PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020 1 ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial, terutama informasi keuangan, untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang sistem informasi akuntansi, salah satunya adalah: Menurut Krismiaji (2015: 4), sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut : 1. Mengumpulkan transaksi dan data lain serta memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transaksi 3. Menyimpan data untuk keperluan di masa mendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer. 5. Mengendalikan seluruh proses sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian- bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005). Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi kemudian sistem informasi akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi yang lama perlu diperbaiki disebabkan beberapa hal, yaitu:
77
Embed
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI · 4 PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020 4 KASUS 1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
1
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial,
terutama informasi keuangan, untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun
dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang sistem informasi akuntansi, salah satunya
adalah:
Menurut Krismiaji (2015: 4), sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk
merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi
yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan
tugas-tugas sebagai berikut :
1. Mengumpulkan transaksi dan data lain serta memasukkannya ke dalam sistem
2. Memproses data transaksi
3. Menyimpan data untuk keperluan di masa mendatang
4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan atau
memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.
5. Mengendalikan seluruh proses sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat
dipercaya
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-
bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan (Jogiyanto, 2005).
Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap
permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi kemudian sistem informasi
akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi
yang lama perlu diperbaiki disebabkan beberapa hal, yaitu:
2
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
2
1. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa:
• Ketidakberesan
• Pertumbuhan Organisasi
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
3. Adanya instruksi-instruksi
Dalam pembelajaran ini, kita akan menganalisis dan merancang sistem baru dari 2 jenis
kegiatan Sistem Informasi Akuntansi, yaitu Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Sistem
Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.
3
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
3
KASUS 1 SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENGGAJIAN
4
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
4
KASUS 1
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi (2001: 373), gaji merupakan imbalan atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang memiliki jenjang jabatan seperti manajer. Pemberian gaji biasa
dibayarkan secara tetap per bulan.
Sistem Informasi Akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran
atas jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan (Mulyadi, 2001:407).
Pada dasarnya, Sistem Informasi Akuntansi penggajian adalah Sistem Informasi Akuntansi yang
digunakan untuk menangani atau melaporkan transaksi-transaksi terkait dengan penggajian
karyawan atas kinerja bulanan.
B. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
3. Prosedur Distribusi Biaya gaji
4. Prosedur Pembayaran gaji
5. Prosedur Pencatatan Gaji
C. Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, serta pemberhentian karyawan.
5
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
5
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyelenggaraan catatan waktu hadir karyawan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto
yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama
jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan kepada fungsi pembuat daftar gaji
kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar
pembayaran gaji kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi
Dalam Sistem Informasi Akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk
mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dengan mencairkan
cek tersebut ke bank kemudian dikirim ke rekening setiap karyawan yang berhak.
D. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG)
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang
terkait karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
perubahan tarif, penurunan pangkat, skorsing, dan pemindahan.
2. Kartu Jam Hadir (KJH)
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap
karyawan di perusahaan.
6
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
6
3. Daftar Hadir Karyawan (DHK)
Dokumen ini berisi jumlah kehadiran karyawan beserta data karyawan per departemen.
4. Daftar Karyawan (DK)
Dokumen ini berisi data diri karyawan yaitu nama karyawan, ID karyawan, dan jabatan.
5. Daftar Gaji Karyawan (DGK)
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan yang dikurangi potongan-potongan
berupa PPh Pasal 21.
6. Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK)
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar
gaji.
7. Surat Pernyataan Gaji (SPG)
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar
gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat
sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan
beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
8. Bukti Kas Keluar (BKK)
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi
kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji.
9. Bukti Transfer (BT)
Dokumen ini berisi nama pengirim, nama penerima dan sejumlah dana yang ditransfer.
7
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
7
10. Bukti Memorial (BM)
Dokumen ini berisi biaya tenaga kerja dan biaya gaji dalam depatemen di perusahaan.
11. Laporan Penggajian (LPG)
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi atas penggajian yang telah dilakukan.
12. Cek
Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah
uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek
E. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
1. Jurnal Umum (JU)
Dalam pencatatan gaji, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga
kerja ke dalam setiap departemen di dalam perusahaan.
