BAB IPENDAHULUAN
1.1 UmumDi zaman komputerisasi yang berkembang saat ini,
penggunaan komputer sangat penting didalam berbagai bidang terutama
kegiatan atau pekerjaan manusia.Komputer dapat membantu pekerjaan
manusia dengan efektif dan efisien.Selain itu komputer dapat
menghasilkan nilai informasi yang akurat.
Dalam sebuah perusahaan pastilah memiliki pegawai, dimana
personalia dalam sebuah perusahaan setiap bulannya akan menghitung
gaji. Ketelitian dalam menghitung gaji yang akan dibayarkan
merupakan hal yang sangat penting. Bila sering terjadi kesalahan
dalam perhitungan gaji tentu akan menimbulkan masalah.
Solusi yang terbaik dalam menangani hal tersebut adalah dengan
menggunakan system komputerisasi. Karena didalam perusahaan, proses
pengolahan data dengan bantuan computer diharapkan akan
menghasilkan data yang benar, cepat dan akurat, sehingga dapat
meringankan pekerjaan terutama dalam proses kalkulasi yang kompleks
dan kemungkinan kesalahan yang terjadi relatif kecil.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis akan membahas laporan
KKP (Kuliah Kerja Praktek) ini dengan judul Analisa Sistem
Penggajian pada PT SHAHIB SEJATI yang bergerak dibidang jasa
konsultan.
1.2 Maksud dan TujuanMaksud dan tujuan pembuatan laporan KKP ini
adalah :1. Untuk mengetahui system informasi yang digunakan untuk
mengolah data gaji karyawan secara efektif dan efisien.2. Untuk
memperkecil tingkat kesalahan atau permasalahan yang dapat terjadi
pada sistem yang digunakan.
1.3 Metode PenelitianDalam kegiatan penelitian ini kami
mengumpulkan data melalui cara :1. Wawancara (Interview)Dalam
penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara
lengkap dan akurat, maka kami melakukan metode tanya jawab dengan
nara sumber terkait mengenai semua hal kegiatan yang berlangsung
dalam perusahaan.2. Studi pustakaSelain wawancara, kami juga
mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan mencarinya dibuku
atau website yang berhubungan dengan pembahasan.1.4 Ruang
lingkupMengingat terbatasnya waktu dan tenaga serta untuk
menghindari meluasnya pembahasan masalah, maka penulis membatasi
permasalahan KKP ini pada :1. Permasalahan yang akan dibahas
mencakup proses absensi, perhitungan, penginputan dan pembayaran
gaji.2. Sistem penggajian ini hanya mencakup karyawan tetap PT
SHAHIB SEJATI
1.5Sistematika TulisanDalam bab ini membahas gambaran umum,
maksud dan tujuan penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini,
metode penelitian dalam pengumpulan data, ruang lingkup dan
sistematika penulisan yang di bahas dalam bab demi bab.
BAB I: PENDAHULUANPada bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud
dan tujuan, metode penelitian yang digunakan, ruang lingkup serta
sistematika penulisan.
BAB II: LANDASAN TEORIPada bab ini berisi tentang uraian tentang
konsep dasar sistem dan peralatan pendukung sistem (tools
system).
BAB III: ANALISA SISTEM BERJALANPada bab ini membahas tentang
uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu sejarah singkat perusahaan,
struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram
alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi bentuk
dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, spesifikasi
file, spesifikasi program, dan struktur kode, spesifikasi sistem
komputer secara umum, perangkat lunak perangkat keras, konfigurasi
sistem komputer, permasalan pokok, dan alternatif pemecahan
masalah.
BAB IV: PENUTUPPada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang
telah dibahas dari bab I sampai dengan bab III serta berisikan
saran yang bersifat membangun untuk kepentingan perusahaan itu
sendiri maupun untuk kepentingan umum.
BAB IILANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar SistemA. Pengertian SistemSistem adalah
sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi atau menjadi satu dalam
konsep yang sama dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan
(Jogiyanto.HM, 1999). Pendekatan system yang menekankan pada
komponen atau elemen akan lebih mudah menganalisis dan merencanakan
suatu system sebab untuk merancang suatu system dibutuhkan
pengertian dan pemahaman mengenai elemen-elemen atau subsistem dari
system tersebut.
B. Karakteristik SistemSuatu system mempunyai karakteristik atau
sifat tertentu yaitu : Komponen systemSuatu system terdiri dari
jumlah elemen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk
suatu kesatuan. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari system
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
system secara keseluruhan. Batas systemBatas system atau boundary
merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan system
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas system ini
menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut. Lingkungan luar
systemLingkungan luar (environment) dari suatu system adalah apapun
diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi
system.Lingkungan luar system dapat bersifat menguntungkan dan
dapat juga merugikan system tersebut.Lingkungan luar yang
menguntungkan merupakan energy dari system, sedangkan lingkungan
luar yangmerugikan, harus ditahan dan dikendalikan. Penghubung
systemPenghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya.Sumber daya yang ada mengalir
dari satu subsistem ke subsistem lainnya melalui penghubung ini.
