第四章 总账子系统

第四章 总账子系统

• 第一节 总账子系统概述及流程分析• 第二节 总账子系统总体结构与主要数据文件设计• 第三节 总账子系初始设置• 第四节 凭证处理 • 第五节 出纳管理 • 第六节 账表输出• 第七节 辅助管理一往来、项目、部门核算和管理

结束

第一节 总账子系统概述及流程分析

一、总账子系统的范围及其目标的确定二、总账子系统的特点三、总账子系统手工处理流程分析四、计算机账务数据处理流程五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同

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一、总账子系统的范围及其目标的确定

（一）总账子系统范围的确定 （二）总账子系统的目标

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（一）总账子系统范围的确定

总账子系统范围的确定就是总账系统应包含哪些会计处理工作，换言之，总账系统应包括哪些内容。 总账子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询与打印、系统服务和系统管理等账务处理工作。 账务处理就是从凭证开始，通过记账到账表输出的全过程。 （有的软件是从原始凭证开始） 会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁，但账务处理一直是必不可少的核心，会计的整个体系就是在账务处理的基础上逐渐充实和发展起来的，因此，总账子系统是会计信息系统的核心。 总账系统还包括全部会计业务的总括核算。

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⒈ 及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。 ⒉ 高效、正确地完成记账等数据处理过程。 ⒊ 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 ⒋ 建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 ⒌ 为了充分发挥计算机的优势，增强总账子系统的核算和辅助管理功能，有些总账子系统在设计时还增加部门核算与管理、项目核算与管理、往来核算与管理等辅助核算功能，以及自动转账、总公司与分公司会计处地等功能。

（二）总账子系统的目标

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⒈ 规范性强，一致性好 ⑴ 有借必有贷，借贷必相等 ⑵ 资产 = 负债十所有者权益十（收入－费用） ⑶ 总账余额 = ∑ 其下属明细账余额 ⑷ 总账借方发生额 = ∑ 其下属明细账借方发生额 ⑸ 总账贷方发生额 = ∑ 其下属明细账贷方发生额⒉ 综合性强，在会计信息系统中起核心作用 总账子系统则是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的方方面面。 ⒊ 控制要求严格，正确性要求高 各部门及社会相关人员使用的会计报表数据多数是依据总账系统的有关资料编制的。

二、总账子系统的特点

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三、总账子系统手工处理流程分析

（一）手工处理流程 （二）手工方式下账务处理形式的缺陷

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（一）手工处理流程

记账凭证核算形式 科目汇总表核算形式 汇总记账凭证核算形式 日记总账核算形式 多栏式日记账核算形式

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科目汇总表核算形式手处理流程原 始 凭证 记账凭证

收款凭证

付款凭证

转账凭证

科目汇总表

日记账 明细账 总 账

期未处理 编制报表 报表

编 制 科目 汇 总表

编 制 和审 核 凭证

登记日记账 登记各种明细账 登记总账

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手工方式下账务处理形式的缺陷

⒈ 数据大量复 ⒉ 信息提供不及时 ⒊ 准确性差 ⒋ 工作强度大

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四、计算机账务数据处理流程

（一）总账子系统顶层数据流程图 （二）总账子系统中间层数据流程图 （三）对中间数据流程图中加工进一步细化

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（一）总账子系统顶层数据流程图

用户 总账子系统

-- 账务处理

会计信息系统其他子系统

⒈ 会计人员将初始化信息、原始凭证、记账凭证、对账单等输入总账子系统进行账务处理； ⒉ 总账子系统处理之后，将结果信息如记账凭证、成本费用分配信息等传入会计信息系统中其他子系统（如工资子系统、固定资产子系统、成本子系统等）； ⒊ 会计信息系统中其他子系统也会采用实时或批处理的方式向总账子系统传递记账凭证等信息。

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（二）总账子系统中间层数据流程图

原始凭证

记账凭证

填制录

入凭证文

件审核登

记余额文

件

机制凭证

自 动转账 期 末

处理

账簿输出

报表输出

单位银

行账文

件

银行对账单 输入或者接收 对

账单文

件

银行对账

银 行 原 始 单据

录入

余额调节表

各种报表

余额调节表

各种账簿

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（三）银行对账的底层流图

对账单

录入对账单

网络或软盘接怅

银行对账单文件

企业银行账文件

录入或转入 银 行 记录

银行原始记录或凭证文件

按条件进行对账

查询输出

已达账未达账对账单

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五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同

（一）相同之处 （二）不同之处

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（一）相同之处

计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。

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⒈ 数据处理的起点与终点不同 ⒉ 数据处理方式和过程不同 ⒊ 数据存储方式不同 ⒋ 对账的方式不同 ⒌ 会计资料的查询统计方式不同 ⒍ 计算机条件下账务处理从高效性、正确性、

及时性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。

（二）不同之处

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第二节 总体结构与主要数据文件设计

一、总账子系统的功能结构二、会计字典的设计三、总账子系统主要数据文件设计

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一、总账子系统的功能结构

总账子系统

初始设置

凭证处理

出纳管理

账簿输出

期未处理

项目管理

往来管理

部门管理

系统维护

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二、会计字典的设计

（－）会计字典定义 （二）科目文件设计

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（－）会计字典定义 会计字典，又称档案（或目录），如科目目录、客户目录、存货目录、部门目录等，是构成计算机会计数据体系框架的基本数据集。会计字典是由相关的会计信息条目所构成的一个数据集。

这些数据分别存放在相应的数据文件中，是会计信息进行分类的依据。由于财务软件产生的总分类账、明细账、辅助账和各种统计表都是在会计字典的基础上形成的，每一笔业务部可能由几个会计字典和一组数字组成，如会计凭证的一条记录可能含有科目、部门、职员、客户或供应商、发生额等数据项，又如一张发票可能含有客户、部门、业务员、仓库、商品、数量、金额、税额等数据项。因此，在计算机会计信息系统中，我们可以对成批的会计记录分别以不同的会计字典进行分类和汇总，以满足不同的管理需要。

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（二）科目文件设计⒈ 建立科目文件的意义 ⒉ 建立会计科目的原则 ⒊ 会计科目编码设计的问题 ⒋ 会计科目编码方案设计 ⒌ 科目编码方法 ⒍ 科目编码设计的基本原则 ⒎ 科目编码文件结构设计

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1 、建立科目文件的意义 会计科目是会计核算方法之一，它可以分门别类地反映企业经济业务核算资料；为了加强企业宏观与微观经营管理，会计人员可以通过会计科目提供详细、总括的核算信息；会计科目又是企业初始建账的重要环节，为登记账簿，编制财务会计报表奠定基础。 那么，在计算机环境下企业的会计科目存放在何处？这就需要建立科目文件，存放企业的所有会计科目，以满足计算机环境下会计核算和管理的需求。

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2 、建立会计科目的原则 ⑴ 会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求。 ⑵ 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求 。 ⑶ 会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系的完整性 。 ⑷ 会计科目要保持相对稳定，会计年度中最好不要删除、不要增设下一级明细科目。 ⑸ 设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。

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⑴ 文字形式的科目名称较长 ⑵ 科目在账务处理中用于对经济业务进行分类，是某类经济业务的分类标志，要求具有准确性、确定性和唯一性，保持前后一致，对于计算机来说，文字型的科目有二义性，文字中多一个空格或少一个空格，计算机就会认为是两个不同的科目 ⑶ 凭证中的会计科目需要人工输入，文字的科目不便于提高输入速度 由于这些问题的存在，我们使用会计科目时不能直接使用汉字科目，而必须对它进行编码，保证会计科目的唯一性和操作上的方便性。这就是会计科目编码的目的。

