Het Nieuwe Werken Passie en Euro’s Aart Bos Aart Bos Boer & Croon
Het Nieuwe Werken
Passie en Euro’s
Aart BosAart BosBoer & Croon
De drijfveren om het nieuwe werken te implementeren verschillen per organisatie
Bank
Bank
Energiebedrijf
Versterking van onze interne en externe positionering (“zo binnen, zo buiten”) vanuit een corporate programma
Een nieuwe CAO met als motto flexibilisering van zowel arbeidsvoorwaarden als werkconcepten
Een nieuwe locatie die uitdaagt tot een nieuwe aanpak voor management en leiderschap, sturing, cultuur en technologie
Een verhuizing en het sluiten van locaties als motivator, om
Overheids inspecties
Telecom organisatie
Een verhuizing en het sluiten van locaties als motivator, om kosten te reduceren, beter samen te werken en de
bereikbaarheid te vergroten
Zien een combinatie tussen besparingen, productiviteit en MVO
Logistieke dienstverlener
Visie dat de mensen het verschil maken: als men hen helpt zich verder te ontwikkelen, versterkt men daarmee het bedrijf
DienstverlenerPositionering als maatschappelijk verantwoorde organisatie op
gebied van mobiliteit, wat betekent dat men ook zelf Het Nieuwe Werken moet omarmen
De potentie in Euro’s is substantieel.Het Nieuwe Werken zorgt voor meer slagkracht en veerkracht
Slagkracht
Productiviteit: +10 tot 40%
Reistijd: -5 tot -30%
Hogere effectiviteit
Kantooroppervlak: -15 tot -50%
ICT-kosten per werkplek: -5 tot -25%
Lagerekosten
Veerkracht
2
Aantrek/behoud talent: +5 tot +15%Geïnspireerde sollicitanten
Verzuim: -2 tot -20%Verbonden medewerkers
De kernboodschap gaat over
Management en Leiderschap
Kathedraal en de klant centraal
Je gedraagt je zoals je gestuurd wordt
Een integrale aanpak voor duurzaam succes:
Management- middenmanagement- medewerker
Functionele support: ICT, HRM; Finance en Facilitair
In onze rol ondersteunen we de klant om veel zelf te doen en te leren
Rollen van Boer & Croon
1. inspireren
2. verbinden
2
3. faciliteren
4. realiseren
5. reflecteren
Wij werken vanuit 6 uitgangspunten
3
Wij clusteren Het Nieuwe Werken naar 3 dimensies met impact op 8 thema’s
4. Motivatie van
medewerkers
5. Sturing van afdelingen
en medewerkers
6. Cultuur binnen de
organisatie en
afdelingen
1. Strategisch kader
(externe en interne
positionering)
2. Impact op
klantbediening en
klanttevredenheid
6
7. Overige HRM en
juridische aspecten
3. Benodigde ICT
support
8. Facilitaire
implicaties (m2,
werkplek-
concepten)Het Nieuwe
Werken is meer dan een flexibele
werkplek!
Kathedraal
Welke kathedraal willen we bouwen?
Echte klantbeleving realiseren we alleen met echt betrokken medewerkers
Oh…Klant voelt zich een nummer
‘Measure’Medewerker vervult zijn taak
Het effect op de klant…
Het effect op de
medewerker…
Hygiëne klantbeleving(dissatisfiers)
De visie op de dienstverlening staat
in het teken van…
Zo…Klant voelt zich tevreden
Wow!Klant is fan!
‘Pleasure’Medewerker is tevreden
‘Treasure’Medewerker voelt zich geïnspireerd
Verwachteklantbeleving
Overtroffenklantbeleving
Customer loyalty en klantbeleving Betrokken en geïnspireerde medewerkers
Het Nieuwe werken gaat zeker over Leiderschap
Aandacht
Eenvoud
Loslaten
Vertrouwen
Reflectie
Dialoog
Eenvoud
Leren
Verbinding
Het menselijke aspect staat daarbij centraal
STAF
Mag dat juridischdan allemaalzomaar?
En hoe zit het met de beveiliging van onze gegevens?
Kan onze ICT-organisatie dit wel
handelen?
UITVOERING
Doen onze mensen dan wel wat ze moeten doen?
Maar, onze mensenmoeten gewoonelke dag op
kantoor zijn hoor!
