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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ
ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EN EL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO
CLINICO SANTA ANA C.A PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI.
Elaborado por:
Rangel, Daniela
C.I. 22.855.053
Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial
para
optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la
especialidad de
Administracin De Empresas
Puerto La Cruz, Agosto 2014
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ
ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EN EL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO
CLINICO SANTA ANA C.A PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI
Tutor Acadmico Elaborado Por:
Lcdo. Mata, Jess Rangel, Daniela
C.I. 22.855.053
Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial
para
optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la
especialidad de
Administracin De Empresas
Puerto La Cruz, Agosto 2014
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iii
DEDICATORIA
Este logro fue posible gracias a personas muy valiosas que me
apoyaron
en la trayectoria de mi carrera, a quienes dedico, en forma
afectuosa y
respetuosa, este trabajo de investigacin.
A MI DIOS TODOPODEROSO, por acompaarme durante este camino,
sin abandonarme y recibiendo su bendicin e infinita
misericordia.
A MI MADRE, Danny Coa, por darme la vida, brindndome su
apoyo
incondicional para alcanzar mis metas y sueos; por guiarme
siempre hacia
un futuro de xitos, siendo mi mejor ejemplo a seguir.
A MI ABUELO, Florencio Coa, por su inmenso apoyo incondicional,
por
estar siempre a mi lado, brindndome su amor y ser su nia
consentida,
guindome por los buenos senderos y darme un ejemplo de triunfo a
seguir.
Por l he llegado a cumplir mis metas.
A MI HERMANO, Juan Daniel, por ser mi razn de vivir y motivo
de
superacin, por apoyarme siempre y brindarme su amor de
hermano.
A TODA MI FAMILIA, por estar conmigo durante todo este camino,
por
brindarme su apoyo, ayuda y colaboracin para salir adelante sin
desmayar
en mis propsitos.
Daniela Fernanda Rangel Coa
-
iv
AGRADECIMIENTO
Durante el desarrollo de este trabajo de investigacin, cont con
la
asesora de profesionales y familiares a quienes doy mi ms
sincero
reconocimiento por todo el apoyo brindado en tan valioso
momento.
A MI DIOS TODOPODEROSO, por bendecirme y darme la sabidura
necesaria durante todo este camino.
A MI MADRE, por la ayuda que me brind y por su presencia lo cual
ha
sido mi fortaleza y por la felicidad que compartimos juntas por
haber logrado
este triunfo.
A MI TUTOR LCDO, JESUS MATA, por sus orientaciones y
consejos
para culminar este objetivo.
A LA LCDA. YASMELY JIMENEZ, por su gran ayuda incondicional
que
me brind en ese momento de dificultad que logr superar gracias a
su
asesora.
A LOS PROFESORES NILSA URRIOLA Y JOHAQUIN MONTIO, por
su ayuda y orientaciones para poder alcanzar este objetivo.
Daniela Fernanda Rangel Coa
-
v
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ
Especialidad: Administracin de Empresas. Lnea de Investigacin:
Compras
ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EN EL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO
CLINICO SANTA ANA C.A PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI
Autor: Rangel, Daniela Tutor Acadmico: Lcdo. Mata, Jess
Fecha: Agosto 2014
RESUMEN
Es de vital importancia para toda empresa llevar un control
especfico en la relacionado con
las compras, siendo esta la fuente y el manejo econmico de los
ingresos y egresos por lo
que pasa toda organizacin. La planificacin, organizacin,
ejecucin y control forman parte
de las compras ya que las mismas pasan por estos cuatro
elementos desde planificar quien
compra y como controlar las compras. De igual manera este
trabajo tiene como principal
objetivo el Anlisis de los procedi7mientos administrativos en el
rea de compras de la
empresa Centro Clnico Santa Ana C.A Puerto La Cruz, Estado
Anzotegui; sin pasar por
alto las funciones que tiene el mismo, se realizaron guas de
entrevistas, guas de
observacin, el diseo de investigacin fue de campo con apoyo de
la estrategia
documental, dando como resultado un anlisis lgico cualitativo y
tipo analtico.
-
vi
INDICE GENERAL
pp.
DEDICATORIA
..............................................................................................
iii
AGRADECIMIENTO
......................................................................................
iv
RESUMEN
......................................................................................................
v
INDICE GENERAL
........................................................................................
vi
INTRODUCCION
............................................................................................
8
CAPITULO I. EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
........................................................... 11
JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
..............................................................
14
OBJETIVOS DE LA
INVESTIGACIN..........................................................
15
CAPITULO II. MARCO TEORICO
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
................................................. 17
BASES TERICAS
.......................................................................................
19
Procedimientos
..........................................................................................
19
Importancia de los Procedimientos
....................................................... 19
Procedimientos Administrativos
.................................................................
20
Importancia de los Procedimientos Administrativos
............................. 20
Compras.....................................................................................................
21
Importancia de las Compras
.................................................................
21
Funcin de Compras
............................................................................
22
Tipos de Compras
................................................................................
22
Departamentos de compras
.................................................................
23
Funciones generales del departamento de compras
............................ 23
Objetivo de la Administracin de Compra
............................................ 25
BASES LEGALES
.........................................................................................
26
CDIGO CIVIL
...........................................................................................
26
-
vii
CDIGO DE COMERCIO
..........................................................................
27
DEFINICIN DE TERMINOS OPERATIVOS
............................................... 30
OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE
................................................ 32
CAPITULO III. MARCO METODOLGICO
DISEO Y TIPO DE
INVESTIGACION.........................................................
34
Diseo de Investigacin
.............................................................................
34
Tipo de Investigacin
.................................................................................
35
UNIDADES DE
ESTUDIO.............................................................................
36
TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS ..............
37
CAPITULO IV. ANLISIS DE LOS RESULTADOS
ANALISIS DE DATOS Y PRESENTACION DE RESULTADOS
................... 40
DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN
EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLNICO SANTA
ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI............................. 42
DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS EN EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA
CENTRO CLNICO SANTA ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI
...............................................................................................
45
ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL
AREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA
ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI............................. 47
CAPITULO V. CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
CONCLUSION
..............................................................................................
52
RECOMENDACIONES
.................................................................................
53
BIBLIOGRAFA
.............................................................................................
54
ANEXOS
-
8
INTRODUCCION
El proceso administrativo, forma parte de toda empresa y consta
de las
distintas tareas que deben realizarse para el crecimiento de la
misma. Estos
procedimientos realizan una sectorizacin de los trabajos en las
distintas
reas especializadas, tales como: el Departamento de
Administracin y el
Departamento de Compras, logrando as que cada una de ellas no
funcione
como entes autnomos, sino, que realicen acciones conjuntas para
alcanzar
la realizacin de los objetivos administrativos que son
propuestos justamente
por la administracin.
