilosos – tais documentos são limitados a um númerorestrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadasmedidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) nasua custódia e disseminação.

Graus de Sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensãodo meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e assuas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menorgrau de sigilo:

Ultra-secreto Secreto Reservado

ESQUEMA MNEUMÔNICOGRAU DE SIGILO ANOS/PRORROGAÇÃO ACESSO INDEVIDOUltra-secreto máximo de 25

anos/+25acarreta dano

excepcionalmentegrave à segurança da

sociedade e doEstado

Secreto máximo de 15anos/+15

acarreta dano graveà segurança da

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sociedade e doEstado

Reservado máximo de 5 anos/+5 revelação nãoautorizada de dadosou informações podemcomprometer planos,

operações ouobjetivos nelesprevistos oureferidos

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de acesso àinformação)

DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.Dispõe sobre salvaguarda de dados, informações, documentos emateriais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e doEstado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outrasprovidências...

→ Comentários sobre o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de2002: São 69 artigos. Para facilitar a vida dosconcursandos, mostraremos, a seguir, os artigos que mais caem emprova.

Art. 2º - já caiu em prova. Define dados ou informaçõesconsiderados “sigilosos”, aqueles ligados à segurança dasociedade e do Estado, como também os inerentes à vidaprivada das pessoas.

“Art. 2º. São considerados originariamente sigilosos, e serãocomo tal classificados, dados ou informações cujoconhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretarqualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem comoaqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade daintimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos érestrito e condicionado à necessidade de conhecer.”

Art. 4º - Tem 17 incisos. São várias as definições ligadasà documentação sigilosa. Algumas delas já caíram em prova,como classificação, desclassificação e reclassificação.Portanto, é bom o candidato dar uma lida com atençãonesses conceitos.

“Art. 4º. Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos osseguintes conceitos e definições:

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I – autenticidade: asseveração de que o dado ou informaçãosão verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto nodestino;II – classificação: atribuição, pela autoridade competente,de grau de sigilo a dado, informação, documento, material,área ou instalação;III – comprometimento: perda de segurança resultante doacesso não-autorizado;IV – credencial de segurança: certificado, concedido porautoridade competente, que habilita determinada pessoa a teracesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo;V – desclassificação: cancelamento, pela autoridadecompetente ou pelo transcurso de prazo, da classificação,tornando ostensivos dados ou informações;VI – disponibilidade: facilidade de recuperação ouacessibilidade de dados e informações;VII – grau de sigilo: gradação atribuída a dados,informações, área ou instalação considerados sigilosos emdecorrência de sua natureza ou conteúdo;VIII – integridade: incolumidade de dados ou informações naorigem, no trânsito ou no destino;IX – investigação para credenciamento: averiguação sobre aexistência dos requisitos indispensáveis para concessão decredencial de segurança;X – legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptorde dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto naorigem quanto no destino;XI – marcação: aposição de marca assinalando o grau desigilo;XII – medidas especiais de segurança: medidas destinadas agarantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade,legitimidade e disponibilidade de dados e informaçõessigilosos. Também objetivam prevenir, detectar, anular eregistrar ameaças reais ou potenciais a esses dados einformações;XIII – necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente aoefetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade,indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial desegurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos;XIV – ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode serfranqueado;XV – reclassificação: alteração, pela autoridade competente,de classificação de dado, informação, área ou instalaçãosigilosos;XVI – sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoascredenciadas; proteção contra revelação não-autorizada; e

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XVII – visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráterexcepcional, em área sigilosa.”

Art. 20 – Fala a respeito de como deve ser feita amarcação do grau de sigilo: “em todas as páginas dodocumento e nas capas, se houver”.

“Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, devera serfeita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.§ 1º. As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada umaconter, também, indicação do total de páginas que compõem odocumento.”

Art. 24 – Da expedição e tramitação.“Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitaçãoobedecerão às seguintes prescrições:I – serão acondicionados em envelopes duplos;II – no envelope externo não constará qualquer indicação do graude sigilo ou do teor do documento;III – no envelope interno serão apostos o destinatário e o graude sigilo do documento, de modo a serem identificados logo queremovido o envelope externo;IV – o envelope interno será fechado, lacrado e expedidomediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente,destinatário e número ou outro indicativo que identifique odocumento; eV – sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivodo destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelopecontendo o documento sigiloso.”

Arts. 25 e 26 – Diz como é feita a expedição dadocumentação sigilosa. Já caiu uma questão envolvendoesses artigos, em um concurso realizado em 2006, para aAgência Nacional de Cinema (ANCINE), concurso esteorganizado pela banca UNB/CESPE. Tal item será reproduzidoabaixo, a fim de ser julgado como certo ou errado:

“Não é permitida a expedição de documentos confidenciais pormeio postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feitaapenas por intermédio de agente público autorizado”.Resposta: O item está errado, pois, segundo o art. 25 doDecreto nº 4.553/2002, não é permitida a expedição dedocumento “ultra-secreto” por meio postal, exceto em casosexcepcionais, atendendo ao princípio da oportunidade. Aexpedição de documento secreto, confidencial e reservadopoderá ser feita mediante serviço postal, conforme reza oart. 26 do Decreto nº 4.553/2002.

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“Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agentepúblico autorizado, sendo vedada a sua postagem.Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outraforma que não a prescrita no caput só será permitidaexcepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação esolução imediatas, em atendimento ao princípio da oportunidade econsiderados os interesses da segurança da sociedade e doEstado.”“Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial oureservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção deregistro, mensageiro oficialmente designado, sistema deencomendas ou, se for o caso, mala diplomática.Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata esteartigo poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usadosrecursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo dodocumento, conforme previsto no art. 42.”

Art. 37 - Trata do acesso e da responsabilidade.“Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos eentidades públicos e instituições de caráter público é admitido:I – ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ouatividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; eII – ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seuinteresse particular ou ao interesse coletivo ou geral, medianterequerimento ao órgão ou entidade competente.§ 1º. Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos desteDecreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às sançõesadministrativas, civis e penais decorrentes da eventualdivulgação dos mesmos.”

QUESTÕES DE CONCURSOS

1. (TER/PB/2007 FCC) Desclassificação ocorre quando um documentoé:a) liberado de restrições de acesso.b) colocado na pasta “Diversos” ou “Miscelânea”.c) misturado a outros, durante o arranjo.d) ordenado por assunto.

2. (MPU/2007 – FCC) O contrato de aluguel, como documento, éexemplo de:a) gênero.b) tipo.c) formato.d) espécie.

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e) forma.

3. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Quanto ao gênero, osdocumentos de arquivo podem ser:a) manuscritos – datilografados – impressos – informáticos.b) textuais – cartográficos – gráficos – impressos.c) escritos ou textuais – cartográficos – iconográficos –filmográficos – sonoros – micrográficos – informáticos.d) públicos e privados.e) particular – oficial – público – coletivo.

4. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Os documentos dearquivo podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal edefinidos em razão da natureza dos atos que lhes deram origem,bem quanto à forma de registro dos atos. Estas característicassinalizam:a) o gênero.b) a organicidade.c) a espécie.d) o tipo.e) a unicidade.

5. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Quanto à entidadeprodutora, os arquivos se classificam em:a) públicos e privados.b) históricos e probatórios.c) comerciais e institucionais.d) públicos e comerciais.e) privados e institucionais

6. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Dados ou informaçõescujo conhecimento irrestrito ou divulgação possam acarretarqualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem comoaqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade daintimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoassão considerados originalmente:a) ostensivos.b) sigilosos.c) reservados.d) confidenciais.e) secretos.

7. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Os prazos declassificação segundo o grau de sigilo poderão, de acordo com alegislação em vigor, ser prorrogados da seguinte forma:a) duas vezes, por igual período.

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b) quantas vezes forem necessárias, por igual período.c) uma vez, por igual período.d) indefinidamente.e) três vezes, por igual período.

8. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) São consideradosarquivos especiais aqueles que:a) têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiênciahumana num campo específico.b) têm sob sua custódia os documentos resultantes da políticaarquivística.c) têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos desuportes.d) têm sob sua guarda documentos resultantes do processo deavaliação.e) têm sob sua custódia documentos resultantes do processo declassificação.

9. Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:a) ultra-secretos, históricos, oficiais e reservados.b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados.c) ultra-secretos, secretos e reservados.d) oficiais, históricos, secretos e reservados.e) secretos, históricos, confidenciais e reservados.

10. (Ministério da Saúde/2005 – NCE/UFRJ) A definição técnica de“espécie” é a configuração que assume um documento de acordocom:a) o sistema de signos utilizados na comunicação.b) a atividade que o gerou.c) o material sobre o qual as informações são geradas.d) a disposição e a natureza das informações.e) a preparação e transmissão das informações.

11. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) Partituras, desenhos ecartazes são classificados como documentos do seguinte gênero:a) audiovisual.b) ideográfico.c) iconográfico.d) simbológico.

12. De acordo com a nova legislação dos arquivos públicos, osdocumentos considerados secretos têm os seguintes prazos, emanos, de sigilo e de prorrogação:a) 50 por mais 20.b) 30 por mais 30.

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c) 25 por mais 10.d) 20 por mais 05.e) 15 por mais 15.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionadosa elas (certo ou errado).13. (CREA/DF/2003 – UNB/CESPE) – Documentos do gênerocartográfico incluem:1. litogravuras.2. cartazes.3. perfis.4. plantas.5. desenhos.

14. (CREA/DF/2003 – UNB/CESPE) Quanto à características dosarquivos setoriais, é correto afirmar que eles:1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.2. permitem realizar a distribuição interna de documentos nainstituição.3. são, essencialmente, arquivos correntes.4. podem descartar documentos.5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivocentral.

15. (CREA/DF/2003 – UNB/CESPE) Consubstanciam-se comoespecializados os arquivos:1. médicos.2. de engenharia.3. audiovisuais.4. iconográficos.5. de grandes dimensões.

16. (BNDES/2002 – VUNESP) A classificação dos documentos dearquivo em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou“iconográfico” implica definição:a) da espécie documental.b) da forma do documento.c) do formato do documento.d) do gênero documental.e) do tipo documental.

17. (BNDES/2002 – VUNESP) Quanto à natureza do assunto, osdocumentos podem ser classificados em:a) públicos e privados.b) ostensivos ou sigilosos.c) correntes e permanentes.

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d) tipológicos diplomáticos.e) administrativos e históricos.

Capítulo 4

Organização e Administração deArquivos/Correspondências/ Atividades dos

Arquivos Correntes

1. Organização e administração de arquivos

1.1 - Requisitos para uma boa administração de arquivosa) apoio da cúpula organizacional - este requisito está ligadoao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo aquilo quepode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo.Óbvio que, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir osnossos objetivos com mais tranqüilidade, superando um menornúmero de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bemconsistente.b) trabalho em equipe - fundamental em qualquer área. Trabalharem grupo é muito importante. Por exemplo: um determinadoprofissional é especialista em conservação e restauração dedocumentos; o outro, em documentos eletrônicos. Logo, poderãotrocar conhecimentos, quando for necessário.c) pessoal treinado de forma adequada - capacitar os recursoshumanos, mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, afim de atingir a melhor qualidade possível nos serviçosprestados nos arquivos.d) métodos e sistemas de arquivamento eficazes – para a rápidarecuperação da informação.e) espaço físico compatível com o acervo existente – evita-se o“acúmulo documental”, e, consequentemente, preserva-se osdocumentos armazenados nesses espaços.

