ตัวอย่าง
ตวอยาง
จดพมพโดย สำ�นกพมพ ส.ส.ท.
สมาคมสงเสรมเทคโนโลย(ไทย-ญปน) 5-7ซอยสขมวท29ถนนสขมวทแขวงคลองเตยเหนอเขตวฒนากรงเทพฯ10110 โทร.0-2258-0320(6เลขหมายอตโนมต),0-2259-9160(10เลขหมายอตโนมต) เสนองานเขยน•งานแปลไดทwww.tpa.or.th/publisher/new ตดตอสงซอหนงสอไดทwww.tpabook.com
จดจำ�หน�ยโดย บรษท ซเอดยเคชน จำ�กด (มห�ชน) อาคารทซไอเอฟทาวเวอรชน19เลขท1858/87-90 ถนนบางนา-ตราดแขวงบางนาเขตบางนากรงเทพฯ10260 โทร.0-2739-8000,0-2739-8222โทรสาร0-2739-8356-9 www.se-ed.com
ขอมลทางบรรณานกรมของสำานกหอสมดแหงชาตSanctuary Publishing Inc.
เทคนคการจดการเอกสาร เวลา ความคด เพองานและชวตทประสบความสาเรจ.-- กรงเทพฯ : สมาคมสงเสรมเทคโนโลย (ไทย-ญปน), 2557. 224 หนา. 1. การบรหารเวลา. 2. การจดการธรกจ. 3. ความสาเรจทางธรกจ. I. ศรลกษณ ศรมาจนทร, ผเแปล. II. ชอเรอง.
658.4093 ISBN 978-974-443-594-1
พมพครงท1 ตลาคม 2557
“ถาหนงสอมขอผดพลาดเนองจากการพมพ ใหนำามาแลกเปลยนไดทสมาคมฯ” โทร. 0-2258-0320 ตอ 1560, 1570
ราคา 250 บาท
ZukaiMisugaSukunaiHitohaKanarazuYatteiru‘Shorui,Techo,Noto’noSeiriJutsuCopyright 2010bySanctuaryPublishingInc.FirstpublishedinJapan2010bySanctuaryPublishingInc.ThaitranslationrightsarrangedwithSanctuaryPublishingInc.throughHonnoKizuna,Inc.สงวนลขสทธฉบบภาษาไทยโดยสมาคมสงเสรมเทคโนโลย (ไทย-ญปน)
■ บรรณ�ธก�รบรห�ร สกญญาจารการหวหน�กองบรรณ�ธก�ร แทนพรเลศวฒภทร
บรรณ�ธก�รเลมแสงเงนนาคพฒนออกแบบปกและรปเลม ภาณพนธโนวยทธ,ประเทองคชเสนย
ธรก�รสำ�นกพมพ องคณาอรรถพงศธร■ พมพท : บรษทพมพดการพมพจำากด
เทคนคการจดการเอกสาร เวลา ความคด เพองานและชวตทประสบความสำาเรจ
By… Sanctuary Publishing Inc.แปลโดย... ดร.ศรลกษณ ศรมาจนทร
ตวอยาง
คำ�นำ�
รวบรวมทกเทคนคการจดระเบยบทแกไขปญหางานผดพลาดได85%
ปจจบน มหนงสอเกยวกบการสอนการจดระเบยบตาง ๆ วางจาหนายเปน
จานวนมาก หนงสอเลมนแมจะใชคยเวรดเดยวกน แตมเนอหาทแตกตาง เพราะรวบรวม
3 เทคนคการจดระเบยบเพอแกปญหาความผดพลาดในการทางาน
เทคนคแรกกคอ การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร
(Filing) เปนการสรางสภาพแวดลอมการทางานททาใหเรารตาแหนงทวางเอกสารตาง ๆ
ไดทนท
เทคนคท 2 คอ การจดระเบยบขอมลดวยเทคนคการใชสมดตารางเวลา
(Planners) เทคนคนชวยใหการทางานเปนไปตามแผน เกบสะสมไอเดยตาง ๆ และ
ยกระดบคณภาพการทางานอกดวย
เทคนคท 3 คอ การจดระเบยบความคดดวยเทคนคการใชสมดบนทก
(Notebooks) เปนเทคนคทชวยใหพจารณาขอมลในหวตามความเปนจรงอยางไมมอคต
เรยบเรยงความคดไดชดเจน และเขาใจวาจะตองดาเนนการอยางไรตอไป
ขอความ “85% ของความผดพลาดเรองงาน แกไขไดดวยเทคนคการจด
ระเบยบ” บนปกหนงสอเลมนทาใหเปนจรงไดโดยใชเทคนคการจดระเบยบเหลานอยาง
ครบถวน ถาคณมขอผดพลาดทตองการแกไขกขอแนะนาใหลองอานหนงสอเลมน
ตวอยาง
ส�รบญ
วธใชหนงสอ 1
1 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร(Filing) 2
1 อปกรณทขาดไมไดสำาหรบการจดแฟมเอกสาร 4อปกรณจดแฟมเอกสาร ใหเตรยมเฉพาะสงทจาเปนเทานน และเตรยมของทใชแลวหมด
เผอไว จะไดประหยดเวลา ไมตองจดหาทละครงเมอของหมด
2 ทำาไมการจดแฟมเอกสารจงสำาคญ 8การจดแฟมเอกสารเปนสงสาคญอยางหนงทขาดไมได เพอใหดาเนนงานอยางมประสทธภาพ
