-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
BAB IPENDAHULUAN
A. Latar belakang
Penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif
menjadi
tuntutan di era globalisasi yang sarat dengan persaingan dan
keterbatasan di
segala bidang. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme
sumber daya
aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan. Hal ini sesuai
dengan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian
yang menyatakan bahwa sebagai unsur aparatur negara, pegawai
negeri sipil
harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara
profesional.
Dalam rangka mencapai profesionalisme tersebut, Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara melalui Surat Edaran (SE)
Nomor:
SE/28/M.PAN/10/2004 tanggal 14 Oktober 2004 Tentang Penataan
PNS,
mewajibkan setiap instansi baik pusat maupun daerah melaksanakan
kegiatan
berikut :
1. Melakukan penataan PNS dilingkungan unit kerja mengacu pada
Keputusan
Men.PAN Nomor:KEP/23.2/M.PAN/2004 tanggal 16 Pebruari 2004
Tentang
Pedoman Penataan Pegawai.
2. Melaksanaan analisis jabatan yang mengacu pada Keputusan
Men.PAN
Nomor:KEP/61/M.PAN/6/2004 Tanggal 21 Juni 2004 Tentang
Pedoman
Pelaksanaan Analisis Jabatan.
3. Melaksanakan analisis beban kerja berdasarkan/ mengacu pada
Keputusan Men.PAN Nomor:KEP/ 75/M.PAN/7/2004 Tanggal 23 Juli 2004
tentang
pedoman perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja
dalam
rangka penyusunan formasi pegawai negeri sipil.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
1
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Departemen Dalam Negeri juga kemudian menyusun suatu
Peraturan
Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman Analisis Jabatan di
Lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Peraturan ini
kemudian
ditindaklanjuti dengan Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang
pedoman
analisis beban kerja di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah
Daerah yang merupakan panduan tentang uraian langkah-langkah
dalam
melakukan analisis beban kerja pada setiap unit organisasi di
lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan
agar
terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas
dan efisiensi
serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai
pada
setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum
pemerintahan
dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat
pengabdian
kepada masyarakat, bangsa dan negara.
Menurut Simamora (1995 : 57), Analisis beban kerja adalah
mengidentifikasi baik jumlah Pegawai maupun kualifikasi pegawai
yang
diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Pelaksanaan
analisis beban kerja
dapat menghasilkan suatu tolak ukur bagi pegawai/unit organisasi
dalam
melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian
pekerjaan,
tingkat efisiensi kerja, dan standar beban kerja dan prestasi
kerja, menyusun
formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan
manajemen
lainnya.
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan dasar untuk
meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya
dalam rangka
meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan
aparatur
negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun
kepegawaian.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
2
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Secara empirik, banyak fenomena yang muncul dalam praktek
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi, seperti dipercaya atasan
dalam
melakukan banyak tugas, pada awalnya memang menyenangkan, tapi
bila
sudah melebihi kemampuan, terkadang kondisi cepat sakit atau
perasaan
jenuh yang kerap menyerang para aparat pemerintah, bisa juga
disebabkan
akibat beban kerja yang terlalu banyak sehingga Anda harus terus
bekerja
melebihi waktu kerja yang wajar (lembur). Selain beban kerja
yang bertumpuk,
melakukan pekerjaan yang sama dalam jangka waktu cukup lama,
sepertinya
sudah menjadi masalah sehari-hari bagi Aparat saat ini.
Boleh-boleh saja bila
Anda ingin menunjukkan dedikasi tinggi pada lembaga,tetapi bila
ingin efektif
dan menikmati pekerjaan, Anda pun harus memiliki rambu-rambu
yang
membatasi semangat anda tersebut.
Para aparat pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat,
pasti
akan sering mengeluh dengan atasan mereka tapi cobalah
sesekali
melepaskan lelah ditempat yang memungkinkan di kantor, pasti tak
akan ada
yang mengeluh atau menyalahkan pegawai. Permasalahannya, kadang
aparat
sendiri yang terlalu memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan
semua
pekerjaan secepatnya. Pada dasarnya, stres juga bisa menjadi
salah satu
faktor paling efektif dalam membangkitkan semangat dalam
bekerja. Sebagian
orang kadang membutuhkan rasa stres agar tetap bisa berfikir
waras. Stres
juga mampu menstimulasi dan membuat anda merasa berharga,
esensial dan
vital bagi lembaga, pemikiran anda pun bisa bekerja lebih aktif,
sehingga stres
masih menjadi faktor yang bisa dimanfaatkan. Tapi di sisi lain,
terlalu banyak
hal-hal baik juga bisa menyebabkan hal yang tak baik.
Bila pegawai bekerja dengan tingkat stres tinggi secara terus
menerus,
lama kelamaan juga akan menimbulkan kejenuhan. Apalagi bila
pekerjaan
tersebut akhirnya banyak yang tak tertangani. Salah satu
penyebab utamanya
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
3
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan
jabatan
yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan oleh komposisi
keahlian
atau keterampilan pegawai yang belum proporsional. Demikian
pula,
pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan
nyata
organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja
organisasi.
Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan
kurangnya
pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan
tersebut. Di sisi
lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan
kebutuhan nyata,
dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara
beban kerjanya
kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan
efektif.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka Pusat Kajian dan
Pendidikan
dan Pelatihan Aparatur II Lembaga Administrasi Negara ( PKP2A II
LAN )
sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam Pengkajian dan
Pendidikan
dan Pelatihan Aparatur melaksanakan penelitian yang berjudul
Analisis beban
kerja organisasi pemerintah Daerah .
B. Rumusan masalah
Berdasarkan permasalahan di atas, kajian ini akan difokuskan
untuk
menjawab rumusan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana jumlah beban kerja jabatan dan unit pada organisasi
pemerintah
daerah ?
2. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai/pejabat pada organisasi
pemerintah
daerah ?
3. Bagaimana efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja
pada organisasi
pemerintah daerah ?
4. Bagaimana prestasi kerja jabatan dan unit pada organisasi
pemerintah
daerah ?
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
4
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah seperti dijelaskan sebelumnya,
maka
tujuan penelitian ini adalah untuk :
1. Untuk mengetahui jumlah beban kerja jabatan dan unit pada
Organisasi pemerintah daerah ?
2. Untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai/pejabat pada
organisasi pemerintah daerah ?
3. Untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit
kerja pada organisasi pemerintah daerah ?
4. Untuk mengetahui prestasi kerja jabatan dan unit pada
organisasi pemerintah daerah ?
D. Manfaat Penelitian1. Hasil Penelitian ini diharapkan dapat
memberikan saran dan rekomendasi
kebijakan kepada pemerintah daerah dalam hal :
a. Jumlah beban kerja jabatan dan unit
b. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat
c. Efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja
d. Prestasi kerja jabatan dan unit
2. Pengetahuan yang diperoleh tentang langkah-langkah yang harus
ditempuh
oleh pemerintah daerah dalam upaya menangani permasalahan beban
kerja
sekaligus menjadi bahan referensi dalam melakukan pengkajian
lebih lanjut.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
5
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
BAB IITINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian organisasi
Siagian, mendefinisikan organisasi ialah setiap bentuk
persekutuan
antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara
formal terikat
dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam
ikatan
yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut
atasan dan
seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.
Hasibuan mengatakan organisasi ialah suatu sistem
perserikatan
formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang
bekerja sama
dalam mencapai tujuan tertentu.
Armosudiro mengatakan organisasi adalah struktur pembagian
kerja
dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang
pemegang posisi
yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai
tujuan
tertentu.
Mooney berpendapat bahwa Organization is the form of every
human, association for the assignment of common purpose atau
organisasi
adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan
bersama.
Bernard (1938) mengatakan bahwa Organisasi adalah sistem
kerjasama antara dua orang atau lebih (Define organization as a
system of
cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi
dan misi
yang sama. Preston dan Zimmerer mengatakan bahwa Organisasi
adalah
sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok,
yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. (Organization is a
collection
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
6
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
people, arranged into groups, working together to achieve some
common
objectives).
