ANALISA SISTEM PENGOLAHAN DATA PEMBAYARAN PAJAK KENDARAAN BERMOTOR PADA SAMSAT KOTA TASIKMALAYA LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan untuk Memenuhi Salah satu Syarat Dalam Menempuh Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi Diploma III Program Studi Manajemen Informatika Oleh : 1. Siti Astuti Artiyani NIM : 18093171 2. Endang Hermaya NIM : 18093184 3. Angga Prayoga Putra NIM : 18093200
76
Embed
Analisa Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor Pada Samsat Kota Cimahi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
ANALISA SISTEM PENGOLAHAN DATA PEMBAYARAN PAJAK
KENDARAAN BERMOTOR PADA SAMSAT
KOTA TASIKMALAYA
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk Memenuhi Salah satu Syarat
Dalam Menempuh Mata Kuliah Kerja Praktek
Jenjang Studi Diploma III
Program Studi Manajemen Informatika
Oleh :
1. Siti Astuti Artiyani NIM : 180931712. Endang Hermaya NIM : 180931843. Angga Prayoga Putra NIM : 18093200
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKAAKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
BINA SARANA INFORMATIKATASIKMALAYA
2011
KATA PENGANTAR
Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan YME, yang telah melimpahkan
rahmat, karunia dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan
kerja praktek ini dengan judul “Sistem Pengolahan Data Pembayaran
Kendaraan bermotor pada SAMSAT cabang kota Cimahi”
Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek ini masih jauh dari kesem-
purnaan, dengan segala keterbatasan dari penulis, maka segala saran dan kritik
yang sifatnya membangun untuk perbaikan serta penambahan pengetahuan akan
sangat bermanfaat bagi penulis.
Selama penyusunan laporan ini, penuli banyak menerima bimbingan, ara-
han, bantuan dan dorongan yang berarti, Sehubungan itu maka pada kesempatan
ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih pada semua pihak atas bantuan
Memberikan saran ayau pertimbangan pada kepala UPP mengenai hal-hal
berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas kedinasan
Mengumpulkan dan mengolah bahan/laporan di bidang administrasi serta
mengajukan pemecahan masalah dan pertimbangannya kepada Kepala
UPP untuk dijadikan pertimbangan lebih lanjut
Melaksanakan pengurusan rumah tangga UPP
Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait
3. Seksi PKB/BBNKB
Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB
18
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, seksi PKB/BBNKB
mempunyai fungsi:
Pelaksanan pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB melalui proses
pemungutan yang didaarkan pada ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku
Pelaksanaan koordinasi tugas pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB
Adapun rincian tugas seksi PKB/BBNKB antara lain:
Melaksanakan administrasi pendaftaran dan pendataan, penelitian,
perhitungan dan penetapan, penagihan, pembayaran, dan penyetoran di
bidang pungutan PKB/BBNKB
Menyusun rumusan guna penyelesaian lebih lanjut terhadap tunggakan
PKB?BBNKB dan atas keberatan yang diajukan oleh para wajib bayar
sebagaimana dimaksud di atas
Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait
4. Seksi Pajak Non PKB/BBNKB
Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan pajak non PKB/BBNKB. Untuk
melaksanakan tugasnya seksi pajak non PKB/BBNKB mempunyai fungsi:
Pelaksanan pelayanan dibidang pajak non PKB/BBNKB melalui proses
pemungutan yang didasarkan kepada ketentuan peraturan perundangan-
undangan yang berlaku
Pengkoordinasian pelaksanaan tugas pelayanan di bidang pajak non
PKB/BBNKB
Pengendalian tugas pelayanan di bidang pajak non PKB/BBNKB
19
5. Seksi Non Pajak
Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan di bidang pungutan non pajak. Untuk
melaksanakan tugas pokoknya, seksi non pajak mempunyai fungsi:
Pelaksanaan administrasi pelayanan di bidang pungutan daerah melalui
proses pemungutan yang didasarkan pada peraturan perundang undangan
yang berlaku
Pelaksanaan monitoring dalam bidang penerimaan pendapatan lain-lain
yang di kelola oleh dinas/Instansi penghasilan di lingkungan Provinsi
maupun hasil penerimaan dari Pemerintah pusat
Pengendalian pelayanan di bidang pungutan retribusi daerah dan pungutan
non pajak
2.5 Aspek Kegiatan Perusahaan
Kantor bersama SAMSAT cabang Kota Cimahi yang bergerak dalam
bidang pemungutan pajak maupun non pajak memiliki banyak aktivitas yang
