1 Inhalt: Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung Durchführung: Lehrgespräch, Gruppenübungen, Präsentationen der Teilnehmer Ergebniserwartung:

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Inhalt: Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung

Durchführung: Lehrgespräch, Gruppenübungen,

Präsentationen der Teilnehmer

Ergebniserwartung: Erwerb von grundlegenden Kenntnissen

der Einsatzmittelplanung, -berechnung und

-optimierung

Einsatzmittelplanung

Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING

Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

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Einsatzmittelplanung: Grundlagen, Ziel und Aufgaben

Die Einsatzmittelplanung im PM betrachtet die Frage nach dem „Wer“ und

dem „Womit“.

Der formal korrekte Begriff lautet Einsatzmittelplanung. In der Praxis wird

allerdings häufig auch der Begriff Kapazitätsplanung verwendet.

Ziel der Einsatzmittelplanung ist die termingerechte Disposition der für die

Projektdurchführung erforderlichen Einsatzmittel.

Der detaillierte Projektstrukturplan mit den Arbeitspaketbeschreibungen

informiert darüber, welche Leistungen im Projektablauf zu erbringen sind.

In der Einsatzmittelplanung wird ergänzend mitgeteilt, wer die Arbeitspakete

mit welchen Mitteln tatsächlich realisieren kann.



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Einsatzmittelplanung: Begriffsbestimmungen

Einsatzmittelbedarf:

Die Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Einsatzmittelart, die zur Erzielung eines Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitraumes erforderlich ist.

„Personal oder Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden.“ (DIN 69901)

Einsatzmittel:

Einsatzmittelarten nach DIN 69901: stoffliche Merkmale (Ziegel, Formulare, etc.) technische Merkmale (Rechner, Betonmischer, etc.) funktionale Merkmale (Eigenschaften) berufliche Qualifikation (Personen oder Personengruppen) Unterteilung von Personengruppen in Gruppen gleicher Qualifikation und Gruppen unterschiedlicher Qualifikation



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Einsatzmittelplanung: Arbeitsschritte

1. Bedarfsermittlung

2. Gegenüberstellung von Bedarf und Verfügbarkeit

3. KapazitätsabgleichPMF, S. 1053



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Einsatzmittelplanung:Bedarfsermittlung und Bedarfsberechnung

Zunächst verhält man sich bei der ersten Ablauf- und Terminplanung so, als

stünden alle Einsatzmittel unendlich zur Verfügung, um die logischen Abläufe

und Termine bestimmen zu können.

Steht fest, welche Tätigkeiten in einem Projekt zu welchem Zeitpunkt zu

leisten sind, stellt sich die Frage: „Wer macht das und womit wird es gemacht ?“

Im nächsten Schritt wird die Betrachtung erweitert um die Frage: „Wieviel

Personal mit den jeweils ermittelten Qualifikationen wird mit wieviel von den

qualitativ beschriebenen Sachmitteln im Projekt benötigt ?“

PMF, S. 345



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Feststellung des Einsatzmittelbedarfs

Fertiggestellter Projektstrukturplan (PSP) Beschriebene Arbeitspakete Definierte Vorgänge einschließlich der Ergebniserwartungen (Leistung/ Kosten)

Voraussetzungen:

Bedarfsschätzung: Summenschätzung: Für jeden Vorgang bzw. jedes Arbeitspaket wird der Bedarf verschiedener Ressourcen in Gesamtsummen, wie z.B. Programmierstunden geschätzt. Ratenschätzung: Einem Vorgang bzw. einem Arbeitspaket wird eine Ressource für dessen Dauer ganz oder teilweise zugeordnet.



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Informationsträger für die Bedarfsermittlung

Arbeitsergebnis entsprechend der Vorgangsbeschreibung

Einsatzmittelart

Arbeitsmenge eines Vorganges in Personen- oder Maschinenstunden (AM)

Dauer des Vorganges in Planungseinheiten (D)

Anzahl der Arbeitsstunden pro Planungseinheit (h)

PMF, S. 345

Einsatzmittelbedarf (EMB) = AM

D x h



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Einsatzmittel: ChecklisteWelche Qualifikation muß die Person oder Personengruppe, die das

Arbeitsergebnis erreichen soll, haben ?

Handelt es sich um gleichartige Qualifikationen, falls eine Personengruppe

erforderlich ist, oder müssen die einzelnen Personen in dieser Gruppe

unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte haben ?

Falls unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte in dieser Arbeitsgruppe

erforderlich sind: Gibt es bereits diese Gruppe - z.B. als festes Team - oder

muß die Gruppe für das Arbeitspaket im Projekt zusammengestellt werden ?

Welche Maschinen, Materialien und Hilfsmittel sind für die Realisierung

erforderlich ?

1.

4.

3.

2.



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Einsatzmittel: ChecklisteGibt es in der Zusammenstellung der möglichen Sachmittel einzelne

Sachmittel, die nicht verfügbar, beschaffbar oder ausdrücklich

ausgeschlossen für das Erreichen des Arbeitsergebnisses sind, wenn ja,

welche ? (Existieren nicht-kompatible bzw. konfliktäre Einsatzmittel ?)

