MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PUESTO: CHOFER REPARTIDORPROCEDIMIENTO:
Chofer Repartidor
OBJETIVO:
El presente manual de procedimientos busca documentar los
procesos del puesto de Chofer repartidor, con la finalidad de
estandarizar la ejecucin de los mismos, as como de los formatos
utilizados dentro de cada uno de los procesos; y dar a conocer esta
informacin a todo el personal que labora tanto en el rea de
entregas, como en las dems reas de Computer Land, logrando as,
facilitar cada uno de los procesos innovaciones y mejoras continuas
en las labores desarrolladas.
NORMAS Y/O LINEAMIENTOS:
Toda persona que ingrese al rea de Chofer Repartidor deber
cubrir los requisitos mnimos del puesto que va a ocupar, en este
caso, los requisitos son: Licencia de Chofer vigente, conocimiento
de la Zona Metropolitana de Guadalajara, colonias, calles, etc.
La persona de Mensajero debe tener retroalimentacin con la gente
de administracin y ventas, en caso de que el cliente se haya
molestado por el servicio se debe indicar por que fue, o en caso de
que el servicio haya sido de su agrado, tambin debe notificarlo a
su jefe inmediato. Es importante que esta retroalimentacin se haga
antes de finalizar el da o inmediatamente en caso de que sea un
caso urgente.
En caso de que se extrave o dae algn producto u documento que se
tenga contemplado para entrega, el mensajero ser directamente el
responsable y se le penalizar cobrndole por el equipo o documento
perdido o por el dao causado. El candidato a ocupar el puesto debe
presentar: currculum vitae, con datos completos y mnimo dos
referencias laborales.
Una vez aceptado para ocupar el puesto, el candidato deber
presentar la documentacin requerida a Recursos Humanos para
integrar su expediente personal, la documentacin es: Copia de IFE,
comprobante de domicilio actual, acta de nacimiento, NSS, CURP,
comprobante de estudios, carta polica original y firma del contrato
laboral.
El pago de su salario se efectuar de acuerdo a los das laborados
y a las normas que marca la ley los das 15 y ltimo da del mes.
El horario de trabajo ser de lunes a viernes de 9:00a.m. a
2:30p.m. y de 4:00p.m. a 7:00p.m. Con hora y media para comer y
Sbados de 10:00 a.m. a 2:00 p.m. Todo el personal de Computer Land
que cuente con equipo de computo y correo de la empresa (Outlook)
tiene la obligacin de estar al pendiente, revisar, responder y dar
seguimiento a los correos, as como hacer uso del MSN para facilitar
la comunicacin interna de la empresa durante el horario de trabajo.
Si el personal incide en esta falta ser sancionado con un descuento
de $100 pesos va nomina por cada ocasin que falte al cumplimiento
de dichas obligaciones.
El personal est obligado a portar el uniforme y gafete
diariamente de forma adecuada, quien se presentarse a laborar sin
estos ser acreedor a que se le descuente el da. En caso de asistir
a algn evento importante de la empresa, debe usar traje y corbata
en el caso de los hombres y vestido o traje sastre en el caso de
las mujeres. El sueldo base ser estipulado en entrevista.
El personal debe mostrar siempre una actitud positiva tanto para
los clientes como para con sus compaeros de trabajo.
Todo el personal debe llegar 5 minutos antes o a las 9:00am en
punto y a la hora de la comida 5 minutos antes o a las 4:00pm en
punto. Por cada 3 retardos es un da de descuento.
Es responsabilidad de todos dar el mejor trato y atencin a sus
clientes y compaeros.
Es obligacin del personal que haga uso los vehculos de la
empresa informar de inmediato cuando se les levante una infraccin
para que se pague a la brevedad posible y aplique el descuento 50%
por pronto pago. En caso de no informar la persona que resulte
responsable de acuerdo al reporte de la bitcora de los autos tendr
que pagar del costo de la misma. De igual forma debe informar los
siniestros o desperfectos que detecte en el auto ya que al no
hacerlo se les cobrara el 100% de las reparaciones.