diantaranya:
Bagian Administrasi
a. Surat Pendataan dan Pendaftaran Kendaraan Bermotor(SPPKB)
b. Surat Ketetapan Pajak Daerah(SKPD)
c. Surat Tanda Kendaraan Bermotor(STNK)
d. Surat Tanda Coba Kendaraan Bermotor(STCKB)
e. Buku Pemilik Kendaraan Bermotor(BPKB)
20
f. Tanda Nomor Kendaraan Bermotor(TNKB)
g. Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan(SWDKLLD)
h. Peneng Pajak
i. Surat Keterangan Pindah Pengganti STNK dan surat Keterangan fisikal antar
Daerah
j. Jenis pungutan di Kantor Bersama SAMSAT
Bagian Persyaratan Pendaftaran Kendaraan Bermotor
a. Pendaftaran Pertama Kendaraan Bermotor
b. Pengesahan STNK setiap tahun
c. Perpanjang STNK setelah 5 tahun
d. Pendaftaran kendaraan Mutasi
e. Pendaftaran kendaraan bermotor dengan persyaratan khusus
f. Pendaftaran STNK khusus atau rahasia
BAB III
PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
Bidang pelaksanaan kuliah kerja praktek ini penulis ditempatkan pada
bagian divisi administrasi yaitu bagian pengarsipan, dalam pelaksanaan tersebut
penulis diberikan pengarahan dan bimbingan mengenai kegiatan perusahaan
khususnya dibagian administrasi yang salah satu tugasnya mengarsip Notice
STNK sehingga penulis dapat mengetahui prosedur perngarsipan notice STNK
dan prosedur melakukan perpanjangan STNK
3.1.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Jerry FithGerald yang diterjemahkan oleh Mulyadi :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
(2001;89)
Sujana Ismaya mengatakan bahwa:
“Sistem merupakan suatu susunan secara teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung pada prosedur-prosedur yang berhubungan yang melengkapi dan memudahkan pelakanaan pekerjaan dari suatu kegiatan organisasi yang penting”.
(2005;521)
21
22
Jadi berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem
memiliki karakteristik yaitu:
Memiliki komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bek-
erja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak
perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang
lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat
disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang
lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri
sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sis-
tem akuntansi adalah subsistemnya.
Batas sistem (boundary) ;
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem den-
gan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas su-
atu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem (environment) ;
23
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sis-
tem.
Penghubung sistem (interface) ;
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
yang lainnya.
Masukan Sistem (input)
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (sig-
nal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sis-
tem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, pro-
gram adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran sistem (Output) ;
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran
yang diinginkan.
Sasaran sistem ;
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan
ada gunanya
3.1.2 Pengolahan
Menurut Sujana Pengolahan dapat diartikan sebagai:
24
“Sesuatu yang menunjukan langkah-langkah apapun yang dilakukan dengan cara-cara apapun yang mungkin, untuk membuat data dapat dipergunakan bagi suatu maksud tertentu”.
(2005:504)
3.1.3 Pajak
Pajak merupakan iuran kepada Negara (yang dapat dipaksakan) yang
terutang oleh yang wajib membayarnya menurut peraturan-peraturan, dengan
tidak mendapatkan prestasi kembali, yang langsung dapat ditunjuk, dan gunanya
adalah untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran umum berhubung dengan tugas
Negara yang menyelenggarakan pemerintahan.
Menurut Rachmad. Soemitro menyatakan “Pajak adalah iuran pajak kepada kas Negara berdasarkan UU (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapatkan jasa timbal (kontraprestasi). Yang dapat langsung di tujukan dan yang digunakan untuk membayar pengeluaran umum”.
(1990:5)
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri yang melekat
pada pengertian pajak adalah :
16 Pajak dipungut berdasarkan UU serta aturan pelaksanaannya yang sifatnya
dapat dipaksakan.
17 Dalam pembayaran pajak tidak dapat ditunjukan adanya kontra prestasi
individual oleh pemerintah.
18 Pajak dipungut oleh Negara baik Pemerintah pusat maupun pemerintah
daerah.
