專案採購管理 Project Procurement Management

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專案採購管理Project Procurement

Management參考及修改自義守大學吳岱栖 Phd,PMP整理之教案

採購管理長榮資管系吳明泉博士 2012

執行

發展專案管理計畫書規劃溝通

發展人力資源計畫書

規劃品質

規劃採購

規劃

執行品質保證

執行採購

指導及管理專案執行結束專案或階段

結束採購

結束執行品質管制

管理採購

控制時程控制成本

控制範疇

驗證範疇

監控風險報告績效

監控專案工作

監控

4-th 專案管理五大流程(IPECC) 圖

人資管理整合管理時間管理溝通管理範疇管理風險管理採購管理品質管理成本管理

起始發展專案章程

辨識利害關係者

規劃風險管理

辨識風險

執行定性風險分析

執行定量風險分析

規劃風險回應

定義活動

估算活動期程排序活動

估算活動資源

發展時程

估算成本

決定預算

蒐集需求定義範疇建立 WBS

獲得專案團隊

發展專案團隊

管理專案團隊

發佈資訊

管理利害關係者期望

執行整合變更控制

監控規劃執行

結束

起始

資料來源：長宏專案管理顧問公司

3採購管理長榮資管系吳明泉博士 2012

4採購管理 4長榮資管系吳明泉博士 2012

大綱• 專案採購管理概念• 規劃採購

– 做出是否外包的決定– 擬定外包計畫及採購規格及清單

• 執行採購 ( 略 ) – 告訴廠商我們需求的規格及數量– 尋找最適合的賣方

• 管理採購 ( 略 ) – 依合約管理買、賣雙方的關係、責任

• 結束採購 ( 略 ) – 驗收、結束採購行政活動、做 Lessons learned

專案採購管理概念 Project Procurement Management

• 從外部取得資源來完成專案工作。• 通常包含合約的管理。

– 三特性：具法律效力、追求雙贏、具體明確• 組織可能同時扮演買方及賣方的角色

– 買方角色：對賣方進行合約管理及變更控制流程的管理。– 賣方角色：對買方及專案團隊的合約義務進行管理。


規劃採購Plan Procurements

• Make or buy decision• How to, what to, when to, how much• 自製或外包的風險• 使用何種合約型態• 必須與計劃時程、估算活動資源及自製或外購決定等相互整合。


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規劃採購

採購管理 8長榮資管系吳明泉博士 2012

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Plan Procurements


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規劃採購 Input 解說專案需要什麼資源 ?管疇基準活動資源需求什麼時侯需要 ?專案時程

要不要買保險 ?風險登錄表風險相關合約決策老闆的丈母娘 ?團隊協定企業環境因素以前的範本咧 ?組織流程資產怎麼買才不會被罵 ?活動成本估計值成本績效基準

會不會被抓去關 ?需求文件


需求文件Requirements Documentation

• 需求文件包含– 有關專案需求的重要資訊– 合約及法律上可能隱含健康、安全、公共安全、性能、環保、智財權、平等僱用權、證照、許可等


團隊協定Teaming Agreements

• 團隊協定是兩家 ( 含 )以上的實體，為了特定目的，所組成的臨時合夥關係，如策略聯盟、合資企業等。• 大型專案通常透過外包或合約的方式，由不同的公司實行。


風險相關合約決策Risk-Related Contract Decisions

• 風險相關合約決策包含– 決定要轉移或減輕的風險項目

• 保險、保證、服務等– 合約型態的選擇亦可做為風險分擔的機制


企業環境因素Enterprise Environmental Factors

• 市場狀況• 只能取得的產品、服務等• 供應商的績效、能力、商譽等• 獨特的當地需求


組織流程資產Organizational Process Assets

• 提供採購相關政策、程序、原則及管理系統。• 採購決策通常受到組織政策的影響。• 組織建立的來源廠商供料系統。


自製或外購分析Make-or-buy Analysis

• 自製或外購分析是一般的管理技巧• 考慮自製的時機

– 自有生產單位且有多餘的產能– 對產出成果的過程想得到較多的控制權– 產出包含組織的重要機密或智慧財產權


合約類型Contract Types

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合約類型英文對照說明固定價款合約(FP)

