ACTA DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS No. 001 CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA Abril 10 de 2011 En la ciudad de Bogotá D.C., siendo las 09:30 a.m., previa citación realizada por la Administración, se llevo a cabo la Reunión Ordinaria de Asamblea de Copropietarios del Conjunto Residencial Puerto Bahía, en la sede social del conjunto, se da inicio con un Quórum del 58.7%, el cual permite iniciar la reunión de acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001: 1. Llamado a lista y verificación del Quórum 2. Elección Presidente y Secretario de la Asamblea 3. Aprobación del Reglamento de la Asamblea. 4. Lectura y Aprobación del Orden del Día. 5. Validación de la Comisión verificadora del acta anterior. 6. Elección del Comité de Verificación de la presente acta 7. Elección del Comité de Escrutinio. 8. Informes de gestión 8.1. Administración 8.2. Revisoría Fiscal 8.3. Consejo de Administración 9. Arreglo Fachadas 10. Aprobación Estados Financieros año 2010 11. Presentación y Aprobación del Presupuesto Vigencia 2011 12. Presentación de candidatos y elección del Comité de Convivencia 2011. 13. Presentación de candidatos y elección del Revisor Fiscal período 2011. 14. Presentación de candidatos y elección del Consejo de Administración período 2011 - 2012 15. Proposiciones y varios. 16. Cierre. 1. VERIFICACION DE QUORUM Se encuentra presente el 58.7% de propietarios del conjunto y con este porcentaje se da inicio oficial a la Asamblea Ordinara. 2. ELECCION DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA Se postula y es elegido como Presidente de la Asamblea, el señor Pablo Salgado (Torre 3 Apto 302) y como secretaria la señora Administradora del Conjunto. Olga Mesa Torre 8 apto 603, interviene manifestando que perteneció al Consejo de Administración, fue contadora del conjunto y postulo su hoja de vida para el cargo de Revisor Fiscal, entrego su hoja de vida en la Administración dentro de los plazos establecidos y nota que en la votación para elección de Revisor Fiscal no se encuentra inscrito su nombre, por lo tanto solicita aclaración a este tema para poder continuar con el orden del día, ya que se nota una clara violación a sus derechos y vicios en la asamblea. El Presidente electo solicita que este tema sea tratado de acuerdo con el curso normal del orden del día. 3. APROBACION REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA Teniendo en cuenta que el reglamento de la asamblea fue enviado a cada propietario en la cartilla, se somete a votación y es aprobado por unanimidad.
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ACTA DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS No. 001 CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA
Abril 10 de 2011
En la ciudad de Bogotá D.C., siendo las 09:30 a.m., previa citación realizada por la
Administración, se llevo a cabo la Reunión Ordinaria de Asamblea de Copropietarios del Conjunto
Residencial Puerto Bahía, en la sede social del conjunto, se da inicio con un Quórum del 58.7%, el
cual permite iniciar la reunión de acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001:
1. Llamado a lista y verificación del Quórum
2. Elección Presidente y Secretario de la Asamblea
3. Aprobación del Reglamento de la Asamblea.
4. Lectura y Aprobación del Orden del Día.
5. Validación de la Comisión verificadora del acta anterior.
6. Elección del Comité de Verificación de la presente acta
7. Elección del Comité de Escrutinio.
8. Informes de gestión
8.1. Administración
8.2. Revisoría Fiscal
8.3. Consejo de Administración
9. Arreglo Fachadas
10. Aprobación Estados Financieros año 2010
11. Presentación y Aprobación del Presupuesto Vigencia 2011
12. Presentación de candidatos y elección del Comité de Convivencia 2011.
13. Presentación de candidatos y elección del Revisor Fiscal período 2011.
14. Presentación de candidatos y elección del Consejo de Administración período 2011 - 2012
15. Proposiciones y varios.
16. Cierre.
1. VERIFICACION DE QUORUM
Se encuentra presente el 58.7% de propietarios del conjunto y con este porcentaje se da
inicio oficial a la Asamblea Ordinara.
