Administra temp0 2011

Patricia CamargoMaio/2011

Atualmente um dos maiores problemas no trabalho e na vida de cada um é o tempo.

Muitos acham que têm pouco tempo para todas as tarefas do dia, mais as de lazer e descanso.

Só que o tempo é democrático: todos têm a mesma quantidade.

20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados

• Administrar bem o tempo depende de dois aspectos básicos:

• Organização• Disciplina DICA

Tenha uma agendae use-a

• Para realizar bem um trabalho você deveria:

• Gastar 60% do dia com planejamento e idéias

• 20% na realização de projetos em andamento

• 10% em tarefas de rotina

DICA Divida seu

tempono trabalho em

períodosde 30 minutos

ou 1 hora

• Pense no seu dia e anote quanto tempo gasta com cada coisa que faz

• Não esqueça de hábitos e coisas que parecem sem importância

• Defina seu ritmo. Quanto tempo realmente você leva para realizar plenamente cada tarefa?

• Em que momentos do dia você prefere fazer cada atividade?

• Organização e Disciplina

• Existem algumas ferramentas e dicas que podem ajudar a organizar o tempo:

DICA Programe

instantes detranqüilidade

e relaxamento todos os dias

• Organize seu ambiente de trabalho. Onde está o quê?

• Reserve um tempo para planejar as atividades macro da semana. Divida-as em atividades diárias menores, se for preciso

• Estabeleça metas honestas de tempo para cumprir cada atividade. E cumpra-as

DICA Não acumule

coisas que não irá

usar.

• Acabado o tempo programado para uma tarefa, reprograme-a e passe para a seguinte. Não “empurre” atividades

• Limite seu tempo para ler e-mails, correspondência ou deixar os programas de bate-papo ligados. Respeite esses horários.

DICA Estabeleça um

sistema de corespara seus arquivos e

atividades. Modifique as cores

conforme seu planejamento

• A: tarefas importantes e urgentes

• B: tarefas importantes ou urgentes

• C: tarefas que fazem parte da rotina

• Durante um dia:• Tente concluir

algumas tarefas A

• Reserve a maior parte do tempo para as tarefas B

• Faça as tarefas C de acordo com o tempo disponível. Mas não esqueça delas

• Analise a sua metodologia de trabalho

• Elimine os pontos inúteis

• Crie uma nova metodologia - busque a opinião dos colegas

• Delegue o que for possível

DICA Planeje seu dia

no caminho para

o trabalho

• Determine períodos para atender as solicitações de colegas, familiares, amigos. Cumpra esses períodos.

• Reduza ao máximo as interrupções no meio de um planejamento, ou tarefa que exija concentração. Aprenda a dizer não.

• Use sinais para indicar que não quer ser interrompido.

• Faça uma lista mestra a partir de definições de prioridade / prazo / resultado / facilidade.

• Planeje sua reunião com começo meio e fim.

• Não confie na memória. Anote o que precisa ser feito

• Reserve 40 minutos do dia para ler

DICA Reorganize

a agenda para o dia seguinte

• Organizar seu tempo requer prática e alguma habilidade

• Mas vale à pena

• Um profissional, com raras exceções, não deveria trabalhar além do seu horário. Ele trabalha bem e aproveita cada minuto durante seu expediente