perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user i APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan Oleh : ANINTYA OKTARINA PUTRI D1809007 PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012
89
Embed
APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI …/Aplikasi...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user i APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU
DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya
(A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
ANINTYA OKTARINA PUTRI
D1809007
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
ABSTRAK
Anintya Oktarina Putri, D1809007, 2012. Aplikasi SIMPUST Dalam Pengolahan Skripsi Dan Buku Di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi SIMPUST, cara pengolahan buku dan skripsi, serta kelebihan dan kekurangan pada pengolahannya.
Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta dengan empat metode yakni metode observasi, metode studi pustaka, metode dokumentasi, dan metode wawancara.
Hasil observasi menunjukkan SIMPUST memiliki layanan administrator, operator, dan pengguna (user). Cara pengolahan buku lebih rumit dibandingkan dengan pengolahan skripsi yang lebih efisien dikarenakan data semua mahasiswa sudah ada pada server sehingga kita hanya mencari data yang sudah tersedia. Aplikasi SIMPUST memiliki kelebihan dan kekurangan pada saat memasukkan data buku dan skripsi.
Adapun saran yang penulis sampaikan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu: 1) Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi menunjang sistem otomasi. 2) Barcode rusak/ kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat layanan peminjaman lebih efisien. 3) Kegiatan pergeseran buku (shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga memudahkan pengunjung dalam pencarian buku. 4) Membuat pengisian metadata aplikasi SIMPUST yang lebih efisien. 5) Suasana kekeluargaan yang sudah berjalan baik selama ini baik antara pimpinan dengan karyawan maupun sesama karyawan dapat terus dibina agar tercipta suasana kerja yang kondusif yang berujung pada kemajuan perpustakaan. Kata kunci : Aplikasi SIMPUST, input bibliografi, layanan SIMPUST
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL……………………………………………………………. i
HALAMAN PERNYATAAN…………………………………………………... ii
HALAMAN PERNYATAAN………………………………………………….. iii
HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………. iv
HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………….. v
MOTTO…………………………………………………………………………. vi
PERSEMBAHAN………………………………………………………………. vii
ABSTRAK……………………………………………………………………… viii
KATA PENGANTAR………………………………………………………….. ix
DAFTAR ISI……………………………………………………………………. xii
DAFTAR BAGAN……………………………………………………………... xv
DAFTAR TABEL……………………………………………………………… xvi
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………. xvii
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………….. xix
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang………………………………………….. 1
1.2 Rumusan Masalah………………………………………. 2
1.3 Tujuan Penulisan………………………………………… 3
1.4 Metode Pengumpulan Data……………………………... 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka………………………………………… 6
2.1.1 Teknologi Informasi……………………………… 6
2.1.2 Aplikasi…………………………………………… 7
2.1.3 Perlengkapan Pendukung Aplikasi……………….. 7
2.1.4 Fitur Aplikasi Perpustakaan……………………… 8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiii
2.1.5 Aplikasi SIMPUST………………………………. 13
2.2 LANDASAN TEORI…………..……………………….. 14
2.2.1 Pengertian Perpustakaan…………………………. 14
2.2.2 Fungsi Perpustakaan……………………………… 14
2.2.3 Perpustakaan Perguruan Tinggi…………………… 15
2.2.4 Otomasi Perpustakaan…………………………….. 17
2.2.5 Komponen Otomasi Perpustakaan………………… 18
2.2.6 Software Perpustakaan……………………………. 19
BAB III. GAMBARAN UMUM INSTITUSI
3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta……………………………… 20
3.2.1 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi……………………. 22
3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta……………………………… 25
3.4 Personalia…………………………………………………. 27
3.5 Koleksi Perpustakaan……………………………………... 29
3.6 Pengguna Perpustakaan…………………………………… 32
3.7 Persyaratan Menjadi Anggota…………………………….. 33
3.8 Hak Anggota……………………………………………… 34
3.9 Gedung dan Fasilitas……………………………………… 34
3.10 Peraturan dan Tata Tertib…………………………………. 37
3.11 Sanksi-Sanksi……………………………………………… 39
3.12 Pelayanan Administrasi…………………………………… 39
3.13 Pelayanan Teknis…………………………………………. 39
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST……………………………… 45
4.1.1 Administrator………………………………………... 46
4.1.2 Operator……………………………………………… 47
4.1.3 Pengguna (User)……………………………………. 50
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiv
4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST
……………………………………………………………. 53
4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam
Metode ini dilakukan dengan cara melakukan proses tanya jawab
kepada karyawan di UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta sesuai dengan jabatan dan tugas dari
masing-masing karyawan tersebut untuk mendapatkan informasi
yang lebih jelas.
