Analisa proyek direct loading conveyor di PT. Cakra Perkasa … · 2013. 3. 11. · beberapa pengertian pokok sebagai berikut: • Pendekatan system menggunakan urutan langkah-Iangkah

2. LANDASAN TEORI

2.1 Aspek dan Manfaat Perencanaan.

Fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, koordinasi dan

pengawasan. Semakin terbatasnya sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh

perusahaan dan semakin kompleknya masalah perusahaan, memaksa pihak

manajemen perusahaan untuk menggunakan sumber-sumber tersebut secara

bijaksana, terarah dan terkendalikan dengan efektif dan efisien. Perencanaan

adalah spesifikasi (perumusan) dan tujuan perusahaan yang ingin dicapai

serta penentuan cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut,

jadi perencanaan mengandung aspek-aspek sebagai berikut:

• Penentuan tujuan yang akan dicapai.

• Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh dari semua

alternatif yang mungkin dipilih.

• Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai

tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.

Manfaat penting adanya perencanaan yang baik didalam suatu perusahan

adalah sebagai berikut:

• Karena tujuan yang ingin dicapai telah ditetapkan (dirumuskan), maka

pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektivitas dan

efisiensi setinggi mungkin.

• Dapat untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tersebut

dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi-koreksi atas

penyimpangan-penyimpangan yang limbul seawal mungkin.

• Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbuJ dan

mengatasinya secara terarah.

• Dapat menghindarkan adanya kegiatan, pertumbuhan, dan

perkembangan yang tidak terarah dan terkontrol.

4

2.1 Pendekatan Sistem Dalam Perencanaan.

Perencanaan adalah pengambilan keputusan sebelum kegiatan dimulai atau

keputusan sekaiang ditujukan untuk waktu yang akan datang, oleh karena itu

dalam menyusun perencanaan perusahaan sebaiknya digunakan pendekatan

system, artinya perencanaan perusahaan merupakan bagian dari system (sub­

system) yang semuanya sating bertautan dan berinteraksi dengan berbagai sub

si tern yang lain dalam perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan. tCeuntungan perencanaan disusun dengan pendekatan system yaitu

bahwa pendekatan ini memungkinkan manajemen mengetahui dengan jelas

variable-variabel dan kendala-kendala (constrains) kritis serta konsekuensi

interaksi antar sub system satu sama lain. Pendekatan system mengandung

beberapa pengertian pokok sebagai berikut:

• Pendekatan system menggunakan urutan langkah-Iangkah (tindakan-

tindakan) yang logis, rasional dan bertujuan.

* Rumusan tujuan yang akan dicapai dinyatakan secara spesifik (jelas)

dan dapat diukur, sehingga dapat mudah dievaluasi apakah tujuan yang

ditentukan lebih dahulu dapat dicapai.

• Dalam pelaksanaan, semua unsur-unsur yang terlibat bekerja sebagai

suatu system yang terpadu atau terkoordinasi.

5

Proses perencanaan dengan pendekatan system dapat digambarkan

sebagai berikut:

Kriteria Alternatif

Analisa - * •

Altematif-AJternatif

Sumber Ekonomi & Kendala

Sintesa

I Pemilihan Alternatif

Pelaksa naan

Umpan Balik {Feedback)

Gambar 2.1. Pendekatan Sistem Dalam Perencanaan

6

Keterangan Gambar 2.1.

• Dalam menyusun rencana, lebih dahulu harus ditentukan tujuan yang akan

dicapai.

• Tujuan adalah merupakan obyek yang akan dicapai, maka perlu untuk

dirumuskan secara jelas dan lebih terinci. Rumusan dan tujuan yang jelas

akan mempermudah analisa dan penentuan criteria alternatif-altematif

yang mungkin untuk dipilih.

• Dalam mencapai tujuan sangat dipengaruhi oleh sumber ekonomi (dana)

dan kendala-kendala, sehingga akan mempengaruhi analisa dan pemilihan

alternatif yang diambil

• Atas dasar tujuan yang sudah dirumuskan dengan jelas dan

mempertimbangkan sumber ekonomi dan kendala-kendala, dapat diadakan

analisa untuk mencapai tujuan tersebut dalam bentuk alternatif-altematif

dalam mencapai tujuan.

• Alternatif-altematif yang mungkin dipilih dibuat kriteria setiap altematif

yang jelas dipandang dari segi efekti vitas dan segi efisiensi.

