-
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Teori-Teori Basis Data
2.1.1 Pengertian Data
Menurut Jeffrey A Hoffer (2005, p5), bagian data berhubungan
dengan
fakta yang berfokus pada objek dan peristiwa yang dapat direkam
dan di
simpan di dalam media komputer. Sebagai contoh, pada basis data
penjualan
pelanggan, data harus memasukkan fakta seperti nama pelanggan,
alamat,
dan nomor telepon. Saat ini basis data digunakan untuk menyimpan
objek
seperti dokumen, peta-peta, foto grafik, suara, bahkan potongan
video.
Seperti contoh basis data pelanggan yang harus memasukkan foto
pelanggan.
Tipe data ini adalah data yang tidak terstruktur atau sebagai
data multimedia.
2.1.2 Pengertian Basis Data
Menurut Connolly (2002, p14), basis data didefinisikan
sebagai
kumpulan relasi logikal dari data/deskripsi data yang dapat
digunakan
bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan
oleh
perusahaan. Secara logika, relasi data terdiri dari
entiti-entiti, atribut, dan
relasi dari informasi organisasi/perusahaan.
Menurut Turban (2003, p16), basis data merupakan kumpulan file
atau
record yang terorganisir, yang menyimpan data beserta hubungan
diantara
data tersebut.
-
Menurut Hoffer (2002, p4), basis data adalah kumpulan data
yang
terorganisir dan secara logika berkaitan. Terorganisir maksudnya
data
distrukturkan sehingga mudah untuk disimpan, dimanipulasi dan
diperoleh
oleh pengguna. Berkaitan maksudnya data menggambarkan daerah
asal
(domain) kepentingan tertentu bagi kelompok pengguna dan
pengguna dapat
menggunakan data untuk menjawab pertanyaan seputar domain
itu.
2.1.3 Pengertian File
File adalah kumpulan record yang mengandung logically
related
data (Connolly, 2002, p8).
2.1.4 Pengertian Record
Tuple (record, baris, row) adalah nama untuk kumpulan atribut
tersimpan
yang saling berkaitan membentuk data record yang mempunyai
arti
(Connolly, 2002, p73).
2.1.5 Pengertian Field
Atribut (field, kolom) adalah unit terkecil dari data yang
disimpan dalam
basis data. (Connolly, 2002, p72).
Menurut Jeffrey A Hoffer ( 2005, p241) field adalah unit
terkecil dari
suatu aplikasi data yang dikenal oleh sistem perangkat lunak.
Seperti bahasa
pemograman atau sistem pengaturan basis data. Sebuah field sama
dengan
atribut sederhana daripada model data logikal, jadi field
menampilkan setiap
komponen dari kebalikan atribut.
-
2.2 Konsep Basis Data
Menurut Mcleod (2001, p259), dua tujuan konsep basis data
adalah
meminimalisasikan pengulangan data (data redundancy) dan
mencapai
independensi data. Pengulangan data (data redundancy) adalah
duplikasi data.
Artinya, data yang sama disimpan dalam beberapa file.
Independensi data adalah
kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa
membuat
perubahan pada program yang memproses data. Independensi data
dicapai dengan
menempatkan spesifikasi data dalam tabel dan kamus data yang
terpisah secara
fisik dari program. Perubahan pada struktur data hanya dilakukan
sekali, yaitu
dalam tabel.
2.3 Arsitektur Basis Data
Arsitektur ANSI-SPARC Three-Level menurut Connolly(2002,34)
adalah
external level, konseptual level, dan internal level.
2.3.1 External Level
Cara pandang pengguna terhadap basis data.
Menerangkan bagaimana data yang ada direpresentasikan untuk
pengguna
yang berbeda.
-
Ekternal level merupakan level pengguna individual, dimana
masing-masing
pengguna hanya akan berkepentingan dengan satu bagian saja. Cara
pandang
dari masing-masing pengguna bersifat abstrak bila dibandingkan
dengan
bagaimana sebenarnya data tersebut disimpan. Masing-masing
pandangan
pengguna tersebut disebut external view, yang berisi berbagai
tipe eksternal
record. Jadi level ini berkaitan erat dengan pengguna, dimana
dari tiap
pengguna hanya memerlukan sebagian dari data yang ada dalam
basis data.
Cara pandang secara eksternal hanya terbatas pada entiti,
atribut, dan
hubungan antar entiti yang diperlukan saja.
2.3.2 Konseptual Level
Cara pandang keseluruhan basis data (Community view of the
database).
Menerangkan data apa saja yang tersimpan dan relasi antar
data.
Konseptual view merupakan representasi informasi keseluruhan
dari isi basis
data, dimana semua pandangan masing-masing pengguna
digabungkan.
Perwujudannya abstrak, bila dibandingkan dengan bagaimana
data
sesunggguhnya tersimpan secara fisik. Konseptual view berisi
berbagai tipe
dari konseptual record yang didefinisikan oleh konseptual skema,
ditulis
dalam data definition language (DDL). Pendefinisian skema
konseptual
dimaksudkan untuk menyertakan feature-feature tambahan, seperti
security
and integrity.
-
Beberapa tujuan utama dari skema konseptual diantaranya;
menggambarkan
enterprise secara lengkap, bagaimana data tersebut digunakan,
bagaimana
aliran data didalam enterprise, kegunaan data untuk setiap
proses, proses
kontrol atau audit yang diberikan pada setiap proses.
2.3.3 Internal Level
Representasi secara fisik (Physical representation) dari basis
data pada
komputer.
Menerangkan bagaimana data yang ada disimpan dalam basis
data.
Internal view merupakan level terendah dalam representasi dari
keseluruhan
basis data. Internal view berisikan berbagai tipe internal
record yang
didefinisikan oleh skema internal. Selain itu juga menjelaskan
mengenai
alokasi ruang penyimpanan data dan indeks, bagaimana perwujudan
field-
field yang disimpan, deskripsi record untuk penyimpanan (dengan
ukuran
penyimpanan untuk data elemen), pemampatan data, dan teknik
encription
(pengamanan data). Dengan kata lain level ini berkaitan
dengan
penyimpanan basis data atau penyimpanan struktur yang
menerangkan
tempat penyimpanan data pada internal view, dan penyimpanan
struktur pada
skema internal yang menerangkan hubungannya dengan cara
pengaksesan
data yang disimpan.
-
2.4 Pengertian DBMS (Database Management System)
Menurut Date (2000, p43), DBMS merupakan piranti lunak yang
menangani
seluruh akses terhadap basis data.
DBMS adalah kumpulan program yang digunakan untuk membuat
dan
mengelola basis data. Menurut Petroutsos (2000, p5), DBMS
menyediakan fungsi-
fungsi sebagai berikut :
1. DBMS mengizinkan aplikasi mendefinisikan struktur dari basis
data dengan
pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang mendefinisikan atau mengedit
struktur
ini disebut dengan Data Definition Language (DDL).
