Administrar Prioridades e Trabalhar com Processos

Administrar Prioridades e

Trabalhar com Processos

Aprender como melhorar processos Planejar melhorias e aumentar o valor agregado

Gestão e Melhoria de Processos Gestão e Melhoria de Processos

Atividade / TrabalhoAtividade / TrabalhoÉ toda atividade humana que exige do executante conhecimento,

habilidade e experiência, oferecendo algum benefício a pessoas ou organizações. ClienteClienteIndivíduo ou organização para quem um produto ou serviço é feito ou uma atividade é realizada, e que se beneficia deste produto ou serviço ou atividade. ValorValorBenefício, financeiro, moral, afetivo, simbólico, ou outro, que um indivíduo ou organização obtém ou espera obter com um produto, serviço ou atividade. ProcessoProcesso É um conjunto de atividades com uma ou mais entradas e que cria uma saída de valor para o cliente. Esta saída necessariamente tem que ser mensurável.

ProcessoProcesso

Redução • esforço• material• custo• tempo

• Atender a requisitos• Exceder as expectativas• Aumentar ganhos

FORNECEDOR

PROCESSO

CLIENTEAtividades

Entradas Saídas

feedback feedback

Proporciona vantagem competitivaMáximo uso dos recursos e insumosBem detalhadoFlexívelAdaptáveis às mudanças necessárias

RobustoImune a erros

Características de processo Características de processo

Descrever ou desenhar onde estamos hoje?Identificar por que estamos assim ?Propor e planejar onde deveriamos estar?Identificar como faremos para chegar lá ?Quais objetivos deveremos atingir?Quais obstáculos interferirão nos objetivos?

Identificando as lacunasIdentificando as lacunas

Um fluxograma ...Um fluxograma ... Fornece a visão do Processo

Documenta o processo É um requisito para garantia da qualidade e certificação IS09000

Demonstra onde podemos simplificarRedundância, looping, etapa desnecessária, etc...

Identifica “gargalos”

Sugere “check points”

Tipos de MelhoramentosTipos de MelhoramentosPrevenção de Problemas

Antecipar o que pode acontecer de errado e tomar ações

Corrigir Problemas

Padronização de RotinasDefinir as práticas em procedimentos operacionais

Melhoria nos EquipamentosUsar ferramentas melhores, equipamentos, softwares

Simplificar processosEliminar duplicação de esforçosEliminar etapas que não agregam valor

Ciclo PDCA naCiclo PDCA na Abordagem de ProcessoAbordagem de Processo

A=agir P=planejar

C=checarD=fazer

Estabelecer Objetivos

Definir Processos

Definir Recursos

Educar e Treinar

Implementar os Processos

Monitorar e medir Processos e produtos em relação as políticas, aos objetivos e aos requisitos do cliente e políticas da organização

Executar ações para promover continuamente a melhorias do desempenho do Processo

Definir IndicadoresDefinir IndicadoresEFICÁCIA (EFETIVIDADE DO RESULTADO)

EFICIÊNCIA Tempo de Ciclo, Perdas, Valor agregado

Flexibilidade

Robustez /Segurança Capacidade do Processo

Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente EficazesOs 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes

HÁBITO 1- Ser proativo

HÁBITO 2- Começar com o objetivo em mente

HÁBITO 3- Primeiro o mais importante

HÁBITO 4- Pense em vencer/vencer

HÁBITO 5- Procure primeiro compreender depois ser compreendido

HÁBITO 6- Sinergizar

HÁBITO 7- Afinar o instrumento - renovar-se

(Stephen R. Covey)

Primeiro o Mais ImportantePrimeiro o Mais Importante

DENOMINADOR DAS PESSOAS BEM SUCEDIDAS

ADMINISTRAÇÃO PESSOAL LIDERANÇA PESSOAL

Ajustar prioridades, foco

Usar a bússola e não o relógio

Ações Que Ações Que Desperdiçam TempoDesperdiçam Tempo

Dedicar-se a muitas tarefas ao mesmo tempo

Consentir com interrupções excessivas

Não definir a responsabilidade de cada um de sua equipe

Não estabelecer objetivos, prioridades e prazos

Abandonar uma tarefa antes de terminá-la

Ações Que Economizam TempoAções Que Economizam Tempo

Planejamento a longo prazo

Capacitação dos colaboradores

Reuniões ou encontros bem planejados

Realizações de acompanhamento e avaliação de atividades/resultados

Delegação com autoridade

Estabelecer prazos e indicadores claros e firmes para realização das tarefas

É um desvio!É uma não conformidade !

Não é um desvio!Trata-se de uma melhoria !

Não sabe-se a causa?

Sabemos a causa ?

Não sei o que fazer ?

Já sabemoso que deve

ser feito

Análise de Problemas

Análise de Decisão

Análise deProblemas Potenciais

Prioridade

Como Tratar uma Prioridade Como Tratar uma Prioridade