ADMINISTRACION I Semana 1 INTRODUCCION
ADMINISTRACION I
Semana 1INTRODUCCION
La frase de Peter Drucker:
“No existen países
desarrollados y
subdesarrollados,
sino países
administrados o sub.
administrados”
UNMINISTERIOUNA
INSTITUCIONMILITARUN
HOSPITALUNAESCUELA
Se administra las organizaciones, sean: Económicas (Empresas), culturales, sociales, políticas, militares, religiosas, etc.
UNAEMPRESA
1. ¿ QUE SE ADMINISTRA
¿Qué son las Organizaciones ?
Las organizaciones son sistemas sociales compuestos por
individuos y grupos de individuos que, mediante la
utilización de recursos, desarrollan un sistema de
actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro
de un objetivo común, dentro de un contexto con el que
establecen una influencia reciproca.
Directorio
Gerencia General
Oficina
O. Direccion- Comité- Comision
O. Consulta
O. Control
Oficina
Oficina
Oficina
O. Asesoria
Unidad
Area Area
Unidad
Area Area
Division
Departamento
Seccion Secccion
Grupo Grupo Grupo Grupo
Departamento
Seccion Secccion
Grupo Grupo Grupo Grupo
Division
Departamento
Seccion Secccion
Grupo Grupo Grupo Grupo
Departamento
Seccion Secccion
Grupo Grupo Grupo Grupo
Órganos de Línea
La nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas organizaciones
2. ¿ PARA QUE SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES?
Para que las organizaciones obtengan resultados satisfactorios con recursos disponibles.
Utilización racional de los recursosDisponibles (Eficiencia Organizacional)
EL AMBIENTE DE LA ORGANIZACION
Resultados satisfactorios en relación con el ambiente
(Eficiencia Organizacional)
EFICIENCIA EFICACIA
EFICIENCIA:Significa hacer correctamente las cosas:
Puede definirse mediante la ecuación:
EFICIENCIA =Resultados Obtenidos
Recursos Utilizados
EFICACIA:Significa alcanzar objetivos
Es una medida del logro de resultados (fines).
Puede definirse mediante la ecuación:
EFICACIA =Resultados Obtenidos
Objetivos Previstos* 100
Una Organización puede lograr ser:1. Eficiente ---------- No Eficaz2. No Eficiente ---------- Eficaz3. No Eficiente ---------- No Eficaz4. Eficiente ---------- Eficaz (el
ideal).
3. ¿ COMO SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES?
Se administra a las organizaciones a través del siguiente proceso:
1. PLANEACION
1.1 Planeacion Estratégica
1.2 Planeacion Táctica
1.3 Planeacion Operacional
2. ORGANIZACION
2.1 Diseño Organizacional.
2.2 Diseño Departamental.
2.3 Diseño de Cargos.
3. DIRECCION
3.1 Dirección
3.2 Gerencia
3.3 Supervisión
4. CONTROL
4.1 Control Estratégica
4.2 Control Táctica
4.3 Control Operacional
PLANEACION
Mediante esta función se define por anticipado los resultados que deben alcanzarse y que debe hacerse para conseguirlos de la mejor manera posible.
Los niveles de planeacion son:- Estratégico.- Táctico.- Operativo.
ORGANIZACIÓN
Mediante esta función se define la estructura para realizar lo planeado.
Los niveles de organización son:
- Estratégico.- Táctico.- Operativo.
DIRECCIÓN
Mediante esta función se propicia la ejecución de lo planeado.
Los niveles de dirección son:
- Estratégico.- Táctico.- Operativo.
CONTROL
Mediante esta función se pretende asegurar que la ejecución se ajuste a lo planeado.
Los niveles de control son:
- Estratégico.- Táctico.- Operativo.
LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
LA ADMINISTRACION EN LOS TRES NIVELES
DE LA ORGANIZACION
NIVEL 11.1 Planeacion Estratégica1.2 Diseño Organizacional1.3 Dirección1.4 Control Estratégico
NIVEL 1
NIVEL 22.1 Planeacion Táctica2.2 Diseño por Departamentos2.3 Gerencia2.4 Control Táctico
NIVEL 33.1 Planeacion Operacional.3.2 Diseño de Cargos.3.3 Supervisión3.4 Control Operacional.
NIVEL 1
Esta planeacion es para hacer posible la adecuación de la organización a su ambiente con el fin de que pueda obtener resultados satisfactorios.
LaOrganizació
n.
Tende
ncia
del A
mbiente
El AMBIENTEDE LA
ORGANIZACION
1.1 Planeacion Estratégica.
Una buena planeación conlleva:
1. A una mejora en la toma de decisiones.
2. Un incremento en la rentabilidad.
3. Una disminución en el riesgo e incertidumbre.
NIVEL 1
Componentes :
COMPONENTES DE LA
PLANEACION ESTRATEGICA
1.1.1Misión
Organizacional
1.1.2Visión
Organizacional
1.1.3Filosofía
Organizacional
1.1.4Diagnostico
Organizacional
1.1.5AnálisisFODA
1.1.6Objetivos
Organizacionales
1.1.7Políticas
Organizacionales
1.1.4.1Análisis
Ambiental
1.1.4.2Análisis
Organizacional
NIVEL 1
1.1.1 Misión Organizacional :
Es el propósito o finalidad especifica de la organización que la distingue de otras de su tipo y que justifica su existencia.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿ Cual es nuestro negocio ?
Se establece en función del Diagnostico Organizacional.
Y= f(X)
MisiónOrganizacional
Diagnostico Organizacional X
Y
NIVEL 1Marco Teórico Para definir el negocio.
Definicióndel
Negocio.
¿ Como se satisfacen las necesidades del cliente ?
Habilidades Distintivas
¿ Quien se satisface ?
Grupos de Clientes
¿ Que se satisface ?
Necesidades del
Cliente
NIVEL 1
1.1.2 Visión Organizacional :
Es la proyección de la organización en el futuro, es decir, de lo que debe ser en el largo plazo, por ejemplo:
cinco (5 ò mas ) años.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿ Que nos proponemos ser ?
Se entáblese en función del Diagnostico Organizacional.
Y= f(X)
VisiónOrganizacional
Diagnostico Organizacional X
Y
NIVEL 1
1.1.3 Filosofía Organizacional :
Es una serie de valores e ideas compartidas por todo el personal, la cual le da sentido a la existencia de la organización y al trabajo de cada una de las personas que colaboran en el logro de su misión y objetivos.
Contribuye la respuesta a la pregunta :
¿ Cuales son nuestros valores ?
Se establece en función de la Misión y la Visión Organizacional.
Y= f(X)
FilosofíaOrganizacional
Misión y Visión Organizacional X
Y
NIVEL 1
1.1.4 Diagnostico Organizacional :Permite conocer la situación real de la organización:
Contar con la intención del cambio, compromiso y respaldo del cliente.
El cliente debe dar amplias facilidades al consultor.
EL consultor maneja la información en forma confidencial.
Retroalimentación acerca de los resultados del diagnostico a las fuentes de las que se obtuvo la información.
El éxito o fracaso del diagnostico depende de gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.
NIVEL 1
1.1.4.1 Análisis Ambiental :Es el estudio de diversas variables del ambiente y sus efectos o potenciales efectos sobre la organización, identificándose las oportunidades y las amenazas.
El Análisis Ambiental debe abarcar el macroambiente y el microambiente.
Constituye la respuesta a la pregunta:
LaOrganización
¿Qué hay en el ambiente?
MACROAMBIENTE
MICROAMBIENTE
Oportunidades
Amenazas
ClientesClientesProveedoresProveedoresCompetenciaCompetenciaReguladoresReguladores
Condiciones EconómicasCondiciones EconómicasCondiciones SocioculturalesCondiciones SocioculturalesCondiciones político-legales Condiciones político-legales Condiciones tecnológicas Condiciones tecnológicas Condiciones EcológicasCondiciones Ecológicas
NIVEL 1
1.1.4.2 Análisis Organizacional :Es el estudio de diversas variables de la organización que condicionan su desempeño, identificándose sus fortalezas y sus debilidades.