2. Kartu Biaya (KB)
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya non
produksi setiap departemen dalam perusahaan.
3. Kartu Penghasilan Karyawan (KPK)
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang
diterima oleh setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda
terima gaji oleh karyawan yang bersangkutan.
4. Buku Besar
Catatan yang terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas atau
menggolongkan data keuangan yang telah dicatatat sebelumnya kedalam jurnal.
8
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
8
Flowchart adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan
yang terjadi di dalam sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian
tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.
Simbol-Simbol Flowchart Terkomputerisasi
Simbol Nama Simbol Makna Simbol
Terminal
Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik
henti dalam sebuah proses atau program, juga
digunakan untuk pihak eksternal.
Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat
dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer
Dokumen rangkap
Digambarkan dengan menumpuk simbol
dokumen dan pencetakan nomor dokumen di
bagian depan dokumen pada bian kiri atas
Input/output
Digunakan untuk menggambarkan berbagai
media input dan output dalam sebuah bagan alir
program. Menggambarkan jurnal dan buku besar
dalam bagan alir dokumen
2
Faktur 1
1. BAGAN ALIR DOKUMEN (FLOWCHART)
9
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
9
Tampilan
Informasi ditampilkan oleh alat output on-line
seperti terminal CRT atau monitor komputer
PC
Pemasukan Data
On-line
Entri data oleh alat on-line seperti terminal
CRT atau komputer pribadi
Kegiatan campuran
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan
dengan menggunakan alat selain komputer
Pemrosesan
Komputer
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan
oleh komputer, biasanya menghasilkan
perubahan terhadap data atau informasi
10
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
10
11
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
11
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. WINA
PT. WINA yang terletak di daerah Bandung merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang mebel seperti meja, kursi, lemari, sofa, dan alat mebel lainnya. PT. WINA memiliki sistem
informasi akuntansi penggajian dalam transaksi pembayaran untuk setiap karyawannya. Prosedur-
prosedur yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi penggajian PT. WINA adalah sebagai
berikut:
BAGIAN PENCATATAN WAKTU
Sistem informasi akuntansi penggajian dimulai dari Bagian Pencatatan Waktu menerima Daftar
Karyawan (DK) dari HRD. Setelah itu, membuka Database Jam Hadir Karyawan. Lalu, melakukan
entry data jam hadir karyawan ke dalam Database Jam Hadir Karyawan. Kemudian, menampilkan
Database Jam Hadir Karyawan. Lalu, membuat Daftar Hadir Karyawan (DHK). Kemudian,
mencetak Daftar Hadir Karyawan (DHK) 2 lembar. Setelah itu, DHK 1 dan DK di arsip
berdasarkan tanggal kemudian DHK 2 diserahkan ke Bagian Penggajian.
BAGIAN PENGGAJIAN
Bagian Penggajian menerima Daftar Hadir Karyawan (DHK) 2 dari Bagian Pencatatan Waktu.
Setelah itu, menghitung gaji karyawan. Selanjutnya, membuka Database Daftar Gaji Karyawan.
Lalu, mengentry data gaji karyawan. Setelah itu, menampilkan Database Daftar Gaji Karyawan.
Kemudian membuat Daftar Gaji Karyawan (DGK). Selanjutnya, membuat Rekap Daftar Gaji
Karyawan (RDGK). Kemudian, membuat Surat Pernyataan Gaji (SPG). Lalu, mencetak Daftar
Gaji Karyawan (DGK) sebanyak 2 lembar, Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK) sebanyak 2
lembar, dan Surat Pernyataan Gaji (SPG) sebanyak 1 lembar. Setelah itu DHK 2, DGK 1, RDGK
1 diarsip berdasarkan tanggal. Lalu DGK 2, SPG, dan, RDGK 2 diserahkan ke Bagian
Akuntansi.
12
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
12
BAGIAN AKUNTANSI
Bagian Akuntansi menerima Daftar Gaji Karyawan (DGK) 2, Surat Pernyataan Gaji (SPG), dan
Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK) 2 dari Bagian Penggajian. Kemudian, membuka Database
Kas. Lalu, melakukan entry ke Database Kas. Selanjutnya, menampilkan Database Kas. Lalu,
membuat Bukti Kas Keluar (BKK). Kemudian, mencetak Bukti Kas Keluar (BKK) sebanyak 2
lembar. Setelah itu DGK 2, RDGK 2, SPG, dan BKK 2 diserahkan ke Bagian Keuangan, lalu
BKK 1 diarsip berdasarkan tanggal.