1.4.5 Metode Penggunaan Tes
Seperti sudah dijelaskan bahwa data yang diungkap dalam
penelitian dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu: fakta,
pendapat, dan kemampuan. Untuk mengukur ada atau tidaknya
serta besarnya kemampuan objek yang diteliti maka digunakan tes
(Arikunto, Suharsimi 2002: 198). Metode ini dilakukan dengan
cara melakukan proses pemasukan data bibliografi buku dan
skripsi ke dalam Aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1. Tinjauan Pustaka
2.1.1. Teknologi Informasi
Salah satu perkembangan perpustakaan sebagai akibat dari
berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi adalah
terkumpulnya berbagai media informasi dalam bentuk file atau
digital. Media informasi tersebut apabila tidak dikelola dengan baik
dan benar akan menyulitkan dalam proses temu kembali dan
pertukaran informasinya. Pengelolaan perpustakaan saat ini tidak
dapat dilepaskan dari perangkat teknologi informasi. Bahkan di era
seperti ini teknologi informasi menjadi tulang punggung dalam
pengelolaan perpustakaan. Dalam perpustakaan Teknologi Informasi
(TI) dapat diaplikasikan di berbagai kegiatannya seperti layanan
sirkulasi, pengolahan koleksi dan layanan informasi. Hal ini
dikarenakan mampu mempercepat kinerja sehingga dapat
meningkatkan layanan perpustakaan. Menurut Martin dalam Aditya,
(2010: 8) berpendapat bahwa,
“Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
2.1.2. Aplikasi
Menurut Komarudin dalam Prita Arifaga (2004: 33)
berpendapat bahwa aplikasi merupakan penerapan, suatu istilah yang
biasa dipergunakan dalam komputerisasi yang menunjukkan
penggunaan komputer based routines untuk tujuan tertentu.
Sedangkan definisi aplikasi perpustakaan adalah software
yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengoperasikan
kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan
untuk otomasi perpustakaan menggunakan model relational
database. Disebut dengan demikian karena dua pangkalan data
tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya,
pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku.
Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data.
Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data
buku dan data pemustaka. (Baruna, Desvan 2010: 1)
2.1.3. Perlengkapan Pendukung Aplikasi
Perlengkapan pendukung merupakan alat atau mesin dalam
proses aplikasi. Berikut contoh perlengkapan pendukung aplikasi:
2.1.3.1 Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengkopi file dalam bentuk kertas ke dalam bentuk file
teks, dokumen maupun gambar dan hasilnya akan
ditampilkan dalam layar monitor komputer dan kemudian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
dapat diubah sesuai dengan apa yang diinginkan sehingga
hasilnya jadi lebih baik
2.1.3.2 CD-ROM
Compact Disc/ CD merupakan perangkat penyimpanan
yang dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan
audio visual.