3 、会计科目设计的问题

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对会计科目进行编码的目的

⑴ 保证会计科目的唯一性 ⑵ 简化会计数据的表现形式 ⑶ 便于对会计数据加工处理 ⑷ 便于反映科目间的逻辑关系，便于分类 ⑸ 可以节省存储单元，提高运算速度

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4 、会计科目编码方案设计 ⑴ 编码方式 ：采用群码的编码方式 ，即第一段为一级科目代码，第二段为二级科目代码，依此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。 ⑵ 科目编码体系设计 ：会计科目编码体系是单位内所使用的每一个会计科目都规定一个代码而构成的代码组。科目编码体系设计是指按照有关规定如何确定单位内所使用科目的代码组。会计科目编码体系的设计首先要遵循会计制度的规定 ，一级科目代码财政部已有明确规定，不要设计，实质上我们只是设计明细科目代码。 ⑶ 科目编码结构 ：科目编码结构指会计科目编码各级长度的构成 。一般说来，每一个会计科目的代码按照其级别可分为若干段，每一段有几位，这种一个科目编码分几段，各段的长度就构成了此科目的结构。 ⑷ 明细科目编码设计 返回

明细科目编码有两种设计方式：固定结构编码和变动结构编码。 ⑴ 固定结构的科目编码是指在整个系统中所有科目的结构是相同的。如 3222 结构，它表示科目最多可设置四级，且一级科目的长度为 3 位，二级科目的长度为 5 位，三级科目的长度为 7 位，四级科目的长度为 9 位。 ⑵ 变动结构的科目编码是指科目编码体系在不超过总长度的前提下，除一级科目编码长度固定外，其他各级科目编码的长度是不固定的，可由用户自行随意设计。

（ 4 ）明细科目编码设计

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5 、科目编码方法 所谓编码是按照一个系统的方案指定数字、字母或其他符号，借以区别各项目的类别和项别。 会计科目编码，可以采用字母、数字或字母、数字混合编码等不同的方法。常用的方法有以下三种： ⑴ 顺序编码：是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。 ⑵ 位数编码 ：是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。 ⑶ 分组编码：是按数字顺序分组表示某一项目的不同类别进行编号的一种方法。

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⑴ 规定性原则 ：一级科目及部分明细科目应根据财政部和主管部门的统一规定来进行编码。 ⑵ 层次性原则 ：会计科目具有层次性，有上级科目与下级科目之分，有直接上级科目与直接下级科目之分。 ⑶ 一致性原则

5502 管理费用550201 管理费用——办公室55020101 管理费用——办公室——办公费55020102 管理费用——办公室——差旅费55020103 管理费用——办公室——工资550202 管理费用——财务部55020201 管理费用——财务部——办公费55020202 管理费用——财务部——差旅费55020203 管理费用——财务部——工资

⑷ 简短性原则 ：科目编码应选择最小值的编码。 ⑸ 扩展性原则

6 、科目编码设计的基本原则

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7 、科目编码文件结构设计

科目代码：如 1001 ， 1002

科目名称：如现金，银行存款 科目类型：如资产、负债明细标志：是否为最低级明细科目辅助核算：往来核算、部门核算、项目核算等。科目级别：一级、二级等科目结构：记录科目各位代码的长度。如 357

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三、总账子系统主要数据文件设计

（一）凭证文件的设计 （二）余额及发生额文件

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（一）凭证文件的设计

⒈ 凭证格式和内容⒉ 会计凭证文件设计一⒊ 会计凭证文件设计二⒋ 会计凭证文件设计三⒌ 会计凭证文件设计四

记 账 凭 证日期： 2002年 4月 14日 字：付款 号： 0005 附件： 3 张

摘 要 科目代码 借方金额 贷方金额支付差旅费 550202 18 ， 000

支付支费 550203 21 ， 100

支付差旅费、运费支付差旅费、运费 100201100201 3939，， 100100

合 计 39 ， 100 39 ， 100

制单：张五 记账：王六 审核： 会计主管： 出纳：

会计科目：银行存款 ----人民币 增加 修改 审核 &取消 查询打印 汇总 记账 存盘 退出

会计凭证文件设计一

凭证文件： 日期、凭证类型、凭证编号、摘要 科目代码、借贷方向、发生金额 附件张数、录入人员、审核人员

会计凭证文件设计二

凭证头文件： 日期、凭证类型、凭证编号 附件张数、录入人员、审核人员 记账人员、会计主管、出纳员凭证体文件： 日期、凭证类型、凭证编号、摘要 科目代码、借贷方向、发生金额

会计凭证文件设计三

凭证文件： 日期、凭证类型、凭证编号、摘要、 科目代码、借贷方向、发生金额、 附件张数、录入人员、审核人员、 登账标志

会计凭证文件设计四

凭证头文件： 日期、凭证类型、凭证编号 附件张数、录入人员、审核人员 登账标志、记账人员、会计主管 出纳员凭证体文件： 年月、凭证类型、凭证编号 摘要、科目代码、借贷方向 发生金额、登账标志

（二）余额及发生额文件

⒈ 为什么要设计余额及发生额文件⒉ 余额及发生额文件的作用 ⒊ 余额及发生文件设计方案一 ⒋ 余额及发生额文件结构设计方案二 ⒌ 余额及发生额文件结构设计方案三

为什么要设计余额及发生额文件明细账

账户名称：现金

日期 凭证字号 摘 要 借方金额 贷方金额 方向

余额

1.1 期初余额 1000 借 1000

1.1 银付 001 提现 2000 借 3000

1.2 现付 001 付差旅 费 1200 借 1800

… …

本期合计 32000 31000 借 1000

本年累计 32000 31000 借1.31 期末余额 借 1000

余额及发生额文件的作用

⒈ 记录各个会计时期、各个会计账户的期初余额、期末余额、借方发生额、贷方发生额等内容；

⒉ 在生成账簿时，系统自动从此文件及凭证文件中提取相应的数据，进行加工组织，产生相应的账簿；

⒊ 为编制会计报表、财务分析、领导查询提供相应的数据。

余额及发生文件设计方案一年月科目代码科目名称科目类型明细标志辅助核算余额方向月初余额借方发生额贷方发生额本年借方发生额本年贷方发生额

余额及发生额文件结构设计方案二 年月科目代码辅助核算余额方向月初余额借方发生额贷方发生额本年借方发生额本年贷方发生额

余额及发生额文件结构设计方案三年、科目代码、科目名称、科目类型明细标志、辅助核算、余额方向、年初余额1月借方发生额、 1月贷方发生额2月借方发生额、 2月贷方发生额3月借方发生额、 3月贷方发生额………

12月借方发生额、 12月贷方发生额

第三节 总账子系初始设置

一、设置账套二、科目设置三、录入余额四、其他设置

一、设置账套

设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。

（－）账套参数定义的内容 （二）案例

（－）账套参数定义的内容

⒈ 账套号及账套名称 ⒉ 启用日期 ⒊ 编码方案⒋ 其他相关资料（如单位、地址、法人

等）

（二）案例 企业背景资料： 湖南燕丰酿酒公司，原为湖南燕北酿酒厂，因市场需求变化，企业经济效益滑坡， 1995年 7-9月企业进行清产核资，10月与湖南宏丰食用酒精厂合并，改组成成湖南燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒业）。

它位于湖南省长沙市观沙岭 12号，邮政编码： 410000 ，电话： 890008 ，传真： 8900527 ，现拥有总资产 2亿多元，占地面积 200万平方米，员工 1350 人，年产销能力超过 60万吨。该企业的法人代表是张飞，税务登记证号为 430108200197007 。企业生产各类酒和酒精，远销国内外，主要产品是白酒系列数十种产品、新开发满山红保健酒，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类，同时进行外币核算；该企业被核定为一般纳税人，拟在 2002年 4月 10启用总账系统。

单位名称：湖南燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂）启用日期： 2002年 4月 1日会计期间： l月 25日—— 12月 25日记账本位币：人民币（ RMB ）企业类型：工业企业性质：股份制会计科目代码结构： 4 一 2 一 2 一 2 一 2客户分类编码级次： 2—2—3供应商分类编码级次： 2 一 2 一 3部门编码级次： l—2—2结算方式编码级次： l—2