หลกสาคญเพอใหจดแฟมเอกสารไดตอเนองคอการปรบใหเขากบสไตลการทางานของตวเอง
เพอใหงายและปฏบตไดจรง
3 ทงเอกสารทคดวาไมตองการใชอก 12สภาพแวดลอมการทางานทเตมไปดวยกองเอกสารจานวนมาก ทาใหหยบเอกสารทตองการ
ไดยาก เมอตระหนกเชนนจะเขาใจวาการทงเอกสารทไมมประโยชนเปนเรองสาคญมาก
4 หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดเอกสาร 16หลกพนฐานการจดแฟมเอกสารคอการใชแฟมใสแบงเอกสารตามหวขอและวางโดยกาหนด
ตาแหนงทวางใหชดเจน และแนะนาวธใชแฟมใสส
5 เพมประสทธภาพการคนหาดวย “ดชน” 20สงสาคญทขาดไมไดเพอเพมประสทธภาพการคนหาเอกสารและไฟลคอดชน และใชโพสตอต
เพอเสรมประสทธภาพของดชนไดดวย
6 การเลอกใชแฟมแตละประเภท (กลองเอกสาร, แฟมสองหวง) 24เลอกใชแฟมโดยคานงถงความเหมาะสมกบประเภทเอกสาร ถาเอกสารสวนใหญเปนเอกสาร
ทแบงตามหวขอ ใหใชกลองใสเอกสาร สวนเอกสารทจดเกบเรยงตามลาดบเวลา (วน เดอน
ป) ใหใชแฟมสองหวง
7 วธจดเกบเอกสารแฟกซ 26หามละเลยแฟกซทสงมาดวยเรองตาง ๆ จากทตาง ๆ เดดขาด และจะตองกาหนดลาดบ
ขนตอนตงแตไดรบแฟกซจนเกบใสแฟมอยางชดเจน
ตวอยาง
8 วธเกบใบเสรจรบเงน 28ตองจดเกบใบเสรจอยางระมดระวง อยาทงไวในกระเปาสตางคหรอสอดไวในสมดตารางเวลา
ไมพบและไมเกบไวในซองจดหมาย เกบใสแฟมใสใหเปนระเบยบ
9 วธจดกระเปา 30การจดกระเปาใหเปนระเบยบไดหรอไมนนมผลตอประสทธภาพการทางาน ตองเลอกกระเปา
ทเหมาะกบสไตลการทางานของตวเอง และใสเฉพาะของทจาเปนเทานน
10 หลกพนฐานการจดโตะทำางาน 34การจดโตะทางานสมพนธโดยตรงกบการทางานทมประสทธภาพ เชน ถากาหนดตาแหนง
ทวางของสงตาง ๆ ทเกบในลนชกอยางชดเจน กจะทาใหหยบใชงานสงของตาง ๆ ไดทนท
และไมทาใหงานตองหยดชะงก
11 การกำาหนดตำาแหนงวางสงของบนโตะทำางาน 38จะวางอะไร ตรงไหนบนโตะทางานมผลตอประสทธภาพการทางาน ถาวางสงของบน
โตะทางานสะเปะสะปะไมมหลกเกณฑ จะทาใหพนทการทางานแคบลงและประสทธภาพ
การทางานลดลงดวย
12 การกำาหนดตำาแหนงวางสงของในลนชกโตะทำางาน 40การกาหนดตาแหนงวางสงของในลนชกคอการกาหนดวาจะเกบอะไรไวในแตละลนชก
ลนชกตรงกลาง ลนชกดานขางชนบน ชนกลาง และชนลาง ถาปฏบตไดจรงจะทาให
หยบสงของตาง ๆ ใชไดรวดเรว
เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการจดแฟมเอกสาร 44แนะนาเทคนคการจดแฟมเอกสารในททางานจรง ซงเกบขอมลจาก Pasona Group
ทาใหรวา คนทางานระดบแนวหนาของบรษทใหความสาคญกบเทคนคการจดแฟม
เอกสารอยางไร และนาเสนอไอเดยทใชไดจรงอกมากมาย
13 หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดคอมพวเตอร 48แนวคดการจดเกบไฟลเอกสารในคอมพวเตอรไมแตกตางจากการจดแฟมเอกสาร
(ทเปนกระดาษ) หวขอนแนะนาวธใชโฟลเดอรจดระเบยบไฟลเอกสาร
14 ลบไฟลทไมใชแลวทงไป 52แมคอมพวเตอรมฮารดดสกซงมหนวยความจขอมลขนาดใหญ ถาปลอยไฟลทงไวใน
คอมพวเตอรจานวนมาก กจะคนหาไฟลทจาเปนไดยากขน ดงนนการลบไฟลทงจงเปนสงท
จาเปนสาหรบคอมพวเตอรเชนกน
ตวอยาง
15 คนหาไฟลเจออยางงายดาย 54การใชโฟลเดอรทถกตองจะชวยใหคนหาไฟลไดงายขน หวขอนแนะนาวธเพมประสทธภาพ
การคนหาไฟล
16 วธจดเกบอเมล 56บางคนอาจจะไดรบอเมลวนละไมตากวา 100 ฉบบ หวขอนแนะนาวธจดเกบอเมล
เหลานนและการจดระเบยบใน INBOX เพอใหคนหาอเมลเกา ๆ ไดงายขนเมอตองการ
อานอเมลนนอกครง
17 การสำารองขอมลเปนสามญสำานกของการทำางาน 58เมอเกดปญหาบางอยางกบคอมพวเตอรแลวไฟลขอมลสญหาย จะสงผลกระทบรายแรงตอ
