ANALISIS FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA …

TESIS

ANALISIS FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA KELENGKAPAN PENGISIAN REKAM MEDIS MANUAL DAN ELEKTRONIK

SERTA DAMPAK KETIDAKLENGKAPAN PENGISIAN REKAM MEDIS (SYSTEMATICAL REVIEW)

DIAN FAJAR HAPSARI

UNIVERSITAS AIRLANGGA FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

PROGRAM MAGISTER PROGRAM STUDI ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN

SURABAYA 2021

TESIS ANALISIS FAKTOR YANG ... DIAN FAJAR HAPSARI

IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

ii

TESIS



OLEH:

DIAN FAJAR HAPSARI NIM 101814453011



SURABAYA 2021



iii



TESIS

Untuk memperoleh gelar Magister Kesehatan Minat Studi Administrasi Rumah Sakit

Program Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Airlangga

Oleh:

DIAN FAJAR HAPSARI NIM 101814453011



SURABAYA 2021









vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi Robbil ‘Aalamiin, puji syukur kami atas segala rahmat dan

hidayah Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis dengan judul:

“Analisis Faktor yang Berpengaruh pada Kelengkapan Pengisian Rekam

Medis Manual dan Elektronik serta Dampak Ketidaklengkapan Pengisian

Rekam Medis (Systematical Review)”.

Tesis ini disusun dengan metode systematical review yang membahas

mengenai faktor-faktor yang berpengaruh pada kelengkapan pengisian rekam

medis baik secara manual maupun elektronik.

Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kami haturkan kepada yang

terhormat Dr. Thinni Nurul Rochmah, Dra.Ec., M.Kes., selaku pembimbing

utama yang dengan penuh perhatian telah memberikan dorongan, bimbingan,

arahan dan saran dalam penulisan tesis ini.

Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kami haturkan kepada yang

terhormat Dr. Djazuly Chalidyanto, S.KM., M.ARS., selaku pembimbing kedua

yang dengan penuh perhatian dan kesabaran telah memberikan bimbingan,

pengarahan dan saran sampai penelitian ini dapat diselesaikan.

Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya juga kami sampaikan kepada:

1. Prof. Dr. Mohammad Nasih, S.E., M.T., Ak., selaku Rektor Universitas

Airlangga, atas kesempatan belajar di Universitas Airlangga

2. Dr. Santi Martini, dr., M.Kes., selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Airlangga, atas kesempatan belajar di Fakultas Kesehatan

Masyarakat Universitas Airlangga

3. Dr. Djazuly Chalidyanto, S.KM., M.ARS., selaku Koordinator Program Studi

Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Program Magister Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Airlangga serta selaku Ketua Minat Studi

Administrasi Rumah Sakit Program Studi Administrasi dan Kebijakan

Kesehatan, Program Magister Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas

Airlangga, yang telah memberikan ilmu dan memotivasi agar selalu belajar

untuk lebih meningkatkan wawasannya.

4. Dr. M. Atoillah Isfandiari, dr, M.Kes., atas kesediaannya menguji dan

membimbing dalam perbaikan tesis ini.

5. Inge Dhamanti S.K.M., M.Kes., M.PH., Ph.D., atas kesediaannya menguji

dan membimbing dalam perbaikan tesis ini.

6. Elida Zairina, S.Si., M.PH., Ph.D., Apt., atas kesediaannya menguji dan

membimbing dalam perbaikan tesis ini.

7. Tri Wahyu Martanto, dr., Sp.OT(K)., atas kesediaan menguji serta senantiasa

mendukung dan memotivasi selama berjalannya pendidikan hingga selesai.

8. Seluruh dosen pengajar pada Program Studi Administrasi dan Kebijakan

Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Airlangga yang telah memberikan ilmu, mendidik, membimbing, membina dan memberi motivasi

kepada saya sehingga dapat menyelesaikan pendidikan.

9. Seluruh staf administrasi pada Program Studi Administrasi dan Kebijakan

Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Airlangga, Mbak Ade



viii

Mira Sari, S.KM., Mas Husni Kurnia Nurhasim, S.Si., dan Mas Kukuh

Yanuaristanto, S.E., yang telah membantu selama proses pendidikan

berlangsung.