Dengan penghubung, suatu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lain membentuk suatu kesatuan. Masukan systemMasukan
system (input) adalah energy yang dimasukkan kedalam system. Input
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan
sinyal (signal input). Maintenance input adalah energy yang
dimasukkan supaya system tersebut dapat beroperasi, sedangkan
signal input adalah energy yang diproses untuk mendapatkan
keluaran. Keluaran systemKeluaran system (output) adalah hasil dari
energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan. Sebagai contoh, dalam system computer,
panas yang dhasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil sisa pembuangan. Sedangkan informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan. Pengolah systemSuatu system dapat
mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi
keluaran. Sasaran systemSuatu system pasti mempunyai tujuan atau
sasaran. Sasaran dari system sangat menentukan masukan yang
dibutuhkan oleh system dan keluaran yang akan dihasilkan oleh
system tersebut. Suatu system dapat dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
C. Konsep Dasar Sistem InformasiInformasi yang sistematis sangat
diperlukan untuk mengelola perusahaan.Informasi yang benar
diperlukan oleh setiap manajer. Informasi tersebut dapat diperoleh
dari adanya suatu system informasi terpadu dan terkordinasi (Gordon
B. Davis, 1991), dalam bukunya system informasi manajemen
menguraikan bahwa system informasi sebagai suatu system yang jelas
dan singkat sebagai berikut :Sistem informasi menerima suatu
masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan
instruksi dan mengeluarkan hasilnya.Sedangkan menurut (Jogiyanto.
HM. 1999) system informasi adalah suatu system didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
mendukung operasi,bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dalam
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang digunakan.
Ada beberapa masalah yang dapat diatasi dengan pemakaian system
informasi yang baik yaitu:1. Penyajian informasi yang cermat dan
dapat dipercaya tingkat keandalannya.2. Pengkomunikasian dan
pegolahan data dengan metode dan teknik yang lebih efisien3.
Penyajian informasi pada waktu yang telah ditentukan, agar lebih
bermanfaat bagi manajemen.4. Pengolahan data dan penyajian
informasi dengan alokasi data yang lebih rendah dari pada dampak
yang ditimbulkan.5. Kordinasi antara manusia dengan mesin selama
dalam pengolahan data.D. Sistem Basis DataBasis data atau database
merupakan pegelompokkan terpadu dari sejumlah file data yang saling
berkaitan. System basis data merupakan system yang terdiri atas
kumpulan file (table) yang saling berhubungan dan sekumpulan
program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program
lain untuk mengakses dan memanipulasi file (table tersebut). DBMS
(Data Base Management System) adalah perangkat lunak yang digunakan
untuk menangani basis data.
E. Perancangan systemPerancangan system merupakan penerapan
bermacam-macam teknik dan prinsip dengan tujuan mendefinisikan
peralatan, proses atau system secara rinci sehingga mudah dalam
penerapannya. Secara jelas dapat didefinisikan sebagai berikut:1.
Pendefinisian dari kebutuhan fungsional2. Persiapan untuk rancang
bangun implementasi3. Menggambarkan bagaimana suatu system
dibentuk4. Perancangan system dapat berupa penggambaran
perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi5. Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak
dan perangkat keras dari suatu system
Tujuan dari perancangan system adalah : Untuk memenuhi kebutuhan
pada pemakai system Untuk memberikan gambaran yang jelas dan
rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli tehnik
lainnya yang terlibat.
F. Sistem yang berkembang saat iniUntuk memenuhi kebutuhan
operasional data seperti yang teah dijelaskan diatas, maka perlu
ditentukan perangkat lunak pengolahan basis data. Data yang ada
didalam sebuah basis data diatur oleh perangkat lunak pengelola
basis data. Perangkat lunak tersebut adalah database management
sistem (DBMS). Perangkat lunak yang termasuk dalam kategori DBMS
dan berkembang saat ini misalnya Ms. Access, Oracle, Interbase,
MySQL, Sybase dan lain sebagainya.
2.2. Peralatan Pendukung (Tool System)Peralatan pendukung adalah
alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari
suatu sistem yang menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang,
diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan
fungsinya.Dalam penulisan makalah Analisa Perancangan Sistem
Informasi ini, peralatan pendukung yang digunakan oleh penulis
antara lain Diagram Alir Data (DAD) dan Kamus Data.2.2.1 Diagram
Alir Data (DAD) Merupakan suatu jaringan yang menggambarkan suatu
sistem komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam
susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan dengan
aturan mainnya.Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Data
(DAD) yaitu sebagai berikut :1. Simbol Data Flow DiagramSimbol data
flow diagram mempunyai beberapa simbol atau lambang yang lazim
digunakan dalam membuat data flow diagram yang terdiri dari empat
buah simbol, yaitu :a. Kesatuan luar (Eksternal Entity)Merupakan
kesatuan (Entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang atau
organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya
yang akan memberikan input (masukan) atau output (keluaran) dari
sistem. Kesatuan luar di diagram alir data diberi simbol busur
sangkar.b. Proses (process)Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh
orang, mesin atau komputerdari hasil suatu arus data yang masuk
kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses.c. Arus data (Data Flow)Menunjukkan arus data yang dapat
berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.d.