Hal yang berbeda antara organisasi dan manajemen adalah
organisasi sebagai alat atau wadah sekelompok orang dalam
mencapai tujuan
tertentu, sedangkan manajemen lebih mengarah kepada pengaturan
atau
pengelolaan untuk mencapai tujuan tersebut, adapun persamaan
dari
organisasi dan manajemen ialah sama-sama memiliki sasaran dan
tujuan
tertentu yang ingin dicapai.
Ada beberapa orang yang beranggapan bahwa sesungguhnya
administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah
administrasi
digunakan pada badan / organisasi pemerintah, sedangkan istilah
manajemen
dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama artinya
dengan
manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat
dilihat pada
penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu
diantaranya
manajer pemasaran, manajer pembelian dan lain-lain. Serta kepala
bagian
administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian
dan lain-lain.
Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi
organisasi dan
manajemen adalah sebagai berikut :
1. Kepemimpinan merupakan arti dari manajemen
2. Melalui manajemen semua kegiatan di koordinir dan diarahkan
untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
3. Administrasi merupakan suatu kegiatan pelayanan, termasuk di
dalam
kegiatan administrasi adalah kegiatan pengelolaan atau
manajemen
administrasi dapat dilaksanakan di dalam atau diluar organisasi
(formal).
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
7
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
4. Organisasi (formal) merupakan tempat dilaksanakannya
kegiatan
administrasi.
Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah :
a. Adanya komponen (atasan dan bawahan)
b. Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari
sekelompok orang
c. Adanya tujuan
d. Adanya sasaran
e. Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus
ditaati
f. Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas
Menyangkut hal itu pengertian organisasi juga merupakan
sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok,
yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah
system
kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah
setiap bentuk
kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah
struktur
pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara
sekelompok orang
pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk
bersama-sama
mencapai tujuan tertentu.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
8
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
B. Pengertian analisis jabatan Analisis Jabatan merupakan
kegiatan untuk menciptakan landasan
atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan
demikian
kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan.
Analisis
jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada
setiap
jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan
pula
gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan
secara
sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi
dan
mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan
melalui
analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM
kerena
menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan
kerja. Contoh
informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian
jabatan, syarat
jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko
pekerjaan, sulit
tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak
sedikitnya
pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan
pertimbangan-
pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu
sendiri
dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan
tersebut
dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi
jabatan (Job
Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu
jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya.
Sedangkan
spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang
syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap pegawai agar dapat
memangku suatu jabatan
dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan,
2) Syarat
kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status
pernikahan, jumlah
anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya. Menurut
French
(1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis
tentang isi
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
9
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan
kualifikasi yang
dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab
jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis
jabatan,
termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa,
bagaimana serta
kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi
tentang alat/mesin apa
yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu
sama lain,
kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan
dan kemampuan
yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik
juga dapat
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing,
penilaian,
imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai
pekerjaan-
pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu
perusahaan
agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat
rancangan pekerjaan
dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis
jabatan dapat
memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar
pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan
alat-alat yang
digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu
proses
penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus
uraian
dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu
tugas-tugas
atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis
jabatan adalah
spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang
ketrampilan,
pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja
pekerjaan
tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian
kerja yang
termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja,
karakteristik
tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain
itu spesifikasi
pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan
preferensi yang
kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan.
Modifikasi
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
10
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk
menjaga agar
sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan
kualitas hidup
pekerja senantiasa terjaga.
1. Manfaat dan fungsi analisis jabatan Beberapa kegiatan
organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya
bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan.
Menurut
Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :
a) landasan untuk melaksanakan mutasi ;b) landasan untuk
melaksanakan promosi;
c) landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan; d) landasan
untuk melaksanakan kompensasi;
e) landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
f) landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a) Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi;
b) Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi
pekerjaan
individu;
c) Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan
adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM;
d) Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang;
e) Memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada;
f) Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan;
g) Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial;
h) Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik;
i) Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya;
j) Membantu revisi struktur organisasi;
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
11
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
k) Memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka;
l) memperbaiki alur kerja;
m) Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi;
n) Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan
organisasi.
2. Sasaran analisis jabatan a) Menentukan nilai pekerjaan yang
memungkinkan untuk pemeliharaan
hak pembayaran internal dan eksternal.
b) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan
imbalan
untuk pekerjaan yang sama.
c) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas
dan
tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
d) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan
manakala
organisasi dalam kondisi fit hingga kondisi istirahat.
e) Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang
memungkinkan
untuk membuat keputusan pekerja.
f) Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola
pengembangan
karier bagi karyawan.
g) Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa
yang
diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe
individu
yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
12
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
3. Tahapan analisis jabatan
Gambar 1.1. Tahapan analisis jabatan
a) Persiapan yang meliputi : 1) Merancang bentuk dan
merencanakan penyelenggaraan analisis
jabatan.
2) Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam
analisis
jabatan.
3) Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan
struktur
organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis
yang
pernah dilakukan (jika ada).
4) Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang
ada
sekarang.
b) Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti : 1)
Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan
selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang
sederhana.
Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat
Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama,
mengenal
kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan
yang
digunakan secara riil.
2) Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan
atasannya.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
13
Persiapan Pengumpulan data
III. Klarifikasi Data
Output : Deskripsi & Spesifikasi jabatan
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
3) Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah
disusun
sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan
bias,
terkadang tanggapan kurang lengkap
Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
4) Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan
karyawan (Log).
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti
kondisi kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang
karyawan
enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya
sehingga data tidak lengkap.
5) Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang
masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena
mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap.
Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung
jenis
pekerjaan yang akan dianalisis.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk
menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :
a) Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan
kondisi)
b) Lokasi tempat kerja
c) Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
d) Sikap dan tanggapan karyawan
e) Standar kinerja yang ditetapkan
c) Klarifikasi data Melakukan penyaringan, pemisahan dan
peninjauan kembali
informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat
dan
tidak bias.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
14
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
4. Jenis analisis jabatan
a) Tradisional 1) Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup
tanggungjawab,
kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu
pekerjaan dalam jabatan tertentu.
2) Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan
karena
tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
b) Berorientasi hasil 1) Mencakup harapan organisasi terhadap
karyawan
2) Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan
dan
kualifikasi minimal
3) Contoh pertanyaan yang diajukan :
a) Tugas : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang
penting
bagi perusahaan ?
b) Kondisi pekerjaan : bagaimana sifat pekerjaan atau syarat
apa
yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang
tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c) Standar kinerja : kinerja seperti apa yang diharapkan,
baik
berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu
yang ditetapkan perusahaan ?
d) Kecakapan : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa
yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan
standar minimal ?
e) Kualifikasi : pendidikan dan pengalaman apa yang
dibutuhkan
untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
15
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
5. Keterkaitan analisis jabatan Analisis jabatan memiliki
keterkaitan dengan faktor lainnya
seperti rekrutmen, seleksi, penilaian prestasi kerja, pelatihan,
penggajian,
dan sebagainya. Untuk mendapatkan kejelasan tentang
keterkaitannya
dengan factor lain tersebut maka dapat dilihat pada gambar
berikut ini :
Gambar 1.2. Hubungan Keterkaitan Analisis Jabatan
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
16
POGRAM PENGEMBANGA
N
LINGKUNGAN EXTERNAL
Tujuan TopManajemenTeknologi
PERTIMBANGAN LEGALITAS
ANALISIS PEKERJAAN
AKTIVITAS LAIN MANAJEMEN
SDM
Rekrutmen SeleksiPenilaian KinerjaPelatihan Penggajian
ProduktivitasKualitas Hidup Pekerja
Pemenuhan secara legal
DESKRIPSI PEKERJAAN
Tugas SasaranKondisiStandarisasiKarakteristik
SPESIFIKASI JABATAN
REKRUTMENKeterampilan Pengetahuan KemampuanPersonalitas
InterestPrefensi
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
a) Keterkaitan analisis jabatan dengan rekrutmen dan seleksi
Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan
berhubungan secara ekstensif dengan sejumlah aktivitas
personalia.