二、科目设置 科目设置模块的功能是将单位会计核算中

使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设立的结果保存在科目文件或汇总文件中，实现对会计科目的管理。

（－）科目设置基本内容 （二）科目编码方案 ---- 部门辅助核算方案 （三）科目编码方案 ----

多种辅助核算的综合核算方案

（－）科目设置基本内容

⒈ 科目设置的界面⒉ 科目设置内容 ⒊ 科目设置模块功能

1 、科目设置的界面

科 目 设 置 科目代码 科目名称 助记码 科目类型 余额方向 辅助核算

1001 现金 XJ 资产 借

1002 银行存款 YHCK 资产 借

… … … … …

增加 修改 删除 存盘 退出

2 、科目设置内容⑴ 科目代码 ⑵ 科目名称 ⑶ 助记码 ⑷ 科目类型：工业企业科目类型包括资产、负

债、所有者权益、成本、损益；事业单位科目类别包括资产、负债、净资产、收入、支出

⑸ 余额方向 ⑹ 辅助核算：如部门、项目、外币、对账等辅

助核算

3 、科目设置模块功能⑴“增加”模块。该模块的功能是增加一个新的会计科目

（包括明细科目），增加时要进行合法性和正确检查，即不允许有相同的科目代码出现，保证科目代码的唯一性。

⑵“删除”模块。该模块的功能是删除一个或一组会计科目，删除时要进行合法性和正确性检查，即有发生额和余额的科目不允许删除。

⑶“修改”模块。该模块的功能是提供对已录入科目的修改，修改的内容包括科目名称、科目类型、助记码、余额方向、辅助核算等。

⑷“存盘”模块。该模块的功能是录入和修改的内容保存到计算机中的数据文件中，并退出科目设置操作，返回到调用处。

⑸“退出”模块。该模块的功能是放弃目前已完成的操作，不存盘地退出科目设置模块，并返回到调用处。

（二）科目编码方案 ---- 部门辅助核算方案 [案例 ]：假设某单位采用群码对其科目进行编码，且科目编码方案为： 4-2-3-3 的四级结构，科目代码设计举例如下：

科目代码 科目名称 5502 管理费用

550201 管理费用 ---- 一部 550201001 管理费用 ---- 一部 ----办公费 550201001001 管理费用 ---- 一部 ----办公费 ---- 一组 550201001001 管理费用 ---- 一部 ----办公费 ---- 二组 550201001 管理费用 ---- 一部 ----差旅费 550201001001 管理费用 ---- 一部 ----差旅费 ---- 一组 550201001001 管理费用 ---- 一部 ----差旅费 ---- 二组

…………………………………

550202 管理费用 ---- 二部 550202001 管理费用 ---- 二部 ----办公费 550202001001 管理费用 ---- 二部 ----办公费 ---- 一组 550202001001 管理费用 ---- 二部 ----办公费 ---- 二组 550202002 管理费用 ---- 二部 ----差旅费 550202002001 管理费用 ---- 二部 ----差旅费 ---- 一组 550202002001 管理费用 ---- 二部 ----差旅费 ---- 二组 如果该单位有 10 个部门，每个部门又分 5 个组，管理费

用有 10 种，那么， 5502 管理费用下面就有 500 个会计科目。因此，完全用组合编码的方法并不理想。此外，如果想知道管理费用下办公费用总额或差旅费总额，这种方案却不能直接得到。

设置部门核算的科目体系 计算机快速处理数据的特性，为会计核算实现交叉立

体核算提供了可能，将需要按部门辅助核算设置为“部门核算”，然后将部门和组代码从科目代码中剥离出来，在部门档案设置模块中建立部门的资料，在科目设置时，只对费用进行编码，即：

科目代码 科目名称 辅助核算 5502 管理费用 部门核算 550201 管理费用 ----办公费 部门核算 550202 管理费用 ----差旅费 部门核算 550203 管理费用 ---- 保管费 部门核算 550204 管理引用 ---- 业务招待费 部门核算 个人往来核算和管理、单位往来核算和管理、项目核

算和管理等科目的设置，都可以借鉴此方法

（三）科目编码方案 ---- 多种辅助核算的综合核算方案

⒈ 部门与项目核算的组合 ⒉ 部门与往来核算的组合 ⒊ 项目与银行账核算组合 ⒋ 项目、部门和数量核算的组合

1 、部门与项目核算的组合⑴ 企业需求。假设 AA 公司对生产成本的核算要求不仅可以

核算总的生产成本，还进一步要求具体核算各个产品的生产成本及各车间的生产成本、分类产品的生产成本及按具体产品品种明细的生产成本。

⑵解决方案 为满足需用要，科目可按如下方式进行设置： 科目代码 科目名称 辅助核算 4101 生产成本 410101 基本生产成本 41010101 直接材料—一白酒类 （部门、项目核

算） 41010102 直接材料—一药酒类 （部门、项目核

算）

2 、部门与往来核算的组合⑴ 企业需求。假设 AA 公司对往来款项的核算，要求不仅

可以核算总的往来核算信息，还要进一步具体核算各个客户（或供应商）的往来核算信息及各部门的往来核算信息。

⑵解决方案– 科目代码 科目名称 辅助核算– 111101 应收票据 ----美元户 （部门、单位往来）– 113101 应收账款 ---- 人民币户 （部门、单位往来）– 213101 预收账款 ---- 人民币户 （部门、单位往来）– 113301 其他应收款 ---- 应收存出保证金（部门、单位往

来）– 2121 应付账款 （部门、单位往来）– 1151 预付账款 （部门、单位往来）– 218101 其他应付款 ----付暂存款– 218102 ---- 单位 （部门、单位往来）– 218103 ---- 应付存 入保证金 （部门、单位往来）

3 、项目与银行账核算组合⑴ 企业需求。假设 AA 公司对银行存款的核算要求不仅

可以取得总的银行资金信息，还要进一步具体核算各个账户的银行存款及各项目的银行存款、分币种账户的银行存款及按具体项目明细的银行存款。

⑵解决方案 科目代码 科目名称 辅助核算 1002 银行存款 100201 人民币户 10020101 商行存款 （项目、银行账） ………………………………… 100202 外币户 10020201 中行美元户 （项日、银行账） …………………………………

4 、项目、部门和数量核算的组合⑴ 企业需求。湖南燕丰酒业股份有限公司对原材料的核算

要求不仅可以核算总的库存成本，还要进一步具体核算各种原材料的库存成本及各部门的库存成本、分类原材料的库存成本及按具体原材料品种明细的库存成本。

⑵解决方案 科目代码 科目名称 辅助核算 1211                原材料 121101 钢材类 12110101 园钢 （项目、部门、数量核算） 12110102 角钢 （项目、部门、数量核算）

三、录入余额

录入余额模块的功能是将手工账簿各科目的余额录入计算机中，以保证手工账簿和计算机账簿内容的连续性和继承性，并将初始余额保存在余额及发生文件中。有两种装入初始余额的方法：一种方法是直接装入开始使用月份的月初余额；另一种方法是装入年初余额和一月至启用计算机系统月份的各月发生额。

余额录入后要进行计试算平衡，以保证录入的数据是准确的。

平衡公式 平衡公式一：资产 = 负债 + 所有者权益 + （收入一费用）平衡公式二： 总账余额 = 其下级各明细科目贷方余额之和 总账借方发生额 = 其下级各明细科目借方发生额之和 总账借方发生额 = 其下级各明细科目贷方发生额之和平衡公式三： 全部借方余额合计 = 全部贷方余额合计 全部借方发生额合计 = 全部贷方发生额合计只有平衡检查、较验后，才能表示所装余额正确无误。

