BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan - hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di usulkan perbaikannya. 4.1 Analisa Sistem Lama Pengelolaan data dan pembuatan surat yang selama ini berjalan di kantor jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau terkhusus di bagian administrasi surat menyurat Mahasiswa dapat dikatakan masih belum efektif. Hal ini dikarenakan pengelolaan surat menyurat Mahasiswa masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan MS.Word dan info surat yang diurus oleh Mahasiswa masih di catat di buku besar. Proses yang terjadi ketika Mahasiswa ingin mengurus surat, maka Mahasiswa tersebut mengisi formulir beserta persyaratannya, kemudian meletakkannya IV-1
analisa perancangan sistem informasi surat menyurat
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN
Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan,
hambatan - hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
di usulkan perbaikannya.
4.1 Analisa Sistem Lama
Pengelolaan data dan pembuatan surat yang selama ini berjalan di kantor
jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam
Negeri Sultan Syarif Kasim Riau terkhusus di bagian administrasi surat menyurat
Mahasiswa dapat dikatakan masih belum efektif. Hal ini dikarenakan pengelolaan
surat menyurat Mahasiswa masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan
MS.Word dan info surat yang diurus oleh Mahasiswa masih di catat di buku
besar.
Proses yang terjadi ketika Mahasiswa ingin mengurus surat, maka
Mahasiswa tersebut mengisi formulir beserta persyaratannya, kemudian
meletakkannya di rak yang telah disediakan di kantor jurusan. Kemudian staf
bagian administrasi akan mengecek apakah persyaratannya telah dilengkapi atau
tidak. Jika memenuhi persyaratan, maka staf akan mengecek terlebih dahulu di
file yang lain apakah Mahasiswa dengan nama dan nim yang memohon surat
sudah pernah mengurus surat sebelumnya atau belum dengan cara tekan Crtl+F di
file yang memuat data Mahasiswa yang sudah pernah mengurus surat dalam
semester yang sama. Jika belum ada, maka staf akan segera membuatkan surat
dengan menggunakan Microsoft Word, data Mahasiswa pemohon akan diketikkan
di masing-masing form surat. Kemudian surat akan dicetak dan staf akan
IV-1
IV-2
menuliskan informasi tentang Mahasiswa yang memohon surat dan pada tanggal
berapa surat tersebut dibuat ke dalam buku besar. Setelah itu, surat akan
diantarkan ke akademik untuk diberi paraf kasubag akademik, kemudian ke
bagian umum untuk diberi penomoran, kemudian ke bagian KTU untuk diberi
paraf KTU, kemudian diantar lagi ke again umum untuk diantar ke sekretaris
dekan, setelah itu sekretaris dekan mengantar ke Dekan/ Wakil Dekan III, setelah
itu sekretaris dekan mengantar ke akademik untuk diberi stempel, dan diantar ke
jurusan kembali. Setelah proses tersebut selesai, maka dari itu surat telah selesai
dan staf administrasi akan mencatat surat-surat yang telah selesai tadi ke dalam
catatan dalam map.
Kegiatan tersebut dilakukan secara terus-menerus, sehingga terdapat
beberapa permasalahan, antara lain :
1. Tidak efesien dalam segi waktu, karena staf administrasi jurusan
membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk memindah-mindahkan biodata
Mahasiswa dari form surat yang satu ke form surat yang lain sebanyak jenis
surat yang diurus oleh Mahasiswa tersebut.
2. Tidak efisien dalam segi pemanfaatan kertas, karena mahasiswa harus
mengumpulkan persyaratan beserta form pengajuan surat ke kantor jurusan.
3. Mahasiswa kesulitan dalam mencari surat yang telah selesai diproses. Karna
Mahasiswa tidak mengetahui info/ status dari surat yang diurusnya apakah
sudah selesai atau masih diproses. Hal ini menyebabkan antri yang panjang
jika banyak yang ingin mengambil surat. Selain itu, ketidak efektifan terlihat
dari tidak adanya catatan atau pertinggal di staf administrasi jurusan apakah
surat yang telah selesai diproses sudah diambil atau belum.