10. Direktur Utama RSUD Dr. Soetomo Surabaya, Dr. Joni Wahyuhadi, dr.,

Sp.BS(K), yang telah memberikan izin, bimbingan, semangat, dan motivasi

kepada penulis untuk dapat menyelesaikan pendidikan ini.

11. Direktur Penunjang Medis RSUD Dr. Soetomo Surabaya, Prof. Dr. Hendrian

Dwikoloso Soebagjo, dr., Sp.M(K)., yang senantiasa memberi nasihat dan

motivasi agar terus belajar mengembangkan potensi.

12. Direktur Pendidikan Klinis dan Penelitian RSUD Dr. Soetomo Surabaya,

Prof. Dr. Cita R.S. Prakoeswa, dr., Sp.KK(K)., FINSDV., FAADV., yang

selalu memberi dorongan untuk terus belajar dan menyelesaikan pendidikan.

13. Direktur Pelayanan Medik RSUD Dr Soetomo Surabaya, Dr. Anang

Endaryanto, dr., Sp.A(K)., yang senantiasa memberi dorongan semangat

untuk tiada pernah puas dalam mencari ilmu.

14. Direktur Umum dan Keuangan RSUD Dr. Soetomo Surabaya, drg. Primada

Kusumaninggar, M.Kes., atas segala perkenan dan izinnya kepada penulis

dalam penyelesaian proses pendidikan ini.

15. H. Harsono, dr., mantan Direktur RSUD Dr Soetomo, yang telah memotivasi

dan memberikan izin untuk menjalani pendidikan lanjutan.

16. drg. Lily Lidya, M.ARS., drg. Hidayati Wardani, drg. Siti Rahmawati,

M.ARS., selaku atasan langsung serta ibu yang senantiasa menyemangati

dalam penyelesaian pendidikan.

17. Bapakku, Agung Lasmono dan Ibuku, Ulfiyah yang tiada pernah berhenti

mendoakan dan memberi restu pada setiap langkah agar menjadi berkah.

18. Athallah Akbar Brahmanto, anandaku terkasih yang selalu sabar dan

pengertian untuk memberikan dukungan serta semangat.

19. Adik-adikku Himawan, Bagus, Riris, yang selalu memberi semangat.

20. Pejabat Struktural dan Kepala Instalasi RSUD Dr. Soetomo yang selalu

memberikan dukungan.

21. Staf Bidang Pemasaran dan Rekam Medik serta seluruh perekam medik di

RSUD Dr. Soetomo yang selalu mendoakan, menyemangati, membantu dan

mendukung dalam proses berjalannya pendidikan ini.

22. Teman-teman seangkatan MARS 2018 atas segala kerjasama dan

dukungannya dan segala hal seru luar biasa.

23. Adik-adikku, Aisyah, Ika dan Riana, atas semua bantuan dan dukungannya.

24. Semua pihak yang telah membantu dalam proses pendidikan ini hingga

selesai.

Penulisan hasil penelitian ini masih jauh dari sempurna, untuk itu saran

dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan hasil

penelitian ini. Dan semoga tesis ini dapat memberikan manfaat.

Surabaya, 28 Januari 2021

Penulis



ix

SUMMARY

Analysis of Factors Affecting Completeness of Filling Manual and

Electronic Medical Records and The Impact of Incompleteness of

Medical Record Filling

(Systematical Review)

The era of globalization brings new challenges for hospitals to be able to

compete fiercely. Hospital customers are increasingly selective and have high

knowledge in choosing health clinics. Hospitals as health service facilities have a

responsibility to improve the quality of services to consumers. Quality services

are not only medical services but also support services. One of the important

support services is the organization of hospital medical records. Medical records

consist of conventional (manual) and electronic medical records. Thorough,

proper, and accountable medical records are a sufficient basis for reducing the

risk of fault. That’s because medical records are a source of information for

patients. Medical records may show the suitability of the services provided with

the patient’s health condition. The incompleteness of medical records is one of

the problems, because medical records are often the only records that can provide

detailed information about what happened while the patient was in the hospital.