Fixed-price or Lump-sum contracts

對於所界定的產品和服務訂總價款；工作的成本由賣方自行承擔。

成本可償還合約 (CR or CP)

Cost-reimbursable or Cost-plus contracts

實報實銷為完成工作所支出的成本。

工料計價合約(T&M)

Time and Material 先就費率 (單價或時薪 ) 達成共識，但未明訂交付數量和總值。


風險與合約類型的關係

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風險買方

賣方

CPFF CPAF CPIF

CR 合約FP-EPA FPIF FFP

FP 合約T&M


採購管理計畫書Procurement Management Plan

• 說明從發展採購文件到結束合約之間的採購流程如何管理。包含但並不只限於：– 使用的合約型態– 風險管理的相關議題– 標準化採購文件– 將專案的風險轉移至合約廠商– 辨識之前的合格廠商– 建立採購績效量測指標


採購工作條款Procurement Statement of Work

• 採購工作條款是由專案範疇基準而來，它提供廠商詳細的說明以滿足買方要求。• 採購工作條款可以在採購流程不斷地更新，直到合約簽署時確定。


自製或外購決策Make-or-buy Decisions

• 專案的產品、服務或結果由專案團隊自行製造或外購決策的紀錄文件。• 決策包含是否將風險轉移給廠商。


採購文件Procurement Documents

• 採購文件之用途為：– 向潛在賣方取得賣方所需提供的文件– 協助潛在廠商提供正確及完整的回應– 建立合理的評估標準

• 採購文件包含但不限於：– 邀標書 (Invitation for Bidding, IFB)、提案邀請

書 (Request for Proposal, RFP) 、報價邀請書(Request for Quote, RFQ) 、投標須知、協商邀請書、承包商初覆書


採購文件Procurement Documents

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不知道怎麼做 ><

我知道我要什麼，我想知道價錢 !

大金額的案子，找人來標吧 !

提案邀請書 (RFP)

報價邀請書 (RFQ)

邀標書 (IFB)

買方賣方


商源評選準則Source Selection Criteria

• 用以評量賣方提供的建議書• 評量的標準包含：

– 了解買方的需求程度– 賣方的財務結構– 賣方提供的保證– 智慧財產權– 資本額及營業項目– 賣方的產能及配合度– 賣方的管理能力…等。


規劃採購重點整理• 由外部採購或取得產品、服務或成果以滿足專執行的需求。• 合約的型態決定消除風險或將風險轉移給賣方。• 採購文件的型式包含提案邀請書、報價邀請書及邀標書等。


例題 01 下列何項最能夠恰當的說明專案經理在規劃合約時所起的作用？ A. 專案經理應該告訴合約人員如何執行合約流程 B. 專案經理對合約的介入並不深入 C. 專案經理應該是合約主談者 D. 專案經理應該提供合約人員關於專案風險的理解

Ans:D

答案分析：專案經理是唯一最了解專案風險的人員。因此，專案經理需要確保合約內應該包括適當的條款及條件來應對這些風險。

例題 02 ABC公司目前正打算採購一台新型的複合式影印機，他們對於設備的規格和等級都已經很明確了。請問，對於 ABC公司而言，下列哪一種類型的合約較佳？ A. 成本加獎勵金合約 B. 工 / 料計價合約 C. 固定價款合約 D. 成本加固定服務費合約

Ans:C

答案分析：對於定義明確的產品規格，固定價款合約對於買方的風險較低；成本加固定服務費合約、成本加獎勵金合約為成本可償還合約，是以賣方實際成本加上一筆酬金作為賣方的利潤，買方對於賣方的實際成本並無法確定，相對風險較大。

例題 03 在合約期間，賣方若達成合約的績效，買方可提供額外獎勵金給賣方。請問，下列何項是訂定激勵條款的主要目的？ A. 使雙方目標一致 B. 將風險移轉給賣方，並降低買方的風險。 C. 降低賣方成本 D. 幫助買方控制成本