Durch welche verfügbaren, beschaffbaren bzw. ausdrücklich zugelassenen

Sachmittel läßt sich eine Sachmittelzusammenstellung erreichen, die

vollständig ist und eingesetzt werden darf (Kombinationsmöglichkeiten) ?

Werden alle beschriebenen Sachmittel wirklich für das Arbeitsergebnis

benötigt oder läßt sich der Sachmitteleinsatz auf möglichst wenige

unterschiedliche Sachmittel begrenzen, wenn ja, auf welche ? (Wo ist der

„Flaschenhals“ bei den Ressourcen ?)

5.

6.

7.



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Methoden zur Ermittlung der Einsatzmittelmengen

Um eine Einsatzmittelplanung vorzunehmen reicht es nicht aus, die Einsatzmittel

pro Arbeitspaket zu beschreiben. Das Verhältnis der Einsatzmittel zueinander ist

in Grenzen veränderbar und daher auch der Zeitbedarf pro Arbeitspaket.

Das „Mischungsverhältnis“ der einzelnen Einsatzmittel zueinander kann

wiederum in den seltensten Fällen kostenneutral verändert werden

(Isoquantentheorie, Substitutionsfunktionen).

Die Einsatzmittelplanung ist damit Teil des Optimierungsproblems der

Gesamtprojektplanung aus Einsatzmitteln, Zeit und Kosten. PMF S. 348



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Ermittlung von Einsatzmittelmengen

PMF S. 348

Grundlegende Ansätze zur Ermittlung von Einsatzmittelmengen:Es wird gefragt nach: Personenzeit

Anzahl der Einsatzmittel Zeitdauer (z.B. in Tagen)

Lösungsansätze:

Personenzeit = Anzahl der Einsatzmittel x Zeitdauer z.B. 400 Personentage = 4 Mitarbeiter x 100 Tage

Anzahl d. Einsatzmittel = Personenzeit / Zeitdauer

z.B. 4 Mitarbeiter = 400 Personentage / 100 Tage

Zeitdauer = Personenzeit / Anzahl d. Einsatzmittel

z.B. 100 Tage = 400 Personentage / 4 Mitarbeiter



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Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie

Die aus den einzelnen Arbeitspaketen ermittelten Kapazitäten können pro

Einsatzmittel für den Projektablauf, z.B. nach frühester Lage, zusammengeführt

werden. Damit ist eine erste Orientierung über die Kapazitätsverteilung zwischen

den Einsatzmittel bezogen auf das Gesamtprojekt möglich. Die Graphik auf der

folgenden Folie stellt eine mögliche Einsatzmittelverteilung im Projektablauf dar. Die

Form der graphischen Darstellung wird auch als Kapazitätsganglinie bezeichnet.

Eine solche Summierung aller benötigten Kapazitäten einer Einsatzmittelart kann

dabei innerhalb festzulegender Zeiteinheiten erfolgen und damit auch erste

Hinweise für den möglichen (maximalen) Bedarf an einzelnen Einsatzmitteln zu

bestimmten Projektabschnitten liefern.

PMF S. 359



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Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie

PMF S. 358

Arbeitskräfte

TageBeginn derBauausführung



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Kapazitätsabgleich

Nachdem die erforderlichen Einsatzmittel im Projekt festgestellt worden sind und die Einsatzmittelmengen pro Arbeitspaket bestimmt sind, ist der Kapazitätsabgleich erforderlich.

Ziel des Kapazitätsabgleichs ist es, eine möglichst enge Übereinstimmung zwischen Einsatzmittelbedarf und verfügbaren Einsatzmitteln herbeizuführen = angestrebte Deckung von Bedarf und Bestand an Einsatzmitteln unter Beachtung von Zielen und Randbedingungen.

Einsatzmittelbestand:Anzahl der zu einem Zeitpunkt vorhandenen Einsatzmittel einer oder mehrerer Einsatzmittelarten.



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KapazitätsabgleichIm ersten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im

Projektablauf bei frühest möglichen Anfangszeiten für alle Vorgänge (im Netzplan)

betrachtet.

Im zweiten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im

Projektablauf bei spätest zulässigen Endzeiten für die Vorgänge betrachtet.

Bedarfsglättung:

Durch das Verschieben von Vorgängen im Rahmen ihrer verfügbaren Pufferzeiten

erfolgt die Glättung von Kapazitätsspitzen.

Die Bedarfsglättung liefert einen termingetreuen Projektplan.



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Kapazitätsoptimierung

Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit verschoben.

Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit gestreckt.

Ein Vorgang wird gestaucht.



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Einsatzmittelplanung: Termingetreue Planung

Termingetreue Planung = Einsatzmitteplanung mit Hilfe des Netzplanes

Termin hat Vorrang (keine Verschiebung des Endtermins !)

Maßnahmen zur Beseitigung von Engpässen:

Erhöhung der Kapazitäten (Überstunden etc.)

