Unidad II: comunicacin en las empresas
PRESENTACINLa comunicacin en la empresa es muy importante por lo
que esta debe estar consciente de lo esencial que es brindar un
servicio de calidad, por lo que la comunicacin debe estar dentro y
fuera de la empresa ya que los tiempos han cambiado ya no es como
antes que todos los esfuerzos estaban dedicados al producto, a
ganar ms y ser los primeros en el mercado, hoy es importante
manejar la comunicacin empresarial, valorar el capital humano de su
empresa y comprender al consumidor.
OBJETIVOS Informar cual es la misin de la organizacin, su
filosofa y sus valores (informacin externa e interna). Informar a
la organizacin de los sucesos econmicos, polticos, sociales y
financieros que la pueden afectar o beneficiar. Analizar la
eficacia y eficiencia de los sistemas de comunicacin en las
organizaciones
Identificar, analizar y aplicar destrezas comunicacionales
efectivas, requeridas en el contexto organizacional.
COMPETENCIAS GENERALES Identifica el flujo de la comunicacin
interna y externa en un contexto organizacional para lograr una
eficiente interaccin con su entorno.
Determina la importancia de de la comunicacin como proceso de
mejora.
Mantiene, mejora y evala procesos de comunicacin que viabilicen
los esquemas productivos y de prestacin de servicios de las
organizaciones.
REVISION DE PRESABERESDe acuerdo con Durkheim: Los presaberes o
prenociones son representaciones esquemticas y sumarias de la
realidad, que se forman por la prctica y para ellaAs mismo para
David Ausbel (1776) el conocimiento y experiencias previas de los
estudiantes son las piezas claves de la conduccin de la enseanza.
Por ello es importante que usted antes de iniciar este mdulo,
responda las siguientes preguntas, de acuerdo con su experiencia,
conocimiento, etc. Si su empresa no comunica existe?
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Cmo mejorar la comunicacin en la
empresa?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Por qu nos cuesta tanto comunicarnos?
______________________________________________________________________________________________________________________________
De qu depende la eficacia de un plan de comunicacin?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cules son los medios de comunicacin en una empresa?
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UNIDAD No. 2COMUNICACIN EN LAS EMPRESASCaptulo I: La comunicacin
en las organizaciones. Redes y flujos de la comunicacin.
Captulo II: Lineamientos de la comunicacin interna. Lineamientos
de la comunicacin eterna. Las relaciones bidireccionales con los
pblicos de inters. Relaciones pblicas para ejecutivos.
Captulo III: La comunicacin en la empresa como funcin
estratgica. Parmetros para analizar los planes de comunicacin
estratgicas para la organizacin.
Captulo IV: Importancia de una buena comunicacin empresarial. La
preocupacin por una comunicacin empresarial. Toda organizacin
requiere una buena comunicacin empresarialCOMPETENCIAS:Al finalizar
la unidad el estudiante desarrollar las siguientes
competencias:COGNITIVASIdentifica y analizaCOMUNICATIVASMejora y
evala los procesos de comunicacin para una adecuada gestin de la
comunicacin de las empresas AXIOLOGICASEntrega puntual las
actividades propuestas
INTRODUCCIN
La comunicacin en el mbito laboral aparece como un elemento
fundamental, independientemente de las caractersticas de la
empresa. Esta comunicacin es imprescindible para que las
relaciones, internas y externas, de la empresa se mantengan vivas.
Una comunicacin eficiente unifica las distintas actividades que se
dan dentro de la organizacin y favorecen la identificacin de los
trabajadores con su tarea. En consecuencia, el desempeo en el
puesto de trabajo, la satisfaccin y la motivacin se ven
favorecidas.
Para que la comunicacin en la empresa sea efectiva, es necesario
conocer los distintos tipos de comunicacin que se dan dentro de
ella, as como los soportes ms habituales que se utilizan. Porque
los problemas ms graves en las empresas tienen su origen en una
comunicacin deficiente, ya sea interna o externa.
CAPTULO ICOMUNICACIN EN LAS EMPRESASLa comunicacin en las
empresas es uno de los puntos ms importantes y crticos, pues de
esta depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos. Si
esta no es efectiva y no cuenta con los mtodos correctos y
eficientesse corre el riesgo de llegar a puntos crticos como: malos
entendidos, notificacin inadecuada de las prioridades, rdenes
confusas o aplicacin de criterios personales mal interpretados (yo
pens quea m me dijeron queyo no saba que), todo esto genera un
clima organizacional tenso y poco productivo. Uno de los
principales obstculos, es no reconocer que existen barreras. Lo
cual va de la mano con la falta de consciencia con relacin a la
complejidad de la comunicacin interpersonal y organizacional.
Fuente:gif.arturo-lacomunicacin.blogspot.c
Las empresas aun no comprenden la importancia de la comunicacin
en el crecimiento de sus negocios. Esto, porque no conocen la
ventajas que derivan de ella tanto para la organizacin como para
las personas que trabajan en ella. Los beneficios de la comunicacin
deben ser aprovechados por todas las empresas, no importa si es
grande o pequea, sus ventajas deben ser explotadas al mximo para el
buen funcionamiento del negocio. Muchas organizaciones de xito han
comprendido que la comunicacin contribuye a mejorar el ambiente y
el clima laboral, de esta forma los empleados se encuentran
motivados e identificados con los objetivos que la empresa quiere
alcanzar y contribuir al aumento de la productividad y el
incremento de la competitividad.