DICA DE PROVA:1.2 – Passos (etapas) para a organização e administração dosarquivos 1º) levantamento de dados; 2º) análise dos dados coletados; 3º) planejamento; 4º) execução ou implantação e acompanhamento.

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1.2.1 – Levantamento de dados O levantamento da produção documental pode ser feitoatravés de questionários, observações e entrevistas nos locaisde trabalho. Exemplo de assuntos que podem constar dosquestionários:

Freqüência de consulta ao acervo; Localização física dos arquivos (áreas de armazenamento); Formas de acondicionamento; Existência de documentos sigilosos; Mobiliário utilizado; Uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização); Pessoal responsável pela documentação (recursos humanos); Métodos de arquivamento utilizados; Tipos de formulários; Procedimentos para empréstimo de documentos etc.

DICA DE PROVA: Qual é o procedimento inicial quando nos deparamoscom documentos desorganizados, sem seguir a algum critério dearquivamento preestabelecido? Damos início a um levantamento da produçãodocumental.

1.2.2 – Análise dos dados coletados Para que os documentos sejam melhor organizados eadministrados, faz-se requisito essencial que os envolvidosneste processo conheçam a documentação que eles têm em mãos,analisando as informações coletadas na etapa anteriorminuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nosarquivos (podemos chamar isso de diagnóstico da situaçãodocumental).

1.2.3 - Planejamento Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveispara eliminar os problemas encontrados na análise dosdocumentos. Deve ser feito um “plano arquivístico”, traçando-semetas necessárias para que os objetivos sejam alcançados.Fundamental também a elaboração de um cronograma de trabalho,permitindo o controle dos prazos das seqüências em que serãodesenvolvidas as ações. Elementos a serem considerados na elaboração de umplano de arquivo:

o O arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura dainstituição (a mais alta possível);

o Órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dosserviços de arquivo;

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o Adoção de métodos eficientes de arquivamento;o Estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e

do protocolo;o Escolher instalações e equipamentos que atendam aos

objetivos propostos;o Formação/organização de arquivos intermediários e

permanente (caso seja necessário);o Recursos humanos;o Recursos financeiros.

1.2.3.1 – Tipos de arquivamento

Horizontal – os documentos são dispostos uns sobreos outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivospermanentes ou de custódia), como também em escaninhos (paradocumentos do gênero cartográfico – mapas, plantas). Obs.: os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.

Vertical – os documentos são colocados uns ao ladodos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando umaconsulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Osdocumentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nosarquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizadonos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado eatualizado. Além disso, são mais econômicos e ocupam menorespaço.

1.2.3.2 – Material de arquivo

De consumo – pasta, ficha, guia divisória, tira deinserção etc. (menor durabilidade);

Permanente – arquivos, armário de aço, estante, fichárioetc. (maior durabilidade).

Algumas definições da professora Marilena Leite Paes (deforma sucinta):

a) pasta – folha de cartolina, ou papelão resistente (dobrada aomeio). Pode ser suspensa, com projeção, lisa (ou corrida ou decorte reto).b) ficha – retângulo de cartolina para se registrar informações.c) guia divisória – retângulo de cartão forte que separa aspartes dos fichários, juntando, em grupos, as fichas.d) tira de inserção – tira de papel picotada para se escrever asnotações. São inseridas nas projeções.e) projeção – saliência na parte superior da guia divisória.

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f) posição – é o espaço ocupado pela projeção na guia divisória(contando da esquerda para a direita, temos a 1ª posição, 2ªposição, e assim por diante).g) janela – abertura na projeção para receber a tira deinserção.h) pé – saliência na parte inferior da guia divisória. No pé,existe uma pequena abertura por onde passa uma vareta, a fim deprender as guias à gaveta, chamada de ilhó.i) notação – inscrição feita na projeção ou na tira de inserção.j) arquivo – móvel para guardar documentos.l) armário de aço – móvel fechado, onde se guarda documentosclassificados como sigilosos.m) estante – móvel aberto, com prateleiras.n) fichário – móvel de aço usado para guardar fichas.

DICA DE PROVA: O termo “acessório” deve ser associado a material deconsumo. Portanto, podemos citar como exemplo de acessórios dearquivo: guia divisória, ficha, etc.

2. Correspondências

2.1 – Definição De acordo com a terminologia arquivística,correspondência é a comunicação escrita, recebida (passiva) ouexpedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas,ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ouexterna, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

2.2 – Tipos de correspondência / espécies documentais

Ata – exposição dos fatos ocorridos em uma reunião (dequalquer tipo). Atestado – autoridade declara algo levando-se emconsideração um fato, uma situação (mais usado para pessoas).Tem valor probatório junto a terceiros. Aviso – correspondência entre ministros de Estado(solicitando algo, pedindo determinada providência, etc.). Boletim – pequeno escrito noticioso, geralmente para serafixado em determinados locais. Carta – correspondência utilizada em comunicações sociaisoriginárias de cargo e função públicos. Nas entidades privadas,a carta é muito utilizada para transmissão de informações,feitura de convites e outros. Menos formal que o ofício. Certidão – documento proveniente de funcionário possuidorde fé pública, transcrevendo algo já registrado anteriormente.

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Portanto, podemos dizer que a certidão é uma transcriçãoautenticada. Certificado – documento que garante a veracidade de algo(fato, bom estado ou funcionamento de um equipamento etc.). Circular – correspondência dirigida, ao mesmo tempo, avários destinatários. Contrato – acordo entre duas ou mais partes que entre sitransferem direito ou se sujeitam a uma obrigação. Convênio – acordo firmado entre entidades, para arealização de algum objetivo convergente. Distingue-se docontrato pelo fato de os participantes estarem, no convênio, emigualdade de condições. Convocação – comunicação escrita solicitando ocomparecimento de uma ou mais pessoas a uma reunião. Declaração – documento genérico onde se registra umaafirmação formal feita por pessoa física ou colegiado. Decreto – ato de natureza legislativa, podendo ser expedidopelo Executivo, Legislativo ou Judiciário. Despacho – manifestação escrita por autoridades competentesa respeito de assuntos levados a sua apreciação. Edital – ato escrito oficial com determinação, aviso,citação, entre outros, afixados em lugares públicos ou publicadopela imprensa, para conhecimento do público em geral ou gruposespecíficos ou determinada pessoa (com destino ignorado). Estatuto – conjunto de normas reguladoras de todos os atose atividades de um órgão, organização ou sociedade. Exposição de motivos – documento em que ministros de Estadoe dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente daRepública a ele se dirigem, expondo motivos que justifiquem aadoção de determinadas medidas ou providências. Medida provisória – ato normativo de iniciativa do PoderExecutivo, sem necessidade de tramitação no Poder Legislativo. Memorando – correspondência interna, descrita comobjetividade e simplicidade, para assuntos habituais entrechefias de um mesmo organismo. Nota – comunicação de cunho oficial proveniente de altasautoridades (nota oficial) ou correspondência oficialpadronizada trocada entre ministérios de países distintos (notadiplomática). Notificação – dar ciência a pessoa física ou jurídica sobreassunto no qual ela é parte interessada. Ofício – forma de correspondência trocada entre autoridadesde mesma hierarquia ou entre subalternos e autoridades. Osdiversos órgãos públicos trocam ofícios entre si e enviam tambémpara os particulares, quando em caráter oficial.

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Ordem de serviço – determinação técnica ou administrativadirigida a responsáveis por serviços, tarefas ou obras, expedidapor autoridade competente. Parecer (ou consulta) – opinião técnica ou científicafundamentada, servindo de base à tomada de decisão. Petição – instrumento pelo qual se pede à autoridadepública a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimentode um direito (sem certeza do respaldo legal). Difere dorequerimento no seguinte aspecto: neste instrumento areivindicação baseia-se em ato legal. Portaria – ato pelo qual autoridades competentes determinamprovidências de caráter administrativo, definindo situaçõesfuncionais, aplicando penalidades disciplinares, entre outras. Regimento – conjunto de normas que estabelece o modo defuncionamento de um órgão. Regulamento – conjunto de princípios e de normasestabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Relatório – documento onde se relata a uma autoridadesuperior o desenvolvimento dos trabalhos referentes adeterminados serviços prestados ou a um período específico. Resolução – ato proveniente de órgão colegiado, registrandouma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de atuação. Termo – declaração escrita em processo ou em livroespecial, registrando um ato, um acordo, uma vontade etc. Testamento – declaração solene da vontade de pessoainteressada sobre os procedimentos a serem adotados com opatrimônio, após a sua morte.

3. Atividades dos arquivos correntes Protocolo Expedição Arquivamento Empréstimo e consulta

3.1 – Protocolo Segundo a terminologia arquivística, temos comodefinição de protocolo:

Denominação atribuída a setores encarregados dorecebimento, registro, distribuição e movimentação dosdocumentos em curso.

Denominação atribuída ao próprio número de registro dadoao documento.

Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: Recebimento e classificação;

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Registro e movimentação.

DICAS DE PROVA:1ª) Protocolo – intimamente relacionado às atividades decontrole;

2ª) São consideradas atividades de controle: Recebimento; Classificação; Registro; Autuação; Distribuição; Movimentação (trâmite, fluxo); Expedição.

3ª) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo; Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo.

4ª) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo deprotocolo – numerador/datador – de preferência, no cantosuperior direito.

3.1.1 – Recebimento e Classificação Principais atividades: recebe o documento; separa osdocumentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso);encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aosdeterminados destinatários; interpreta e classifica osdocumentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor deregistro e movimentação.

3.1.2 – Registro e Movimentação Atua na distribuição e redistribuição de documentos.

3.2 – Expedição Uma das atividades de protocolo. A saída dacorrespondência e demais documentos de uma instituição envolveprocedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos.

3.3 – Arquivamento (na fase corrente)

3.3.1 – Etapas: Inspeção – examinar o documento, verificando o último

despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se aoarquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (seranexado a outro, por exemplo).

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Análise – ler com atenção o documento, interpretando-o, afim de classificá-lo de forma adequada, colocando também acodificação mais apropriada, as referências cruzadasnecessárias (assuntos correlatos) e verificando aexistência d documentos antecedentes (mesmo assunto emesma pessoa).

Ordenação – é a maneira como os documentos estãodispostos, levando-se em conta a classificação e acodificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido eracionaliza as tarefas.

Arquivamento – é a guarda do documento no local designado.

3.4 – Empréstimo e consulta Ao emprestar determinado documento, deve-se exigirdo requisitante a assinatura de um recibo (para controle doacervo e garantia de sua integridade). Nesta etapa recomenda-seo uso da guia-fora (substitui a pasta retirada temporariamentedo arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento). Com aguia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informaçõesrelevantes acerca do empréstimo realizado (data da retirada dodocumento, quem o retirou, entre outros dados). Prazo de empréstimo de um documento arquivístico:até 10 dias, podendo haver renovação. A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazosestipulados, usa-se os arquivos de prosseguimento ou andamento(são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de“follow-up” ou sistema de vigilância contínua.

QUESTÕES DE CONCURSOS

1. (TSE/2007 – UNB/CESPE) As atividades típicas do protocolo nãoincluem o (a):a) recebimento de correspondência.b) abertura de processo.c) distribuição de documentos.d) preparação de instrumentos de descrição.

2. (MPU/2007 – FCC) São rotinas dos serviços de protocolo:a) recebimento de correspondência e elaboração de inventáriostopográficos da documentação.b) autuação de processos e reprodução do material a serdescartado.c) coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelasde temporalidade.d) ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo.

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e) distribuição de correspondência e controle de tramitação dosdocumentos.