2. DBMS mengizinkan aplikasi memanipulasi informasi yang
disimpan didalam
basis data dengan pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang
memanipulasi
informasi ini disebut dengan Data Manipulation Language
(DML).
3. DBMS melindungi integritas basis data dengan menerapkan
beberapa aturan,
yang dimasukkan kedalam perancangan basis data tersebut.
Menurut Connoly (2002, p16), DBMS adalah sistem perangkat lunak
yang
memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, dan
memelihara basis
data dan menyediakan kontrol akses untuk basis data. DBMS
menyediakan
fasilitas-fasilitas sebagai berikut :
Mengizinkan pemakai untuk mendefinisikan basis data yang
biasanya disebut sebagai Data Definition Language (DDL).
Mengizinkan pemakai untuk insert, update, delete, dan retrieve
data dari basis data yang biasanya disebut Data Manipulation
Language (DML).
-
2.4.1 Data Definition Language (DDL)
Menurut Connolly (2002, p40), DDL adalah suatu bahasa yang
memungkinkan DBA atau pengguna untuk mendefinisikan,
menerangkan
dan memberi nama entiti-entiti, atribut, dan relasi yang
dibutuhkan untuk
aplikasi, termasuk batasan-batasan keamanan dan
integritas-nya.
Hasil kumpulan dari statement DDL adalah satu set table yang
menyimpan file khusus secara bersama dinamakan sistem katalog.
Sistem
katalog yang mengintegrasikan meta-data. Meta data adalah data
yang
menggambarkan objek dalam basis data dan membuatnya lebih mudah
untuk
diakses dan dimanipulasi. Meta-data berisi definisi dari record,
data item,
objek lain yang menjadi minat ke para pemakai atau diperlukan
oleh DBMS.
DBMS secara normal berkonsultasi kepada sistem katalog sebelum
data yang
aktual diakses dalam basis data.
2.4.2 Data Manipulation Language (DML)
Menurut Connolly (2002, p41), DML adalah suatu bahasa yang
memberikan set operasi untuk mendukung operasi manipulasi data
dasar
pada data yang tersimpan di dalam basis data.
Operasi manipulasi pada data meliputi :
1. Menambahkan data baru ke dalam basis data.
2. Memodifikasi data yang tersimpan dalam basis data.
3. Memperoleh kembali data yang terdapat dalam basis data.
4. Menghapus data dari basis data.
-
DML dibedakan oleh perolehan bentuk dasar pencarian mereka,
kita
dapat membedakan dalam 2 jenis DML yaitu :
1. Procedural DML
Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk memberi
instruksi
ke sistem mengenai data yang dibutuhkan dan cara
pemanggilannya.
Artinya, pengguna harus menjelaskan operasi pengaksesan data
yang
akan digunakan dengan menggunakan prosedur yang ada untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
2. Non-procedural DML
Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk menentukan
data yang dibutuhkan dengan menyebutkan spesifikasinya tanpa
men-
spesifikasikan bagaimana cara mendapatkannya.
2.5 Komponen Komponen DBMS
Menurut Connolly (2002, pp18 - 20), Database Management System (
DBMS )
memiliki lima komponen penting yaitu:
1. Data
Data pada sebuah sistem basis data baik itu single-user sistem
maupun
multi-user sistem harus terintegrasi dan dapat digunakan bersama
(Integrated
and Shared)
-
2. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan terdiri dari :
- Penyimpanan secondary (manegtic disk), I/O device ex : disk
drives),
device Controller, I/O Channels, dan lainnya.
- Hardware processor dan main memory, digunakan untuk
mendukung
saat eksekusi sistem software basis data.
3. Perangkat Lunak
DBMS, operating system, network software (jika diperlukan)
dan
program aplikasi pendukung lainnya.
4. Prosedur
Prosedur berhubungan dengan instruksi dan peraturan yang
mengatur
perancangan dan kegunaan dari basis data. Pengguna sistem
tersebut dan
karyawan yang mengelola basis data memerlukan dokumentasi
prosedur dan
bagaimana sistem itu dijalankan. Prosedur tersebut meliputi
:
a. masuk ke dalam DBMS
b. Menggunakan fasilitas DBMS atau aplikasi program
c. Memulai dan menghentikan DBMS
d. Membuat backup dan recovery basis data
e. Menangani kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak
-
5. Pengguna
Pengguna terdiri dari :
- Aplication Manager, bertanggungjawab untuk membuat aplikasi
basis
data dengan menggunakan bahasa pemrograman yang ada, seperti :
C++,
Java, dan lainnya.
- End Users, siapapun yang berinteraksi dengan sistem secara
online
melalui workstation/terminal.
- DA (Data Administrator), seseorang yang berwenang untuk
membuat
keputusan stategis dan kebijakan mengenai data yang ada, DBA
(Database Administrator), menyediakan dukungan teknis untuk
implementasi keputusan tersebut, dan bertanggungjawab atas
keseluruhan
kontrol sistem pada level teknis.
2.6 Pengertian Entiti
Menurut Connolly (2002, p15), entiti adalah objek berbeda
(orang, tempat,
benda, konsep, atau kejadian) dalam organisasi untuk
direpresentasikan di dalam
basis data.
2.7 Pengertian Relasi
Pengertian tipe relasi menurut Connolly (2002, p334) adalah
sekumpulan
hubungan antara satu atau lebih tipe-tipe entiti.
-
Derajat dari relasi adalah jumlah dari partisipasi
(participating) tipe entiti dalam
sebuah tipe relasi tertentu. Entiti yang berkaitan dalam sebuah
tipe relasi dikenal
sebagai participant dalam relasi dan jumlah participant dalam
relasi disebut sebagai
derajat (degree) dari relasi. Oleh karena itu, derajat dari
sebuah relasi menunjukkan
jumlah dari entiti yang terkait dalam relasi. Sebuah relasi
berderajat dua disebut
binary, relasi berderajat tiga disebut sebagai ternary, dan
relasi berderajat empat
disebut sebagai quartenar.
Sifat-sifat Relasi :
Nama relasi berbeda satu sama lain dalam skema relasional Setiap
sel (baris,kolom) dari relasi berisi satu nilai atomik Setiap
atribut memiliki nama yang berbeda Nilai suatu atribut berasal dari
domain yang sama Setiap tuple berbeda, dan tidak ada dupikasi
tuple.
Relational Keys :
Superkey Superkey didefinisikan sebagai sebuah atribut atau
himpunan atribut
yang mengidentifikasi secara unik tuple-tuple yang ada dalam
relasi.