La comunicacin se construye da a da en las reuniones, en el
intercambio diario y permanente, esto influye desde los accionistas
hasta los puntos de venta o distribucin del producto o servicio que
la empresa ofrece; en la capacitacin a los empleados y en el
reconocimiento a su buen desempeo individual y grupal en la
empresa. Una buena comunicacin entre los miembros del equipo de
trabajo y un buen clima organizacional es lo que define la calidad
duradera del ambiente interno. La carencia de estrategias
comunicativas al interior de la organizacin genera lentitud en los
procesos y en las respuestas.Cuando las personas se sienten
identificadas con la organizacin y existe un ambiente de favorable,
transmiten una imagen positiva hacia afuera. Es decir, la
comunicacin interna y la comunicacin externa estn vinculadas.La
comunicacin en las organizaciones Sin comunicacin no hay trabajo en
equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atencin de
clientes o pblico, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la
empresa. Eso en lo laboral, qu decir de lo individual, sin
comunicacin no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo
personal". Fernando Barraza.La comunicacin en una organizacin es de
gran importancia, ya que gracias a sta el trabajo en equipo es ms
eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los
malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de
las diferentes reas. En consecuencia, se tiene una alta
productividad en las mismas, lo que se resume en una organizacin
fuerte, slida y en crecimiento. La actividad humana se desarrolla a
travs de la comunicacin, al relacionarnos con los individuos o
grupos que nos rodean. En la medida en que las organizaciones y las
relaciones entre ellas se han hecho complejas, los medios de
comunicacin han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y
dificultad de estas relaciones. "La comunicacin propicia la
coordinacin de actividades entre los individuos que participan en
las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla
Gutirrez, 1988.) En la actividad laboral, de acuerdo con las
investigaciones, el 80% de los empleados que fallan lo hace porque
no sabe relacionarse con sus compaeros. Gracias a la comunicacin,
los individuos que integran la organizacin logran entender su papel
dentro de ella, y as ofrecen mejores resultados respecto a su
actividad. Est comprobado que nueve de cada diez problemas entre
las personas son el resultado de una mala comunicacin. Son tan
fuertes los poderes de la comunicacin que pueden dar como resultado
la larga o corta existencia de una empresa. Es tal su influencia
que adems de ayudar a lograr los objetivos planteados al inicio de
un proyecto, tambin se puede lograr que se formen lazos con otras
organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para
acrecentar la productividad de la organizacin. Dentro de una
organizacin se necesita el constante uso de la comunicacin, ya que
la comunicacin propicia la coordinacin de actividades entre
individuos que participan dentro de la misma: "Nos comunicamos para
trabajar en equipo, ensear a otros, dirigir, negociar, trabajar,
atender a los clientes, entrevistar, escuchar, encabezar juntas de
trabajo, resolver conflictos, etc." (Adler y Jeanne, 1983). Un
adecuado flujo de comunicacin en una organizacin, tanto para sus
pblicos internos como externos, facilita que los objetivos para los
que fue creada se cumplan; adems de promover actitudes favorables
de los pblicos a la organizacin, las cuales son indispensables para
que sta subsista y se desarrolle. Gran parte de los problemas de
efectividad, tanto dentro de las organizaciones como en la vida
personal, est relacionado con incompetencias que presentamos en la
forma de conversar y relacionarnos con otros. La comunicacin eficaz
se da cuando existe un adecuado flujo de mensajes, esto tiene como
resultado que los individuos que forman parte del pblico interno y
externo de la organizacin, desarrollan adecuadamente sus
actividades y as se logran los objetivos de dicha organizacin. Otro
punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una comunicacin
eficaz, es el saber escuchar. En una organizacin se tiene que saber
qu necesita la otra parte, qu piensa, qu opina de la organizacin.
Teniendo estos datos, se puede estructurar el mensaje adecuado que
cumpla con los objetivos planteados. Todas las empresas tienen
necesidades diferentes de comunicacin, pero es esencial que exista
una evaluacin y seleccin en los mensajes y medios que se vayan a
utilizar hacia su pblico, tomando en cuenta el perfil de la
organizacin Existen dos factores importantes para lograr una
comunicacin efectiva en una organizacin: un buen sistema de
comunicacin y la persona que lo har efectivo. Algunas
organizaciones no le dan la importancia debida a la implementacin
de un sistema organizado de comunicacin y mucho menos a tener en su
organigrama una persona capacitada que se encargue de ste. En este
tipo de empresas el encargado de la comunicacin es un individuo
"sui generis" que arregla desde el problema personal del director,
hasta los contactos con fines benficos para su compaa. En otras
empresas no pasa de ser un mal necesario que se soportaba porque
poda dar un prestigio aparente a la compaa. En otras ocasiones el
encargado de la comunicacin, dentro de la empresa, es aquel que no
est rindiendo en su profesin o puesto original, y entonces, se le
congela designndole esta funcin, o bien, organiza eventos
(reuniones, convivios, etc.) mediante las relaciones que tiene en
este campo. Esta persona, designada errneamente, desconoce lo que
se necesita para disear mensajes efectivos, que lleguen y cumplan
con los objetivos organizacionales y no cuenta con los
conocimientos bsicos para disear, implementar y dirigir un sistema
de comunicacin efectiva. En fin, desconoce los beneficios de un
sistema de comunicacin, no utiliza el medio adecuado para
comunicarse efectivamente con sus empleados, clientes, directivos,
etc., ignora las caractersticas, naturaleza, ventajas, desventaja,
usos de cada uno de los medios, tanto internos como externos y de
los pblicos a los cuales se dirigen.Pero no en todas las empresa
pasa eso, poco a poco algunas han ido cambiado. Le dan importancia
a la comunicacin, implementan efectivos sistemas para comunicarse
con sus diferentes pblicos y el concepto y las actividades del
encargado de la comunicacin es diferente. Ya no es el organizador
de eventos sociales, sino que sus actividades van ms all de eso,
son el crear una comunicacin armoniosa con todos sus pblicos,
conociendo sus necesidades y diseando mensajes que ayuden a cumplir
los objetivos organizacionales. Contratan expertos en las reas de
comunicacin y les brindaran el apoyo que necesitan, y esto tiene
como resultado mayor productividad. Redes de la comunicacin.Las
redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la
informacin. Los canales de una organizacin pueden ser formales o
informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa.
Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena
de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas
empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rgidas
en su direccin, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad
y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros
internos de la organizacin, por ejemplo los rumores o chismes.
Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la
cadena, la rueda y todo el canal.La cadena sigue rgidamente la
cadena formal de mando. Se utiliza si la precisin de los datos es
lo ms importante.La rueda se apoya en un lder para actuar como un
conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita
el surgimiento de un lder, es rpido y alta precisinToda la red del
canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en
forma activa el uno con el otro y es ms adecuada si se busca una
mayor satisfaccin, su precisin es moderada y no es probable que
surjan lideres.Todos los Canales:En cuanto a las redes informales
la informacin puede correr entre los miembros en forma de chisme o
rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los
empleados como ms confiable y crebles que las informaciones
emitidas por la gerencia a travs de las redes formales, Los rumores
emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes
para nosotros, donde existe la ambigedad y en condiciones que crean
aprensin, por ejemplo el secreto y la competencia que tpicamente
prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la
designacin de nuevos jefes, reubicacin de las oficinas y nuevas
asignaciones de trabajo.Es importante entender que el chisme es una
parte de la red de informacin de cualquier grupo u organizacin, le
muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran
importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente
puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al
limitar su rango e impacto. Este tipo de comunicacin suele
perjudicar el clima laboral de la empresa. Por ello deben evitarse,
mediante el establecimiento de buenos sistemas de informacin y
comunicacin.Sugerencias para reducir las consecuencias negativas de
los rumores Anuncie los programas de tiempo para tomar las
decisiones importantes Explique las decisiones y los
comportamientos que podran parecer inconsistentes o secretos.
Enfatice las desventajas, como tambin las ventajas, de las
decisiones actuales y los planes futuros Discuta abiertamente las
posibilidades en el peor de los casos - casi nunca constituye una
provocacin de ansiedad ni una fantasa no habladaEleccin del canal
adecuado: La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el
mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensaje
tiende a ser directo y con un mnimo de ambigedad mientras que los
no rutinarios son complicados y tienden a confundir. Los gerentes
pueden comunicar los mensajes rutinarios a travs de los canales que
no poseen mucha riqueza (Panfletos, boletines, informes generales,
memorandos y cartas), mientras que pueden comunicar los mensajes no
rutinarios a travs de los canales ricos como el correo electrnico,
telfono y conversaciones cara a cara. Un gerente de alto
rendimiento estar ms sensible a la adecuada seleccin del canal a la
hora de transmitir la informacin.Flujo de las comunicaciones Dentro
de la empresa se producen diferentes tipos de comunicacin que son
imprescindibles para su buen funcionamiento y que estn directamente
relacionadas con el resultado empresarial. Si tenemos en cuenta la
direccin en que circula la informacin hasta llegar a sus
destinatarios podemos hablar de flujos de informacin que pueden ser
internos y externos.
Externos, que relaciona a la empresa con el exterior en aspectos
como el marketing, servicio de atencin al cliente y las relaciones
pblicas.
Internos, que se producen entre el personal de la empresa, en
aspectos como la toma de decisiones acertadas, el buen clima
laboral en el trabajo y la informacin que debe llegar a los
trabajadores para que se sientan integrados en los distintos
proyectos. A su vez la comunicacin interna circula en sentido
horizontal y vertical.
Horizontal. (Tambin llamada lateral)La comunicacin que se da
entre dos o ms miembros de un mismo nivel jerrquico y cumple
funciones de intercambio de informacin, coordinacin y apoyo entre
el personal. Un claro ejemplo serian las comunicaciones entre jefes
de departamento para integrar y coordinar los distintos
trabajos.
Vertical. Cuando se transmite de arriba hacia abajo o viceversa
que a su vez puede ser descendente y ascendente, segn la
direccin:
Vertical descendente: Es la comunicacin que circula desde
puestos superiores a inferiores. Estas comunicaciones que van del
superior al subordinado cumplen funciones de informar, motivar,
controlar, asignar tareas, proporcionar instrucciones y trasmitir
rdenes.
Vertical ascendente: Es la comunicacin que circula desde puestos
inferiores a superiores y cumple funciones de evaluacin de los
procesos en los que participan los trabajadores y las trabajadoras,
informar, sugerir, informes de desempeos preparados por
supervisores, buzones de sugerencia, encuesta de actitud de los
empleados y empleadas, procedimientos para expresar quejas o
sugerencias. La falta de comunicacin genera conflictos en el mbito
empresarial y es responsabilidad de la direccin el iniciar y
mantener una buena comunicacin en la empresa y que la informacin
fluya en ambas direcciones algo importante e imprescindible para
lograr alcanzar las metas propuestas con el mnimo de problemas. Un
ejemplo prctico sera el caso de una persona encargada de la
supervisin de un departamento que recurre a un memorndum o carta
para transmitir un mensaje a un empleado o empleada, cuando una
llamada seria ms rpida y apropiada ya que conseguira evitar el
proceso burocrtico, la organizacin debe corregir este problema y
podra hacerlo mediante cursos instructivos, seminarios y
actividades de grupo que aclaren la red adecuada en cada caso.