3. (BNDES/2006 - Cesgranrio) O arquivista desenvolve asatividades de separar os documentos recebidos em oficialostensivo ou sigiloso e particular, além de analisar edeterminar o assunto do documento, atribuindo-lhe um códigonumérico de referência e assim por diante. Essas atividades sãopróprias de:a) protocolo.b) arranjo.c) descrição.d) arquivo.e) destinação.

4. (BNDES/2006 - Cesgranrio) O setor que funciona como um centrode distribuição e redistribuição de documentos é conhecido comosetor de:a) arquivo e microfilmagem.b) registro e movimentação.c) transferência e recolhimento.d) destinação e custódia.e) codificação e transposição.

5. (BNDES/2006 - Cesgranrio) A secretaria da Diretoria retirauma pasta do arquivo para prestar informações ao DiretorAdministrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe doDepartamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnicoadministrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida,pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha cominformações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muitoutilizada nos arquivos, é a guia:a) física.b) especial.c) subsidiária.d) dentro.e) fora.

6. (FURNAS/2005 – José Pelúcio Ferreira) A saliência que fica naparte superior da guia é denominada:a) guia divisória.b) projeção.c) notação.d) jaqueta.e) ilhó.

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7. (TRE/PA/2005 – UNB/CESPE) Quanto ao gerenciamento dainformação, assinale a opção em que todas as atividadesapresentadas, referentes a documentos e processos, são deresponsabilidade do setor de protocolo:a) autuação, encaminhamento e arquivamento.b) recebimento, classificação, controle da tramitação eexpedição.c) classificação, descrição, arquivamento e expedição.d) registro, classificação, destinação e avaliação.e) autuação, registro, organização e descrição.

8. (Conselho Regional de Contabilidade/2005 – IDORT – RJ) Oregistro e o controle dos documentos devem ser realizados pormeio de:a) requerimento.b) memorando.c) carta.d) protocolo.e) ofício.

9. (TJ/MA/2005 – ESAG) São considerados acessórios de umarquivo:a) sistema alfanumérico.b) arquivo rotativo.c) fichários.d) guias.

10. (TJ/MA/2005 – ESAG) O sistema de vigilância contínua quevisa fornecer um controle eficaz de informações e providências aserem tomadas em datas determinadas é conhecido como:a) follow-up.b) alfanumérico.c) variadex.d) alfabético.

11. (TJ/MA/2005 – ESAG) O registro no protocolo da saída dacorrespondência e demais documentos é o procedimento relativo àfase de:a) recepção de correspondência.b) expedição de correspondência.c) arquivamento de correspondência.d) recebimento de correspondência.

12. (MPU/2004 – ESAF) Entre as atividades apresentadas a seguir,assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvidanos serviços de protocolo:

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a) registro.b) avaliação.c) autuação.d) expedição.e) recebimento.

13. (TRT/17R/2004 – FCC) Por diagnóstico de arquivos entende-se:a) o recolhimento da massa documental acumulada.b) a elaboração de planos de destinação de documentos.c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade.d) a aplicação das normas ISAD(G).e) a análise das informações básicas sobre arquivos.

14. (TRT/17R/2004 – FCC) Ao setor de protocolo cabe, entreoutras atribuições, receber os documentos e promover:a) sua destinação e transferência.b) seu registro e movimentação.c) sua redação e classificação.d) seu recolhimento e arquivamento.e) sua certificação e encaminhamento.

15. (CREA/DF/2003 – UNB/CESPE) Julgue os itens abaixo (certo ouerrado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando aorganização e administração de arquivos, incluem o(a):1. planejamento.2. descrição de acervos.3. implantação e acompanhamento.4. levantamento de dados.5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

Capítulo 5

Métodos de Arquivamento

1. Introdução

Assim como a “teoria das 3 idades”, os métodos dearquivamento é um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados emconcurso público. Talvez o que caia com mais constância,sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o métodogeográfico e o método numérico simples. Neste capítulocomentaremos um por um (os mais importantes), dando as dicas

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necessárias aos concursandos, a fim de dominarem o tema comsegurança e alcançarem o êxito desejado. Como escolher o método mais adequado? Cada órgãodeve adotar métodos de arquivamento que atendam às suasnecessidades específicas, levando-se em consideração a estruturada entidade e as características dos documentos a seremarquivados.

2. Divisão

2.1 – Classes Os métodos de arquivamento são divididos em duasgrandes classes:

Básicos Padronizados

2.1.1 – Básicos Podemos dividir os métodos básicos em:

Alfabético (principal elemento a ser considerado numdocumento: nome)

Geográfico (principal elemento: local ou procedência) Numérico (principal elemento: número) Ideográfico (principal elemento: assunto)

Observações:1ª) Os métodos numéricos podem ser: Simples/cronológico/dígito-terminal

2ª) Os métodos ideográficos podem ser: Alfabético (enciclopédico/dicionário) Numérico (duplex/decimal/unitermo ou indexação coordenada)

2.1.2 – Padronizados Os métodos padronizados são:

o Variadexo Automáticoo Soundexo Mneumônicoo Rôneo

ATENÇÃO: os métodos padronizados não são cobrados em concursosde nível médio, caem apenas para cargos de nível superior oupara concursos envolvendo a área de Arquivística, ligados aosprofissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursandodeve saber é identificá-los (VASM-R). Vale ressaltar, ainda, ofato de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos

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arquivos brasileiros, e os métodos mneumônico e rôneo estaremobsoletos.

2.2 - Sistemas

Os métodos básicos e padronizados fazem parte dedois grandes sistemas:

Direto Indireto

2.2.1 – Sistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local deguarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outrosinstrumentos de pesquisa. Exs.: métodos alfabético e geográfico.

2.2.2 – Sistema indireto Para recuperar o documento é necessário recorrer aum índice alfabético remissivo ou a um determinado código. Ex.: métodos numéricos.

3. Características

3.1 – Métodos básicos

3.1.1 – Alfabético É o mais simples e prático, desde que o elemento principal

considerado seja o nome (arquivamento de nomes =onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordemalfabética, seguindo as “regras de alfabetação”.

Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custobaixo, sistema direto e de fácil implantação. Desvantagem: Erros mais constantes de arquivamento

Regras de ordenação Pode-se escolher entre 2 critérios: letra por letraou palavra por palavra. A escolha de um deles implica a exclusãodo outro, automaticamente.Letra por letraPalavra por palavraExemplo: DEL PRETE, AlfredoExemplo: DE PENEDO, Carlos ↓ DE PENEDO, Carlos↓ DEL PRETE, Alfredo

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(as letras D e E se repetem. O L vem antes do P) (o DE émais reduzido que o DEL)

ATENÇÃO: Todas as regras de alfabetação são fáceis. Os concursandosdevem saber todas elas, pois caem com bastante freqüência. Talassunto é um dos mais pedidos pelas diversas bancasorganizadoras.

1) Nomes de pessoas físicas – considera-se o último sobrenome edepois o prenomeEx.: MárioBarros...................................................BARROS,Mário César AlmeidaCerdeira..................................CERDEIRA, CésarAlmeida Maria AparecidaGontijo................................GONTIJO, Maria Aparecida

Comentário: o B, de Barros, vem antes do C, de Cerdeira, e estevem antes do G, de Gontijo.

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordemalfabética do prenome.Ex.: AntônioBonfim.............................................BONFIM,Antônio JorgeBonfim..................................................BONFIM,Jorge JucaBonfim....................................................BONFIM, Juca

Comentário: olhando o prenome, o A (de Antônio) vem antes do J –de Jorge -, e este vem antes de Juca, pois J se repete em Jorgee Juca, mas passando para a 2ª letra do nome de ambos, o O (deJorge) vem antes do U de Juca.

2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ouligados por hífen não se separam.Ex.: Rinaldo CasteloAzul...............................................CASTELO AZUL,Rinaldo

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Cristina MonteRosa.................................................MONTE ROSA,Cristina Ruth Villa-Lobos......................................................VILLA-LOBOS, Ruth

3) Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São – nãose separam.Ex.: Cidália SantaRita......................................................SANTARITA, Cidália Alfredo SantoAntônio...............................................SANTOANTÔNIO, Alfredo Renato SãoBernardo..................................................SÃOBERNARDO, Renato

4) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência naclassificação de sobrenomes iguais.Ex.: S.Cardoso...................................................................CARDOSO, S. SamaraCardoso...........................................................CARDOSO, Samara SauloCardoso..............................................................CARDOSO, Saulo

5) Os artigos e preposições: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma –não são considerados parte integrante do último sobrenome.Ex.: José deAlencar............................................................ALENCAR, José de Teresad’Almeida.........................................................ALMEIDA, Teresa d’

6) Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do últimosobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.Ex.: Laura BarrosNeto....................................................BARROSNETO, Laura

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Ricardo BarrosFilho.................................................BARROSFILHO, Ricardo Alencar ManfredoSobrinho.....................................MANFREDO SOBRINHO,Alencar Camila PitangaJúnior...............................................PITANGAJÚNIOR, Camila

Comentário: como grau de parentesco não é considerado naordenação alfabética (exceto quando servir de elemento dedistinção), o “Neto” e o “Filho” não são considerados. Depois deBarros, consideramos o L, de Laura, que vem antes do R, deRicardo.

Obs.: os graus de parentesco somente serão considerados naordenação alfabética quando servirem de elemento de distinção.Ex.: Carolina SouzaFilho..............................................SOUZA FILHO,Carolina Carolina SouzaJúnior.............................................SOUZA JÚNIOR,Carolina Carolina SouzaNeto...............................................SOUZA NETO,Carolina

Comentário: no exemplo acima, os prenomes são iguais (Carolina).Por isso, consideramos o F, de Filho, antes do J, de Júnior; eeste, antes do N, de Neto.

7) Títulos – não são considerados na alfabetação. São ordenadosapós o nome completo, entre parênteses.Ex.: Professor TúlioAbreu..............................................ABREU, Túlio(Professor) Coronel LucasBonifácio..........................................BONIFÁCIO,Lucas (Coronel) Dr. ÉdsonPereira......................................................PEREIRA, Édson (Dr.)