Bagian Akuntansi menerima Daftar Gaji Karyawan (DGK) 2, Rekap Daftar Gaji Karyawan
(RDGK) 2, dan Bukti Kas Keluar (BKK) 2 dari Bagian Keuangan. Lalu, membuat Jurnal Umum.
Selanjutnya membuat Laporan Penggajian (LPG). Kemudian mencetak LPG 2 lembar dan JU.
Setelah itu LPG 2 diserahkan ke Pimpinan, DGK 2, RDGK 2, BKK 2, dan LPG 1 diarsip
berdasarkan tanggal. Lalu JU dicatat kedalam LPG.
BAGIAN KEUANGAN
Bagian Keuangan menerima Daftar Gaji Karyawan (DGK) 2, Rekap Daftar Gaji Karyawan
(RDGK) 2, Surat Pernyataan Gaji (SPG), dan Bukti Kas Keluar (BKK) 2 dari Bagian Akuntansi.
Lalu, memeriksa dokumen Daftar Gaji Karyawan (DGK) 2, Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK)
2, Surat Pernyataan Gaji (SPG), dan Bukti Kas Keluar (BKK) 2. Kemudian, mengisi cek dan
penandatanganan oleh Direktur. Lalu, mentransfer ke rekening masing-masing karyawan via Bank
dan menerima Bukti Transfer (BT) dari Bank. Setelah itu DGK 2, RDGK 2, dan BKK 2
diserahkan ke Bagian Akuntansi, SPG diserahkan kepada Karyawan, serta BT diarsip
berdasarkan tanggal.
Tugas:
Buatlah flowchart terkomputerisasi Sistem Informasi Akuntansi penggajian berdasarkan prosedur
di atas!
13
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
13
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi: 163).
Pengendalian intern adalah rencana organisasi organisasi dan metode yang digunakan
untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen (Krismiaji: 216).
Sistem Pengendalian Intern Menurut COSO (Committee Of Sponsoring Organization Of The
Treadway Commission)
Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan komisaris,
manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang
pencapaian tiga tujuan berikut ini:
1. Efektivitas dan efisiensi operasi
2. Keandalan pelaporan keuangan
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
14
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
14
Komponen-Komponen Pengendalian Internal Menurut COSO
1. A Control Environment (Lingkungan Pengendalian)
Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menyatakan dengan jelas nilai-
nilai integritas dan kegiatan tidak etis yang tidak dapat ditoleransi.
2. Risk Assessment (Penaksiran Resiko)
Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang menciptakan
resiko bisnis baik dari intern atau ekstern dan harus menentukan bagaimana caranya
mengelola resiko tersebut.
3. Control Activities (Aktivitas Pengendalian)
Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan dan
prosedur untuk membantu menghadapi resiko-resiko tertentu yang dihadapi perusahaan
sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
4. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)
Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi
mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas dan
mengkomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi. Sistem pengendalian
internal harus dikomunikasikan dan diinfokan kepada seluruh karyawan perusahaan dari
atas hingga bawah.
5. Monitoring (Pemantauan)
Sistem pengendalian internal harus dipantau secara berkala. Apabila terjadi kekurangan
yang signifikan, harus segera dilaporkan kepada manajemen puncak dan ke dewan
komisaris.
15
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
15
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGGAJIAN
1. Lingkungan Pengendalian
PT. Wina harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dalam bentuk grafis serta harus
menetapkan otoritas dan tanggung jawab bagi setiap pekerjaan, sehingga dapat diketahui
secara jelas penanggung jawabnya. Selain itu, setiap karyawan yang direkrut oleh perusahaan
harus mempunyai komitmen terhadap integritas dan nilai nilai etika serta memiliki
kemampuan yang sesuai dengan pekerjannya.