CAPTULO II
LINEAMIENTOS DE LA COMUNICACIN INTERNA.La comunicacin interna es
la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al
trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las
compaas de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un
entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido. Es un
error pensar que la comunicacin interna es un lujo y algo exclusivo
de las grandes empresas y mxime en la etapa que estamos atravesando
que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos
los niveles. De ah que se est convirtiendo en uno de los grandes
retos profesionales del siglo XXI, donde todava son pocas las
entidades que desarrollan una adecuada poltica de comunicacin
interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los
objetivos corporativos y estratgicos de la compaa para conseguir
retener el talento. Muchas empresas ignoran que para ser
competitivas y enfrentarse con xito al cambio al que nos empuja
inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo
humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura
corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la
organizacin. Y es precisamente aqu donde la comunicacin interna se
convierte en una herramienta estratgica clave para dar respuesta a
esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los
empleados a la compaa.Para aumentar la eficacia del equipo humano,
verdadero artfice de los resultados, ha de sentirse a gusto e
integrado dentro de su organizacin y esto slo es posible si los
trabajadores estn informados, conocen los diferentes entramados de
la compaa, su misin, su filosofa, sus valores, su estrategia, se
sienten parte de ella y, por consiguiente, estn dispuestos a dar
todo de s mismos. Adems, no debemos olvidar que la comunicacin
interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido
rumor, un elemento muy peligroso para las compaas. Por ello,
transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre
dentro de la empresa, motivar y establecer una lnea de comunicacin
eficaz entre los empleados, la direccin y los diferentes
departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que
persigue la comunicacin interna. En cuanto a los tipos de
comunicacin interna, podemos hablar de dos: ascendente, que se
realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y
descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo,
muchas empresas caen en el error de convertir su comunicacin en
algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos
pasivos. Debemos recordar que el dilogo entre la direccin y los
trabajadores ha de ser constante. El feedback es fundamental en
este tipo de comunicacin. Y decimos esto porque todava existen
compaas que confunden la comunicacin con la informacin. La
diferencia est muy clara: mientras que esta ltima consiste en la
simple transmisin de mensajes, para que exista comunicacin se
necesita una respuesta por parte del receptor. Lineamientos de la
comunicacin externa La comunicacin externa se define como el
conjunto de operaciones de comunicacin destinadas a los pblicos
externos de una empresa o institucin, es decir, tanto al gran
pblico, directamente o a travs de los periodistas, como a sus
proveedores, accionistas, a los poderes pblicos y administraciones
locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc. En la
actualidad, la publicidad ha dejado de ser la nica herramienta
vlida para introducir un mensaje en el mercado y ha dado paso a una
nueva etapa ms imaginativa: la comunicacin integral.Pero, cmo
podemos implantar con xito una poltica de comunicacin externa en
nuestro negocio? Son muchas las herramientas que la comunicacin
pone a nuestra disposicin y que bien utilizadas pueden aportarnos
importantes ventajas competitivas adaptndolas al target de nuestro
producto o servicio: el marketing directo, el product placement, el
marketing relacional, las RR PP, el patrocinio, las ferias e
Internet, que ha hecho realidad conceptos como interactividad,
personalizacin, etc. y que est creando nuevas oportunidades para
las empresas y los profesionales. Hoy en da la comunicacin se ha
convertido en una herramienta estratgica dentro de toda institucin
que quiera estar bien posicionada en el mercado. Esto no quiere
decir que la comunicacin sea la clave del xito, pero s que forma
parte de l, y de hecho a travs de ella vamos a acercar al mercado
la imagen que queremos que se tenga de nuestra institucin, lo que
nos va a permitir posicionarnos de manera ms
competitiva.Evidentemente, la realidad demuestra que posicionar una
institucin o producto requiere de un anlisis previo del mercado
para conocer qu es lo que demandan los consumidores, seguido del
lanzamiento del producto o servicio que mejor satisfaga sus
necesidades a travs de los canales de distribucin ms rentables y,
por ltimo, su comercializacin. Hasta aqu, nada que no lleven a cabo
todas las empresas. Por tanto, lo que nos va a dar la posibilidad
de diferenciarnos del resto va a ser la comunicacin entendida en su
sentido ms global, pues nos va aportar un valor aadido permitiendo
crear en el consumidor la necesidad de adquirir nuestro producto y
hacer que el cliente se decante por el nuestro frente al de la
competencia.Por qu, si no, en igualdad de caractersticas e igualdad
de precios, los consumidores elegimos uno u otro producto? La
respuesta es fcil. Sencillamente por la percepcin que tenemos de
cada marca, percepcin que se traduce en imgenes almacenadas en la
memoria, y que tienen su origen en las distintas estrategias de
comunicacin lanzadas por la compaa en los diferentes soportes. Es
importante tener presente que la comunicacin no debe estar al
margen de las caractersticas y objetivos que definen a la
institucin, sino ms bien todo lo contrario: la comunicacin
corporativa debe ser un reflejo de la estrategia empresarial.
Resulta obvia, por tanto, la importancia de una buena estrategia de
comunicacin y la eleccin de un buen mensaje para que sta sea
efectivo..Relaciones bidireccionales con los pblicos de inters.
El hombre como ser social no puede permanecer aislado uno con
otro, por lo que necesita tener comunicacin con los de su
comunidad, rea, amigos. para desenvolverse y desarrollarse como ser
humano. A partir de aqu es donde surge la importancia de la
comunicacin, debido a que esta es indispensable como el capital y
el personal de una empresa porque es un factor de imagen, desempeo
y rentabilidad de una organizacin creando y manteniendo lazos
comunicativos y equitativos entre la empresa y el pblico interno
y/o externo As mismo, otra manera de reflexionar acerca de la
retroalimentacin es a travs de la comunicacin bidireccional o de
doble sentido. La comunicacin unidireccional, del emisor al
receptor solo sirve para difundir informacin. Este monologo es
menos efectivo que la comunicacin bidireccional, que establece un
dialogo entre emisor y receptor.
Grunig1 va an ms lejos cuando postula el ideal del modelo de
relaciones pblicas como una comunicacin simtrica bidireccional. Es
decir, la comunicacin est equilibrada entre el emisor y el
receptor. Grunig afirma: en el modelo simtrico, la comprensin y no
la persuasin, es el objetivo principal de las relaciones pblicas.