งาน ดงนนการสารองขอมลสาคญอยางมาก หวขอนแนะนาวธสารองขอมล
18 จดขอมลทจำาเปนในนามบตร 60รตวอกทกมนามบตรจานวนมาก ถาจดเกบนามบตรเหลานนใสแฟม นอกจากจะจดระเบยบ
นามบตรไดเหมาะสมแลว ยงสรางโอกาสทางธรกจไดอกดวย
19 หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดนามบตร 64แมมนามบตรจานวนมาก แตทใชจรง ๆ มไมมาก หวขอนแนะนาวธจดเกบนามบตร
โดยมงเนนนามบตรทใชจรง แยกนามบตรทใชจรงเปน “นามบตรทใชบอย” กบ
“นามบตรทไมคอยไดใช”
20 กฎการทงนามบตร 66ในแตละวน นามบตรเพมขนเรอย ๆ ในจานวนนนมนามบตรทไมไดใชเลยดวย แมจะเกบ
นามบตรเหลานนไวกไมเกดประโยชนอะไร ควรทงนามบตรทคดวาไมไดใชอกเชนเดยวกบ
เอกสาร
2 การจดระเบยบขอมลดวยเทคนคการใชสมดตารางเวลา(Planners) 68
1 หาสมดตารางเวลาทเหมาะกบสไตลของตนเอง 70สมดตารางเวลามหลากหลายโดยแบงตามประเภท ขนาด และรปแบบการจดวาง กอนอน
เราจะตองรจกประเภทของสมดตารางเวลาทเหมาะกบตวเอง
2 ทำาไมสมดตารางเวลาจงจำาเปนตอการทำางาน 75คนทใชสมดตารางเวลากบคนทไมใชจะแตกตางกนอยางมาก หวขอนแนะนาวธใช
สมดตารางเวลาใหเปนประโยชนตอการทางานธรกจ
ตวอยาง
3 หลกพนฐานการใชสมดตารางเวลา 79การใชสมดตารางเวลาอยางถกตองเหมาะสมจะทาใหเราไดรบประสทธผลสงสด และถาใชสมด
ตารางเวลาโดยคานงถงกระบวนการตาง ๆ การทาฝนใหเปนจรงกไมใชเรองทเปนไปไมได
4 วธจดตารางเวลา 81เราตองใชตารางเวลาทเหนเนอหาทงหมดไดงาย หวขอนจงจะแนะนาวธใชตารางเวลา
ซงมพนทจากดและวธใชส เครองหมาย ตวอกษรยอ
5 วางแผนตารางเวลาระยะกลางและระยะยาว 85สงสาคญตอการจดตารางการทางานระยะยาวคอกอนอนตองรวนเรมตนและวนสนสดการ
ทางาน จากนนกจดกาหนดการตาง ๆ ทงประจาป แตละเดอน และแตละสปดาหในตารางเวลา
6 จดตารางเวลาในแตละวน 88ตารางเวลาแตละวนตางจากตารางเวลาระยะกลางและระยะยาวตรงทมกจะเปลยนแปลง
ไมกาหนดแนนอนตายตว จงตองจดตารางเวลาทปรบเปลยนได เพอรองรบงานตาง ๆ ได
งายและคมคากบเวลา
7 วธใช To Do List ใหเปนประโยชน 92ประโยชนของการทา To Do List คอทาใหรวาจะตองทาอะไรบาง จดลาดบความสาคญของ
งานทม และกาหนดงานทจะตองทาในเดอนน สปดาหน วนน และในเวลาวาง
8 พลกแพลงวธนดหมาย 96หลายเคลดลบทควรรเพอนดหมายอกฝายไดตามวนและเวลาทเราสะดวก ถาทาไดกจะ
ประหยดเวลาการเดนทาง และมสมาธทางานของตวเองมากขน
9 หมนดสมดตารางเวลาใหเปนนสย 98การหมนดสมดตารางเวลาใหเปนนสย ทาใหเขาใจรปแบบพฤตกรรมของตนเอง การพจารณา
สมดจดบนทกเลมกอนอกครงอาจจะทาใหคนพบสงทตวเองถนด จดแขง และจดออนของ
ตนเอง
10 เพมคณคาใหบนทกในสมดตารางเวลา 100การจดบนทกในสมดตารางเวลามขอดตาง ๆ มากมายทเชอมโยงสความสาเรจในการทางาน
เชน ถาจดบนทกทกเรองทกสถานการณ จะทาใหนกเรองทลมได
11 ใชโพสตอตใหเปนประโยชนตอการจดบนทก 104อาจกลาวไดวาโพสตอตเปนอปกรณทเขากบสมดตารางเวลาไดด นอกจากใชเพอเพมพนทจด
บนทก ยงใชเพอเพมหรอเนนขอมลไดดวย
ตวอยาง
12 วธจดบนทกโดยใชแผนภาพ 107การจดบนทกดวยรปภาพหรอแผนผงบางครงกเขาใจงายกวาการจดเปนตวอกษรเมอกลบมา
ดอกครงภายหลง และขอมลบางอยางกเหมาะจะจดบนทกเปนแผนทหรอภาพประกอบ
มากกวา
13 เรยนรทกษะทจำาเปนตอการจดบนทกการประชม 111สงสาคญเพอใหการประชมราบรนและเกดประโยชนคอการจดบนทกกอนประชม ระหวาง
ประชม และหลงประชม ถาจดบนทกอยางถกตองเหมาะสมกจะชวยเพมประสทธภาพของ
การประชมได