2. Penilaian Resiko
Akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen mengontrol bisnis
dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif dan mengevaluasi sistem yang ada untuk
memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif. Akuntan dapat mengevaluasi
sistem pengendalian internal dengan menggunakan strategi manajemen resiko. PT. Wina
sudah terdapat bagian akuntansi sehingga dapat membantu manajemen mengontrol bisnis dan
mengevaluasi sistem dengan baik. Namun, pada PT. Wina tidak terdapat bagian kepegawaian.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan peraturan yang menjamin bahwa tujuan
pengendalian pihak manajemen dicapai.
16
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
16
Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian menurut Mulyadi (2008) terdiri dari:
A. Struktur Organisasi
1. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji harus terpisah dari Fungsi Keuangan
Fungsi Pembuatan daftar gaji bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap
karyawan dimana fungsi tersebut harus dipisahkan dari fungsi keuangan. Dengan
dipisahkannya kedua fungsi tersebut, hasil perhitungan gaji yang dilakukan oleh
fungsi pembuatan daftar gaji dicek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi keuangan
sebelum gaji dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
Pada PT Wina Pembuatan Daftar Gaji sudah terpisah dari Fungsi Keuangan.
Fungsi Pembuatan daftar Gaji sudah berjalan dengan baik oleh bagian pembuatan
daftar gaji tanpa merangkap fungsi keuangan yang sudah dijalankan oleh bagian
keuangan.
2. Fungsi Pencatatan Waktu Hadir harus terpisah dari Fungsi Pembuatan Daftar
Gaji
Fungsi pencatatan waktu hadir bertangggung jawab atas pencatatan waktu hadir bagi
seluruh karyawan perusahaan, dimana Fungsi tersebut harus dipisahkan dari fungsi
pembuatan daftar gaji. Hal ini untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan,
pencattan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi pembuatan daftar gaji.
Pada PT. Wina Fungsi Pencatatan waktu hadir sudah terpisah dari fungsi
Pembuatan daftar gaji. Fungsi Pencatatan waktu hadir sudah berjalan dengan baik
oleh bagian Pencatatan waktu hadir tanpa merangkap fungsi Pembuatan daftar
gaji yang sudah dijalankan oleh bagian Pembuatan daftar gaji.
17
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
17
3. Pembuatan dokumen pendukung perubahan gaji harus dilaksanakan oleh Fungsi
Kepegawaian
Tidak ada bagian kepegawaian yang melakukan pembuatan dokumen pendukung
perubahan gaji yang dapat digunakan untuk kepentingan pembuatan daftar gaji.
Pada PT. Wina, belum terdapat fungsi kepegawaian yang bertanggung jawab
dalam pembuatan dokumen pendukung perubahan gaji oleh bagian kepegawaian.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh
Direktur.
Karena pembayaran gaji didasarkan atas daftar gaji, maka perlu dilakukan pengawasan
terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan dalam daftar gaji dengan memiliki
surat keputusan pengangkatan karyawan yang harus diotorisasi oleh direktur untuk
menghindari pembayaran gaji ke karyawan yang tidak berhak.
Pada PT. Wina daftar gaji belum dilakukan otorisasi disetiap pencantuman nama
karyawannya oleh direktur.
2. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji,
tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur
Untuk menjamin keandalan data gaji maka setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai
dasar untuk mengitung penghasilan karyawan harus diotorisasi pihak berwenang dan
didasarkan pada surat keputusan direktur.
Pada PT. Wina belum dilakukannya otorisasi pihak berwenang dan belum
didasarkan pada surat keputusan direktur.
18
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
18
3. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu
Kartu jam hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar dalam
perhitungan gaji dan penentuan penghasilan karyawan dapat lebih sahih.
Pada PT. Wina kartu jam hadir karyawan sudah diotorisasi oleh fungsi pencatatan
waktu dengan cara membubuhkan tanda tangan disertai cap
4. Daftar gaji harus diotorisasi oleh Fungsi Kepegawaian
Daftar gaji merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada
karyawan yang berhak sehingga daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
Pada PT. Wina belum ada fungsi kepegawaian yang melakukan otorisasi terhadap
daftar gaji yang digunakan sebagai dasar pembayaran gaji karyawan.
5. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi
Setelah melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji,
fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar yang akan diserahkan kepada fungsi
keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh
fungsi akuntansi .