En realidad, la investigacin ha demostrado que la mayora de las
organizaciones tiene motivaciones mixtas cuando estableces una
comunicacin bidireccional con los pblicos objetivos. Aunque es
cierto que pueden utilizar el dialogo para lograr una visin ms
precisa de cmo pueden ajustarse a las necesidades de un pblico, su
motivo suele ser asimtrico: convencer al pblico del punto de vista
de la organizacin mediante el dialogo.
Relaciones pblicas para ejecutivos.Es un conjunto de acciones
planificadas de comunicacin, destinadas al pblico en general y
difundidas sin contrapartida inmediata, que una organizacin realiza
para influir positivamente en la opinin y actitud general 1James E.
Grunig es un terico norteamericano de las relaciones pblicashacia
la misma. En las grandes empresas suele haber un departamento de
relaciones pblicas o de relaciones exteriores que desarrolla
actividades relacionadas con todas las reas de la empresa, y no slo
con l rea de marketing. Una denominacin frecuente para esta funcin
es la de consultar estratgico de comunicacin. Se pueden realizar
las siguientes actividades:
Relaciones con los medios de comunicacin, la empresa trata de
controlar la informacin que aparece en los medios de comunicacin
relacionada con ella. Redacta notas y comunicacin de prensa,
noticias y artculos, etc. Y mantiene abierta la comunicacin de
forma permanente con los periodistas en una relacin interesada para
ambas partes.
Patrocinio y mecenazgo, el patrocinio significa amparo,
proteccin, auxilio y el mecenazgo se refiere al patrocinio de las
letras, las artes, la cultura, la ciencia. Son formas de apoyo a
actividades sociales, culturales, deportivas, para favorecer la
predisposicin del pblico hacia los productos, marcas o la propia
empresa. Es frecuenta actividades de comunicacin de productos que
tienen prohibida la publicidad, como cigarrillos o bebidas
alcohlicas. Adems, se pretende ofrecer una imagen corporativa
solitaria y, ala vez, ayudar a los ms necesitados a favorecer el
desarrollo de actos que contribuyan a mejorar nuestra sociedad.
Comunicacin corporativa, se refiere a la comunicacin interna y
externa sobre la empresa. Trata de crear un estado de opinin
favorable a las actividades e iniciativas de la empresa y utiliza
instrumentos como el informe o la memoria anual, el correo directo
y publicaciones propias. Exposiciones y ferias comerciales, son
acontecimientos en los que la empresa puede acceder a los
diferentes pblicos. Adems de decidir en qu ferias participa, hay
que preparar, organizar y atender el stand, as como dotarlo del
presupuesto que requiera. Las ventajas de esta forma de comunicacin
son:-Permite hacer muchos clientes en poco tiempo.-El cliente es el
que visita a la empresa y la empresa obtiene informacin sobre l.-La
asistencia favorece la creacin de imagen de empresa y de
prestigio.
Otras de las actividades son el asesoramiento a la direccin,
lobby o grupo de presin, etc. Las relaciones pblicas se realizan en
el mbito interno y externo de la empresa. En el mbito interno,
informando a los accionistas, empleados y sus representantes
sindicales, y tratando con ello de estimular la motivacin y
colaboracin del equipo humano. Y en el mbito externo, transmitiendo
una buena imagen de la empresa y sus productos hacia los
consumidores, proveedores, distribuidores, competidores, organismos
pblicos y medios de comunicacin. La promocin de ventas provoca
incrementos de ventas a corto plazo, mientras que la publicidad
acta a medio plazo y su efecto principal se da en el
posicionamiento del producto, de la marca o de la empresa, por su
parte, las relaciones pblicas actan a largo plazo y afectan al
posicionamiento de la empresa.
CAPTULO III
LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA COMO FUNCIN ESTRATGICA
.Mara Alejandra di Fonzo, dice que El contexto en que se
desenvuelven las empresas sin duda ha cambiado. La globalizacin
plantea escenarios distintos a los acostumbrados, entornos poco
estables en los que la empresa est hoy, ms que antes, afectada por
sucesos que se producen en lugares muy alejados del planeta. En
este nuevo contexto, la comunicacin adquiere un rol fundamental
como correa de transmisin de la organizacin para su funcionamiento
operativo, y subraya su importancia como elemento constructor de la
identidad y la cultura. La identidad de la empresa, su
personalidad, es su activo ms preciado porque es el nico elemento
que le permite diferenciarse de la competencia. Lo que una empresa
comunica no es nada ms ni nada menos que lo que la empresa es, las
competencias que la hacen fuerte y digna de reconocimiento. La
comunicacin es una funcin estratgica1 y apoya estructuralmente el
proyecto empresarial, en tanto se convierte en un instrumento para
la calidad. Esto se lograr si los mensajes fluyen adecuadamente y
si la arquitectura de la organizacin est acorde para lograr una
comunicacin que est integrada con sus objetivos. Las empresas con
mejores estndares de servicio le otorgan a la comunicacin una
importancia estratgica. Se comunican internamente para motivar a
sus empleados y mantenerlos al tanto de los xitos y fracasos de la
organizacin y asegurar que las metas y objetivos son bien
comprendidos por todos. Las comunicaciones internas colaboran a
crear compromiso de parte de sus integrantes y la cohesin de los
valores que forman parte de la cultura. Se trata de poner a
disposicin de los empleados aquella informacin que puede ser de
utilidad para su gestin y favorecer la participacin. Las
comunicaciones externas tienen como objetivo que los clientes y el
entorno comprendan lo que la compaa ofrece: generar credibilidad,
estar por delante de las expectativas de los clientes e integrar
las sugerencias e ideas de los mismos en la oferta de servicio de
su organizacin. De esta manera, los clientes satisfechos se
convierten en clientes comprometidos, y a la gente comprometida le
encanta hablar de sus compromisos. Para que est organizada, la
comunicacin en la empresa debe ser abierta, para comunicar con el
exterior (medio); tener una finalidad, es decir, debe estar
vinculada a objetivos y a un plan de conjunto; debe ser
multidireccional, es decir, de arriba hacia abajo, de abajo hacia
arriba, transversal, interna-externa, etc.; debe estar
instrumentada y valerse de herramientas, soportes, dispositivos e
indicadores seleccionados en funcin de los objetivos; debe estar
adaptada integrando sistemas de informacin administrables y
adaptados a las necesidades especficas de cada sector. Un buen plan
de comunicacin, debe plantearse, al inicio, los siguientes
objetivos: Determinacin de la estrategia de comunicacin. Definicin
del estilo de comunicacin. Establecimiento de redes internas de
comunicacin. Optimizacin de los recursos de comunicacin
propios.