4.1.1 Flowchart Sistem Lama
Untuk mempermudah memahami proses pengelolaan sistem lama, maka
akan digambarkan dengan flowchart atau bagian alir. Setelah melakukan analisa
pada proses sistem lama yang terjadi pada bagian administrasi surat menyurat
jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam
IV-3
Negeri Sultan Syarif Kasim Riau dapat dijelaskan dengan flowchart pada gambar
4.1 berikut :
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Lama
IV-4
4.2 Analisa Sistem Baru
Cara kerja sistem informasi ini adalah dapat membantu mempermudah
pengelolaan surat menyurat Mahasiswa. Sistem ini juga dapat mempermudah
Mahasiswa dalam mengajukan permohonan surat, tanpa harus mengajukan nya
langsung ke kantor jurusan jurusan. Dengan adanya sistem informasi surat
menyurat ini, diharapkan staf administrasi surat menyurat yang bertindak sebagai
Administrator dengan mendapatkan keuntungan dalam mencetak surat yang telah
diajukan oleh Mahasiswa ke dalam sistem, mengelola info surat dan membuat
laporan yang akan dilihat oleh Sekretaris dan Ketua Jurusan.
4.2.1 Data Masukan (Input)
Data masukan yang terdapat pada Sistem Informasi Surat Menyurat
Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Sultan Syarif
Kasim Riau adalah sebagai berikut :
1. Data master, berisikan data Mahasiswa, data jenis surat, syarat surat, jenis
syarat surat, syarat surat Mahasiswa dan data pegawai.
2. Data pengajuan, data pengajuan detail menegenai surat-surat yang
diajukan oleh Mahasiswa. Data pengajuan merupakan data surat-surat
yang diajukan oleh Mahasiswa. Sedangkan info surat merupakan
informasi surat Mahasiswa, apakah surat tersebut sudah selesai atau masih
dalam proses.
4.2.2 Proses
Proses yang terjadi pada Sistem Informasi Surat Menyurat Mahasiswa
Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau
adalah sebagai berikut:
IV-5
1. Login
Proses login digunakan untuk mengenali pengguna yang sah sesuai id
penggunanya untuk dapat masuk ke dalam sistem. Pada sistem ini hanya
terdiri dari admin, Mahasiswa, Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan yang
dapat melakukan proses login.
2. Akses
Proses penginputan data akses ke sistem yang dilakukan oleh
Administrator, yaitu staf administrasi surat menyurat kantor jurusan
Teknik Informatika Universitas Islam Sultan Syarif Kasim Riau dan juga
oleh Mahasiswa.
3. Pengajuan Surat
Proses pengajuan surat dilakukan oleh Mahasiswa dengan kondisi, apabila
syarat surat Mahasiswa tersebut tidak ada, maka sistem akan meminta
Mahasiswa mengupload syarat surat tersebut. Apabila Mahasiswa sudah
pernah mengajukan surat, maka pengajuan surat Mahasiswa tersebut
dibatalkan dikarenakan Mahasiswa hanya bisa mengajukan surat sekali
dalam satu semester. Setelah Mahasiswa selesai mengajukan surat, maka
Administrator akan menvalidasi kebenaran data dan kebenaran syarat yang
di upload oleh Mahasiswa.
4. Mencetak Surat
Proses pencetakan surat ini dilakukan oleh Administrator setelah data
syarat dan jenis surat Mahasiswa tersebut sudah benar.
5. Pengecekan / Mengubah Status Surat
Proses pengecekan status surat dilakukan oleh Mahasiswa berdasarkan
status surat. Sedangkan proses mengubah status surat dilakukan oleh
Administrator.
6. Pengelolaan Laporan
Pengelolaan laporan dilakukan oleh Administrator yang dipilih
berdasarkan periode dan dapat diakses oleh Sekretaris Jurusan dan Ketua
Jurusan.
IV-6
4.2.3 Data Keluaran (Output)
Data keluaran yang akan ditampilkan oleh Sistem Informasi Surat
Menyurat Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Sultan
Syarif Kasim Riau adalah sebagai berikut :
1. Info Surat
Memungkinkan admin untuk mengedit status surat yang diurus oleh
Mahasiswa. Dan Mahasiswa dapat melihat status surat tersebut apakah
sudah selesai atau masih dalam proses.
2. Laporan
Memungkinkan admin untuk melihat laporan menurut periode (per-bulan/
per-semester/ per-tahun).
4.3 Analisa Data Sistem Baru
Analisa data sistem baru mengunakan FlowChart, Diagram
Jika periode yang diinputkan belum terdapat di dalam
database pembuatan surat, maka sistem akan
menampilkan pesan “Data yang anda cari tidak tersedia”.