Pada PT. Wina Bukti kas keluar sudah diotorisasi oleh ungsi akuntansi dengan cara
membubuhkan tandatangan dan cap.
C. Praktik yang Sehat
1. Penggunaan dokumen urut tercetak
Semua dokumen di atas merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan biaya ke
dalam jurnal dan laporan keuangan. Pegawasan terhadap pemakaian berbagai dokumen
dapat dilakukan dengan membuat dokumen tersebut dalam bentuk bernomor urut
tercetak. Penggunaan nomor urut tercetak tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh
fungsi yang berwenang untuk menggunakannya.
19
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
19
Pada PT. Wina pemasukan dokumen-dokumen yang digunakan sudah
menggunakan nomor urut tercetak.
2. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
Fungsi Pencatatan Waktu
Pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
dilakukan untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam, sehingga dapat
menghindari perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir
diperusahaan.
Pada PT. Wina pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu telah
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu yang dilakukan oleh bagian pencatatan waktu.
3. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
Sebelum membuat bukti kas keluar, fungsi akuntansi harus melakukan verifikasi
kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji yang dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji
sehingga bukti kas keluar yang dibuat terjamin karena memiliki dasar dokumen
pendukung yang handal.
Pada PT. Wina Pembuatan daftar gaji telah diverifikasi kebenaran dan ketelitiannya
oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Selain mencatat penghasilan karyawan, kartu penghasilan karyawan juga berfungsi
sebagai tanda telah diterimanya gaji oleh karyawan yang berhak yang disimpan oleh
fungsi pembuat daftar gaji seteah daftar gaji ditandatangani oleh karyawan yang
bersangkutan.
20
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
20
Pada PT. Wina belum terdapat kartu penghasilan karyawan sehingga fungsi
pembuatan daftar gaji belum menyimpan kartu penghasilan karyawan
4. Informasi dan Komunikasi
Pada PT. Wina setiap kebijakan, jobdesk, dan wewenang yang telah ditetapkan oleh
perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada seluruh karyawan
perusahaan. Komunikasi antara manajer puncak dengan bawahan juga perlu dilakukan
setidaknya minimal 1 kali komunikasi sehingga mengurangi kesalahpahaman yang akan
timbul. Selain itu, pelaporan keuangan harus dihasilkan untuk mencatat semua transaksi
secara absah, menguraikan dengan tepat waktu menurut periode yang ditentukan, dan
secara tepat menyajikan laporan keuangan.
5. Pemantauan
Pada PT. Wina terdapat pengawasan ataupun pemantauan terhadap sistem pengendalian
internal yang telah ditentukan sehingga setiap kekurangan yang masih ada dapat langsung
dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan evaluasi dan mengambil tindakan
yang diperlukan.
Tugas:
Buatlah usulan setelah dilakukannya SPI dan buatlah flowchartnya disesuailan usulan yang
telah dibuat.
21
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
21
DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data yang digunakan untuk memisahkan
secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.
Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu:
1. Diagram Konteks
Diagram yang menggambarkan proses pada sistem secara umum.
2. Diagram Nol
Diagram yang menggambarkan proses pada diagram konteks secara keseluruhan
3. Diagram Level
Diagram yang menggambarkan proses pada diagram nol secara keseluruhan.
Simbol-Simbol dalam DFD
Simbol Nama Simbol Shape Keterangan
Entity
(External
Entity 1)
Miscellaneous Orang atau organisasi yang
mengirim data ke atau menerima data
dari sistem yang mewakili terminal.
Proses
(Devided
Process 2)
Miscellaneous Menggambarkan pemrosesan data
dalam sistem.
Arus Data Line/
Connector Tool
Menggambarkan arah arus data
dalam sistem.
Data Store
Data Flow
Diagram
Shapes
Tempat untuk menyimpan dan
mengambil data dalam sistem.
2. DFD (DATA FLOW DIAGRAM)
22
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
22
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PT. WINA
Sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Wina diawali dari sistem menerima Daftar
Karyawan (DK) dari HRD dan Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG) dari Karyawan.