Candidate Key Candidate Key didefinisikan sebagai jumlah minimal
dari atribut-
atribut yang nilainya dapat secara unik mengidentifikasikan
suatu entiti
(Connolly, 2002, p340).
-
Primary Key Primary Key didefinisikan sebagai candidate key yang
dipilih untuk
identifikasi tuple secara unik dalam suatu relasi. (Connolly,
2002, p341)
Alternate Keys Alternate Key didefinisikan sebagai candidate key
yang tidak terpilih
sebagai primary key
Composite Key Composite Key didefinisikan sebagai candidate key
yang terdiri atas
dua atau lebih atribut (Connolly, 2002, p341)
Foreign Key Foreign Key didefinisikan sebagai atribut atau
himpunan atribut
dalam relasi yang dibandingkan dengan candidate key pada
beberapa relasi.
Relational Integrity :
1. Null
- Representasi nilai atribut yang tidak diketahui atau tidak
digunakan
dalam tuple
- Berkaitan dengan ketidaklengkapan/pengecualian data
- Representasi tidak adanya suatu nilai dan tidak sama dengan
Nol atau
Spasi
2. Integritas Entiti
-
Pada relasi dasar, tidak ada atribut ataupun primary key
yang
bernilai NULL
3. Integritas Referensi
Jika terdapat foreign key dalam suatu relasi, maka nilai
foreign
key tersebut akan dibandingkan (match) dengan nilai candidate
key dari
beberapa tuple pada relasi itu sendiri atau nilai foreign key
harus NULL
seluruhnya.
4. Enterprise Constraints
Aturan tambahan yang dispesifikasikan oleh user atau DBA.
Terdapat tiga jenis relasi biner:
Relasi biner 1 : 1 Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti
tunggal berelasi dengan
instance entiti tunggal lainnya (Kroenke, 2002, p53).
Relasi biner 1 : * Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti
tunggal berelasi dengan
lebih dari satu instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p53)
Relasi biner * : * Relasi ini terjadi jika banyak instance
entiti berelasi dengan
banyak instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p54)
2.8 Pengertian Atribut
-
Atribut merupakan properti dari suatu entiti maupun relasi
(Connolly, 2002,
p338). Atribut bisa bernilai tunggal (single-valued) ataupun
bernilai jamak (multi-
valued).
Tipe tipe atribut :
Attribute Domain
Set nilai yang dibolehkan dari satu atau banyak atribut.
Simple Attribute
- Atribut yang mempunyai komposisi komponen tunggal dengan
keadaan
independent.
Composite Attribute
Atribut yang mempunyai komponen multi yang keadaannya satu
dengan
yang lain dalam kondisi independent.
Single-valued Attribute
Atribut yang mempunyai nilai tunggal untuk setiap occurrence
pada suatu
tipe entiti
Multi-valued Attribute
Atribut yang mempunyai nilai jamak untuk suatu occurrence pada
suatu tipe
entiti
Derived Attribute
Merupakan satu atau lebih atribut yang berhubungan satu sama
lain, nilai dari
satu atribut ditentukan oleh nilai atribut lain atau nilai
beberapa atribut
berasal dari hubungan entiti.
-
2.9 Permodelan Relasi Entiti
Pemodelan ER merupakan pemodelan data tingkat tinggi yang
termasuk dalam
pendekatan top down dalam perancangan basis data. Pemodelan ini
didasarkan pada
persepsi dunia nyata yang terdiri atas sekumpulan objek-objek
dasar yang disebut
dengan entiti, serta relasi diantara objek-objek tersebut
(Silberschatz, 2002, p25).
Adapun notasi diagramatik yang dipilih untuk pemodelan ER dalam
penulisan
skripsi ini adalah menggunakan bahasa pemodelan berorientasi
objek yang dikenal
sebagai Unified Modeling Language (UML).
2.10 Daur Hidup Aplikasi Basis Data
Tahapan daur hidup aplikasi basis data yang tampak pada Gambar
2.1.
berikut ini tidak mutlak dilaksanakan secara terurut, melainkan
melalui
sejumlah pengulangan dari tahapan terdahulu agar didapatkan
hasil semaksimal
mungkin.
-
Gambar 2.1Tahapan dalam daur hidup aplikasi basis data (Database
Systems:
A Practical Approach to Design, Implementation, and Management,
2002, p272)
Penjelasan dari tahapan-tahapan pada Gambar 2.1 adalah sebagai
berikut:
2.10.1 Perencanaan Basis Data
Merupakan aktivitas merencanakan bagaimana tahapan dari daur
hidup aplikasi basis data dapat direalisasikan secara lebih
efisien dan
efektif. Langkah penting yang dilakukan pada tahap ini
adalah
mendefinisikan tujuan dari pengerjaan proyek basis data,
serta
mengidentifikasi manfaat apa yang bisa didapat sebagai
hasilnya.
Aktivitas perencanaan basis data juga menentukan bagaimana data
akan
dikumpulkan, dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan, serta
bagaimana perancangan dan implementasi akan dilakukan
(Connolly,
2002, p273-274).
2.10.2 Definisi Sistem
Menentukan jangkauan beserta batasan dari aplikasi basis
data,
penggunanya, dan area aplikasinya. Sebelum dilakukan
perancangan
basis data, amatlah penting untuk mengidentifikasikan batasan
dari sistem
yang sedang ditelusuri serta bagaimana sistem tersebut
berinteraksi
dengan bagian lain dalam sistem informasi organisasi (Connolly,
2002,
p274).
-
2.10.3 Kebutuhan Pengumpulan dan Analisis
Merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis informasi
mengenai bagian dari organisasi yang akan didukung oleh aplikasi
basis
data, serta menggunakan informasi ini guna mengidentifikasi
kebutuhan
dari pengguna pada sistem yang baru. Ada banyak teknik yang
dapat
digunakan guna mengumpulkan informasi ini, yang dikenal
dengan
istilah teknik fact finding (Connolly, 2002, p276).
Secara umum, terdapat lima macam teknik fact finding yang
sering
digunakan, meliputi pemeriksaan dokumen-dokumen, wawancara,
observasi pada organisasi, riset, dan menyebarkan kuisioner
(Connolly,
2002, p305).
2.10.4 Perancangan Basis Data
Metodologi perancangan merupakan suatu pendekatan
terstruktur
yang mempergunakan prosedur, teknik, alat, serta perangkat
dokumentasi
guna mendukung dan memfasilitasi proses perancangan.
Metodologi
perancangan mencakup beberapa tahapan yang masing-masing
terdiri
atas sejumlah langkah, yang berguna dalam memberikan panduan
kepada
perancang mengenai teknik yang sesuai pada setiap tahapan
dalam
proyek (Connolly, 2002, p418-419).