2. ELECCION DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA
Se postula y es elegido como Presidente de la Asamblea, el señor Pablo Salgado (Torre 3
Apto 302) y como secretaria la señora Administradora del Conjunto.
Olga Mesa Torre 8 apto 603, interviene manifestando que perteneció al Consejo de
Administración, fue contadora del conjunto y postulo su hoja de vida para el cargo de Revisor
Fiscal, entrego su hoja de vida en la Administración dentro de los plazos establecidos y nota que
en la votación para elección de Revisor Fiscal no se encuentra inscrito su nombre, por lo tanto
solicita aclaración a este tema para poder continuar con el orden del día, ya que se nota una clara
violación a sus derechos y vicios en la asamblea.
El Presidente electo solicita que este tema sea tratado de acuerdo con el curso normal del orden
del día.
3. APROBACION REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA
Teniendo en cuenta que el reglamento de la asamblea fue enviado a cada propietario en la
cartilla, se somete a votación y es aprobado por unanimidad.
4. LECTURA Y APROBACION DEL ORDEN DEL DIA
Teniendo en cuenta la petición que realizó el Revisor Fiscal antes del comenzar la Asamblea, en la
cual solicito que el orden del día sea modificado y se permita la presentación de su informe
después del informe de Gestión de la Administración y del Informe del Consejo de Administración,
se pone en consideración de los asistentes esta modificación al orden del día, y es aprobada.
Por lo anterior el Orden del Día queda así:
1. Llamado a lista y verificación del Quórum
2. Elección Presidente y Secretario de la Asamblea
3. Aprobación del Reglamento de la Asamblea.
4. Lectura y Aprobación del Orden del Día.
5. Validación de la Comisión verificadora del acta anterior.
6. Elección del Comité de Verificación de la presente acta
7. Elección del Comité de Escrutinio.
8. Informes de gestión
Administración
Consejo de Administración
Revisoría Fiscal
9. Arreglo Fachadas
10. Aprobación Estados Financieros año 2010
11. Presentación y Aprobación del Presupuesto Vigencia 2011
12. Presentación de candidatos y elección del Comité de Convivencia 2011.
13. Presentación de candidatos y elección del Revisor Fiscal período 2011.
14. Presentación de candidatos y elección del Consejo de Administración período 2011 - 2012
15. Proposiciones y varios.
16. Cierre.
5. INFORME DE LA COMISION VERIFICADORA DEL ACTA ANTERIOR
La Administradora proyecta la imagen con las firmas del comité de verificación del acta anterior,
dando lectura al contenido respectivo, tema aprobado por los asistentes.
6. NOMBRAMIENTO DE LA COMISION VERIFICADORA DE LA PRESENTE ACTA
Se postulan y son elegidas las siguientes personas:
a) Rafael Herrera Apto. 502 T. 6
b) Marisol Rodríguez Apto 803 T. 9
c) Luis Enrique Beltrán Apto. 903 T. 7
7. NOMBRAMIENTO DE LA COMISION ESCRUTADORA
Se postulan las siguientes personas:
a) Leidy Saldaña Apto. 801 T. 13
b) Cristian Tovar Apto 602 T. 13
c) Ana Irma Aguja Apto. 303 T. 1
d) Boris Camelo Apto. 601 T. 13
e) Luis Humberto Muñoz Apto 304 T. 3
f) José Vidal Cardona Apto 404 T. 4
Es aprobado por unanimidad el comité de escrutinio.