Todo empleado que tenga auto propio debe estacionarse fuera del
estacionamiento de Computer Land, este es de uso exclusivo para
clientes, proveedores y vehculos de la empresa. Quien no respete
esta norma ser acreedor a un descuento de $100 pesos por cada
ocasin que no respete esta regla.
Todo personal de Computer Land deber actualizar peridicamente la
base de datos de correos internos y formar grupos de trabajo
(ventas, administracin y servicio) para que la comunicacin sea
constante y continua. (se podra hacer referencia a la gua de
soluciones) Donde se debe tener el listado de correos y datos ms
actualizados.
Es obligacin del personal hacer uso correcto de la telefona,
extensin telefnica, contestar los buzones, los mensajes y al
comunicarse con un celular de la empresa utilizar el signo # para
que la llamada salga por el telular. El tiempo de una llamada a
celular, ya sea por telular o de celular a celular, no debe de
pasar ms de 5 minutos por llamada, para que no genere costo y
aprovechar al mximo nuestra Red que tenemos de celulares.
No se puede modificar o mover el mobiliario perteneciente a la
empresa sin previa autorizacin y aviso a Recursos Humanos y
sistemas internos. Los usuarios deben hacer buen uso del mobiliario
y del equipo de cmputo reportando las fallas o daos que puedan
existir en estos. (Todo el personal debe firmar una carta
responsiva).
Por cada reporte se levantara un folio, la respuesta para dicho
reporte ser mximo una hora. La resolucin ser mximo de 4 horas
hbiles (en casos de mucha dificultad podra ser mayor). El medio
para reportar es con soporte interno a la Ext 125. Si tu equipo
tiene contrasea debes drsela a soporte interno para facilitar el
acceso al equipo.
Si te vas a ausentar favor de cerrar todos los programas y
apagar tu equipo de cmputo. Ya que hay ocasiones en las que es
necesario reiniciar el servidor por actualizacin o problemas
tcnicos.
Todo el personal debe tener la disposicin para realizar
cualquier otra actividad correspondiente a si puesto que se haya
omitido en el presente.Para sacar llamadas desde la empresa solo
marquen la extensin deseada:
NUMERO CEL
AREA
EXT TELULAR
3339552489
GERENTE DE VENTAS
1105
3316021993
MENSAJERO
1193
3314173539
ALMACENISTA
1539
3314173543
SERVICIO 1
1136
3314173544
COORD. DE SERVICIO
1107
3314173545
CHOFER
1118
3338099921
DIRECTOR GENERAL
1113
3331065169
CONTRALORIA1140
El personal tiene como derecho adicional a las prestaciones de
ley los siguientes beneficios:
1. Adquirir productos a precio de costo de la empresa, este
equipo podr ser liquidado en un periodo de 4 quincenas (2 meses)
sin intereses va nomina, con la limitante de adquirir 1 equipo de
escritorio, 1 equipo porttil, 3 accesorios y una impresora mximo
por ao y por trabajador.
2. Tendr derecho a asistir a cursos que le ayuden en el
desarrollo de sus labores en la empresa (si estos cursos no tienen
costo). Si el curso tiene valor curricular la empresa podr
incentivar el tomar este curso al empleado generndole un bono
dependiendo el curso y previamente autorizado por Direccin.
3. Si los cursos tienen costo, la empresa podr cubrir hasta el
100% del mismo (previa autorizacin y revisin de Direccin). El
empleado debe firmar un pagare valido por dos aos, si el empleado
dejara la empresa antes de dicho plazo tiene la obligacin de pagar
el costo generado por dicho curso.4. Todos los trabajadores tendrn
revisin de salario cada ao y se basar en un sistema de mtricas.