14 จดบนทกใหเปนนสย 118เราจะไดรบประโยชนจากการจดบนทกกตอเมอจดบนทกเปนประจาจนเปนกจวตร เพอให
ปฏบตจนเปนนสย หวขอนจะแนะนาชวงเวลาทควรจดบนทกและเนอหาทควรจดบนทก
15 เตมเตมการบนทกใหสมบรณดวยวธอน ๆ นอกจากการเขยน 123นอกจากการเขยน ยงมวธอน ๆ ทจะบนทกขอมลไว เชน การสอดเอกสารไวในสมดตารางเวลา
การใชอปกรณดจทล เชน กลองถายรปดจทล เครองบนทกเสยง
16 การเตรยมบนทกกอนยกหโทรศพท 128การเตรยมบนทกไวลวงหนากอนยกหโทรศพทเปนสงสาคญทจะชวยใหถายทอดสารทาง
โทรศพทถกตอง ชดเจน และไมเสยเวลาโดยไมจาเปน ถาพดตามบนทกทเตรยมไว การตดตอ
สอสารกจะราบรน
17 วธเขยนโนตฝากขอความทใครอานกเขาใจ 130โนตฝากขอความตองเปนโนตทใครเหนกเขาใจไดทนท หวขอนแนะนาวธจดโนตขอมลจาเปน
ทเขาใจงาย
18 วธใชสมดจดทอย 132สมดจดทอยทตดกบสมดตารางเวลามวธใชประโยชนอน ๆ นอกจากใชจดทอย เชน ใชจด
รายชอรานอาหารหรอขอมลการเดนทาง จะเปนประโยชนมากเมอตองการใชงาน
19 ความสำาคญของการจดบนทกและจดเกบบนทกใหเปนระเบยบ 134นอกจากการจดบนทก จาเปนตองจดบนทกใหเปนระเบยบเปนประจา ตองพจารณาบนทก
ตามประเภทขอมลวาขอมลใดทงได ขอมลใดควรเกบไว
- เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการใชสมดตารางเวลา ➀ 136แนะนาเทคนคการใชสมดตารางเวลาในการทางาน ซงชวยจดระเบยบการทางาน และชวย
เตมเตมทงชวตการทางานและชวตสวนตวใหสมบรณแบบยงขน เกบขอมลจรงจากพนกงาน
บรษท Yoshimoto Fandango
ตวอยาง
- เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการใชสมดตารางเวลา ➁ 138แนะนาเทคนคการใชสมดตารางเวลาในการทางาน ซงเกบขอมลจรงจากพนกงานบรษท JTB
เทคนคการรวบรวมขอมลทกอยางไวในสมดตารางเวลาจะชวยปองกนปญหาทางานตกหลน
และความผดพลาดเรองงาน
3 การจดระเบยบความคดดวยเทคนคการใชสมดบนทก(Notebooks) 140
1 หาสมดบนทกทเหมาะกบตวเองใหเจอ 142สมดบนทกแบบใดเหมาะกบเราทสดนนขนอยกบสไตลการทางาน หวขอนแนะนาหลกการ
เลอกสมดบนทกโดยพจารณาขนาด เสนบรรทด และคณภาพกระดาษ
2 เหตผลของการใชสมดบนทกทางธรกจ 147การจดในสมดบนทกมขอดคอไดเรยบเรยงความคดและใชขอผดพลาดในอดตใหเปนประโยชน
ในครงตอ ๆ ไป ถาตระหนกเชนนแลวใชสมดบนทกใหเปนประโยชนจะชวยเพมประสทธผล
การใชสมดบนทก
3 หลกพนฐานการใชสมดบนทกใหเกดประโยชน 151การจดบนทกมหลกเกณฑทตองคานงถงหลายขอ ขอหนงซงถอวาเปนพนฐานทสาคญทสดคอ
การจดตามลาดบเวลาโดยไมตองแบงประเภทเนอหาทจด
4 หลกสำาคญในการใช Business note ➀ เวนทวางในสมด 155เมอจดใหใชพนทกวาง ๆ และเวนทวางไว การเวนทวางทาใหอานงายและจดขอมลทจาเปน
เพมเตมไดภายหลง
5 หลกสำาคญในการใช Business note ➁ เขยนประโยคทเรยบงาย 157หลกสาคญคอเขยนประโยคทเรยบงาย เพอใหไมเขาใจผดเมอกลบมาอานอกครงและเพอให
จดเพมเตมหรอแกไขขอมลไดงาย และยงทาใหสามารถสรปประเดนสาคญไดดวย
6 หลกสำาคญในการใช Business note ➂ เขยนขอมลเปนขอๆ 159การจดในสมดบนทกควรเขยนระบเปนขอ ๆ เทาททาได การเขยนระบเปนขอ ๆ ทาใหอาน
เขาใจงาย และใชไดผลดโดยเฉพาะเนอหาทเปนรายการตาง ๆ หรอแสดงขนตอนตาง ๆ
7 หลกสำาคญในการใช Business note ➃ เขยนวนท/ ประเภทของเนอหา/เนอหา 161
จาเปนตองสรางดชนเพอเพมฟงกชนการสบคนใหสมดบนทก สงสาคญในการสรางดชน
ทตองเขยนไวในแตละหวขอคอ วนท/ประเภทของเนอหา/เนอหา
ตวอยาง
8 หลกสำาคญในการใช Business note ➄ เรมตนจากการเขยนขอสรป 163สงทตองใสใจเมอจดในสมดบนทกคอ “เรมตนจากการเขยนขอสรป” การเขยนทเรมตนจาก