El plan, una vez diseado, involucra la utilizacin de distintas
herramientas para su puesta en marcha, que sern elegidas de acuerdo
a los objetivos planteados previamente. Las comunicaciones deben
ocupar un rol destacado en el desarrollo de la organizacin, deben
ser la herramienta mediante la cual la empresa expresa su
personalidad, sus fortalezas, aquello que la hacen nica e
irrepetible. El desafo de las empresas modernas es comprender que
la inversin es un intangible como son las comunicaciones devuelve
beneficios que si bien no pueden medirse en parmetros contables,
ayudan a construir las percepciones que los distintos pblicos
(tanto internos como externos) tienen de sus acciones y a
transmitir los valores que constituyen su mdula espinal.PARMETROS
PARA ANALIZAR LOS PLANES DE COMUNICACIN ESTRATGICAS PARA LA
ORGANIZACIN
La comunicacin estratgica debe ser entendida como un proceso
participativo que permitir trazar una lnea de propsitos que
determina el cmo se pretende lograr los objetivos. El proceso de
comunicacin as entendido, debe comprometer a la mayora de los
actores de la misma, ya que su legitimidad y el grado de adhesin
dependern en gran medida del nivel de participacin con que se
implemente. La comunicacin estratgica requiere de una adecuada
planificacin, entendiendo esta como el proceso por el que una
organizacin, una vez analizado el entorno en el que se desenvuelve
y fijados sus objetivos a corto y largo plazo, selecciona las
estrategias ms adecuadas para lograr esos objetivos y define los
proyectos a ejecutar para el desarrollo de esas estrategias. Para
lograr esa adecuada planificacin es indispensable fortalecer la
imagen de liderazgo de la organizacin y determinar cmo mejorar la
atencin a su pblico externo, tomando en cuenta cules sern las
demandas que plantee el entorno y el tipo de dificultades y
obstculos que pueden entorpecer la capacidad de respuesta de la
organizacin. Cuando se pretende una comunicacin estratgica eficaz,
las fortalezas y debilidades del ambiente interno de la organizacin
tambin deben ser tomados en cuenta, sobre todo determinar qu es
capaz la organizacin de hacer con los medios y recursos
disponibles, as como los elementos de la estructura interna que
podran mostrarse inadecuados o insuficientes a la hora de una mayor
exigencia por parte del pblico externo en cuestin. Si no hay
suficiente coincidencia entre la misin de la organizacin, sus
capacidades y las demandas del entorno, entonces estaremos frente a
una organizacin que desconoce su real utilidad. Entonces, un
efectivo plan estratgico ayuda a balancear estas tres fuerzas, a
reconocer potencialidades y limitaciones, a aprovechar los desafos
y a encarar los riesgos. La comunicacin debidamente planificada se
convierte en un instrumento de gestin, de negociacin y de control.
En ese sentido, el plan de comunicacin permite orientar la toma de
decisiones, por cuanto contiene una serie de decisiones programadas
a ejecutar en el futuro. Al plantearse los objetivos y la
trayectoria a seguir, producto de la bsqueda de consenso entre
quienes participan en la comunicacin para definir las expectativas
y aspiraciones de los grupos e individuos que intervienen en ese
proceso. Fundamentalmente, un plan estratgico de comunicacin
produce beneficios relacionados con la capacidad de realizar una
gestin ms eficiente, liberando recursos humanos y materiales, as
como promoviendo la participacin del receptor, para que ste
intervenga de manera directa en el proceso. La planificacin
estratgica de la comunicacin genera fuerzas de cambio que evitan
que, por el contrario, las instituciones se dejen llevar por los
cambios. Es indudable que existen presiones sobre los servicios
pblicos, lo que provoca, en muchos casos, que stos acten
automticamente sin tener espacios de reflexin. De ah la importancia
de que las organizaciones planifique para tomar el control sobre s
mismas y que no slo reaccionen frente a reglas, estmulos externos o
procedimientos viciados ineficientes, sino que logren una ejecucin
efectiva y una evaluacin que les permita obtener los frutos
esperados.
PLANESTRATGICODECOMUNICACIN
Un plan estratgico de comunicacin es una propuesta de acciones
de comunicacin basada en datos, objetivos y presupuestos
debidamente planificados. Este plan es una rama del plan de
mercadeo de la organizacin, por lo que deben ir de la mano y nunca
pueden contradecirse, por el contrario deben obedecer a las
polticas institucionales y a la misin y visin de la misma.
Desafortunadamente, hacer comunicacin en una empresa u organizacin
se ha visto con un enfoque simplista, y se cree que cualquiera
puede hacerlo, por lo que no se le ha dado la importancia que la
comunicacin tiene dentro de la gestin organizacional. Ya se ha
comprobado que por si sola una accin de comunicacin no es la
panacea para las necesidades de la organizacin y que por el
contrario, muchas veces se convierten un arma de doble filo que en
lugar de favorecerla le genera serios problemas.