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8) Nomes estrangeiros – são considerados pelo último sobrenome,excetuando-se os casos de nomes espanhóis e orientais (vertambém regras 10 e 11).Ex.: CharlesAlbert.................................................ALBERT,Charles SophiaLoren...................................................LOREN,Sophia Robert Taylor………………………………..TAYLOR, Robert

9) Partículas dos nomes estrangeiros – podem ou não serconsideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrantedo sobrenome, quando começadas com letra maiúscula.Ex.: Pepino diCapri.................................................CAPRI,Pepino di Sandra Depenedo.............................................DE PENEDO,Sandra Antonieta DiCapri............................................DI CAPRI,Antonieta JulyO’Brien......................................................O’BRIEN, July

10) Nomes espanhóis – são registrados pelo penúltimo sobrenome(porque corresponde ao da família do pai).Ex.: Emílio CamachoGuerra...................................CAMACHO GUERRA, Emílio Alfonso LopezDiaz..........................................LOPEZ DIAZ,Alfonso Oviedo LopezUfarte.........................................LOPEZ UFARTE,Oviedo

11) Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) – sãoordenados (registrados) como se apresentam, na ordem direta.Ex.: AliMohamed...................................................ALIMOHAMED DengYutang....................................................DENGYUTANG

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OmarSaad.......................................................OMARSAAD

12) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãosgovernamentais – devem ser registrados como se apresentam (ordemdireta). No entanto, os artigos e as preposições não sãoconsiderados na alfabetação. Por essa razão, admite-se colocaros artigos iniciais após o nome, entre parênteses, a fim defacilitar a ordenação. Ex.: Bonfá CorreiaLtda.........................................................BONFÁ CORREIA LTDA Fundação SãoMartinho..................................................FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO OGlobo...........................................................................GLOBO (O) The New YorkTimes......................................................NEWYORK TIMES (The)

13) Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias eassemelhados – os números arábicos, romanos ou escritos porextenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.Ex.: IX Congresso deGeografia...........................CONGRESSO DE GEOGRAFIA (IX) 3º Encontro deJornalistas..............................ENCONTRO DE JORNALISTAS(3º) Nono Curso deCulinária...............................CURSO DE CULINÁRIA(Nono)

Obs.: Para prestar melhor atendimento aos usuários(pesquisadores), essas regras poderão sofrer alterações. No casode pessoas físicas ou jurídicas, iremos registra-las pelos seusnomes mais conhecidos, fazendo as remissivas necessárias.Ex.: Edson Arantes doNascimento.............................PELÉ Artur AntunesCoimbra........................................ZICO FAZEMOS AS SEGUINTES REMISSIVAS: ↓ NASCIMENTO, Edson Arantes do (ver Pelé)

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COIMBRA, Artur Antunes (ver Zico)

3.1.2 – Geográfico O elemento principal para a recuperação dainformação é o local ou procedência (cidade, estado e país). Abusca ao documento é feita de forma direta. Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética,fácil de usar. Desvantagem: uso de duas classificações: local enome do correspondente (ou interessado). Existem 3 formas de ordenação:a) Estado – Cidade – Correspondente Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por“estado”, a capital desse estado deve vir primeiro. Logo depois,as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica Minas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de Sá São Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia

Comentário: primeiro olhamos os estados. Se os estados foremrepetidos, olhamos as cidades; se estas forem repetidas, olhamosos correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética. Estaforma de ordenação é a que mais cai, porque as bancas organizadorasquerem avaliar se o candidato sabe que, quando a entrada forpelo nome do estado, deve-se priorizar a capital do mesmo. Poressa razão, no exemplo dado, Belo Horizonte está vindo antes deAraxá, por ser a capital de Minas Gerais.

b) Cidade – Estado – Correspondente Ao ordenar por “cidade”, observa-se a ordem alfabética dascidades (inclusive as capitais).Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário Carapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, Sideir Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da Quissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio Augusto Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge

c) País – Cidade - Correspondente Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por“país”, a capital desse país deve vir primeiro. Logo depois, asdemais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.Ex.: França – Lorena – Unesco Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel

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Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim

3.1.3 – Numérico Método que pertence ao sistema indireto. A consultaao documento será feita de forma indireta, recorrendo-se,sempre, a um índice alfabético remissivo – busca primária dainformação –, a fim de localizá-lo. Vantagem: erros reduzidos de arquivamento. Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aosíndices.

a) numérico simples: prático, não requer qualquer planejamentoinicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-seregistro em livro ou fichas, para não acontecer a criação deduas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá onº da pasta + um nº seqüencial (ordem de entrada), facilitando,dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Pode-seaproveitar o nº de uma pasta que venha a vagar. Tal métodoaplica-se com freqüência nos arquivos especiais eespecializados.

DICA DE PROVA: Neste método, de consulta indireta, devemos recorrerprimeiro ao índice ONOMÁSTICO.

b) numérico cronológico: mais usado em sistemas de protocolo eadotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se osdocumentos e não as pastas. Serão arquivados em ordemcronológica e, após, por ordem numérica (data e número). Nessemétodo, quando se anula um registro, só se aproveita o nº sehouver coincidência de datas. Neste método, cada documentorecebe seu próprio nº de registro, formando-se um processo únicoe disposto em rigorosa ordem numérica.

c) numérico dígito-terminal: o número é o elemento principal deidentificação. Usado sobretudo quando há um volume grande dedocumentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento,possibilitando, assim, uma recuperação mais ágil da informação.Estes são divididos em três grupos, formando pares, e lidos dadireita para a esquerda.Ex.: Nº do dossiê: 983.021 (método numérico simples)Transformando para o método dígito-terminal – 98-30-21, sendo:21 – grupo primário ou inicial (nº da gaveta)30 – grupo secundário (nº da guia)98 – grupo terciário (nº atribuído ao documento)

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No momento de se arquivar os documentos ou pastas,considera-se primeiro o grupo primário, depois o secundário e,por fim, o terciário (do menor para o maior número).

Comentário: em uma prova, primeiro olhamos o grupo primário(GP). Virá primeiro o menor número neste grupo. Caso seja omesmo número, olhamos o grupo secundário (GS) – também o menornúmero virá primeiro; se também for repetido, observamos oterciário (GT), que representa o número dado ao documento.Ex. GT GS GP 32 – 55 – 87 28 – 57 – 87 03 – 18 – 92

3.1.4 – Ideográfico Métodos básicos ideográficos (por assunto):

→ dicionário→ duplex AlfabéticoNumérico → decimal → enciclopédico→ unitermo

Alfabético a) Dicionário – os assuntos são dispostos em rígida ordemalfabética, de forma isolada.Ex.: Arquivo corrente Arquivo intermediário Arquivo permanente Documento usado com freqüência Histórico Pré-arquivo Setorial

b) Enciclopédico – existe uma relação mútua entre os assuntos(geral/específicos). Os dados são arrumados em rígida ordemalfabética.Ex.: ARQUIVO CORRENTE Documento usado com freqüência Setorial ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Pré-arquivo ARQUIVO PERMANENTE Histórico

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Numérico a) Duplex – a construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma notação numérica. Os temas sãodivididos em classes e subclasses.Vantagem: abertura ilimitada de classes

Ex.: 1 ARQUIVO CORRENTE1-1 Documento usado com freqüência 1-2 Setorial

2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 2-1 Pré-arquivo 3 ARQUIVO PERMANENTE 3-1 Histórico

b) Decimal – baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, quedivide o saber humano em 9 classes principais e uma décimageral. As classes são divididas em subclasses de 3 algarismos(por um ponto). Portanto, a parte inteira do número é compostapor 3 algarismos. E a parte decimal? Pode ou não existir.

Ex.: Classes 0 – Geral 1 – Departamento Pessoal 2 – Arquivo

Subdivisão da classe 1100 DEPARTAMENTO PESSOAL110 Admissão111 Exame médico112 Documentos112.1 Documentos recebidos112.2 Documentos pendentes113 Assinatura do contrato120 Férias130 Demissão200 ARQUIVO... → subdivisão da classe 2

Desvantagens: Limitação de 10 classes para a classificação Necessidade de se prever o desenvolvimento das

atividades da instituição, bem como preparo e muitaatenção do arquivista.

c) Unitermo (ou indexação coordenada) – a base deste método é aanalogia. Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais eespecializados.Características:

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Fichas em ordem alfabética; 10 colunas em cada ficha (0 a 9); Atribuir assuntos (descritores) de um único termo.

Obs.: nesse sistema utiliza-se, para cada documento, uma “ficha-índice”. Ela nos fornecerá uma descrição minuciosa dosdocumentos aos quais se refere.

DICA DE PROVA: As bancas organizadoras não cobram o método unitermonos concursos de nível médio. Porém, já caiu em alguns concursosde nível superior na área de arquivística. Não há necessidade deaprofundamento.

QUESTÕES DE CONCURSOS

1. (TRE/PB/2007 – FCC) Ao classificar suas atividadesrotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: COMUNICAÇÕES Correios Internet Rádio Telex MATERIAL Aquisição Baixa ORÇAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admissão Dispensa Férias Gratificações Licenças Trata-se do método:a) enciclopédico.b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.e) dígito-terminal

2. (BNDES/2006 – Cesgranrio) Um técnico administrativo éconvidado a organizar o arquivo jurídico do Banco deDesenvolvimento Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição,observa que o acervo é composto, exclusivamente, por processos,

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aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivístico éúnico e que as formas de acesso são diversas, ele deve optarpelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos,que é o método:a) enciclopédicob) numéricoc) variadexd) ideográficoe) dicionário

3. (BNDES/2006 – Cesgranrio) Quando se organiza um arquivoutilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicialrecai somente na atribuição de números a cada novo cliente oucorrespondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ouregistro, como apresentado a seguir: 1-Alba Santos Silva; 2-Bárbara Assunção; 3-Banco Nacional do Desenvolvimento Econômicoe Social; 4-Alcedo Costa; 5-Ricardo Alves e 6-Banco do Brasil.Como se observa, essa é a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dosdocumentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissivo,que terá a seguinte seqüência:a) 6, 5, 4, 3, 2, 1.b) 5, 2, 6, 3, 4, 1.c) 3, 6, 4, 5, 2, 1.d) 1, 4, 6, 2, 3, 5.e) 1, 2, 3, 4, 5, 6.

4. (BNDES/2006 – Cesgranrio) A empresa Dantas & Dantas estáiniciando as suas atividades e conta com um número reduzido depessoas para a organização de seu arquivo que utiliza, comoelemento principal, o nome de seus clientes, obedecendo àsregras de alfabetação. Assim, para arquivar corretamente osnomes: 1 – Pedro Paulo Santana; 2 – Paulina Santo Cristo; 3 –Robson Santos Ltda; e 4 – Joaquim Vasconcelos Sobrinho, tem-se aseguinte ordem:a) 1, 2, 3, 4.b) 1, 3, 2, 4.c) 2, 4, 1, 3.d) 3, 1, 2, 4.e) 4, 3, 2, 1.

5. (BNDES/2006 – Cesgranrio) Existem critérios para que osdocumentos sejam organizados pelo método geográfico. Aliteratura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essaordenação. Se, em um arquivo, a opção é pela modalidade (estado,cidade, correspondente), a organização dos correspondentes 1 –

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Luiz Carlos Abrantes, de Itu, São Paulo; 2 – Antônio CarlosAmbroté, de Ribeirão Preto, São Paulo; 3 – Moysés da Costa, deSão Paulo, São Paulo; 4 – Cláudio Ribeiro, de São Luís,Maranhão; 5 – Alda Barreto, de Codó, Maranhão, deve ser aseguinte:a) 1, 2, 3, 4, 5.b) 3, 5, 1, 2, 4.c) 4, 5, 3, 1, 2.d) 5, 2, 3, 1, 4.e) 5, 4, 3, 2, 1.

6. (BNDES/2006 – Cesgranrio) Um arquivo apresenta o esquemaprincipal a seguir:Pessoal: Admissão – Demissão – Folha de Pagamento – Promoção –Recrutamento – Seleção.Esse esquema denota uma classificação por:a) assunto.b) espécie.c) natureza.d) tipologia.e) estágio.

7. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Na arquivística, ocódigo de classificação baseado no sistema concebido por MelvinDewey é expressado por uma representação numérica do tipo:a) 3.3.1.2.b) 1-3-3.c) XY.211.d) 0000.12.e) 012.11.

8. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) O método dearquivamento ideográfico alfabético pode ser de dois tipos:a) enciclopédico e dicionário.b) enciclopédico e composto.c) dicionário e cronológico.d) duplex e decimal.e) simples e decimal.

9. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Na alfabetação, osnomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvono caso dos nomes:a) americanos e ingleses.b) espanhóis e orientais.c) portugueses e brasileiros.d) gregos e italianos.

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e) alemães e holandeses.