ขอสรปจะทาใหเขาใจเนอหานนไดงายขนเมอกลบมาอานอกครงในภายหลง
9 หลกสำาคญในการใช Business note ➅ คำานงถงหลก 5W 2H 165การจดในสมดบนทกโดยคานงถงหลก 5W 2H ชวยใหหมดกงวล ไมตกหลนเรองทตองยนยน
การตระหนกถงหลก 5W 2H จะทาใหเราเขาใจประเดนสาคญของงานไดเอง
10 เขยน PDCA ของงานในสมดบนทก 167การจดโดยตระหนกถงหลก PDCA จะเปนประโยชนมากตอการเกบขอมลประสบการณและ
ความผดพลาดจากการทางานในอดต นอกจากน PDCA ถอเปนปจจยหนงทสาคญมากตอ
การดาเนนงาน
11 เทคนคการจดบนทกเรองทอานใหเกดประโยชนตอการทำางาน 169การใชสมดบนทกใหเปนประโยชนเพอเพมประสทธผลจากการอานหนงสอ เรองทจดเกบไว
ไมใชการจดยอเนอหาทอาน แตจดสงทปฏบตไดจรงจากเรองทไดเรยนรจากการอาน
12 เทคนคการจดบนทกเพอเพมประสทธผลของการลงทนกบตนเอง 171การเรยนเพอสอบวดคณวฒตาง ๆ ใหเขยนเปาหมายการสอบ วธใชประโยชนคณวฒนน
และเวลาสนสดการเรยนในสมดบนทก การเขยนสงตาง ๆ เหลานไวจะทาให
การเรยนมประสทธภาพมากขน
13 เรยบเรยงความคดโดยการเขยนแผนผง 173การเขยนแผนผงกระตนใหสมองเรยบเรยงความคด การเขยนแผนผงตนไมและแผนผงเมทรกซ
เปนการแสดงความคดเปนภาพ
14 คดแผนงานโดยใชสมดบนทก 181วธคดแผนงานทไดผลดคอลองเขยนไอเดยทงหมดในหวในสมดบนทกกอน เมอทาเชนน
เราจะเขาใจภาพรวมความคดทงหมด
15 เทคนคการจดบนทกปองกนปญหาเดมเกดซำา 186การจดบนทกความผดพลาดทเคยเกดขนและมาตรการปองกนและแกไขปญหา จะชวยปองกน
ปญหาเดมเกดซาอก นอกจากนการบนทกสภาพการทางานกชวยปองกนความผดพลาด
ลกษณะเดยวกนทอาจจะเกดขน
16 ใชคอมพวเตอรสรางดชนของสมดบนทก 188สรางดชนของสมดบนทกโดยใช Text file ในคอมพวเตอร บนทกขอมลดชนใน
Text file ทาใหสบคนไดงายและถกตองแมนยา
ตวอยาง
17 เกบรวบรวมขอมลไวในสมดบนทก 190แมเกบรวบรวมขอมลไวมากมาย ถาไมใชประโยชนกไมมความหมายอะไร เพอใหใชขอมลได
เมอจาเปน จงตองเกบรวบรวมขอมลตาง ๆ ไวในสมดบนทก
- เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการใชสมดบนทก 194แนะนาเทคนคการใชสมดบนทกซงเกบขอมลจรงของพนกงานบรษท BANDAI โดยตดบทความ
ในนตยสารและอน ๆ ตดเกบไวในสมดบนทก วธนชวยใหสรางสรรคไอเดยตาง ๆ ไดงาย
18 ใชไดอารใหเปนประโยชนตอการทำางาน 196การเขยนไดอารทกวนทาใหพจารณาตวเองไดดวยทศนคตทเปนกลาง สงสาคญคอเขยนไดอาร
ใหเปนกจวตร หลกสาคญเพอสรางนสยการเขยนไดอารคอไมคาดหวงผลเรวเกนไป และเขยน
ไดอารในชวงเวลาทกาหนดไวทก ๆ วน
19 เขยนไดอารดวยทศนคตคดบวก 200การเขยนไดอารใหเขยนเนอหาแงบวก ไมควรเขยนเนอหาแงลบ และไมเขยนตามอารมณ
ความรสก การเขยนเนอหาแงลบจะทาใหจตใจหอเหยวไปดวย
20 คดไป เขยน (ไดอาร) ไป 202การเขยนไดอารใหเขยนเหตการณตาง ๆ ทเกดขนในวนนน ขณะเขยนใหคดถงสาเหตวา
ทาไมเกดเหตการณเหลานน การคดหาสาเหตเปนการฝกทกษะการคดอยางมเหตมผล
บรษททใหความรวมมอดานขอมล (เพอจดทำาหนงสอเลมน) 204
ตวอยาง
วธใชหนงสอCHECKเชก
เรองสำาคญจะตองสงอเมลหรอแฟกซแจงใหทราบอกครงหลงจากวางหโทรศพทแลว
เรองทเกยวของกบตวเลข เชน จานวนสนคาทจดสง วนครบกาหนด หรอเรองสาคญ
ตาง ๆ จะตองสงแฟกซหรออเมลตรวจสอบยนยนรายละเอยดอกครงทกครงเพอปองกน
ปญหาฟงผดพลาด และความเขาใจผดตาง ๆ เมอบนทกเปนลายลกษณอกษรกจะหมดปญหา
การโตแยงกนภายหลงวา “พดหรอไมไดพด”
อธบายหลกสำาคญทควรรเพอใชเทคนคการจดระเบยบอยางมประสทธภาพ แมคนท
ไมมความรพนฐานกเขาใจไดงาย
NGไมด!!