8. INFORMES
8.1. ADMINISTRACION
Hace la presentación la señora Andrea Paola Nieto Ramírez quien se desempeña como
Administradora desde el pasado 1 de Octubre de 2010, manifiesta que el pasado 23 de marzo de
2011, s e envío la cartilla con el respetivo informe, por lo tanto solo hará un resumen de los
hechos más relevantes de la gestión:
OBRA PISCINA: Manifiesta que esta obra se ejecuto entre los meses de Octubre y Noviembre, se
inauguro el 7 de Diciembre de 2010, manifiesta que se cotizaron con distintas empresas y
finalmente se contrato con la empresa Restrepo Herrán y como interventora de la obra a la
Arquitecta Leonor Medina, inicialmente se contrato solo el cambio de la membrana con e fin de
subsanar todas las filtraciones que se presentaban en los sótanos, esta obra se desarrollo en los
tiempos establecidos, pero en el desarrollo de la misma, se evidencio que el piso de la playa que
se cambio en el mes de enero de 2010, estaba completamente hueco y por esto también se
presentaban varias filtraciones, esto se presento porque en el momento del cambio del piso no se
realizo alistado respectivo, de igual manera se observo que en el contrato ejecutado en el mes de
enero de 2010 se pago por el sellamiento del domo de la piscina, la impermeabilización de las
materas , la pintura y ninguna de estas actividades se habían realizado, por lo tanto se tuvieron
que contratar nuevamente. A la fecha no se ha presentado ninguna filtración en el sótano y están
subsanadas en su totalidad.
Con el ánimo de ofrecer mayor comodidad y un espacio más confortable para todos los residentes,
se adquirieron una serie de muebles tanto para la zona exterior e interior de la piscina.
ARREGLO PARQUES INFANTILES: Se cambio el alfagrama de los parques infantiles, para lo que se
hizo necesario hacer una nivelación del piso, ya que se presentaba aposamiento de agua por el
desnivel, a la fecha no se ha vuelto a presentar charcos de agua, est6a obra se contrato con LU &
SAN LTDA, quienes nos dieron una garantía de 3 años por uso.
ARREGLO RECEPCION Y CARTELERAS SOTANOS: Se realizo el cambio del piso de la recepción, se
coloco porcelanato de tráfico pesado, se hizo pintura general y se coloco una pared tipo
marmolizado en el mostrador.
Se adquirieron las carteras de los sótanos, esta negociación se realizo con la empresa que hizo la
señalización del conjunto y no tuvieron ningún costo.
ACTIVIDADES DE INTEGRACION: Se realizaron una serie de actividades de integración, se celebro
el día de la familia el día 24 de Octubre, el día de las velitas el 7 de diciembre y la novena el 20 de
Diciembre, para estas actividades se conto con donaciones de Seguridad Atlas, Universal de
Limpieza y el Corredor de Seguros, cabe resaltar que se vio la gran afluencia de residentes y el
sentido de unión y pertenencia en cada una de estas actividades.
CONVOCATORIA ARREGLO FACHADAS: Debido al gran problema que se presento porque no
existía uniformidad en las propuestas recibidas en relación con el metraje ya que algunas
empresas cotizaban sobre 15.000 metros y otras 20.000 y así sucesivamente, en reunión de
consejo se aprobó que la arquitecta Leonor Medina manejara la convocatoria y realizara los
pliegos respectivos para que hubiera mayor transparencia y todos los oferentes participaran en
igualdad de condiciones, esta convocatoria fue abierta y se publico en las carteleras del conjunto.