POLITICAS DE VENTAS REFERENTE A CREDITOS
Las siguientes polticas son aplicables a todos los clientes sin
excepcin:1. No se autorizara una venta con crdito a ningn cliente
que no cuente con la documentacin completa. Si el cliente tiene
crdito actualmente pero su expediente no est completo el pago ser
de contado a contra-entrega.
2. El cliente que cuente con crdito y expediente completo deber
estar al corriente en pagos, no se autorizara la venta a un cliente
que presente una factura vencida hasta que se ponga al corriente en
sus pagos.3. Si un cliente no cuenta con crdito y requiere factura
para poder hacernos el pago, se realizara la factura pero no se
comprara el producto hasta que el pago este en firme.
4. Una vez transcurridos los das de vencimiento en una factura
con un cliente que tenga crdito por 15 das, a partir del da 16 la
utilidad de esa factura ser cargada automticamente a Computer Land
por lo que le dejara de contar al vendedor.
POLITICAS DE VENTA, INSTALACION Y CAPACITACION DE SMART
BOARD
Este documento es de gran utilidad puesto que deslinda a la
empresa y al personal de posibles supuestos por (problemas con
horarios, entregas, asignaciones de fechas para instalacin,
etc.)
El cliente debe firmar de conformidad las polticas de
instalacin, para poder proceder a asignar fecha de instalacin,
previniendo as los supuestos antes mencionados, cualquier duda el
departamento de servicio esta a sus rdenes.
El aula donde se instalara el pizarrn deber contar con los
siguientes requisitos mnimo:
1. Tener la toma de corriente a una distancia no mayor a 5mts de
donde se colocara el equipo de Cmputo.
2. El cliente deber informar previamente sus necesidades
especficas de instalacin del pizarrn, proyector, computadora, etc.,
el costo de la instalacin, no considera requerimientos espaciales,
si es el caso se cobrara adicional los cambios realizados por el
cliente, ya que Computer Land se ajusta a los lineamientos
internacionales para tal efecto.
3. Computer Land no garantiza un ajuste 100% exacto de la imagen
proyectada en el pizarrn, dejando un margen de 1cm por lado, esto
se debe a que las condiciones fsicas de cada aula son diferentes
(paredes anguladas, techos inclinados, desniveles, etc.).
4. El cableado para la instalacin considera una distancia mxima
de 15mts entre cada uno de los elementos del aula (pizarrn,
computadora, proyector, etc.), en caso de requerir una distancia
mayor se cobrara por separado el excedente de material.
5. El aula se instalara en un plazo no mayor a 5 das hbiles y a
partir de la entrega de todo el material, en caso de no poder
realizar dicha instalacin por causas no imputables a Computer Land
el cliente pagara un costo adicional por la reprogramacin.
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Nombre y firma Cliente
POLITICAS DE GARANTIA:
NO.RESPONSABLEACTIVIDAD
1Servicio/ VentasIndicar al cliente que las garantas se tramitan
directamente con el fabricante y se le proporciona el nmero de
atencin de servicio a clientes o informacin del centro de servicio
autorizado.
2 VentasNo tiene autorizacin para indicar al cliente, traer el
equipo para tramitacin de garantas al centro de servicio, se
canalizara la llamada al asistente de servicio o coordinador de
servicio para dar seguimiento al cliente e indique el proceso.
3 ServicioTiene prohibido entregar equipos a vendedores o
clientes, sin previa autorizacin por parte del coordinador de
servicio y/o asistente de servicio.
4 Ventas/ServicioCuando se trate de un cliente especial
(Dependencias de Gobierno. Secretaria de Educacin, Cliente de
Licitaciones etc.) El centro de servicio se encargara de auxiliar y
tramitar el proceso de garanta.
5 ServicioGarantas SMART BOARD. Si presenta fallas el pizarrn al
momento de instalar se llama de inmediato a Videonet para levantar
el reporte, para cambio fsico del equipo.
6 ServicioEn el caso de proyectores. Se reporta la falla al
departamento de servicio y este enva a un tcnico a revisin del
equipo y hace las pruebas necesarias para diagnosticar, en
determinado momento se solicita apoyo del mayorista para reparacin
y/o cambio fsico previo diagnostico y pruebas.