ระวงอยาใชแฟมสมากเกนไป
การใชแฟมสมากเกนไปนอกจากทาใหเราจดลาดบความสาคญของงานไมได ยงทาให
สบสนวาแฟมใดสาคญมากนอยอยางไร การใชแฟมสควรจะจากดจานวนสไมใหมากเกนไป
แนะนำาขอควรระวง สงทมกจะทำาผดพลาด ใหลองใชเทคนคการจดระเบยบโดย
ระมดระวงขอผดพลาดเหลาน
การจดแฟมเอกสารมประโยชนอยางไร
“การหมนจดเกบเอกสารใหเปนระเบยบทกวนจนเปนนสย ทาใหปรมาณเอกสารลดลง
และรวาเอกสารใดอยทไหน ผลทไดทาใหสมองโลง โปรงสบาย ทางานไดอยางฉบไวและ
ถกตองแมนยายงขน”
แนะนำาขอมลจากการทำาแบบสอบถาม ซงเกบขอมลจากกลมคนทำางานบรษท
DATA
ขอมล
ใช 71%ไมใช 15%
ไมแนใจ 14 % อปกรณทใชทำางานเปนอปกรณทใชงานประจำาหรอไม ?
คนสวนใหญมกจะใชอปกรณทใชงานเปนประจา ดงนนควร
รวบรวมเฉพาะอปกรณทจาเปน แลวจดระเบยบสภาพแวดลอม
การทางาน
นำาเสนอผลจากแบบสอบถามทเกบขอมลจรงจากคนทำางานบรษท และอธบาย
การตความขอมลทไดจากแบบสอบถาม
หวหนางานและรนพINTERVIEW
สมภาษณ
ตวอยาง
CHAPTER 1
การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร (Filing)
ตวอยาง
FILI
NG
TEC
HN
IQU
E
31 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร
อปกรณทขาดไมไดส�าหรบการจดแฟมเอกสาร..........4
ท�าไมการจดแฟมเอกสารจงส�าคญ..........8
ทงเอกสารทคดวาไมตองการใชอก..........12
หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดเอกสาร..........16
เพมประสทธภาพการคนหาดวย “ดชน”..........20
การเลอกใชแฟมแตละประเภท (กลองเอกสาร, แฟมสองหวง)..........24
วธจดเกบเอกสารแฟกซ..........26
วธจดเกบใบเสรจรบเงน..........28
วธจดกระเปา..........30
หลกพนฐานการจดโตะท�างาน..........34
การก�าหนดต�าแหนงวางสงของบนโตะท�างาน..........38
การก�าหนดต�าแหนงวางสงของในลนชกโตะท�างาน..........40
เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการจดแฟมเอกสาร..........44
หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดคอมพวเตอร..........48
ลบไฟลทไมใชแลวทงไป..........52
คนหาไฟลเจออยางงายดาย..........54
วธจดเกบอเมล..........56
การส�ารองขอมลเปนสามญส�านกของการท�างาน..........58
จดขอมลทจ�าเปนในนามบตร..........60
หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดนามบตร..........64
กฎการทงนามบตร..........66
ดชน
ตวอยาง
4 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ
อปกรณทขาดไมไดสาหรบการจดแฟมเอกสาร
CHAPTER1
1ตองเขาใจกอนวา สงสาคญทสด
ในการจดแฟมเอกสารคอระบบ ไมใชอปกรณ
แนนอนวาอปกรณ เชน แฟมใสหรอทตงหนงสอ เปนอปกรณส�าคญทขาดไมได
เพอจดแฟมเอกสารใหมประสทธภาพ แตไมแนะน�าใหซอโนนซอนมามากมาย เพราะ
ถาลองจดแลวพบวาไมจ�าเปนตองใชของบางอยางทซอมา กจะสนเปลองโดยใชเหต
นอกจากนเมอวางสงของตาง ๆ เหลานในทท�างาน พนทจดแฟมเอกสารกยงนอยลงอก
กอนเรมจดแฟมเอกสาร สงทตองเขาใจอนดบแรกคอสงส�าคญทสดส�าหรบ
การจดแฟมเอกสารไมใชอปกรณตาง ๆ แตเปนระบบการจด จะไดไมตองซออปกรณ
ตาง ๆ เกนความจ�าเปน
❏ หลกการเลอกอปกรณ
จดเตรยมอปกรณเทำทจ�ำเปน
อยาซออปกรณตาง ๆ มามากมายกอนเรมจดแฟมเอกสาร เพราะเรามกจะซอ
ของทไมจ�าเปนมาดวย ทงยงท�าใหพนทท�างานนอยลงอก ดงนนอนดบแรก ควรจะ
เตรยมอปกรณเทาทจ�าเปนเทานน และเมอจดแฟมเอกสารแลวพบวาขาดอปกรณชนใด
กคอยซอเพมภายหลง
DATA
ขอมล ไมแนใจ 14%
ใช 71%
ไมใช 15%
ส�ำรวจโดย
NETMILE (จำกกลมตวอยำง
พนกงำนบรษทจ�ำนวน 100 คน)
อปกรณทใชท�ำงำนเปนอปกรณทใชประจ�ำหรอไม ?