Kemudian, sistem menyerahkan DPPG Otorisasi ke Pimpinan. Lalu, sistem menyerahkan Cek
kepada Pimpinan. Setelah itu, Pimpinan menyerahkan Cek Otorisasi ke sistem. Cek Otorisasi
tersebut diserahkan ke Bank kemudian Bank menyerahkan Bukti Transfer (BT) kepada sistem.
Kemudian, sistem menyerahkan Surat Pernyataan Gaji (SPG) kepada Karyawan. Terakhir, sistem
menyerahkan Laporan Penggajian (LPG) kepada Pimpinan.
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian PT. Wina terdapat 6 proses yaitu Membuat
Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG), Membuat Daftar Hadir Karyawan (DHK),
Membuat Dokumen Gaji, Membuat Bukti Kas Keluar (BKK), Otorisasi Cek, dan Pencatatan
Akuntansi. Pada proses Membuat Dokumen Gaji, terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Daftar
Gaji Karyawan (DGK), Membuat Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK), Membuat Surat
Pernyataan Gaji (SPG), dan Membuat Kartu Penghasilan Karyawan (KPK). Selain itu, pada proses
Membuat Otorisasi Cek juga terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Cek. Proses Pencatatan
Akuntansi juga memiliki proses lanjutan yaitu Membuat Bukti Memorial (BM), Membuat Jurnal
Umum (JU) dan Kartu Biaya (KB), serta Membuat Laporan Penggajian (LPG).
Pada proses Membuat Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG), sistem
membutuhkan DATA KEPEGAWAIAN untuk menginput data kepegawaian. Kemudian, sistem
menghasilkan Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG) yang akan diserahkan ke proses
Membuat Daftar Hadir Karyawan (DHK) dan proses Membuat Dokumen Gaji.
Pada proses Membuat Daftar Hadir Karyawan (DHK), sistem menerima Dokumen
Pendukung Perubahan Gaji (DPPG) dari proses sebelumnya dan Daftar Karyawan (DK) dari HRD.
Sistem membutuhkan DATA JAM HADIR untuk menginput dan mengupdate data jam hadir.
Setelah itu, sistem menghasilkan Daftar Hadir Karyawan (DHK) yang akan diserahkan ke proses
selanjutnya yaitu Membuat Dokumen Gaji.
23
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
23
Pada proses Membuat Dokumen Gaji, sistem menerima Dokumen Pendukung Perubahan
Gaji (DPPG) dan Daftar Hadir Karyawan (DHK) dari proses sebelumnya. Sistem membutuhkan
Data Gaji untuk menginput dan mengupdate data gaji. Setelah itu, sistem menyerahkan Daftar
Gaji Karyawan (DGK) dan Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG) ke proses Membuat
Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG). Kemudian, sistem menghasilkan Daftar Gaji
Karyawan (DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK), dan Surat Pernyataan Gaji
(SPG) yang akan diserahkan ke proses selanjutnya yaitu Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) serta
menghasilkan Kartu Penghasilan Karyawan (KPK) yang akan diserahkan ke proses Otorisasi Cek.
Kembali ke proses Membuat Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG), sistem
menerima Daftar Gaji Karyawan (DGK) dan Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG) dari
proses sebelumnya. Kemudian, sistem menghasilkan Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
(DPPG) Otorisasi yang akan diserahkan kepada Pimpinan.
Pada proses Membuat Bukti Kas Keluar (BKK), sistem menerima Daftar Gaji Karyawan
(DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK), dan Surat Pernyataan Gaji (SPG) dari
proses sebelumnya. Lalu, sistem membutuhkan Data Kas untuk menginput dan mengupdate data
kas. Kemudian, sistem menghasilkan Daftar Gaji Karyawan (DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji
Karyawan (RDGK), SPG, dan Bukti Kas Keluar (BKK) yang akan diserahkan ke proses
selanjutnya yaitu Otorisasi Cek.
Pada proses Otorisasi Cek, sistem menerima Kartu Penghasilan Karyawan (KPK), Daftar
Gaji Karyawan (DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK), Surat Pernyataan Gaji
(SPG), dan Bukti Kas Keluar (BKK) dari proses sebelumnya. Setelah itu, sistem menyerahkan
Kartu Penghasilan Karyawan (KPK) dan Surat Pernyataan Gaji (SPG) ke Karyawan. Kemudian,
sistem menerima Kartu Penghasilan Karyawan (KPK) yang telah diotorisasi dari Karyawan.