Ans:A

答案分析：激勵條款的目的在於使買賣雙方的目標一致，並朝同一個方向前進。

例題 04 某專案團隊正在分析一個長期外包合約的需求。該團隊需要外包商對一個系統執行分析，並解決其中存在的問題，但是因為此專案團隊並不掌握相關技術，無法準確地告訴外包廠商需要承擔的工作。請問，在這種情況下，該專案團隊應該使用哪一種合約類型比較合適？ A. 固定價款合約 B. 成本加固定服務費合約 C. 絕對固定價款合約 D. 工 /料計價合約。

Ans:B

答案分析：該專案團隊對於外包的範疇內容細節所知很少，因此若使用固定價款合約的話，買方將承擔很高的風險。所以，成本加固定服務費合約可以使得買方在合約執行流程中不需修改合約，而具有確定具體需求的靈活度。

規劃採購 I/ TT/ O 判斷I TT O ITTO選項

商源評選準則合約類型範疇基準自製或外購分析團隊協定採購工作條款採購管理計畫書


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執行採購


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Conduct Procurements


執行採購Conduct Procurements

• 執行採購主要目的在於獲得賣方回應、選定賣方及簽定合約。


執行採購說明

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專家判斷

我要避嫌，我只回答有關專案品質、風險、技術等需求。

投標人會議賣方名單

廣告網路蒐尋組織流程資產

提案

建議書評估技術獨立估價

採購談判


• 由組織的資料庫中，找出預先篩選過的合格賣方名單。• 可以由不同的管道找出合格賣方，如：– 網際網路、圖書目錄、協會、商業目錄

• 也可主動將採購文件傳送給潛在賣方，詢問其意願。• 選擇單一賣方的情況– 時程壓力、唯一廠商、專利、長期合約

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合格賣方名錄Qualified Seller List


• 由賣方提供，以顯示賣方的能力，以及願意配合採購文件所提列的需求。• 賣方是依據相關的採購文件來準備建議書• 買方通常會在賣方正式提供建議書後，要求其提出口頭簡報。• 口頭簡報可提供建議書額外的資訊，以供買方作為評估賣方的依據。

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賣方建議書Seller Proposals


• 投標人會議又稱承包商會議、供應商會議或投標前會議。• 主要是確保廠商對採購需求有清楚的、一致的理解。• 專案經理在投標人會議中需注意：– 有無共謀或勾結– 賣方是否在競爭對手前不願提出任何問題– 確認所有的 Q&A都被記錄且附加在採購文件上，並傳給所有廠商。

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投標人會議Bidder Conferences


• 依加權系統算出個別建議書的總加權分數，以得到所有建議書的整體評估。• 在選商過程，建議書評估使用多重審查者的意見。任何顯著差異的分數都應提出討論。

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建議書評估技術Proposal Evaluation Techniques


• 採購單位自行或委外進行估價，通常指“合理成本”的估算，作為賣方回覆的基準。• 成本估算的差異可能是採購工作條款的不合理、賣方誤解需求、無法回應採購工作條款或市場的變化。

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獨立估價Independent Estimates


• 透過報紙、雜誌等大眾媒體，可以擴大潛在賣方名單。• 政府機構通常要求採購案須公開刊登廣告。

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廣告Advertising


• 採購談判以文件方式，讓買方及賣方達成一致的目標 (win-win) 後，再簽約定案。• 主要目的在於澄清合約的架構及需求，讓買方及賣方可以達成共識，談判主題包含 :

– 付款及價格、時程、產權、責任、技術等• 專案經理不一定要主導採購的談判，但可出席談判會議以說明專案的技術、品質及管理需求。

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採購談判 ( 協商 )Procurement Negotiations


• 攻擊 (Attack)• 黑白臉 (Good guy/Bad guy)• 限期壓力 (Deadline)• 說謊 (Lying)• 有限權限 (Limited authority)• 關鍵人物缺席 (Missing man)• 公平及合理 (Fair and reasonable)• 置之不理 (Withdrawal)

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談判戰術


• 採購合約是買、賣雙方關係的保障。– 讓賣方提供特定的產品及服務– 約束買方附款給賣方

• 合約可是複雜的文件，或簡單的採購單。• 合約主要文件可包含：– 工作條款、進度計畫、履約期限、角色和責任、價格及付款、通貨膨脹調整、罰款、激勵、保險、變更請求處理程序、合約終止及爭議解決機制。

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採購合約授予Procurement Contract Award