Dit wil ik helemaal niet, ik zou mijn collega’s enorm
missen!
gedraggedraggedrag
Onze aanpak luistert naar emoties en gedrag
GedragGedrag
Primaire processenPrimaire processen
Ondersteunende processenOndersteunende processen
Gedrag
Primaire processen
Ondersteunende processen
EmotieEmotieEmotie
We onderkennen meerdere organisatieniveaus
ICT voor thuis
& onderweg
Individu
Communicatie
& samenwerken
Cultuur
& sturing
Afdeling
Organisatie
Werk vanuit een integrale context via pilots naar de volgende fase
Voorbereiden pilot
Ontwerp en inrichting
passiecultuur & sturing
communicatie & samenwerking
ICT hrm & legal facilitair
Context en uitgangspunten per businessunit en pilotgroepen
Uitgangspunten Aansluiting Ambitie Aandachtspunten
COMMUNICATIE
COMMUNICATIE
1
2
3
Evaluatie
lessons learned continu monitoren masterplan uitrol
Uitvoeren pilot
met beperkte groep productie draaien
Voorbereiden pilot
ontwikkeling van het ontwerp tot de ‘live’ status van de pilot
COMMUNICATIE
COMMUNICATIE
3
4
5
13
Er is behoefte aan een andere sturing
Herkent u dat 78 % van de medewerkers gewoon hun ding doen en onvoldoende tot hun recht komen ?
• Slechts 4 van de 11 spelers weten welk doel het eigen doel is!
• Slechts 2 van de 11 spelers kan dat ook iets schelen!
• Slechts 2 van de 11 spelers weten welke positie ze op het veld innemen en hoe ze moeten spelen
• Negen spelers zouden vooral tegen elkaar spelen in plaats van tegen het andere team!
• 78% van de medewerkers doet gewoon hun ding
Wat is de speelstijl binnen uw bedrijf?
*Steven Covey
Waar staat u - ten aanzien van “sturing, cultuur en medewerker centraal”
� Hand opsteken indien ja…
Ik weet precies wat mijn mensen enthousiast maakt in hun werk
Ik zou meer dan 30 % meer uit mijn medewerkers kunnen halen als…
Wij kunnen goed sturen als we 50 % van onze KPI’s afschaffen…
Ambitie en visie hebben hun weerslag op de ICT, de huisvesting en de organisatie
Wil je kosten besparen, een aantrekkelijke werkgever worden of zelfs klanten inspireren en binden?
Inrichtingsconcept
Ambitie en Kathedraal
Organisatie Huisvesting ICT
Leiderschap Flexibiliteit Digitalisering
Betrokkenheid
Verantwoordelijkheid
Passie
Diversiteit
Comfort, ruimtelijkheid
Socialiteit
Ontsluiting
Samenwerking
Communicatie, presence
ResultatenOrganisatie Huisvesting ICT
Minder verloop en verzuim
Minder open vacatures
Hogere productiviteit
Minder m²
Minder interne verhuizingen
Lagere energiekosten
Minder zoekuren
Minder reistijd
Minder vergadertijd
Een aantal cruciale huisvestingskeuzes bepaalt de soort en omvang van de resultaten
1 of enkele flexplekken
Transparante en multifunctionele ruimten
Uniforme inrichting
Huisvestingskeuzes
Diversiteit
Flexibiliteit
Huisvestingskeuzes
Diversiteit
Flexibiliteit
Resultaten
m²
Onderhoudskosten
Energiekosten
Resultaten
m²
Onderhoudskosten
Energiekosten
Mogelijke innovaties
18
multifunctionele ruimten
Grote verscheidenheid werkpleksoorten
Verschillende sferen
Personalisatie werkplekken
Tactische cateringspotsSocialiteit
Comfort
Ruimte(lijk)
Socialiteit
Comfort
Ruimte(lijk)
Onderhoudskosten
Aantal interne verhuizingen
Imago
Productiviteit
Onderhoudskosten
Aantal interne verhuizingen
Imago
Productiviteit
Waar staat u – Facilitaire Zaken cq Huisvesting
� Hand opsteken indien ja…
Wij willen onze werkplek meer activiteit afhankelijk maken
Het is mogelijk substantiële bezuinigingen te Het is mogelijk substantiële bezuinigingen te realiseren
In ons facilitair beleid moeten we meer ruimte opnemen voor de sociale ontmoetingen
20 -
m2
-/-40%
onderhoudinterne
Onze eigen ervaring:Besparingen op huisvestingskosten tot 35% zijn mogelijk
20 -35%
onderhoud
-/- 20%
energie
-/- 25%
interne verhuizingen -
/-50%
Technologie is hierbij zowel kans als bottleneck
ICT–voorbeelden van relevante vragen in een contactcenter
ArchitectuurVallen de nieuwe ontwikkelingen binnen de huidige architectuurvisie?