Setelah itu, sistem menyerahkan Kartu Penghasilan Karyawan (KPK) Otorisasi ke proses
Membuat Dokumen Gaji. Untuk melakukan pembayaran gaji, sistem menyerahkan Cek Otorisasi
ke Bank kemudian Bank menyerahkan Bukti Transfer (BT) ke sistem. Setelah itu, sistem
24
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
24
menghasilkan Daftar Gaji Karyawan (DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK), dan
Bukti Kas Keluar (BKK) yang akan diserahkan ke proses selanjutnya yaitu Pencatatan Akuntansi.
Pada proses Pencatatan Akuntansi, sistem menerima Daftar Gaji Karyawan (DGK)
Otorisasi, Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK), dan Bukti Kas Keluar (BKK) dari proses
sebelumnya. Kemudian, sistem menghasilkan Laporan Penggajian (LPG) yang akan diserahkan
kepada Pimpinan.
Pada proses Membuat Dokumen Gaji terdapat proses lanjutan Membuat Daftar Gaji
Karyawan (DGK), Membuat Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK), Membuat Surat Pernyataan
Gaji (SPG), dan Membuat Kartu Penghasilan Karyawan (KPK). Kegiatan Membuat Daftar Gaji
Karyawan (DGK) menerima Dokumen Pendukung Perubahan Gaji (DPPG) dan Daftar Hadir
Karyawan (DHK) dari proses sebelumnya. Kemudian, kegiatan tersebut menghasilkan Daftar Gaji
Karyawan (DGK) Otorisasi yang akan diserahkan ke kegiatan selanjutnya yaitu Membuat Rekap
Daftar Gaji Karyawan (RDGK). Setelah itu, kegiatan Membuat Rekap Daftar Gaji Karyawan
(RDGK) menghasilkan Daftar Gaji Karyawan (DGK) Otorisasi dan Rekap Daftar Gaji Karyawan
(RDGK) yang akan diserahkan ke kegiatan Membuat Surat Pernyataan Gaji (SPG). Kemudian,
kegiatan tersebut menghasilkan Daftar Gaji Karyawan (DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji
Karyawan (RDGK), dan Surat Pernyataan Gaji (SPG) yang akan diserahkan ke kegiatan Membuat
Kartu Penghasilan Karyawan (KPK). Terakhir, kegiatan Membuat Kartu Penghasilan Karyawan
(KPK) menghasilkan Daftar Gaji Karyawan (DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji Karyawan
(RDGK), Surat Pernyataan Gaji (SPG), dan Kartu Penghasilan Karyawan (KPK) yang akan
diserahkan ke proses selanjutnya.
Pada proses Membuat Otorisasi Cek terdapat proses lanjutan yaitu kegiatan Membuat Cek.
Kegiatan tersebut menerima Daftar Gaji Karyawan (DGK) Otorisasi, Rekap Daftar Gaji Karyawan
(RDGK), Surat Pernyataan Gaji (SPG), dan Bukti Kas Keluar (BKK) dari proses sebelumnya.
Kemudian, kegiatan Membuat Cek menghasilkan Cek yang akan diserahkan ke Pimpinan.
Terakhir, Pimpinan menyerahkan Cek Otorisasi ke kegiatan Membuat Cek.
25
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
25
Pada proses Membuat Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Bukti
Memorial (BM), Membuat Jurnal Umum (JU) dan Kartu Biaya (KB), serta Membuat Laporan
Penggajian (LPG). Kegiatan Membuat Bukti Memorial (BM) menerima Bukti Kas Keluar (BKK),
Daftar Gaji Karyawan (DGK), dan Rekap Daftar Gaji Karyawan (RDGK) dari proses sebelumnya
kemudian menghasilkan Bukti Memorial (BM) yang akan diserahkan ke kegiatan Membuat Jurnal
Umum (JU) dan Kartu Biaya (KB). Setelah itu, kegiatan tersebut menghasilkan Bukti Memorial
(BM), Jurnal Umum (JU), dan Kartu Biaya (KB) yang akan diserahkan ke kegiatan Membuat
Laporan Penggajian (LPG). Terakhir, kegiatan Membuat LPG menghasilkan Laporan Penggajian
(LPG) yang akan diserahkan ke Pimpinan.