10. (INPI/2006 – UNB/CESPE – com adaptações) Método alfabético éum método de arquivamento direto de documentos cujo principalelemento é o nome. A esse respeito e considerando as regraspertinentes, julgue as propostas de alfabetação apresentadas nositens a seguir:I – Cabral, Pedro Álvares Colombo, Cristóvão Ferreira, J. Ferreira, José Neto, Afonso de Almeida

II – Almeida, Benedito de Souza Almeida, Carolina de Assis Castelo Branco, José Humberto Gonçalves, Hamilton Lima, Augusto de Oliveira

III – Alencastro, Pedro Ferreira d’ Barbosa, Pedro Paulo Garcia, José Antônio Lima Martins, Diogo César de Almeida Tiago, Carlos Alberto de São

IV – Carvalho, Maria Aparecida de Fagundes, Vicente da Silva Magalhães, Gilberto Villa-Lobos, Heitor de Jesus Ximenes, Paulo Barbosa

V – Campos, Professor Carlos Castro Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenados Felipe Bernardes Rangel, Professor Eduardo de Almeida Reis, Professor Luiz Augusto da Silva

Estão corretos os itens:a) I e IIIb) I e Vc) II e IIId) II e IVe) IV e V

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11. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Os métodos dearquivamento pertencem a dois sistemas básicos de acesso, quesão:a) direto e indiretob) objetivo e subjetivoc) público e privadod) secreto e públicoe) ostensivo e sigiloso

12. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Obedecendo às regras dealfabetação (letra por letra), a ordem de arquivamento dos nomesabaixo é:1 – Maria Alvinegra.2 – Maria Benedita.3 – Maria Bravata.4 – Marianna Mesquatra.5 – Mariene Ferreira.a) 1, 2, 3, 4 e 5.b) 1, 2, 3, 5 e 4.c) 1, 3, 5, 2 e 4.d) 2, 1, 5, 4 e 3.e) 5, 1, 2, 3 e 4.

13. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Considere a organizaçãodos documentos abaixo, através do método geográfico que tem acidade como referência:1 – Campos / Rio de Janeiro / Francisco Alvarenga.2 – Itaboraí / Rio de Janeiro / Antônio Marcos.3 – Manaus / Amazonas / J. M. Pacheco.4 – Rio Bonito / Rio de Janeiro / Nicea Lúcia.5 – São Paulo / São Paulo / Bárbara Santos e Silva.A ordem correta é:a) 1, 2, 3, 4 e 5.b) 2, 3, 4, 5 e 1.c) 4, 3, 2, 5 e 1.d) 5, 3, 1, 4 e 2.e) 5, 3, 2, 1 e 4.

14. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Os erros de arquivamentooriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas sãopredominantes no método:a) numérico.b) alfa numérico.c) alfabético.d) ideográfico numérico.e) assunto;.

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15. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) A ordenação numéricapressupõe um índice alfabético denominado:a) ideográfico.b) remissivo.c) assistemático.d) equivalente.e) classificatório.

16. (Furnas/2005 – José Pelúcio Ferreira) O sistema maisadequado ao tratamento de processos é o:a) dígito-terminal.b) geográfico.c) alfabético.d) unitermo.e) numérico.

17. (Furnas/2005 – José Pelúcio Ferreira) Considerando oarquivamento geográfico, por Estado, a alternativa que viráprimeiro no método de alfabetação:a) Amazonas – Manaus – A. Barros.b) Paraná – Curitiba – Adão Barros.c) Paraná – Apucarana – Abdul Barros.d) Paraná – Arapongas – Alfredo Barros.e) Amazonas – Itacoatiara – Alberto Barros.

18. (Ministério da Saúde/2005 – NCE/UFRJ) No método alfabéticode arquivamento utiliza-se como elemento principal:a) o número.b) a data.c) o tema.d) a classe.e) o nome.

19. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) É importante que o assistentetécnico administrativo conheça as regras básicas paradistribuição das pastas num arquivo alfabético. A fatura daempresa “Rafaella Duarte & Cia” deverá ser arquivada como:a) Cia, Rafaella Duarte &.b) Duarte & Cia, Rafaella.c) Duarte, Rafaella & Cia.d) Rafaella Duarte & Cia.

20. (Agência Nacional de Petróleo – ANP/2005 – Cesgranrio)Indique a opção em que o nome está registrado INCORRETAMENTE

para arquivamento, segundo as regras de alfabetação:

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a) Santa Cruz, Sérgio (Ministro).b) Etchevarren Diaz, Estebán de.c) Andrade Jr., Ricardo da Silva.d) Mac Enroe, Francis Joseph.e) Santo, Leontina de Monte.

21. (Infraero/1997 – UNB/CESPE) Considere os seguintes nomes defirmas, empresas e instituições:I. EMBRATEL.II. A COLEGIAL.III. COMPANHIA PROGRESSO LTDA.IV. BARBOSA LIMA & CIA.V. THE LIBRARY OF CONGRESS.VI. FUNDAÇÃO CIDADE DA PAZ.

Em arquivística, a ordenação alfabética correta desses nomes é:a) IV, III, II, I, VI, V.b) II, IV, III, I, VI, V.c) II, III, IV, I, V, VI.d) IV, II, III, I, VI, V.e) III, II, IV, I, VI, V.

22. (Eletrobrás – NCE/UFRJ – com adaptações) Os métodos dearquivamento são responsáveis pela (o):a) plano de armazenagem dos documentos.b) notação dos documentos.c) palavra-chave dos documentos.d) ordenação dos documentos.e) plano de destinação dos documentos.

Capítulo 6

Lei nº 8.159, de 08/01/1991 / Gestão deDocumentos / Avaliação e Destinação / Tabela

de Temporalidade

1. Lei nº 8.159/1991

1.1 - Introdução Esta lei é uma das mais importantes da áreaarquivística, e cai em concursos públicos com regularidade. Alémdela, também serão abordados neste capítulo, assuntos que

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possuem íntima relação, como gestão e avaliação documental etambém a tabela de temporalidade, que são assuntos que tambémcostumam cair muito em concursos. Comecemos pela Lei. Valeressaltar que, mesmo que não se mencione esta Lei no programaonde caia Arquivologia, ela pode cair, pois envolve vários temasque provavelmente farão parte do programa, sobretudo o “ciclovital dos documentos” – a teoria das 3 idades, assim como“gestão de documentos”.

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dáoutras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICAFaço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinteLei:

CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteçãoespecial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio àadministração, à cultura, ao desenvolvimento científico e comoelementos de prova e informação.Art. 2º. Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntosde documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituiçõesde caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercíciode atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer queseja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.Art. 3º. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentose operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando asua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.Art. 4º. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informaçõesde seu interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivosque serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança dasociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, davida privada, da honra e da imagem das pessoas.Art. 5º. A administração pública franqueará a consulta aos documentospúblicos na forma da Lei.Art. 6º. Fica resguardado o direito de indenização pelo dano materialou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das açõespenal, civil e administrativa.

CAPÍTULO IIDOS ARQUIVOS PÚBLICOS

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Art. 7º. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãospúblicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipalem decorrência de suas funções administrativas, legislativas ejudiciárias.§ 1º. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos erecebidos por instituições de caráter público, por entidades privadasencarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suasatividades.§ 2º. A cessação de atividade de instituições públicas e de caráterpúblico implica o recolhimento de sua documentação à instituiçãoarquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.Art. 8º. Os documentos públicos são identificados como correntes,intermediários e permanentes.§ 1º. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.§ 2º. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendode uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesseadministrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guardapermanente.§ 3º. Consideram-se permanentes os conjunto de documentos de valorhistórico, probatório e informativo que devem ser definitivamentepreservados.Art. 9º. A eliminação de documentos produzidos por instituiçõespúblicas e de caráter público será realizada mediante autorização dainstituição arquivística pública, na sua específica esfera decompetência.Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis eimprescritíveis.

CAPÍTULO IIIDOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos produzidos ourecebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suasatividades.Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo PoderPúblico como de interesse público e social, desde que sejamconsiderados como conjuntos de fontes relevantes para a história edesenvolvimento científico nacional.Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse públicoe social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidadedocumental, nem transferidos para o exterior.Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerápreferência na aquisição.Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificadoscomo de interesse público e social poderá ser franqueado medianteautorização de seu proprietário ou possuidor.

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Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse públicoe social poderão ser depositados a título revogável, ou doados ainstituições arquivísticas públicas.Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosasproduzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficamidentificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IVDA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter públicocompete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do DistritoFederal e municipais.§ 1º. São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, eos arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. Sãoconsiderados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério daMarinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério doExército e do Ministério da Aeronáutica.§ 2º. São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivodo Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.§ 3º. São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, oarquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.§ 4º. São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivodo Poder Legislativo.§ 5º. Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordocom sua estrutura político-jurídica.Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bemcomo preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, eacompanhar e implementar a política nacional de arquivos.Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o ArquivoNacional poderá criar unidades regionais.Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão eo recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo PoderLegislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar efacultar o aceso aos documentos sob sua guarda.Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão eo recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo PoderJudiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo eoriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar oacesso aos documentos sob sua guarda.Art. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definiráos critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais emunicipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado odisposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO VDO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

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Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentospúblicos.Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão serobedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos poreles produzidos.§ 1º. Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança dasociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo dainviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagemdas pessoas são originalmente sigilosos.§ 2º. O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança dasociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo serprorrogado, por uma única vez, por igual período.§ 3º. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagemdas pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, acontar da data de sua produção.Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinara exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre queindispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento desituação pessoal da parte.Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa seráinterpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o dispostoneste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil eadministrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurarou destruir documentos de valor permanente ou considerado como deinteresse público e social.Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgãovinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional dearquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos –SINAR.§ 1º. O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes deinstituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.§ 2º. A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigoserão estabelecidos em regulamento.Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991;170º da Independência e 103º da República.

Fernando CollorJarbas Passarinho

2. Gestão de documentos

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2.1 – Definição De acordo com o art. 3º da Lei 8.159/1991, gestão dedocumentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicasreferentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento em fase corrente e intermediária, visando a suaeliminação ou recolhimento para guarda permanente.” A gestão cobre toda a vida do documento, desde a suaprodução (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ourecolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todasas atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente eintermediária”. São consideradas atividades de gestão de documentos:inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.

2.2 - Objetivo Garantir, de maneira eficaz, a produção,administração, manutenção e destinação de documentos (de formaracional, econômica).

2.3 – Princípio básico A informação deve estar disponível no lugar certo,na hora certa, para as pessoas certas, e com o menor custopossível (economia de tempo, espaço e uso racional de recursoshumanos e materiais).

2.4 – Fases básicas1ª) Produção – Os documentos são criados em razão das atividadesespecíficas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejamelaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a sermanuseado, facilitando o controle da massa documental.2ª) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental, sendoimportante conhecer o trâmite correto dos documentos, para seevitar a burocratização das atividades.3ª) Destinação de documentos – Fase primordial, pois decidequais os documentos a serem eliminados ou preservadospermanentemente.

Outras definições importantes:a) Classificação – é o ato ou efeito de analisar

e identificar o conteúdo dos documentos eselecionar a categoria de assunto sob a qualdevem ser recuperados.

b) Plano de classificação – na organização de umarquivo, é um plano que estabelece a ordenaçãointelectual e física dos documentos de um

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arquivo corrente. Portanto, podemos dizer queum plano de classificação é um instrumentoauxiliar (técnico) das atividades de gestão(permitindo o arquivamento correto dosdocumentos).