四、其他设置

（－）操作人员与权限设置 （二）凭证类型设置 （三）汇率管理 （四）结算方式设置

（－）操作人员与权限设置 l 、操作人员与权限设置的意义 财政部《基本功能规范》规定：会计核算

软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能

2 、操作人员与权限设置模块的功能 实现对操作人员和操作人员财务分工的设

置和管理，并将操作人员和权限设置的结果保存到人员权限文件中

（二）凭证类型设置

凭证类型设置的功能是实现对凭证类型的设定与管理，并将设定的结果保存在凭证类型文件中。财会人员可以根据需要设置适合自身业务特点的凭证类型，如收款、付款 、转账三类凭证；现收、现付、银收、银付、转账五类凭证类型等等。

（三）汇率管理 汇率管理模块的功能是专为外币辅助核算

服务的。通过此功能，用户可以随时对各种外币的汇率进行增加、修改、删除。特别是使用月初汇率记账的用户，每月初可通过此功能输入本月使用的记账汇率，每月月末再通过本功能输入月末汇率，为自动处理汇兑损益提供必要信息。

（四）结算方式设置 1 、结算方式是指企业经营过程中使用的收款及付款

结算，如电汇、信汇、支票等结算方式。企业在进行会计业务处理时，企业资金的流入流出大部份是通过银行进行的，且银行与企业都登记，为了保证登记的正确性需经常与银行记录进行对账。一般情况下，银行的各种结算方式相对稳定，且种类有限。为了便于管理和提高银行自动对账的效率，系统为用户提供了定义设置与银行的资金结算方式设置的功能，用来建立各种结算方式。

2、结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称（如支票、商业汇票、银行本票等）、票据管理标志等。结算方式编码可采用数字型代码或字母型代码，结算方式名称则是指其汉字名称，用于显示输出。票据管理标志是总账系统为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。

3 、结算方式将在总账、应收、应付、采购和销售等系统中应用，启用总账、应收和应付等系统时必须设置。

4 、值得一提的是很多集成会计信息为了保证各个子系统之间数据的一致性和实现子系统之间数据共享，将各种公共信息（科目、部门、往来客户、供应商、汇率等）的定义和设置放在一个专门的子系统中，即系统管理子系统。在所有子系统使用之前，先对会计信息系统中使用的各种公共信息进行完整地、全面地定义和设置，这样在总账使用时可以减少初始化内容。

5 、另外，银行对账是出纳岗位的工作，而出纳除了对银行账管理外，还要对现金账进行管理，也就是说，出纳岗位的工作主要是对现金和银行收支业务的记录和管理工作，因此，有的软件在实施时，把出纳岗位的工作独立出来，形成一个独立的模块，叫出纳管理模块。如果系统设置了出纳管理模块，则这些工作不是在账务系统中完成，而是在出纳管理模块中完成。

第四节 凭证处理 凭证处理模块的功能主要是完成对

凭证的日常处理工作。 一、凭证录入 二、凭证修改 三、凭证审核 四、查询打印 五、记账与结账 六、自动转账

一、凭证录入

凭证录入模块是总账子系统中凭证处理模块下的一个重要子模块，它的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上，由凭证录入人员通过键盘输入会计凭证。

（一）凭证录入的主要工作 （二）凭证录入的基本内容和控制机制 （三）辅助核算和管理数据的输入 （四）凭证录入模块中的其他功能

凭证录入的主要工作

1 、对数据的正确性进行检查，如日期的合法性、会计科目的正确性、凭证编号的重复性等进行检查；

2 、对数据的平衡性进行检查，如录入的凭证借贷方是否平衡：

3 、将录入的人员记入到凭证中，以明确责任；4 、对录入的数据保存到凭证文件中。

凭证录入的基本内容和控制机制1 、凭证日期 ：公历日期2 、凭证类型和凭证号 3 、附件张数 ： >=0

4 、摘要 ：摘要码5 、科目：多方式录入6 、金额 ：“有错必有贷，借贷必相等”

辅助核算和管理数据的输入 在科目设置时，为了满足辅助核算和管理的需要，必须给一些科目设置属性，如“对账”、“外币”、”数量”、“单位往来”、“项目核算”、“个人往来”、“部门核算”等。

1 、辅助核算为“外币”：外币金额和汇率 2 、辅助核算为“银行账” ：票据日期、结算方式、

结算号 3 、辅助核算为“数量” ：数量和单价 4 、辅助核算为“单位往来” ：往来单位代码和业务

员姓名，或根据往来客户通讯录文件显示往来单位客户代码、名称等

5 、辅助核算为“部门核算” ：部门代码 6 、辅助核算为“个人往来” ：输入部门和往来个人 7 、辅助核算为“项目”：输入项目代码

凭证录入模块中的其他功能 1 、科目联机查询功能 2 、科目汉字辅助录入功能 3 、辅助码录入功能 4 、计算器功能 5 、常用摘要输入功能 6 、凭证模板功能

二、凭证修改 凭证修改模块可以对凭证进行有痕迹修改和无痕迹修改。 （－）错误凭证的“无痕迹”修改 所谓无痕迹修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。有两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改：一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。

（二）错误凭证的“有痕迹”修改 所谓有痕迹修改，即留下曾经修改的线索和痕迹。所谓红字冲销法，即将错误凭证采用增加模块录入一张“红字”凭证，然后再采用增加模块录入一张“蓝字”凭证进行补充。

凭证修改程序的控制与凭证录入的控制基本相同，如果要修改的内容是凭证类型，则要在新的类型下重新编号。

三、凭证审核 审核／取消审核模块的功能主要是完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性审核，对审核无误的凭证做标记以示审核通过，如果审核员想取消审核，也可以用该模块完成，即将审核标志改为未审核标志。

（一）凭证审核目的和功能 （二）凭证审核的方法 （三）凭证审核模块应具备的控制功能

（一）凭证审核目的和功能

对记账凭证进行审核的目的主要有两个，一是发现凭证在输入过程中无法发现的错误；二是为记账凭证提供一个“已审核”标记

l 、静态屏幕审核法 ： 静态屏幕审核法是指计算机自动依次将未审核

的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对已输入的凭证进行检查，若审核人员认为错误或有异议的凭证，应交给填制人员修改后，再复核；若审核人员认为没有错误可按签章键，这样审核人员的姓名即被记在凭证上，表示已审核通过。这种方法受操作员熟练程度的影响较大，而且长时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。

2 、二次输入校验法 ： 二次输入校验法是将同一凭证输入两次，通过

计算机比较两次输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方法。

（二）凭证审核的方法

l 、无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一个人。

2 、凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以。

3 、取消审核只能由审核人自己完成。

（三）凭证审核模块应具备的控制功能

四、查询打印 查询打印模块的功能主要是完成对各种凭证

（未审核凭证、已审核记账凭证）的查询和打印。 （－）、凭证查询 ：可以按单一凭证查询和按任意条件查询

（二）、凭证打印 1 、凭证即编即打功能 2 、任意打印功能 （ 1 ）凭证类型：某一类型凭证 （ 2 ）凭证范围：凭证号范围 （ 3 ）期间范围：凭证起止期间范围 （ 4 ）制单人：某一凭证录入人员姓名

五、记账与结账

（一）记账1 、记账方式 ：记账工作可以在编制一张凭证后

进行，也可以编制一天的凭证后记一次账，即可一天记数次账，也可以多天记一次账。

2 、记账准备 3 、记录流程4 、记账过程中数据文件之间的关系

（二）结账

2 、记账准备

（ 1 ）记账凭证的检验 （ 2 ）科目的存在性和明细性检查 （ 3 ）保护记账前状态 （ 4 ）开始记账

（ 1 ）记账凭证的检验

首先要检验记账凭证是否有不平衡情况。虽然在填制凭证和复核凭证时对凭证的合法性和平衡问题都做过检查，但为防止病毒感染和非法库操作发生，系统记账前再统一做此项工作，以保证系统正常运转。如果系统发现借贷不平的凭证，就将该凭证的凭证类型及凭证显示给操作者，同时显示出不平的金额。当所有选择范围内的凭证检验通过后，就可进行下一步工作。