La comunicadora Gabriela Herrera Martnez recomienda asumir el
compromiso de elaborar un trabajo serio y responsable, basado en la
investigacin de las necesidades reales, las posibilidades y en
particular el contar con la orientacin de un personal con los
conocimientos profesionales especializados en el desarrollo de un
plan estratgico de comunicacin. Antes de implantar algo en materia
de comunicacin corporativa, considere seriamente si la empresa est
dispuesta a darle el mantenimiento adecuado.(Herrera, 2004).Herrera
hace nfasis en que la comunicacin organizacional, bien llevada a la
prctica es un proceso y un esfuerzo permanente que debe ser
considerado como parte de su hacer cotidiano. Si no se le va a dar
mantenimiento constante, continuidad y seguimiento a las acciones o
estrategias de comunicacin propuestas, aprobadas e implantadas en
una organizacin, no vale la pena invertir dinero ni esfuerzo en
algo espordico, eventual o circunstancial. Para implementar un plan
estratgico de comunicacin efectivo y evitar as los dobles filos que
pueden representar las acciones aisladas y no expertas que un
especialista en la materia aplique los cuatro pasos bsicos que
sistematizan la comunicacin en la organizacin.
Estos cuatro pasos bsicos son los siguientes: 1. Investigacin
yadicin.Emitir un diagnstico que sirva de base para el plan de
comunicacin requerido. Permite conocer el estado de la organizacin,
saber cules son sus necesidades en trminos reales, cientficamente
definidos.
2. Planeacin y programacin. En esta etapa se decide y propone la
forma de solucionar el problema o de satisfacer la necesidad de
comunicacin encontrada. En esta etapa se planean y calendarizan las
estrategias que se llevarn a cabo y se presenta en blanco y negro,
de la forma ms completa posible (incluyendo recursos requeridos,
presupuestos y formas de evaluacin). Es importante que todo lo que
se proponga realizar sea acorde a los recursos (humanos, materiales
y econmicos) con que cuenta la empresa, a su cultura y filosofa
corporativas, y repercuta en el alcance de los objetivos
corporativos.
3.Implantacin del plan estratgico de comunicacin:Esta fase
implica llevar a cabo lo planeado y aprobado, de la forma en que
fue pensado y programado.
4.EvaluacinGracias a la etapa de evaluacin se conoce qu tanto
fueron aceptadas o rechazadas las estrategias planeadas, aprobadas
e implantadas, y cun efectivas o no resultaron. Con esta fase, que
puede empezar desde el mismo momento en que se implantaron las
estrategias, se cierra un ciclo y comienza el otro, en el que, por
lgica, la fase 4, se convierte tambin en fase 1, cuando el proceso
se vuelve un continuo.
CAPTULO IV
IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICACIN EMPRESARIAL
Cada da se otorga ms importancia a las relaciones entre las
personas y las empresas, por lo que la comunicacin empresarial ha
tenido un gran auge en los ltimos aos. Una de las cosas ms
importantes para las empresas es mantener una buena imagen
corporativa, ya sea adentro de las personas, que son el mercado a
las cuales ellas estn destinadas, o bien con las mismas empresas
que tiene en el mercado, competencia directa, proveedores y otros.
Es por ellos que los esfuerzos que hacen todos los das las estas
instituciones en mejorar las comunicacin empresarial, se ve
reflejada en muchos aspectos, lo que ha resultado se positivo para
muchos nuevos profesionales, que han visto ac una buena posibilidad
de trabajo.
Como todas las cosas que se ponen de moda, la comunicacin
empresarial ha sido motivo de seminarios, conferencias y muchas
otras reuniones de profesionales especializados en la materia, en
los cuales se exponen todas las teoras, nuevas tendencias e
innovaciones para tener una comunicacin empresarial exitosa.La
comunicacin empresarial es un amplio terreno no explotado del todo
an, ya que como todas las nuevas tendencias provenientes de los
pases desarrollados, se demoran un tiempo en estar en real
funcionamiento en nuestro pases, con el retraso obvio que tienen
sus beneficios producto de este desfase de tiempo.
LA PREOCUPACIN POR UNA COMUNICACIN EMPRESARIALDentro de una
empresa siempre sern importantes las relaciones entre las personas
y las mismas empresas, y es por eso que el auge de la comunicacin
empresarial ha comenzado. Dentro de una empresa una de las cosas ms
importantes es la imagen corporativa, pues es la cara que la
empresa est mostrando a sus clientes y por la cual ellos decidirn
acercarse a ella.Muchas de las empresas, hace algunos pocos aos
carecan de personasque se dedicaran al tema de la comunicacin
empresarial. Hoy en da es casi imposible imaginarse una gran
empresa o institucin que carezca de hombre destinados a la
preocupacin por la comunicacin empresarial. Esto ha tenido muchos
efectos positivos dentro del desarrollo de las empresas, donde por
medio de esta tcnica se pretende mejorar las relaciones humanas y
de contacto con otros. Los periodistas han sido los ms beneficiados
con este crecimiento por la preocupacin de la comunicacin
empresarial. Ellos que por muchos aos haba visto colapsado su
mercado laboral, donde las oportunidades eran cada vez ms escasas,
ven en este campo un enorme territorio para desarrollarse. Esto ha
llevado al perfeccionamiento de las personas en las distintas
materias de la comunicacin empresarial, con el consiguiente
beneficio de tener profesionales ms experimentado y
preparados.Dentro de lo especializados en comunicacin empresarial,
estn los relacionistas pblicos. Ellos se preocupan constantemente
de mantener bien posicionada la imagen de la empresa dentro del
mercado, para lo cual utilizan diversos mtodos y tcnicas. Dentro de
ello est la publicidad. Utilizan espacios pblicos o privado,
promocionando las virtudes que tiene la empresa, en general bajo un
ambiente tranquilo y de preocupacin por las personas y sus
trabajadores. Con ello llegan a las personas, las cuales se van
haciendo su imagen de la empresa mentalmente, que tiene efectos
positivos a la hora de la eleccin por parte del cliente. Ellos y
sus tcnicas y conocimientos, se ha visto invadidos en el ltimo
tiempo por otros profesionales que han venido a cumplir con la
tarea de preocuparse por la comunicacin empresarial.La imagen que
tiene la empresa en el exterior, ya sea del pas o bien de en el
extranjero, es fundamental para que la empresa siga creciendo en su
rubro. Los grupos de personas que estn trabajando en las secciones
dedicadas a mantener una buena comunicacin empresarial, deben
conocer aspectos relacionados a distintos mbitos. Deben saber
manejar grupos de gente de una menara satisfactoria, ya son con
personas con las que se trabaja y no mquinas.Debe tener
conocimiento acerca de marketing y publicidad, ya que son estas
muchas de las herramientas que se utilizan para hacer un buen
trabajo. El orden que deben llevar, de manera de establecer planes
y programas para mejorar las relaciones, buscar establecer nuevas
relaciones o darle prioridad a ciertos grupos en un momento dado,
que exija la eleccin ante mucha demanda. Todos estos aspectos y
muchos ms son los que deben ser solucionados por los profesionales
dedicados a establecer, mantener y mejorar la comunicacin
empresarial. Por ello, la comunicacin empresarial ha sido tildada
como una materia compleja, que requiere estar constantemente
actualizado, de manera de ir integrando mtodos antiguos con algunos
nuevos que sean ms innovadores y permitan queobtener mejores
resultados. Hace algunos aos atrs, temas como la comunicacin
empresarial eran absolutamente desconocidos. La comunicacin
empresarial es un conceptorelativamente nuevo, que ha surgido como
muchos otros nuevos conceptos, a raz de muchas investigaciones.