3. Avaliação e destinação de documentos

3.1 – Conceitos A avaliação de um documento é feita através daanálise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de prazos parasua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade),contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos. A destinação é um conjunto de operações subseqüentesà fase de avaliação, visando encaminha-los à guarda temporária(transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou àmicrofilmagem.

Obs.: Plano de destinação – Segundo o Dicionário Brasileiro deTerminologia Arquivística (publicação do Arquivo Nacional,2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa adestinação dos documentos.”

3.2 – Objetivos Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; Aumentar o índice de recuperação da informação; Garantir condições de conservação da documentação de valor

permanente; Conquistar espaço físico; Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

3.3 – Etapa A avaliação deve ser feita na fase corrente, a fimde se distinguirem não só os documentos de valor eventual, deeliminação sumária, como os de valor informativo e probatório.Numa avaliação, primeiro observamos o valor “probatório” dosdocumentos.

3.4 – Competência Equipe técnica será constituída para integrar umacomissão de avaliação e destinação documental, formada porpessoas ligadas a áreas profissionais diversas, tais como:

Arquivista ou responsável pela guarda da documentação; Profissionais ligados ao campo de conhecimento que trata o

acervo, objeto de avaliação, entre outros.

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A comissão de avaliação e destinação documental deveconhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a seravaliada (com o propósito de poder exercer de forma competente oseu trabalho).

Observações:1ª) De acordo com o prazo de guarda, os documentos têm asseguintes características:

Guarda eventual – de interesse efêmero, sem valoradministrativo para o órgão.

Guarda temporária – possuem valor administrativo, retidopor um tempo específico.

Guarda permanente – considerados de suma importância,possuem valores probatório e informativo.

2ª) Instrumentos de destinação Há dois instrumentos básicos:

Tabela de temporalidade Lista de eliminação

4. Tabela de temporalidade

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridadecompetente, que determina os prazos em que os documentos devemser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ourecolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critériospara microfilmagem e eliminação (terminologia).

DICAS DE PROVA:a) Também podemos dizer que a tabela de temporalidade é o:

registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão.b) A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar

documentos ainda no arquivo corrente.c) Principais elementos constantes numa tabela de

temporalidade: Tipo e/ou assunto dos documentos; Período (datas-limites); Quantificação; Prazos de retenção (arquivos corrente e

intermediário); Destinação (transferência, recolhimento,

microfilmagem ou eliminação); Campo destinado a observações.

5. Eliminação

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Destruição ou expurgo de documentos que não tenhamvalor permanente.

5.1 – Lista de eliminação Contém a relação de documentos a serem eliminados emuma única operação. Ela precisa ser aprovada por autoridadecompetente. Exemplo:

Especificação dosdocumentos

Datas Quantidades

Convites 1975 – 1977 3 caixasRecortes de Jornais 1965 - 1970 20 caixas

Comentário - prazos são estabelecidos de acordo com os valoresatribuídos aos documentos, em função do conteúdo destes. Valeressaltar o fato de nunca serem levadas em consideração, na horade eliminá-los, a sua espécie documental e a apresentaçãofísica. Documentos que esgotaram seus prazos de vigência “não”devem ser descartados de imediato.

5.2 – Formas de eliminação Fragmentação Maceração Alienação por venda ou doação Incineração (forma não recomendável)

QUESTÕES DE CONCURSOS

l. (TSE/2007 – UNB/CESPE) O instrumento de destinação quedetermina prazos e condições de guarda é o (a):a) plano de classificação.b) listagem de eliminação.c) tabela de temporalidade.d) plano de preservação.

2. (TRE/PB/2007 – FCC) Desde o momento em que são criados atésua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo devida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra:a) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo.b) está prescrita nas guias de recolhimento.c) resulta do processo de avaliação.d) corresponde a períodos qüinqüenais e decenais detemporalidade.e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação.

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3. (TRE/PB/2007 – FCC) De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 dejaneiro de 1991 (Lei de Arquivos):a) os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança dasociedade e do Estado ficarão sob sigilo por um prazo máximo de100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.b) o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagemdas pessoas será restrito por um prazo máximo e improrrogável de30 (trinta) anos.c) cabe ao Poder Legislativo determinar a exibição reservada dequalquer documento sigiloso.d) o hábeas data é prerrogativa dos titulares de cargospúblicos, nos organismos de governo federal, estadual emunicipal.e) ficará sujeito à responsabilidade penal, civil eadministrativa aquele que desfigurar ou destruir documentos devalor permanente.

4. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) As três fasesbásicas da gestão de documentos são:a) recepção, avaliação e arranjo.b) produção, utilização e destinação.c) classificação, organização e eliminação.d) formatação, adaptação e recuperação.e) coordenação, disseminação e centralização.

5. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Observe odocumento abaixo: Especificação dos Documentos Datas Quantidade

s Convites 1987 - 1989 5 caixasNotas de remessa de material 1972 - 1980 10 caixasQuadros de horários 1991 - 1993 03 caixasRequisição de xérox 1983 - 1991 15 caixasRecortes de jornais 1993 - 1998 12 caixasTrata-se de uma lista de:a) eliminação.b) destinação.c) avaliação.d) seleção.e) conservação.

6. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) As rotinas correspondentesà recepção, leitura e identificação do assunto principal deacordo com o seu conteúdo, origem e função, são rotinascorrespondentes às operações de:

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a) levantamento.b) ordenação.c) arranjo.d) classificação.e) descrição.

7. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) O processo queconstitui o elemento vital de um programa de gestão dedocumentos é denominado:a) avaliação.b) classificação.c) ordenação.d) arranjo.e) descrição.

8. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A aplicação doscritérios de avaliação efetiva-se na idade:a) permanente.b) intermediária.c) administrativa.d) organizacional.e) corrente.

9. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) O órgão que tem porfinalidade definir a política nacional de arquivos públicos eprivados e exercer orientação normativa, visando à gestãodocumental e à proteção especial dos documentos de arquivo é:a) Arquivo Nacional.b) SINAR – Sistema Nacional de Arquivos.c) Casa Civil da presidência da República.d) CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.e) Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

10. (Ministério da Cultura/2006 – Getúlio Vargas) O art. 26 daLei nº 8.159/1991 determina que o órgão central do sistemanacional de arquivos é:a) o Arquivo Nacional.b) o Gabinete Civil da Presidência da República.c) o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.d) o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.e) o Ministério da Justiça.

11. (Ministério da Saúde/2005 – NCE/UFRJ) Os documentos públicossão identificados como:a) primários e secundários.b) correntes, intermediários e permanentes.

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c) correntes, secundários e permanentes.d) primários e correntes.e) secundários e permanentes.

12. (Furnas/2005 – José Pelúcio Ferreira) Na avaliação dedocumentos, deve-se levar em consideração, primeiramente, oseguinte valor:a) classificatório.b) metodológico.c) informativo.d) probatório.e) secundário.

13. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Estabelecer os prazos de vida dodocumento dentro da instituição, de acordo com os valoresinformativos e probatórios, é atividade da comissão de:a) avaliação de documentos.b) incineração de documentos.c) restauração de documentos.d) movimentação de documentos.e) preservação de documentos.

14. (MPU/2004 – ESAF) Assinale a opção que não se caracterizacomo atividade de gestão de documentos:a) inspeção.b) avaliação.c) destinação.d) descrição.e) eliminação.

15. (ANEEL/2004 – ESAF) O instrumento de destinação quedetermina prazos para transferência, recolhimento, eliminação emudança de suporte de documentos chama-se:a) plano de classificação.b) inventário.c) listagem de eliminação.d) tabela de temporalidade.e) termo de recolhimento.

16. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) A legislação determina que “ficarásujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, naforma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruirdocumentos de valor...”:a) permanente.b) especializado.c) intermediário>

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d) terciário.e) corrente.

17. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) “Implementar a política nacional dearquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação eao aceso aos documentos de arquivo” é finalidade do:a) CONAR.b) SINAR.c) ARCAR.d) UNESCO.e) AAB.

18. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) São inalienáveis e imprescritíveis osdocumentos de valor:a) primário.b) permanente.c) especial.d) intermediário.e) corrente.

19. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) O acesso aos documentos sigilososreferentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por umprazo máximo de:a) 100 anos.b) 150 anos.c) 30 anos.d) 200 anos.e) 300 anos.

20. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Órgão vinculado ao Arquivo Nacionalque define a política nacional de arquivos é o:a) SINARQb) ABARQc) REBARQd) COLMARQe) CONARQ

21. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Gerir e recolher os documentosproduzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem comopreservar e facultar o acesso aos documentos é competência do:a) Arquivo Estadual.b) Arquivo Municipal.c) Arquivo Nacionald) Arquivo Histórico.e) Arquivo judiciário.

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22. (BNDES/2002 – VUNESP) É prática corriqueira, nasinstituições brasileiras, a formação de grandes depósitos demassa documental acumulada, vulgarmente denominada de “arquivomorto”. Tais documentos:a) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acúmulo.b) deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis permanentes.c) representam documentos sem nenhum valor jurídico ouhistórico.d) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizarsua seleção.e) deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário.

Capítulo 7

Arquivos Permanentes / Conservação eRestauração de Documentos

1. Introdução

Como já aprendemos no Capítulo 2 (Teoria das 3Idades), o arquivo permanente possui documentos que devem serpreservados para sempre, por terem valor secundário.

destinaçãoatividades de arranjoum arquivo descrição e publicação Facilitar (facilitar oacesso aos documentos)permanente. conservação referência (política de acesso e uso dosdocumento)

2. Arranjo

Na organização de “arquivos permanentes”, significaordenar os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e,se for conveniente, os itens documentais dentro das séries. As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais efísicas. As primeiras compreendem a análise documental no quetange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas

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referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seuempacotamento, entre outras. Quando o arquivista trata de documentos, ele obedeceao “princípio básico da Arquivologia chamado proveniência dosarquivos (ou “repect dês fonds” ou “provenance”: o arquivoproduzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outrasentidades geradoras. O princípio da proveniência deve ser observado naorganização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes(ele é considerado a base da arquivística).

Obs.:1ª) Fundo – conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Umfundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novosdocumentos, pois a entidade produtora continua em atividade.Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque aentidade produtora não se encontra mais em atividade.2ª) No seu manual de arranjo e descrição de arquivos, osarquivistas holandeses mencionam diversas regras inerentes aesse tema, entre as quais destacamos, resumidamente:

a) todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordemde: procedência, data, número, assunto e nome;

b) o método de arranjo deve ser sempre baseado na primitivaorganização;

c) no arranjo de um documento deve, portanto, serestabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária;

d) caso o documento original esteja em boas condições, cópiasespalhadas podem ser destruídas;

e) documentos desaparecidos de um conjunto, quando a eleretornam, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem claraa sua origem.

3. Princípios arquivísticos

Além do princípio da Proveniência, existem outrosprincípios da Arquivologia. Destacaremos, de forma resumida, osmais importantes, que são:

a) Princípio da organicidade – as relações administrativasespelham-se nos conjuntos documentais.

b) Princípio da unicidade – os documentos de arquivopreservam seu caráter único, em função de seu contexto deprodução.

c) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística– os fundos devem ser preservados sem dispersão,mutilação, alienação, destruição não-autorizada ouacréscimo indevido.

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d) Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formaçãoprogressiva, natural e orgânica.

e) Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deveconservar o arranjo dado pela entidade produtora.

4. Descrição de documentos

Processo intelectual de sintetizar elementos formaise conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os aoinstrumento de pesquisa que se tem em vista produzir(terminologia).