• Dari alternatif yang ada selanjutnya dipilih yang akan digunakan dan

disusun sintesa yang paling efekti f dan efisien.

• Sintesa yang sudah disusun hams diperiksa kembaii dengan tujuan yang

akan dicapai dan sekaligus sebagai umpan balik dalam perencanaan.

• Pelaksanaan akan dilakukan setelah perencanaan disusun dan pelaksanaan

juga mempakan umpan balik untuk mengetahui apakah tujuan dapat

dicapai dan sebagai dasar perbaikan di masa yang akan datang.

7

23. Teknik Perencanaan Melalui PERT/Cost System dan CPM.

Semakin kompleksnya masalah perencanaan yang dihadapi perusahaan

senantiasa mendorong pihak manajemen untuk menggunakan teknik-teknik

tertentu yang dapat membantu dalam perencanaan, penyusunan jadwal

kegiatan, pengawasan terhadap kegiatan-kegiatan tersebut PERT dan CPM

adalah dua teknik perencanaan yang sekarang ini banyak dipakai perusahaan

dan sangat membantu manajemen dalam perencanaan, penyusunan jadwal

kegiatan, dan pengawasan terhadap kegiatan-kegiatan tersebut dengan

menggunakan analisa jaringan kerja (network analysis). PERT adalah

singkatan dari Program Evaluation and Review Technique atau Teknik

Evaluasi dan Peninjauan Kembali Program, dan CPM adalah singkatan dari

Critical Path Method atau Metode Jalur Kritis. Kedua teknik tersebut

membagi suatu proyek besar atau pekerjaan mduk menjadi tugas-tugas atau

peristiwa-peristiwa (events) individual yang lebih kecil dan disusun didalam

suatu jaringan kerja yang logis sehingga jangka waktu dan biaya penyelesaian

proyek atau pekerjaan dapat dikurangi serendah mungkin. PERT memiliki

beberapa perbedaan pokok dengan CPM antara lain ialah bahwa CPM

memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian,

sedangkan dalam PERT diasumsikan bahwa besarnya biaya berubah-ubah

sesuai dengan lamanya waktu dari semua aktiviras yang terdapat dalam suatu

proyek.

Dalam menyusun struktur jaringan kerja terdapat dua elemen dasar yaitu :

• Kegiatan (activity) adalah bagian dari pekerjaan induk atau proyek

yang memerlukan waktu dan biaya untuk menyelesaikannya.

• Peristiwa (event) disebut juga dengan simpul (anode) adalah

merupakan saat permulan dan saat berakhirnya suatu kegiatan.

Didalam gambar struktur jaringan kerja umumnya kegiatan dinyatakan

dengan panah, sedangkan peristiwa dinyatakan dengan lingkaran atau bujur

sangkar.

8

Dalam menyusun kegiatan hams ditentukan perkiraan waktu yang

diperlukan untuk mengerjakan suatu kegiatan, untuk mengatasi factor

ketidakpastian (uncertainly) dapat dilakukan pendekatan untuk menentukan

perkiraan waktu yaitu:

• Perkiraan Waktu Optimistik (Wo) atau The Optimistic Time Estimate.

Perkiraan waku optimistic adalah perkiraan waktu yang paling singkat

yang mungkin bagi penyelesaian suatu kegiatan dengan tidak

memperhitungkan kelambatan atau hambatan didalam melaksanakan

kegiatan. Waktu yang paling optimis adalah perkiraan waktu yang

mempunyai kemungkinan yang sangat kecil untuk dapat dicapai

• Perkiraan waktu Pesimistik (Wo) atau The Pesimistic Time Estimate.

Perkiraan waktu pesimistik adalah perkiraan waktu yang paling

maksimum (lama) yang mungkin bagi penyelesaian suatu kegiatan

dengan memperhitungkan banyak hambatan dan keadaan yang tidak

normal (abnormal) pada saat dilaksanakan kegiatan tersebut.

• Perkiraan Waktu Paling Mungkin (WOT) atau The Mast Likely Time

Estimate. Perkiraan waktu yang paling mungkin adalah perkiraan

waktu untuk melaksanakan kegiatan dalam kondisi normal dengan

halangan dan hambatan yang normal, WOT ini akan terletak diantara

Wo dan W/>.