Es por ello que; se deben tomar en consideracin los bienes o
servicios
que se puedan utilizar en el desarrollo de la actividad a llevar
a cabo por la
empresa. En base a ello, se establece un correcto uso para cada
uno de
ellos, siendo la administracin, un concepto que es aplicado a
una gran
cantidad de entornos y actividades. Es aqu donde entran las
compras, las
cuales le van a permitir a la empresa determinar las actividades
requeridas
para establecer el control de las operaciones, siendo stas el
motor principal
que va a permitir su crecimiento y desarrollo, brindando un
mejor servicio en
cuanto a la salud de las personas se refiere, permitiendo as
crecer con el
apoyo del personal que presta servicios en la Institucin.
La empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., se encuentra ubicada
en la
Calle Principal N 43 de la Urbanizacin Caribe, especficamente en
la ciudad
de Puerto La Cruz. Funciona como centro de hospitalizacin y
dependencia
privada, dedicada a prestar servicios de salud, asistencia y
servicios mdicos
en general las 24 horas del da. Actualmente, el Departamento de
Compras
-
9
de la empresa presenta un bajo nivel de eficacia en los
procedimientos
administrativos, los cuales generan retraso en la adquisicin de
las
medicinas y/o materiales mdicos. En base a ello, surge la
necesidad de
analizar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo
en el rea
de compras, identificando las debilidades y fortalezas de stos.
Vale decir
que pese a que los procedimientos administrativos no garantizan
el
desempeo de los procesos de compra que realiza el personal, se
generan
alertas necesarias que permitan subsanar las reas de
atencin.
El contenido del proyecto de investigacin, estar estructurado en
cinco
captulos, los cuales se explican de la siguiente manera:
Capitulo I. El Problema. En el cual se desarrollara, el
Planteamiento del
problema, Justificacin e Importancia y Objetivos de la
Investigacin.
Capitulo II. Marco Terico. Especificando, Antecedentes de la
Investigacin, Bases Tericas, Bases Legales, Definicin de
Trminos
Operativos y Operacionalizacin de la Variable.
Capitulo III. Marco Metodolgico. Contiene, el Diseo y Tipo
de
Investigacin, Unidad de Anlisis y Tcnicas e Instrumentos de
Recoleccin
de Datos.
Capitulo IV. Discusin de Resultados.. Contendr el Anlisis de
Datos
y la Presentacin de Resultados.
Capitulo V. Conclusin y Recomendaciones. Y para culminar,
las
Referencias Bibliogrficas y Anexos.
-
CAPITULO I
EL PROBLEMA
-
11
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las compras tienen una importancia muy significativa para las
empresas,
tal es el caso de la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A. Las
compras
articulan las necesidades de produccin al abastecer a la empresa
de
materiales mdicos y medicinas. Sin embargo, es en esta rea donde
se
presentan fallas, especficamente en sus procedimientos
administrativos, no
pudiendo cumplir con las operaciones del da a da y generando
gran
incidencia en la operatividad de la misma.
Actualmente, los procedimientos administrativos de compra se
inician a
partir de los requerimientos de los distintos sectores de la
Clnica y en
algunos casos, se formaliza con un documento escrito. Es en este
momento,
en el que el rea de compras inicia su gestin, donde el
responsable de la
misma compara presupuestos de diferentes proveedores, analizando
y
estudiando cul es la inversin ms factible y seleccionando la
mejor
alternativa de acuerdo a la necesidad de la empresa.
En base a ello, en la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., el
proceso
de compras dentro de la administracin de la empresa cumple un
papel
fundamental para su buen funcionamiento. Debido a que no se
est
cumpliendo a cabalidad, est ocasionando inconvenientes en
relacin a que
no existe una buena planificacin del material mdico y medicinas
requeridas
para la fecha, producto de las fallas diarias que no son
anotadas con tiempo.
Las rdenes de compras muchas veces no coinciden con el material
o
medicamento solicitado a travs de los presupuestos, donde se
registran
facturaciones con montos discordantes; el pago de los
proveedores es
-
12
realizado con retraso debido a la falta de planificacin.
Asimismo, no existe
una programacin de las compras que permita cubrir las
existencias mnimas
en relacin a los inventarios de artculos existentes en el
almacn. Tambin,
se presentan fallas desde el momento en que se recibe el
material mdico,
medicinas y papelera en general, hasta realizar el despacho o
salida de los
mismos hacia los diferentes departamentos de la organizacin.
Vale decir que, la empresa cuenta con un sistema a travs del
cual se
procede a ingresar los artculos adquiridos para luego, ser
descargados del
mismo. Sin embargo, este sistema no cuenta con un control de
inventario del
material y medicinas que se adquieren, tampoco permite coordinar
los bienes
que se resguardan para asegurar el flujo continuo de stos. De
igual manera,
existe poca confiabilidad en el mtodo de consumos internos y
transferencias, debido a las misma fallas del sistema y; en
algunos casos por
olvido del recurso humano al pasar la informacin a tiempo, por
lo cual, es
casi imposible asegurar la disponibilidad o existencia del
material que por lo
general al consultar los artculos no refleja la cantidad que hay
en existencia
real, ocasionado as, distorsin en los procesos desde que se
programan las
compras hasta que se entregan a los diferentes departamentos que
emiten
dicha solicitud.
En base a lo anterior se retrasa el procedimiento a travs del
cual se
llevan a cabo las compras. Por lo general, el suministro de
materiales y
medicinas para los pacientes se realiza con retraso. Estos
generan como
consecuencia que las compras se realicen a costos muy elevados,
por lo
cual la administracin retarda el pago a sus proveedores. Es
importante
destacar que el suministro de material mdico quirrgico y de
medicinas es la
parte primordial de la institucin ya que, su misin es prestar un
mejor
servicio y atencin mdica.
-
13
Esta investigacin se realiz en el Departamento de
Administracin,
especficamente, en el rea de compras de la empresa Centro Clnico
Santa
Ana, C.A.
En funcin a lo sealado, surgen las siguientes interrogantes:
Existe escasez de medicinas y materiales mdicos?
Son planificadas las compras?
Coinciden las rdenes de compra con el material solicitado?
Se realizan los procedimientos administrativos para llevar a
cabo las
compras?