IV-19
4.6 Prototype
Prototype sistem merupakan bentuk kasar dari sistem informasi yang akan
dibangun. Prototype sistem informasi merupakan sarana pengembangan sistem
yang digunakan untuk membuat komunikasi agar lebih mudah dan konsisten
antara sistem dengan pengguna. Prototype dirancang sedemikian rupa demi
mencegah kebingungan pengguna dalam mengoperasikan sistem. Berikut
merupakan rancangan Prototype Sistem Informasi Surat Menyurat Mahasiswa
Jurusan Teknik Informatika UIN Sultan Syarif Kasim Riau.
1. Rancangan Menu Login
Menu login ini berfungsi untuk membatasi orang yang ingin mengakses
sistem informasi ini. Pengguna yang dapat mengakses sistem adalah pengguna
yang mempunyai username dan password yang sesuai dengan yang tersimpan di
database. Rancangan tampilan menu Login dapat dilihat pada gambar 4.5 berikut:
Gambar 4.5 Menu Login
2. Rancangan Home AdministratorRancangan tampilan menu Home pada Administrator dapat dilihat pada
gambar 4.6 berikut :
IV-20
Gambar 4.6 Menu Home Administrator
3. Rancangan Menu Kelola Pengajuan Surat Beserta Detail PengajuanRancangan tampilan menu Kelola Pengajuan Surat dapat dilihat pada
gambar 4.7 berikut :
Gambar 4.7 Kelola Pengajuan Surat
IV-21
Jika diklik “Detail” maka akan tampil jenis surat yang diajukan beserta gambar
syarat suratnya. Tampilan detail pengajuan dapat dilihat pada gambar 4.8 di
bawah ini:
Gambar 4.8 Detail Pengajuan Surat
4. Rancangan Kelola Info SuratRancangan tampilan menu Kelola Info Surat dapat dilihat pada gambar 4.8
berikut :
Gambar 4.8 Kelola Info Surat
IV-22
5. Rancangan Menu Data Master PenggunaRancangan tampilan menu Data Master Pengguna dapat dilihat pada
gambar 4.9 di bawah ini :
Gambar 4.9 Data Master Pengguna
6. Rancangan Menu Data Master Tambah Pengguna
Rancangan tampilan menu Data Master Tambah Pengguna dapat dilihat
pada gambar 4.10 berikut:
Gambar 4.10 Data Master Tambah Pengguna
IV-23
7. Rancangan Menu Data Master Mahasiswa
Rancangan tampilan menu Data Master Mahasiswa dapat dilihat pada
gambar 4.11 berikut:
Gambar 4.11 Data Master Mahasiswa
8. Rancangan Menu Data Master Pegawai
Rancangan tampilan menu Data Master Pegawai dapat dilihat pada
gambar 4.12 berikut:
IV-24
Gambar 4.12 Data Master Pegawai
9. Rancangan Menu Data Master Jenis Surat
Rancangan tampilan menu Data Master Jenis Surat dapat dilihat pada
gambar 4.13 berikut:
Gambar 4.13 Data Master Jenis Surat
10. Rancangan Menu Data Master Jenis Syarat
IV-25
Rancangan tampilan menu Data Master Jenis Syarat dapat dilihat pada
gambar 4.14 berikut:
Gambar 4.14 Data Master Jenis Syarat
11. Rancangan Menu Data Master Jenis Syarat Surat
Rancangan tampilan menu Data Master Jenis Syarat Surat dapat dilihat
pada gambar 4.15 berikut:
Gambar 4.15 Data Master Jenis Syarat Surat
IV-26
12. Rancangan Menu Laporan
Rancangan tampilan menu Laporan dapat dilihat pada gambar 4.16
berikut:
Gambar 4.16 Laporan
13. Rancangan Menu Halaman Utama Mahasiswa
Rancangan tampilan menu Halaman Utama Mahasiswa dapat dilihat pada
gambar 4.17 berikut:
Gambar 4.17 Halaman Utama Mahasiswa
14. Rancangan Menu Biodata Mahasiswa
IV-27
Rancangan tampilan menu Biodata Mahasiswa dapat dilihat pada gambar