9

Ketiga macam perkiraan waktu tersebut (yaitu Wo, W/>, WJW) akan

digunakan untuk menentukan waktu pelaksanaan suatu kegiatan yang disebut

dengan Waktu Harapan (W/») atau disebut dengan Expected Time, dengan

rumus perhitungan:

Wo + 4 W/n + W/>

W/i = 6

Dimana:

W/i = Waktu harapan

Wo = Waktu optimistik

Wm = Waktu paling mungkin

W/> = Waktu pesimistik

10

Teknik PERT Cost System dan CPM temtama digunakan oleh perusahaan

yang produksinya berdasarkan pesanan dan baru dapat diselesaikan dalam

jangka waktu yang relatif panjang, misalnya pada : galangan kapal, industn

pesawat terbang, kontraktor konstruksi, dan Iain-lain.

PERT Cost System dan CPM mempunyai manfaat sebagai berikut:

• Membagi suatu proyek besar kedalam proyek-proyek yang lebih kecil

atau yang lebih sering disebut dengan subproyek.

• Menentukan kapan suatu proyek dan bagian-bagian proyek dikerjakan,

bagian proyek mana yang harus dilaksanakan bersama-sama dan bagin

proyek mana yang harus dilakukan berurutan.

• Menentukan besarnya taksiran biaya untuk penyelesaian suatu bagian

proyek, kapan dana tersebut harus disediakan, dan darimana dana

untuk membiayai bagian proyek tersebut dapat diperoleh.

• Atas dasar taksiran besarnya biaya untuk penyelesaian suatu bagian

proyek, manajemen dapat menentukan besarnya harga jual proyek

dalam rangka mengadakan negoisasi atau perundingan dengan pemberi

proyek atau dalam rangka pengajuan tender.

• Setelah taksiran biaya disusun dan negoisasi harga jual proyek

disetujui, manajemen dapat menentukan besarnya taksiran laba proyek.

• Sebagai dasar pengendalian proyek, termasuk tindakan koreksi atas

pelaksanaan proyek atau bagian proyek yang sedang berjalan.

11

2.4 Penyelidikan Penyimpangan Biaya

Penyimpangan adalah perbedaan antara anggaran dengan realisasi. Jika

penyimpangan cukup signifikan maka penyimpangan tersebut perlu diselidiki

lebih lanjut. Penyelidikan terhadap penyimpangan dapat diterapkan terhadap

penyimpangan biaya, pendapatan, maupun laba. Penerapan yang paling sering

adalah untuk penyimpangan biaya.

Untuk menyelidiki penyimpangan biaya dapat digunakan beberapa

pendekatan, diantaranya adalah:

1) Pendekatan Pertimbangan Manajemen

Pendekatan ini mendasarkan pada pertimbangan atau intuisi manajemen.

Manajemen menentukan pedoman investigasi penyimpangan berdasarkan

pertimbangan manajemen dengan cara :

a) Menentukan jumlah absolut dalam rupiah penyimpangan yang

hams diselidiki. Kesulitan cara ini adalah menentukan jumlah

rupiah batas absolut penyimpangan yang harus diselidiki.

b) Menentukan persentase penyimpangan dari anggaran atau standar

yang harus diselidiki. Kelemahan pendekatan ini adalah tidak

mempertimbangkan probabilitas antara kegiatan yang "in-controf

dan kegiatan yang "out-of-contror.

Kelemahan pendekatan pertimbangan manajerial tersebut diatas dapat

diatasi dengan menggunakan dua pendekatan statistikal yaitu pendekatan

expected value dan pendekatan statistical quality control. Kedua macam

pendekatan ini cukup sederhana tapi sudah mempertimbangkan

probabilitas "in-contror dan "out-of-controf\ biaya dan manfaat

investigasi, serta mempertimbangkan "upper control limit" (UCL) dan

"lower control limir (LPL).

2) Pendekatan Expected Value

Pendekatan expected value (nilai yang diharapkan) untuk menyelidiki

penyimpangan adalah suatu prosedur untuk membuat keputusan

investigasi yang didasarkan pada minimumisasi expected cost yang

dihubungkan dengan tersedianya alternatif bagi manajemen.