Simpanan Data (Data Store)Menggambarkan data yang sudah disimpan
atau diarsipkan
2. Tahapan Data Flow DiagramLangkah langkah di dalam membuat
data flow diagram dibagi menjadi tiga langkah tahapan, yaitu
sebagai berikut :a. Diagram KonteksDiagram konteks dibuat untuk
menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau
dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara
umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.b. Diagram
NolUntuk menggambarkan tahapan proses yang ada dalam diagram
konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.c. Diagram
Rinci (detail)Untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada di diagram nol.
3. Aturan main Data Flow DiagramDalam menggambarkan data flow
diagram ada beberapa aturan main yang harus diperhatikan yaitu
sebagai berikut :a. Didalam data flow diagram tidak boleh
menghubungkan external entity dengan external entity lainnya secara
langsung.b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan
data store dengan store lainnya secara langsung.c. Didalam data
flow diagram tidak boleh menghubungkan data store dengan external
entity lainnya secara langsung.d. Setiap proses harus ada data flow
yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
2.2.2 Kamus Data (Data Dictionary)Kamus data adalah katalog
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi.Dengan menggunakan kamus data, analisa sistem dapat
menginformasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat pada tahap analisa sistem dan digunakan baik pada
tahap analisa maupun pada tahap perancangan sistem, maka kamus data
harus dapat mencerminkan keterangan jalas tentang data yang
dicatatnya, maka kamus data harus membuat hal-hal sebagai berikut
:1. Nama Arus Data DiagramKarena kamus data dibuat berdasarkan
Diagram Alir Data (DAD), maka nama dari arus data dicatat dikamus
data agar lebih mudah pencariannya.2. Alias atau Nama LainAlias
atau nama lain dari dari data dituliskan bila nama lain ada. Alias
dapat ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.3. Bentuk
dataBentuk data harus dicatat karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan kamus data kedalam penggunaan suatu perencanaan
sistem.4. Struktur DataMenunjukkan arus data yang dicatat pada
kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5.
Arus DataArus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana
data akan menuju, supaya memudahkan mencari arus data di dalam
Diagram Alir Data.
6. VolumeVolume yang harus dicatat di kamus data adalah tentang
volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.7.
PeriodeMenunjukkan kapan terjadinya arus data ini, perlu dicatat di
kamus data harus dimasukkan data karena dapat mengidentifikasikan
kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses
program harus dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.8.
PenjelasanUntuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data
yang dicatat dalam kamus data, maka bagian penjelasan harus diisi
dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu
bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang
digunakan, yaitu disebut NOTASI. Dimana notasi kamus data lebih
mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi. Notasi dibagi
menjadi dua macam yaitu :A. Notasi Tipe DataNotasi ini digunakan
untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu
data.NotasiKeterangan
XSetiap Karakter
9Angka Numerik
AKarakter Alphabet
ZAngka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.Titik, sebagai pemisah pecahan
,Koma, sebagai pemisah pecahan
~Hypen, sebagai tanda penghubung
Tabel II.1 Notasi Tipe DataB. Notasi Struktur DataNotasi ini
digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
NotasiKeterangan
=Terdiri dari
+And (dan)
()Pilihan (Ya atau Tidak)
{}Literasi / Pengulangan Proses
Ipemisah pilihan di dalam tanda [ ]
[ ]Pilih salah satu pilihan
*Keterangan atau catatan
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
2.2.3 Struktur KodeDigunakan untuk mengklasifikasikan data yang
dimasukan kedalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam
informasi.Kode dapat berbentuk dari kumpulan angka, huruf atau
simbol lainnya.Ada beberapa macam tipe kode antara lain Kode
Mnemonik (Mnemonik Code), Kode Urut (Sequential Code), Kode Blok
(Block Code), Kode Grup (Group Code), Kode Batang (Bar Code) atau
Kode Desimal (Decimal Code).
Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal
antara lain :
a. Harus Mudah DiingatSupaya kode mudah diingat maka dapat
dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang
diwakili dengan kodenya.b. Harus UnikKode harus unik untuk
masing-masing item yang di wakilinya. Unik tidak ada yang sama.c.
Harus FleksibelKode harus fleksibel sehingga memungkinkan
perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili
oleh kode.d. Harus EfisienKode harus sependek mungkin, selain mudah
diingat juga akan efisien bila direkam diluar komputer.e. Harus
KonsistenBila memungkinkan, kode harus konsisten dengan kode yang
telah dipergunakan.f. Harus DistandarisasiKode harus distandarisasi
untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.g. Spasi
DihindariSpasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat
menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.h. Hindari karekter
yang miripSebaiknya tidak digunakan karena dapat membingungkan.i.
Kode Harus SamaMasing-masing kode yang sejenis harus mempunyai
panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe dari kode yang digunakan antara lain :1.
Kode Mnemonik (Mnemonik Code)Kode Mnemonik digunakan untuk tujuan
supaya mudah diingat.Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan
atau mengambil karakter dari item yang diwakili.Contohnya:Kode P
diberikan untuk mewakili Pria.Kode W diberikan untuk mewakili
Wanita.2. Kode Urut (Sequential Code)Kode urut disebut juga dengan
kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara
satu kode dengan kode yang lainnya.Contohnya:a. Sangat Sederhanab.