2.1.3.2 Sumber Daya Manusia (SDM)/ Brainware
Komponen-komponen aplikasi tidak dapat berjalan dengan
sempurna tanpa adanya sumber daya manusia yang
mengoperasikannya. (Aditya, 2010: 17-18)
2.1.4. Fitur Aplikasi Perpustakaan
Menurut Baruna, Desvan (2010: 4-6) menjelaskan fitur-fitur
yang terdapat dalam aplikasi perpustakaan “MySipisis” sebagai
berikut :
2.1.4.1 Katalog
Program sistem informasi perpustakaan ini dapat membagi
buku/ makalah atau produk lain yang ingin ditampilkan
pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-
kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan
apa yang dibutuhkannya. Selain itu, program juga dapat
membuat sebuah sub kategori dari sebuah kategori induk
yang ada, sehingga memiliki tingkat kedalaman kategori.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
2.1.4.2 Informasi Lengkap Buku
Administrasi koleksi perpustakaan (database buku,
makalah, jurnal) berdasarkan kategori pada bagian
informasi lengkap buku/ produk, akan ditampilkan
screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi
dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit,
ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa,
sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat
dari buku/ produk.
2.1.4.3 Blanko Peminjaman
Pengunjung dapat melakukan permohonan peminjaman
terhadap buku yang ada, dimana setelah memilih buku yang
diinginkan, mereka akan diminta untuk mengisi blanko
permohonan peminjaman. Setelah menekan tombol
"Proses", maka permohonan peminjaman pengunjung akan
dicatat kedalam database, sehingga pengelola dapat melihat
siapa yang melakukan peminjaman. Apabila dibutuhkan
dan diaktifkan pengelola, terdapat sebuah tombol untuk
mencetak blanko permohonan peminjaman tersebut,
sehingga peminjam bisa membawa hasil print (cetak) ke
pihak perpustakaan sebagai bukti saat melakukan
pengambilan buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
2.1.4.4 Stok (ketersediaan) Buku,
Saat pengunjung melakukan proses permohonan
peminjaman buku, stok (ketersediaan) buku yang tersedia
belum akan berkurang. Setelah diproses oleh pengelola,
maka secara otomatis stok buku akan berkurang dengan
jumlah yang dipinjam. Pemohon pinjam sendiri akan
ditempatkan di bagian "Sedang Dipinjam". Stok buku akan
direset (dikembalikan) ke nilai semula secara otomatis,
ketika pengelola mengklik menu yang menandakan bahwa
buku yang dipinjam telah dikembalikan, dan Peminjam
akan dikelompokkan ke dalam Arsip Peminjam.
2.1.4.5 Statistik Perpustakaan
Pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang
melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan
telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri
akan ditampilkan dalam bentuk kalender.
2.1.4.6 Tampilan Random Buku Perpustakaan
Buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara
random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik,
maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi
lengkap buku tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
2.1.4.7 Internal Search Engine
Fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku
perpustakaan. Fitur ini untuk menampilkan informasi-
informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.
2.1.4.8 Kewenangan Akses
Security/hak akses penggunaan aplikasi kewenangan
anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah
yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat
mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya.
Program sistem informasi ini sendiri memiliki tingkat
kewenangan beragam terhadap masing-masing pengelola,
sehingga dapat ditentukan siapa yang punya akses atau
tidak terhadap suatu fitur tertentu.
2.1.4.9 Statistik
Pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada
fungsi yang dapat digunakan sebagai pelaporan, dimana
data-data buku yang mengajukan permohonan peminjaman,
sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat
dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel
(.XLS)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
2.1.4.10 Administrasi Anggota
Pengelolaan anggota perpustakaan sistem informasi ini
memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan
atau dinon-aktifkan oleh pengelola.
2.1.4.11 Online Help
Program memiliki panduan online yang akan
mempermudah pengelola memahami fitur yang ada. Online
Help yang terletak di bagian kiri bawah pada ruangan
pengelola itu sendiri akan tampil berdasarkan fitur/menu
yang diakses.
2.1.4.12 Dokumentasi Online
Selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi
online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur
yang ada pada program. Dokumentasi Online ini terletak di
ruangan pengelola pada bagian kanan bawah.