Externe Vergabe von Teilaufträgen (Outsourcing)

Reduktion des Lieferumfanges



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Einsatzmittelplanung: Kapazitätsgetreue Planung

Kapazitätsgetreue Planung = Keine Termintreue

Kapazitäten werden beibehalten, Ausführungstermine werden untergeordnet.

Nachteile dieses Planungsverfahrens:

Vertraglich festgelegte Fixtermine lassen sich oft nicht halten.

Die Planungsarbeit bei gesetzten Terminen wird erschwert.



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Maßnahmen bei PersonalüberschußMaßnahmen bei

Personalüberschuß Was ist zu beachten ? Fristigkeit der Maßnahmen

Kurzarbeit

Zeitliche Verlagerungvon Aufgaben

Abwicklung eines Resturlaubes

Beschaffung von zusätzlichen Aufträgen

Umsetzung von Mitarbeiternin andere Abteilungen

Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter

Einstellungsstop

Entlassungen

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, wenn zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird (§ 87 BetrVG).

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG)

Allgem. Beratungs- und Vorschlagsrecht des Betriebsrates, insbes. bei der Errichtung und Ausstattung betrieblicher Einrichtungen zur Berufsbildung, bei der Einführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen und bei der Teilnahme an außerbetrieblichen Berufsbildungsmaßnahmen. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen (§§ 96-98 BetrVG)

Anhörungsrecht des Betriebsrates vor jeder Kündigung, Widerspruchsrecht des Betriebsrates, falls bestimmte Richtlinien verletzt werden (§ 102 BetrVG)

kurzfristig

kurzfristig

kurzfristig

kurz- und mittelfristig

kurz- und mittelfristig

kurz- undmittelfristig

mittelfristig

mittelfristig

(aus RKW, PMF)



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Maßnahmen bei PersonalmangelMaßnahmen bei

Personalüberschuß Was ist zu beachten ? Fristigkeit der Maßnahmen

Überstunden

Mitarbeiter zu höhererLeistung motivieren

Zeitliche Verlagerungvon Arbeiten

Einstellung von befristeten Aushilfen

Auf Aufträge verzichten

Fremdvergabe vonAufträgen

Umsetzung von Mitarbeiternaus anderen Abteilungen

Gezielte Einplanung von Ausfallzeiten (z.B. Urlaub)

Neueinstellung

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag

Für höher qualifizierte Arbeiten nicht geeignet, Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG)


Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG)


kurzfristig

kurzfristig

kurzfristig

kurzfristig

kurzfristig



mittelfristig

mittelfristig

(aus RKW, PMF)



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Zusammenführung mehrerer Projekte

Start Ende

AP 23

AP 24

AP 21

AP 22

Start Ende

AP 12

AP 14AP 11

AP 13 +

=

Start Ende

AP 12

AP 14AP 11

AP 13

AP 23

AP 24AP 21

AP 22

nach PMF Bild 20/5



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EinsatzmittelplanungProjektstrukturplan „Bankfiliale“

PM Medien-versorgung B BetriebMUmbauU K Kundeninfo

Agentur-beauftragung

Anzeigen-schaltung

VerteilungInfo-Blätter

Kunden-betreuung

Auftrags-bearbeitung

HLS-Installation

Elektro-versorgung

Bereitstellung Infrastruktur

Umbau Abschnitt 1

UmbauAbschnitt 2

UmbauAbschnitt 4

UmbauAbschnitt 3

Steuerung

Dokumentation

Kontrolle

Planung

Umbau Bankfiliale

P



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EinsatzmittelplanungArbeitspaketliste „Bankfiliale"

Nr. Kurzbezeichnung Vorgänger Nachfolger Pers. Kap. Je Tag / Woche (1/2 Pers. = 1 Einh.)

123456789101112131415161718



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EinsatzmittelplanungVorgangs-/ Arbeitspaketliste„Bankfiliale"

Nr. Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP

123456789101112131415161718

D = DauerFAZ = frühester AnfangszeitpunktFEZ = frühester EndzeitpunktSAZ = spätester AnfangszeitpunktSEZ = spätester EndzeitpunktGP = GesamtpufferFP = Freier Puffer



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Woche 01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

Balkenplan „Bankfiliale“: früheste Lage



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Woche 01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

Balkenplan „Bankfiliale“: späteste Lage



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Ressourcenhistogramm: Früheste Lage

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

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Personalbedarf (KE je Tag oder Woche)

1 KE = 1/2 Arbeitskraft

Tag / Woche



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Ressourcenhistogramm: Späteste Lage

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

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Personalbedarf (KE je Tag oder Woche)

1 KE = 1/2 Arbeitskraft

Tag /Woche



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Erstellen Sie eine Kapazitätsplanung für den Umbau der Bankfiliale

unter Einsatz der erforderlichen Instrumente. Schätzen Sie den

Einsatzmittelbedarf methodisch ab und bereiten Sie Ihr Ergebnis

präsentationsfähig auf.

Übung: Kapazitätsplanung Bankfiliale



1 Inhalt: Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung Durchführung: Lehrgespräch, Gruppenübungen, Präsentationen der Teilnehmer Ergebniserwartung:

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