-
14
JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
Cabe sealar que para toda empresa, es fundamental realizar
los
estudios y analizar los procedimientos administrativos para
garantizar el xito
y logro de sus objetivos. Estas consideraciones suponen
satisfacer las
necesidades de la empresa, con la finalidad de llevar a cabo
los
procedimientos de la estructura a la que pertenecen.
En concordancia con lo anterior, esta investigacin beneficia
primeramente al personal del Departamento Administrativo y de
Compras de
la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., as como a la empresa,
ya que,
contribuye en analizar los procedimientos administrativos del
rea de
compras y brinda orientacin de cmo llevar el control de los
mismos, acorde
con las necesidades existentes.
Cabe decir que esta investigacin garantiza que los estudiantes
de
administracin amplen sus conocimientos en base al
procedimientos
administrativos, los cuales en su momento deben poner en prctica
al ejercer
la carrera en el campo laboral, adems, sirve de antecedente para
futuras
investigaciones.
Para la tesista, permite aplicar los conocimientos adquiridos
con el objeto
de demostrar las destrezas que contribuyeron a optar por el
ttulo que le
catalogue como Tcnico Superior Universitario en
Administracin.
-
15
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
Objetivo General
Analizar los procedimientos administrativos en el rea de compras
de la
Empresa Centro Clnico Santa Ana C.A., Puerto La Cruz, Estado
Anzotegui.
Objetivos Especficos
Describir los procedimientos administrativos en el rea de
compras de
la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz,
Estado
Anzotegui.
Detectar las debilidades y fortalezas de los procedimientos
administrativos en el rea de compras en la Empresa Centro
Clnico
Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.
Presentar anlisis de los procedimientos administrativos en el
rea de
compras en la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., Puerto
la
Cruz, Estado Anzotegui.
-
CAPITULO II
MARCO TEORICO
-
17
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
Segn Sabino (1992), los antecedentes de la investigacin se
refieren a
los estudios de investigaciones previas relacionadas con el
problema
planteado, es decir investigaciones realizadas anteriormente y
que guardan
alguna vinculacin con el objeto de estudio. (pg. 26) Cabe decir
que los
antecedentes relacionados a la investigacin han sido abordados
como
elementos orientadores de este trabajo. Entre ellos:
Prez (2009) elabor el trabajo de grado titulado Manual de
procedimiento administrativo/tcnico aplicado a las compras
internacionales
de la Empresa Ingeniero y Tcnicos Asociados, C.A. (ITACA), segn
las
Normas ISO 9001:2000, donde concluy que implementar un sistema
de
calidad puede representar una oportunidad de mejora en la gestin
de la
empresa. Igualmente, la empresa debe evaluar y determinar si se
est
cumpliendo con lo documentado.
Marcano (2007) elabor el trabajo de grado titulado Mejoras en
los
procedimientos empleados en la compra y adquisicin de insumos,
en los
departamentos de compras y almacenes de las empresas Tigasco
Gas
Licuado, C.A., en Puerto La Cruz, Estado Anzotegui, donde
concluy
proponer mejoras en los procedimientos empleados en la compra
y
adquisicin de insumos, ya que busca describir todos los
procedimientos
aplicados actualmente para detectar fallas y recomendar
lineamientos a
seguir.
Catellal (2007), elabor el trabajo de grado titulado Mejoras en
los
procedimientos de compra y almacn de materiales en la
Empresa
-
18
Distribuidora Polar de Oriente, C.A., donde concluy que deben
ser
aplicados correctivos a ciertas fallas que provoc el
desmejoramiento de los
procesos del almacn, por ello se estableci mejorar los
procedimientos para
el beneficio interno de la organizacin.
Los antecedentes antes citados mantienen relacin con la
investigacin,
ya que, lo que se quiere lograr es mejorar los procedimientos
administrativos
de compra de la empresa en estudio, para as, agilizar y resolver
las fallas
presentes en la empresa.
Estos antecedentes, sirvieron de aporte para la investigacin, ya
que,
aplicando los cuatro pasos fundamentales de los
procedimientos
administrativos, planificacin, organizacin, ejecucin y control
se logran
analizar los procesos factibles para una administracin de compra
fiable y
exitosa, permitiendo as, lograr los objetivos y metas trazadas
en la empresa.
-
19
BASES TERICAS
Procedimientos
Las empresas, para poder ejecutar sus actividades de manera
eficiente,
necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que
conllevan a
desarrollar coordinadamente las operaciones que les permitir
adaptarse a
las necesidades de la empresa y su entorno, para alcanzar los
objetivos y
metas propuestas por sta. Dentro de estas tcnicas se encuentran
los
procedimientos como medios de trabajo que les faciliten la
efectividad de las
operaciones diarias.
Por lo general, las organizaciones tienen muchos y diferentes
conjuntos
de procedimientos que cubren varias tareas para ser efectuadas.
A tal efecto.
Gmez (1993) define un procedimiento como un plan de trabajo,
preciso y
minuciosos previamente, elaborados y verificados en la
prctica,
experimentalmente (pg. 3). Es decir, todos los procedimientos
deben
basarse en hechos concretos sobre una situacin en particular y
no en
suposiciones o deseos. En cada caso debern tomarse en cuenta
los
elementos materiales, el personal, el tipo de trabajo y el
objetivo.
Importancia de los Procedimientos
En relacin a la importancia de los procedimientos con el
contexto de las
organizaciones, Gmez (ob. Cit) seala que; estos son considerados
como
una gua de actividades del personal. (pg. 4) La experiencia ha
dado
pruebas fehacientes de que los procedimientos mejoran el
rendimiento de las
organizaciones o empresas, por las siguientes razones:
-
20
1. Permiten una eficiente administracin, englobada a varios
sectores de
responsabilidad a la vez.
2. Siempre existe la posibilidad de perfeccionar los sistemas
y
procedimientos y con ellos mejorar las actividades de la
organizacin.
Procedimientos Administrativos
El procedimiento administrativo es el cauce formal de una serie
de actos
en que se concentra la actuacin administrativa para la
realizacin de un fin.
Segn Lzaro (1994), los procedimientos administrativos son:
Aquellos que sealan, las maneras de ejecutar las diferentes
tareas de una organizacin as como los medios que han de emplearse
para realizar las mismas se identifican con la funcin
administrativa en su sentido ms amplio, quedando comprendidos en
este grupo aquellos generalmente identificados como operaciones de
oficinas, tales como, manejo de documentacin, tenedura de libros,
contabilidad, informes, proyectos, programas de trabajo,
presupuestos, dibujos, ingeniera (de oficina no de fbrica), normas
de trabajo, control de produccin y asuntos similares, ya sea que,
de hecho, se ejecuten en la oficina o en la fbrica. Los
procedimientos de oficina pueden ser ejecutados manualmente por
mquinas y empleados. (pg. 22)
Es decir, los procedimientos administrativos hacen referencia a
las
acciones empleadas en funcin a los trabajos ejecutados en una
empresa u
organizacin.