（ 2 ）科目的存在性和明细性检查 检查记账凭证中的会计科目在科目文件中

是否存在，是否为最低级明细科目。尽管在凭证录入时已经检查过，在记账还是要检查，因为，增加新的下级科目和删除科目的操作，以及非法的进入数据库操作或其它原因，都有可能破坏原有的合法性。

（ 4 ）开始记账

显示记账开始，在不同工作区打开“科目文件”、“凭证文件”、“余额及发生额文件”、“企业银行对账”等文件。

（ 3 ）保护记账前状态

保护记账前的所有数据到硬盘备份目录。这样做的目的是为了防上记账过程被中断。一旦由于断电或其它原因造成记账过程中断，可以自动恢复到记账前状态，然后重新记账。

头体文件的记账流程图

yes

定位凭证体文件记录

存在否？

求出其直接上级科目

写余额及发生额文件

取出科目级别、结构

定位科目余额文件记录

取出科目代码、发生额及方向

科目级别？ 1

登账结束

no

yes

no

3 、记账过程文件之间数据传递关系  

找科目和父科目

登银行账和辅助账

科目的 属性定位 体记录

写发生额和余额

凭证头文件

凭证体文件

科目余额文件

科目文件

企业银行账辅助账文件

1、保护结账前状态 ：保护结账前的所有数据到硬盘备份目录。这样做的目的是为了防止结账过程被中断，－旦断电或其它原因造成结账过程中断后，可以自动恢复到结账前状态。

2、结账前必要的检查工作 ⑴ 上月未结账，则本月不能结账； ⑵本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 ⑶检查正确，计算本月各账户发生额合计，计算本月

各账户期末余额并将余额结转到下月月初。 ⑷如果是结 12月份，则必须产生下年度的空白账簿

文件，并结转年度余额。 ⑸做结账标志。

结账是一种批处理，只允许每月结账目使用一次。

（二）结账

六、自动转账

自动转账是计算机条件下会计信息系统出现的新概念，自动转账功能在国内外计算机会计信息系统中已被广泛使用。

（一）自动转账模块基本概念 （二）定义自动转账业务 （三）生成转账凭证

⒉ 转账业务特点 ⑴ 期末转账业务大多数都在各个会计期的期末

进行。 ⑵ 期末转账业务大多数只有会计人员自己编制

的会计凭证，而不同于一般业务，没有具体反映该业务的原始凭证。

⑶ 期末转账业务大多数要从会计账簿中提取数据，这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。

⑷ 有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题。

⒈ 转账与自动转账 期末转账业务几乎是所有单位在月底结账

之前都要进行的固定业务，并且这类转账业务在单位管理体制或会计核算制度未改变的情况下，每月都要重复进行。转账是把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。自动转账是由计算机在设定的程序控制之下，完成上述转账工作。

（一）自动转账模块基本概念

⒈ 转账与自动转账⒉ 转账的特点⒊ 转账业务的种类⒋ 自动转账实现方法⒌ 转账业务凭证模式举例

⒋ 自动转账实现方法 通过上述分析可知，在期末会计业务中存

在几类转账业务，它们每月反复有规律地重复出现，填制的转账凭证中摘要、借方和贷方科目相同，金额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。

⒊ 转账业务种类

（ 1 ）“费用分配”的结转 如：工资分配等（ 2 ）“费用分摊”的结转 如：如制造费用等（ 3 ）“税金计算”的结转 如：所得税等（ 4 ）“提取各项费用”的结转 如：提取福利费等（ 5 ）“年终收入、费用”的结转 如：收入转利润

等

⒌ 转账业务凭证模式举例

如：年终成本费用结转分录 借：本年利润 贷：产品销售成本 管理费用 财务费出 产品销售费用 产品销售税金及附加 其他业务支出 营业外支出

（二）定义自动转账业务 【案例】 将技改办制造费用余额按生产车间分摊，假定该单位使用了部门核算，即生产成本和制造费用科目的辅助核算被定义为“部门核算”：

科目代码 科目名称 辅助核算 4101 生产成本 410101 工资 部门 410102 材料费 部门 410103 制造费用 部门 4105 制造费用 410501 工资 部门 410502 材料费 部门 410503 其他费用 部门

假设期末将技改办的制造费用科目余额的 30％摊入一车间，则分录为：

借：生产成本 ---- 制造费用 （ 410103 ） x1+x2+x3

贷：制造费用 ---- 工资 （ 410501 ） x1 ．

----材料费 （ 410502 x2

---- 其他费用 （ 410503 ） x3

在定义自动转账分录模块中 定义该分录，如下图。 摘要 分配技改办制造费用科目代码 部门 方向 公式 410103 技改办 借 取借方发生额合计 410501 一车间 贷 取本月 410501 科目月未余额 *0.

3

410502 一车间 贷 取本月 410502 科目月未余额 *0.3

410503 一车间 贷 取本月 410503 科目月未余额 *0.3

（三）生成转账凭证

生成转账凭证模块的功能是计算机根据自动转账分录文件中的自动转账分录，按定义的公式从余额文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，自动生成一张记账凭证（计算机自动生成的凭证叫机制凭证），并将其保存在临时凭证文件中。

第五节 出纳管理 出纳管理是财会核算管理的最基本、最重要工作之一。

在手工条件下，按照内部控制制度的要求，一般单独设立出纳进行现金和银行存款的核算和管理工作。主要包括输出日记账与资金日报、支票管理、初始余额调节表、获取银行对账单、输出对账结果、核销己达账等模块。

一、输出日记账和资金日报 二、支票管理 三、初始余额调节表 四、获取银行对账单 五、银行对账 六、输出对账结果 七、核销已达账

一、输出日记账和资金日报 输出日记账和资金日报模块的功能是查询和

打印现金日记账、银行存款日 记账、资金日报。 （一）输出现金和银行存款日记账 输出现金和银行存款日 记账模块的功能是出

纳输入现金或银行存款科目和日期，计算机按给定科目和日期将现金或银行存款日 记账显示在屏幕上或从打印机输出。

（二）输出资金日报 输出资金日报模块的功能是将设定的资金日

报按照投置的模式进行统计并显示或打印输出。

银行存款日 记账格式

日期

凭证字号

摘要 借方金额

贷方金额

方向 余额 对方科目

上年结转x.1 …

… …

1日小计…

本月合计…

现金日记账格式

日期

凭证字号

摘要 借方金额

贷方金额

方向 余额 对方科目

上年结转x.1 …

… …

1日小计…

本月合计…

资金日报格式 2002年 4月 11日

科目代码

科目名称

币种 方向 昨日余额

今日借方金额

今日货方金额

方向 今日余额

二、支票管理 （一）领用支票 （二）修改（三）统计（四）删除

（一）领用支票 当有人领用支票时，出纳使用领用支票功能输入银

行科目代码，此时便可在计算机上登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等。

支票支出后，经办人持原始单据（发票）到财务部门报销，会计人员据此填制记账凭证，当在系统中录入该凭证时，系统要求录入该支票的结算方式和支票号，在填制完成该凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为已报销。

支票登记簿中的报销日期栏，一般是由系统自动填写的，但对于有些已报销而由于人为原因而造成系统未能自动填写报销日期的支票，出纳可利用该功能进行手工填写，即将光标移到报销日期栏，然后写上报销日期

（四）删除

删除模块的功能是根据出纳输入的需要删除己报销支票的起止日期，自动删除此期间内的已报销支票。

（三）统计

统计模块的功能是对支票按领用人或部门进行各种统计，并报告统计结果。

（二）修改

当支票填写错误时使用“修改”功能对支票领用中的内容进行修改。

三、初始余额调节表 初始化余额调节表的功能是提供录入界面，财会人

员将使用计算机前最后一张余额调节表上的未达账项全部录入计算机，并保存在单位银行对账文件和对账单文件中，完成初始数据的录入工作。在此基础上每月再获取或录入银行对账单，并进行对账，才能保证产生的余额调节表是平的。因此，在使用银行对账模块之前，必须先将未达账录入计算机中。