19 Pajak diperuntukkan bagi pengeluaran-pengeluaran pemerintah, yang bila dari
pemasukannya masih terdapat surplus, dipergunakan untuk membiayai public
investment.
Pajak dapat pula mempunyai tujuan selain budgeter, yaitu mengatur
25
3.1.4 Pajak Kendaraan Bermotor (PKB)
Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) merupakan salah satu Pajak Propinsi
yang sejak tahun 1976 telah dipungut dengan menggunakan sistem administrasi
manunggal di bawah satu atap yang menggabungkan pelayanan administrasi
kendaraan bermotor dan pembayaran pajak. Penerimaan PKB tergantung pada
perkembangan jumlah dan peningkatan nilai jual kendaraan bermotor tersebut.
Pada wilayah Kota Cimahi, terdapat peningkatan jumlah dan nilai jual kendaraan
bermotor secara terus-menerus, hal ini harusnya menjadikan PKB menjadi pajak
yang potensial, akan tetapi sepertinya potensi pajak ini belum tergali dengan baik,
hal ini terlihat dari kurangnya dana untuk membiayai berbagai sarana dan
prasarana umum yang diperlukan berkaitan dengan pertambahan jumlah
kendaraan sehingga terjadi kemacetan yang sangat mengganggu kenyamanan
berkendaraan. Berdasarkan fenomena ini maka ingin diketahui efektifitas
pelaksanaan administrasi pemungutan PKB pada wilayah Kota Cimahi dengan
kurun waktu penelitian tahun 2003 sampai 2005. Efesiensi administrasi
pemungutan PKB Membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk memungut
pajak tersebut dengan hasil yang diperoleh, akan tetapi tidak dapat digunakan
pada administrasi pemungutan PKB karena tidak terdapat jumlah biaya
pemungutan pajak yang khusus untuk pemungutan PKB. Dari segi jumlah wajib
pajak memberikan gambaran tentang kemampuan menjaring wajib pajak, akan
tetapi tidak digunakan pada administrasi pemungutan PKB. dari segi objek pajak
memberikan gambaran rasio dari objek pajak yang telah dijaring oleh instansi
pajak dan diukur dengan membandingkan realisasi penerimaan pajak dengan
rencana penerimaan pajak. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan diketahui
26
telah semakin efektifnya pelaksanaan administrasi pemungutan PKB di Samsat
Wilayah Kota Cimahi. Akan tetapi masih terdapat beberapa kendala yaitu
ketiadaan pengarsipan SPPKB oleh Dispenda dan ketidak teraturan administrasi
PKB yang mengakibatkan pendataan objek pajak kendaraan bermotor belum
dapat dilaksanakan secara optimal, dan ketiadaan informasi yang berkaitan
dengan pengeluaran formulir SPPKB sehingga kinerja fungsi pendataan objek
pajak tidak dapat dinilai secara tepat. Bagi Samsat Kota Cimahi, perlu
dipertimbangkan perluasan/penyebaran tempat pembayaran pajak dan pengiriman
SPPT/SKPD kepada setiap wajib pajak serta pengesahan STNK tidak perlu
dilakukan setiap tahun sehingga biaya yang ditanggung oleh.wajib pajak dalam
memenuhi kewajiban perpajakannya dapat dikurangi. Selain itu juga diperlukan
adanya suatu sistem yang sederhana, cepat dan memanfaatkan tehnologi informasi
sehingga dapat memberikan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi wajib
pajak dalam membayar PKB. Faktor-faktor yang secara langsung maupun tidak
langsung mempengaruhi pertumbuhan basis pajak juga harus dihitung dalam
penentuan rencana penerimaan PKB sehingga rencana penerimaan akan lebih
realitis.
3.1.5 Obyek Pajak
1. Setiap penyerahan kendaraan bermotor di daerah akibat perjanjian dua
pihak atau lebih atau perbuatan sepihak yang berakibat pemindahan
hak milik atau penguasaan yang dilakukan melalui jual beli, warisan,
hibah, lelang, dan sebagainya.
27
2. Penguasaan kendaraan bermotor yang dikuasai untuk jangka waktu
lebih dari 12 (dua belas) bulan oleh pribadi atau badan yang bukan
pemiliknya dihitung sejak saat penguasaan itu adalah akibat dari
perjanjian dan sewa menyewa termasuk leasing.