Importancia de los Procedimientos Administrativos
Los procedimientos administrativos son importantes porque
permiten
tomar las medidas necesarias para mejorar la eficiencia y
efectividad de la
empresa. Segn Gmez (ob. Cit), Ayudan a perfeccionar las
rutinas
laborales, facilitando las funciones administrativas:
planificacin,
organizacin, coordinacin, control y supervisin en general (pg.
2).
Gmez (ob. Cit), definen estas cuatro funciones fundamentales
como:
-
21
Planificacin. Es necesaria para determinar los objetivos en los
cursos
de accin que van a dirigir.
Organizacin. Contribuye a la distribucin del trabajo entre
los
miembros del grupo para establecer y reconocer las
relaciones
necesarias.
Ejecucin. Por los miembros del grupo que llevan a cabo las
tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo.
Control. Conllevan a una supervisin de las actividades para que
se
informen con los planes.
Vale decir que, estos procedimientos existen en toda empresa y
permiten
fijar un objeto, realizar las actividades necesarias para
alcanzarlo y determina
su cumplimiento.
Compras
En la actualidad, el trmino comprar ha ido evolucionando a
adquirir,
considerando una ampliacin a las opciones de comprar. Segn
Montoya
(2002), son una actividad especialmente calificada y
especializada (pg.
12). En otras palabras, deben ser desempeadas por personas
preparadas
con conocimientos de compras y que puedan analizar y tomar
decisiones
acertadas.
Importancia de las Compras
En la actualidad, las compras son consideradas como una funcin
vital
para el xito de cualquier empresa. En las organizaciones
modernas se
cuenta con un departamento de compras, en el cual recaen
precisamente las
-
22
funciones de adquisiciones de materias primas y artculos
indispensables
para el uso interno y buen funcionamiento de la misma. En base a
ello,
Pereiro (2005) expresa que:
La importancia de las compras afecta la rentabilidad y calidad
de la mayora de organizaciones, aunque no en las mismas
proporciones. No hay organizacin que no requiera de algn producto o
servicio para realizar sus actividades y que estn dirigidos a la
satisfaccin de las necesidades del cliente (pg. 3).
Es importante, no slo porque asegura el abastecimiento normal de
las
necesidades de equipos, material y mantenimiento de la empresa,
lo cual
garantiza su funcionamiento regular, sino porque cuando es
bien
administrado puede traer considerables beneficios adicionales
como
economas y ganancias para la empresa.
Funcin de Compras
Para Guadarrama (2011), la funcin de compras es comnmente
conocida como la funcin de adquirir, contemplando la
necesidad,
localizacin y seleccin de uno o ms proveedores, negociando el
precio y
otros trminos inherentes al insumo a comprar, asegurndose de su
entrega
a travs de un adecuado seguimiento. (pg. 1)
Es precisamente la habilidad de un profesional conocer las
diferentes
formas y modalidades de compra, considerando las
circunstancias
particulares de cada una de ellas como son:
Tipos de Compras
Segn Guadarrama (ob. Cit), stas se clasifican en:
Compras al contado. Acto por el que un agente econmico adquiere
el
dominio de un bien o recibe un servicio, contra el pago de un
precio.
-
23
Tambin son todas aquellas operaciones financieras que se hacen
a
cambio de un bien adquirido, el cual se cancela de manera
inmediata
a su recibimiento.
Compras a crdito. Es la operacin de carcter monetario en el
cual
se recibe a cambio de una forma de pago que pueda ser corto,
medio
a largo plazo.
Departamentos de compras
Dentro de toda empresa debe existir un departamento de
compras,
representado por un jefe, quien tendr a su cargo la recepcin,
clasificacin y
revisin las requisiciones de compras emitidas por los
diferentes
departamentos de la organizacin. Tambin, debe gestionar
cotizaciones de
los diversos pedidos solicitados por las dems secciones que
conforman la
empresa. Williams (2013) expresa que:
Para supervisar el proceso de compra y asegurar que se mantenga
dentro de los parmetros para mantener la rentabilidad del negocio,
una empresa utiliza el departamento de compras para supervisar a
los proveedores, prestadores de servicios, equipo de compras e
incluso la investigacin en control de calidad (pg. 1).
Funciones generales del departamento de compras
Martnez (2008) se basa en:
Centralizar y canalizar las tramitaciones de las requisiciones
de
compras para la adquisicin de un bien especifico.
Cumplir con las normas y procedimientos establecidos para
las
compras y recepcin.
Obtener diversos proveedores, cotizaciones y otras condiciones
de
compras, segn los niveles establecidos para ellos.
-
24
Comprar a precios razonables los mayores productos
obtenibles,
negociando y ejecutando todos los compromisos de la
distribuidora.
Recomendar y sealar al proveedor que presente las mejores
condiciones de ventas, al mejor costo y asegure el
abastecimiento de
los artculos.
Buscar nuevas fuentes de suministros.
Velar porque las condiciones en las que se adquieren los bienes
sean
las estipuladas por la distribuidora tales como: cantidades,
tiempo de
entrega, condiciones de pago y calidad.
Coordinar sus actividades con las distancias unidas de las
distribuidoras asesorndolas para la adquisicin.
Los requisitos de las cotizaciones no deben suministrarse a
ningn
proveedor.
Puede ser escrito, va fax o telefnicamente.
Son necesarias mnimas tres cotizaciones, slo que existan menos
de
tres proveedores en el mercado.
Deben ser estudiadas de acuerdo a los factores determinantes
como
son: costo total, igualdad de condiciones, facilidad financiera,
calidad y
servicio por parte de los proveedores.
Al momento de solicitar sus cotizaciones deben ser informados en
lo
referente a la fecha de entrega y lugar de recepcin de
mercanca.
Cuando el departamento lo considere necesario ser exigida
una
muestra con el propsito de aceptar en detalle las caractersticas
y
ventajas que presenta el producto ofrecido.
-
25
Objetivo de la Administracin de Compra
Para Lender (2007), el objetivo es:
Obtener los materiales adecuados que satisfagan los
requerimientos de calidad, en la cantidad debida para su envo en el
momento preciso y al lugar correcto de la fuente correcta (un
vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con
puntualidad) prestando el servicio correcto tanto antes como despus
de la venta y el precio correctamente (pg. 1).