Kode dapat pendek tapi unikc. Mudah dicari bila kodenya sudah
diketahuiKelemahannya:Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada
akhir urutan dan tidak dapat disimpan serta tidak fleksibel bila
terjadi perubahan pada kode.Contohnya:001Kas002Piutang Dagang
3. Kode Blok (Block Code)Kode Blok mengklasifikasikan item ke
dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi
tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.Contohnya:Rekening buku besar dapat diberikan kode
dengan mengklasifikasikan ke dalam kelompok rekening utama sebagai
berikut:1000-1999Aktiva Lancar2000-2999Aktiva Tetap3000-3999 Hutang
Lancar4. Kode Grup (Group Code)Kode Grup merupakan kode yang
berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti.5.
Kode Desimal (Decimal Code)Kode Desimal mengklasifikasikan kode
atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0-9 atau dari
00-99, tergantung dari banyaknya kelompok.Contohnya:00. Aktiva
Lancar 00100Kas00200Piutang Dagang01 Aktiva
Tetap01100Tanah01200Bangunan Kantor
BAB IIIANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 UmumDengan semakin berkembangnya computer dalam menangani
berbagai masalah kehidupan, perlu kiranya ditinjau manfaat apa yang
didapat dari penggunaan computer dibandingkan dengan investasi yang
kita lakukan dalam pengadaan computer tersebut.Demikian penting dan
besarnya peranan computer dalam kegiatan manusia, oleh karenanya
meskipun PT SHAHIB SEJATI dalam proses absensi masih secara manual,
akan tetapi dalam proses penginputan gaji sudah menggunakan system
terkomputerisasi guna memperlancar, memperakurat dan mempercepat
proses pelaksanaan tersebut yang terjadi dilingkungan PT SHAHIB
SEJATI, selain efisiensi pada tenaga, juga efisiensi pada
waktu.
3.2 Tinjauan PerusahaanSistem penggajian di PT SHAHIB SEJATI
terbagi atas beberapa jabatan, salah satunya jabatan sebagai
Teknisi. Penggajian pada jabatan ini sangat penting karena selain
berpengaruh terhadap daya saing perusahaan lain untuk mendapatkan
tenaga ahli atau teknisi yang berpengalaman, berkualitas dan
berkompeten juga dapat menentukan baik atau buruknya sistem
penggajian dengan melihat dari segi kecepatan, ketelitian dan
kecocokankarena banyaknya masukan sub atau berbagai macam ketentuan
sesuai dengan keahliannya masing masing yang tentunya sangat
bervariasi.
3.2.1 Sejarah PerusahaanPT SHAHIB SEJATI atau disebut SHAS
merupakan sebuah perusahaan Swasta di Indonesia yangmenyediakan
Jasa Konsultan dan Jasa Inspeksi Tehnik Indonesia yang
mengkhususkan diri dalam Pengujian Tidak Merusak atau NDT (Non
Destructive Testing) yang berdomisili di Jl. Timbul / Jl. H.
Abdullah No.2 RT.008 RW 07 Pondok Kelapa, Duren Sawit, Jakarta
Timur 13450. PT SHAHIB SEJATI didirikan pada tahun 1996 yang telah
tercantum dalam akta pendirian tanggal 3 April 1996 No: 13 oleh
Notaris Ny. Arie Soetardjo, S.H. dan telah melakukan pekerjaan
berbagai proyek di Indonesia.
3.2.2 Struktur Organisasi dan FungsiStruktur organisasi dalam
suatu perusahaan merupakan hal yang mutlak dan menjadi gambaran
kesuksesan sebuah perusahaan.Dengan adanya struktur organisasi,
bisa terlihat pembagian tugas yang jelas. Berikut struktur
organisasi PT SHAHIB SEJATI :
Gambar III.2.1Tanggung Jawab & Deskripsi Pekerjaan:Tanggung
jawab, deskripsi pekerjaan serta hubungan antar personil yang
mengatur, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang berhubungan
dengan mutu service SHAS akan didefinisikan dibawah ini, terutama
untuk personil yang mempunyai wewenang untuk: Mengambil tindakan
untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian yang berhubungan dengan
produk, proses dan sistem mutu; Memberikan rekomendasi atau solusi
masalah melalui sarana yang telah ditetapkan; Memverifikasi hasil
implementasi solusi; Mengendalikan proses lebih lanjut, sampai
penyimpanan atau kondisi yang tidak memuaskan dapat diatasi.
Tanggung jawab individu-individu adalah sebagai berikut:
DIREKTURTanggung jawab: Pengarahan & Pengendalian
PerusahaanDeskripsi Pekerjaan:a. Menetapkan Kebijakan Bisnis dan
mengarahkan laju perusahaan agar sesuai dengan Kebijakan Bisnis
yang telah ditetapkan.b. Memegang kekuasaan tertinggi SHAS sehingga
segala keputusan strategis Perusahaan ditentukan olehnya.c.