InfrastructuurZijn de nieuwe ICT-diensten al standaard ING-diensten of is er ontwikkeling nodig?
SecurityVoldoet de nieuwe manier van werken aan de strenge security eisen, bijv. in geval van IP-telefonie?
Welke businessapplicaties hebben de medewerkers nodig en kunnen Applicaties
Welke businessapplicaties hebben de medewerkers nodig en kunnen deze nu al thuis worden aangeboden (bijv. via Citrix en VPN)?
TelefonieKiezen we voor PSTN of IP, welke telefooncentrale wordt nu gebruikt?
HardwareIs er nieuwe hardware nodig, zoals een logger, een telefooncentrale, een kaart, een testserver, hardphones?
Software Zijn er licenties nodig?
SpecificatiesVeranderen de specificaties bij het thuiswerken (bijv. gebruiken we nog steeds de hardphone of kiezen we voor een softphone)?
Waar staat u - ICT
� Hand opsteken indien ja…
Ik vind dat onze ICT op orde is
Ik heb op elk moment goede toegang tot Ik heb op elk moment goede toegang tot kennis van mijn collega’s
Ik kan snel en gemakkelijk de juiste informatie vinden
Inventariseer werkzaamheden per archetype om inzicht te krijgen in productiviteits potentie
Archetypen % Delta mws
1 Ondersteunende rol met hoge
voorspelbaarheid van het werk 26 %
2 Geconcentreerde analytische rol21%
3 Technische specialist rol11%
Activiteiten % minuten
1 bellen 10% 50
2 geconcentreerd pc werk 40% 193
3 snel pc werk 26% 124
4 bila overleg 10% 47
4 Creatieve/ onderzoek rol1%
5 Rol met hoge interne mobiliteit15%
6 Management of coördinerende rol23%
7 Rol met externe focus en hoge
mobiliteit 3%
Totaal 100%
4 bila overleg 10% 47
5 kleine vergadering 11% 54
6 grote vergadering 2% 8
7 document verzorging 1% 4
Totaal 100% 480
Voorbeeld: Productiviteitswinst per archetype
Tijd en plaats-
onafhankelijk
werken
Effectief
samenwerkenSlim vergaderen Klant centraal
Winst in uren per
week
1. Ondersteunende rol met hoge
voorspelbaarheid van werk 1,50 0,50 0,50 5,00 7,50
2. Geconcentreerde analytische rol 1,50 3,00 0,50 1,00 6,00
3. Technische specialist rol 1,25 2,75 0,50 1,00 5,50
4. Creatieve/ onderzoek rol 1,00 2,75 0,50 1,00 5,25
5. Rol met hoge interne mobiliteit 0,50 1,50 1,25 0,50 3,75
6. Management of coördinerende rol 0,50 0,50 1,50 5,00 7,00
7. Rol met externe focus en hoge mobiliteit 1,00 0,50 0,75 1,50 3,757. Rol met externe focus en hoge mobiliteit 1,00 0,50 0,75 1,50 3,75
# Medewerkers Productiviteitstijging
1. Ondersteunende rol met hoge
voorspelbaarheid van werk 26% 4,9%
2. Geconcentreerde analytische rol 21% 3,2%
3. Technische specialist rol 11% 1,5%
4. Creatieve/ onderzoek rol 1% 0,1%
5. Rol met hoge interne mobiliteit 15% 1,4%
6. Management of coördinerende rol 23% 4,0%
7. Rol met externe focus en hoge mobiliteit 3% 0,3%
100% 15,4%
Praktijk case
Er is een duidelijke aanleiding voor XYZ om Het Nieuwe Werken te omarmen
1.
We gaan van 54 naar 16 locaties, waardoor het aantal reisbewegingen en de bijbehorende kosten enorm kan gaan toenemen bij een
ongewijzigde manier van werken
reizen
2.