El Análisis Organizacional debe abarcar entre otras variables las siguientes: Organización, Personal, Infraestructura, Tecnología Utilizada, Nivel de Acceso a la Información, Situación Financiera, etc.
Constituye la respuesta a la pregunta:
LaOrganización
Fortalezas. Debilidades
¿Qué tenemos en la organización?
NIVEL 1
1.1.5 Análisis FODA:
Es el análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con el fin de generar conclusiones que permitan formular estrategias acertadas para hacer posible la adecuación de la organización a su ambiente y asimismo, el logro de sus objetivos.
O – FEn que medida esta oportunidad se aprovecha con la fortaleza tal?
A – FEn que medida esta amenaza se contrarresta con la fortaleza tal ?
O – DEn que medida esta oportunidad se desaprovecha ante la debilidad tal?
A – DEn que medida esta amenaza no es posible enfrentar ante la debilidad tal ?
OPORTUNIDADES AMENAZAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
NIVEL 1
1.1.6 Objetivos Organizacionales
Son los resultados que la organización desea alcanzar en un tiempo determinado a fin de realizar la visión.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿Qué resultados se desea alcanzar?Se establece en función del Diagnostico Organizacional.
Y= f(X)
ObjetivosOrganizacionales
Diagnostico Organizacional X
Y
NIVEL 1
Estrategia Organizacional
Es la determinación de lo que la organización debe hacer para adecuarse al ambiente, lograr sus objetivos y llegar así a la visión.
Constituye la respuesta a la pregunta :
¿Qué hacer?Se establece en función del Análisis FODA y de los Objetivos Organizacionales.
Y= f(X)
EstrategiaOrganizacional
Análisis FODA yObjetivos Organizacionales
X
Y
NIVEL 1
Tipos de Estrategias Organizacionales
1. La decisión de producir a menores costos que la competencia(E. Liderazgo en costos)
2. La dedicación de ofrecer un producto que el cliente lo perciba como exclusivo o diferente.(E. de Diferenciación)
3. La decisión de dirigir la atención a las necesidades de un grupo de clientes limitado.(E. de concentración.)
4. La decisión de redefinir el negocio.(E. de Redefinición del negocio.)
5. La decisión de combinar negocios diferentes y llevarlos a uno solo.(E. de Recombinación de negocios.)
6. La decisión de mantener el dominio actual de productos y mercados(E. Defensiva)
7. La decisión de buscar nuevos dominios de productos y mercados.(E. Ofensiva).
8. La decisión de aumentar la participación en los mismos mercados y con los mismos productos.(E. de penetración de Mercado).
9. La decisión de buscar nuevos usos para el producto(E. de Desarrollo de Mercado)
10. La decisión de lanzar nuevos productos al mismo mercado(E. de Desarrollo de Productos)
11. La decisión de lanzar un nuevo producto en un nuevo mercado.(E. Diversificación)
12. La decisión de producir sus propios insumos.(E. de Integración hacia atras)
13. La decisión de emplear su propia producción.(E. de Integración hacia delante)
14. La decisión de fusionarse con un competidor con la finalidad de complementarse o alcanzar economías de escala.(E. de Integración Horizontal)
15. La decisión de ingresar a otro negocio paralelo.(E. de Diversificación Horizontal)
NIVEL 1
1.1.7 Políticas Organizacionales
Son lineamientos generales que orientan las actividades, facilitando así la implementación de las estrategias organizacionales.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿ Dentro de que lineamientos se deben enmarcar las actividades de la organización?