Sebagai contoh, dasar analisis pekerjaan dan perencanaan SDM
organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan
direkrut.
Tanpa perencanaan SDM dan analisis pekerjaan, organisasi tidak
akan
mampu menspesifikasikan tipe pegawai seperti apa yang
dibutuhkan,
bilamana direkrut dan dimana direkrut. Hal ini akan berakibat
negatif
pada produktifitas organisasi dan validitas masing-masing
prosedur dan
keputusan seleksi. Hanya dengan informasi analisis pekerjaan
organisasi dapat memperlihatkan bahwa prosedur seleksi
berkaitan
dengan pekerjaan.
b) Keterkaitan analisis jabatan dengan penilaian kinerja dan
pelatihan Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja, metode
penilaian yang digunakan haruslah merefleksikan kepentingan
tugas
dari pekerjaan. Hanya dengan menguji persyaratan ketrampilan
untuk
pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan),
pelatihan
dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan
kebutuhan SDM yang diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan
SDM.
Dengan kata lain, seleksi dan program pelatihan harus didasarkan
pada
kriteria adanya hubungan dengan pekerjaan.
c) Keterkaitan analisis jabatan dengan penggajian
Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya
adalah penggajian. Analisis jabatan dapat digunakan untuk
membantu
menentukan seberapa besar layaknya seorang pegawai
mendapatkan
gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan tertentu. Analisis
jabatan
juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu pekerjaan.
Adalah
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
17
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
adil mengaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan
prestasi
kerja.
d) Keterkaitan analisis jabatan dengan program perbaikan
Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi
perubahan rancangan pekerjaan. Tanpa memperhatikan hasil
rancangan pekerjaan alamiah, tugas, sasaran dan kondisi yang
baru
harus dianalisis. Sejak awal, pekerjaan dirancang untuk
individu. Hal ini
lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup
pergrup
atau tim. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke
tugas grup,
hal ini akan lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas
masing-masing
individu serta pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan
individu
memungkinkan. Salah satu konsekuensi hal ini berawal dari
evaluasi
pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk pekerjaan spesifik
untuk
mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan yang
dimiliki
pekerja.
e) Keterkaitan analisis jabatan dengan lingkungan internal
Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya
dengan analisis jabatan adalah target yang ditetapkan oleh
top
manajemen dan teknologi yang digunakan untuk menterjemahkan
tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. Tugas
top
manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam
program
tersebut. Penetapan target dapat dilakukan secara sendiri oleh
top
manajemen atau bersama-sama dengan bawahannya. Bersamaan
dengan penetapan target, maka ditetapkan pula kriteria
evaluasi
pekerjaan. Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan
sangat
membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. Berdasarkan
penetapan
target dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan
dibuat.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
18
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
f) Keterkaitan analisis jabatan dengan lingkungan eksternal
Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan
terletak pada rancangan pekerjaan. Berdasarkan rancangan
pekerjaan
tersebut dapat diketahui teknologi apa dan yang bagaimana
yang
semestinya diterapkan. Teknologi yang digunakan saat ini
adalah
evaluasi dalam analisa jabatan. Hasil analisis dapat menunjukkan
tepat
tidaknya teknologi yang digunakan serta pengaruh teknologi
terhadap
pencapaian tujuan organisasi.
6. Informasi analisis jabatan Berdasarkan data yang dikumpulkan
akan didapat dua output
besar yaitu deskripsi/ uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan. Dari hasil
uraian pekerjaan kemudian dapat dibangun formulir penilaian
prestasi
kinerja dan sistem klasifikasi pekerjaan. Sistem klasifikasi ini
kemudian
secara mantap digunakan untuk mengevaluasi dan sasaran
kompensasi.
Berdasarkan spesifikasi pekerjaan, maka rekrutmen dan seleksi
dapat
direncanakan serta dapat pula digunakan untuk merancang
pelatihan
pengembangan pegawai. Sejumlah informasi yang akan didapat dari
hasil
analisis jabatan dapat meliputi beberapa hal, seperti :
a) Orientasi pekerjaan (kapan, mengapa dan bagaimana kinerja
karyawan),
seperti :
1) Proses aktivitas kerja
2) Penggunaan prosedur
3) Catatan aktivitas (dokumentasi)
4) Tanggung jawab perorangan
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
19
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
b) Orientasi aktivitas kerja, seperti :
1) Kinerja perilaku menusia dalam bekerja (komunikasi,
pengambilan
keputusan, perasaan).
2) Gerakan dasar.
3) Permintaan pekerjaan perorangan.
c) Mesin, peralatan, perlengkapan dan berbagai alat bantu kerja
yang
digunakan.
d) Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur
:
1) Proses material,
2) Pembuatan produk,
3) Pengetahuan yang dimiliki,
4) Jasa yang diberikan.
e) Kinerja, seperti :
a) Ukuran pekerjaan,
b) Standar kerja,
c) Tingkat kesalahan,
d) Aspek lainnya.
f) Isi pekerjaan, seperti :
1) Kondisi fisik kerja,
2) Jadwal kerja,
3) Konteks organisasi,
4) Konteks sosial,
5) Insentif (Uang dan nonuang).
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
20
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
g) Persyaratan Perorangan :
1) Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan
pekerjaan.
2) Atribut diri (karakteristik, fisik, personalitas
h) Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja.
7. Klasifikasi, desain, perancangan kembali pekerjaan Hasil
analisis jabatan/pekerjaan juga dapat digunakan untuk
berbagai keperluan lain, seperti pengklasifikasian, membuat
desain dan
perancangan kembali suatu pekerjaan.
Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses
pengelompokkan
pekerjaan/jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang
dilakukan,
kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat
kaitannya dengan
pekerjaan.
Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja
yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi, teknologi dan keprilakuan.
Sedangkan
fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok
secara
organisasional. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain
pekerjaan :
a) Elemen Organisasional, berkaitan dengan efisiensi yang
mencakup :
1) Pendekatan mekanistik, mengidentifikasi setiap tugas
suatu
pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan
tenaga;
2) Aliran kerja, untuk menjaga keseimbangan kerja;
3) Praktek kerja, menyangkut cara pelaksanaan kerja yang
ditetapkan.
b) Elemen Lingkungan, berkaitan dengan kemampuan dan
ketersediaan
SDM yang potensial.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
21
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
c) Elemen Keprilakuan, mencakup :
1) Otonomi, tanggungjawab atas apa yang dikerjakan;
2) Variasi, menjauhkan dari kebosanan kerja;
3) Identifikasi tugas, kejelasan tugas yang dilaksanakan ;
4) Umpan balik, untuk mengetahui hasil kerja.
C. Pengertian Beban kerja
Menurut Komaruddin (1996 : 235) analisa beban kerja adalah
proses
untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau
dibutuhkan
untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau
dengan kata
lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja
yang tepat
dilimpahkan kepada seorang petugas. Sedangkan menurut Simamora
(1995 :
57), Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah
Pegawai maupun
kwalifikasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi.
Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau
sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit
organisasi atau
pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu dan pengukuran
beban kerja
diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi
tentang efisiensi
dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang
jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis
jabatan,
teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih
lanjut
dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah
satu
teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui
proses
penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis.
Informasi jabatan
tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk
menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan,
ketatalaksanaan, dan
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
22
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
sumberdaya manusia.
Menurut Heizer dan Render (1996 : 98) standar tenaga kerja
adalah
jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk
mengerjakan
aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau
dengan kata lain
standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah
personil, agar
mampu menghasilkan produksi yang diharapkan lembaga. Lebih
jauh
dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat
dilakukan
dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu,
pengkajian
waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh
kerja.