Productiviteitsverbetering is essentieel in het streven om met minder mensen dezelfde taken
beter uit te voeren. De kaasschaaf is niet productiviteit2. beter uit te voeren. De kaasschaaf is niet voldoende; het vraagt een nieuwe manier van
sturen en werken
productiviteit
3. De druk op kosten is blijvend. Met Het Nieuwe Werken zoeken we naar kostenreductie, waarbij
de voordelen bij huisvesting evident zijnkosten
We hebben 5 thema’s gekozen; de medewerker staat centraal
plaats en tijdonafhankelijk
Medewerkers werken daar waar ze het meest effectief zijn, dit kan deels thuis, deel op kantoor en deels onderweg op bij
partners of klanten
ruimte geven
Managers geven hun mensen de ruimte om zelfstandig te presteren en ondersteunen ze bij hun ontwikkeling.
Managers hebben de ruimte nodig om maatwerk te kunnen leveren
altijd en overal toegang Kennis wordt zoveel mogelijk eenduidig en centraal
opgeslagen en door een ieder eenvoudig te doorzoeken en altijd en overal toegang
tot informatieopgeslagen en door een ieder eenvoudig te doorzoeken en
te gebruiken
samenwerken
Medewerkers werken optimaal samen door spontane ontmoetingen, door elkaar eenvoudig te vinden, door via allerlei kanalen met elkaar te kunnen communiceren en
door goede technologische ondersteuning
ontmoeten
De kantoorpanden ontwikkelen van een verzameling werkplekken naar een huisvesting die de waarden en
ambities ondersteunt van de organisatie en daardoor meer een ontmoetings -en samenwerkomgeving wordt
Welk ambitieniveau willen we nastreven?
HNW als facilitaire innovatie
• flexibele kantoren
• werkplekautomatisering en standaardisering
• focus op kostenbesparing
1
HNW als drijfveer van (interne)productiviteit
• arbeidssatisfactie en productiviteit gaan hand in handhogere productiviteit
lagere huisvestingskosten
minder interne verhuizingen
2
3
• arbeidssatisfactie en productiviteit gaan hand in hand
• mobiliseren van passie, ruimte aan medewerkers
• focus op creëren van een great place to work
HNW als bron voor (externe)positionering
• de klant centraal
• zo buiten zo binnen (practice what you preach)
• positioneren als autoriteit
lager verzuim
aantrekken, behoud talent
minder reis en vergadertijd
hogere klanttevredenheid
betere naamsbekendheid
voorbeeld voor de overheid
De projectgroep kan aan de slag
Visie
&
Kader
Visie
&
Kader
PVA
Projectgroep
Comm.plan
PVA
Projectgroep
Comm.plan
Werkstroom HuisvestingWerkstroom Huisvesting
Werkstroom TechnologieWerkstroom Technologie
Werkstroom OrganisatieWerkstroom Organisatie
Werkstroom MensWerkstroom Mens
HNW
ambitie in
thema’s
HNW
ambitie in
thema’s
pilots
quick
wins
quick
wins
De projectgroep Het Nieuwe Werken gaat werken aan:
1. ontwikkelen van een organisatiebrede visie, kader en ambitie op Het Nieuwe Werken
2. beschrijven concept plan van aanpak
3. bespreken en visie met kwartiermakers
4. in kaart brengen mogelijke quickwins
Programma & VerandermanagementProgramma & Verandermanagement
Het proces van invoering kent een aantal specifieke uitgangspunten
Om een nieuwe manier van werken succesvol te implementeren willen we een aantal uitgangspunten hanteren
1. serieus - commitment van de directie en management
2. concreet - duidelijk en pragmatisch benoemen wat we nu gaan doen en
wat niet
3. haalbaar - realistische doelen, gefaseerd in de tijd en evt. verschillend
per bedrijfsonderdeel
4. integraal - geen aparte projecten, maar aansluiten bij lopende
Planning op hoofdlijnen laat zien dat er spanning zit bij de snelheid van huisvesting
1. visie, ambitie
2. pva en programmateam
3. pilots huisvesting servicekantoor en steunpunten
HNW
4. pve huisvesting
5. pve technologie
6. pve hrm
7. quickwins
8. pilots
De potentie in Euro’s is substantieel.Het Nieuwe Werken zorgt voor meer slagkracht en veerkracht
Slagkracht
Productiviteit: +10 tot 40%
Reistijd: -5 tot -30%
Hogere effectiviteit
Kantooroppervlak: -15 tot -50%
ICT-kosten per werkplek: -5 tot -25%
Lagerekosten
Veerkracht
32
Aantrek/behoud talent: +5 tot +15%Geïnspireerde sollicitanten
Verzuim: -2 tot -20%Verbonden medewerkers