Se establecen en función de las Estrategias Organizacionales
Y= f(X)
PolíticasOrganizacionales
Estrategias Organizacionales X
Y
NIVEL 1
2.1 Planeacion Táctica
Esta planeacion es para implementar la estrategia
LOS PLANES TACTICOS SON:
2.1.1 PROGRAMAS 2.1.2 PRESUPUESTOS
NIVEL 1
2.1.1 Los Programas
Es un conjunto de tareas o actividades requeridas para implementar la estrategia.
El programa mas sencillo es el cronograma.
Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
NIVEL 1
2.1.2 El Presupuesto
Es un programa “en cifras” requerido para implementar la estrategia.
Entre los tipos de presupuesto tenemos los siguientes:
Presupuesto de Ventas. Presupuesto de Ingresos. Presupuesto de Gastos. Presupuesto de Efectivo. Presupuesto de Utilidades.
NIVEL 1
3.1 Planeacion Operacional
Esta planeacion es para ejecutar cada una de las tareas o actividades de los diversos programas establecidos.
LOS PLANES OPERACIONALES SON:
3.1.1 LAS NORMAS 3.1.2 LOS PROCEDIMIENTOS
NIVEL 1
3.1.1 Las Normas
Son planes operacionales relacionados con el comportamiento exigido a las personas.
Especifican como deben comportarse las personas en determinadas situaciones y generalmente destacan lo que las personas deben hacer o no, y lo que pueden hacer. Buscan sustituir el proceso decisorio individual restringiendo el grado de libertad de las personas en determinadas situaciones previstas de antemano.
NIVEL 1
3.1.2 Los Procedimientos
Son una secuencia de acciones que indican como ejecutar cada una de las tareas o actividades establecidas en el programa.
Los procedimientos son descritos mediante flujogramas.
NIVEL 1
1.2 Diseño Organizacional
Esta función define la estructura organizacional para atender el plan estratégico de la organización.
Los enfoques de diseñoOrganizacional son:
EnfoqueMecanicista
EnfoqueOrgánico
NIVEL 1
2.2 Diseño Departamental
Esta función define la estructura departamental para atender los planes tácticos de la organización.
Los enfoques de diseño
Departamental son:
EnfoqueFuncional
EnfoqueDivisional
EnfoqueMatricial
Enfoque deEquipos
Enfoque deRedes
NIVEL 1
3.2 Diseño de Cargos
Esta función define la estructura de los cargos para atender los planes operacionales de la organización.
Los enfoques de diseñoDe cargos
Son:
EnfoqueClásico
EnfoqueHumanista
EnfoqueSituacional
EnfoqueSocio-técnico
NIVEL 1
1.3 Dirección
Esta función es para influir en el personal encargado de la administración del nivel intermedio de la organización.
Los principalesMedios paraDirigir son:
ElLiderazgo
LaMotivación
LaComunicación.
NIVEL 1
DIRECCION
Según esta teoría existen cuatro (4) sistemas de administración :
VARIABLES PRICIPALES
(1) AUTORITARIO
COERCITIVO
(2) AUTORITARIO
BENEVOLENTE
(3) CONSULTIVO
(4) PARTICIPATIVO
Proceso Decisorio
Totalmente CentralizadoCentralizado pero permite alguna delegación de asuntos rutinarios
Consulta los niveles inferiores y permite la participación y delegación.
Totalmente delegado y descentralizado
Sistema de Comunicación
Bastante precario. Solo se presenta comunicación vertical descendente.
Relativamente precario: prevalece la comunicación descendente sobre la ascendente
Facilita el flujo en sentido vertical y horizontal
Sistemas de comunicación eficientes
Relaciones Interpersonales
Provocan desconfianza. La organización informal esta prohibida y se considera perjudicial
Son tolerantes con condescendencia. La organización informal incipiente se considera una amenaza para la empresa.
Cierta confianza en las personas y en sus relaciones. La empresa trata de facilitar el desarrollo de una organización informal saludable.