四、获取银行对账单 获取银行对账单模块又包括录入银行对账

单、软盘获取对账单以及网络获取对账单模块。 ⒈ 录入银行对账单模块的功能是每月将银

行给单位的对账单输入计算机，并保存在“对账单文件”中。

⒉ 软盘获取对账单模块的功能是每月从银行给单位的对账单软盘中获取数据并输入计算机，并保存在“对账单文件”中。

⒊ 网络获取对账单模块的功能是每月从网络上获取银行给单位的对账单数据，并保存在“对账单文件”中。

五、银行对账 企事业单位的大量经济业务要通过银行结算，银

行要为每个单位记载这些经济业务，银行对帐是指银行记载的银行存款收付记录和单位自己登记的银行日记账相互核对，银行与企业间由于记账时间不同或其他原因会形成一方已记录的账另一方未记录，这种一方已入账而另一方尚未入账的项称之为未达账项。未达账项有四种类型：银收企未收、银付企未付、企收银未收、企付银未付。

产生银行未达账项的原因是多方面的，主要有二类：一类是时间上的延误，如银行收到款项后未及时通知单位，形成银收企未收未达账项；第二类是记录上的错误，如单位错把银行收款业务记到了现金日记账上，形成银收企未收的未达账项。

银行对账的目的

银行对账的目的 银行对帐的目的就是将单位银行账与对账

单进行核对，不仅要找出相同的经济业务进行核销，而且还要找出未达账项和造成未达账项的原因，防止有意无意的错误。对于长期未对上账的未达帐项，更应引起警惕。

一般来说银行对账模块又划分为自动对账和手工对账。

（一）自动对账 自动对账模块的功能是由计算机自动在“单位银行对账文件”和“银行对账单文件”中寻找完全相同的经济业务进行核对或勾销。所谓完全相同的经济业务是指经济业务发生的时间、内容、摘要、结算方式、结算号、金额等都相同的经济业务。

1 、方向 +金额 2 、方向 +支票号 +金额 3 、方向 + 结算方式 + 结算号 +金额

（二）手工对账

手工对账模块是对“自动对账”模块的补充，对于使用完自动对账后不符号自动对账依据而没有勾销的已达账（被视为未达账项），由财会人员从“单位银行对账文件”或“银行对账单文件”中挑选出来一笔，计算机自动从对应的文件中挑选出金额相同的多笔，财会人员根据其自身的判断在对账屏幕上进行手工勾销，并做勾对标记。

为了保证对账更彻底正确，我们可用手工对账模块来进行调整。

六、输出对账结果 输出对账结果模块的功能是从屏幕上和打

印机上输出“单位未达账项”、“银行未达账项”、“已达账项”、“余额调节表”、“长期未达账”等。下面主要讨论输出“余额调节表”和“长期未达账”功能模块。

（一）输出“余额调节表” （二）输出“长期未达账” 当出纳输入条件：截止日期： 至截止日期未达天数超过： 后，系统将满足条件的长期未达账显示在屏幕上。

七、核销已达账

本功能用于将核对正确并确认无误的已达账从“单位银行对账文件”和“银行对账单文件”中删除。对一般用户来说，在银行对账正确后，如果想将已达账删除并只保留未达账时，可以使用本功能。

第六节 账表输出 账务处理的最终目标是产生各种账簿和报

表，账表输出模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求对账务数据文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需的账表。在总账子系统中，为了完成账表输出，设置账表输出模块。

账表输出功能主要包括：日记账、明细账、 总账、发生额和余额表 、 日 报 、综合查询结果等。输出的方式主要包括：账表的打印输出、账表的屏幕显示输出以及账表的磁盘输出。

一、输出日记账

输出日记账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从流水账文件、余额 / 发生额文件中提取数据，经过加工后输出相应的日记账。

（－）日记账格式：普通三栏式日记账、复币式日记账。

（二）日记账输出方式 1 、按日输出 2 、输出日报表

二、输出明细账 输出明细帐模块的功能是根据财会人员输入的

会计科目、日期，自动从凭证体文件和余额 / 发生额文件中提取数据，经过加工后输出相应的明细账。

（一）明细账格式：主要有三栏式、复币式、数量金额式和多栏式四种形式。

（二）明细帐输出方式 ：由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各种明细帐，因此明细帐即可以按月打印输出，可以按季、按年打印输出。

三、输出总账和余额／发生额表 在计算机方式下总有两种格式： 1 、包括明细项的总账，即：对一级科目按日期的凭

证进行逐笔输出，此类总账类似明细账的输出，这种输出在明细账中完成；

2 、按会计期只输出汇总记录，即只输出各会计期按科目的借贷方发生额合计，对余这种汇总记录的输出又有两种形式，

（ 1 ）一种形式是全年按科目输出，这种形式的输出类似如手工总账，也称三栏式总账；

（ 2 ）二是对某一会计期将所有一级科目输出，即余额及发生额表，也称一览表式总账。

这里讨论的是三栏式总账和一览表式总账。 输出总账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期、自动从余额文件中提取数据并输出相应的总账或余额 / 发生额表。

三栏式总账的格式 账户名称： 年度：月 日 凭证号 摘要 借方金额 贷方金额 方向 余额 1 1 上年结转

… …

1 31 本月发生 1 31 本年累计2 1 … …

… …

2 28 本月发生2 28 本年累计

… …

余额表／发生额表 XXXX年 XX月 XX日

科目 期初借方余额

期初贷方余额

本期借方发生

本期贷方发生

期末借方余额

期末贷方余额

本年借方累计

本年借方累计

总账、余额表／发生额表输出方式 1 、按月打印输出， 2 、按按季打印输出 3 、年打印输出。 财政部发布的《会计电算化工作规范》中指出：

在当期所有记账凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。因此，在企业，余额／发生额表更实用。

四、综合查询模块

综合查询模块的功能是根据财会人员输入的指定条件（如按摘要、接日期范围、按金额大小、按支票号、按经手人、按审核人等）或组合条件（同时实现按多项条件组合），计算机自动将满足条件的所有记录筛选出来，并显示在屏幕上或从打印机输出。

综合查询的条件• 综合查询：• 日期： 年 月 日 到 年 月 日• 科目： 凭证号：• 摘要： • 金额： 到• 客户： 供应商：• 部门： 个人：• 项目：• 票号： 结算方式：• 制单人： 审核人：

[案例 ]：主管应收账款的王会计需要查询2001年度应收账款余额大于等于 5万元并且小于等于 50万元的所有记录，以便对欠款大户进行分析，为应收账款管理提供信息。

会计进入综合查询模块，当出现综合查询屏幕时，在日期栏输入： 2001；科目栏输入：应收账款科目；在金额栏输入 50 000 到 500 000；在客户栏输入通配符。稍等片刻，结果将显示在屏幕上。

第七节 辅助管理一往来、项目、部门核算和管理

总账子系统除了提供会计核算所需的基本功能模块外，还在不断完善和发展，目前很多总账子系统增加了往来、项目、部门核算和管理等功能。

一、往来核算与管理 二、项目核算与管理 三、部门核算与管理

一、往来核算与管理

（一）建立往来核算与管理的意义 （二）往来管理模块的主要功能 （三）实现往来核算和管理的做法

（一）建立往来核算与管理的意义 个人（职工）往来核算：是指企业与单位内

部职工发生的往来业务。 单位往来（客户和供应商）往来：是指企业

与外单位发生的各种债权债务业务。 意义： （ 1 ）科目数量大大减少； （ 2 ）避免了由于往来单位的变化而造成的

对科目的频繁修改； （ 3 ）往来单位的应收应付账款清 晰明了； （ 4 ）可方便地对往来账进行各种统计分析； （ 5 ）可自动打印账龄分析和催款单等。

（二）往来管理模块的主要功能

往来管理模块的主要功能包括：– 建立往来单位通讯录– 设置期初未达往来账– 往来查询– 往来核销– 账龄分析– 打印催款通知单

建立往来单位通讯录

建立往来单位通讯录模块 的功能是—一输入往来客户的档案，包括：往来单位编号、名称、所属地区、电话、地址、邮政编码、开户银行和帐号、税号、信用状况、联系人等，并存入往来单位通讯录文件中。定义了这些信息就可以为以后详细核算和管理所用。