Metode perancangan basis data merupakan proses membangun
suatu rancangan basis data yang akan mendukung aktivitas
organisasi.
Terdapat dua pendekatan utama yang digunakan dalam merancang
basis
-
data, yakni pendekatan secara bottom up dan pendekatan secara
top
down.
Pendekatan secara bottom up dilakukan melalui analisis
terhadap
atribut (properti dari entiti dan relasi) beserta asosiasinya.
Proses
normalisasi merupakan representasi pendekatan secara bottom up
ini.
Normalisasi mencakup pengidentifikasian atribut-atribut yang
diperlukan
beserta agregasi berikutnya menjadi relasi yang telah
dinormalkan
dengan berdasarkan pada ketergantungan fungsional diantara
atribut-
atribut.
Pendekatan secara top down dilakukan dengan terlebih
membangun
model data tingkat tinggi guna kemudian membangun model data
yang
lebih sederhana. Pendekatan ini diilustrasikan melalui konsep
model
Entity-Relasi (ER).
Adapun pendekatan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini
adalah pendekatan top down.
Perancangan basis data terbagi kedalam tiga tahapan utama,
yakni
perancangan basis data secara konseptual, logikal, dan fisikal
(Connolly,
2002, p419).
2.10.4.1 Perancangan Basis Data Konseptual
Perancangan basis data konseptual adalah proses
membangun model informasi yang digunakan dalam perusahaan,
terlepas dari segala pertimbangan fisik (Connolly, 2002,
p419).
-
Langkah-langkah perancangan basis data konseptual
adalah sebagai berikut:
Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view
dengan cara :
1) Identifikasi tipe entiti : mengidentifikasi entiti-entiti
untuk
model yang akan dibangun.
2) Identifikasi tipe relasi : mengidentifikasi relasi yang
terjadi
antar entiti.
3) Identifikasi dan asosiasikan atribut dengan tipe entiti
dan
relasi : mengidentifikasi atribut-atribut yang dimiliki oleh
entiti maupun relasi
4) Tentukan domain atribut: menentukan batasan nilai yang
valid bagi atribut-atribut.
5) Tentukan atribut-atribut candidate key dan primary key :
mengidentifikasi candidate key untuk setiap entiti, dan
kemudian menentukan primary key.
6) Pertimbangkan penggunaan enhanced modeling concepts
(langkah ini bersifat opsional) : mempertimbangkan
penggunaan konsep-konsep seperti
specialization/generalization, aggregation, ataupun
composition.
7) Periksa model terhadap redudansi : mengecek apakah
terdapat redundansi pada model.
-
8) Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi
pengguna: memastikan bahwa model konseptual lokal
mendukung transaksi yang dibutuhkan.
9) Tinjau kembali model data konseptual lokal bersama
dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun
guna memastikan bahwa model tersebut merupakan
representasi yang sesuai.
2.10.4.2.Perancangan Basis Data Logikal
Perancangan basis data logikal adalah proses membangun
model informasi yang digunakan dalam perusahaan dengan
berdasarkan pada suatu model data spesifik, tetapi masih
terlepas
dari DBMS tertentu beserta pertimbangan fisik lainnya
(Connolly, 2002, p419).
Langkah-langkah perancangan basis data logikal adalah
sebagai berikut:
1) Bangun dan validasi model data logikal lokal untuk setiap
view dengan cara
1.1) Hilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel dengan
model relasional (langkah ini bersifat opsional):
melakukan perbaikan terhadap model data konseptual
lokal dengan menghilangkan fitur-fitur yang tidak
kompatibel. Menghaluskan model logikal data
-
konseptual dengan menghilangkan features yang tidak
kompatibel terhadap model relasional. Meliputi :
a)Hilangkan tipe relasi binary *:*;
b)Hilangkan tipe relasi recursive *:*;
c)Hilangkan tipe relasi kompleks;
d)Hilangkan tipe attribute multi-valued.
1.2) Dapatkan relasi untuk model data logikal local :
membangun relasi untuk model data logikal lokal untuk
merepresentasikan entiti, relasi, dan atribut yang telah
diidentifikasi. Meliputi :
a) Buat relasi untuk semua entity strong yang terdapat
pada model data.
b) Buat relasi untuk semua entity weak yang terdapat
pada model data.
c) Tipe Relasi Biner One to Many (1:*)
d) Tipe Relasi Biner One to One ( 1:1)
e) Tipe Relasi Recursive One to One
f) Tipe Relasi Superclass/Subclass (Model Enhanced)
g) Tipe Relasi Biner Many-to-many (*:*)h) Tipe relasi
kompleks
i) Attribute multi-valued
1.3) Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi :
Normalisasi merupakan proses mendekomposisi relasi
yang mengandung anomali guna menghasilkan relasi
-
yang lebih sederhana dan terstruktur dengan baik
(Hoffer, 2002, p189).
1.4) Validasi relasi terhadap transaksi pengguna: memastikan
bahwa relasi pada model data logikal lokal dapat
mendukung transaksi yang dibutuhkan.
1.5) Definisikan integrity constraints: mendefinisikan
batasan-batasan yang meliputi required data, attribute
domain constraints, entity integrity, referential integrity,
serta enterprise constraints.
1.6) Tinjau kembali model data logikal lokal bersama dengan
pengguna: meninjau model yang telah dibangun guna
memastikan bahwa model tersebut merupakan
representasi yang sesuai.
2) Bangun dan validasi model data logikal global
2.1) Gabungkan model data logikal lokal ke dalam model
global: mendapatkan suatu model data logikal global dari
organisasi.
2.2) Validasi model data logikal global: memvalidasi relasi
dengan teknik normalisasi dan memastikan relasi tersebut
mendukung transaksi yang dibutuhkan.
2.3) Periksa untuk perkembangan di masa yang akan datang:
memperkirakan apakah di masa yang akan datang akan
ada perubahan berarti serta menentukan apakah model
-
yang telah dibangun dapat mengakomodasi perubahan
tersebut.
2.4) Tinjau kembali model data logikal global bersama
dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun
guna memastikan bahwa model tersebut merupakan
representasi yang sesuai.
Macam Macam Ketergantungan
(Connolly, 2002, pp379-394) :
Functional dependency (Ketergantungan fungsional)
Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah
atribut pada suatu relasi, nilai B dianggap tergantung
fungsional terhadap atribut A jika dan hanya jika setiap
nilai
atribut A hanya mempunyai satu nilai atribut B. Relasi ini
ditulis dengan notasi AB.
Full functional dependency (Ketergantungan fungsional penuh)
Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah
atribut pada suatu relasi, B dianggap tergantung fungsional
penuh terhadap A jika B tergantung fungsional terhadap A,
dan bukan terhadap sebagian anggota dari himpunan bagian
A.
