Page 1
บทท 4
ผลการปฏบตงานตามโครงงาน
จากการปฏบตงานในต าแหนงผชวยเจาหนาทบนทกขอมลสนคาตางประเทศไดศกษาหาความรจดท า
โครงงานเรองเอกสารสนคาน าเขาตางประเทศ การจดเกบขอมล และการปองกนการสญหายของขอมล
เอกสาร พอสรปลกษณะการจดเกบขอมลในเอกสารไดดงน
4.1 รปแบบเอกสารตางๆทแนบมากบการขนสงสนคา
เอกสารทใชประกอบทางการคาระหวางประเทศ (Commercial Documents) ทผซอ (Importer) และผขาย (Exporter) ระบไวในสญญาการสงซอสนคาเขาหรอการสงสนคาออก ทพบเหนทวไปมดงน
รปท 4.1 Draft/Bill of Exchange
Draft/Bill of Exchange : ดราฟ หรอตวแลกเงน เปนตราสารทผออกตราสารหรอผออกตวสงใหบคคลหนงจายเงนใหแกอกบคคลหนง ซงทง 2 แบบหมายความเหมอนกน และนยมเรยกวา ดราฟท สวนใหญหมายถง Draft ของธนาคารเอง หรอเปนตราสารทใชขนเงนจากธนาคารอน
Page 2
19
รปท 4.2 Invoice
Invoice : บญชราคาสนคาหรอออกใบก ากบราคาสนคา คอเอกสารทออกโดยบรษทผขายสนคา เพอแจงหนใหกบผซอสนคา ทยงไมไดช าระเงน หรอแจงในวนครบก าหนดการช าระเงน ประกอบดวยขอมลส าคญ เชน ชอสถานประกอบการ, ทอย, เบอรตดตอ, ชอผซอ, วนท, เลขประจ าผเสยภาษ (ถาม), รายละเอยดผรบสนคา/ผสงสนคา เปนตน และเชอมโยงกบขอมลอนๆ เชน กจกรรม, บนทกยอและสงทแนบ
Page 3
20
รปท 4.3 Bill of lading
Bill of lading : ใบตราสนคาคอ ใบตราสงสนคาทางเรอ ซงมหลายประเภท และวธการออก B/L สามารถท าไดหลายประเภท หลก ๆ ไดแก House B/L คอ B/L ทออกโดย Forwarder สวน Master B/L คอ B/L ทออกโดยสายเรอ ไมวาจะเปน B/L WICE (House B/L) หรอวา B/L เรอ (Master B/L) ลกคา สามารถใชในการแลกเอกสาร D/O เพอเคลยรสนคาทปลายทางไดเหมอนกน เพยงแต agent ทใชปลายทางตางกน
Page 4
21
รปท 4.4 Air waybill
Air waybill : ใบตราสงสนคาทางอากาศ เปนเอกสารทผรบจางสงสนคาออกใหในฐานะผสงสนคา
ตองน า Air Waybill มาเปนสวนหนงของเอกสารสงออกทสงไปเรยกเกบเงน หรอใหผซอใชเปน
หลกฐานประกอบในการรบสนคาตอไป
Page 5
22
รปท 4.5 Parcel Post Receipt
Parcel Post Receipt : ใบพสดภณฑไปรษณย เปนใบรบรองออกใหโดยส านกงานไปรษณยของ
ประเทศตนทางสนคา เพอใหไวเปนหลกฐานวาจะจดสงหบหอสนคาตามทระบไวใหแกผรบ
ปลายทางทส านกงานไปรษณยในประเทศของผรบสนคา ซงใบพสดไปรษณย (Parcel Post
Receipt) เปนเพยงใบรบรองเทานน
Page 6
23
รปท 4.6 Rail way Bill
Rail way Bill : ใบตราสงทางรถไฟ เปนเอกสารทออกโดยการรถไฟ ใชเปนหลกฐานวาไดรบสนคา
จากผสงออกเพอขนสงไปยงจดหมายปลายทางแลว
Page 7
24
รปท 4.7 Insurance Policy
Insurance Policy : กรมธรรมประกนภย เปนเอกสารทถกตองตามกฎหมาย ทผรบประกนภยออก
ใหแกผเอาประกนภยเปน หลกฐานในการท าประกนภย เอกสารการเรยกรองคาสนไหมทดแทน
ส าหรบการประกนภยสนคา
Page 8
25
รปท 4.8 Insurance Certificate
Insurance Certificate : ใบรบรองการประกนภย เปนสญญาทผรบประกนตกลงยนยอมประกน
ความเสยหายทเกดขนจากภยตาง ๆ ตามทระบไวในกรมธรรม โดยผเอาประกนจะจายคาเบ ย
ประกนใหผรบประกนตามอตราทตกลงกน
Page 9
26
รปท 4.9 Certificate of Origin
Certificate of Origin : ใบรบรองตนก าเนดสนคา เปนหนงสอรบรองฯ ทแสดงวา สนคา นน ๆ ม
แหลงก าเนดมาจากประเทศใด
Page 10
27
รปท 4.10 Certificate of Inspection
Certificate of Inspection : ใบส าคญแสดงการตรวจสนคา ผซอบางรายตองการใบรบรองการ
ตรวจสอบ เพอแนใจวาสนคาทสงซอนนเปนไปตามมาตราฐานผสงออกตองจดการเรองเหลานให
ลกคาของตนเอง
Page 11
28
รปท 4.11 Beneficiary’s Certificate
Beneficiary’s Certificate : ใบรบรองผขาย ใบรบรองนออกโดยผสงออก หรอผรบผลประโยชนท
ระบไวใน L/C เพอ รบรองไดวาปฏบตตามค าส งใน L/C ซ งไ มอาจพสจนไดดวยว ธ อน
นอกเหนอจากค ารบรองจากผสงออก หรอผรบผลประโยชนวาไดปฏบตตามเงอนไขแลว แตหาก
ภายหลงตรวจทราบวา ผสงออกไมไดปฏบตตาม ผน าเขาอาจใชเอกสารฉบบนในการเรยกรองความ
เสยหายจากผสงออกได
Page 12
29
4.2 การจดเกบขอมล
เมอไดรบเอกสารจากตนทางผสงแลว น ามาบนทกขอมลไวรอจาย และเกบเพอกนขอมลสญหาย โดย
การลงขอมลในโปรแกรม SAP
รปท 4.12 การลงบนทกโปรแกรม SAP
จดยอดเงนลงในใบGR
และคยยอดเงนลงในชอง
amout enter
คยเลขท po.ลงใน
ชอง แลวกด
Page 13
30
รปท 4.13 การลงบนทกโปรแกรม SAP
รปท 4.14 การบนทกลงโปรแกรม SAP
กรอกวนทเอกสารในGR แลวกด
เชค จ านวนสนคาวาตรงกบเอกสาร
GRหรอไม
ดยอดBalace ใหเปน 0 แลวกด
save
Page 14
31
รปท 4.15 การบนทกลงโปรแกรม SAP
จดเลข 510....ลงในใบGR
Page 15
32
4.3 บนทกขอมลลงในโปรแกรม Microsoft Office Excel ใชชอ “การดตนทนสนคาน าเขาตางประเทศ” สง
พมพขอมลเปนหนาปกปดทบหนาเอกสารแลวจดเกบเขาคลงเอกสาร
รปท 4.16 ขอมลโดยรวมทน ามาปดทบเอกสาร