Como el conocimiento humano va aumentando de forma acelerada, el
estudio de los comportamientos humanos y delas sociedades se ha
transformado en una herramienta muy til a la hora de decidir
estrategias por parte de las empresas. Ello ha llevado a que
concepto como la comunicacin empresarial hayan ganado terreno y se
estn insertando cada da ms dentro de las necesidades que tienen las
empresas o instituciones. Se ha establecido que las personas tienen
conductas y formas de eleccin particulares cuando se le presenta de
determinada forma una egresa o producto. Por ello es que se han
diseado estrategias de comunicacin empresarial y de publicidad que
han instaurado dentro de su proceder las conclusiones que se
extraen de estos estudios. Esto ha permitido elaborar tcnicas de
comportamiento y de proceder que pueden resultar ser muy complejas,
peroque estn certificadamente destinadas a mejorar la comunicacin
empresarial, obteniendo de esta manera todos los beneficios que se
desprenden de una buena comunicacin empresarial.
TODA ORGANIZACIN REQUIERE UNA BUENA COMUNICACIN EMPRESARIAL.
Son muchos los escpticos de utilizar estas nuevas formas de
comunicacin empresarial, incluso son muchos los que dudan de los
verdaderos resultados de ellos en la empresa. Como el costo de
mantener un buen equipo destinado a mantener una buena comunicacin
empresarial es alto y los mtodos que ellosutilizan para realizar su
trabajo tambin son decostos elevados, no todas las empresas pueden
disfrutar de sus potenciales beneficios. Por ello quetanto los
escpticos como quienes carecen de los recursos para tener
comunicacin empresarial satisfactoria, se ven en desventaja con
respecto a su competencia que si cuenta con estas tcnicas. Lo que
si es una constante en el mundo empresarial, es que las grandes
empresas y aquellas internacionales cuenten siempre con un equipo
tcnico especializado que se dedica de forma exclusiva a mantener
una buena comunicacin empresarial, no dedicndose a otras tareas
dentro de la empresa, que no sean para las que fueron
contratados.
GLOSARIO UNIDAD N2
COMUNICACIN BIDIRECCIONAL: La comunicacin bidireccional, en la
que emisor y receptor/es intercambian mensajes precisando la
informacin recibida, solicitando aclaraciones y comprobando lo que
el oyente ha entendido, resulta ms eficaz, especialmente si junto a
la comunicacin verbal tambin se utiliza a la no verbal.COMUNICACIN
INTERNA: es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir,
al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las
compaas de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un
entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido.
COMUNICACIN EXTERNA: se define como el conjunto de operaciones
de comunicacin destinadas a los pblicos externos de una empresa o
institucin, es decir, tanto al gran pblico, directamente o a travs
de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los
poderes pblicos y administraciones locales y regionales, a
organizaciones internacionales, etc.
FLUJOS DE COMUNICACIN: nos referimos a los procesos de
comunicacin que se llevan a cabo al interior de la organizacin de
acuerdo a la estructura formal (organigrama).
MECENAZGO: Proteccin o ayuda econmica que ejerce una institucin
o una persona a una actividad artstica o intelectual.
REDES DE COMUNICACIN: Una red es un sistema de comunicaciones,
ya que permite comunicarse con otros usuarios para compartir
archivos y perifricos.
RUMORES: son proposiciones para ser credas que se transmiten de
persona a persona, habitualmente de forma oral, sin que existan
datos para comprobar su veracidad. Se trata de especulaciones no
confirmadas que se intentan dar por ciertas con un objetivo
determinado, y que condicionan el comportamiento de los dems por
encima de la informacin objetiva.
BIBLIOGRAFIA Berlo, D. K. (1979). El Proceso de Comunicacin.
Argentina: AteneoBonilla Gutirrez, C. (1988). La comunicacin,
funcin bsica de las Relaciones Pblicas . Mxico: TrillasHerrera
Martnez, Gabriela, Vale la pena invertir en comunicacin
organizacional?. Ed. Mico Panoch, Argentina 2004.N, Santon. (2005)
Las tcnicas de comunicacin en la empresa. Bilbao DeustonRonald
Adler, Jeanne Marquarte (1983). Communicating at Work Principles
and Practices for Business and the Professions. 3a ed.
http://www.recrea-ed.cl/comunicacion/empresarial.htm