4.1 – Instrumentos de pesquisa Meio que permite a identificação, localização ouconsulta a documentos. As tarefas de descrição levam àelaboração desses instrumentos. Eles podem ser básicos ouauxiliares.

4.1.1 – Básicos

4.1.1.1 – Guia Serve para orientar os usuários no conhecimento eutilização dos fundos integrantes do acervo de um arquivopermanente. é o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas comos mais variados interesses. O guia dá ao pesquisador uma visãode conjunto dos serviços arquivísticos.

4.1.1.2 – Inventário As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma desuas divisões são identificadas e descritas de forma sucinta(sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventário descreve acomposição do fundo ou parte dele. O sumário é de sumaimportância e deve ser o primeiro instrumento a ser criado paraos fundos dos arquivos públicos e privados. O analítico exigepleno conhecimento do tema a ser descrito.

4.1.1.3 – Catálogo Criado segundo um critério temático, cronológico,onomástico ou geográfico, descreve unitariamente os documentospertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ouanalítica.

4.1.1.4 – Repertório (ou catálogo seletivo)

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Descreve, detalhadamente, documentos previamenteselecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo umcritério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. No repertório há um juízo de valor, determinando ainclusão ou não de documento específico. Os itens são descritosminuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de partedesse instrumento pelo critério cronológico.

4.1.2 – Auxiliares

4.1.2.1 – Índice Lista sistemática e minuciosa “dos elementos doconteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta emdeterminada ordem a fim de indicar sua localização no texto”.

4.1.2.2 – Tabela de equivalência ou concordância Estabelece uma correspondência entre diferentesnotações, por ter havido mudanças no sistema de arranjo.

ATENÇÃO: Em relação ao assunto “arquivos permanentes”,instrumentos de pesquisa é um dos tópicos mais pedidos pelasbancas organizadoras. Sobretudo o guia e o repertório oucatálogo seletivo. O que foi destacado anteriormente deve serdominado pelo concursando.

5. Conservação e restauração de documentos

Um documento deve ser conservado em localapropriado, com temperatura e umidade baixas, em um localelevado, e acondicionado de maneira adequada.

5.1 – Principais operações de conservação: Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração oureparo, entre outras.

Comentário:a) Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos

insetos. O método mais eficiente para combatê-los é afumigação.

b) Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devemser limpos com um pano macio, um aspirador de pó, umaescova adequada.

c) Alisamento – documentos são passados a ferro.d) Restauração – são utilizados determinados procedimentos

para recuperar documentos em mau estado físico de

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conservação. É feita por especialistas dessa área (requermuito conhecimento desses profissionais).

5.2 – Métodos de restauração (resumo) Banho de gelatina – o documento é mergulhado em cola

específica, aumentando a sua durabilidade. Ficamsujeitos ao ataque dos fungos e dos insetos;

Tecido – usa-se pasta de amido; Silking – tecido mais consistente (musseline de

seda), de alto custo; Laminação – folha de papel de seda e outra de acetato

de celulose; Laminação manual – acetato de celulose em contato com

a acetona; Encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva

de duplo revestimento.

DICAS DE PROVA:a) A higienização de um documento consiste em retirar poeiras

e outros resíduos que possam vir a prejudicá-lo de algumaforma (por exemplo – perda de informações no futuro). Talprocedimento é feito através de técnicas específicas, como intuito de preservá-lo pelo maior tempo possível. Ahigienização deve ser realizada desde o momento em que odocumento é produzido, para prolongar o seu tempo de vida.

b) A preservação envolve medidas preventivas para evitardanos aos documentos. Por exemplo, através de um controleambiental (temperatura e umidade adequadas), os documentostendem a ter uma durabilidade considerável. Outra maneirade preservar um documento é utilizar as operações deconservação, quando for necessário (desinfestação,limpezas, entre outras).

5.3 – Preservação (Dicas/Comentários)1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área dearmazenamento, porque enfraquece o papel. A própria luzartificial deve ser usada com cuidado;2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provocamofo;3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói asfibras do papel. A umidade também deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações;4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira egorduras. Sempre que possível, utilize luvas de algodão paramanipular documentos, fotografias e gravuras;

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5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação,manchando, causando riscos, perfurações ou rasgos;6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra,no futuro, poderá causar o rompimento do papel. Utilizamarcadores de livros em papel livre de acidez;7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as olhas de umlivro. Ela afeta a sua saúde e pode provocar o desenvolvimentode microorganismos na documentação;8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticosou proteja os documentos com um pequeno pedaço de papel na áreade contato;9) Evite cópias xérox de documentos. A luz ultravioleta causadanos cumulativos irreversíveis e o manuseio provoca dobras erasgos nas lombadas;10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa.Evite rasgos, danos nas capas e lombadas, segurando-ocorretamente na parte mediana da encadernação;11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dosacervos, catalisando reações químicas danosas (levando àformação de ácidos; e sujam, arranham e desfiguram osmateriais);12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderemficar ligados durante o dia e à noite; caso contrário, os danossão muito maiores;13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente emantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada parabaixo;14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidoslonge de campos eletromagnéticos (computadores, aparelhos de some TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.Fonte: Arquivo Nacional

QUESTÕES DE CONCURSOS

1. (TSE/2007 – UNB/CESPE) A conservação compreende os cuidadosprestados aos documentos e ao seu local de armazenamento. Asprincipais operações de conservação são:a) higienização, exaustão, congelamento e preservação.b) umidificação, limpeza, calefação e restauração.c) laminação, refrigeração, evaporação e encapsulamento.d) desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

2. (Ministério da Cultura/2006 – Getúlio Vargas) O princípio daproveniência é a base teórica que rege todas as intervenções

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arquivísticas, devendo ser observado na organização dosarquivos:a) permanente, apenas.b) intermediários, apenas.c) correntes, apenas.d) intermediários e permanentes, apenas.e) correntes, intermediários e permanentes.

3. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A elaboraçãocriteriosa e precisa dos instrumentos de pesquisa é tarefaprimordial do arquivista. Para a produção de tais instrumentos,o arquivista recorre à descrição, que é uma tarefa típica:a) dos arquivos públicos.b) dos arquivos permanentes.c) dos correntes.d) dos arquivos privados.e) dos arquivos intermediários.

4. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) As principaisatividades no arquivo permanente são:a) a classificação e o arranjo dos fundos.b) a avaliação e a classificação dos fundos.c) a seleção e a classificação dos fundos.d) o arranjo e a descrição dos fundos.e) a classificação e a descrição dos fundos.

5. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A obra destinada àorientação dos usuários no conhecimento e na utilização dosfundos que integram o acervo de um arquivo permanente édenominada:a) repertório.b) guia.c) catálogo.d) inventário.e) índice.

6. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) A atividade de sintetizare sistematizar os elementos formais e o conteúdo textual dosdocumentos recolhidos para uma determinada instituiçãoarquivística denomina-se:a) plano de classificação.b) descrição.c) tabela de avaliação.d) tabela de temporalidade.e) edição de fontes.

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7. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) O instrumento de pesquisaque tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dosserviços de uma instituição arquivística, de modo a permitir aosusuários saber quais são seus recursos e a natureza dos fundosque estão sob sua guarda, entre outras informações denomina-se,segundo a terminologia da área:a) guia de fonte.b) edição de fontes.c) fonte.d) índice.e) guia.

8. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) O objetivo finalda descrição arquivística é o:a) arranjo.b) acesso.c) registro.d) trâmite.e) recolhimento.

9. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Podemos afirmarque o processo de descrição documental consiste em:a) analisar os documentos desde a fase corrente e utilizarinstrumentos que controlem a passagem para as fases posteriores.b) compor instrumentos que orientem quanto ao tempo demanutenção dos documentos nos arquivos permanentes.c) coletar informações necessárias à definição de políticas depreservação e conservação de documentos históricos.d) elaborar instrumentos de pesquisa que permitam identificar,localizar, rastrear e, por fim, utilizar dados.e) elaborar instrumentos que descrevem o trâmite dos documentosdentro da instituição e sua destinação final.

10. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) A únicapossibilidade de se ter acesso às informações contidas nosdocumentos do arquivo permanente é através de um instrumento depesquisa. Assinale a opção que apresenta unicamente exemplosdestes instrumentos:a) guia, inventário e revistas semanais.b) catálogo seletivo, índice e publicações vespertinas.c) inventário analítico, índice e guia.d) dicionário de verbetes, guia e catálogo.e) livro de ouro, inventário sumário e quadro de arranjo.

11. (Furnas/2005 – José Pelúcio Ferreira) O instrumento depesquisa que possui uma relação metódica de documentos

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pertencentes a um ou mais fundos, que são descritos de formasumária ou detalhada, denomina-se:a) guia.b) índice.c) catálogo.d) indexação.e) repertório.

12. (Furnas/2005 – José Pelúcio Ferreira) A descrição é umatarefa típica dos arquivos classificados como:a) administrativos.b) intermediários.c) permanentes.d) correntes.e) setoriais.

13. (CREA/DF/2003 – UNB/CESPE) A preservação de documentospressupõe a adoção de determinadas medidas buscando aintegridade dos suportes documentais e do teor informacional dosdocumentos. Julgue os itens (certo ou errado) a seguir, que sereferem às medidas preventivas adotadas nos acervosarquivísticos.1. A luminosidade natural deve ser evitada, porque afeta aconservação os documentos, podendo provocar o enfraquecimento dopapel.2. A reprodução de documentos deve ser evitada.3. Ao manusear os negativos e as fotografias, é recomendável queo profissional use luvas de algodão.4. A higienização dos documentos deve ser realizada somente nafase permanente.

14. (Eletrobrás/NCE/UFRJ – com adaptações) O procedimentoarquivístico destinado a assegurar as atividades deacondicionamento, armazenamento, conservação e restauração dedocumentos denomina-se:a) preservação.b) descrição.c) conservação.d) restauração.e) avaliação.

Capítulo 8

Microfilmagem / Novas Tecnologias

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1. Microfilmagem

Microfilme é o resultado do processo de reprodução emfilme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos oueletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto nº1.799/1996 – regulamenta a lei de microfilmagem). O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, emrelação ao documento original. Com isso, há um domínio maior damassa documental, implicando a busca mais eficiente dainformação. A microfilmagem não elimina o prévio tratamento dadocumentação.

1.1 – Objetivos Reduzir o volume documental; Garantir a sua durabilidade (expectativa de vida: 500

anos).

1.2 – Vantagens Economia de espaço; Redução do volume de papéis e documentos; Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa; Facilidade de consulta a documentos arquivados; Durabilidade do suporte; Complementação de acervos; Reprodução fiel e exata do documento microfilmado (às

vezes, um documento encontra-se em mau estado deconservação, já tendo inclusive ocorrido perda dainformação. Ele pode ser microfilmado, mas a imagem nãoserá a reprodução exata do documento original, e sim dodocumento microfilmado). Portanto, a leitura ao documentonão ocorrerá de forma tão fácil. Haverá um pouco dedificuldade, nesses casos específicos.

Preservação dos documentos originais; Favorece o sigilo documental.

1.3 – Desvantagens Alto custo; Comparação entre imagens, em um mesmo microfilme.

1.4 - Etapas Preparo, microfilmagem, processamento e duplicação.

Comentário:

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a) Preparo – retirar grampos e clips; desamassar todosos documentos; definir o arranjo da documentação,entre outros procedimentos.

b) Microfilmagem – depois de preparados, os documentosserão microfilmados (microfilmadoras rotativas ouplanetárias). Diversos fatores serão levados em contana hora de se decidir por um determinado equipamento(tamanho e conservação do documento, etc.).

c) Processamento – tal procedimento dará visibilidade aodocumento microfilmado.

d) Duplicação – a microforma original será preservada emum arquivo de segurança. As cópias poderão seracessadas por quem de direito.