12

Tanpa menggunakan model-model kuantitatif, manajemen tidak dapat

dengan obyektif dan masuk akal untuk memutuskan perlu tidaknya suatu

penyimpangan diselidiki. Manajemen juga tidak dapat

mempertimbangkan biaya dan manfaat dari penyelidikan penyimpangan

biaya. Akibatnya, manajemen tidak dapat menjamin penggunaan sumber-

sumber dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan

organisasi. Untuk mengembangkan sistem pengendalian manajemen yang

terintegrasi, manajemen perlu mengembangkan dan menggunakan model-

model penyelidikan penyimpangan biaya dianggarkan dibanding dengan

realisasinya.

Penyimpangan biaya yang terjadi dalam suatu perusahaan dapat

digolongkan menjadi dua, yaitu:

a) Penyimpangan yang terjadi pada kegiatan "in-control".

b) Penyimpangan yang terjadi pada kegiatan "out-of-control"

Kemungkinan kegiatan berada pada "in-control" dan "out-of-control"

dapat dinyatakan dalam probabilitas. Probabilitas kegiatan berada pada

"in-control" adalah sebesar pj, dan probabilitas kegiatan berada pada "out-

of-control adalah sebesar p?

Pi Pi P2

+ = ==

P2 1 1

= --

1

P2 Pi

Tindakan (action) disingkat a, yang dapat diputuskan terhadap

penyimpangan yang terjadi pada kegiatan "in-control" (Si) dan "out-of-

control" (S?) hanya ada dua kemungkinan, yaitu:

ai = Tindakan untuk menyelidiki penyimpangan

a2 = Tindakan untuk tidak menyelidiki penyimpangan

13

Tindakan penyelidikan atau investigasi penyimpangan memerJukan

biaya penyelidikan atau cost investigation (C).Jika berada pada "out-of-

control" maka setelah dilakukan penyelidikan diperlukan tindakan koreksi

terhadap kegiatan atau anggaran (K). Sebaliknya, jika kegiatan berada

pada "out-of-control" tetapi tidak dilakukan penyelidikan terhadap

penyimpangan dan tidak dilakukan tindakan koreksi maka secara

berkesinambungan menimbulkan kenaikan biaya yang merupakan

kerugian atau lost (L). Jika penyimpangan sifatnya random, berada pada

daerah "in-control" dan tidak dilakukan penyelidikan, maka besarnya

biaya adalah nol.

Tindakan atau Action

(a)

Menyelidiki(ai)

Tidak menyelidiki (a2)

Gambar2.2. ]

Statemen

In-control (pi)

C

0

Uubungan antara Statemei

Out-of-control (P2)

C+K

L

i dan Action

Keterangan Gambar 2.2

(a)

(ai)

(a2)

(Pi)

(P2)

C

K

0

Action atau tindakan

Tindakan untuk menyelidiki penyimpangan

Tindakan untuk tidak menyelidiki penyimpangan

Probabilitas kegiatan berada pada kegiatan "in-control"

Probabilitas kegiatan berada pada kegiatan "'out-of-control'

Biaya penyelidikan

Biaya tindakan koreksi

Penyimpangan "in-control"" yang tidak diselidiki dan tidak

menimbulkan biaya.

Kerugian secara kontinyu yang timbul akibat

penyimpangan "out-of-control" yang tidak diselidiki

14

Masalah yang perlu dihadapi pihak manajemen adalah menentukan

batas antara penyimpangan perlu diselidiki dan tidak perlu diselidiki.

Dengan menggunakan expected value biaya jika dilakukan penyelidikan

(Eai) dan expected value biaya jika tidak dilakukan penyelidikan (Ea2)

dapat ditentukan batas penyimpangan yang perlu diselidiki dan tidak perlu

diselidiki.

Batas tersebut ditentukan dengan menghitung break-even

probability sebagai berikut:

Ea, = p,(C) + P2(C + K)

Ea2 = pi (0) + p2 L

Break-even probability dapat tercapai jika Eai = Ea2,

Eai = Ea2

P l ( C ) + P2(C + K) = P l (0 ) + pzL

Probability pi = 1- p2 ; maka:

C P2 =

(L-K)

3) Pendekatan Statistical Quality Control

Model statistika lainnya yang dapat digunakan oleh manajemen

untuk memutuskan melakukan penyelidikan atau tidak melakukan

penyelidikan terhadap penyimpangan adalah dengan menggunakan

pendekatan statistical quality control (SQC). SQC dapat dipakai membuat

pedoman memutuskan penyelidikan penyimpangan dengan menggunakan

"control chart" yang menunjukkan expected cost beserta "upper control

limit (UCL) dan "lower control limit" (LPL).