Menandatangani kontrak bisnis dengan Pihak Luar. Akan tetapi jika
berhalangan, Direktur bisa mendelegasikan kepada Stafnya melalui
Surat Kuasa Direksi.d. Pengambil Keputusan ataupun Ketetapan dalam
tujuan jangka panjang maupun jangka pendek Perusahaan.
WAKIL MANAJEMENTanggung jawab:a. Memastikankan proses-proses
yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu dibentuk, dijalankan
dan dijaga keefektifannya.b. Melaporkan kepada Direksi tentang
performa Sistem Manajemen Mutu dan memberi masukan tentang
perbaikan.c. Memastikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan
terbentuk didalam semua Departemen di SHAS.Deskripsi Pekerjaan:a.
Memimpin jalannya Manajemen Review.b. Melaporkan kepada Direksi
tentang hasil rangkuman Audit Internal SHAS serta memberi masukan
tentang perbaikan Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya.c. Mewakili
Manajemen SHAS dalam koordinasi Sistem Manajemen Mutu baik dengan
pihak luar maupun pihak internal SHAS.MANAJER HRD DAN
PERSONALIATanggung jawab:a. Sebagai kepala personalia dan pengatur
kepegawaian berdasarkan peraturan perusahaan.b. Pengadaan dan
pengembangan SDM yang tidak berhubungan dengan inspeksi teknis.c.
Sebagai kepala urusan rumah tangga.Deskripsi Pekerjaan:a.
Menjalankan tata cara kepegawaian sesuai ketetapan perusahaan dalam
hal perekrutan (selain teknisi freelance), pengangkatan,
pemberhentian dan penggajian karyawan (menentukan besar upah).b.
Memfasilitasi hak karyawan sesuai ketetapan perusahaan baik dalam
hal upah dan fasilitas kesehatan.c. Mengelola dan mengontrol
aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan (pendataan seluruh
karyawan baik karyawan tetap maupun kontrak) dan absensi
karyawan.d. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM
dalam kegiatan perusahaan untuk memastikan sesuai dengan strategi,
kebijakan, sistem dan rencana kerja yang sudah disusun.e. Melakukan
evaluasi terhadap karyawan dan mengupayakan pengembangan kemampuan
karyawan yang tidak berhubungan dengan inspeksi teknis.f.
Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan
yang diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c),
(d) dan (e).
MANAJER KEUANGAN DAN ADMINISTRASITanggung jawab:a. Pencatatan
dan pendokumentasian keuangan dan accounting dari perusahaan.b.
Pengaturan budgeting perusahaan untuk kegiatan perusahaanc.
Pengawasan terhadap penggunaan dana / budget di Head office (HO)
atau di project.d. Pencatatan dan inventarisir asset perusahaan.e.
Kepala gudang di kantor pusat.Deskripsi Pekerjaan:a. Mengkoordinir
pencatatan dan pendokumentasian dari cash flow perusahaan.b.
Mengkoordinir pembuatan laporan keuangan setiap bulannya sebagai
masukan ke direksi.c. Mengkoordinir pembuatan laporan pajak.d.
Mengkoordinir segala bentuk penagihan maupun pembayaran kepada
pihak luar ataupun ke dalam, termasuk penggajian.e. Mengkoordinir
pencatatan serta penyimpanan inventaris dan asset perusahaan.f.
Mengkoordinir analisa keuangan perusahaan.g. Mengkoordinir
pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang diputuskan
oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c), (d), (e) dan
(f).
MANAJER OPERASI & PEMASARANTanggung jawab:a. Perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan proyek NDT yang sedang berjalan dan
baru.b. Perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan proyek sertifikasi
lama dan baru.c. Pemasaran jasa NDT dan Sertifikasi.d. Pengadaan
dan peng-identifikasian kebutuhan pengembangan sumberdaya manusia
yang berhubungan dengan inspeksi teknis.e. Perencanaan dan
pelaksanaan fungsi HSE (Health, Safety and Environment) di lingkup
kantor pusat dan di lokasi proyek.Deskripsi Pekerjaan:a.
Mengkoordinir pemasaran jasa NDT dan Sertifikasi.b. Mengkoordinir
proses penawaran sampai terjadinya penandatanganan kontrak.c.
Mengkoordinir mobilisasi dan pengawasan proyek NDT maupun
Sertifikasi.d. Melakukan komunikasi dengan pelanggan mengenai jasa
yang dihasilkan.e. Merekrut sumber daya manusia yang akan digunakan
sebagai teknisi inspeksi teknis.f. Meng-identifikasi kebutuhan akan
pelatihan yang berkaitan dengan HSE (Health, Safety and
Environment) dilingkungan SHAS.g. Mengkoordinir sosialisasi
kebijakan perusahaan tentang HSE dan mendokumentasikan implementasi
HSE di lingkungan SHAS.h. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan
pencegahan ataupun perbaikan yang diputuskan oleh Manajemen Review
terhadap poin (a), (b), (c) , (d), (e), (f) dan (g).
MANAJER QA/QCTanggung jawab:a. Memastikan sumber daya manusia
maupun peralatan teknis sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan
pelanggan.b. Mengendalikan dokumen dan rekaman mutu.c. Membuat
Project Quality Plan (PQP) yang mengakomodasi persyaratan teknis
dari pelanggand. Mengatur pengadaan produk/jasa dari luar yang
telah dipersyaratkan oleh PT. Shahib SejatiDeskripsi Pekerjaan:a.
Mengkoordinir pelatihan yang berkaitan dengan inspeksi teknis,
pelatihan Sistem Manajemen Mutu dan pelatihan yang berkaitan dengan
HSE (Health, Safety and Environment).b. Mengkoordinir proses
pengadaan produk / jasa yang telah dipersyaratkan sehingga
produk/jasa tersebut sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh PT.
Shahib Sejatic. Mengkoordinir pengkalibrasian alat-alat yang
dibutuhkan untuk Inspeksi Teknis.d. Mengkoordinir pengendalian
dokumen dan rekaman mutu SHAS.e. Mengkoordinir pembuatanProject
Quality Plan yang mengakomodasi persyaratan teknis dari
pelanggan.f. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun
perbaikan yang diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a),
(b), (c), (d) dan (e).
Tugas dan wewenang tiap individu / personil yang berada dibawah
para Manajer akan ditentukan oleh Manajer Departemen
masing-masing.
3.3Prosedur Sistem BerjalanSesuai dengan metode wawancara dan
observasi langsung yang dilakukan penulis mengenai proses
penggajian Teknisi dan sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan
makalah Analisa Perancangan Sistem Informasi, maka penulis akan
menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang berkaitan
dengan sistem penggajian Teknisi yang secara umum meliputi proses
proses sebagai berikut:a. Proses Absensi KaryawanKaryawan yang
berada didalam area kantor, setiap jam masuk dan pulang kerja
diwajibkan mengisi form absen yang telah disediakan secara rutin
yang akan dikelola oleh Personalia. Karyawan yang akan ditugaskan
dilapangan tidak perlu mengisi form absen dikarenakan telah ada
instruksi berupa SPDL (Surat Perintah Dinas Luar) dan lembar kerja
karyawan yang akan dikelola oleh Staff Operasional untuk pengacu
penginputan absen.
b. Proses rekapitulasi dan pemeriksaan absenBerdasarkan
ketentuan dari Personalia dan Staff Operasional, data absen, spdl
maupun lembar kerja akan diperiksa dan direkap seminggu sekali
untuk mencegah terjadinya kerangkapan atau kekurangan data.Data
diinput keprogram excel agar lebih mudah diperiksa dan di
rekapitulasi dengan fitur-fitur yang ada pada program tersebut.
c. Proses penginputan gajiSetelah diperiksanya hasil rekap
absensi, rekap uang makan, rekap lemburan dan rekap kasbon, lalu
Personalia melakukan penginputan hingga selesai kemudian mencetak
slip dan menyerahkan ke Manajer Operasional serta Direktur untuk
disetujui.
d. Pembayaran Gaji KaryawanSelesainya proses penyetujuan
tersebut, Personalia memberikan seluruh slip asli ke Bagian
Keuangan untuk pencairan dana pembayaran gajikaryawan. Tahap
terakhir menggandakan slip gaji dan memberikan kepadanya
karyawan.
3.4 DIAGRAM ALIR DATA (DAD)
Gambar III.2.2
Gambar III.2.3
3.5Kamus DataKamus data atau dictionary adalah catalog tentang
data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi.Kamus data dibuat pada tahap analisa dan perancangan
sistem, kamus data sebagai alat komunikasi anatara sistem analis
dengan pemakai. Kamus data terdiri dari:
a. Kamus data dokumen masukan Form AbsenNama arus data: Form
absenAlias: -Bentuk data: tabel printoutArus data: proses 1.0
karyawan Proses 1.0 - staff operasional Proses 1.0 HRDPenjelasan:
sebagai bukti kehadiranPeriode : setiap karyawan masuk kerjaVolume:
38 per hari Struktur data: header + isiHeader: no+ namaIsi: tanggal
+ jam masuk + jam keluar + lokasi +parafKeterangan: no* nomer
karyawan nama*nama karyawan tanggal* tanggal + bulan + tahun jam
masuk* jam + menit jam keluar* jam + menit lokasi* kantor I proyek
paraf* tandatangan singkat
b. Kamus data dokumen keluaran
Slip GajiNama arus data: Slip GajiAlias: -Bentuk data:
printoutArus data: proses 4.0 Manajer Keuangan proses 4.0 -
KaryawanPenjelasan: sebagai bukti pembayaran gajiPeriode : setiap
karyawan menerima gajiVolume: 1 kali 1 bulanStruktur data: header +
isiHeader: no urut + nama + jab + stat + npwp + bulan + tahun Isi:
tabel lokasi kerja + gaji pokok +biaya jab + Tunj Masa Kerja +tunj
makan + trans kantor + makan kantor + proyek + lainnya + jumlah
pendapatan + pajak pendapatan + pendapatan bersih + potongan +
diterima. Keterangan: lainnya*uang makan proyekpotongan *
pengembalian pinjaman + pengembalian kasbon + uang diterima dimuka
+ koreksi bulan lalu + jumlah potongan.