• 記錄採購合約所規定的資源數量、可用性、何時可被應用• 資源來源主要區分為 :– 內部 : 獲得專案團隊– 外部 : 執行採購

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資源行事曆Resource Calendars


• 持行採購後，下列的單元可能須予以更新 :– 範疇基準– 時程基準– 成本基準– 採購管理計畫書

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專案管理計畫書更新Project Management Plan Updates


• 下列專案文件可能須予更新 :– 需求文件– 需求追溯文件– 風險登錄表

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專案文件更新Project Document Updates


• 目的在獲得賣方回應、選定賣方及簽訂合約。• 增加賣方名單的方法。• 專案經理在執行採購流程中辦演的角色。

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執行採購重點整理


例題 05 在進行項目的執行採購流程時，專案經理應該完成哪一項工作？ A. 確保合約變更已經實施 B. 回答潛在賣方的問題 C. 求償管理 D. 對風險執行評估

Ans:B

答案分析：從賣方獲取報價和該如何滿足專案需求的應答。因此，為了讓賣方能在此流程中確實了解買方的專案需求，買方有義務回答賣方所提出的問題。而「對風險執行評估」是在規劃採購流程中執行、「求償管理」和「確保合約變更已經實施」都是在管理採購流程中執行。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

例題 06 採購協商是指買賣雙方在合約簽訂前對於合約的結構與要求加以澄清的一種協商。請問，下列何項是採購協商最主要的目的？ A. 界定目標並堅持目標 B. 從對方獲得最大的利益 C. 建立雙方良好的關係 D. 獲取最高的回報

Ans:C

答案分析：專案經理希望藉由採購協商來達成一種可以在往後整個專案流程中持續的關係，因此採購協商的主要目的是希望雙方保持良好的關係。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

執行採購 I/ TT/ O 判斷I TT O ITTO選項

獨立估價賣方建議書資源行事曆建議書評估技術採購談判專案管理計畫書更新採購合約授予


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管理採購

資料來源：長宏專案管理顧問公司採購管理 51長榮資管系吳明泉博士 2012

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Administer Procurements


管理採購 Administer Procurement

• 管理採購主要目的為 :– 管理買賣雙方的關係– 監控合約的履行– 依需要辦理合約變更及修正

• 管理採購常運用的管理流程包含 :– 指導與管理專案執行、報告績效、執行品質管制、執行整合變更控制、監控風險、財務管理功能

53資料來源： PMBOK 第四版 p.335採購管理 53長榮資管系吳明泉博士 2012

• 核準的變更申請經常涉及合約條款及條件的修正 :– 採購工作條款內容– 合約價格– 賣方必須提供的產品、服務或結果的規定

• 所有的變更都須以書面記載，並於核准後才能實施

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核準的變更申請Approved Change Requests

資料來源： PMBOK 第四版 p.338採購管理 54長榮資管系吳明泉博士 2012

• 賣方的績效報告顯示出交付標的的完成狀態。• 工作績效資訊可包含 :– 要達到的品質標準、已發生的成本、賣方的發

票…等。• 賣方定期開出發票 ( 又稱付款申請或帳

單 )

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工作績效資訊Work Performance Information


• 合約變更包含 :– 變更文件的塡寫、追蹤系統、爭議的解決程序、及核准階層

• 合約變更控制系統是整合變更控制系統的一部份。• 合約條款的變更過程 :

– 要求變更的人員提出經由組織的採購或合約管理人員依據合約變更管理流程申請核准經由買賣雙方同意後，雙方就修改部份簽章56

合約變更控制系統Contract Change Control System


• 買方對賣方進行審查，包含 :– 進度、範疇、成本及品質是否符合合約的基準– 賣方準備的文件、買方的檢查結果、品質稽核

• 主要目標是辨識績效的達成與否，比較採購工作條款的基準及合約條款，將賣方的成果予以量化。• 可視為專案進度審查會的一部份。

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採購績效審查Procurement Performance Reviews