PROPUESTAS CONVOCATORIA ARREGLO DE FACHADAS CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA
MANTENIMIENTO GENERAL $ 129.657.087 $ 259.314 $ 21.610
SERVICIO DE ASEO $ 109.355.222 $ 218.710 $ 18.226
GASTOS DE PERSONAL $ 100.811.087 $ 201.622 $ 16.802
SEGUROS $ 62.178.371 $ 124.357 $ 10.363
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERACIONES
$ 32.007.426 $ 64.015 $ 5.335
ZONAS SOCIALES $ 21.927.280 $ 43.855 $ 3.655
IMPREVISTOS $ 17.130.185 $ 34.260 $ 2.855
GASTOS FINANCIEROS $ 11.152.843 $ 22.306 $ 1.859
INSUMOS ASEO Y CAFETERIA $ 7.728.005 $ 15.456 $ 1.288
DEPRECIACIONES $ 0 $ 0 $ 0
OTROS GASTOS $ 0 $ 0 $ 0
TOTALES $ 1.088.689.628 $ 2.177.379 $ 181.448
La Administradora aclara que el presupuesto presentado no tiene ningún incremento adicional al ya
realizado en el mes de enero de 2011 y que corresponde al 4% correspondiente al salario mínimo,
recibió una carta del señor Guillermo Torres recordándole que el aumento autorizado por asamblea
era del IPC y no del SMLV, sobre este tema le aclare en su momento y como fue publicado en
carteleras que más del 70% del presupuesto del conjunto tiene un incremento del SMLV y en el caso
de los servicios públicos pueden existir hasta del 20%.
En relación con la compañía de seguros siempre se han conseguido descuentos sobre el valor total
de la prima y el año anterior hicieron una donación de $2.000.000.00 para realizar las actividades de
integración.
En este presupuesto se incluyeron obras importantes en el sistema hidrosanitario porque las cajas
colectoras están mal construidas por eso se han presentado varios problemas.
El gasto del Gas Natural tiene un incremento alto porque el año anterior no se tuvo en
funcionamiento el calentador de la piscina, este año está funcionando perfectamente y además se
adquirieron los calentadores de las duchas de los baños de la piscina, el consumo de gas se ve
reflejado en estos elementos.
Un propietario pregunta que amparos tiene la póliza y qué tipo de inversión se debe hacer para el
ahorro de energía.
La Administradora le contesta que la subestación del Conjunto es de Codensa, la propuesta que tiene
de la empresa Energy Total es que se alquile la subestación, este cobro seria de alquiler por valor de
$150.000 y sería la única inversión que se haría.
La Presidente del Consejo le informa que es una póliza de propiedad, responsabilidad civil, póliza de
infidelidad de empleados o también llamada de manejo por valor hasta de $15.000.000, tenemos
todas las pólizas que pide la Ley y además las pólizas que favorecen a la Copropiedad.
Se da por terminada la presentación y se procede a la votación.
12. PRESENTACIÓN DE CANDIDATOS Y ELECCIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA
2011.
Se postulan las siguientes personas y son aprobadas por unanimidad
NELSY MOLANO Apto. 104 T1
ROSANA FORERO Apto. 503 T9
LUIS HUMBERTO MUÑOZ Apto 304 T. 3
El Presidente informa los resultados de la votación por la aprobación de los estados financieros
quedando de la siguiente manera:
Votos por el SI: 322 65.706%
Votos por el NO: 75 15.13%
Votos Nulos: 11
Total Votos: 408 80.836%
De acuerdo con lo anterior quedan aprobados los Estados Financieros
13. PRESENTACIÓN DE CANDIDATOS Y ELECCIÓN REVISOR FISCAL 2011
Toma la palabra la señora Presidente del Consejo y manifiesta que se seleccionaron tres hojas de
vida y se encuentran presentes, teniendo en cuenta la situación con la señora Olga Mesa, es
potestativo de la Asamblea si desean que se incluya en la votación su hoja de vida. La Asamblea
acepta la postulación, pero la señora Olga Mesa se retiro del recinto por lo tanto no se encuentra
presente y no se puede postular. De igual manera aclara que también se está postulando el actual
Revisor Fiscal:
Propuesta 1: Alejandro Rivera
Alternativa 2: Gloria Janeth Salinas
Alternativa 3: Guillermo Torres
Quedan descartadas las propuestas 4 y 5 por solicitud de la asamblea.
Después de la presentación de cada uno de los candidatos se procede a realizar la votación.