Confianza mutua. La participación y el involucramiento grupal son intensos
Sistemas de Recompensa y Castigos
Énfasis en los castigos y medidas disciplinarias. Las recompensas no son muy frecuentes
Énfasis en los castigos y medidas disciplinarias, pero es menos arbitrario. Las recompensas sociales no son muy frecuentes.
Énfasis en las recompensas materiales. Recompensas sociales ocasionales. Los castigos o sanciones no son frecuentes.
Énfasis en las recompensas sociales. Recompensas materiales y salariales frecuentes. Las sanciones se presentan rara vez.
TEORIA DE SISTEMAS DE ADMINISTRACION
NIVEL 1
2.3 Gerencia
Esta función es para influir en el personal encargado de la administración del nivel operacional de la organización.
Los principalesMedios para
Gerenciar son:
ElLiderazgo
LaMotivación
LaComunicación.
Conceptos Clave:
Entorno Organizacional:Se define como todos los elementos que existen fuera de los limites de la organización y que tienen el potencial de afectarla en todo o en parte; esto se puede comprender si se analiza su dominio en los sectores externos.
Actividades del entorno:La actividad del entorno incluye sectores en los cuales la organización interactúa directamente y que tiene un impacto directo en su capacidad para alcanzar sus metas.
Organización
Sector industrial (a)
Sector de materias primas (b)
Sector de RRHH (c)
Sector de recursos financieros (d)
Sector del mercado (e)Sector tecnológico (f)
Sector de condiciones económicas (g)
Sector gubernamental (h)
Sector sociocultural (i)Edad, valores, creencias
Religión, ética, etc.
Sector internacional (j)
A. Competidores competitividad, tamaño de la industria, industrias relacionadas
C.Mercado laboral, agencias de empleos, universidades, centros de capacitación, empleados de otras compañías, sindicalismo.
F.Técnicas de producción, ciencia centros de investigación, automatización materiales novedosos, etc.
El ambiente externo
Conceptos Clave:
Incertidumbre ambiental:¿Cómo influye el entorno en una organización?Estos pueden describirse a lo largo de varias dimensiones como si el entorno es estable o inestable, homogéneo o heterogéneo, concentrado o disperso, simple o complejo.Estas dimensiones se reducen a dos formas esenciales en que el entorno influye en las organizaciones:- La necesidad de información sobre el entorno.- La necesidad de recursos del mismo.
La incertidumbre significa que quienes toman las decisiones no tienen información suficiente sobre factores ambientales y pasan momentos difíciles en la predicción de cambios externos.
Conceptos Clave:
Dimensión simple-compleja:Se relaciona con la complejidad ambiental, diferencias externas que son de interés para las operaciones de la organización. En un entorno complejo, muchos elementos externos y diversos interactúan con la organización.
Dimensión estable-inestable:Se refiere a los elementos del entorno son dinámicos, estable si permanece constante por varios meses o años, inestables si los elementos ambientales cambian en forma abrupta.
Marco para la evaluación de la incertidumbre ambiental
Est
ab
leIn
est
abl
e
Simple + estable = Baja incertidumbre
Complejo + estable =Incertidumbre baja-moderada
· Pocos elementos externos y son similares
· Los elementos permanecen iguales o cambian con lentitud
Ejemplo:Embotelladoras de refrescos, distribuidores de cerveza, fabricantes de embases, procesadores de alimentos.
· Pocos elementos externos y son similares.
· Los elementos cambian con frecuencia y en forma impredecible.
Ejemplos:Cosméticos, ropa de moda, industria de la música, fabricantes de juguetes.
· Gran cantidad de elementos externos y estos son disímiles
· Los elementos siguen igual o cambian con lentitud.
EjemploUniversidades, fabricantes de enseres para el hogar, compañías de materias químicas, aseguradoras.
· Gran cantidad de elementos externos y son disímiles.
· Los elementos cambian con frecuencia y en forma impredecible.
Ejemplos:Fabricantes de computadoras, comp. aeroespaciales, empresas de telec., líneas aéreas.