จะเหนวาคนสวนใหญมกจะใชอปกรณทใชประจ�า จงควรรวบรวมเฉพาะอปกรณทจ�าเปนแลวจดระเบยบสภาพแวดลอมการท�างาน
ตวอยาง
FILI
NG
TEC
HN
IQU
E
51 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร
❏ ลดความเครยดโดยการเกบส�ารองอปกรณตางๆไว
พอจะใชเทปกาว เทปกาวกหมด เพอปองกนเหตการณเชนน จงตองใสใจ
ส�ารองอปกรณตาง ๆ ทจ�าเปนไวเสมอ
• ส�ำรองสงของทใชแลวหมดไป
กำรเกบส�ำรองอปกรณเปนสงส�ำคญเพอ
ปองกนงำนหยดชะงก
ตองส�ารองอปกรณตาง ๆ และเกบไวในทท
ก�าหนดเสมอ เพราะถาหมดหรอไมมเมอตองการใช จะท�าให
งานหยดชะงก สงผลใหเกดความเครยดทไมนาจะเกดดวย
ควรจะส�ารองอปกรณตาง ๆ เชน ปากกา เทปกาว ใหมใชตลอด แตของ
บางอยางทมอายการใชงานซงอาจจะเสอมสภาพ กไมควรส�ารองไวมากเกนไป
•กรณมสถำนทท�ำงำนหลำยแหง
สรำงสภำพแวดลอมเพอใหใชอปกรณได
ทกท
ส วนหลายคนทอาจจะต องท�างานท อน
นอกจากออฟฟศเปนเวลานาน ควรเตรยมอปกรณ
ตาง ๆ ไวใชในทตาง ๆ นอกจากออฟฟศดวย หาก
จดวางอปกรณในทตาง ๆ ไมได กควรจดอปกรณ
ใสในกระเปาและพกตดตวไว เพราะหากตองกลบ
ออฟฟศเพราะตองการคลปหนบกระดาษ 1 อน กเสยเวลาโดยเปลาประโยชน
❏ อปกรณพนฐานทจ�าเปนตอการจดแฟมเอกสาร
แฟมใส
แบงเอกสารตามหวขอและจดเกบไวในแฟมใส แฟมใส
ถอเปนพระเอกของการจดแฟมเอกสารกวาได
ไมมไมบรรทดตองกลบไปเอาทออฟฟศ
ตวอยาง
6 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ
อยำพงพำอปกรณไฮเทคมำกเกนไป
บางคนใชสแกนเนอรสแกนเอกสารทกอยางเกบเปนไฟลไว ซงบางครง
วธนอาจจะท�าใหเสยเวลาเกนจ�าเปน
เพราะไมเขาใจระบบการจดแฟมเอกสาร
ทถกตอง จงสแกนทกอยางรวมทงเอกสาร
ทไมจ�าเปนตองใชดวย
ดงนนควรท�าความเขาใจระบบ
การจดแฟมเอกสารใหดกอนจะใชอปกรณ
ไฮเทค
จรง ๆ แลวจำเปนตองสแกนดวยเหรอ
กลองใสเอกสำร
ใชใสเอกสารกรณจดเกบเอกสาร
จ�านวนมาก ใสแฟมใสไมไดทงหมด กลองใส
เอกสารม 2 แบบ คอ แบบแนวตงและ
แบบแนวนอน
ใชเหลกปลายทเยบกระดาษถอดลวดเยบกระดาษ
ทเยบกระดำษ
ใชเยบกระดาษหลาย ๆ แผน แต
ถาตองหยบเอกสารเขาออกบอยครง ควรใช
คลปหนบกระดาษสด�าหรอลวดหนบกระดาษ
จะสะดวกกวา
ทตงหนงสอ
ใชจดวางแฟมใส อาจจะใชกลอง
เอกสารหรอถาดแทนกได
NGไมด!!
ตวอยาง
FILI
NG
TEC
HN
IQU
E
71 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร
ถำด
ใชแบงพนทในลนชก การใชถาด
แบงประเภทสงของตาง ๆ ท�าใหหยบของ
ทตองการจากลนชกไดทนท
กลองใสบตร
ใช จดระเบยบนามบตร แบง
นามบตรตามชอบรษทโดยเรยงล�าดบตาม
ตวอกษร ท�าใหหยบนามบตรออกมาใชไดงาย
ปำยชอแฟมเอกสำร
ใชเพมประสทธภาพการคนหา
เอกสาร แปะตดไวทแฟมใส ท�าใหรทนท
วาเปนเอกสารอะไร
กระเปำใบเลก ๆ
ใชจดระเบยบภายในกระเปาถอ
โดยแยกประเภทสงของตาง ๆ แบงใสใน
กระเปาใบเลก ท�าใหหยบของจากกระเปา
ไดงายและสะดวกขน
CHECKเชก
วธประหยดคำอปกรณตำง ๆ
หลายคนคงไมอยากเสยเงนมากกบอปกรณทใชจดแฟมเอกสาร กรณน
ขอแนะน�าใหซออปกรณตาง ๆ จากรานเครองเขยนขนาดใหญ เชน ออฟฟศดโป
ออฟฟศเมท รานไดโซ (รานทกอยาง 60 บาท--ผแปล) ซงเราจะหาซออปกรณทจ�าเปน
ไดราคาถก สวนคนชางเลอกทตองการของเฉพาะเจาะจง (ยหอหรออน ๆ) กอยา
เพงซอของ แตใหลองจดแฟมเอกสารกอน แลวถาขาดอะไรกคอยหาซออปกรณ
ชนนน ๆ จะดกวา เพราะถาซอมาแลวไมไดใชกสนเปลองเงนโดยใชเหต
ตวอยาง
8 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ
ทาไมการจดแฟมเอกสารจงสาคญ
CHAPTER1
2
คดวาหลายคนคงมประสบการณหาเอกสารไมพบ ประสบการณเชนนท�าใหเรา
ตระหนกถงอนตรายของการไมจดแฟมเอกสาร ยกตวอยางเชน สมมตวาเราใชเวลาคนหา
เอกสารวนละ 5 นาท ลองค�านวณดสวาใน 1 ป จะสญเสยเวลาไปสกเทาไร นอกจาก
การคนหาเอกสาร ถารวมเวลาคนหาไฟลในคอมพวเตอรและคนหานามบตรจะยงเปน
เวลามากมายทตองสญเปลา
พดงาย ๆ กคอการไมจดเกบเอกสารสงผลกระทบตอการท�างาน กลาวไดวาการ
จดแฟมเอกสารเปนทกษะทจ�าเปนอยางหนงเพอใหการท�างานรดหนาอยางมประสทธภาพ
❏ การจดแฟมเอกสารคออะไร
กำรจดแฟมเอกสำรเพอใหกำรท�ำงำนรดหนำอยำงมประสทธภำพ
เดมการจดแฟมเอกสาร หมายถง การจดเกบเอกสารใหเปนระเบยบตามกฎเกณฑ
ทวางไว แตการจดแฟมเอกสารในหนงสอเลมนไมจ�ากดเฉพาะวธจดแฟมเอกสารเทานน
แตยงครอบคลมวธจดไฟลเอกสารในคอมพวเตอร นามบตร กระเปาถอ และอน ๆ ดวย
เพราะเราตระหนกดวา สงตาง ๆ เหลานทเกยวของกบการท�างาน เมอใชใหเกดประโยชน
สภาพแวดลอมทชวยใหการท�างานมประสทธภาพจงจะเกดขนได
อนดบแรกใหเรมตระหนกถง
อนตรายของการไมจดแฟมเอกสาร
ไดรบประโยชนอยำงไรจำกกำรจดแฟมเอกสำร ?“การหมนจดเกบเอกสารใหเปนระเบยบทกวนจนเปนนสย ท�าใหปรมาณเอกสาร
ลดลงและรวาเอกสารใดอยทไหน ผลทไดท�าใหสมองโลง โปรงสบาย ท�างานไดฉบไวและถกตองแมนย�ายงขน”
ชำย อำย 31 ป แผนกบคคล Pasona Group Inc.
หวหนางานและรนพINTERVIEW
สมภาษณตวอยาง
FILI
NG
TEC
HN
IQU
E
91 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร
หยบใชเอกสำรทตองกำรไดทนท
เหนชดเจนวาเอกสารหรอไฟลอยทไหน ผลคอ
หยบเอกสารทตองการใชไดทนท
จดระเบยบควำมคด กระตนใหเกดไอเดยใหม ๆ
เมอสภาพแวดลอมการท�างานเปนระเบยบ สมอง
กจะโลง ปลอดโปรง ท�าใหคดสรางสรรคไอเดยใหม ๆ
ไดงาย
ใชประโยชนโนวฮำวจำกงำนทเคยท�ำ
ถาเกบเอกสารของงานเกา ๆ ใหเปนระบบกจะใช
ประโยชนเมอท�างานใหม ๆ ได
ลงมอท�ำงำนโดยปรำศจำกควำมเครยด
แคก�าจดกองภเขาเอกสารได ความกดดนทางจตใจ
กลดลง ท�างานไดอยางเบกบาน
❏ ขอดของการจดแฟมเอกสาร
คณคาดหวงวาจะไดรบผลสมฤทธจากการจดแฟมเอกสารอยางไร หากตง
เปาหมายและสงทคาดหวงใหชดเจน จะท�าใหใสใจการจดแฟมเอกสารยงขนและสงผล
ใหไดรบผลสมฤทธตามทคาดหวงไว
ตวอยาง
14 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ
❏ วธทงเอกสาร
ตอไปจะแนะน�าวธทงเอกสาร เปนวธก�าจดเอกสารทไมจ�าเปนแลวไดอยางรวดเรว
ลองน�าไปปฏบตกนด
พจำรณำวำจะทงหรอไมอยำงรวดเรว
กอนอนเรมจากรวบรวมเอกสารทงหมดใสกลองใบใหญ และเลอกเฉพาะเอกสาร
ทคดวามโอกาสจะใชอก การเลอกเอกสารใหใชเวลาสนทสดเทาทจะท�าได เพราะยงใชเวลา
นานเทาไร การทงเอกสารกยงยงยากขนเทานน นอกจากนยงมวธพจารณาเอกสารท
กระจดกระจายอยตามทตาง ๆ เชน บนโตะ รอบโตะ ในลนชก แตวธนใชเวลาคอนขางมาก
จงไมใชวธทมประสทธภาพ
❏ ถาลงเลวาทงดหรอไม
เลอกเฉพาะเอกสารทจะใชอก
รวบรวมเอกสารทสะสมไวทงหมดใสกลองใบใหญ พจารณาอยาง
รวดเรววาจะทงหรอไม
ปรกษำหวหนำหรอรนพ
บางกรณควรปรกษาหวหนาหรอ
รนพดกวาตดสนใจเอง ถาคณไมมอ�านาจ
ตดสนใจวาจะทงเอกสารนนหรอไม ควร
ปรกษาทนท
ทงเอกสารนไดไหมครบกลองเอกสำร
เกบไวชวครำว
บางครงเอกสารททงไปอาจจ�าเปน
ตองใชอกภายหลง ดงนนเพอปองกน
เหตการณเชนน ใหตงกฎวาถาลงเลวาจะ
ทงดหรอไม ใหเกบไวชวคราว และถาครง
ตอไปยงลงเลอกกทงไดเลย
ตวอยาง