Transitive dependency (Ketergantungan transitif)
-
Suatu kondisi dimana A, B, dan C merupakan atribut dari
suatu relasi sedemikian sehingga A B dan B C, maka C
tergantung transitif terhadap A melalui B (dengan syarat A
tidak tergantung fungsional terhadap B atau C).
Proses Normalisasi (Connolly, 2002, pp386-394)
Normal Form (Bentuk Normal) Keadaan suatu relasi yang merupakan
hasil dari
penerapan aturan-aturan functional dependencies
(ketergantungan fungsional) atau hubungan antar atribut pada
relasi tersebut.
Unnormalized form (UNF) Pada bentuk tidak normal (unnormalized
formUNF),
tabel masih mengandung satu atau lebih kelompok
pengulangan (repeating groups). Tabel UNF ini dibuat dengan
mentransformasi data dari sumber informasi ke dalam table
berbentuk baris dan kolom.
First normal form (1NF) Pada bentuk normal pertama (first normal
form 1NF),
suatu relasi dimana pada setiap sel (perpotongan dari baris
dan
-
kolom) memuat satu dan hanya satu nilai, setiap sel
mengandung nilai atomic (atau single value).
Second normal form (2NF) Pada bentuk normal kedua (second normal
form 2NF),
suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan setiap
atribut bukan primary key (PK) tergantung fungsional penuh
terhadap PK.
Third normal form (3NF) Pada bentuk normal ketiga (third normal
form 3NF),
suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan kedua,
serta tidak ada atribut bukan PK tergantung transitif
terhadap
atribut bukan PK yang lain.
2.10.4.3 Perancangan Basis Data Fisikal
Perancangan basis data fisikal adalah proses menghasilkan
deskripsi dari implementasi basis data pada perangkat
penyimpanan sekunder, dengan menggambarkan basis relasi,
organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk memperoleh
akses yang efisien terhadap data, beserta segala integrity
constraints yang terkait dan pertimbangan keamanan
(Connolly,
2002, p419).
-
Langkah-langkah perancangan basis data fisikal adalah
sebagai berikut:
1) Terjemahkan model data logikal global terhadap DBMS
yang telah ditentukan
1.1) Rancang relasi dasar: menentukan bagaimana relasi
dasar akan direpresentasikan pada DBMS target.
1.2) Rancang representasi dari data yang telah didapat:
menentukan bagaimana merepresentasikan data
yang terdapat pada model data logikal global ke
dalam DBMS target.
1.3) Rancang enterprise constraints: merancang
enterprise constraint terhadap DBMS target.
2) Rancang representasi fisik
2.1) Analisa transaksi: guna memahami fungsionalitas
dari transaksi yang akan berjalan didalam basis data
serta menganalisa transaksi yang penting.
2.2) Pilih organisasi file: menentukan organisasi file
yang efisien untuk setiap basis relasi.
2.3) Pilih indeks: menentukan apakah penggunaan
indeks akan dapat meningkatkan performansi dari
sistem.
Perkirakan kebutuhan disk space: memperkirakan
kapasitas disk space yang akan dibutuhkan oleh
basis data.
-
3) Rancang user views: merancang user views yang telah
identifikasikan pada tahap pengumpulan kebutuhan dan
analisis pada daur hidup aplikasi basis data.
4) Rancang mekanisme keamanan: merancang mekanisme
keamanan pada basis data.
5) Pertimbangkan penggunaan dari redundansi terkontrol:
menentukan apakah penggunaan redundansi secara
terkontrol akan dapat meningkatkan performansi sistem.
6) Lakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap sistem
operasi: Mengawasi sistem operasional dan
meningkatkan performansi sistem guna memperbaiki
rancangan-rancangan yang kurang sesuai atau sebagai
refleksi adanya perubahan kebutuhan.
2.10.5 DBMS selection (optional)
Melakukan pemilihan DBMS yang sesuai guna mendukung
aplikasi basis data (Connolly, 2002, p284). Pemilihan dapat
dilakukan
dengan mengikuti beberapa langkah berikut ini:
Definisikan persyaratan atas referensi pemilihan DBMS Buat
daftar beberapa produk yang dapat dijadikan pilihan Evaluasi fitur
dari masing-masing produk Buat rekomendasi pemilihan beserta
laporannya
-
Pemilihan DBMS juga bisa dilakukan dengan berdasar pada
Analisis Kelayakan (Feasibility Analysis). Analisis kelayakan
ini terbagi
atas empat hal, yaitu:
Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)
Kelayakan Operasional merupakan ukuran sejauh mana
solusi dapat berguna bagi perusahaan dan juga mengukur
bagaimana penerimaan orang-orang terhadap solusi itu.
Kelayakan Operasional berorientasi pada orang.
Kelayakan Teknis (Technical Feasibility)
Kelayakan teknis mengukur seberapa praktis solusi
teknis dan ketersediaan sumber daya teknis serta keahlian
yang
dibutuhkan serta berorientasi pada komputer
Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility)
Kelayakan jadwal merupakan ukuran yang menyatakan
seberapa masuk akal tenggat waktu proyek dan menentukan
apakah waktu yang dialokasikan untuk sebuah proyek akurat
Kelayakan Ekonomis (Economic Feasibility)
Mengukur efektivitas biaya dari suatu proyek atau
solusi. Kelayakan ekonomis berhubungan dengan biaya dan
manfaat yang diperoleh dari sistem informasi. Garis dasar
kebanyakan proyek adalah kelayakan ekonomis.
2.10.6 Application design
-
Merancang tampilan untuk pengguna beserta program aplikasi
yang akan mengakses dan memproses basis data. Tampilan
merupakan
salah satu komponen penting, karena akan menentukan
keberhasilan
penyampaian informasi kepada penggunanya (Connolly, 2002,
p287-
288).
2.10.7 Prototyping (optional)
Membangun suatu model kerja dari aplikasi basis data. Model
kerja ini tidak selalu harus memiliki seluruh fitur-fitur yang
dibutuhkan
atau menyediakan fungsi menyeluruh dari hasil akhir sistem.
Tujuan
utama dari tahapan ini adalah untuk memberikan kesempatan
kepada
pengguna untuk mencoba prototype guna mengidentifikasi
fitur-fitur
yang telah berkerja dengan baik, ataupun masih memiliki
kekurangan,
agar dapat dilakukan perbaikan terhadap aplikasi basis data
(Connolly,
2002, p291).
2.10.8 Implementation
Membangun realisasi secara fisik dari basis data dan
rancangan
aplikasinya. Implementasi dari basis data dilakukan dengan
membangun
struktur dan file dari basis data, yang juga berkaitan dengan
penggunaan
DBMS tertentu. Sementara program aplikasinya
diimplementasikan
dengan menggunakan bahasa pemograman yang telah ditentukan
(Connolly, 2002, p292).