Handoko (1985 : 135) menyatakan, bahwa standar pekerjaan
dapat
diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan
partisipatif. Teknik
pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain : studi waktu,
data standar,
data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan
pengambilan
sampel kerja (work sampling), di samping itu dikatakan pula,
bahwa penetapan
standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer
dengan
para bawahannya, di mana materi pembahasan mencakup
sasaran-sasaran
pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan
lain,
persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan pegawai.
Proses
penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen
pegawai,
semangat kerja, kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar
kerja,
kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatif dengan
pemimpin
organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat pegawai
memahami
pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar
pelaksanaan
berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan
ditulis dalam
kontrak kerja.
Dessler (1993 : 85) mengemukakan, bahwa analisis pekerjaan
adalah
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
23
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakekat pekerjaan,
serta jenis
orang yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan
kata lain
analisis pekerjaan menyediakan data tentang syarat pekerjaan
yang
digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan (job description) dan
spesifikasi
pekerjaan (job specification).
Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan
oleh
analisis pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi,
kompensasi,
penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan.
Sedangkan Maitland
(1993 : 42) mengatakan, bahwa analisis pekerjaan adalah
proses
mengumpulkan dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan
semua
aspek dari suatu jabatan,dengan informasi tersebut, memungkinkan
untuk
mengambil keputusan yang tepat bagi kepentingan masa depan
pekerjaan
tersebut, serta sekaligus dapat diputuskan tipe orang seperti
apa yang
diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan berhasil.
Analisis
pekerjaan yang sempurna dan menyeluruh, mencakup tujuan, posisi,
tugas
utama, kualitas yang diperlukan, dan lingkungan kerja.
Selanjutnya Moekijat
(1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan memberikan
informasi
tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta
jenis-jenis jabatan
dan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas, di
samping itu
dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu
berikut :
1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni
waktu
yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung
berhubungan
dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar)
2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak
langsung
berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical
time)
3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time)
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
24
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).
Lebih lanjut dikemukakan, bahwa jumlah orang yang diperlukan
untuk
menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu
untuk
menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang
diberikan kepada
satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang
diperlukan
secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan
prosentase
tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.
Menurut Irawan dan Motik (1997 : 63) analisis jabatan adalah
kegiatan
untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan,
sehingga akan
memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu, di
samping itu
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik
meliputi kegiatan-
kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan
pekerjaan/
jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job
description) dan syarat
jabatan (job specification). Selanjutnya dinyatakan pula, bahwa
dalam
perencanaan sumberdaya manusia, selain kegiatan analisis jabatan
juga
diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga
kerja. Beban
kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan
kebutuhan tenaga
kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan
tenaga Pegawai
perbulan.
French (1986 : 137) menyatakan, bahwa analisis jabatan
adalah
penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan
fisik yang
melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk
menjalankan
tanggung jawab jabatan/pekerjaan. Sejumlah informasi yang
diperoleh dari
analisis jabatan meliputi : aktivitas apa saja yang ada,
mengapa, bagaimana,
serta kapan aktivitas tersebut harus dilakukan, disamping itu,
terdapat juga
informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang
dipertimbangkan
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
25
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan
sosial, pelatihan,
ketrampilan, dan kemampuan yang disyaratkan dalam pekerjaan.
Selanjutnya
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan/pekerjaan yang baik
juga dapat
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing,
penilaian,
imbalan, dan sebagainya.
Cahyono (1996 : 235) berpendapat, bahwa analisis jabatan
merupakan
proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang
dilakukan oleh
seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengamati,
atau
mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang
benar dari
supervisor. Selain daripada itu dinyatakan pula, bahwa manfaat
analisis
jabatan adalah untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan
efektivitas
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang dalam
organisasi.
Moeljadi (1992 : 93) mengatakan, bahwa perencanaan tenaga
kerja
dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan lembaga,
yaitu
perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu
ketersediaan
tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja lembaga
ditentukan
oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di lembaga dan
rencana-rencana
lembaga. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu
sendiri, ditentukan
dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan
analisis
kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau
kekurangan
tenaga kerja lembaga, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga
kerja yang
ada pada lembaga tersebut berada pada kondisi berlebih atau
kurang jika
dikaitkan dengan beban kerja.
Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui
beban
kerjanya dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan
tentang
produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam
efisiensi
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
26
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan
dapat
digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada
seimbang dengan
beban kerjanya. Handoko (1995: 139) menyatakan, bahwa
spesifikasi
pekerjaan adalah karakteristik manusia yang diperlukan suatu
pekerjaan yaitu
menyangkut pendidikan, latihan, pengalaman, persyaratan fisik
dan mental.
Mintorogo dan Sudarmayanti (1992:38) menyatakan, bahwa untuk
mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut
:
1. Berhasil-guna (efektif), yaitu pekerjaan telah dilaksanakan
dengan tepat
target, dan tepat waktu.
2. Konomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu,
ruangan, dan
lain-lain secara tepat sesuai rencana.
3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung-jawabkan secara
tepat.
4. Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, yaitu wewenang
harus sama
dan seimbang dengan tanggung jawabnya.
6. Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.
Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas,
tersirat
makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan
hal-hal
berikut :
1. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.
2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.
3. Adanya satuan hasil.
4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.
5. Adanya standar waktu kerja.
6. Adanya beban kerja yang akan diukur.
7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
27
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Untuk mengetahui tingkat keseimbangan antara beban kerja dan
jumlah
SDM, dapat dilakukan melalui penghitungan beban kerja dengan
menggunakan rumusan normatif yang ditetapkan oleh Kantor
MenPAN.
Apabila hasil penghitungan menunjukkan ketidakseimbangan antara
beban
kerja dan jumlah SDM, maka upaya yang dapat dilakukan untuk
mengatasi
ketidakseimbangan tersebut adalah dengan pemberdayaan SDM
(pendidikan/pelatihan, promosi, mutasi, demosi) dan rekrutmen
pegawai.
Dengan menggunakan informasi jabatan uraian tugas paling tidak
dapat
dilakukan perhitungan beban kerja, yaitu dengan cara menentukan
indikator
satuan hasil, waktu penyelesaian, standar waktu kerja, jumlah
beban kerja,
dan pegawai yang dibutuhkan yang dituangkan ke dalam bentuk
formulir/matriks untuk memudahkan pengumpulan, pengolahan
dan
perhitungan ratio kekuatan pegawai dengan beban kerja, dalam
hubungannya
dengan kelembagan.
Thoha kemudian mengemukakan (1993 : 64), bahwa kelembagaan
adalah organisasi yang terdiri dari unit-unit kerja, dimana
unit-unit kerja terdiri
dari beberapa jabatan. Tentunya berdasarkan jabatan yang ada
dalam unit,
maka pekerjaan akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi
dari
jabatan tersebut.
Penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif
menjadi
tuntutan di era globalisasi yang sarat dengan persaingan dan
keterbatasan di
segala bidang. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme
sumber daya
aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan yang terjadi saat
ini
profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Salah
satu
penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara
kompetensi
pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu
disebabkan
oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum
proporsional,
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
28
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
demikian pula pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada
kebutuhan
nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja
organisasi.
Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas
dan
kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari
permasalahan
tersebut,di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak
berdasarkan
kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu
besar sementara
beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi
tidak efisien dan
efektif. Dalam rangka mencapai performance Departemen Dalam
Negeri dan
Pemerintah Daerah yang diharapkan, dipandang perlu menyusun
suatu
Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pedoman Analisis Beban
Kerja di
Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah
yang
merupakan panduan tentang uraian langkah-langkah dalam
melakukan
analisis beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan
Departemen
Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan
agar
terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas
dan efisiensi
serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai
pada
setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum
pemerintahan
dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat
pengabdian
kepada masyarakat, bangsa dan negara.