Es decir, es adquirir contemplando la necesidad, localizacin y
seleccin
de uno o ms proveedores, negociando el precio y otros trminos
inherentes
al insumo a comprar, asegurndose de su entrega a travs de un
adecuado
seguimiento.
-
26
BASES LEGALES
CDIGO CIVIL
Gaceta Oficial Extraordinaria N 2.990 del 26 de Julio de
1982.
Captulo V
De las obligaciones del comprador
Artculo 1527. La obligacin del comprador es pagar el precio en
el da y
en el lugar determinados por el contrato.
Esto quiere decir que el comprador tiene la obligacin de cumplir
con los
tiempos de pago en el lugar estipulado en el contrato.
Artculo 1529. A falta de convencin especial, el comprador
debe
intereses del precio hasta el da del pago, aun cuando no haya
incurrido en
mora, si la cosa vendida y entregada produce frutos u otra
renta.
En otras palabras, de no existir acuerdos, el comprador debe
cancelar
intereses cuando lo que haya pedido le produzca ingresos, as no
haya
incurrido en mora.
Artculo 1530. Si el comprador fuera perturbado o tuviese fundado
temor
de serlo por una sola accin, sea hipotecario, sea revocatorios,
puede
suspender el pago del precio hasta que el vendedor haya hecho
cesar la
perturbacin o el peligro, a no ser que el vendedor de garanta
sea suficiente
o que se haya estipulado que no obstante cualquier contingencia
de esta
clase, el vendedor verifique el pago.
-
27
Este Artculo seala que, un comprador puede suspender el pago
cuando
ste observa que existe algn peligro que afecte su compra. En
caso
contrario el vendedor debe evitar este tipo de situaciones.
Artculo 1531. Cuando se trata de cosas muebles, la resolucin de
la
venta se verifica de pleno derecho en inters del vendedor si el
comprador
no se ha presentado a recibir antes que haya expirado el trmino
para la
entrega de la cosa vendida, o si, aunque se haya presentado a
recibirla,
no ha ofrecido el precio, a menos que se le haya otorgado plazo
ms largo
para esto.
En otras palabras, cuando se vende un bien mueble el comprador
tiene
que adaptarse a los cambios o plazos que se hayan otorgados para
la venta
de los mismos.
CDIGO DE COMERCIO
Gaceta Extraordinaria N 475, de fecha 21 de Diciembre de
1955
Seccin I
De la Compra-Venta
Artculo 133. La venta mercantil de la cosa ajena es vlida; y
obliga al
vendedor a adquirirla y entregarla al comprador, so pena del
resarcimiento
de daos y perjuicios.
Esto quiere decir que la venta de cualquier bien es legal y
exige al
vendedor adquirirlas para luego entregrsela al comprador
otorgndole
compensacin por cualquier dao.
Artculo 142. Si el comprador no cumple su obligacin, el vendedor
tiene
derecho a hacer vender la cosa que es objeto del contrato o
depositaria en
-
28
una acreditada casa de comercio y, en defecto de sta, en persona
de
responsabilidad, todo por cuenta del comprador.
Este Artculo refleja que para realizar compras el comprador debe
tener
la documentacin necesaria para recibir lo que pide. En caso
contrario el
vendedor esta en todo su derecho de vender las cosas o las
depositara en la
casa de comercio.
Artculo 145. Entregadas las mercancas vendidas al comprador, ste
no
ser odo en las reclamaciones sobre defecto de calidad o falta de
cantidad,
siempre que las hubiere examinado al tiempo de la entrega y
recibo sin
reserva.
Es decir, una vez revisada y recibida la mercanca por parte
del
comprador ste no tendr reclamo alguno una vez pasado el tiempo
de
entrega de la misma.
Artculo 146. Si el comprador rehsa recibir las mercancas
provenientes
de otra plaza y el vendedor o expedidor de ellas no se reside en
el lugar del
recibo, el Juez de Comercio o el del lugar, donde no hubiere de
Comercio,
puede, a solicitud del comprador, ordenar que sean reconocidas,
estimadas y
depositadas.
Este Artculo refleja que, en el momento de entregarle la
mercanca al
comprador si ste no se encuentra o no reside en el sitio para
recibirla, esta
mercanca ser depositada en los almacenes correspondientes por
rdenes
de la autoridad correspondiente.
Artculo 147. El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor
firme
y le entregue factura de las mercancas vendidas y que ponga al
pie recibo
del precio o de la parte de ste que se le hubiere entregado. No
reclamando
-
29
contra el contenido de la factura dentro de los ocho das
siguientes a su
entrega, se tendr por aceptada irrevocablemente.
En otras palabras, toda compra que realicen las personas debe
estar
soportada por una factura, por lo tanto stas estn en la
obligacin de exigir
la factura al vendedor.
-
30
DEFINICIN DE TERMINOS OPERATIVOS
Administracin: Es un proceso muy particular que consiste en
las
actividades de planificacin, organizacin, ejecucin y control
desempeado
para determinar y alcanzar objetivos.
Anlisis de cotizacin: Es el proceso donde se cotejan las
condiciones,
los precios y ventajas que ofrecen los proveedores al enviar su
presupuesto,
que la lleva a la asignacin de una orden de compra.
Cuadro comparativo de cotizaciones: Es un documento interno
que
maneja exclusivamente el Departamento de Compras, con el
propsito de
resumir las principales caractersticas que ofrecen los
proveedores respecto
a su producto y de esta manera estn en posibilidades de elegir o
tomar una
decisin de compras.
Departamento: Unidad ejecutiva o administrativa de una
organizacin.
Formatos: Es una forma impresa el cual se llena con ciertos
datos que el
mismo da. Este tiene muchas funciones, entre ellas tenemos: para
ser
llenados con datos personales, para hacer solicitud de cualquier
servicio.
Inventarios: Estimacin de la mercanca almacenada y los valores
que
conforman las facturas de comerciantes.
Materiales: Es el conjunto de bienes, maquinarias, insumos,
materia
prima y productos terminados que son de inutilidad para el
desempeo de un
servicio o para el manejo interno de la empresa.
-
31
Orden de Compras: Es un contrato previo consagrado por las
prcticas
comerciales el cual puede variar en su forma o extensin de
acuerdo con la
necesidad de cada empresa.
Organizacin: Es cualquier sistema estructurado en reglas y
relaciones
funcionales desempeados para llevar a cabo las polticas
empresariales o
precisamente los programas que tales polticas importa.
Procedimientos: Es un conjunto de tareas orientadas para lograr
una
meta y esta tarea implica una cronologa enfocada a un fin.