4.18 berikut:
Gambar 4.18 Biodata Mahasiswa
15. Rancangan Menu Edit Biodata Mahasiswa
Rancangan tampilan menu Edit Biodata Mahasiswa dapat dilihat pada
gambar 4.19 berikut:
Gambar 4.19 Edit Biodata Mahasiswa
IV-28
16. Rancangan Menu Persyaratan
Rancangan tampilan menu Persyaratan dapat dilihat pada gambar 4.20
berikut:
Gambar 4.20 Persyaratan
17. Rancangan Menu Upload Persyaratan
Rancangan tampilan menu Upload Persyaratan dapat dilihat pada gambar
4.21 berikut:
Gambar 4.21 Upload Persyaratan
18. Rancangan Menu Pengajuan Surat (Mahasiswa)
IV-29
Rancangan tampilan menu Pengajuan dan Info dapat dilihat pada gambar
4.22 berikut:
Gambar 4.22 Pengajuan dan Info
19. Rancangan Menu Halaman Utama Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan
Rancangan tampilan menu Halaman Utama Sekretaris Jurusan dan Ketua
Jurusan dapat dilihat pada gambar 4.23 berikut:
Gambar 4.23 Halaman Utama Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan
IV-30
20. Rancangan Menu Laporan
Rancangan tampilan menu Laporan dapat dilihat pada gambar 4.24
berikut:
Gambar 4.24 Laporan
21. Rancangan Menu Cetak Laporan
Rancangan tampilan menu Cetak Laporan dapat dilihat pada gambar 4.25
berikut:
Gambar 4.25 Cetak Laporan
IV-31
4.5 Diagram Konteks (Context Digram)
Gambar 4.26 Context Diagram
Dari context diagram di atas, dapat diketahui bahwa alir data yang
diberikan admin ke dalam sistem adalah data jenis surat, data pengguna, verifikasi
pengajuan surat, cetak surat dan info surat. Sedangkan yang dapat dilihat admin
adalah pengajuan surat, jenis-jenis surat dan biodata Mahasiswa. Dan yang dapat
dilihat oleh Mahasiswa adalah info surat, cetak surat pernyataan, jenis-jenis surat.
Mahasiswa juga dapat menginputkan biodata Mahasiswa, persyaratan surat dan
pengajuan surat.
4.6 Data Flow Diagram (DFD)
4.6.2 DFD Level 1
IV-32
Gambar 4.27 DFD Level 1
Pada proses pengelolaan surat, mengingat dan menimbang tabel (data store) yang dihasilkan memiliki atribut yang sama, maka digabungkan menjadi satu buah proses yaitu dinamakan proses pengajuan surat. DFD hasil perubahan ini dapat dilihat pada gambar 4.28 di bawah ini :
IV-33
Gambar 4.28 DFD Level 1
4.6.3 DFD Level 2 Proses 1
IV-34
DFD Level 2 pada proses 1 (Data Master) ini adalah sebagai berikut:
Gambar 4.28 DFD Level 2 Proses 1
4.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
Berikut merupakan rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem
Informasi Surat-Menyurat Jurusan Teknik Informatika UIN Sultan Syarif Kasim
Riau:
IV-35
Gambar 4.30 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.8 Struktur Menu
Adapun struktur menu dari sistem informasi surat-menyurat Mahasiswa
jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam
Negeri Sultan Syarif Kasim Riau adalah sebagai berikut :
IV-36
Gambar 4.31 Struktur Menu Administrator
Gambar 4.32 Struktur Menu Mahasiswa
Gambar 4.33 Struktur Menu Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan
IV-37
4.9 Rancangan Data Base
Berdasarkan ERD yang telah diperoleh sebelumnya, maka dapat dirancang
struktur database untuk lebih memudahkan designer untuk mendesain sistem ini.