DICA DE PROVA: A legislação envolvendo a “microfilmagem de documentos”dificilmente cai em concursos (sobretudo aqueles de nívelmédio). Entretanto, devemos dar atenção a alguns artigosimportantes que já foram cobrados em concursos:

→ Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 (regula a microfilmagem dedocumentos oficiais):Art. 2º - Os documentos de valor histórico não deverão sereliminados, podendo ser arquivados em local diverso darepartição detentora dos mesmos.

→ Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 (regulamenta a Leinº 5.433/1968)

Art. 3º - Entende-se por microfilme, para fins desteDecreto, o resultado do processo de reprodução em filme,de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos oueletrônicos, em diferentes graus de redução. (definemicrofilme).

Art. 7º - Na microfilmagem de documentos cada série serásempre precedida de imagem de abertura, com os seguinteselementos: (mais pedido em concurso)

I – identificação do detentor dos documentos a seremmicrofilmados;II – número do microfilme, se for o caso;III – local e a data da microfilmagem;IV – registro no Ministério da Justiça;V – ordenação, identificação e resumo da série de documentosa serem microfilmados;VI – menção, quando for o caso, de que a série de documentosa serem microfilmados é continuação da série contida emmicrofilme anterior;

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VII – identificação do equipamento utilizado, da unidadefilmada e do grau de redução;VIII – nome por extenso, qualificação funcional, se for ocaso, e assinatura do detentor dos documentos a seremmicrofilmados;IX – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura doresponsável pela unidade, cartório ou empresa executora damicrofilmagem. Art. 8º - No final da microfilmagem de cada série será

sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamenteapós o último documento, com os seguintes elementos:

I – identificação do detentor dos documentos microfilmados;II – informações complementares relativas ao item V do artigo7 deste decreto;III – termo de encerramento atestando a fiel observância àsdisposições do presente Decreto;IV – menção, quando for o caso, de que a série de documentosmicrofilmados continua em microfilme posterior;V – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura doresponsável pela unidade, cartório ou empresa executora damicrofilmagem. Art. 13 – Os documentos oficiais ou públicos, com valor de

guarda permanente, não poderão ser eliminados após amicrofilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo públicode sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgãodetentor.

2. Automação

O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona comsoftwares e hardwares específicos e usa, geralmente, as mídiasópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar eracionalizar a gestão documental. Os documentos são preparados, no GED, para seremdigitalizados em “scanners especiais”. Depois de digitalizados,eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discosópticos.

DICAS DE PROVA:a) Digitalização – reprodução por varredura eletrônica.

Processo de conversão de um documento para o formatodigital por meio de dispositivo apropriado, como umscanner (definição do Dicionário Brasileiro deTerminologia Arquivística, do Arquivo Nacional).

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b) Documentos eletrônicos – são aqueles elaborados por meiode um computador, sendo seu autor identificável por meiode um código, chave e outros procedimentos técnicos, econservados, grande parte deles, em memórias eletrônicasde massa.

Vantagens dos documentos digitais: Economia de espaço físico; Ganho de produtividade; Facilidade de acesso aos estoques.

Desvantagens dos documentos digitais: Os documentos processados por computador podem ser

manipulados com facilidade, sendo instáveis e extremamentevulneráveis à intervenção humana e à obsolescênciatecnológica.

2.1 – Metadados Os metadados são imprescindíveis para assegurarautenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais. Os dados descrevem como a informação foi registrada(hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) eidentificam o documento (autor, data, assunto, hora transmissãoetc.).

QUESTÕES DE CONCURSOS

1. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Para que os documentos deum acervo arquivístico possam ser microfilmados, é necessárioque, além de estarem higienizados:a) possuam as mesmas dimensões;b) possuam um mesmo assunto;c) estejam devidamente organizados;d) estejam fora de uso corrente;e) não possuam mais valor de uso.

2. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Os documentosarquivísticos são ou podem ser microfilmados por uma série demotivos. Observe os itens abaixo:I – segurança.II – complementação de acervos.III – facilidade de aceso e leitura.IV – baixo custo de seu processo.V – sua validade jurídica.Fazem parte desses motivos somente os itens:a) I, II, e III.

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b) I, II e V.c) I, III e V.d) II, III e V.e) III, IV e V.

3. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) De acordo com a Leique regula a microfilmagem de documentos oficiais ficouestabelecido que os documentos microfilmados poderão, a critérioda autoridade competente, ser eliminados, exceto aqueles quetenham valor:a) probatório.b) legal.c) fiscal.d) histórico.e) administrativo.

4. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Os dados quedescrevem o sistema operacional, o programa que gera osdocumentos, a localização física dos documentos no sistemaeletrônico... MacNeil (2000:96 apud Rondinelli).O texto acima focaliza a categoria de:a) infodados.b) metadados.c) arquidados.d) contextodados.e) organodados.

5. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) “Documento elaborado por meio de umcomputador, sendo seu autor identificável por meio de um código,chave e outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria,em memórias eletrônicas de massa”, é o documento:a) sistemático.b) mutável.c) sonoro.d) imagnético.e) eletrônico.

6. (MPU/2004 – ESAF) De acordo com a legislação vigente, namicrofilmagem de documentos cada série será sempre precedida deimagem de abertura, com os seguintes elementos:I. registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio.II. ordenação, identificação e resumo da série de documentos aserem microfilmados.III. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadae do grau de redução.

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IV. informações sobre o estado de conservação dos documentosoriginais.O número de itens certos é igual a:a) 0.b) 1.c) 2.d) 3.e) 4.

7. (CREA/DF/2003 – UnB/CESPE) Julgue (certo ou errado) asassertivas. De acordo com a legislação que regulamenta amicrofilmagem de documentos oficiais, os elementos que constarãona imagem de abertura que precede as séries dos documentosmicrofilmados incluem:1. local da microfilmagem.2. data da microfilmagem.3. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada edo grau de redução.4. registro no Ministério da Justiça e no Arquivo Nacional.5. ordenação, identificação e resumo da série de documentos aserem microfilmados.

8. (Eletronuclear/2003 – Cesgranrio – com adaptações) As opçõesabaixo trazem vantagens da microfilmagem de documentos, salvouma. Assinale-a.a) redução do volume de papéis e documentos.b) facilidade de consulta a documentos arquivados.c) economia em termos de espaço para o tamanho dos arquivos.d) segurança na conservação dos documentos vitais da empresa.e) estabelecimento de um programa criterioso de seleção doacervo.

APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA - PROFESSOR PAULINO

G A B A R I T O

Capítulo – 11) d; 2) c; 3) a; 4) b; 5) E,C,C,E,C; 6) a

Capítulo – 21) e; 2) e; 3) b; 4) c; 5) d; 6) a; 7) b; 8)e; 9) a; 10) d; 11) c; 12) e; 13) c; 14) c.

Capítulo – 3

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1) a; 2) b; 3) c; 4) c; 5) a; 6) b; 7) c; 8)c; 9) c; 10) d; 11) c; 12) e; 13) E, E, C, C,E; 14) C, E, C, C, E; 15) C, C, E, E, E; 16) d; 17)b.

Capítulo – 41) d; 2) e; 3) a; 4) b; 5) e; 6) b; 7) b; 8)d; 9) d; 10) a; 11) b; 12) b; 13) e; 14) b;15) C, E, C, C, E.

Capítulo – 51) a; 2) b; 3) b; 4) d; 5) c; 6) a; 7) e; 8)a; 9) b; 10) d; 11) a; 12) b; 13) a; 14) c;15) b; 16) e; 17) a; 18) e; 19) d; 20) e; 21)d; 22) d.

Capítulo – 61) c; 2) c; 3) e; 4) b; 5) a; 6) d; 7) a; 8)e; 9) d; 10) d; 11) b; 12) d; 13) a; 14) d;15) d; 16) a; 17) b; 18) b; 19) a; 20) e; 21)c; 22) b.

Capítulo – 71) d; 2) e; 3) b; 4) d; 5) b; 6) b; 7) e; 8)b; 9) d; 10) c; 11) c; 12) c; 13) C, C, C, E;14) a.

Capítulo – 81) c; 2) b; 3) d; 4) b; 5) e; 6) c; 7) C, C, C,E, C; 8) e.

Prova Promovida pela UFRJ para Técnico em ArquivoNoções básicas de Arquivo

01- A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações;b) método de arquivamento;c) Sistema de notações;d) descarte de projeções;e) instrumento de pesquisa

02- Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos:a) correntes;b) intermediários;

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c) permanentes;d) sigilosos;e) secretos.

03- A classificação decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em:a) cinco classes principais e cinco classes gerais;b) seis classes principais e quatro classes gerais;c) sete classes principais e três classes gerais;d) oito classes principais e duas classes gerais;e) nove classes principais e uma classe geral;

04- De acordo com as regras da alfabetação, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na:a) precedência classificatória;b) movimentação alfanumérica;c) ordenação alfabética;d) tabela de codificação;e) remissiva alfabética.

05- Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, oarquivista deve utilizar o método:a) enciclopédico;b) numérico;c) dicionário;d) unitermo;e) geográfico.

06- Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:a) onomástico;b) permanente;c) especializado;d) intermediário;e) estratégico.

07- Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano de 2005”, as palavras chaves principais são:a) informação, reunião e ordinária;b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005;c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ;d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005;e) informação, UFRJ e ano de 2005.

08- Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade de comissão de:a) avaliação de documentos;b) incineração de documentos;c) restauração de documentos;d) movimentação de documentos;e) preservação de documentos.

09- Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de:a) operacionalidade;b) caducidade;c) organicidade;d) temporalidade;e) originalidade.

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10- As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal, dosanos de 1973 a 1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo:a) especial;b) especializado;c) permanente;d) corrente;e) jurídico.

11- Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, além de divulgar e promover o arquivo, junto aos meios escolares, administrativos e culturais em geral, são finalidades do:a) índice;b) resumo;c) inventário;d) catálogo;e) guia.

12- O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se:a) monitoração;b) climatização;c) esterilização;d) fumigação;e) refrigeração.

13- O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de:a) temporalidade;b) prescrição;c) destinação;d) equivalência;e) conservação.

14- O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando aincluí-los num instrumento, utilizando critérios temáticos, cronológicos, onomásticos etc. O instrumento que deve ser elaborado é o:a) índice;b) repertório;c) guia;d) inventário;e) topográfico.

15- A palavra ou grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se:a) palavra-cópia;b) palavra-guia;c) palavra-chave;d) palavra-índice;e) palavra-item.

16- O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestados no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do:a) Arquivo e do Congresso;b) Homem e da Comunidade;c) Público e da Vida;d) Governo e da Política;e) Estado e da Sociedade.

17- São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor:

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a) primário;b) permanente;c) especial;d) intermediário;e) corrente.

18- O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de:a) 100 anos;b) 150 anos;c) 200 anos;d) 250 anos;3) 300 anos.

19- O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o:a) SINARQ;b) ABARQ;c) REBARQ;d) COLMARQ;e) CONARQ.

20- Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do:a) Arquivo Estadual;b) Arquivo Municipal;c) Arquivo Nacional;d) Arquivo Histórico;e) Arquivo Judiciário.

Gabarito01-B 06-D 11-E 16-E02-A 07-B 12-B 17-B03-E 08-A 13-D 18-A04-C 09-D 14-B 19-E05-B 10-C 15-C 20-C

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