03 project charter

The Project Charter The driver for requirements and use cases

The charter is to the project what the Constitution is to the United States

¡  Scope ¡ Objectives ¡  Participants

¡  Roles ¡  Responsibilities ¡  Stakeholders

It is usually a short text

document

What does the charter tell us? ¡  Reasons for undertaking the project ¡ Objectives and constraints of the project ¡ Directions concerning the solution ¡  Identities of the main stakeholders ¡  In scope and out-of-scope items ¡  High level risk management plan ¡ Communication plan ¡  Target project benefits ¡  High level budget and spending authority

How to use the charter

¡ As proof of authority ¡ As a one-pager to sell

the project ¡ As a refocusing point

for the team

What is in the project charter?

Project Authorization ¡ A brief statement identifying the project by name

and maybe number

Project Manager

¡  The name of the project manager, including a description of his or her responsibilities

Key Stakeholders ¡ All key stakeholders ¡  Their functions or roles ¡  How they will contribute to the project

Project Goals

¡  The goals should be SMART: ¡  Specific ¡  Measurable ¡  Agreed upon ¡  Realistic ¡  Time bound

Project Priorities ¡  Time ¡ Cost ¡  Scope ¡  Etc.

Scope Statement

¡ What we will do ¡ What we will not do ¡ Makes scope creep obvious

Product Requirements ¡ Very big picture ¡  High-level ¡  Soft ¡ What the product is expected to do ¡  How it must perform

Project Assumptions ¡ May include the availability of specific ¡  Resources ¡  Information ¡  Funding ¡  Skills

Project Constraints & Boundaries

¡  Budgetary ¡  Time ¡  Regulations ¡ Quality standards ¡ … and so on

Initial Project Risks ¡  List ¡  Obstacles ¡  Risks ¡  Threats

¡  Each risk must be ¡  Analyzed, ¡  Quantified ¡  Prioritized

¡  Then list ¡  Risk responses ¡  Mitigations ¡  Risk sharing ¡  Risk avoidance ¡  Risk tolerances

List of Deliverables

Cost Estimates

Integrated Change Control ¡ Define how changes to the project charter and

other key documents will be managed ¡  Configuration management ¡  Software release centers ¡  Who has the authority to accept of reject these

changes

Conclusion ¡  The project charter defines the project we are embarking on ¡ We identify risks, mitigations, stakeholders, and the project

manager ¡  It is used as a compass to guide the team, marketing collateral

to sell the project, and a management tool to keep the team on track