Proveedor: Persona que suministra a la empresa bienes y
servicios para
cubrir las necesidades en los departamentos de la
organizacin.
Proveedores: Fabricantes o mayoristas que suministran mercanca a
los
comercios
Requisicin: En las prcticas comerciales, la requisicin o
solicitud es
un documento interno que maneja la empresa y en l se plasman
las
necesidades que tiene el departamento de produccin o algn
otro
departamento o sucursales a travs de productos, capital o valor
del
departamento de almacn. Es recomendable en este caso que la
descripcin
de los materiales requeridos se haga con toda claridad posible y
en forma
minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las
cotizaciones
con el proveedor.
Servicios: Trabajo til que hace una persona o una mquina
cuya
ejecucin y rendimiento se utilizan para satisfacer
necesidades.
Stock: Es toda la representacin de cantidades en mercancas
disponible como la provisin, reservas, existencias de algn bien,
etctera.
-
32
OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE
Objetivo General: Analizar los procedimientos administrativos en
el rea de
compra de la empresa Centro Clnico Santa Ana C.A., Puerto La
Cruz,
Estado Anzotegui.
Cuadro 1.
Operacionalizacin de variable
Variables Dimensin Indicadores Fuentes Instrumentos
Primaria:
Jefe de Compras
Supervisor de
Compras
Secundaria:
Leyes
Textos
Tesis
Facturas Internet
Gua de
entrevista
Gua de
observacin
Procedimientos
administrativos
rea de
compras
Cotizaciones
Proveedores
Orden de
compras
-
CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
-
34
DISEO Y TIPO DE INVESTIGACION
Diseo de Investigacin
Para Arias (2006), el diseo de investigacin es la estrategia
general
que adopta el investigador para responder al problema planteado.
En
atencin al diseo, la investigacin se clasifica en: documental,
de campo y
experimental (pg. 47). En otras palabras, es una planificacin de
lo que se
debe hacer para lograr los objetivos del estudio. Es decir,
desglosar las
estrategias bsicas que el investigador adopta para generar
informacin
exacta e interpretable.
Diseo de Campo
Arias, (ob. Cit) lo define como:
Consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos
investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos
primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el
investigador obtiene la informacin pero no altera las condiciones
existentes. (pg. 48).
En otras palabras, son datos de inters que se recogen
directamente de
la realidad mediante un trabajo concreto del investigador.
En base a lo citado anteriormente, esta investigacin est
enmarcada
bajo un diseo de campo con el apoyo de la investigacin
documental, ya
que el investigador consult varias fuentes bibliogrficas sobre
el tema, las
cuales sirvieron de soporte para llevar a cabo el desarrollo de
este trabajo
investigativo.
-
35
Tipo de Investigacin
Arias (ob. Cit) seala que en un estudio pueden identificarse
diversos
tipos de investigacin, existiendo muchos modelos y diversas
clasificaciones.
Sin embargo, independientemente de la clasificacin utilizada,
todos son
tipos de investigacin, y al no ser excluyentes, un estudio puede
ubicarse en
ms de una clase (pg. 23). En base a ello, el criterio empleado
en este
estudio para establecer el tipo de investigacin es de acuerdo al
nivel y el
diseo.
Segn el nivel de investigacin, es decir, el grado de profundidad
con
que se aborda un fenmeno u objeto de estudio, la investigacin se
enmarc
en una investigacin de tipo analtica. Hurtado (1998) expresa
que:
La investigacin analtica tiene como objetivo analizar un evento
y comprenderlo en trminos de sus aspectos menos evidentes. La
investigacin analtica incluye tanto el anlisis como la sntesis.
Analizar significa desintegrar o descomponer una totalidad en todas
sus partes. Sntesis significa reunir varias cosas de modo que
conformen una totalidad coherente, dentro de una comprensin ms
amplia de la que se tena al comienzo (pg. 255).
Es decir, implica la reinterpretacin de lo analizado en funcin
de algunos
criterios, dependiendo de los objetivos del anlisis
En este estudio, la investigacin analtica tuvo como propsito
interpretar
todos los incidentes que intervienen en los procedimientos que
se aplicaron
en el Departamento de Administracin rea de Compras de la
empresa
Centro Clnico Santa Ana, C.A., ubicado en la ciudad de Puerto La
Cruz,
Estado Anzotegui, mediante un enfoque cualitativo.
-
36
UNIDADES DE ESTUDIO
Segn Hurtado (2007), son las entidades que posee el evento
de
estudio (pg. 272). Desde otro punto de vista, son los elementos
menores y
no divisibles que componen el universo de estudio de una
investigacin.
Sobre dichos elementos se estudia el comportamiento de las
variables. Las
unidades de anlisis se establecen de manera previa a la etapa
de
recoleccin de datos. (Mayntz et. Al: 1988, pg. 16)
En el presente estudio, la unidad de estudio la comprenden
los
procedimientos administrativos que afectan la situacin actual
del rea de
compras de la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., con
apoyo
referencial del Jefe y Supervisor del Departamento de
Compras.
-
37
TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE
DATOS
Segn Arias (2006), las tcnicas de recoleccin de datos son
las
distintas formas de obtener la informacin y los instrumentos son
los medios
materiales que se emplean para almacenar y la informacin.
Los trminos que se emplearon en la elaboracin de este trabajo
de
investigacin ayudaron fundamentalmente a corregir la informacin
necesaria
para el desarrollo de los objetivos aplicados en la empresa
Centro Clnico
Santa Ana C. A fueron las siguientes:
Tcnicas
Observacin
Segn Arias. (ob. Cit), la observacin es una tcnica que consiste
en
visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica,
cualquier hecho,
fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la
sociedad, en
funcin de unos objetivos de investigacin preestablecidos.
Entrevista
Segn Arias (2006: p. 73), la entrevista, ms que un simple
interrogatorio, es una tcnica basada en un dilogo o conversacin
cara a
cara, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema
previamente
determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener
la
informacin requerida.
-
38
Instrumento
Gua de observacin
Segn Hernndez (1991) Gua de Observacin es aquella donde se
registran todos los datos resultados de la observacin efectuada
por el
investigador. Tambin es un instrumento que lo orientar para
centrar su
atencin en lo que interesa observar y es muy referente para las
diversas
visitas, pero significa que debe observar siempre lo mismo. Por
lo tanto,
aunque los aspectos que orientan la observacin en este curso
son
constantes, la observacin obtenida cada vez ser distinta.