设置往来单位期初未达往来账

设置往来单位期初余额模块的功能是将往来单位通讯录中 的单位期初未达往来账项逐一输入系统，确保手工与计算机系统往来账的连续性。

往来查询

往来查询模块的功能是从屏幕上或打印机中输出各种往来核算与管理的帐表，主要包括往来余额表、往来明细账等。

往来核销 往来核销模块的功能是利用自动或手工的方法同时勾销

往来账的借方和贷方，并且清理往来账户。 勾销的方法具体有以下几种： ⑴ 逐笔核销 ：逐笔核销模块的功能是计算机自动找出客户编码完全相同、发生额相等、借贷方向相反的业务（即一对一业务），自动勾销两条记录，并做“勾销”标志。

⑵ 全额核销 ：全额核销模块的功能是计算机自动找出客户编码完全相同，借贷发生额合计相等的（一对多或多对一的业务一全额相等业务）若干条记录，并做“勾销”标志。

⑶ 手工核销 ：手工核销模块的功能是根据财会人员输入的客户编码，计算机自动找出该客户的全部往来业务，财会人员根据自己的判断逐笔进行核销，并做“勾销”标志。

帐龄分析

账龄分析模块的功能是根据财会人员输入的往来科目、时间期限（即某一往来业务从发生之日到结清之日的时间期限），计算机自动输出某一往来科目下，所有客户各个账龄期间内往来款项的分布情况表——账龄分析表。通过阅读账龄分析表，财务人员可以分析往来款的资金占用情况，及时催收或支付款 项。此外，该模块还提供打印催款通知单的功能，辅助财会人员对未达往来款项的催款管理。

（三）实现往来核算和管理的做法 ⑴ 、在科目设置时，将具体往来单位从科目体系中剥离出来，将剩下的往来辅助核算定义为“往来”，即告诉计算机需要专门的往来核算与管理。– 科目代码 科目名称 辅助核算– 1131 应收账款– 113102 应收销售款– 11310201 应收中密度款 往来核算

⑵ 、将具体往来单位从科目体系中剥离出来后，通过“建立往来单位通讯录”模块将往来单位信息存放在往来单位通讯录文件中进行统一管理。

⑶ 、在输入记账凭证时，遇到辅助核算为“往来核算”的科目时，系统将自动从往来单位通讯录文件中提取往来单位供财会人员选择

⑷ 、当需要查询、输出各种往来信息时，又可以通过使用往来核算与管理模块来完成。

二、项目核算与管理

（－）项目核算和管理的意义 （二）项目核算和管理模块的主要功能 （三）实现项目核算与管理的方法

（－）项目核算和管理的意义 在实际业务中，单位经常需要核算某些项目（如：课题、工程项目、产品、合同定单等）的成本、费用、往来情况以及收入等。传统的方法是按具体的项目开设明细账进行核算，这样必然增加了明细科目的级次，科目体系庞大，同时给会计核算和管理资料的提供均带来了极大的困难。另外，会计年度是从 1月 1日到 12月 31日，按照会计科目对项目进行核算只能按会计年度进行核算，但是，很多工程项目、投资项目等项目期间是跨年度的，企业对项目核算和管理却希望反映项目整个工期的财务状况。 因此，传统会计核算无法满足项目核算和管理的需求。总账系统，借助于计算机处理数据的特点，一般都增加项目核算与管理功能模块。通过该功能模块，不仅可方便地实现对成本费用和收入的按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段。

（二）项目核算和管理模块的主要功能

⒈ 项目定义⒉ 项目期初数和预算数的定义⒊ 项目帐表输出

录入项目期初数与计划数 ⒈录入项目期初数与计划数模块的功能是将每一项目

的期初余额和计划数输入计算机。 ⒉由于项目期初及项目计划是与科目和项目相关的，

所以录入时，应逐个科目的录入，即先录入一个科目下所有项目的期初余额和计划数，再输入下一个科目所有项目的期初余额和计划数。

⒊ 项目期初与计划录入是项目设置功能的基本内容，通过该功能还可修改以后每年的年初余额及各月的计划数。

⒋ 项目设置是第一次使用项目核算与管理功能的用户首先要进行的设置工作，若在今后的使用中需要增加或修改项目核算的内容，同样可通过上述功能完成。

项目定义

项目定义模块又包括：⒈ 定义项目大类⒉ 定义具体项目⒊录入项目期初额和计划数

定义项目大类

⒈ 定义项目大类模块的功能是将单位若干项目划分为若干类，并将各类项目类号、名称送入计算机，并保存在项目文件中。如：某单位有两类项目：一类为科研项目，单位承接了若干科研项目，其项目大类可定义为科研项目；另一类为建筑工程项目，其项目大类可定义为工程项目等。

⒉ 项目代码 项目大类名称 ⑴KYXM 科研项目 ⑵GCXM 工程项目

定义具体项目 ⒈ 定义具体项目应该包括：项目代码、项目名称、开

始日期。完工日期、项目性质、项目负责人等 。如：某单位对科研项目下的具体项目定义如 ：

科研项目： XXXX

项目代码

项目名称 开始日期

完工日期

工程性质

负责人

0001 建电子大楼 1999/3/1

1999/10/1

本单位项目

张红

0002 材料数据系统开发与设计

2001/1/1

2002/12/31

省自然科学基金

姚靠华

录入项目期初数与计划数

录入项目期初数与计划数模块的功能是将每一项目的期初余额和计划数输入计算机。

项目帐表输出 项目账表输出模块的功能是从凭证文件、项

目文件等文件中挑选出与项目输出有关的数据，进行加工整理，随时输出各种项目核算与管理所需的帐和表。 其内容有：

⑴ 项目总帐 ⑵ 某科目的项目明细帐 ⑶ 某项目的明细帐 ⑷ 项目统计表 ⑸ 项目执行计划报告

（ 1 ）项目总帐

项目总帐指反映项目对应各个科目的各期（通过起始月份与终止月份指定时）发生额和余额的帐簿。

（ 2 ）某科目的项目明细帐

某科目下，各项目的明细数据有三栏式和多栏式两种格式。

（ 3 ）某项目的明细帐

① 某具体项目对应各个科目下的明细数据。② 其格式和普通明细账格式一样。③ 日期、凭证字号、摘要、借方金额、

贷 方金额、余额方向、余额。

（ 4 ）项目统计表

项目统计表是反映各个项目在各个对应科目下期初余额、借贷方发生额、期末余额的汇总报表，通过此汇总报表可为管理者提供各项目的进展情况及各项目的开支情况，以便于对项目的管理和控制。

项目统计表 月份 ： 01— 06

项目名称 合计 材料费 人工费 建电子大楼 50 ， 000 20 ， 000 30 ， 000

材料数据系统开发与设

计

4 ， 000 ， 000

3 ， 200 ， 000

800 ， 000

国有企业举债研究

100 ， 000 30 ， 000 70 ， 000

… … … …

合计 6 ， 000 ， 000

4 ， 800 ， 000

1 ， 200 ， 000

项目执行计划报告

项目执行计划报告是各项目的实际执行情况与计划数的对比报表。项目执行计划报告，可以为管理者提供各项目计划的执行情况。

（三）实现项目核算与管理的方法

在科目设置时将需要按项目核算与管理的科目（如费用、成本、收入等）的性质定义为“项目”，将具体项目从科目体系中剥离出来；在项目核算与管理模块中定义项目；在凭证录入时，当凭证辅助核算为“项目”时系统将要求财会人员录入或选择项目代码；记帐后，即可在项目核算与管理模块中查询各种项目核算与管理所需的帐表。