• 由買方提出於合約中提出，在專案執行期間檢查賣方的工作流程或交付標的是否合乎要求。

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檢驗和稽核Inspection and Audits


• 檢定工作合格後，通常由買方的應付帳款系統處理付款的相關事宜。• 所有付款必須遵照合約條款辦理，並予以記錄。

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付款系統Payment Systems


• 買賣雙方無法就因變更所衍生的補償金或報酬，或甚至對認定是否為變更，所產生的爭議。• 如果無法解決索賠問題，則需要按照合約中規定的替代性爭議解決方案 (ADR,

Alternative dispute resolution)進行處理。• 解決爭議最佳的方法為透過談判及協商。

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求償管理Claims Administration


• 紀錄管理系統用以管理合約、採購文件及紀錄。• 為 PMIS的一部份。

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紀錄管理系統Records Management System


• 採購文件包含但不限於以下文件 :– 採購合約– 外包專案的進度計畫– 批准 / 未批准的合約變更請求– 賣方制定的技術文件– 其他工作績效

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採購文件 ( 檔 )Procurement Documentation


• 可能更新的組織資產如下 :– 信函 (Correspondence) : 買賣雙方溝通之畫面文件。– 付款時程及要求。 – 賣方績效評估文件 : 記載賣方執行專案工作之能力評價，以更新合格賣方名錄。

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組織流程資產更新Organizational Process Assets Updates


• 買方與賣方同時參與，彼此確認對方有遵守合約的責任及其權益是否被保護。• 採購文件 (Procurement Documentation)包含的項目 : 採購合約、外包專案的進度計畫、批准 / 未批准的合約變更請求、賣方制定的技術文件、其他工作績效

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管理採購重點整理


例題 07 Edward 正要開始驗收廠商提供的產品時，合約管理員打電話告訴他，該批產品並無達到合約條款及條件的要求。但是，當 Edward自己查驗此批產品後，他認為此批產品滿足了專案的要求。請問，此時 Edward應該如何做？ A. 將產品退回賣方 B. 改變合約規範 C. 接受該批產品 D. 向賣方提出求償

Ans:A

答案分析：你是否因為題目中提到「此批產品滿足了專案的要求」，而選擇了「接受該批產品」呢？在現實現況下，時常會發生「最後的交付標的滿足了專案要求，但是並不滿足合約要求」的情況，這可能是因為更新範疇時，忘記同步地更新合約。但是，以文件的合法性來說，合約是具備法律責任的，所以，遇到此情形，專案經理必須遵守合約的條款及條件，先將產品退回給賣方後，再執行後續事宜。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

例題 08 專案經理 Tim 與 H組織簽訂了一份合約，此合約要求 H組織在三個月內完成一個戶外立體停車場。但是，因為颱風的關係，使得此專案被推遲了三個月，而後 H組織由於缺乏資金之故，要求提前終止合約。在這種情況下， Tim應該怎麼處理？ A. 尋求法律顧問的意見 B. 執行採購協商 C. 執行結束採購流程 D. 重新挑選賣方

Ans:C

答案分析：如果專案發生無法控制的風險而導致無法完成時，最好的做法就是執行結束採購流程。另外，你必須知道，合約提前終止算是結束採購流程的一種特例。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

例題 09 一承包商正在履行固定價款合約，此合約是在顧客滿意交付標的後才付款的總額支付合約。在此專案完成 80%時，此承包商的專案經理告知買方的合約管理者，他的公司遇到財務問題，目前無法支付員工薪資和轉包商的款項，希望買方能夠對於已經完成的工作分批支付款項。請問，買方應該怎麼做才是對此專案最好的呢？ A. 對於合約變更事項執行協商 B. 支付 80%的款項給承包商 C. 拒絕支付款項給承包商 D. 開始分批付款給承包商

Ans:A

答案分析：題目中提到此專案已經完成 80%，故為了讓雙方的損失減到最低，買方最好是與承包商討論出一個雙方都可接受的新付款方式。遇到將執行的事項與合約條款及條件不同時，一定須先依照合約變更管理程序，且獲得變更的核准後，方可執行。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

例題 10 下列何項是管理採購的事項？ A. 從潛在賣方獲得資訊 B. 驗收產品 C. 獲得建議書 D. 監控合約績效

Ans:D

答案分析：管理採購流程主要是：管理與採購流程相關事項和監控合約績效，如有必要，也可依照專案的執行或結果執行變更或改正行動，以確保買賣雙方都可依照合約條款及條件來履行合約。與管理採購流程相關的流程包含：指導與管理專案執行、報告績效、執行品質管理、實施整合變更控制和監控風險等。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