Gua de entrevista
Segn Hernndez (1.991), la Gua de Entrevista consiste en la
obtencin de informacin adecuada y til por medio de preguntas que
se
plantearn al grupo de personas que ser entrevistado.
-
CAPITULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
-
40
ANALISIS DE DATOS Y PRESENTACION DE
RESULTADOS
Para llevar a cabo una investigacin es necesario una serie de
datos.
Vale decir que la tcnica de anlisis representa el cmo se procesa
la
informacin. En base a ello, Sabino (2001) define anlisis
cualitativo como:
Anlisis que se procede a hacer con la informacin de tipo verbal,
de un modo general se ha recogido mediante fichas de uso u otro
tipo. Es preciso tomar cada uno de los grupos que hemos as formado
para proceder a analizarlos. El anlisis se efecta cotejando los
datos que se refieren a un mismo aspecto y tratando de evaluar la
fiabilidad de cada informacin (pg. 193).
En base a los resultados obtenidos de los instrumentos
aplicados, se
determin que no existe una planificacin en el Departamento de
Compras al
momento que stas tienen que ser realizadas. A pesar que la
empresa
cuenta con un sistema automatizado, no est a nivel de los
requerimientos
del Departamento de Compras, ya que el inventario no es
actualizado a
medida que se ofrece el servicio al cliente.
Por otro lado, las fallas de mercanca no son emitidas a tiempo,
sea por
olvido o falta de organizacin. Por lo cual, los procedimientos
administrativos
de compra no se estn llevando a cabo, ya que existe un
descontrol y
desorganizacin en el mismo. Por ende, no les permite cumplir las
metas y
objetivos trazados mensualmente. En base a ello, se describen
los resultados
en base a, los objetivos especficos de la investigacin,
analizando la
situacin presente en el Departamento de Compras de la empresa
Centro
Clnico Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.
-
41
La presente investigacin se bas en un anlisis cualitativo, ya
que, lo
que se quiere es analizar la variable procedimiento
administrativo a travs de
la observacin directa de cmo son llevados a cabo los
procedimientos en el
rea de compra de la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A. A
travs de la
gua de entrevista realizada al Jefe y al Supervisor de Compras,
se
obtuvieron respuestas que fueron planteadas a travs de un
informe escrito.
-
42
DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS EN EL REA DE COMPRAS DE LA
EMPRESA CENTRO CLNICO SANTA ANA C.A.,
PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI
Los procedimientos administrativos en base a la gua de
entrevista son
planteamientos que el Departamento de Compras realiza al rea
administrativa para establecer cul va a ser el bien o servicio
adquirido. Ello,
de acuerdo a las necesidades del departamento de farmacia para
as poder
suministrar materiales y medicinas a los dems servicios o
departamentos
que los requieran. El propsito es disminuir los cambios que se
originan en el
entorno y que influyen directamente en las operaciones internas
de la
empresa.
En funcin de todo ello, el Departamento de Compras informa
sobre
cualquier modificacin que se realiza para que el proceso fluya
de manera
efectiva. Vale decir que la importancia de estos procedimientos
radica en la
prestacin del servicio a los pacientes que ingresan al Centro
Clnico; con el
fin de establecer una buena imagen.
En relacin a, las compras dentro del Centro Clnico Santa Ana,
C.A., se
requiere una serie de procedimientos, los cuales se mencionan
a
continuacin:
1. El personal del Departamento de Farmacia realiza un
pequeo
inventario de las medicinas y el material mdico que no hay
en
existencia. Luego, enva la hoja de requisicin al personal
del
Departamento de Compras. En caso de urgencias, el personal
de
farmacia notifica al Departamento de Compras, que un
paciente
-
43
requiere un medicamento urgentemente. En ese caso, la solicitud
del
medicamento, se lleva junto con el rcipe del paciente al
Departamento de Administracin para su posterior autorizacin.
Luego, es enviado al Departamento de Compras, donde se procede
a
adquirirlo con dinero de la caja chica.
2. En cuanto a la papelera, el almacenista se encarga de anotar
las
fallas para luego enviar el requerimiento al personal de
compras.
Cuando son compras mayores o por volumen, la asistente verifica
con
sus proveedores la existencia de medicamentos y el material
requerido a travs de presupuestos. Luego, el Departamento de
Compras realiza una serie de rdenes de compras con las fallas
que
fueron emitidas inicialmente por el personal de farmacia y
el
almacenista. Estas rdenes son firmadas por el Jefe de Compras
para
luego ser enviadas al Departamento de Administracin. Es ah,
donde
es revisada y firmada por la Administradora y el Director
Mdico.
Una vez que estas rdenes son firmadas y aprobadas por parte de
la
administracin, vuelven al Departamento de Compras para ser
enviadas al Departamento de Contabilidad, donde la analista
contable
las procesa conjuntamente con los presupuestos enviados por
el
proveedor.
3. El proveedor lleva el pedido de material y medicina al
Departamento
de Farmacia conjuntamente con la factura. Se recibe, se firma y
se
sella la copia de la factura al proveedor. Seguido, se revisa el
pedido
conjuntamente con la factura original y luego sta se enva al
Departamento de Contabilidad para que sea procesada
conjuntamente
con la orden de compra. Por ltimo, estas facturas de compras
son
enviadas al Departamento de Administracin para que luego se
proceda a cancelarle al proveedor.
-
44
Los procedimientos establecidos en el rea de compras,
conjuntamente
con los dems departamentos, son una muestra de que las compras
nacen
de la necesidad de un bien. sta se plantea de acuerdo a los
requerimientos
que exigen todos los servicios, en este caso, por ser una
empresa que brinda
atencin mdica.
-
45
DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL REA
DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLNICO
SANTA ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI
Las debilidades y fortalezas del procedimiento administrativo
son
consideradas en base a la gua de observacin. stas detienen y/o
avanzan
en cada una de las operaciones de este departamento y los que
mantengan
relacin directa con l. En base a ello, se describen las
siguientes
debilidades y fortalezas:
Debilidades
El personal no revisa las fallas que existen en las existencias
mnimas
de medicamentos y materiales.
El no comprar un medicamento a tiempo genera tardanza para
el
suministro al paciente
A nivel de sistema, no se realiza una revisin que permita
detectar
cualquier error o falla que se presente, o que existan
diferencias en
cuanto a lo fsico y lo que refleja el sistema de inventario.
Los requerimientos del rea de papelera no son organizados a
tiempo, por lo cual no existe una secuencia para la emisin hacia
los
diferentes departamentos.
-
46
Las ordenes de compras no siempre se procesan a tiempo por
parte
del personal de compra; obstaculizando el avance de stas.