14. PRESENTACIÓN DE CANDIDATOS Y ELECCIÓN CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN 2011
El Presidente solicita que las personas interesadas en pertenecer al Consejo de Administración pasen
al frente.
Adriana Rojas Torre 1 Apto 102: Yo quisiera pedirle a la señora Beatriz Henao que continúe en el
Consejo para que se le de continuada a todos los procesos. Esta propuesta es reafirmada por todos
los asistentes quienes por aclamación le piden a la señora Beatriz Henao que continúe.
TORRE APTO NOMBRE
1 402 CLAUDIA PADILLA
2 904 CAMILA ORTEGA
3 202 BLANCA HOYOS
3 302 PABLO SALGADO
3 902 ANA DE ROMERO
4 403 LUISA MARTINEZ
6 103 FELIPE MARTINEZ
6 1003 CAMILO MANJARRES
8 104 BEATRIZ HENAO
8 603 OLGA MESA
8 504 JHON OSPINA
9 603 LUIS CARLOS RODRGUEZ
11 201 LUIS CAMELO
13 1001 GABRIEL SANDOBAL
Quedan aprobadas 14 personas por unanimidad.
Por aclamación la Asamblea le pide a la señora Administradora que continúe en su cargo y que no
se retire.
El Presidente informa los resultados de la votación por la aprobación del Presupuesto de 2011,
quedando de la siguiente manera:
Votos por el SI: 320 63.90%
Votos por el NO: 50 10.062%
Votos Nulos: 16
Total Votos: 386 73.962%
De acuerdo con lo anterior queda aprobado el Presupuesto para el 2011
14. PROPOSICIONES Y VARIOS
Toma la palabra la señora Administradora manifestando que las propuestas que se van a presentar
son de residentes que hicieron llegar propuestas a la oficina Administración y otras de la
Administración, se invita a los asambleístas a ir votando cada propuesta a medida que van pasando.
Propuesta 1: Aprobar la utilización del sobrante de las cuotas extraordinarias del 2007 y 2008 por
valor de $14.545.272 para realizar la obra de la cancha de squash.
Propuesta 2: Traslado del excedente del ejercicio del año 2010 por valor $23.911.812 para el
arreglo de fachadas e incluir en la cuota extraordinaria el arreglo de los pisos de la torreta social
(salones sociales y escalera).
Propuesta 3: Autorizar iniciar proceso de demanda contra Cusezar y el gasto correspondiente a los
honorarios del abogado doctor Andrés Martínez por valor de $12.000.000.
Propuesta 4: De acuerdo con la situación manifestada en la Asamblea General Ordinaria celebrada
el 23 de Mayo de 2010, sobre el contrato celebrado para el cambio del piso de la piscina, ejecutado
entre Enero 2010 y Marzo 2010 y teniendo en cuenta los comentarios de Nidia Villalobos de la torre
6 apto 204 y Cristian Tovar de la torre 3 apto 602, en los cuales solicitan que las autoridades
evalúen las responsabilidades de cada quien, se solicita aprobación para iniciar la demanda
correspondiente, tomando en cuenta que se está adelantando el proceso de conciliación.
Propuesta 5: Aprobar que el incremento de la cuota de administración a partir del mes de Enero
sea del SMLV y no del IPC, teniendo en cuenta que mas del 60% del presupuesto de la Copropiedad
se incrementa sobre el SMLV y los servicios públicos presentan incrementos del 10 % al 20%.
Propuesta 6: En Asamblea Extraordinaria celebrada el 14 de marzo de 2007, se le delego al
Consejo de Administración, la elaboración del Reglamento Interno y Manual de Convivencia de la
Copropiedad, junto con la cartilla enviada el pasado 23 de marzo de 2011, se envió CD con el
proyecto de Manual de Convivencia y Reglamento Interno, se pone en consideración de todos los
asambleístas la aprobación de los mismos.