Adapun struktur rancangan database pada Sistem Informasi Surat-Menyurat
Jurusan Teknik Informatika UIN Sultan Syarif Kasim Riau adalah sebagai
berikut:
a. Tabel Mahasiswa
Struktur rancangan tabel karyawan dapat dilihat pada tabel 4.12 di bawah ini :
Tabel 4.12 Mahasiswa
No Nama FieldType and Length
Deskripsi Null Default
1 Nim Varchar (11) Nim Not Null PK2 Nama_mhs Varchar (30) Nama mahasiswa Not Null3 Alamat_mhs text Alamat mahasiswa Not Null4
Tempat_lhr Varchar (50)Tempat lahir mahasiswa
Not Null
5Tgl_lhr Date
Tanggal lahir mahasiswa
Not Null
6 jurusan Varchar (35) Jurusan Not Null7 No_hp Varchar (12) No hp mahasiswa Not Null8 semester Varchar (3) Semester Not Null
b. Tabel Jenis Surat
Struktur rancangan tabel surat dapat dilihat pada tabel 4.13 di bawah ini :
Tabel 4.13 Jenis Surat
No Nama FieldType and Length
Deskripsi Null Default
1Id_surat Varchar (4)
Id surat yang dapat diurus mahasiswa
Not Null PK
2Nm_surat Varchar (40)
Nama surat yang dapat diurus mahasiswa
Not Null
IV-38
c. Tabel Syarat
Struktur rancangan tabel syarat dapat dilihat pada tabel 4.14 di bawah ini :
Tabel 4.14 Syarat
No Nama FieldType and Length
Deskripsi Null Default
1 syaratID Varchar (3) Id syarat yang harus dipenuhi untuk mengajukan surat
Not Null PK
2 namaSyarat Varchar (40) Nama syarat Not Null
d. Tabel Jenis Syarat Surat
Struktur rancangan tabel jenis syarat surat dapat dilihat pada tabel 4.15 di
bawah ini :
Tabel 4.15 jenissyaratsurat
No Nama FieldType and Length
Deskripsi Null Default
1 Id_syarat_surat Varchar (5) Id syarat surat Not null PK2 Id_surat Varchar (4) Id surat Not Null FK3 syaratID Varchar (3) Id syarat Not Null FK
e. Tabel Pegawai
Struktur rancangan tabel pengurusan_surat dapat dilihat pada tabel 4.16 di
bawah ini :
Tabel 4.16 Pegawai
No Nama FieldType and Length
Deskripsi Null Default
1 nipNik Varchar (11) Nim Not Null PK2 Nama Varchar (5) Kode surat Not Null3 Jk Varchar (10) Status surat Not Null4
Jabatan DateTanggal pembuatan surat
Not Null
5Alamat Date
Tanggal surat selesai
Null
6 noHp Date Tanggal surat diambil oleh Mahasiswa
Null
IV-39
f. Tabel Pengguna
Struktur rancangan tabel pengguna dapat dilihat pada tabel 4.17 di bawah ini :
Tabel 4.17 Pengguna
No Nama FieldType and Length
Deskripsi Null Default
1 Username Varchar (15) Username Not Null PK2 password Varchar (15) Password Not Null3 level Varchar (25) Level pengguna Not Null4 Nm_pengguna Date Nama Pengguna Not Null
g. Tabel Syarat_mhs
Struktur rancangan tabel pengguna dapat dilihat pada tabel 4.18 di bawah ini :
Tabel 4.18 syarat_mhs
No Nama FieldType and Length
Deskripsi Null Default
1 nim Varchar (11) Nim mahasiswa yang memiliki syarat
Not Null PK
2 syaratID Varchar (3) Id syarat Not Null3 gambar gambar Gambar syarat Not Null
h. Tabel Pengajuan
Struktur rancangan tabel pengajuan dapat dilihat pada tabel 4.19 di bawah ini:
Tabel 4.19 Pengajuan
No Nama Field Type and Length
Deskripsi Null Default
1 Id_pengajuan Varchar (15) Id pengajuan surat
Not Null PK
2 nim Varchar (11) Nim mahasiswa yang mengajukan surat
Not Null FK
3 tgl_pengajuan Date Tanggal surat diajukan oleh mahasiswa
Not Null
4 tglProses Date Tanggal surat diproses/dicetak oleh Administrator
Not Null
5 tglSelesai Date Tanggal surat selesai ditandatangani anggota dekanat
Not Null
IV-40
6 tglTerima Date Tanggal surat diambil oleh Mahasiswa
Not Null
7 status Varchar (10) Status surat terakhir
Not Null
i. Tabel Pengajuan Detail
Struktur rancangan tabel pengajuan detail dapat dilihat pada tabel 4.20 di
bawah ini:
Tabel 4.20 Pengajuan Detail
No Nama Field Type and Length
Deskripsi Null Default
1 Id_pengajuan Varchar (15) Id pengajuan surat
Not Null PK, FK
2 Id_surat Varchar (4) Id surat yang diajukan oleh mahasiswa dalam satu kali pengajuan surat
Not Null PK, FK
3 tglProses Date Tanggal surat diproses/dicetak oleh Administrator
Not Null
4 tglSelesai Date Tanggal surat selesai ditandatangani anggota dekanat
Not Null
5 tglTerima Date Tanggal surat diambil oleh Mahasiswa