管理採購 I/ TT/ O 判斷I TT O ITTO選項

檢驗及稽核核準的變更申請採購文件 ( 檔 )付款系統工作績效資訊求償管理組織流程資產更新


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結束採購


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Close Procurements


結束採購Close Procurement

• 驗證所有工作及交付標的是可接受的。• 結束採購也包含行政活動 :

– 了結未決求償、更新紀錄、資料建檔等• 提早終止合約是採購結束的特殊狀況 :

– 雙方達成協議、一方違約、合約載明買方之主動解約– 包含於合約中的終止條款

72資料來源： PMBOK 第四版 p.341採購管理 72長榮資管系吳明泉博士 2012

• 採購稽核是從規劃採購流程到管理採購流程的整個結構化的審查。• 採購稽核的目的在於確認採購合約的成功與失敗的經驗，以做為 Lessons learned。

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採購稽核Procurement Audit


• 主要目標是透過協商談判來解決 :– 未決議題、求償、爭議事件等

• 協商未果時，可用合約中規定之替代性爭議解決方案 (ADR, Alternative dispute resolution)– 調解、仲裁

• 都行不通時，只好上法院訴訟

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談判解決Negotiated Settlements


• 由買方提供賣方正式書面的合約完成通知書 (完工證明書、驗收證明書 )

• 正式採購終結的相關事項通常在合約條款中。• 上述程序應列入採購管理計畫書中。

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結束 ( 的 ) 採購Closed Procurements


• 可能更新的組織流程資產包含 :– 採購檔案 : 完整有索引的合約文件，納為專案最終檔案。– 交付標的接受 : 買方提供賣方正式書面通知賣方交付標的是接受或拒收。不合規定之交付標的如何處理，通常都定義在合約中。– 經驗學習文件 : Lessons learned及流程改善建議等。

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組織流程資產更新Organizational Process Assets Updates


• 買方透過授權的採購或合約管理人員，向賣方發出合約完成的正式書面通知書。• 支援專案結束流程，此流程驗收完成的工作及交付標的是否可接受。• 採購稽核的目的是確認採購合約的成功與失敗經驗，供日後其他專案參考。

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結束採購重點整理


例題 11 ABC公司已經完成專案的所有工作，但是顧客並不滿意，因為顧客希望 ABC公司可以額外執行一些其他的工作。在這種情況下， ABC公司最好應該怎麼做？ A. 轉換為成本可償還合約 B. 告訴客戶現在已經不能執行變更了 C. 在獲得合約管理者的批准後，增加工作範疇，並執行額外工作。 D. 說服顧客執行結束採購流程，並就額外的工作簽訂新合約。

Ans:D

答案分析：因為合約中簽訂了具體的工作範疇，所以，除非變更管理流程批准了這些變更要求，否則不能增加任何額外的工作。另外，當完成所有專案工作範疇時，才提出額外的工作要求，最好的做法就是說服顧客執行當下合約的結束工作，並為新增的範疇訂定一個新合約。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

例題 12 專案經理決定外包一個子專案，這個子專案十分的錯綜複雜，並且包含許多交付標的。請問，專案經理應該使用下列哪一項採購文件？ A. 邀請書 B. 報價邀請書 C. 提案邀請書 D. 資訊需求書

Ans:C

答案分析：採購文件是用來獲得潛在賣方的建議書，其種類通常包含：邀請書 (IFB)、提案邀請書 (RFP)、報價邀請書 (RFQ)、招標通知或協商邀請等。他們的差別在於：邀請書 (IFB)通常針對買方已規劃的所有專案內容提供價格、報價邀請書 (RFQ)是針對每一細目執行逐項報價、提案邀請書 (RFP)通常是針對複雜的專案，由賣方提供完整的採購建議事項和內容、資訊需求書 (RFI)是用來徵求專案所需資訊。資料來源 : 長宏專案管理顧問公司

結束採購 I/ TT/ O 判斷I TT O ITTO選項

採購稽核專案管理計畫書結束採購談判解決採購文件 ( 檔 )組織流程資產更新紀錄管理系統