This will have an impact on internal and external hospitals, as the results of the

processing of medical records become the basis for reporting both internal and

external to the hospital. The report prepared has an impact on hospital planning

and decision-making and also becomes material for evaluating the hospital's

services. Incomplete medical records or medical resumes affect various aspects,

including delay in the processing of insurance claims and obstruction of the

orderly administrative process.

The systematic review begins with research questions based on research

missions related to factors affecting the completeness of manual and electronic

medical records and the impact of incomplete filling of manual and electronic

medical records. The research question's formulation is based on the PECOS

framework, where PECOS elements are included in the inclusion and exclusion

criteria. In addition, the drawing up of a systematic review protocol, a systematic

review protocol, is a plan that includes the procedures and methods chosen for

conducting systematic reviews. The protocol used in this study is the protocol of

the PROSPERO guide or template The Center for Review and Dissemination of

the University of York. Data sources were obtained by implementing a search

strategy for seven online databases, namely Scopus, ScienceDirect, PubMed,

CINAHL, DOAJ, Springer, and Google. Literature search uses keywords and

Boolean operators ('AND,' 'OR NOT' or 'AND NOT') using the Medical Subject

Headings (MeSH) thesaurus.

Furthermore, processing article identification, filtering duplications, and

selecting research studies using the Mendeley Reference Manager. Then choose and select the research studies from the literature based on titles and

abstracts, using the PRISMA flow diagram. The next step was to assess the



x

quality of the article which found that 32 articles had met the eligibility criteria,

then the results of the selection strategy process were recorded in the form of

a PRISMA Checklist. The next step is to assess the quality of the article found

based on quality analysis using a quality assessment tool for qualitative studies, namely the Joanna Briggs Institute (JBI) Critical Appraisal Checklist for

Qualitative Research. The methodological quality assessment of all article

findings was carried out by three researchers or reviewers independently. Furthermore, data extraction and data synthesis are carried out one by one from

the article's findings.

This research study found that the factors affecting the completeness of

filling in manual medical records were divided into individual factors,

organizational factors, internal factors, and external factors. In electronic medical

records, the accuracy of filling is critical; if there is an error in data input, the data obtained will be inaccurate and will be difficult to correct.

The difference between manual and electronic medical record’s

completeness is that the employee resources manual medical record is required

to be adjusted to the considerable calculation of workforce patterns. In

contrast, electronic medical records will be more efficient because fewer

employees are needed. In this case, the completeness of electronic medical

records is better than manual medical records if the user of electronic medical

records masters the filling feature, filling in each field with the right information

and what is equally important is filling in on time. Because the filling is an

unrelated and not on time, the resulting data will become invalid data and cannot

be used as material for hospital reports as a reflection of the hospital's quality.



xi

RINGKASAN

Analisis Faktor yang Berpengaruh pada Kelengkapan Pengisian

Rekam Medis Manual dan Elektronik serta Dampak Ketidaklengkapan

Pengisian Rekam Medis

(Systematical Review)

Era globalisasi membawa tantangan baru bagi rumah sakit untuk mampu

bersaing secara ketat. Pelanggan rumah sakit semakin selektif dan memiliki

pengetahuan tinggi dalam memilih klinik kesehatan. Rumah sakit sebagai fasilitas

pelayanan kesehatan memiliki tanggung jawab dalam meningkatkan mutu

layanan kepada konsumen. Pelayanan yang berkualitas tidak hanya pelayanan

medis namun juga termasuk pelayanan penunjang. Salah satu pelayanan

penunjang yang penting adalah pengorganisasian rekam medis rumah sakit.

Rekam medis terdiri dari rekam medis konvensional (manual) dan elektronik.

Rekam medik yang lengkap, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan

merupakan dasar yang efektif dalam mengurangi tingkat risiko kesalahan. Hal ini

karena rekam medik adalah sumber informasi bagi pasien. Rekam medik dapat

menunjukkan kesesuaian layanan yang diberikan dengan kondisi kesehatan

pasien. Ketidaklengkapan dokumen rekam medis menjadi salah satu masalah

karena rekam medis seringkali merupakan satu-satunya catatan yang dapat

memberikan informasi terinci tentang semua kejadian selama pasein dirawat di

rumah sakit. Hal ini akan berdampak pada internal dan eksternal rumah sakit

karena hasil pengolahan data rekam medis menjadi dasar dalam pembuatan

laporan, baik internal maupun eksternal rumah sakit. Laporan yang disusun

berpengaruh terhadap perencanaan rumah sakit, pengambilan keputusan dan

menjadi bahan evaluasi pelayanan yang diberikan oleh pihak rumah sakit.