26
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
26
Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk
membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data). Database (basis data) yaitu kumpulan
arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau berhubungan sehingga menghasilkan informasi.
Untuk memulai Microsoft Access, terdapat 2 cara yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Klik Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Access.
2. Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah dibuat di wallpaper Window.
ELEMEN-ELEMEN DASAR MICROSOFT ACCESS
Sebelum menggunakan Microsoft Access, ada baiknya untuk mengenali berbagai elemen dasar
yang ada pada Microsoft Access. Elemen-elemen dasar tersebut adalah sebagai berikut:
1. Baris Judul (Title Bar)
Baris judul merupakan informasi yang berisi informasi aplikasi yang sedang aktif.
2. Baris Menu (Menu Bar)
Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan mengeklik
menunya. Menu pilihan antara lain: File, Home, Create, External Data, Database Tools,
Fields, dan Table.
3. Baris Toolbar (Toolbars)
Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di bawah baris
menu.
4. Task Pane
Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja (sebelah kiri
pengguna), yang membantu pemakai dalam mengedit atau menyunting database, isinya
disesuaikan dengan pekerjaan yang sedang dilakukan.
3. MICROSOFT ACCESS
27
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
27
5. Tombol Ukuran (Sizing Button)
Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window, tombol
maximize untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk mengembalikan ke
ukuran semula atau ukuran sebelumnya dan tombol close untuk menutup jendela dan
mengakhiri program aplikasi.
6. Baris Penggulung (Scroll Bar)
Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada jendela
database dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan batang tegak
(Vertical Scroll Bar).
TIPE-TIPE DATA (DATA TYPE) DI MICROSOFT ACCESS
1. Text
Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca. Kapasitas text dapat menampung
hingga 255 karakter.
2. Memo
Memo dapat menerima teks apa saja dengan panjang maksimal 65535 karakter.
3. Number
Number dapat menerima data yang berisi bilangan.
4. Date / Time
Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999.
5. Currency
Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik
desimal dan 4 digit di sebelah titik desimal.
6. AutoNumber
Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara otomatis.
7. Yes / No
Yes / No berisi nilai Yes atau No.
28
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
28
8. OLE Object
OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded).
9. Hyperlink
Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau
data yang tersimpan di lokasi tertentu.
10. Lookup Wizard
Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai menggunakan list
box atau combo box.
29
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
29
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN
MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU DENGAN FASILITAS CREATE
Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan. Tabel terdiri atas baris (row) dan kolom
(column). Baris (row) sering disebut dengan record dan kolom (column) sering disebut dengan
field.
A. Struktur Daftar Tabel
Keterangan:
(*) : Primary Key
(**) : Secondary Key
1. Tabel Karyawan
Field Name Data Type Field Size Format
*Id_Pegawai Short Text 13
Nama_Pegawai Short Text 40
Divisi Short Text 35
No_Telp Short Text 15
30
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
30
2. Tabel Absen
Field Name Data Type Field Size Format
*Kd_Jabatan Short Text 10
Nama_Pegawai Short Text 40
Tanggal Date/Time Medium Date
Jam_Masuk Date/Time Short Time
Jam_Keluar Date/Time Short Time
**Id_Pegawai Short Text 13
3. Tabel Menambah
Field Name Data Type Field Size Format
**Kd_Jabatan Short Text 10
**Kd_Slip_Gaji Short Text 15
4. Tabel Gaji
Field Name Data Type Field Size Format
*Kd_Slip_Gaji Short Text 15
Nama_Pegawai Short Text 40
Total_Gaji Currency “Rp”#,###
31
PANDUAN PRAKTIKUM APSIA ATA 2019/2020
31
5. Tabel Mengurangi
Field Name Data Type Field Size Format
**Kd_Slip_Gaji Short Text 15
**No_Kas_Keluar Short Text 25
6. Tabel Kas
Field Name Data Type Field Size Format
*No_Kas_Keluar Short Text 25
Tgl_Kas_Keluar Date/Time Medium Date
Jumlah_Kas_Keluar Currency “Rp”#,###
B. Daftar Tabel pada Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Wina