2.1.4.13 Menggunakan database MySQL
Sistem informasi perpustakaan berbasis web ini
menggunakan database MySQL sebagai tempat
penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan
terstruktur dengan baik.
2.1.4.14 Profile perpustakaan
2.1.4.15 Pengelolaan/ informasi penerbitan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2.1.4.16 Feedback
sistem informasi perpustakaan meliputi buku tamu, news
ticker.
2.1.4.17 Saran atau pesan singkat
2.1.4.18 Anggota Teraktif
2.1.4.19 Pengolahan Bahan Pustaka (Mencari ,merubah atau
menambah data buku)
2.1.4.20 Sirkulasi
a. Melayani peminjaman buku
b. Melayani pengembalian buku
c. Melayani perpanjangan buku
2.1.4.21 Konfigurasi
2.1.5. Aplikasi SIMPUST
SIMPUST merupakan suatu Sistem Informasi Manajemen
yang diaplikasikan perpustakaan untuk lebih memudahkan pengguna
dalam kegiatan temu balik informasi. SIMPUST pada layanan
pengolahan bahan pustaka adalah penerapan Sistem Informasi
Manajemen dengan menggunakan teknologi komputer untuk
membantu aktifitas perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka
seperti memasukkan data bibliografi dan karya ilmiah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan merupakan sebuah ruangan, bagian dari sebuah
gedung ataupun gedung tersendiri yang digunakan untuk
menyimpan buku serta terbitan lainnya (Sulistyo-Basuki 2009: 1.6)
Definisi perpustakaan tersebut tidak jauh berbeda dengan definisi
perpustakaan menurut Sutarno (2003: 7) yang mengatakan bahwa :
“Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waku diperlukan oleh pembaca”
2.2.2. Fungsi Perpustakaan
Setiap Perpustakaan memiliki dan tujuan tertentu. Oleh
karena itu ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada
setiap jenis perpustakaan. Menurut Sutarno (2003: 26) menjelaskan
fungsi perpustakaan sebagai berikut:
2.2.2.1 Dapat mengikuti peristiwa dan perkembangan dunia terakhir,
melalui sumber bacaan.
2.2.2.2 Secara tidak langsung mendapakan pengajaran dan
pendidikan.
2.2.2.3 Selain dapat memupuk kemampuan dan kepercayaan diri
setelah menguasai banyak informasi dan ilmu pengetahuan,
seseorang yang rajin ke perpustakaan akan memperoleh
kenikmatan dan kepuasan, sebab kebutuhan jiwanya dapat
diisi dengan apa yang ia senangi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Jika diperhatikan dengan seksama, peran, tugas dan fungsi
perpustakaan cukup menantang seperti :
2.2.2.1 Bagaimana membina dan mengembangkan serta
memberdayakan dalam segala bentuk potensinya.
2.2.2.2 Mengembangkan minat dan respon masyarakat untuk
berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan secara
maksimal, menumbuhkan kesadaran sendiri dan bukan atas
paksaan.
2.2.3. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan
“research library” atau perpustakaan penelitian karena untuk sarana
meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan utama di
perguruan tinggi. (Sutarno 2003: 36)
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang
berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi
dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai
tujuannya (Sulistyo-Basuki 1994: 65). Di dalam pengertian tersebut,
perguruan tinggi adalah universitas yang mencakup fakultas, jurusan,
institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan
bawahannya seperti lembaga penelitian.
Menurut pakar lain memiliki definisi yang sama dalam
melaksanakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi, seperti
pendapat dari Lasa, HS (2009: 277-278) yang mengatakan bahwa:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
“Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya yang bersama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri dharma Perguruan Tinggi.”
Tugas perpustakaan perguruan tinggi ialah:
2.2.3.1 Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan
kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau
pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.
2.2.3.2 Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan
mudah dapat digunakan oleh pemakai.
2.2.3.3 Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara
yang efisien.