ACTIVIDADES DEL PUESTO:
NO.RESPONSABLEACTIVIDAD
1Chofer RepartidorEntregar a domicilio PRODUCTO para clientes
segn los mrgenes establecidos para ello. Se surtir la mercanca
destinada a entregar, y en base al plan de entregas sern llevadas a
sus destinatarios, el cliente le deber firmar dos copias de la
factura. Con esta documentacin se comprobar que se entrego el
equipo.
2Chofer RepartidorApoyar a realizar el proceso de devoluciones
con los proveedores revisando que lleve los documentos necesarios
como el producto indicado para dicho proceso.
Debiendo traer acuse de recibo por parte del proveedor.
3Chofer RepartidorApoyar a revisar la documentacin
correspondiente para la entrega; de no contar con toda la
documentacin apoyara a recolectarla (rdenes de compra de
dependencias que lo solicitan).
4Chofer RepartidorEntrega a almacn la informacin recabada de los
clientes que recibieron su mercanca.
5Chofer RepartidorSi se le solicita apoyar ocasionalmente
realizar pagos o cualquier otro servicio al que se le enve,
entregando comprobantes de los mismos.
6Chofer RepartidorApoyar con el empacado de los productos que se
enviaran a paquetera y realizara la gua correspondiente.
7Chofer RepartidorApoyar con el Inventario de material de
instalacin. (Acomodo y existencias).
8Chofer RepartidorElaborar kits de instalacin de aulas
interactivas con la finalidad de agilizar la operacin de entrega de
materiales. (Segn sea el folio).
9Chofer RepartidorApoyar con el orden y acomodo de la mercanca
del almacn.
10Chofer RepartidorEs responsabilidad de la persona de entregas
el buen manejo y cuidado del equipo de transporte, tomando para
ello siempre en cuenta las seales de vialidad y las reglas de
velocidad, procurando siempre dar preferencia al peatn y respetando
a los dems automovilistas.
Se encargara de tener en buenas condiciones fsicas y mecnicas
los vehculos de reparto. (De lo contrario reportara cualquier
anomala a Almacn).
EL DEPARTAMENTO DE REPARTO SERA EVALUADO POR RECURSOS
HUMANOS:
Recepcin
Intendencia Chofer Repartidor
FACTORES A CONSIDERAR PARA APLICAR LA EVALUACION DE
DESEMPEO:
1Conocimientos del trabajo:Dominio de las funciones del puesto y
las que se encuentran relacionadas con el mismo.
2Calidad de trabajo:Precisin, orden y eficiencia con los que
desempea sus actividades para obtener resultados confiables.
3Planeacin y organizacin del trabajo:
Capacidad para definir objetivos, estrategias y procedimientos,
as como asignar recursos.
4Control del trabajo:
Medicin sistemtica del avance de sus resultados, corrigiendo
desviaciones.
5Solucin de problemas:
Habilidad para investigar y analizar conflictos reuniendo la
informacin adecuada para tomar decisiones.
6Sentido de responsabilidad
Perseverancia y consistencia para hacer todo lo que es necesario
para alcanzar objetivos.
7Servicio al cliente:
Capacidad para detectar las necesidades de sus clientes y
atenderlas
8Trabajo en equipo:
Habilidad para formar equipos y / o colaborar dentro de
ellos.
9Iniciativa:
Capacidad de emprender, proponer, iniciar, desarrollar ideas,
mejorar sistemas, atreverse.
10Liderazgo:
Capacidad y habilidad para influir y determinar la conducta de
las personas hacia objetivos determinados.
ESTRUCTURA
En esta rea se lleva a cabo el proceso de cobranza, pagos y
depsitos de acuerdo con la siguiente estructura:
Direccin
General
Recursos Humanos
Gerencia de Ventas
Chofer
Repartidor
Almacen
Compras