Как провести результативное совещание

Как провести результативное совещание

пошаговая технология

Модерационный мастер-класс Денисовой А.В. XI Всероссийский кадровый форум

Содержание

ТЕОРИЯ

o Немного статистики o Типы встреч o План встречи o Процесс проведения встречи o Логистика встречи

ПРАКТИКА

o Упражнения на отработку навыка

Фасилитатор

Денисова Ариадна

Генеральный директор ООО «Драйвер перемен» (www.changedriver.ru) Президент национальной «Ассоциации профессионалов в сфере мотивации

персонала и оргразвития» (www.compandben.org) Кандидат экономических наук, сертифицированный специалист по управлению

глобальным вознаграждением (GRP, Worldatwork), сертифицированный менеджер по управлению персоналом (GPHR, Human Resources Certification Institute), сертифицированный специалист по стратегическому планированию персонала (SWP, Human Capital Institute), сертифицированный специалист по системе MODAPTS, член Международной ассоциации фасилитаторов IAF. Автор книги «HR-бюджет: пошаговое руководство к действию» и более чем 50 публикаций в деловой и специализированной прессе по вопросам менеджмента и управления персоналом, эксперт журнала «Справочник по управлению персоналом» и Национального союза кадровиков.

Имеет опыт работы в HR, а также в управлении финансами и в сфере консалтинга. Портфолио профессиональных проектов связано с построением систем управления эффективностью компании, организационным дизайном, планированием численности, оптимизацией HR-расходов, проектами автоматизации HR-функции, описанием бизнес-процессов, разработкой и проведением тренингов и семинаров, созданием систем вознаграждения персонала, нормированием труда, фасилитацией.

Совещания альтернатива работе

ТЫ ОДИНОК? НАДОЕЛО РАБОТАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО?

НЕ ЛЮБИШЬ ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ?

СОБЕРИ СОВЕЩАНИЕ!

Там ты сможешь: Посмотреть на других Показать графики Почувствовать себя важным Подержать указку Перекусить Произвести впечатление на коллег

Немного статистики

1 Более 37 млн долл США ежегодно тратится на непродуктивные встречи

2 В день в США проводится 25 млн встреч

3 Более 15% рабочего фонда времени компании тратят на встречи

ОДНАКО

По оценке руководства большинство встреч являются непродуктивными!

Почему так происходит

Когда стоит назначать встречу

Решение проблемы

Необходимо найти причины проблемы и пути их устранения

Принятие решения

Необходимо сделать выбор, определить направление и т.п.

Планирование

Необходимо создать план действий, назначить ответственных, установить цели и приоритеты

Комбинированные

Требуется достичь нескольких целей, например, в стратегической сессии производится планирование, сбор

информации, принятие решения и т.д.

Ознакомление с информацией

Требуется обучить участников, проинформировать их

Сбор информации

Требуется собрать информацию по определенным вопросам, которой обладают приглашенные участники

Кто проводит встречу

ФАСИЛИ-ТАТОР

Процесс проведения встречи

Начало

1. Приветствие участников 2. Объяснение цели встречи 3. Озвучивание/создание

плана 4. Представление участников 5. «Разогрев» - стимуляция

креатива участников 6. Установка правил работы

Завершение

1. Подведение итогов 2. Создание договоренностей по

дальнейшей работе 3. Обратная связь по встрече

Середина

Достижение целей встречи: 1. Решение проблем 2. Принятие решения 3. Планирование 4. Сбор и предоставление

информации

01

02

03

План залог успеха встречи

Состав участников

Повестка (этапы) встречи

Время и место встречи, как добраться

Цель встречи, ожидаемые результаты

Наименование встречи

Название должно точно отражать смысл и запоминаться участникам

Не стоит назначать встречи в неудобное и непродуктивное время

Следует удостовериться, что в ходе встречи хватит времени на достижение цели, а также в том, что присутствующие владеют необходимыми компетенциями

Участники должны владеть необходимой информацией и компетенциями

Необходимо указать только этапы, избегая излишних деталей

Логистика встречи

Достаточная площадь, наличие свободных стен, флипчарта, проектора, микрофона, доски, возможность, передвинуть мебель, отсутствие посторонних шумов, чистота

Помещение

Маркеры, флипчарт/доска, стикеры, поинты для голосования, скотч, блокноты для записи, ручки

Инструменты

«Война войной, а обед по расписанию»

Еда

Передвигаемые модули, удобство

Мебель

Если Вы ищете нетривиальные решения, выбирайте

помещения вне Вашего офиса

Местоположение

Методы проведения встреч

• Мозговой штурм

• Статья о будущем

• и т.п.

• Группировка

• Парные сравнения

• Оценка по шкале

• Матрица критериев

• и т.п.

• Диаграмма Ишикавы («Рыбий скелет»)

• Ментальные карты

• SWOT

• Анализ поля сил

• и т.п.

• Голосование

• Номинальная группировка

• Светофор

• и т.п.

• Дорожная карта

• и т.п.

Определение и анализ проблем Генерирование идей Планирование

Выбор альтернатив/

расстановка приоритетов

Оценка и обсуждение идей

Удачи на практике

ЯВСЁ

СМОГУ