John Jairo Ospina y Luz Marina Cruz Torre 8 Apto 504
Propuesta 7: Renovación permanente de las máquinas y equipos con los que actualmente cuenta el
gimnasio, para lo cual se sugiere una cuota extraordinaria de $50.000 por unidad privada
John Jairo Ospina y Luz Marina Cruz Torre 8 Apto 504
Propuesta 8: Compra de una mesa de ping pong para ser instalada en el corredor al frente de la
cancha de squash con cargo a la cuenta de diversos. El costo aproximado es de $500.000, la
administración de los implementos para su práctica (raquetas, bolas y malla) sería similar al de la
cancha squash, con asignación por horas y por unidad residencial.
John Jairo Ospina y Luz Marina Cruz Torre 8 Apto 504
Propuesta 9: Se hace necesaria la instalación de una cámara de video en el área contigua a la
cancha de squash, con el propósito de controlar el adecuado uso de la misma, al igual que el de la
mesa de ping pong sugerida en el anterior punto.
John Jairo Ospina y Luz Marina Cruz Torre 8 Apto 504
Propuesta 10: Construir un Barbecue (BBQ) en la zona contigua de la cancha múltiple, costo
aproximado $3.000.000 (recuperables aproximadamente en dos años con coro por alquiler)
Rosalbina Benitez Torre 10
Propuesta 11: Prohibir el uso de las patinetas en las áreas comunes y responsabilizar a los padres
por los daños que causen sus hijos.
Sobre esta última propuesta la señora Beatriz Henao y varios residentes solicitan que si se va a
prohibir el uso de las patinetas, se debe construir un piso liso para que los muchachos monten,
porque debemos darles la opción de donde pueden distraerse.
El presidente da lectura a los resultados de la votación por el Revisor Fiscal
Propuesta 1: Alejandro Rivera 186 votos
Propuesta 2: Gloria Janeth Salinas 112 votos
Propuesta 3: Guillermo Torres 49 votos
Nulos 50 votos
De esta manera queda aprobada la propuesta 1, correspondiente al señor Alejandro Rivera, quien
será el Revisor Fiscal por el periodo 2011 a marzo de 2012.
La Presidente del Consejo pone en consideración de la asamblea si delegan al Comité de Escrutinio
para que sean los verificadores de los votos de Proposiciones y Varios y los resultados sean
publicados posteriormente en las carteleras del Conjunto. Propuesta aprobada por unanimidad.
De igual se les recuerda a los asistentes que deben firmar la planilla de salida para que no se hagan
acreedores a la sanción por inasistencia.
El Presidente de la Asamblea levanta la sesión con el beneplácito de los asistentes siendo las 2:10
p.m. del día domingo 10 de Abril de 2011.
Siendo las 3:30 p.m., el Comité de Escrutinio termina el conteo de los votos de Proposiciones y
Varios, arrojando los siguientes resultados:
TOTAL VOTOS 356
SI NO EN BLANCO
PROPUESTA 1 270 86 0
PROPUESTA 2 290 48 18
PROPUESTA 3 309 42 5
PROPUESTA 4 321 31 4
PROPUESTA 5 265 86 5
PROPUESTA 6 268 68 20
PROPUESTA 7 65 291 0
PROPUESTA 8 126 226 4
PROPUESTA 9 113 228 15
PROPUESTA 10 136 218 2
PROPUESTA 11 276 63 17
De acuerdo con lo anterior fueron aprobadas las propuestas 1, 2, 3, 4, 5, 6, y 11.
CONSTACIA: La presente acta se publica en las instalaciones de la Administración de la propiedad Horizontal acorde a lo señalado por el Artículo 47 de la Ley 675/01. De esto se informa a los propietarios y residentes en general mediante escrito de la misma fecha. Por disposición de la misma norma y por lo señalado por la Corte Constituciones mediante sentencia C-318-02 de 2 de Mayo de 2002 los propietarios y residentes interesados en obtener copia de la misma, deberán solicitarlo por escrito a la Administración.