-
2.10.9 Data conversion and loading
Pemindahan data ke dalam basis data yang baru dan melakukan
konversi terhadap aplikasi yang ada untuk digunakan pada basis
data
yang baru tersebut (Connolly, 2002, p292).
2.10.10 Testing
Proses pengeksekusian program aplikasi dengan tujuan
menemukan error (kesalahan). Aplikasi basis data diuji dan
divalidasi
terhadap kebutuhan yang telah dispesifikasikan oleh pengguna
(Connolly, 2002, p293).
2.10.11 Operational maintenance
Aplikasi basis data diimplementasikan secara menyeluruh.
Sistem
diawasi dan dipelihara secara berkesinambungan. Dan jika
dibutuhkan,
kebutuhan-kebutuhan baru akan ditambahkan ke dalam aplikasi
basis
data dengan melalui tahap-tahap terdahulu dari daur hidup
(Connolly,
2002, p273).
2.11 Keamanan Data
Database Security menurut Connoly ( 2005 , p542 ) adalah
mekanisme yang
melindungi database dari ancaman yang disengaja ataupun tidak
disengaja.
Keamanan bukan saja pada data yang terdapat pada basis data.
Pelanggaran
-
keamanan dapat menyebabkan efek untuk beberapa bagian sistem,
dimana dapat
menyebabkan efek basis data. Secara konsekuen keamanan basis
data
melindungi perangkat keras, perangkat lunak, pengguna, dan data.
Keamanan
Basis data dapat meliputi perlindungan terhadap pencurian,
kehilangan data yang
bersifat rahasia, kehilangan data yang bersifat pribadi,
kehilangan integritas data.
Untuk pencurian data tidak hanya mengakibatkan efek untuk
lingkungan basis
data tetapi juga berakibat terhadap organisasi dalam perusahaan.
Pencurian
terhadap data dapat menyebabkan kehilangan data data yang
bersifat pribadi
dan rahasia.
Kehilangan integritas data dapat menyebabkan tidak validnya
sebuah data dan
menyebabkan data rusak. Ini akan menyebabkan kerusakan serius
pada
operasional perusahaan.
Beberapa cara untuk menambahkan keamanan pada data data
perusahaan
antara lain :
1. Backup and Recovery
Backup menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses
secara
berkala yang mengambil salinan daripada basis data dan log file
ke media
penyimpanan yang offline.
Backup terdiri dari Full Backup dan Differential Backup dimana
Full
Backup berarti suatu proses yang mengambil salinan daripada
basis data
secara keseluruhan ke media penyimpanan yang offline. Biasanya
full
backup dilakukan dalam skala waktu yang lama seperti skala
bulan, skala
tahun, skala lustrum. Sedangkan Differential Backup berarti
suatu proses
-
yang mengambil salinan yang hanya jika berbeda dengan salinan
basis data
sebelumnya, kemudian disimpan ke media penyimpanan. Biasanya
differential backup dilakukan dalam skala waktu yang pendek
seperti jam,
hari, dan minggu.
Recovery menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses
untuk
mempertahankan dan memelihara dengan mengembalikan salinan
daripada
backup yang telah dilakukan pada database untuk menghindari
ketidakefektifan apabila terjadi kerusakan ataupun
kesalahan.
2. Encryption
Encryption menurut Connoly ( 2005 , p551 ) adalah sebuah
pengkodean
daripada data dengan algortima khusus yang mengacak data supaya
tidak
dapat terbaca oleh program lain tanpa adanya kunci untuk
dekripsi data
tersebut.
3. Setting Password
Setting Password menurut Connoly ( 2005 , p555 ) merupakan
cara
keamanan yang termudah untuk membuka sebuah basis data.
Sekali
password dikirimkan ( dari menu keamanan ) maka halaman
permintaan
password akan muncul dan meminta password. Hanya orang orang
yang
memiliki password tersebut yang dapat membuka basis data
tersebut.
4. View
-
View digunakan untuk menyembunyikan data data yang penting
dari
beberapa user yang tidak diijinkan untuk melihat data
tersebut.
2.12 Persediaan
Menurut Handoko (1993, p333), istilah persediaan adalah suatu
istilah
umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber
daya
organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan
permintaan.
Menurut Hendriksen (1997, p2), istilah persediaan meliputi
barang barang
dagangan yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha
normal dan bahan
baku serta bahan pembantu yang dipergunakan dalam proses
produksi untuk
dijual.
Berdasarkan jenisnya, persediaan menurut Horngren (2002,
p759)
dibedakan atas:
Persediaan bahan mentah
Persediaan bahan-bahan mentah yang digunakan dalam proses
manufaktur.
Persediaan barang dalam proses
Persediaan barang-barang yang telah melalui beberapa tahap pada
proses
manufaktur, tapi masih perlu untuk diolah lagi.
Persediaan barang jadi
Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses dan siap
untuk dijual.
Fungsi fungsi persediaan menurut Handoko (1993, p375) terdiri
atas:
Fungsi Decoupling
-
Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi
perusahaan
internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan decouples
ini
memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan
tanpa
tergantung pada supplier.
Fungsi Economic Lot Sizing
Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi
dan
membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat
mengurangi
biaya-biaya per unit.
-
Fungsi Antisipasi
Keberadaan kuantitas persediaan ektra terkadang diperlukan
ketika
perusahaan menghadapi situasi seperti fluktuasi permintaan
berdasar
pengalaman-pengalaman masa lalu atau terjadinya ketidakpastian
jangka
waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang. Untuk itu,
persediaan
antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak
terganggu.
Menurut Assauri (1998, p169), persediaan adalah suatu aktiva
yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam
suatu
periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang
masih dalam
pengerjaan/proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang
menunggu
penggunaannya dalam suatu proses produksi.
2.12.1 Jenis-jenis Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p553); Dalam perusahaan manufaktur,
persediaan
terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam
proses, persediaan
bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis
pakai pabrik,
dan persediaan suku cadang.
Transaksi yang mengubah persediaan produk jadi, persediaan bahan
baku,
persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik,
dan persediaan
suku cadang, bersangkutan dengan transaksi intern perusahaan dan
transaksi
yang menyangkut pihak luar perusahaan (penjualan dan pembelian),
sedangkan
transaksi yang mengubah persediaan produk dalam proses
seluruhnya berupa
transaksi intern perusahaan.
-
Menurut Assauri (1998, p179), persediaan dapat dibedakan
atau
dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam
urutan
pengerjaan produk yaitu :
1. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock)
Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam
proses produksi, dimana dapat diperoleh dari sumber-sumber
alam
ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang
menghasilkan
bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.