3.6 Spesifikasi Sistem BerjalanSpesifikasi sistem berjalan yang
digunakan pada PT SHAS membutuhkan data atau input sebagai bahan
untuk diproses , sehingga akan menghasilkan bentuk output atau
keluaran. Adapun spesifikasi sistem yang digunakan adalah sebagai
berikut:3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen MasukanBentuk dokumen pada
sistem ini adalah segala bentuk input atau pemasukan yang
diperlukan didalam pemrosesan. Adapun bentuk dokumen masukan adalah
sebagai berikut:a. Nama Dokumen: Form absenFungsi: Bukti
kehadiranSumber: HRDTujuan: KaryawanFrekuensi: Setiap karyawan
masuk dan pulang kerjaMedia: KertasJumlah: Satu LembarBentuk:
lampiran 1
b. Nama dokumen: Timesheet / SPDL (Surat perintah dinas
luar)Fungsi: mengecek kesesuaian lokasi kerjaSumber: Manajer
OperasionalTujuan: Staff yang bertugasFrekuensi: Setiap staff
bertugas diluar kantorMedia: KertasJumlah: 2 rangkapBentuk:
lampiran 23.6.2Spesifikasi Bentuk Dokumen KeluaranBentuk dokumen
didalam sistem berjalan ini adalah segala bentuk dokumen keluaran
yang dihasilkan dari proses pengolahan data dokumen masukan.
Dokumen keluarannya adalah sebagai berikut:a. Nama dokumen: Slip
GajiFungsi: memberikan rincian gaji yang diterimaSumber: HRDTujuan:
KaryawanFrekuensi: Setiap bulanMedia: KertasJumlah: 2
rangkapBentuk: lampiran 3
3.6.3 Spesifikasi fileTabel Absensi KaryawanNama FieldTipe
dataSize
Nomer Number2
Nama karyawanText50
PosisiText10
PeriodeText40
TABEL III.6.1 Absensi Karyawan
Tabel Potongan potonganNama FieldTipe dataSize
No KaryawanNumber2
NamaText30
Sisa pinj bulan laluCurrency
Cicilan bulan iniCurrency
Pelunasan kasbonCurrency
Uang diterima dimukaCurrency
Pengembalian kelebihan pot pph 21Currency
Koreksi bulan laluCurrency
Pengembalian kelebihan potonganCurrency
TABEL III.6.2 Potongan Gaji
Tabel Rekapitulasi gajiNama FieldTipe dataSize
No karyawanNumber2
NamaText30
Status nikahText6
NPWPText5
Rekening bankText25
PendapatanCurrency
Pengembalian pinjamanCurrency
Pengembalian kasbonCurrency
Uang diterima dimukaCurrency
Pajak terhutangCurrency
DiterimakanCurrency
Tabel III.6.3 Rekapitulasi gaji
3.6.4 Spesifikasi struktur kodePada perusahaan PT SHAS, ada
beberapa kode atau istilah yang digunakan, diantaranya adalah
sebagai berikut:a. Struktur kode yang menjelaskan area
penugasanNama istilahStruktur KodeKeterangan
D/Lx/xDarat / Laut
Tabel III.6.4 Area penugasanb. Struktur kode yang menjelaskan
status pernikahanNama istilahStruktur KodeKeterangan
K/3x/9Kawin/3 anak
Tabel III.6.5 Status pernikahanc. Struktur kode yang menjelaskan
kualifikasi teknisiNama istilahStruktur KodeKeterangan
AR/RI/MT/PT Level II/RI PCNxx/xx/xx/xxxxx99/xxxxxMetoda
pengujian sesuai lisensi
Tabel III.6.6 Kualifikasi teknisi3.6.5 Spesifikasi ProgramPada
sistem penggajian perusahaan SHAS program yang digunakan adalah
microsoft excel 2007 dengan operating system windows 7.Untuk
menjalankan program ini hardware yang digunakan adalah 1 unit
komputer yang terdiri dari: 1 unit monitor sebagai penampil output
1 unit CPU sebagai pusat pengoprasian komputer 1 unit keyboard
sebagai alat input 1 unit mouse sebagai alat input 1 unit printer
sebagai alat pencetak output
3.7 PermasalahanSeiring dengan perkembangan sistem database ,
program ms. Excel yang digunakan pada PT.SHAS pastinya memiliki
beberapa kekurangan yang dapat menimbulkan permasalahan atau juga
pada proses absensi manual yang dilakukan untuk karyawan sangat
mungkin terjadi masalah.
Masalah yang terjadi pada sistem penggajian yang digunakan dalam
PT. SHAS adalah sebagai berikut: Absensi karyawan secara manual
membuka peluang adanya manipulasi data. Tidak adanya nomer ID
karyawan (hanya menggunakan nomer urut) membuat bagian HRD mungkin
melakukan duplikasi data (double input) pada data karyawan. Sistem
penyimpanan data pada komputer dalam program MS. Excel sangat
mungkin terinfeksi virus.
3.8 Pemecahan Masalah Dari beberapa masalah yang ditemukan pada
point sebelumnya hendaknya ada tindakan preventif yang dilakukan
agar masalah yang terjadi dapat ditanggulangi dengan baik dan tidak
mengganggu proses pengolahan data yang diperlukan . Diantaranya
adalah: Memperbaiki sistem absensi karyawan yang sebelumnya hanya
menggunakan form dan ditulis manual menjadi lebih baik lagi.
