Page 1
15
บทท 4
ผลการปฏบตงานตามโครงการ
จากการทไดปฏบตงานสหกจศกษา ทบรษท เจรญสขเภสชฮนชว จ ากด ในต าแหนง เจาหนาทบญชเจาหน มหนาทเกยวกบการจดท าบญชดานเจาหนดวยโปรแกรมบญชส าเรจรป Express เชน การบนทกขอมลในการรบสนคา การบนทกตดช าระหน การรบวางบล การจดท าเชคจาย และการจายเชค และการบนทกปรบปรงภาษมลคาเพม การสรปรายงานภาษซอ
โครงงานนจะกลาวถง ขนตอนของวงจรเจาหน ซงการปฏบตจะเหนไดวาเปนการปฏบตงานทางดานบญชเจาหนเปนสวนมาก มขนตอนมากมายกวาจะถงการจายช าระหน นกศกษาจงน าขนตอนตางๆ มาอธบายเปนโครงงาน จะมการอธบายล าดบขนตอนในการท างาน จะชวยเพมประสทธภาพในการเขาถงการท างานไดงายขน และสะดวกในการอธบายงานใหแกพนกงานบญชเจาหนทจะเขามาท างานในองคกร
Page 2
16
4.1 ขนตอนของวงจรเจาหน
แผนกคลงสนคา แผนกจดซอ แผนกบญชเจาหน – การเงน ผอนมตเชค
ใบขอซอ
PR
เมอสนคามปรมาณ
ณ จดสงซอ
ใบสงของ/ใบก ากบสนคา
ใบก ากบภาษ
ใบรบสนคา
ใบสงของ/ใบก ากบภาษ
ใบขอซอ PR
ใบรบสนคา
ใบสงซอ PO
ตรวจสอบ
เอกสาร
ใบวางบล
ใบส าคญจาย
เชค
อนมตเชค
ใบรบสนคา ใบส าคญจาย
ใบสงของ ใบสงซอ PO
ใบขอซอ
PR
จายช าระหน
ใบสงซอ
PO
ใบเสนอราคา
เกบเขาคลงสนคา
Page 3
17
แผนกคลงสนคา
ท าการออกใบขอซอ PR. (Purchase Requisition) แผนกคลงสนคาซงท าการควบคมดแลวตถดบเมอตรวจสอบพบวาวตถดบคงเหลอรายการใดมปรมาณวตถดบไมเพยงพอตอความตองการเบกใชของฝายผลต หรอวตถดบคงเหลอปรมาณ ณ จดสงซอ แผนกคลงสนคาจะจดท าเอกสารใบขอซอขนมาแลวสงเอกสารไปใหทางหวหนาแผนกลงชออนมตแลวสงใหทางผจดการโรงงานอนมตสงซอ และจงประสานงานไปยงฝายจดซอเพอด าเนนการสงซอวตถดบในล าดบตอไป
รปท 4.1.1 ตวอยางใบขอซอ PR. (Purchase Requisition)
Page 4
18
ตรวจรบวตดบ เมอไดรบวตถดบ เปนขนตอนทท าตอเนองจากการจดซอ จะใชขอมลการสงซอเปนขอมลการน าเขาซงท าใหผรบสนคาหรอคลงสนคา ทราบวาสตอกสนคานนๆ สงซอเมอใด ปรมาณเทาไร ผขายและผซอคอใครและก าหนดการสงสนคาวาตรงตามเวลาหรอไม เมอรบวตถดบเขาระบบแลวกจะจดท าใบตรวจรบในระบบ Express เพอระบรายละเอยดของสนคานนๆ เอกสารและอปกรณทใชส าหรบการตรวจนบ คอส าเนาใบสงซอ ,ใบสงของ/ใบก ากบภาษ (INVOICE) ,ใบรบรองผลวตถดบ (Certificate) อปกรณเครองมอทใชประกอบการตรวจนบ เชน เครองชง ตวง วด เปนตน
รปท 4.1.2 ตวอยางการท าใบรบสนคาไปท ซอ ≫ 4.ซอเงนเชอ ≫ ซอเงนเชอ-บรรจภณฑ
Page 5
19
รปท 4.1.3 ตวอยางการท าใบรบสนคา
รปท 4.1.4 ตวอยางการท าใบรบสนคา
Page 6
20
รปท 4.1.5 ตวอยางใบรบสนคา
Page 7
21
การเกบเขาคลงสนคา แผนกประกนคณภาพ (QA) จะท าการตรวจสอบคณภาพของสนคาวตถดบทไดรบจาก Supplier เมอสนคาผานการตรวจสอบคณภาพแลวท าการเคลอนยายวตถดบเขาสคลงสนคาโดยจ าแนกประเภทของวตถดบ บรรจภณฑ ไปเกบไวในพนททเหมาะสม
รปท 4.1.6 การเกบสนคาเขาคลง
Page 8
22
รปท 4.1.7 การเกบสนคาเขาคลง
Page 9
23
แผนกจดซอ
ท าการออกใบสงซอ PO. (Purchase Order) เมอแผนกจดซอไดรบเอกสารใบขอซอทผมอ านาจอนมตใหท าการขอซอวตถดบ แผนกจดซอจะด าเนนการจดหาวาจะท าการซอจากแหลงใดกไดในการด าเนนการจดหาจะตองค านงถงคณภาพของสนคา วตถดบและวสดบรรจภณฑ ระยะเวลาการสงมอบใหทนตามระยะเวลาทตองการใช รวมถงเงอนไขอนๆ เชน สวนลดเงนสด การประกนคณภาพ ก าหนดการช าระเงน ฯลฯ
รปท 4.1.8 ตวอยางใบสงซอ PO. (Purchase Order)
Page 10
24
แผนกบญชเจาหน – การเงน
ท าการตรวจสอบเอกสาร เมอเจาหนาทคลงสนคาไดมการรบเขาสนคาในระบบโปรกแกรม Express จะท าการปรนแลวสงเอกสารการรบสนคาทงใหแกเจาหนาทบญชเพอท าการตรวจสอบความถกตองของการ ประกอบไปดวย ใบรบสนคา ตนฉบบใบก ากบภาษ/ส าเนาใบก ากบภาษ ใบสงของ ใบสงซอ (PO) ใบขอซอ (PR) รวมทงการคดค านวณจ านวนเงน จ านวนสนคาถกตองแลวจงเซนชอผตรวจสอบ จากนนจงท าการแยกเอกสารแตละประเภทเรยงตามวนทจดเกบเขาแฟม เพอรอ Supplier มาวางบล
รปท 4.1.9 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ใบรบสนคา)
Page 11
25
รปท 4.1.10 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ตนฉบบใบก ากบภาษ)
Page 12
26
รปท 4.1.11 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ส าเนาใบก ากบภาษ/ใบสงสนคา)
Page 13
27
รปท 4.1.12 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ใบขอซอ PR)
รปท 4.1.13 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ใบสงซอ PO)
Page 14
28
ขนตอนการรบวางบล ก าหนดการรบวางบลคอทกวนท 5 และวนท 6 ของทกเดอน จะม Supplier มาตดตอวางบลทเจาหนทบญช เอกสารทใชประกอบการวางบลคอ ตนฉบบใบวางบล/ส าเนาใบวางบล ส าเนาใบสงของ/ส าเนาใบแจงหน ใบสงซอ (PO) เงอนไขการก าหนดวนทจายช าระ (วนรบเชค) ดเงอนไขจากใบสงซอ (PO) ทระบ ตวอยางเชน บรษท กลมสยามบรรจภณฑ จ ากด มาวางบลในวนท 5 สงหาคม 2559 มเงอนไขการช าระเงน : เงนเชอ 60 วน เจาหนาทบญชจะนดช าระวนท 5 ตลาคม 2559 เปนตน
รปท 4.1.14 ตวอยางใบวางบล
Page 15
29
ขนตอนการจดท าใบส าคญจาย เมอถงรอบเวลาการท าเชคจายเจาหนาทบญชเจาหนจะท าการตดจายช าระเจาหนในระบบ Express พรอมจดพมพเชคจาย สงใหหวหนางานตรวจสอบลงชอผ ตรวจสอบแลวจงจะสงเอกสารจายเชคใหแกผบรหารเซนเชคเพออนมตการจายช าระหนในรอบเดอนถดไป
รปท 4.1.15 ตวอยางขนตอนการเขาระบบ Express
Page 16
30
รปท 4.1.16 ตวอยางขนตอนการจายช าระหน เขาไปท การเงน ≫ 2.จายเงน ≫ 4.จายช าระหน
รปท 4.1.17 ตวอยางขนตอนการตดจายช าระหน
รปท 4.1.18 ตวอยางขนตอนการตดจายช าระหน
Page 17
31
ขนตอนการจายช าระหน เมอเอกสารการจายเชคไดมการอนมตเรยบรอยแลว ทกวนทนดจายช าระหนใหแกเจาหน หรอวนททางบรษทก าหนดจายเชคคอทกวนท 5 ของทกเดอน เวลา 9.00 น. ถง 16.00 น. จะม Supplier มาตดตอขอรบเชคกบเจาหนาทบญชเจาหน-การเงน โดยการตดตอขอรบเชคจะตองมเอกสารประกอบดวย ส าเนาใบวางบลทระบใหมารบเชค ตนฉบบใบเสรจรบเงน ส าเนาใบแจงหน แลวจงสามารถรบเชคไดพรอมท งเซนรบเงนระบรายละเอยดเชค วนทเชค ธนาคาร สาขา ในตนฉบบใบเสรจรบเงนและเอกสารจายช าระหน
Page 18
32
รปท 4.1.19 ตวอยางเอกสารจายช าระหน
รปท 4.1.20 ตวอยางตนฉบบใบเสรจรบเงน
Page 19
33
ผอนมตเชค เมอแผนกบญชเจาหน-การเงนไดจดท าเอกสารการจายเชคประจ าเดอนเรยบรอยแลว จะสงเอกสารทงหมดประกอบดวย เชค ใบส าคญจาย ใบรบสนคา ใบสงของ ใบขอซอ (PR) ใบสงซอ (PO) ใหแกผอนมตตรวจสอบเอกสารการจายช าระเงนและเซนเชคเพอจะน าไปสขนตอนการจายเชคใหแกเจาหน
รปท 4.1.21 ตวอยางเชคไดรบการอนมต