2.2.3.4 Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan
dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam
bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang
bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan.
2.2.3.5 Menyelenggarakan kerja sama antarperpustakaan dengan
memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam
rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi
masing-masing perpustakaan. (Basuki,Sulistyo 1994: 67)
Jadi Perputakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan
yang terdapat di dalam universitas yang memiliki tugas untuk
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Peran Perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Perguruan Tinggi sangatlah penting yaitu membantu pemustaka
khususnya mahasiswa, karyawan, maupun dosen dalam
menyediakan layanan informasi secara cepat, tepat dan efisien serta
ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masing-masing
pengguna perpustakaan.
2.2.4. Otomasi Perpustakaan
Dalam buku yang berjudul Kamus Kepustakawanan
Indonesia, Lasa, HS (2009: 223) menjabarkan definisi otomasi
perpustakaan sebagai berikut:
”Otomasi perpustakaan adalah proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpustakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut teknologi informasi. Teknologi informasi disini berarti pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi. Dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkat keras, tetapi juga perlu melibatkan unsur manusia.”
Menurut Yuyu Mulia dan B. Mustofa (2009: 9.3) yang
dimaksud dengan sistem automasi di perpustakaan adalah
menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan
untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana
teknologi informasi (komputer) secara terpadu. Adapun bagian di
perpustakaan yang diotomasikan adalah :
2.2.4.1 Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, dan
pemesanan serta pembelian buku)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
2.2.4.2 Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan
Nomor klasifikasi, penentuan subyek, pembuatan dan
pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi).
2.2.4.3 Pelayanan kepada pengguna
a) Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (Online Public
Access Catalog)
b) Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan
keterlambatan, denda, pemesanan (reservation), semua
bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi.
c) Sistem pelaporan dan pembuatan statistik.
d) Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan otomasi
bagi pengunjung perpustakaan.
Adapun tujuan otomasi perpustakaan antara lain :
2.2.4.1 Meningkatkan kualitas layanan.
2.2.4.2 Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara
manual.
2.2.4.3 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
2.2.4.4 Meningkatkan kinerja perpustakaan.
2.2.4.5 Meningkatkan daya saing. (Lasa, HS 2009: 223)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
2.2.5. Komponen Otomasi Perpustakaan
Komponen sistem otomasi perpustakaan pada umumnya
secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen
itu adalah hardware, software, database dan yang terpenting adalah
SDM.
2.2.5.1 Perangkat keras (Hardware)
Yaitu benda atau peralatan teknologi informasi yang
digunakan dalam sistem otomasi perpustakaan. Termasuk
disini adalah perangkat komputer, printer, document scanner,
barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem
untuk fasilitas internet.
2.2.5.2 Perangkat lunak (Software)
Yaitu program komputer yang digunakan untuk menjalankan
suatu pekerjaan dengan sistem otomasi.
2.2.5.3 Data atau Database
Adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait
yang akan diolah dan dimanfaatkan melalui sistem otomasi.
2.2.5.4 Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM adalah orang yang akan mengoperasikan sistem
otomasi. (Yulia,Yuyu 2009: 9.6-9.7)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
2.2.6. Software Perpustakaan
Software sistem otomasi perpustakaan adalah perangkat
lunak yang digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsi atau
pekerjaan di perpustakaan (Yulia, Yuyu 2009: 9.12).
Secara garis besar fungsi atau kegiatan di perpustakaan terdiri atas
kegiatan pengembangan koleksi, pengelolaan koleksi, dan pelayanan
kepada pengguna. Untuk semua kegiatan tersebut dapat dibuatkan
software aplikasi untung mendukungnya dalam sistem otomasi.
Software aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan
bahan pustaka juga semakin banyak dibuat untuk mempermudah
pengolahan bahan pustaka. Dengan software seperti ini petugas
perpustakaan melakukan kegiatan input data bibliografi yang dibuat
dengan sistem manual dan hanya tekniknya saja yang berbeda. Misal