Hal dimaksud sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999
tentang Pokok-pokok kepegawaian yang menyatakan bahwa sebagai
unsur
aparatur Negara Pegawai Negeri Sipil harus memberikan pelayanan
kepada
masyarakat secara profesional. Selain itu, pelaksanaan analisis
beban kerja
dapat menghasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai/unit organisasi
dalam
melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu
penyelesaian
pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, dan standar beban kerja dan
prestasi kerja,
menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur
kerja dan
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
29
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
manajemen lainnya.
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukur
untuk
meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya
dalam rangka
meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan
aparatur
negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun
kepegawaian.
Upaya tersebut dapat dicapai melalui pelaksanaan analisis beban
kerja pada
setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Dalam Negeri
dan
Pemerintah Daerah secara konsisten dan berkesinambungan.
Workload atau beban kerja merupakan usaha yang harus
dikeluarkan
oleh seseorang untuk memenuhi permintaan dari pekerjaan
tersebut.
Sedangkan Capacity adalah kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas
ini
dapat diukur dari kondisi fisik maupun mental seseorang.
Penjelasan
sederhananya seperti ini. Misalkan suatu pekerjaan kuli angkut
mempunyai
demand berupa mengangkat 100 karung per hari. Jika pekerja hanya
mampu
mengangkat 50 karung per hari, berarti pekerjaan tersebut
melebihi
kapasitasnya. Seperti halnya mesin,jika beban yang diterima
melebihi
kapasitasnya, maka akan menurunkan usia pakai mesin tersebut,
bahkan
menjadi rusak. Begitu pula manusia, jika ia diberikan beban
kerja yang
berlebihan, maka akan menurunkan kualitas hidup (kelelahan, dsb)
dan
kualitas kerja orang tersebut (tingginya error rate dsb), dan
juga dapat
mempengaruhi keselamatan dan kesehatan kerja.
Analisis Beban Kerja ini banyak digunakan diantaranya dapat
digunakan dalam penentuan kebutuhan pekerja (man power
planning); analisis
ergonomi; analisis Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3); hingga
ke
perencanaan penggajian, dsb..
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
30
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Gambar 1.3. Analisis ergonomi
Perhitungan Beban kerja setidaknya dapat dilihat dari 3 aspek,
yakni
fisik, mental, dan penggunaan waktu. Aspek fisik meliputi
perhitungan
beban kerja berdasarkan kriteria-kriteria fisik manusia. Aspek
mental
merupakan perhitungan beban kerja dengan mempertimbangkan
aspek
mental (psikologis). Sedangkan pemanfaatan waktu lebih
mempertimbangkan pada aspek penggunaan waktu untuk bekerja.
Secara umum, beban kerja fisik dapat dilihat dari 2 sisi, yakni
sisi
fisiologis dan biomekanika. Sisi fisiologis melihat kapasitas
kerja manusia
dari sisi fisiologi tubuh (faal tubuh), meliputi denyut jantung,
pernapasan, dll.
Sedangkan biomekanika lebih melihat kepada aspek terkait proses
mekanik
yang terjadi pada tubuh, seperti kekuatan otot, dan
sebagainya.
Perhitungan beban kerja berdasarkan pemanfaatan waktu bisa
dibedakan
antara pekerjaan berulang (repetitif) atau pekerjaan yang tidak
berulang
(non-repetitif). Pekerjaan repetitif biasanya terjadi pada
pekerjaan dengan
siklus pekerjaan yang pendek dan berulang pada waktu yang
relatif sama.
Contohnya adalah operator mesin di pabrik-pabrik. Sedangkan
pekerjaan
non-repetitif mempunyai pola yang relatif tidak menentu. Seperti
pekerjaan
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
31
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
administratif, tata usaha, sekretaris, dan pegawai-pegawai
kantor pada
umumnya.
1. Aspek-aspek dalam analisis beban kerjaa) Norma Waktu
(Variabel Tetap)
Waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan
produk/hasil kerja adalah relatif tetap sehingga menjadi
variabel tetap
dalam pelaksanaan analisis beban kerja. Norma waktu perlu
ditetapkan
dalam standar norma waktu kerja dengan asumsi tidak ada
perubahan
yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah. Perubahan
norma
waktu dapat terjadi karena :
1) Perubahan kebijakan
2) Perubahan peralatan
3) Perubahan Kualitas SDM
4) Perubahan organisasi, sistem dan prosedur.
b) Volume Kerja (Variabel Tidak Tetap).
Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk
memperoleh hasil kerja/produk. Setiap volume kerja yang
berbeda-beda
antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam
pelaksanaan
analisis beban kerja.
Contoh :
1) Salah satu tugas kepala seksi inventarisasi jabatan
adalah
membuat laporan kegiatan Seksi Inventarisasi Jabatan. Tugas
ini
adanya seminggu sekali. Misal Hari Kerja Efektif dalam 1
tahun
untuk 5 hari kerja = 235 hari. Maka jumlah volume kerja untuk
tugas
membuat laporan kegiatan dalam 1 tahun adalah 235:5 = 47,
satuannya frekuensi.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
32
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
2) Tugas membuat laporan bulanan, tugas ini adanya 1 bulan
sekali.
Maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat laporan bulanan
dalam 1 tahun adalah 235 : 20 = 11,75 dibulatkan menjadi 12,
satuannya frekuensi. 3. Jam Kerja Efektif Untuk dapat
melakukan
analisis beban kerja secara baik dan benar, terlebih dahulu
perlu
ditetapkan alat ukurnya, sehingga pelaksanaannya dapat
dilakukan
secara transparan. Keterbukaan/transparansi ini sebagai
suatu
syarat agar pelaksanaan analisis beban kerja dapat
dilaksanakan
secara obyektif, sehingga laporan hasil analisis beban kerja
benar-
benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria suatu
alat
ukur yaitu :
a) Valid, artinya alat ukur yang akan dipergunakan mengukur
beban kerja sesuai dengan material yang akan diukur.
b) Konsisten, artinya dalam melakukan analisis beban kerja
harus
konsisten dari waktu ke waktu.
c) Universal, artinya alat ukur harus dapat dipergunakan
untuk
mengukur berbagai unit kerja maupun hasil kerja, sehingga
tidak ada alat ukur yang lain atau khusus untuk suatu unit
kerja
atau hasil kerja. Sesuai dengan kriteria alat ukur, maka
dalam
pelaksanaan analisis beban kerja yang dipergunakan sebagai
alat ukur adalah jam kerja efektif yang harus diisi dengan
tindak
kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik yang bersifat
konkrit (benda) atau abstrak (jasa).
Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah
ditentukan jam kerja instansi pemerintah 37 jam 30 menit per
minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja ataupun yang 6
(enam) hari kerja sesuai dengan yang ditetapkan Kepala
Daerah masing-masing. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
33
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat
ukur
dalam melakukan analisis beban kerja.
Contoh penghitungan 1 :
1) Untuk 5 hari kerja :
a) Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30
Menit)
b) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 5 = 7,5 Jam (7
Jam 30 Menit)
c) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 7,5 Jam = 5 Jam 37
Menit = 337 Menit dibulatkan 330 Menit (5 Jam 30
Menit)
d) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 5 Hari x 330 Menit =
1.650 Menit
e) Jam Kerja Efektif Per Bulan = 20 Hari x 330 Menit =
6.600 Menit
f) Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit =
79.200 Menit = 1.320 Jam = 1.300 Jam2) Untuk 6 hari kerja :
a) Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30
Menit)
b) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 6 = 6,25 Jam (6
Jam 15 Menit)
c) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 6,25 Jam = 4 Jam
40 Menit = 280 , Menit dibulatkan menjadi 275 Menit (4
Jam 35 Menit)
d) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 6 Hari x 275 Menit =
1.650 Menit
e) Jam Kerja Efektif Per Bulan = 24Hari x 275 Menit =
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
34
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
6.600 Menit
f) Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit =
79.200 Menit = 1.320 Jam = 1.300 Jam
Contoh penghitungan 2 :
1) Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender
dikurangi
hari libur dan
cuti.