3. Pemasukan kedaraan bermotor yang dimasukkan oleh kontraktor asing
ke wilayah Provinsi Jawa Barat yang tidak di Re-eksport setelah
proyek selesai.
4. Penyerahan kendaraan bermotor dari penasukan luar negeri untuk
dipakai secara tetap di Indonesia, kecuali :
a. Untuk dipakai sendiri oleh orang yang bersangkutan sepanjang di
negara asalnya telah didaftarkan atas nama sendiri dengan
menunjukkan bukti-bukti sah;
b. Untuk dikeluarkan kembali dari wilayah pabean Indonesia;
c. Untuk diperdagangkan dengan tujuan pameran, penelitian dan
kegiatan olahraga bertaraf internasional.
5. Perubahan bentuk kendaraan bermotor yang mengakibatkan
bertambahnya nilai jual kendaraan bermotor yang bersangkutan seperti
penggantian mesin kendaraan bermotor, baik mesin baru maupun
mesin lama.
3.1.6 Subyek Pajak
1. Subyek pajak adalah :
a. Orang pribadi atau badan yang menerima penyerahan kendaraan
bermotor.
28
b. Untuk merubah bentuk dang anti mesin subyek pajaknya adalah
yang memiliki
kendaraan bermotor.
2. Yang bertanggung jawab atas pembayaran pajak yang dimaksud
adalah :
a. Untuk orang pribadi adalah orang yang bersangkutan, kuasanya
atau ahli warisnya dan orang yamg menerima hibah.
b. Untuk badan adalah pengurus atau kuasanya.
3.1.7 Wajib Pajak
Wajib Pajak Kendaraan Bermotor adalah setiap orang pribadi atau
badan yang menerima penyerahan kendaraan bermotor atau pada saat pembelian
kendaraan bermotor.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
Penulis melaksanakan kuliah kerja praktek pada Kantor Bersama
SAMSAT Wilayah XXXI cabang kota Cimahi. Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
dilaksanakan selama 30 (Tiga Puluh) hari mulai Tanggal 6 Juli 2009 s/d 10
Agustus 2009 dan penulis ditempatkan pada bagian pengarsipan. Dalam teknis
pelaksanaan kerja praktek, aktivitas atau kegiatan yang dilakukan penulis yaitu
mengarsipkan data-data secara manual.
1. Pengarsipan
29
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara
logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun
kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsipyang terkait.
Secara umum ada 5 macam sistem pengarsipan Notice STNKyaitu:
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si
pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara
menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan
petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat
dokumen disimpan.
Adapun berupa :
Nama orang
Nama perusahaan / organisasi
Nama tempat / daerah
Nama benda / barang
Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari
notice STNK yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara
mengidentifikasi notice STNK tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal
30
yang dapat membedakan notice STNK satu dengan notice STNK yang lainnya,
atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil
dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul
memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan
pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.
Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung
didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada
indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan
indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang
memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu
masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara
satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling
membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan notice STNK adalah :
- Membaca notice STNK dengan teliti dan seksama
31
- Periksa apakah notice STNK sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode notice STNK
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat
penyimpanan.
c. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu
untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai
beberapa laci.
- Folder adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk) merupakan petunjuk dan pemisah antar folder. Bentuk dari
guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton
tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali notice STNK
berpedoman pada perihal notice STNK.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
32
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh
kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana
sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan
lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama,
sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu,
apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih
kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat:
Filling Cabinet
Guide
Folder
Kartu kendali
4. Pemberian kode surat
5. Penyimpanan surat, dengan cara
Membaca surat untuk mengetahui isi surat
Memberi kode surat
Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ini ada 4 macam yaitu:
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal/Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat
yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
33
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
Filling cabinet
Guide
Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Funsi daftar klasifikasi adalah
Sebagai pedoman pemberian kode notice STNK
Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan notice STNK
Memberi kode notice STNK
Mencatat notice STNK kedalam kartu kendali
Mencatat notice STNK pada kartu indeks
Menyimpan notice STNK
Penyusunan notice STNK dalam folder setiap surat yang baru selalu
ditempatkan di urutan paling depan
Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
34
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat
memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan
berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet