คู มือการใช งาน ฐานข ูลอม Labstore version 1 ... · 2007. 5. 29. · ธีรยุทธ วิไลวัลย 28 May 2007 คู...

ธีรยุทธ วิไลวัลย 28 May 2007

คูมือการใชงาน ฐานขอมูล Labstore version 1.4 Outline

หัวขอ หนา 1. System Requirements 1 2. การติดตั้งฐานขอมูล Labstore 1 3. การปอนขอมูลลงฐานขอมูล Labstore 3 4. การใชงาน report 21 5. การ Maintenance, Backup และ Upgrade ฐานขอมูล 23 ภาคผนวก 1: คําอธิบายรายงานทั้งหมดใน Labstore version 1.2 23 ภาคผนวก 2: ประวัติการพัฒนาฐานขอมูล Labstore เวอรชันตางๆ 24 1. System Requirements คอมพิวเตอรที่รัน Access 2000 ขึ้นไป ที่ควรจะติดตั้ง optional component ใหครบถวน 2. การติดตั้งฐานขอมูล Labstore ฐานขอมูลจะประกอบดวยไฟล 2 ไฟลคือ labstore_v14.mdb ตัว interface ที่ทําหนาที่ติดตอกับผูใช (front end

database) ซ่ึงอาจมีการอัพเดตเวอรชันใหมใหเปนระยะ labstore_be.mdb

ตัวฐานขอมูลที่เก็บขอมูลที่ปอนเขาไปจริง (back end database) (อาจตั้งชื่ออ่ืนไดตามตองการ)

หากไมตองการเปลี่ยนแปลงชื่อไฟลและไดเรกทอรีขอมูลใหสรางไดเรกทอรีขอมูลใหมใน root directory ของไดรฟ D: ชื่อ ChemIT และกอปปไฟลทั้งสองไปไวในไดเรกทอรี D:\ChemIT ที่สรางขึ้นนี้ เม่ือเปดไฟล labstore_v14.mdb ก็จะสามารถเริ่มงานไดทันที หากตองการเปลี่ยนชื่อไฟลเก็บขอมูล และ/หรือไดเร็กทอรีขอมูลใหกอปปไฟลทั้งสองไปไวในไดเรกทอรีที่ตองการแลวเปลี่ยนชื่อไฟล labstore_be.mdb เปนชื่อที่ตองการ (แตตองใหมีนามสกุลเปน .mdb) เชน labstore_be_tv.mdb แลวทําการเชื่อมโยงไฟลทั้งสอง โดยเปดไฟล labstore_v14.mdb ขึ้นมา แลวเลือกเมนู Tools > Database Utilities > Linked Table Manager ดังรูป

1


เม่ือหนาตางของ linked table manager ปรากฏขึ้นมาแลวใหคลิก Select All และเช็คเครื่องหมายถูกที่หนา Always prompt for new location จากนั้นจึงคลิก OK จะเห็นรายการไฟลแสดงขึ้นมา ใหเลือกไฟลเก็บขอมูลใหมที่ตองการ ในที่น้ีเลือกไฟล labstore_be_tv.mdb คลิก Open แลวปด linked table manager window ก็เปนอันเสร็จสิ้นการเชื่อมโยงฐานขอมูล

2


เครื่องที่จะทําเชนนี้ไดตองติดตั้ง Linked table manager หากมีขอความผิดพลาดแสดงวาเครื่องไมไดติดตั้ง Linked table manager ไว ในกรณีน้ีจะไมสามารถเปลี่ยนการเชื่อมโยงไฟลได โดยคา default จะกําหนดใหไฟล labstore_v14.mdb มองหาขอมูลในD:\ChemIT\labstore_be.mdb หรือตองไปทําการ Link ฐานขอมูลทั้งสองบนเครื่องอ่ืนที่ติดตั้ง Linked table manager ไว โดยตั้งกําหนดชื่อไฟล โฟลเดอร และไดรฟใหเหมือนในเครื่องที่ตองการจะลงฐานขอมูลจริงทุกประการแลวจึงกอปปฐานขอมูลที่ Link แลวไปยังเครื่องที่ตองการภายหลัง 3. การปอนขอมูลลงฐานขอมูล Labstore 3.1 การเตรียมการเบื้องตน เม่ือเปดไฟล labstore_v14.mdb ขึ้นมาครั้งแรกจะมีหนาจอดังรูป

3


สวนที่เราจะใชงานจะอยูภายใต Form และ Report เทานั้น ไมจําเปนและไมควรจะเขาไปยุงเกี่ยวกับสวนอ่ืนๆ กอนเร่ิมปอนขอมูลสารเคมีและเครื่องแกวเปนครั้งแรกควรกําหนดรายละเอียดตอไปน้ีกอน

รายละเอียด จําเปนตองใชเพื่อ ชื่อฟอรม ฟลดที่ตองกําหนดคา

รายละเอียดของหองปฏิบัติการ

ใชในการออกรายงาน Edit LabName ทุกฟลด

รหัสและชื่อของกลุมวิจัย

ใชในกรณีที่หองปฏิบัติการมีมากกวา 1 กลุมวิจัย

Add Group GroupID

รหัสและรายละเอียดของสมาชิก

จะตองมีชื่อ member อยางนอย 1 คนในการปอนและแกไขขอมูล

Add Member MemberID, GroupID

รหัสและรายชื่อทุนวิจัย ใชในการกําหนดรายละเอียดการเบิกจายใบเสร็จ

Add Grant GrantCode

รหัสและรายชื่อชั้นวาง ใชในการกําหนดชั้นวางสารเคมีและเครื่องแกว

Add Shelfmark Shelf

ในแตละฟอรมสามารถเพิ่มจํานวนขอมูลไดตามตองการ (ยกเวน Edit LabName ที่ไมสามารถเพิ่มขอมูลได) โดยฟลดที่จําเปนจะตองปอนจะระบุอยูในตาราง ซ่ึงจะเปนรหัสอางอิงที่จะนําไปใชตอไป สวนรายละเอียดอ่ืนๆ จะเวนไวไมกรอกก็ได บางฟอรมจะมีตัวเลือกใหเลือกจากรายการ (คอมโบบ็อกซ) เชนฟลด GroupID ในตาราง Add Member ในรูปขางลาง จะดึงมาจากขอมูลที่ปอนมากอนหนานี้ในฟอรม Add Group

4


การปอนขอมูลใน Access โปรแกรมจะอัพเดตและเซฟขอมูลลงไฟลโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนเรคอรด (แตละบรรทัดในฟอรม) หรือเม่ือปดฟอรม ดังน้ันเม่ือเสร็จการปอนขอมูลแลวสามารถปดฟอรมไดทันทีโดยไมตองหวงเรื่องขอมูล 3.2 การปอนขอมูลรับเขาสารเคมีและเครื่องแกว จะกระทําผานฟอรมชื่อ Chem-Input Form เม่ือเปดฟอรมขึ้นมาครั้งแรกจะเปนฟอรมวางๆ ซ่ึงสามารถปอนขอมูลไดทันที แตถาหากมีการปอนขอมูลมาบางแลวจะเห็นขอมูลเกาแสดงขึ้นมา ใหคลิกที่ปุม >* เพ่ือเริ่มตนปอนขอมูลใหม

5


ในการกรอกขอมูลควรพยายามใหรายละเอียดทุกฟลด มิฉะน้ันในการสรุปผลในรูปของรายงานอาจมีความผิดพลาดได ในแตละรายการใหปอนขอมูลดังตอไปน้ี

ฟลด ความหมาย หมายเหตุ InvoiceNo เลขที่ใบสงของ ตองกรอก หมายเลขนี้ไมควร

จะซ้ํากัน InputID รหัสการนําเขา ไมตองกรอก เปนรหัสที่

เครื่องสรางขึ้นใหทุกครั้งที่มีการเพิ่มรายการรับสารเขาใหม

SupplierID รหัสอางอิงของบริษัทผูจําหนาย (มีรายการใหเลือก)

หากไมทราบสามารถคลิกที่ปุมรูปหนังสือเพ่ือดูรายละเอียดได และยังสามารถเพ่ิมรายการใหมเขาไปไดอีกดวย รหัสนี้ควรจะยาวระหวาง 3-5 ตัวอักษร

InvoiceDate วันที่บนใบสงของหรือวันที่รับของ ตองกรอก เน่ืองจากใชในการทํารายงานการสั่งซ้ือแบบกําหนดชวงเวลา

InputDate วันที่ปอนขอมูล คาที่ตั้งไวคือวันที่ปจจุบัน

6


หากตองการแกไขก็สามารถพิมพทับไปไดเลย

InputBy รหัสอางอิงของสมาชิกในกลุม (มีรายการใหเลือกตามที่ไดปอนไวใน Add Member)

ตองกรอก เปนรหัสอางอิงของสมาชิกที่จะใชเชื่อมโยงความเปนเจาของสารหรือเครื่องแกว

Status สถานภาพของใบเสร็จ ยังไมจาย จายแลว เบิกแลว หรือเบิกตรง (สงใบเสร็จไปเบิกจากแหลงทุนโดยตรง)

PaymentDate วันที่ชําระเงิน Grant รหัสอางอิงของทุนวิจัยที่นําใบเสร็จไปเบิก ClearingDate วันที่นําใบเสร็จไปเบิกจากทุนวิจัย

ฟลดเหลานี้สามารถไปกรอกเพ่ิมเติมหรือแกไขทีหลังไดโดยผาน Chem Invoice Update Forn

Comment สามารถพิมพรายละเอียดใดๆ ไดตามตองการ การปอนรายละเอียดการรับเขาสารเคมีจะตองปอนแยกกันสําหรับสารเคมีแตละขวดที่รับเขามา โดยจะทําในตารางที่อยูภายใตหัวขอ Chem-InputDetails ใน Chem-Input Form หากมีหลายขวดก็ตองแยกกันเปนคนละเรคอรด ในการปอนรายการสารเคมีจะตองทราบรหัสสารเคมี (ProductCode) ซ่ึงจะเปนตัวบอกวาสารที่รับเขามาคือสารชนิดใดกอน เม่ือกรอก ProductCode แลวเครื่องจะออกรหัสประจําขวดสารเคมี (ID) ใหเปน running number (รหัสนี้ไมสามารถแกไขได) โดยทั่วไป ProductCode จะตองเปดดูจากตารางขอมูลผลิตภัณฑที่เปนปุมรูปหนังสือ โดยเมื่อคลกิแลวจะเห็นกลองขอความใหพิมพรหัส ชื่อสาร CAS no หรือสูตรโมเลกุล ซ่ึงจะชวยใหแสดงขอมูลที่เกี่ยวของกับสารที่คนหาจํานวนนอยรายการลงตามเงื่อนไขที่ระบุ ในการคนดวยชื่อจะแสดงทุกรายการที่มีคียเวิรดที่พิมพเขาไปแมจะเพียงบางสวนก็ตาม (เฉพาะชื่อ ถาเปนสูตรและ CAS จะตองพิมพใหครบ) เชน eth จะแสดงทั้ง ethanol, ethyl acetate และ methanol นอกจากนี้ยังสามารถใชคียเวิรดมากกวา 1 คําไดโดยตองคั่นแตละคําดวยเครื่องหมาย * เชน eth*acet จะแสดง methyl acetate, ethyl acetate และ ethyl acetoacetate เปนตน หากกด Enter โดยไมปอนอะไรเลยก็จะแสดงรายการสารทั้งหมดที่มีอยูขึ้นมาโดยเรียงลําดับตามตัวอักษร เม่ือเครื่องแสดงรายการสารเคมีออกมาแลวก็สามารถเลื่อนหารหัสของสารที่ตองการได จากรูป รหัสของกรดอะซิติกคือ 45725 เปนตน เราสามารถจดหรือก็อปปรหัสนี้ไวเพ่ือนําไปกรอกลงฟอรมไดเลย แลวก็ปดตารางแสดงขอมูลผลิตภัณฑได

7


หากไมพบสารที่ตองการแสดงวาไมเคยมีขอมูลของสารดังกลาวมากอน ในกรณีน้ีตองสรางรหัสสารเคมี และรายละเอียดอ่ืนๆของสารใหมน้ีเขาไปกอน ซ่ึงสามารถทําไดทันทีโดยการพิมพลงในชองวาง ฟลดที่สําคัญที่ตองกรอกเลยคือ ProductCode, ProductName และ Type โดย ProductCode ตองเปนรหัสที่ไมซํ้ากับสารอื่นที่เคยมีการปอนมากอน อาจตั้งขึ้นเองหรือใช catalogue number ของบริษัทผูผลิตก็ได สวน ProductName เปนชื่อที่ใชเรียกสาร ควรจะเปนชื่อตามระบบ และตดั prefix เชน 2-, ortho-, alpha- ไปไวขางหลัง เชน dichloroethane, 1,2- แทนที่จะเปน 1,2-dichloroethane เพ่ือใหผลการเรียงตามตัวอักษรไมผิดเพี้ยน ในตารางขอมูลสารเคมีจะไมอนุญาตใหใสชื่อสารเคมีซํ้ากัน มิฉะน้ันจะมีขอความแสดงความผิดพลาดขึ้นสําหรับ Type เลือกไดวาจะเปนสารเคมี (CHEM) วัสดุ (CONSUM) หรือแมแตคาใชจายอ่ืนๆ เชน คาวิเคราะห คาซอมแซมเครื่องมือ ก็สามารถใสเขาไปได (OTHER) สวนรายละเอียดที่เหลือไดแก ProductCAS, AlternativeName และ Formula (เฉพาะสารเคมเีทานั้น) ควรจะกรอกเพิ่มเติมทีหลังเม่ือมีโอกาสโดยกรอกผานฟอรมน้ี หรือฟอรมชื่อ Add ChemProduct Form ก็ได โดยเฉพาะอยางยิ่ง CAS และ Formula มีความสําคัญมากที่จะเปนตัวยืนยันวาสารที่รับเขามาเปนสารตัวใดกันแนจึงควรกรอกใหครบถวน โดยทั่วไปรายการสารที่อยูในตารางไมควรมี CAS ซํ้ากัน หากเปนสารเดียวกันแตอยูในรูปแบบที่แตกตางกัน เชน กรดไนตริก 70% กับกรดไนตริก 90% จะถือวาเปนสารเดียวกัน คือมีรหัสสารหรือ ProductCode เดียวกนั แตแตละขวดจะมีรหัสประจําขวดหรือ ID แตกตางกัน และสามารถระบุรายละเอียดของสารเพิ่มเติมในชอง ProductDescription ของแตละรายการไดตามตองการ

8


เม่ือไดรหัสสาร (ProductCode) มาแลวจึงสามารถปอนขอมูลเขาไปไดโดยการกรอกรหัสสารเขาไป เชน ในที่น้ีจะปอนขอมูลของสารที่มีรหัส 45725 ซ่ึงก็คือ acetic acid เม่ือปอน

9


รหัสเขาไปในชอง ProductCode ก็จะไดชื่อสารขึ้นมาโดยอัตโนมัติในชอง ProductName

หากใสรหัสที่ไมมีในตารางจะสังเกตวาชื่อสารจะไมขึ้นมา และจะมีขอความผิดพลาดเกิดขึ้นตอนเครื่องพยายามจะอัพเดตฐานขอมูล ใหกดคีย Esc ซํ้าๆ เพ่ือยกเลิกการปอนขอมูล แลวกลับไปคนหารหัสใหม ความผิดพลาดที่พบบอยคือผูใชพยายามคียรหัสใหมเขาไปตรงๆ โดยไมเปดดูจากตารางขอมูลผลิตภัณฑกอน

หากไมมีขอผิดพลาดใดๆ ชื่อสารจะแสดงขึ้นมา จากนั้นก็เติมขอมูลชองอ่ืนๆ ตามตองการ ฟลดขอมูลที่ควรจะระบุคือ Manufacturer (บริษัทผูผลิต), Grade (เกรดของสาร), Size (ขนาดบรรจุ – ตองเปนเลขจํานวนเต็มเทานั้น มีทศนิยมไมได), Unit (หนวยบรรจุ ของแข็งใช g หรือ mg ของเหลวใช mL แกสวัดเปน m3, วัสดุที่ไมใชสารเคมีนับเปนชิ้น), Filling (ปริมาณบรรจุ มีใหเลือกคือเต็ม, 3/4, 1/2, 1/4 หรือหมด), UnitPrice (ราคาตอขวด ไมรวม VAT) และ Shelf (ชั้นวาง) โดยในแตละฟลดจะมีรายการใหเลือก ดังเชนที่แสดงใน Grade ถาไมมีในรายการสามารถพิมพเพ่ิมได (ยกเวน Manufacturer ไมอนุญาตใหเพ่ิมเอง ตองอาศัยฟอรม Add Manufacturer เทานั้น) รายละเอียดสวนอ่ืนที่ตองการกรอกเพิ่มเติมสามารถใสในชอง Comment ได หากตองการลบบางรายการออกหรือเพ่ิมบางรายการใหมเขาไปในตัวเลือกครั้งตอๆ ไปดวยใหใชฟอรม Add Manufacturer, Add Product Description, Add Product Grade, Add Shelfmark ตามความเหมาะสม ปกติขอมูลที่เพ่ิมเขาไปนี้จะมีผลเม่ือเปดฟอรม Chem-Input ครั้งตอไป แตหากมีการเพิ่มขอมูลเขาไปผานฟอรมเหลานี้โดยไมปดฟอรม Chem-Input กอนจะพบวาขอมูลที่แสดงใน Chem-Input form จะยังไมถูกอัพเดต ผูใชจะตองกดคีย F9 เพ่ือบังคับใหอัพเดตเอง

10


ตัวอยางรายการรับเขาที่กรอกเสร็จแลวเปนดังรูป ซ่ึงเปนการรับเขากรดอะซิติก 2 ขวดที่เหมือนกันทุกประการเขาระบบ ในที่น้ีก็จะไดหมายเลขประจําขวด (ID) ไมเหมือนกันคือ C000115 และ C000116 (หรือ 115 และ 116) ตามลําดับ ควรจดหมายเลขนี้ไวขางขวดและบนใบสงของเพ่ือการอางอิงตอไปขางหนาดวย เม่ือกรอกรายการเสร็จแลวหากตองการพิมพบันทึกการรับสารเขาเก็บไวใหคลิกที่ปุมเครื่องพิมพที่อยูบนฟอรม และปอนรหัส InvoiceNo ก็จะไดตัวอยางรายงานมาดูบนจอภาพ ถาตองการพิมพใหคลิกอีกครั้งที่ปุมเครื่องพิมพบนแถบขอมูลของ Access หรือใชเมนู File>Print นอกจากนี้ยังสามารถทําผาน report ชื่อ Chem-Consumable Input by InvoiceNo Details Report ก็ไดผลเชนเดียวกัน

สําหรับรายการที่ไมใชสารเคมีก็สามารถกรอกได ดังตัวอยางตอไปน้ี (เจลฟลเทรชันคอลัมน และคาวิเคราะหสาร) แตตองระวังวาในตารางขอมูลผลิตภัณฑจะตองระบุประเภทใหถูก

11


วาเปนวัสดุ (CONSUM) หรือคาใชจายอ่ืนๆ เชนคาวิเคราะห คาซอมเครื่องมือ (OTHERS) เพ่ือใหการออกรายงานทําไดอยางถูกตอง

Tips - ในฟลดที่เปนวันที่ ฟอรแมตของวันขึ้นอยูกับการตั้งคาบนเครื่องที่ใชงาน โดยปรกติจะตั้งเปนวันที่แบบไทยใหปอนในลักษณะ dd/mm/yy เชน 26/3/49 หรือ 26/3/2549 ถาตั้งเปนแบบอ่ืนใหดูตามขอกําหนดในเครื่อง - การเลื่อนระหวางเรคอรดใหใชปุม TAB หรือ Enter หรือคลิกดวยเมาส - การกดปุมคอนโทรลรวมกับปุม ; ในชองกรอกขอมูลจะเปนการปอนขอมูลวันที่ปจจุบัน

12


- การกดปุมคอนโทรลรวมกับปุม ' ในชองกรอกขอมูลจะเปนการคัดลอกขอมูลในฟลดเดียวกันของเรคอรดกอนหนานี้มาใสในชองกรอกขอมูลปจจุบัน มีประโยชนมากในการคัดลอกขอมูลสารเดียวกันซ้ําหลายๆ ครั้ง เชนปอนรายการสารชนิดเดียวกันหลายขวด ในการปอนขอมูลการรับเขาเครื่องแกวสามารถทําไดเชนเดียวกันกับสารเคมี โดยผานฟอรม Glassware Input Form ซ่ึงจะมีหนาตาคลายกับฟอรมรับเขาสารเคมี เวนแตจะมีรายละเอียดใหกําหนดจํานวนนับ (Quantity) ดวย และในราคา (UnitPrice) จะเปนราคาของเครื่องแกวตอชิ้นกอนรวม VAT

โดยในการสืบหารหัสเครื่องแกวและการเพิ่มรหัสเครื่องแกวใหมสามารถทําไดโดยการเปดตารางขอมูลผลิตภัณฑเครื่องแกวเชนเดียวกับสารเคมีทุกประการ (รหัสเครื่องแกวที่ใชเปนรหัสของสโตรเคมี ซ่ึงสามารถเปลี่ยนแปลงไดตามความตองการของหองปฏิบัติการ)

13


3.3 การอัพเดตใบรับสารเคมีและเครื่องแกว หากมีการเปลี่ยนแปลงขอมูลของใบรับสารเคมีหรือเครื่องแกว เชน มีการจายเงิน หรือการเคลียรใบเสร็จกับทุนวิจัยตางๆ (แตไมใชการเปลี่ยนรายการสารเคมีหรือเครื่องแกวในใบรับ) สามารถเขาไปอัพเดตขอมูลเหลานี้ไดโดยการใชฟอรมชื่อ Chem-Invoice Update Form หรือ Glassware-Invoice Update Form ซ่ึงทั้งสองฟอรมน้ีใชงานเหมือนกันทุกประการ ในที่น้ีจะแสดงตัวอยางเฉพาะของ Chem-Invoice Update Form เม่ือเปดฟอรมขึ้นมาจะมีกลองขอความถามหมายเลข InvoiceNo เม่ือปอนแลวกจ็ะไดขอมูลของใบรับสารเคมีตามหมายเลขที่กําหนด ซ่ึงสามารถแกไขไดตามตองการ เม่ือเสร็จแลวก็ปดฟอรมตามปกติ

14


หากตองการแกไขหรือปรับปรุงขอมูลใบรับสารเคมีหรือเครื่องแกวเปนจํานวนมาก หรือตองมีการแกไขรายการ เชน รายการรับเขาผิด หรือจํานวนที่รับเขาผิดจะตองใชฟอรม Chem-Input Form หรือ Glassware-Input Form โดยสามารถเขาถึงใบรับที่ตองการได 2 วิธีดังน้ี วิธีที่ 1 โดยอาศัยปุม Find เม่ือคลิกที่ปุมรูปกลองสองทางไกลบนฟอรมจะมีกลองขอความขึ้นมาใหกรอกรายละเอียดการคนหาดังน้ี

ใน Find What: ใหใสหมายเลขอินวอยซ หรือคียเวิรดอ่ืนๆ ที่ตองการ

15


Look In: กําหนดฟลดที่จะใหคนหาขอมูล (ฟลดปจจุบันที่เคอรเซอรอยู หรือทุกฟลดในฟอรม) Match: กําหนดวิธีคนหา วาจะแสดงขอมูลที่ตรงกันทุกประการ (Whole Field) เหมือนกันบางสวน (Any Part of Field) หรือเหมือนเฉพาะสวนขึ้นตน (Start of Field) คาปกติจะตั้งไวเปน Whole Filed แตถาตองการขยายขอบเขตการคนหาอาจเลือกเปน Part of Field เม่ือปอนขอมูลเสร็จแลวคลิกปุม FindNext โปรแกรมจะแสดงเรคอรดที่ตองการออกมา ใหปดกลองขอความโตตอบ จากนั้นจึงแกไขขอมูลไดตามตองการ วิธีที่ 2 โดยการใช filter การใช Filter จะชวยคัดกรองเฉพาะเรคอรดที่มีขอมูลที่กําหนดออกมา ทําใหสามารถแกไขไดงายขึ้น เชนเราอาจเลือกใหแสดงเฉพาะเรคอรดของใบรับสารเคมีที่ยังไมจายเงิน ซ่ึงทําไดโดยการเลือกฟลดที่สนใจ ซ่ึงในที่น้ีคือ Status หาเรคอรดที่มีคําวา ยังไมจาย เลือกโดยการปายใหเปนสีดํา แลวคลิกขวา จะมีเมนูยอย ใหเลือก Filter Option ซ่ึงมีไดหลายแบบ เชน Filter by Selection (กรองเอาเฉพาะเรคอรดที่มีขอมูลในฟลดปจจุบันตรงกับขอมูลที่เลือกไว) Filter Excluding Selection (กรองเอาเฉพาะเรคอรดที่มีขอมูลในฟลดปจจุบันไมตรงกับขอมูลที่เลือกไว Filter For (ปอนขอมูลที่ตองการสืบคนในฟลดปจจุบัน หากตองการคนบางสวนของคําตองใชเครื่องหมาย wildcard เขาชวย)

ในตัวอยางเลือก Filter by Selection จะแสดงเฉพาะเรคอรดที่มีฟลด Status = ยังไมจาย เทานั้น จะเห็นวาจะแสดงเพียง 15 เรคอรดจากทั้งหมด 71 เรคอรด ซ่ึงสามารถเรียงลําดับตามตัวอักษร และสามารถแกไขไดตามตองการ

16


นอกจากนี้ยังสามารถใส Filter ซํ้าเขาไปไดอีก ซ่ึงจะเปนการกรองจากชุดขอมูลปจจุบัน (ที่ผานการกรองมาแลว) หากตองการกรองจากขอมูลทั้งหมดใหยกเลิก Filter เดิมกอนโดยการคลิกขวาแลวเลือก Remove Filter/Sort จากเมนู เม่ือเสร็จการอัพเดตขอมูลแลวใหปดการใชงาน Filter ดังขางตนดวยทุกครั้ง มิฉะน้ัน filter จะติดไปดวยในการเปด Chem-Input form ครั้งตอไป ในการลบรายการบางรายการออกควรทําเฉพาะในฟอรมสองฟอรมน้ี (Chem-Input และ Glassware Inout) เทานั้นมิฉะน้ันจะเกิดขอผิดพลาดขึ้นได ขอมูลที่ลบแลวจะไมมีทางเรียกคืนได ดังน้ันกอนลบจึงควรตัดสินใจใหดี 3.4 การอัพเดตรายการสารเคมีและเครื่องแกว ในกรณีสารเคมีจะทําเมื่อสารหมด หรือมีการเคลื่อนยายชั้นวาง หรือเม่ือมีการเช็คยอดประจําเทอมหรือประจําป ใหเปดฟอรมชื่อ Chem-Update Form ปอนชื่อผูอัพเดตและวันที่อัพเดต (โดยอัตโนมัติจะกําหนดใหเปนวันที่ปอนขอมูล) จากนั้นเลือก ID ของสารที่ตองการจะอัพเดต ถาไมทราบเปดดูไดจากตารางขอมูลสารเคมีโดยการคลิกที่ปุมรูปหนังสือบนฟอรม

17


เม่ือพบรายการสารที่ตองการอัพเดตแลวใหกรอกหมายเลขลงในฟอรมตรงชอง ID โดยกรอกเฉพาะตัวเลขที่ไมมีศูนยนําหนา เชน 92 (ไมใช C000092 หรือ 000092) จะมีรายละเอียดของสารขึ้นมาในฟอรมที่สามารถแกไขไดตามตองการ ซ่ึงสวนใหญจะแกไขที่ Shelf, Filling และ Status โดยปกติเม่ือรับสารเขา Status จะเปน OK ถาสารหายหาไมพบจะเปลี่ยนเปน Missing และถาตองการตัดออกจากระบบ (เชนสารใชหมดแลว หรือหมดอายุ หรือมีการเปลี่ยนเจาของ) ใหเปลี่ยนเปน Removed สําหรับรายการเครื่องแกวจะมีการเปลี่ยนแปลงเม่ือมีการเบิกออกไปใชหรือนํามาคืนโดยสมาชิกของกลุมดวย การอัพเดตขอมูลเครื่องแกวทําไดโดยอาศัยฟอรม Glassware-Transaction Form เม่ือเปดขึ้นมาจะมีลักษณะดังรูป

18


ใหกรอกชื่อผูเบิกและวันที่ และใส ID ของเครื่องแกวที่ตองการ (ซ่ึงดูไดจากตารางขอมูลเครื่องแกว-คลิกที่ปุมรูปหนังสือ) เชน ในที่น้ีจะเลือกเครื่องแกวที่มี ID เปน 6 (G000006) ซ่ึงเปนบีกเกอรขนาด 250 mL โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดใหทราบวาเปนเครื่องแกวของ TV group จํานวนที่ซ้ือมา (Bought) คือ 2 และเหลือ (Remained) อยู 2 (ยังไมเคยมีการเบิกออกไปเลย)

ใหเลือกรายการ TransactionType วาจะเปนการยืม คืน หรือหาย/แตก (2 รายการหลังเปนของเฉพาะเครื่องแกวที่เคยยืมออกไปแลวเทานั้น) และบอกจํานวน เม่ือปอนจํานวนแลวเครื่องจะคํานวณปริมาณคงเหลือใหโดยอัตโนมัติ ถาไมคํานวณทันทีใหกดปุม F9 (update record) ในชอง Remained จะเปนปริมาณที่เหลือจริงในปจจุบัน ในการคืนหรือรายงานเครื่อง

19


แกวหายหรือแตกก็ทําไดในทํานองเดียวกันกับการยืม ขอมูลจะถูกบันทึกลงในประวัติการยืม-คืนของสมาชิก

3.5 การคนหารายการสารเคมีและเครื่องแกว เหมาะสําหรับการคนหาปริมาณ และตําแหนงที่อยูของสารเคมีและเครื่องแกวในหองปฏิบัติการ สามารถทําไดโดยใชฟอรมชื่อ Chem-Search Form และ Glassware-Search Form ซ่ึงเม่ือเปดฟอรมขึ้นมาจะเปนดังรูป

20


ฟอรมทั้งสองนี้ออกแบบไวใหดูและแกไขขอมูลที่มีอยู แต ไมสามารถลบ หรือเพ่ิมเติมขอมูลได (ตองเพ่ิมหรือลบผาน Chem-Input หรือ Glassware-Input form เทานั้น) โดยสามารถใชปุมคนหา หรือ Filter เพ่ือจํากัดรายการของเรคอรดที่จะแสดง หรือเรียงลําดับขอมูลไดเชนเดียวกับการใชงานฟอรมอ่ืนๆ ทุกประการ 4. การใชงาน report เปนการแสดงรายงานของขอมูลที่ปอนเขาไปทั้งหมด ซ่ึงสามารถสรุปไดดังตอไปน้ี - รายงานที่ขึ้นตนดวย Chem-Consumable จะเกี่ยวกับสารเคมีและวัสดุ - รายงานที่ขึ้นตนดวย Glassware จะเกี่ยวกับเครื่องแกว - รายงานที่มีคําวา Date จะรายงานเฉพาะขอมูลในชวงเวลาตามที่กําหนดไวในฟอรมชื่อ Edit CheckPeriod โดยจะตองปอนวันที่เร่ิมตนและวันที่สุดทายทั้งในรูปแบบไทยและอังกฤษใหสอดคลองกัน หากมีการกําหนดชวงเวลา ใน Chem-Input และ Glassware-Input Form จะตองลงวันที่ของใบสงของดวยมิฉะน้ันโปรแกรมจะไมสามารถนํารายการมาแสดงได หากตองการดูรายการทั้งหมดโดยไมสนใจชวงเวลา หรือตองการดูรายการทั้งที่ลงวันที่และที่ไมไดลงวนัที่ใหใชรายงานที่มีคําวา AllDate แทน Date เฉยๆ

21


- รายงานที่มีคําวา Group จะจํากัดขอบเขตเฉพาะกลุมวิจัยสําหรับหองปฏิบัติการที่มีกลุมวิจัยหลายกลุมและใชฐานขอมูลรวมกัน โดยรายงานจะถามใหปอนชื่อกลุมวิจัย (GroupID) เขาไป หากไมปอนจะไมสามารถออกรายงานได - บางรายงานจะมีการถามขอมูลเพ่ิมเติม เชน MemberID, GroupID, GrantID, InvoiceNo, Glassware Name/Code, Chemical Name/Code เปนตน สวนใหญจะสามารถละไดโดยการกด Enter ผานไป ซ่ึงโปรแกรมจะแสดงขอมูลทั้งหมด โดยจัดหมวดหมูตามที่กําหนด ยกเวน GroupID ไมสามารถละได ตองปอนเขาไปจึงจะไดรายงานที่สมบูรณ สําหรับรายละเอียดของรายงานดูในภาคผนวก และสามารถดูตัวอยางของรายงานไดจากโปรแกรมที่ผานการปอนขอมูลมาจํานวนหนึ่งแลว โปรดระลึกเสมอวารายงานจะออกไดอยางถูกตองก็ตอเม่ือผูใชปอนขอมูลที่ตองการครบถวนเทานั้น และทุกหองปฏิบัติการไมจําเปนจะตองใชทุกรายงาน แตรายงานที่นาจะมีประโยชนมากที่สุดสําหรับผูใชทุกระดับคือ 1. รายงานสรุปรายการสารเคมี-วัสดุของกลุมวิจัยหรือหองปฏิบัติการแยกตามชนิด (เฉพาะของที่มีอยู) (เปนรายงานสงภาควชิาหรือมหาวิทยาลัยเพ่ือแสดงรายการสารเคมีทั้งหมดที่อยูในความครอบครองของหองปฏิบัติการ/กลุมวิจัย) 2. รายงานประวัติการสั่งซ้ือสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวในหองปฏิบัติการตามชนิด (ใชสําหรับกลุมวิจัยเพ่ือประกอบการพิจารณาใบเสนอราคาและการจัดเตรียมงบประมาณ) 3. สรุปรายการสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวในหองปฏิบัติการแยกตามชั้นวาง (ใชตอนเช็คยอดประจําปหรือประจําเทอม)

22


ถาหากผูใชตองการรายงานที่มีวัตถุประสงคเฉพาะอ่ืนๆ ก็สามารถรองขอใหสรางรายงานใหมเพ่ิมเติมได และถาหากผูพัฒนาเห็นวาจะเปนประโยชนตอผูใชอ่ืนๆ ดวยก็จะผนวกรายงานใหมเหลานี้ไวกับโปรแกรม Labstore เวอรชันตอๆ ไป 5. การ Maintenance, Backup และ Upgrade ฐานขอมูล กอนออกจากโปรแกรม Access ควรเลือกเมนู Tools>Database Utilities>Compact and Repair Database ทุกครั้งเพ่ือลดขนาดของฐานขอมูล

โปรด backup ฐานขอมูลเฉพาะสวน backend (*be.mdb) อยางสม่ําเสมอ อยางนอยเปนรายสัปดาห โดยการกอปปไฟลไวในที่ที่ปลอดภัยและระบุวันที่ทําสําเนาไวดวยในชื่อไฟล เชน labstore_be_backup_14Aug06.mdb เปนตน หากมีการ Upgrade ฐานขอมูลในอนาคต จะกระทําเฉพาะตัว frontend คือ labstore_v14.mdb ซ่ึงจะแจงใหผูใชทราบเปนระยะเม่ือมีการ Upgrade ใหม ในการ Upgrade ใหลบไฟล labstore_vxx.mdb ของเกาออก แลวดาวนโหลดไฟล labstore_vxx.mdb ของใหม (เม่ือ xx คือหมายเลขเวอรชันใหม) มาแทน และทําการเชื่อมโยงกบั backend database เดิมที่เคยปอนขอมูลไวแลวดังที่อธิบายไวโดยละเอียดในหัวขอ 2 (การติดตั้งฐานขอมูล Labstore) ขอมูลที่เคยปอนไวจะยังคงอยูเหมือนเดิมทุกประการ มีปญหาหรือขอเสนอแนะโปรดติดตอผูพัฒนาฐานขอมูล รศ.ดร.ธีรยุทธ วิไลวัลย หอง 1340 อาคารมหามกุฏ โทร 02-2187627 ตอ 101 E-mail: [email protected] เว็บไซตของโปรแกรม http://www.chemistry.sc.chula.ac.th/training

23


ภาคผนวก 1: คําอธิบายรายงานทั้งหมดใน Labstore version 1.2 Chem-Consumable Reports Equivalent Glassware Reports คําอธิบาย

Chem-Consumable (All) by Group Report

N/A สรุปรายการสารเคมี-วัสดุของกลุมวิจัยแยกตามชนิด

Chem-Consumable (All) Report N/A สรุปรายการสารเคมี-วัสดุในหองปฏิบัติการแยกตามชนิด

Chem-Consumable (Existing) by Group Report

Glassware by Group Report สรุปรายการสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของกลุมวิจัยแยกตามชนิด (เฉพาะของที่มีอยู)

Chem-Consumable (Existing) Report

Glassware Report สรุปรายการสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวในหองปฏิบัติการแยกตามชนิด (เฉพาะของที่มีอยู)

Chem-Consumable (Missing) Report

N/A สรุปรายการสารเคมี-วัสดุในหองปฏิบัติการแยกตามชนิด (สารที่มีปญหา)

Chem-Consumable by Shelf Report

Glassware by Shelf Report สรุปรายการสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวในหองปฏิบัติการแยกตามชั้นวาง

Chem-Consumable Input by Invoice-AllDate by Group Report

Glassware Input by Invoice-AllDate by Group Report

สรุปงบประมาณสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของกลุมวิจัย

Chem-Consumable Input by Invoice-AllDate Report

Glassware Input by Invoice-AllDate Report

สรุปงบประมาณสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของหองปฏิบัติการ

Chem-Consumable Input by Invoice-Date by Group Report

Glassware Input by Invoice-Date by Group Report

สรุปงบประมาณสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของกลุมวิจัยในชวงเวลา

Chem-Consumable Input by Invoice-Date Report

Glassware Input by Invoice-Date Report

สรุปงบประมาณสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของหองปฏิบัติการในชวงเวลา

Chem-Consumable Input by InvoiceNo Details Report

Glassware Input by InvoiceNo Details Report

รายละเอียดการรับสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวเขาตามเลขใบสงของ

Chem-Consumable Invoice Status-AllDate by Grant Report

Glassware Invoice Status-AllDate by Grant Report

สถานภาพใบสั่งสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวแยกตามทุน

Chem-Consumable Invoice Status-AllDate by Group Report

Glassware Invoice Status-AllDate by Group Report

สถานภาพใบสั่งสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของกลุมวิจัย

Chem-Consumable Invoice Status-AllDate Report

Glassware Invoice Status-AllDate Report

สรุปสถานภาพใบสั่งสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของหองปฏิบัติการ

Chem-Consumable Invoice Status-Date by Grant Report

Glassware Invoice Status-Date by Grant Report

สถานภาพใบสั่งสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวในชวงเวลาแยกตามทุน

Chem-Consumable Invoice Status-Date by Group Report

Glassware Invoice Status-Date by Group Report

สถานภาพใบสั่งสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวของกลุมวิจัยในชวงเวลา

Chem-Consumable Invoice Status-Date Report

Glassware Invoice Status-Date Report สรุปสถานภาพใบสั่งสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวในชวงเวลา

Chem-Consumable Purchasing History Report

Glassware Purchasing History Report ประวัติการสั่งซื้อสารเคมี-วัสดุ/เครื่องแกวในหองปฏิบัติการตามชนิด

N/A Glassware Transaction by GlasswareCode Report

ประวัติการยืม-คืนเครื่องแกวตามชนิดของเครื่องแกว

N/A Glassware Transaction by Members & GlasswareCode Report

ประวัติการยืม-คืนเครื่องแกวของสมาชิกตามชนิดของเครื่องแกว

N/A Glassware Transaction by Members & TransactionID Report

ประวัติการยืม-คืนเครื่องแกวของสมาชิกตามใบยืม

24


ภาคผนวก 2: ประวัติการพัฒนาฐานขอมูล Labstore เวอรชันตางๆ วัน-เดือน-ป เวอรชัน ขอปรับปรุงจากเวอรชันกอนหนาน้ี 14/8/2006 1.1 - แกไขขอผิดพลาดใน Chem Update และ Glassware

Update Form 23/8/2006 1.2 - แกไขความผิดพลาดใน Chem-Input และ Glassware-

Input Form ที่ทําใหไมสามารถเพิ่มเติมขอมูลได - ปรับปรุงสิทธิในการแกไขฟอรมบางฟอรม - ปรับปรุงหนาตาของบางฟอรมเล็กนอย - เพ่ิมชอง comment ใน Glassware-Input Form

9/2006 1.3 - เพ่ิมรายงานใหแสดงรายการสารเคมีตามลําดับการรับเขา 28/5/2007 1.4 - ปรับปรุงฟอรมคนหาสารเคมีใหรับเง่ือนไขการสืบคนโดยใช

ชื่อหรือขอมูลอ่ืนของสารได

25

คู มือการใช งาน ฐานข ูลอม Labstore version 1 ... · 2007. 5. 29. · ธีรยุทธ วิไลวัลย 28 May 2007 คู...

Documents