Sencillo + Inestable = Incertidumbre alta-moderada
Complejo + inestable = Incertidumbre alta
SIMPLE COMPLEJO
CAMBIOAMBIENTAL
COMPLEJIDAD AMBIENTAL
Incertidumbre
Conceptos Clave:
Diferenciación e integración:Se presenta mucho en los departamentos. La diferenciación de la organización es “las diferencias en orientaciones emocionales entre los ejecutivos de diferentes departamentos funcionales y la diferencia en la estructura formal de tales departamentos”.
CaracterísticasDepartamento de
IyDDepartamento de
VentasDepartamento de
manufactura
ObjetivosHorizonte de tiempoOrient. interpersonalFormalidad estructura
Cambios, calidadLargoPrincipalmente tareaBaja
Producción eficienteCortoTareaAlta
Satisfacción del clienteCortoSocialAlta
Diferencias en metas y orientaciones entre los departamentos organizacionales
Marco de referencia para las reacciones organizacionales a la incertidumbre
Est
able
Ines
tab
le
Baja Incertidumbre Incertidumbre baja-moderada
· Estructura mecánica, formal, centralizada.
· Pocos departamentos.· Ninguna función de integración.· Poca imitación.· Orientación a las operaciones
actuales.
· Estructura orgánica, trabajo en equipo, participativo, descentralizado
· Pocos departamentos, muchos enlaces sobre los limites.
· Pocas funciones de integración.· Rápido para imitar.· Orientación a la planeación.
· Estructura mecánica, formal, centralizada.
· Muchos departamentos, algunos enlaces sobre los limites.
· Pocas funciones de integración.· Alguna imitación.· Alguna planeación.
· Estructura organiza, trabajo en equipo, participativo, descentralizado
· Muchos departamentos diferenciados, extensos enlaces sobre los limites.
· Muchas funciones de integración.· Mucha imitación.· Planeación y proyecciones extensas.
Incertidumbre alta-moderada Incertidumbre alta
SIMPLE COMPLEJO
CAMBIODEL
ENTORNO
COMPLEJIDAD DEL ENTORNO
Incertidumbre
Conceptos Clave:Dependencia de los recursos ambientales:Se pueden adoptar 2 estrategias para el manejo de recursos en el entorno externo:-Establecer enlaces favorables con elementos claves en el ambiente.-Modelar el dominio ambiental.
Como regla general, cuando las organizaciones sienten que algunos recursos valiosos son escasos usaran las estrategias siguientes:
Establecimiento de vínculos ínter organizacionales Control de dominio ambiental
Propiedad Cambio de dominio
Contratos, negocios conjuntos Actividad política, regulación
Consejos de administración entrelazados Asociaciones industriales
Publicidad, relaciones publicas. Actividades ilegitimas.
Conceptos Clave:Establecimiento de enlaces ínter organizacionales:
Propiedad, lo usan cuando compran una parte o adquieren el control de otra.Alianzas estratégicas formales, cuando hay un alto nivel de complementariedad en las líneas de negocios, posiciones geográficas o habilidades de dos compañías.Cooptación, directorios entrelazados, cuando lideres de sectores importantes del ambiente son hechos parte de una organización.Reclutamiento de ejecutivos, la transferencia o intercambio de ejecutivos es también un método de establecer enlaces favorables con organizaciones externas.Publicidad y relaciones publicas, las organizaciones gastan grandes cantidades de dinero para influir el gusto de los consumidores.
RESUMEN:
El ambiente externo tiene un impacto abrumador sobre la incertidumbre administrativa y el funcionamiento de una organización.Los ambientes organizacionales son diferentes de acuerdo con la incertidumbre y dependencia de recursos, la incertidumbre organizacional es resultado de las dimensiones estable-inestable y simple-compleja del entorno.El diseño organizacional adopta una perspectiva lógica cuando considera el entorno, las organizaciones tratan de sobrevivir y alcanzar la eficiencia en un mundo caracterizado por la incertidumbre y la escasez. Se crean departamentos y funciones especificas para poder enfrentar la incertidumbre.