Untuk 5 hari kerja :
Jumlah hari per tahun 365 hari
Libur Sabtu-Minggu 104 hari
Libur Resmi 14 hari
Cuti 12 hari
130 hari
235 hari
Untuk 6 hari kerja :
Jumlah hari per tahun 365 hari
Libur Sabtu-Minggu 52 hari
Libur Resmi 14 hari
Cuti 12 hari
78 hari
287 hari
2) Jam Kerja Efektif adalah jumlah jam kerja formal
dikurangi
dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja
(allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat
makan
dan sebagainya. Allowance rata-rata sekitar 25% dari jumlah
jam kerja formal. Jam Kerja Formal per Minggu = 37 Jam 30
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
35
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Menit. Jam Kerja Efektif per Minggu (dikurangi waktu luang
25%) = 75/100 x 37 Jam 30 Menit = 28 Jam Jam Kerja Efektif
per hari :
1). 5 hari kerja = 28 jam/5 hari = 5 jam 36 menit/hari
2). 6 hari kerja = 28 jam/6 hari = 4 jam 23 menit/hari
Jam Kerja Efektif per Tahun :
5 hari kerja = 235 hr x 5 jam 36 mnt/hr = 1.324 jam = 1.300 jam6
hari kerja = 287 hr x 4 jam 23 mnt/hr = 1.339 jam = 1.300 jam.Jam
kerja efektif tersebut akan menjadi alat pengukur dari
beban kerja yang dihasilkan setiap unit kerja/jabatan.
2. Teknik pelaksanaan analisis beban kerjaAnalisis beban kerja
dilaksanakan secara sistematis dengan
tahapan-tahapan sebagai berikut :
a) Pengumpulan Data Beban Kerja.
Sebelum melakukan pengumpulan data, para analis harus
melakukan pengkajian organisasi sehingga memperoleh
kejelasan
mengenai :
1) Tugas pokok dan fungsi
2) Rincian tugas dan
3) Rincian kegiatan.
b) Setelah melakukan pengkajian organisasi, pelaksanaan
pengumpulan data dapat dilakukan dengan :
1) Menyebarkan formulir isian (Form A);
2) Wawancara
3) Observasi.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
36
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
3. Tujuan dan manfaat analisis beban kerjaKajian analisis beban
kerja organisasi pemerintah daerah
bertujuan untuk mengetahui informasi tentang tingkat
keseimbangan
antara Beban Kerja, jumlah SDM dan Rasionalitas wewenang dan
tanggung jawab serta Prosedur kerja serta Kelembagaan
Aparatur
Pemerintah Daerah serta efisiensi dan efektivitas kerja suatu
unit
organisasi pemerintah daerah.
Adapun manfaat kajian ini secara keseluruhan adalah sebagai
bahan perumusan kebijakan pemerintah pusat dan daerah
khususnya
dalam hal beban kerja kelembagaan aparatur pemerintah daerah
serta :
a) Efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan
efisiensi unit
kerja;
b) Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
c) Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat;
d) Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit;
dan
e) Standar norma waktu kerja.
D. Pengertian efektivitas kinerja organisasi
1. Efektivitas kinerja
Pembahasan awal menyoroti apa sebenarnya efektivitas kinerja
organisasi itu. Gibson (1989:30) mengatakan efektivitas
adalah
menggambarkan seluruh siklus input-proses-output. Sedangkan
Walker
(1992:45) mengatakan kinerja adalah pencapaian tugas-tugas
individu dan
tujuan. Adapun efektivitas kinerja organisasi menurut Agus (2001
: 36)
mengatakan di dalam melakukan pekerjaan, pada hakekatnya para
pekerja
memerlukan rasa aman, yang mempunyai kaitan dengan (1). Jaminan
masa
depan, (2). Suasana organisasi yang memberikan kesempatan
untuk
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
37
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
berkembang, tanpa adanya acaman-acaman, (3). Hubungan antara
atasan
dan bawahan yang manusiawi.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa efektivitas kinerja
organisasi merupakan susunan dari beberapa orang secara rapi
yang
menggambarkan seluruh siklus input-proses-output untuk mencapai
tujuan
yang diharapkan. Pada kenyataan yang dialami oleh roda
organisasi
Garnisun Tetap III sebagai berikut
a) Organisasi ini meliputi input-proses-output. Namun dalam
pelaksanaannya bahwa input-proses-output dirasa masih kurang
bermutu. Sebab inputnya meliputi beberapa unsur, yaitu TNI
Angkatan
Darat, Angkatan Laut dan Angkatan Udara (heterogen).
Sehingga
keadaan seperti ini membuat keseriusan untuk memanajemennya.
b) Organisasi itu mengalami hubungan timbal balik dengan
beberapa
pihak. Kenyataan yang dilaksanakan organisasi Garnisun Tetap
III
selalu mengadakankomunikasi antar anggota dan pihak yang
terkait.
Komunikasi itu terjadi baik secara langsung maupun tidak
langsung,
seperti melalui telepon, handphone dan semacamnya.Jarang
sekali
individu bekerja sendirian atau terpisah dengan orang lain
dalam
organisasi. Itulah pentingnya efektivitas kinerja organisasi
yang
dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya iklim organisasi
dan etos
kerja. Perlu diketahui bahwa efektivitas organisasi terdiri dari
individu
dan kelompok, karena itu efektivitas organisasi terdiri dari
efektivitas
individu dan kelompok.
Efektivitas organisasi adalah lebih banyak dari jumlah
efektivitas individu dan kelompok, sehingga organisasi bisa efektif
jika mampu mendapatkan hasil karya yang lebih tinggi tingkatannya
dari pada jumlah hasil karyanya setiap bagiannya. Sebenarnya alasan
bagi organisasi sebagai alat untuk melaksanakan pekerjaan
masyarakat adalah bahwa
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
38
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
organisasi itu dapat melakukan pekerjaan lebih banyak dari pada
yang mungkin dilakukan.
Menurut Soekarno (1986:42) efektif adalah pencapaian tujuan atau
hasil dikehendaki tanpa menghiraukan faktor-faktor tenaga, waktu,
biaya, fikiran alat dan lain-alat yang telah dikeluarkan/
digunakan. Hal ini berarti bahwa pengertian efektivitas yang
dipentingkan adalah semata-mata hasil atau tujuan yang dikehendaki.
Sedangkan yang dimaksud kinerja adalah suatu usaha yang dilakukan
oleh seseorang dengan cara tertentu untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Adapun organisasi adalah kelompok tugas terdiri para
anggota yang bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas
tertentu.
Organisasi terdiri dari individu dan kelompok, karena itu
efektivitas organisasi terdiri dari efektivitas individu dan
kelompok. Namun demikian, efektivitas kinerja organisasi lebih
banyak dari jumlah efektivitas individu dan kelompok. Organisasi
mampu mendapatakan hasil kinerja untuk lebih tinggi tingkatannya
dari pada jumlah hasil kinerja setiap bagiannya. Sebenarnya, alasan
bagi organisasi sebagai alat untuk melaksanakan pekerjaan
masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan pekerjaan
masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan pekerjaan
yang lebih banyak dari pada yang mungkin dilakukan oleh
individu.
Jadi pengertian efektivitas kinerja organisasi adalah
pencapaian
tujuan atau hasil yang dilakukan dikerjakan oleh setiap individu
secara
bersama-sama. Pandangan efektivitas kinerja organisasi
sebagaimana
gambaran di bawah ini :
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
39
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Gambar 1.4. Tiga pandangan mengenai efektivitas organisasi
Hubungan antara ketiga pandangan mengenai efektivitas
diperlihatkan dalam gambar 1.4. Anak panah yang menghubungkan
setiap
tingkat tidak menunjukkan bentuk khusus dari hubungan tersebut.
Yakni
efektivitas individual adalah harus merupakan sebab dari
kelompok, begitu
pula tidak dapat dikatakan bahwa efektivitas kelompok adalah
jumlah dari
efektivitas individu. Hubungan antara pandangan-pandangan
tersebut
berubah-ubah tergantung dari faktor-faktor seperti jenis
organisasi,
pekerjaan yang dilaksanakan, teknologi yang digunakan dalam
melaksanakan pekerjaan tersebut.