Ketidaklengkapan rekam medis atau resume medis memiliki dampak pada

berbagai aspek diantaranya adalah terlambatnya proses klaim asuransi yang

diajukan dan terhambatnya proses tertib administrasi.

Metode penelitian menggunakan desain studi penelitian systematic review.

Systematic review diawali dengan membuat research question berdasarkan tujuan

penelitian terkait faktor yang memengaruhi kelengkapan pengisian rekam medis

manual dan elektronik serta dampak dari ketidaklengkapan pengisian rekam

medis manual dan elektronik. Formulasi research question didasarkan pada

PECOS framework dan elemen PECOS dijadikan dalam kriteria inklusi dan

eksklusi. Selanjutnya menyusun protokol systematic review, yang merupakan

rencana tentang prosedur dan metode yang dipilih dalam melakukan systematic

review. Protokol dalam penelitian ini menggunakan panduan or template

PROSPERO The Centre for Review and Dissemination Centre for Review and

dissemination University of York. Sumber informasi data diperoleh dengan melakukan strategi pencarian pada 7 database online yaitu Scopus, Scient Direct,

PubMed, CINAHL, DOAJ, Springer dan Google. Pencarian literatur

menggunakan keyword dan boolean operator (“AND”, “OR NOT” or “AND

NOT”) dengan menggunakan The Medical Subject Headings (MeSH) thesaurus.



xii

Selanjutnya melakukan pengolahan identifikasi artikel, penyaringan

duplikasi dan penyeleksian studi penelitian menggunakan Mendeley Reference

Manager. Kemudian memilih dan menyeleksi studi penelitian dari artikel

berdasarkan judul dan abstrak, dengan menggunakan PRISMA flow diagram.

Langkah berikutnya melakukan penilaian kualitas artikel yang ditemukan

sebanyak 32 artikel telah memenuhi kriteria kelayakan, selanjutnya hasil proses

strategi penyeleksian dicatat ke dalam bentuk PRISMA Checklist. Langkah

berikutnya melakukan penilaian kualitas artikel yang ditemukan berdasarkan

analisis kualitas dengan menggunakan alat penilaian kualitas untuk studi

kualitatif yaitu Joanna Briggs Institute (JBI) Critical Appraisal Checklist for

Qualitative Research. Penilaian kualitas metodologis semua hasil temuan artikel

dilakukan oleh 3 peneliti atau reviewer secara independen. Selanjutnya

melakukan ekstraksi data dan sintesis data satu per satu hasil temuan artikel.

Hasil studi penelitian ini menemukan bahwa faktor yang memengaruhi

kelengkapan pengisian rekam medis manual terbagi dalam faktor individu, faktor

organisasi, faktor internal, dan faktor eksternal. Pada rekam medis elektronik

ketepatan pengisian sangat menentukan, apabila terdapat kesalahan dalam

penginputan data, maka data yang diperoleh akan tidak akurat dan akan sulit

dilakukan koreksi.

Perbedaan kelengkapan rekam medis manual dan elektronik adalah rekam

medis manual sumber daya manusia yang dibutuhkan disesuaikan dengan

perhitungan pola ketenagaan yang cukup banyak, sedangkan pada rekam medis

elektronik akan lebih efisien karena sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih

sedikit. Dalam hal ini kelengkapan rekam medis elektronik lebih baik daripada

rekam medis manual apabila pengguna rekam medis elektronik menguasai fitur

pengisian, mengisi setiap kolom isian dengan informasi yang tepat dan pengisian

yang tepat waktu. Oleh karena bila pengisian tidak tepat dan tidak tepat waktu,

maka data yang dihasilkan menjadi data yang tidak valid dan tidak dapat

dijadikan bahan laporan rumah sakit sebagai cerminan mutu rumah sakit.



ANALISIS FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA …

Documents