Misalnya jika perusahaan tetap mau menggunakan sistem pencatatan
manual, gunakan mesin amano dan kartu absen sebagai pencatat waktu
masuk dan keluar kantor .Atau jika perusahaan mau menggunakan
sistem yang lebih baik dibuat ID card Swipe yang digunakan untuk
absen dengan melakukan swipe ID card pada mesin absensi.Atau
menggunakan finger print sehingga absen hanya dapat dilakukan oleh
staff / karyawan yang bersangkutan. Membuat nomer ID karyawan yang
didasarkan pada beberapa aspek yang mungkin dipilih. Misalnya Tahun
bergabung di perusahaan , atau grade karyawan atau bisa juga
menggunakan pembeda antara staff office dengan staff operasional
(teknisi). Membuat / menggunakan sistem database yang lebih baik
seperti oracle atau proint sebagai sistem absensi dan pengolahan
gaji agar data yang disimpan dan akan digunakan lebih rapih dan
teratur (kemungkinan data terduplikasi kecil). Dan melakukan backup
data pada sistem database agar jika terjadi permasalahan data utama
masih ada data back up yang dapat digunakan .
BAB IVPENUTUP4.1Kesimpulan Dari hasil analisa sistem penggajian
yang akami lakukan di PT.SHAS dapat kami simpulkan beberapa point
dibawah ini.1. Sistem absensi karyawan yang dilakukan secara manual
dapat membuka peluang terjadinya kesalahan input data dan membuat
proses rekaputulasi absen menjadi lebih lama karena data absensi
harus di input ulang kembali .2. Sistem penyimpanan data karyawan
membutuhkan memory yang cukup besar karena banyak sheet yang
digunakan dalam 1 file excel dan belum dilengkapi dengan file
backup.3. Update data karyawan dapat dilakukan kapan saja karena
penggunaan program excel tergolong mudah dan dapat di oprasikan
oleh siapa saja.4. Sistem pembayaran gaji yang melalui transfer
bank memperkecil adanya resiko bahaya dalam pencairan uang jumlah
besar .
4.2 Saran Dari beberapa kesimpulan yang kami jelaskan , ada
beberapa saran yang bisa kami sampaikan untuk perbaikan sistem
penggajian di PT.SHAS 1. Sebaiknya perusahaan menggunakan program
absensi yang terkomputerisasi agar mengurangi proses input data
absen , dan mengurangi tingkat kesalahan dan manipulasi data .2.
Dibuat 1 file dalam tempat penyimpanan external agar jika terjadi
kerusakan data atau memory pada PC yang digunakan data backup dapat
digunakan selayaknya data asli.3. Dibuat barcode atau ID karyawan
agar personalia atau HRD dapat dengan mudah membedakan dan
mengidentifikasi masing-masng data karyawan.Demikian kesimpulan dan
saran yang dapat kami sampaikan pada makalah ini. Pada hakikatnya
makalah yang kami buat masih jauh dari kesempurnaan , maka kritik
dan saran membangun kami perlukan demi perbaikan makalah ini.
Daftar Pustaka
BSI (2014).Modul analisa perancangan sistem informasi
,JakartaSejati,Shahib (2013), brosur profil perusahaan PT . Shahib
Sejati .Jakarta.Jogiyanto, H.M, Analisis dan Desain Sistem
Informasi, Andi Offset,Yogyakarta, 1999.
Davis, G.B., Sistem Informasi Manajemen,PT. Pustaka Binaman
Pressindo, 1993.
23
HRD
KARYAWAN
STAFF OPRASIONAL
DIREKTUR
MAN. KEUANGAN
MAN. OPRASIONAL
ANALISA SISTEM PENGGAJIAN
DIAGRAM KONKTEKS
MAN. OPRASIONAL
STAFF OPRASIONAL
KARYAWAN
1.0PROSES ABSENSI
DATA ABSEN
FORM ABSEN
SPDL
SPDL
D1. REKAP ABSEN
D2.REKAP SPDL
2.0PROSES PENGHITUNGAN ABSEN
MAN. KEUANGAN
FILE REKAP ABSEN , KUALIFIKASI , UANG MAKAN
D3.REKAP UANG MAKAN
D4.REKAP KUALIFIKASI
3.0PROSES PENGINPUTAN GAJI
HRD
DIREKTUR
REKAP ABSEN STAFF NON TEKNISI
D7.DATA GAJI
PEMERIKSAAN ULANG
4.0 PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN
PEMERIKSAAN DATA
PENGESAHAN
PENCAIRAN DANA
SLIP GAJI
DIAGRAM NOL
KASBON
D5.REKAP KASBON
D6.REKAP LEMBUR
QA/QC Manager
Direktur
Operational & Marketing Manager
Finance & Accounting Manager
HRD Manager
Teknisi NDT
QA/QC Engineer
Koordinator Lapangan
Purchasing Officer
Store Keeper
Account Officer
Tax Officer
Wakil Manajemen