Organisasi mempunyai dua kelompok besar, yaitu sumber
manusia dan sumber alam. Manusia terdiri dari orang-orang yang
bekerja di
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
40
Efektivitas
Organisasi
Efektivitas
Individu
Efektivitas
Kelompok
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
organisasi karyawan operasional, staf dan tenaga manajemen.
Mereka
menyumbangkan waktu dan tenaga mereka kepada organisasi
dengan
mendapatkan upah dan imbalan lain, baik wujud maupun tak
terwujud.
Sumber alam terdiri dari input untuk bukan manusia, yang akan
diproses
atau akan digunakan dalam kombinasi dengan unsur manusia
untuk
memberikan sumber lain. Pabrik baja menggunakan orang dan
tanur
(bersama-sama dengan alat-alat lain dan mesin) untuk memproses
biji besi
menjadi baja dan produk baja. Pabrik mobil menggunakan baja,
karet,
plastik dan lain-lain dalam kombinasi dengan orang, perkakas dan
alat-alat
untuk membuat mobil. Perusahaan bisnis dapat hidup terus
selama
outputnya dapat dijula di pasar dalam jumlah dan dengan harga
yang
memungkinkan perusahaan mengisi kembali persediaan inputnya
yang
telah habis.
Seperti halnya dikemukakan Gedeian, dkk (1991:61) adalah
That
is, the greater the extent it which an organizations goals are
met or
surpassed, the greater its effectiveness (semakin besar
pencapaian tujuan-
tujuan organisasi semakin besar efektivitas).
Selanjutnya Gedeian, dkk (1991:66) mengatakan : That is, an
organizations long-run success hinges upon its ability to
establish and
maintain a favorable input-output ratio (organisasi akan
bertahan jika dapat
pemasukan lebihbesar dari yang dituntut untuk pengeluaran). Hal
ini berarti
bahwa efektivitas kinerja organisasi dapat dilihat dari besarnya
pencapaian
tujuan dan besarnya output.
2. Pengukuran Efektivitas Kinerja Organisasi
Penilaian mengenai organisasi dan fakor - faktor yang
mempengaruhinya
pada masa depan dapat diikhtisarkan sebagai berikut
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
41
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
a) Organisasi-organisasi akan beroperasi dalam lingkungan yang
bergolak
yang membutuhkan perubahan-perubahan penyesuaian yang terus
menerus. Hal ini menunjukkan bahwa organisasi tidak statis.
b) Organisasi-organisasi perlu menyesuaikan diri dengan berbagai
nilai
cultural dalam lingkungan sosial. Contoh organisasi yang berada
di
suatu kampus, maka organisasi itu harus menyesuaikan dengan
budaya
kampus tersebut.
c) Organisasi-organisasi akan terus meluaskan batas-batas
daerah
wewenangnya. Keberadannya akan bertambah besar dan kompleks.
d) Organisasi-organisasi akan terus mendeferensiasikan
kegian-kegiatan
mereka sehingga menambah masalah integrasi dan koordinasi,
karena
kompetitif dan perkembangan iptek yang cepat.
e) Perhatian terhadap mutu kehidupan kerja akan meningkatkan.
Karena
pesaing semakin besar, maka kualitas harus ditingkatkan.
f) Penekanan lebih besar pada saran dan bujukan daripada
pemaksanaan
yang didasarkan pada kekuasaan sebagai alat koordinasi kegiatan
dan
fungsi organisasi.
g) Para peserta di semua tingkat organisasi akan lebih
berpengaruh.
h) Nilai dan gaya hidup orang dan kelompok dalam organisasi
akan
terdapat lebih banyak ragamnya. Karena peluang antara pria dan
wanita
sama, dari sisi etnis juga sama.
i) Penilaian terhadap prestasi organisasi akan lebih sulit.
Karena
organisasi selalu berkembang, maka standar yang baku sudah
tidak
memadai lagi.
j) Proses perubahan berencana dengan keterlibatan para peserta
yang
meluas akan dilembagakan/ diformalkan.
k) Gerakan menjauh selalu tercipta dari organisasi stabil
mekanistik
menuju ke arah sistem yang adaptif yang tanggap terhadap
perubahan.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
42
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Perubahan dinamis dalam sifat organisasi akan selalu
meningkalkan
jurang/ gap antara pengetahuan dan penerapannya, namun
demikian
kemajuan terus ada.
3. Pendekatan tujuan
Pendekatan tujuan untuk menjelaskan efektivitas didasarkan
suatu
gagasan bahwa organisasi diciptakan sebagai alat untuk mencapai
tujuan
organisasi. Pendekatan tujuan organisasi dibentuk dengan
maksud
mencapai tujuan. Seorang ahli praktek dan penulis dalam
manajemen dan
perilaku keorganisasian, Gibson (1989 : 27) menyatakan : yang
diartikan
dengan efektivitas adalah pencapaian sasaran yang telah
disepakati atas
usaha bersama. Tingkat pencapaian sasaran itu menunjukkan
tingkat
efektivitas. Gagasan bahwa organisasi maupun kelompok dan
individu itu
harus dievaluasi dari segi pencapaian tujuan, telah diterima
umum secara
luas. Pendekatan tujuan menunjukkan bahwa organisasi dibentuk
dengan
tujuan tertentu, bekerja secara rasional dan berusaha mencapai
tujuan
tertentu yakni prinsip dasar dari masyarakat Barat sekarang ini.
Meski
pendekatan tujuan ini kelihatan sederhana, tetapi mengandung
juga
beberapa persoalan. Beberapa kesulitan yang dikenal secara luas
meliputi :
a) Pencapaian tujuan tidak dapat segera diukur pada organisasi
yang tidak
memproduksi barang-barang yang berwujud (tangible outputs).
b) Organisasi berusaha mencapai lebih dari satu tujuan dan
tercapainya
satu tujuan sering kali dihalangi atau mengurangi kemampuannya
untuk
mencapai tujuanyang lain.
c) Adanya beberapa tujuan resmi yang harus dicapai dan
disepakati oleh
semua anggota, adalah diragukan. Banyak ahli riset
menyatakan
kesulitan untuk mendapatkan persetujuan di antara para
manajer
mengenai tujuan khusus dari organisasi mereka.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
43
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Pendekatan tujuan terdapat beberapa persoalan, tetapi
pendekatan itu mempunyai pengaruh yang besar sekali terhadap
perkembangan manajemen dan teori serta praktek tingkah laku
keorganisasian. Pembahasan pada waktu sekarang ini
menunjukkan
pentingnya tujuan organisasi dalam pengambilan keputusan
strategis
dan pembedaan antara memaksimumkan tujuan (maximizing goals)
dan
mengoptimumkan tujuan (optimizing goals). Pengambilan
keputusan
strategis memerlukan perhatian khusus terhadap tujuan
organisasi,
pada waktu organisasi menghadapi lingkungannya, karena
lingkungan
itu sangat tidak menentu dan bermacam-macam, maka organisasi
harus
puas dengan mencapai tujuan yang mungkin tercapai dan
bukannya
tujuan akhir.
Proses yang sebenarnya dari penjelasan hasil karya jauh
lebih
sukar daripada yang disangka orang. Dikatakan bahwa manajer
harus
memimpin organisasi sedemikian rupa sehingga dapat mencapai
tujuan
semaksimum mungkin dengan penggunaan sumber secara efisien.
Adapun pendekatan efektivitas kinerja organisasi seperti
yang
dikemukakan England (1991:67) adalah :
a) The Bass Model
1) The degree to which it is productive, profitable, self
maintaining,
and so fort (Tingkat produktivitas, menguntungkan, mandiri
dan
sebagainya).
2) The degree to which it is of value to it is member
(Tingkat
manfaatnya bagi anggotanya).