2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (Purchased
Parts /
Komponen Stock)
Persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima
dari
perusahaan lain, yang dapat secara langsung di-assembling
dengan
parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi
bentuk
barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan
dalam
operasi.
3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang
perlengkapan
(Supplies Stock)
Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan
dalam
proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau
digunakannya dalam kerja suatu perusahaan, tetapi tidak
merupakan
bagian atau komponen dari barang jadi.
4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses
(Work in
Process / Progress Stock)
-
Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian
dalam
satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu
bentuk,
tetapi masih perlu diproses kembali untuk menjadi barang
jadi.
5. Persediaan barang jadi (Finished Goods Stock)
Persediaan barang-barang jadi yang telah selesai diproses atau
diolah
dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau
perusahaan
lain.
2.12.2 Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p556); Ada dua macam metode
pencatatan
persediaan, yaitu: metode mutasi persediaan (perpetual inventory
method) dan
metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam
metode mutasi
persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu
persediaan.
Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari
pembelian
saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan
karena pemakaian
tidak dicatat dalam kartu persediaan.
2.13 Penjualan
Menurut Boockholdt (1999, p527), penjualan merupakan komponen
keempat
dalam siklus aktivitas bisnis, yang didefinisikan sebagai
kegiatan menjual barang
atau jasa guna meraup penghasilan bagi bisnis.
-
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p211)
adalah:
1) Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order,
mengedit order,
meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan
bertanggung
jawab atas transaksi penjualan.
2) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan dan
menyiapkan barang
yang dipesan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
3) Fungsi pengiriman, bertanggung jawab menyerahkan barang
kepada
pelanggan berdasarkan surat jalan yang diterimanya dari fungsi
penjualan.
4) Fungsi penagihan, bertanggung jawab membuat dan mengirimkan
faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi
kepentingan
pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
5) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab mencatat piutang yang
timbul dari
transaksi penjualan dan membuat laporan penjualan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan (Mulyadi,
2001, p219)
adalah sebagai berikut:
1) Prosedur order penjualan
Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan
informasi
penting pada surat order. Fungsi penjualan kemudian membuat
surat jalan
dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam
melayani
order dari pembeli.
-
2) Prosedur pengiriman
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai
dengan
informasi yang tercantum dalam surat jalan.
3) Prosedur penagihan
Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya
kepada
pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh
fungsi
penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat
jalan.
4) Prosedur pencatatan piutang
Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam
kartu
piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan
dokumen
tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan
piutang.
5) Prosedur distribusi penjualan
Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut
informasi yang
diperlukan oleh manajemen.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi,
2001,
p214) meliputi:
1) Surat jalan dan tembusannya
2) Faktur dan tembusannya
3) Rekapitulasi harga pokok penjualan
4) Bukti memorial
-
Dari alamat website di internet
http://library.usu.ac.id/modules.php definisi
penjualan :
Menurut Philip dan Duncan adalah : Penjualan oleh perorangan
yang mencakup kontak perorangan antara
penjual atau wakilnya dengan pembeli merupakan cara penjualan
yang
tertua dan terpenting.
Menurut Converse, Huegy dan Mitchell memberikan defenisi
penjualan sebagai berikut :
Penjualan oleh perorangan dapat didefinisikan sebagai suatu
penyajian
secara lisan dalam bentuk percakapan dengan satu atau lebih
calon
langganan dengan maksud mengadakan penjualan.
Menurut Kotler penjualan mempunyai defenisi sebagai berikut :
Penjualan oleh perorangan ialah penyajian secara lisan dalam
bentuk
percakapan dengan satu atau lebih calon pembeli dengan
maksud
melakukan penjualan.
Beberapa bentuk penjualan yang dikenal dari
http://library.usu.ac.id/modules.php, antara lain :
a) Penjualan sepanjang kounter. Bentuk ini dipakai oleh
perusahaan yang self
service retail store.
b) Para pedagang besar mengirim tenaga penjualnya pada
pengecer.
c) Para penjual mengunjungi rumah-rumah calon pembeli.
d) Para penjual perusahaan mengunjungi pengecer maupun pedagang
besar.
-
e) Pimpinan perusahaan langsung mengunjungi/ menghubungi calon
pembeli.
f) Sebelum para penjual menjalankan tugasnya diberikan
pendidikan khusus
mengingat produk yang hendak dijual memerlukan jasa-jasa
pelayanan dan
penjelasan mengenai penggunaannya. Pada umumnya orang yang
langsung
mendatangi pembeli dengan menawarkan suatu barang atau jasa
disebut para
penjual.
Pada dasarnya para penjual dapat dibagi tiga kelompok besar
menurut
http://library.usu.ac.id/modules.php, yaitu :
a) Order getters, yaitu para penjual yang bertugas untuk mencari
pembeli dan
mengusahakan agar pembeli tersebut menjadi langganan perusahaan.
la harus
mempunyai pengetahuan yang baik tentang produknya, dan harus
mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai calon pembelinya, agar
ia
dapat menunjukkan kegunaan dan keuntungan membeli produk
tersebut
sesuai dengan kebutuhannya.
b) Order taker, yaitu para penjual yang bertugas untuk
mendatangi pembeli
yang sama secara rutin untuk menciptakan suatu penjualan. Dalam
tugasnya
ini ia harus mencatat apa yang diinginkan dibutuhkan oleh
pembeli serta
membantu pembeli dalam memilih dan menetapkan jumlah produk
yang
akan dibelinya dan kualitasnya. Order taker ini banyak
dipergunakan dalam
dunia perdagangan, misalnya para penjual pengecer, pedagang
besar, dan
para penjual dari pabrik.
c) Supporting salesman, yaitu para penjual yang bertugas untuk
membantu dan
mendukung terciptanya suatu pesanan.
-
2.13.1 Order Penjualan
Menurut Bodnar (2000, p265) order penjualan memuat prosedur-
prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order
pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang
menguraikan
produk, pelayanan, dan penilaian. Order pelanggan dipenuhi
dari
persediaan barang. Order penjualan merupakan penghubung
antara
beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses order
pelanggan.
Fungsi order penjualan mengawali pemrosesan order pelanggan
dengan
menyiapkan order penjualan. Order penjualan memuat deskripsi
mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan
mengenai
pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu,
alamat
penagihan. Pada titik ini jumlah aktual yang dikirimkan dan
biaya
pengiriman (jika ada) belum diketahui.
Faktur dibuat setelah barang dikirimkan dengan
memberitahukan
kegiatan ini ke departemen penagihan. Karena faktur dibuat
setelah
pengiriman, pengorderan dan penagihan terpisah ini disebut juga
post-
biling.