El personal de farmacia a veces no anota todos los medicamentos
en
fallas.
En el rea de compras no se agiliza con otros proveedores que
le
puedan suministrar a tiempo lo requerido.
No se planifican las compras.
Fortalezas.
El personal de compras exige a los proveedores fecha de entrega
de
los pedidos realizados.
Las solicitudes se realizan acorde al presupuesto que le
presenta el
Departamento de Administracin.
Se realiza un estudio econmico del mercado actual, para
constatar lo
que se requiere es lo suficiente para cubrir las expectativas
financieras
de la administracin.
Los medicamentos, material mdico y papelera solicitados son
de
marcas reconocidas.
Es conveniente resaltar que muchas fallas marcan el lado
negativo de la
empresa, ya que stas le generan inconvenientes que, con el pasar
del
tiempo, se crean o se proponen ideas que puedan superar este
tipo de
situaciones, fortaleciendo cada da el Departamento de Compras en
base a
ello.
-
47
ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS EN EL AREA DE COMPRAS EN LA
EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA C.A.,
PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI
El Departamento de Compras del Centro Clnico Santa Ana C.A,
juega
un papel muy importante dentro de las operaciones
administrativas de la
empresa, por lo que es necesario que se plantee una serie de
situaciones
que puedan abarcar todo este proceso. Tal es el caso de las
actividades que
comprendan adquisiciones de material, medicina y papelera a
proveedores
que se le hayan hecho negociaciones de precio y condiciones de
pagos, as
como acompaamiento de dicho proceso para garantizar el
cumplimiento de
las condiciones pactadas inicialmente. Todo ello, para obtener
un mejor
control de inventario y que los almacenes dispongan de los
materiales
necesarios para ser abastecidos a los diferentes departamentos
de la
empresa.
Analizando la situacin anterior, el proceso de compras
comprende:
Planeacin: Dentro de este proceso se deben fijar metas que
dirijan o
encaminen al logro los objetivos que se propuso el Departamento
de
Compras inicialmente. Ttal es el caso de surtir los
departamentos
Establecer proveedores bien evaluados: Estar informados de
cambios que puedan surgir para poder traducirlos en ahorro de
costos
para la empresa y que los materiales sean de mejor calidad y de
mejor
servicio de adquisicin.
-
48
Comunicacin: La comunicacin del Departamento de Compras con
los dems departamentos es de suma importancia, ya que stos van
a
permitir que el proceso de compras sea ms efectivo y que no sea
de
tardanza al momento de realizar una compra urgente para
determinado paciente (si tal es el caso). Es decir, que la
comunicacin
debe ser escrita, precisa y concisa.
Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo
suficiente
para alimentar satisfactoriamente las necesidades de
produccin.
Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos.
Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
Preparar al personal a travs de programas inductivos en relacin
a
los procedimientos administrativos.
-
CAPITULO V
CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
-
52
CONCLUSION
En la actualidad, los procedimientos administrativos en el rea
de
compras no son tomados en cuenta dentro del departamento, lo
cual est
generando fallas en los procesos diarios de la empresa. Esto
debido a, la
falta de planificacin en relacin al control de las fallas
diarias; asimismo, de
los ingresos y egresos de medicina y materiales mdicos, el
retraso en los
pagos de los proveedores, la desorganizacin por falta de
induccin previa a
los procedimientos administrativos del rea de compras.
El rea de compras requiere de personal capacitado que se
encargue de
mantener al da los existencias mnimas de la mercanca y los
procesos
inherentes a ello, los cuales permitan su crecimiento y
desarrollo brindando
un mejor servicio en cuanto a la salud de las personas se
refiere.
Se determin que existen ms debilidades que fortalezas dentro de
la
organizacin, razn por la cual disminuye la eficiencia de los
procedimientos
administrativos en el rea de compras, perjudicando stos, a
otros
departamentos que carecen de planificacin, control y organizacin
en los
procedimientos inherentes a las compras.
-
53
RECOMENDACIONES
Es recomendable, para toda empresa implementar los
procedimientos
administrativos, con la finalidad de alcanzar mejoras en sus
procesos
internos, tomando en consideracin, las metas y objetivos
propuestos. En
base a ello se sugiere:
Capacitar al personal en relacin a cmo deben manejarse los
procedimientos administrativos en el rea de compras.
Asignar personal que controle el proceso de compras esto, con
la
finalidad de mantener actualizadas las fallas diarias en relacin
a las
medicinas y material mdico requerido para que la empresa
pueda
lograr ofrecer un mejor servicio a sus clientes.
Crear estrategias que permitan disminuir las debilidades
para
aprovechar las fortalezas, creando oportunidades para mejorar
los
procedimientos en base al rea de compras de la empresa.
-
54
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[Consulta: 2014, julio 10]
-
ANEXOS
-
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ
GUA DE ENTREVISTA
APLICADO AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA,
C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOTEGUI
Instrucciones: Lea cuidadosamente cada formulacin antes de
responder.
Marque con una equis (X) la opcin que mejor exprese su opinin,
de
acuerdo a la siguiente escala: 1-SI y 2-No.
No firme ni utilice ningn tipo de identificacin
Cualquier duda pregunte a la investigadora
Sea claro y sincero al responder.
-
1. Existe una planificacin para realizar el proceso de
compras?
SI _____ No _____
2. Existe control en las fallas generadas diariamente?
SI _____ No _____
3. Las rdenes de compras son firmadas a tiempo?
SI _____ No _____
4. Cuenta la empresa con un sistema ptimo para controlas las
entradas y salidas de las compras?
SI _____ No _____
5. Las fallas del inventario son detectadas a tiempo?
SI _____ No _____
6. El servicio de atencin al paciente se cumple a tiempo?
SI _____ No _____
7. Considera usted que se cumple a cabalidad la misin de la
empresa?
SI _____ No _____
-
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ
GUA DE OBSERVACIN
APLICADO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA
EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA, C.A., PUERTO LA
CRUZ, ESTADO ANZOTEGUI
-
1. Existe una planificacin en base al material mdico y
medicinas requeridas para la fecha solicitada?
S _____ No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
2. Controla el departamento de compra las fallas diarias
generadas por el sistema automatizado?
S _____ No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
3. Existe coincidencia entre el presupuesto y los materiales
cotizados?
S _____ No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
4. Controla el departamento de compra los stock mnimos del
almacn?
S _____ No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
5. El Centro Clnico Santa Ana, C.A., cumple su misin al
prestar un mejor servicio y asistencia mdica a sus clientes?
S _____ No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________