3) The degree to which it and its members are of value to
society
(Tingkat manfaat organisasi dan anggotanya bagi masyarakat).
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
44
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
b) The Yochman-searchore Model
1) Organisasi sebagai sistem terbuka
2) Efektivitas organisasi sama dengan posisi tawar menawar
3) Penguasaan sumber-sumber langkah dan berharga
4) Kontrol lingkungan
c) The Bennis Model
Model ini yang terpenting dalam kriteria efektivitas kinerja
organisasi adalah perhatiannya terhadap masalah adaptasi
pada
perubahan.
Oleh karena itu, dalam penelitian ini menggunakan
pendekatan Model Bass yang intinya :
a) Adanya produktivitas, maksudnya seberapa jauh pencapaian
tujuan yang berupa produk dari setiap orang dalam
organisasi.
b) Adanya pemanfaatan, maksudnya seberapa jauh pencapaian
tujuan yang berupa kemanfaatan bagi dirinya dan orang lain.
4. Pengertian Iklim Organisasi
Para ahli dari Barat mengartikan iklim organisasi sebagai
suatu
unsur fisik, di mana iklim dapat sebagai suatu atribusi dari
organisasi atau
sebagai suatu atribusi daripada persepsi individu sendiri.
Duncon (1972)
mencirikan iklim organisasi sebagai keseluruhan faktor-faktor
fisik dan
sosial yang terdapat dalam sebuah organisasi. Menurut model
Pines
(1982), iklim kerja sebuah organisasi dapat diukur melalui empat
dimensi
sebagai berikut :
a) Dimensi Psikologikal, yaitu meliputi variabel seperti beban
kerja,
kurang otonomi, kurang pemenuhan sendiri (self-fulfilment
clershif),
dan kurang inovasi.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
45
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
b) Dimensi Struktural, yaitu meliputi variabel seperti fisik,
bunyi dan
tingkat keserasian antara keperluan kerja dan struktur
fisik.
c) Dimensi Sosial, yaitu meliputi aspek interaksi dengan klien
(dari segi
kuantitas dan ciri-ciri permasalahannya), rekan sejawat
(tingkat
dukungan dan kerja sama), dan penyelia-penyelia (dukungan
dan
imbalan).
d) Dimensi Birokratik, yaitu meliputi Undang-undang dan
peraturan-
peraturan konflik peranan dan kekaburan peranan.
Kemudian dikemukakan oleh Simamora (2001 : 81) disebutkan
bahwa iklim organisasi adalah lingkungan internal atau
psikologi
organisasi. Iklim organisasi mempengaruhi praktik dan kebijakan
SDM
yang diterima oleh anggota organisasi. Perlu diketahui bahwa
setiap
organisasi akan memiliki iklim organisasi yang berbeda.
Keanekaragaman pekerjaan yang dirancang di dalam organisasi,
atau
sifat individu yang ada akan menggambarkan perbedaan
tersebut.
Semua organisasi tentu memiliki strategi dalam memanajemen
SDM.
Iklim organisasi yang terbuka memacu pegawai untuk
mengutarakan kepentingan dan ketidakpuasan tanpa adanya rasa
takut akan tindakan balasan dan perhatian. Ketidakpuasan seperti
itu
dapat ditangani dengan cara yang positif dan bijaksana.
Iklim
keterbukaan, bagaimanapun juga hanya tercipta jika semua
anggota
memiliki tingkat keyakinan yang tinggi dan mempercayai
keadilan
tindakan. Iklim organisasi penting untuk diciptakan karena
merupakan
persepsi seseorang tentang apa yang diberikan oleh organisasi
dan
dijadikan dasar bagi penentuan tingkah laku anggota selanjutnya.
Iklim
ditentukan oleh seberapa baik anggota diarahkan, dibangun
dan
dihargai oleh organisasi.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
46
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
Batasan pengertian iklim organisasi itu bisa dilihat dalam
dimensi iklim organisasi. Kelneer (1990) sebagaimana dikutip
oleh Lila
(2002) menyebutkan enam dimensi iklim organisasi sebagai berikut
:
a) Flexibility conformity
Fleksibilitas dan comfomity merupakan kondisi organisasi
yang
untuk memberikan keleluasan bertindak bagi pegawai serta
melakukan penyesuaian diri terhadap tugas-tugas yang
diberikan.
Hal ini berkaitan dengan aturan yang ditetapkan organisasi,
kebijakan dan prosedur yang ada. Penerimaan terhadap ide-ide
yang baru merupakan nilai pendukung di dalam mengembangkan
iklim organisasi yang kondusif demi tercapainya tujuan
organisasi.
b) Resposibility
Hal ini berkaitan dengan perasaan pegawai mengenai
pelaksanaan tugas organisasi yang diemban dengan rasa
tanggung jawab atas hasil yang dicapai, karena mereka terlibat
di
dalam proses yang sedang berjalan.
c) Standards
Perasaan karyawan tentang kondisi organisasi dimana
manajemen memberikan perhatian kepada pelaksanaan tugas
dengan baik, tujuan yang telah ditentukan serta toleransi
terhadap
kesalahan atau hal-hal yang kurang sesuai atau kurang baik.
d) Reward
Hal ini berkaitan dengan perasaan karyawan tentang
penghargaan
dan pengakuan atas pekerjaan yang baik.
e) Clarity
Terkait dengan perasaan pegawai bahwa mereka mengetahui apa
yang diharapkan dari mereka berkaitan dengan pekerjaan,
peranan dan tujuan organisasi.
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
47
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
f) Tema Commitment
Berkaitan dengan perasaan karyawan mengenai perasaan bangga
mereka memiliki organisasi dan kesediaan untuk berusaha
lebih
saat dibutuhkan.
Sementara itu Lussier (1996) sebagaimana dikutip olah Barkah
(2002) mengatakan sejelasnya yaitu :
1) Struktur, merupakan tingkat paksaan yang dirasakan
pegawai
karena adanya peraturan dan prosedur yang terstruktur atau
tersusun.
2) Responbility, merupakan tingkat pengawasan yang dilakukan
organisasi dan dirasakan oleh para pengawai.
3) Reward, merupakan tingkat penghargaan yang diberikan atas
usaha pegawai .
4) Warmt, berkaitan dengan tingkat kepuasan pegawai yang
berkaitan dengan kepegawaian dalam organisasi.
5) Support, berkaitan dengan dukungan kepada pegawai di
dalam
melaksanakan tugas-tugas organisasi. Dukungan seperti dapat
berasal dari pimpinan ataupun rekan kerja.
6) Organizational identity and loyalty, berkaitan dengan
perasaan
bangga akan keberadaannya dalam organisasi dan kesetiaan
yang ditunjukkan selama masa kerjanya.
7) Risk, berkaitan dengan pegawai diberi ruang untuk
melakukan
atau mengambil resiko dalam menjalankan tugas sebagai sebuah
tantangan.
Menurut www.cats.ucsc.edu (2002:24) dijelaskan what is
organizational climate? It can be described as adalah combination
of shared history, expecatations,unwritten rules and social mores
that affects the behavior of everyone in adalahorganization. Or,
more
MUSKAMAL,S.SOS,M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR, KKKSDA
48
-
ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010
simply, it is a set of underlying beliefs that are always there
to color the perceptions of actions and communications.
Iklim organisasi ini bisa digambarkan/ dideskripsikan
sebagai
kombinasi pembagian sejarah, harapan, hukum yang tidak tertulis
dan
sosial yang mempengaruhi kebiasaan/tingkah laku dari setiap
orang di
dalam organisasi. Atau secara mudahnya, ini suatu garis
kepercayaan
yang selalu mewarnai persepsi dari setiap tindakan dan
komunikasi).
Sedangkan menurut Steers (1985:101) iklim organisasi
merupakan
lingkungan internal yang mewakili faktor-faktor dalam organisasi
yang
menciptakan kultur dan lingkungan sosial dimana
aktivitas-aktivitas
pencapaian tujuan berlangsung. Berdasarkan pendapat di