Jenis-jenis sistem order penjualan menurud Bodnar (2000, p271),
yaitu :
Sistem pra-penagihan lengkap Faktur lengkap disajikan pada saat
yang sama dengan order
pengiriman. Dalam hal ini order pengiriman merupakan
rangkapan
faktur. Sistem ini akan meminimalkan pemakaian kertas kerja.
Faktur
-
dikeluarkan setelah barang dikirim. Sistem pra-penagihan
lengkap
mensyaratkan bahwa seluruh informasi pemfakturan diketahui
sebelum penyiapan faktur. Ini mengharuskan adanya beberapa
dokumen yang didistribusikan bolak-balik mengenai masalah-
masalah persediaan. Juga, beban pengiriman dan beban lainnya
harus
dicakup oleh si penjual dan distandarisasikan. Setiap
perubahan
dalam order pelanggan yang telah ditulis dan yang
benar-benar
dikirimkan harus dibuatkan fakur baru, dan faktur lama harus
digantikan. Jika situasi ini umum terjadi, pra-penagihan yang
lengkap
menjadi tidak efisien.
Sistem pengorderan dan penagihan terpisah Order pengiriman dalam
sistem ini disajikan terpisah dari faktur.
Faktur disajikan setelah barang disiapkan untuk dikirim.
Sistem pengorderan dan penagihan terpisah, penting jika
terdapat
perbedaan significant antara informasi order pengiriman (intern
ke
penjual) dan faktur. Sebagai contoh, spesifikasi-spesifikasi
teknis
dalam order pengiriman tidak diperlukan dalam faktur.
Pengembalian
order dan kondisi tidak ada persediaan juga menjamin pendekatan
ini,
karena isi akhir dari faktur tidak dapat ditetapkan sampai
barang siap
dikirimkan. Dalam banyak industri pengubahan atau
penggantian
barang yang dipesan merupakan hal yang diperbolehkan.
Sebagai
contoh, dalam perdagangan eceran, jenis dan warna pakaian
yang
berbeda dapat ditukarkan. Perubahan spesifikasi dari order
pelanggan
tersebut harus tampak dalam faktur. Dalam kata lain,
beberapa
-
pengiriman dilakukan kepada pelanggan yang sama dalam
rentang
waktu tertentu dengan satu blanko order. Dalam kasus ini, tidak
ada
hubungan satu-satu antara order pelanggan dengan
faktur-faktur.
Biasanya satu blanko order membutuhkan faktur-faktur terpisah.
Satu
untuk masing-masing pengiriman sesuai blanko order tersebut.
Pra-penagihan tidak lengkap Merupakan jenis ketiga dalam sistem
order penjualan. Sistem pra-
penagihan tidak lengkap sangat mirip dengan sistem pengorderan
dan
penagihan terpisah. Perbedaan satu-satunya adalah bahwa
faktur
disiapkan oleh departemen order penjualan dan bukan dengan
order
penjualan saja.
Faktur dilengkapkan sesuai kejadian, tetapi karena kuantitas
aktual
yang dikirimkan dan beban pengiriman (jika ada) tidak dapat
diketahui sampai barang dikirimkan, faktur menjadi tidak
lengkap
(yaitu, hanya lengkap sebagian saja). Faktur ini kemudian
didistribusikan dengan cara yang sama seperti order penjualan
pada
sistem order dan penagihan terpisah, dimana rangkapan dikirimkan
ke
departemen-departemen barang, pengiriman, dan penagihan,
kecuali
rangkapan- rangkapan faktur tidak dikirimkan ke departemen
penagihan. Pada saat departemen penagihan menerima
notifikasi
pengiriman, mereka akan membuat rangkapan-rangkapan faktur
dan
melengkapinya. Dalam sistem pengorderan dan penagihan
terpisah,
departemen penagihan menyiapkan rangkapan faktur asli pada
saat
menerima notifikasi dari departemen pengiriman. Baik sistem
-
pengorderan dan penagihan terpisah maupun pra-penagihan
tidak
lengkap merupakan sistem pasca-penagihan. Penagihan tidak
lengkap
umumnya digunakan dalam sistem manual, karena hanya satu
dokumen (faktur) dan bukan dua (faktur dan order penjualan)
yang
harus disajikan.
2.13.2 Faktur Penjualan
Menurut Bodnar (2000, p271) faktur merupakan notifikasi
resmi
si pelanggan mengenai jumlah sesuai pengiriman. Bukti
pengiriman
barang (bill of lading) merupakan faktur untuk pembebanan
pengiriman.
2.13.3 Retur Penjualan
Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima
pengembalian barang dari pelanggan, karena terjadi
ketidaksesuaian
seperti barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi pada
surat
order atau barang telah kadaluarsa. Pengembalian barang oleh
pelanggan
harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh
fungsi
penerimaan.
Menurut Bodnar (2000, p275) pengembalian dan potongan
penjualan umumnya memerlukan pengendalian yang seksama.
Potongan
timbul apabila terjadi kerusakan barang, penyusutan jumlah,
kekeliruan
pencatatan, dan sejenisnya, dengan itu pelanggan dan penjual
sepakat
untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan. Dalam kondisi
itu,
umumnya, barang akan diambil atau dirusak oleh si pelanggan.
Jumlah
-
potongan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga
penjual.
Potongan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak independen
(biasanya
departemen kredit); pada saat diotorisasi, departemen
penagihan
menerbitkan memo kredit untuk mendokumentasikan pengurangan
pada
piutang pelanggan. Prosedur pengembalian penjualan, yaitu untuk
barang
yang benar-benar dikembalikan, umumnya dengan kredit penuh)
biasanya dimulai dari departemen penerimaan barang. Jika barang
telah
diterima dan dikembalikan ke persediaan untuk tujuan
pengendalian yang
memadai (akan disertai dengan bukti), manajer kredit
memerintahkan
departemen kredit untuk menerbitkan memorandum kredit.
Untuk retur dan potongan penjualan, diperlukan dua pihak
yang
independen untuk mengesahkan transaksi, dimana pihak yang
ketiga
melakukan pencatatan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur penjualan (Mulyadi, 1993,
p233)
adalah:
1) Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk penerimaan
pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli
oleh
pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah
dijual
tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang
dikirimkan kepada fungsi penerimaan.
2) Fungsi penerimaan, bertanggung jawab untuk penerimaan
barang
berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang
diterima
dari fungsi penjualan.
-
3) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk penyimpan kembali
barang
yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut
diperiksa
oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi
retur
penjualan dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk pencatatan
transaksi retur
penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan)
dan
pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan
akibat
retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
5) Disamping itu, fungsi akutansi juga bertanggung jawab
untuk
mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan
(Mulyadi,
2001, p214) meliputi:
1) Memo kredit
2) Laporan penerimaan barang0