三、部门核算与管理

㈠ 设置部门核算和管理的意义 ㈡ 部门核算的方法 ㈢ 部门管理的应用

（一）设置部门核算和管理的意义【案例】 AA 公司根据经营管理特点，提

供如下资料： 1 、企业组织机构设置为七个行政管

理部门，需要单独考核费用的有 12 个科室；

2 、经常发生的费用项目有：工资及福利费、差旅费、办公费、折旧费、修理费、业务招待费、水电费、无形资产摊销、低值易耗品摊销、运输费、保险费、排污费、机物料消耗、坏账损失、税金……等。

传统科目设置： 5502 管理费用 550201 办公费 55020101 办公室 55020102 人事科 55020103 财务科 ……………

550202 业务招待费 55020201 办公室 55020202 人事科 55020203 财务科 ……………

12×15＋ 12＋ 1＝ 193

（二）部门核算的方法

1 、科目设置的变革 2 、在部门代码设置模块中定义部门 3 、凭证录入关于部门的处理 4 、输出部门核算帐

凭证录入关于部门的处理

⒈界面设计 ⑴固定界面 ⑵变动界面

⒉ 数据录入 如果会计科目设计为部门核算，则在凭

证录入时，除录入最级会计科目外，还要录入业务发生时所涉及的部门，实际上，部门核算在科目体系看来就是一级会计科目，因此录入凭证时必须录此级的内容。

1 、科目设置的变革 在科目设置时，将需要按部门进行核算和管

理的辅助核算定义为“部门核算”，将部门（高层、中层、底层部门）从科目体系中剥离出来。

【案例】 AA 公司科目设置的变革 科目代码 科目名称 辅助核算 5502 管理费用 550201 差旅费 （部门核算） 550202 办公费 （部门核算） 550203 折旧费 （部门核算） 550204 修理费理工 （部门核算） …………

2 、定义部门代码

（部门代码设置模块可以放在部门核算和管理模块下，也可以放在初始设置模块下）

部门代码 部门名称 01 办公室 02 人事科 03 劳资科 04 财务科 …………

3 、凭证录入关于部门的处理

在输入凭证时，若遇到要求进行部门核算和管理的业务（辅助核算为“部门核算”的科目），系统将自动提示用户输入相应的部门或显示部门代码对照表供财会人员选择部门：记帐时，系统将自动形成部门核算与管理所需的各种数据。

4 、输出部门核算帐

（ 1 ）部门总帐 ：财会人员指定会计期间和会计科目（具有部门核算性质的会计科目），计算机自动输出指定期间内和会计科目下各部门的期初余额、借贷方发生额及期末余额；也可根据用户指定的部门和会计期间，输出该部门下指定期间内对应各个部门核算科目的期初余额、借贷方发生额及期末余额。

（ 2 ）部门明细帐：可根据财会人员指定的会计科目和会计期间，输出该部门核算科目在指定期间内分部门明细帐；也可根据财会人员指定的部门和会计期间输出该部门在指定期间内对应各个部门核算科目的明细帐；还可通过指定部门核算科目及部门和会计期间，输出该科目该部门下指定期间内的明细帐。

（三）部门管理的应用

部门管理模块主要是为部门业绩考评、部门之间对比分析，以及为单位及部门对其业务的管理和各项费用的控制与管理提供信息。

1 、自动核对部门帐： 系统能够自动检查部门核算明细帐与部门核算

总帐是否相符、部门核算总帐与总帐是否相符，并输出核对结果。

2 、部门收支分析表 3 、部门计划执行报告

2 、部门收支分析表 系统自动提供反映各个部门或部分部门指定

期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。 ⒉科目编码

科目名称

合计 部门一 部门二 部门三

550203 差旅费 150000 50000 50000 50000

550204 办公费 103000 35000 26000 42000

550205 招待费 38000 11000 13000 14000

5101 主营业务收入

330000 110000 110000 110000

5102 其它收入

40000 11000 13000 16000

3 、部门计划执行报告 系统自动提供反映各部门的实际执行情况

与计划数据对比分析的部门计划执行报告，为管理者提供各部门完成计划的执行情况信息。

部门计划执行报告主要有两种数据方式： 其一是部门在某部门核算科目下的实际发

生额与计划发生额的对比方式； 其二是各部门在某部门核算科目下的余额

与计划比较方式。两种方式用户在具体使用时可自由选择。

部门计划执行报告

科目编码

科目名称

数据方式

方向 合计 部门一

部门二

部门三

550201 办公费

实际数

借 38000 11000 13000 14000

计划数

45000 15000 15000 15000

550203 招待费

实际数

借 68100 28700 18000 21400

计划数

60000 20000 20000 20000

第八节 通用报表

一、报表子系统的基本概念和数据处理流程 二、报表子系统数据处理流程 三、报表子系统主要功能

一、报表子系统的基本概念和数据处理流程

（－）会计报表分类

（二）报表结构的基本要素

（－）会计报表分类 1 、按照编报时间分类：月份报表、季度报表、年度报表。

2 、按照编制单位分类：为单位会计报表和汇总会计报表、合并会计报表。

3 、按照会计报表服务对象分类。内部报表和外部报表。

资产负债表

损益表

现金流量表

…………

销售情况表

成本费用表

对外会计报表

对内会计报表

会计报表

（二）报表结构的基本要素

从报表结构来看，可分为简单表和复合表。 简单表是由若干行和列组成，如资产负债

表、损益表等。 复合表是由多个简单表组合形成的，还可

能出现表中套表的现象。但是无论是简单表报表还是复合报表，其格式一般都由四个基本要素组成：标题、表头、表体、表尾。

A B C D E F

1 资产负债表 2 编制单位： 编制时间： 单位：

湘网公司 2001年 12月 31日 元 3 资产 期初数 期末数 负债及权

益 期初数 期末数

4 贷币资金

100000 200000 应付账款 280000 200000

… … … … … … … … … … … … …

36 资产合计

787000 989000 负债及权益合计

787000 989000

37

补充资料： 1 已贴现的商业汇票 元。 38

报表的构成要素

1 、标题。标题用来表示报表的名称 2 、表头。表头主要是用来描述报表的编制单位名称、

编制日期、编制计量单位、报表栏目名称等内容。特别是报表的栏目名称，是表头的最重要内容。

3 、表体。表体是一张报表的核心，它是报表数据的主要表现区域，是报表的主体。 A1 到 F36 的区域

表体中有两种表单元： （ 1 ）固定表单元。其值不随着时间的推移变化 （ 2 ）变动表单元。其值随着时间的推移而变化， 4 、表尾。表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容都是表尾它所包含的内容。如图中 37 、 38两行。

二、报表子系统数据处理流程

总 账 等 子 系统

新表登记

报 表 格 式设计 各 种 报

表格式文件

报 表 数 据处理

各 种 报表 数 据文件

财务人员

报表输出内部报表 外部报表

报表系统数据处理流程

报表子系统数据处理流程主要包括： 1 、新表登记 2 、报表格式设计 3 、报表数据处理 4 、报表输出

三、报表子系统主要功能

备份报表文件

保存报表数据

打印已有文件

创建报表文件

报表公式定义

报表编辑

报表格式设计

报表合并

报表汇总

数据处理分析

生成报表

报表打印

报表预览

文件管理 格式管理 数据处理 图表管理 打印管理

报 表 子 系 统

（一）文件管理 文件管理功能包括创建新的报表文件、打开以已有

的文件（报表文件、数据文件等）、保存报表文件、备份报表文件等文件管理功能，并能进行不同文件格式的转换。

1 、创建新报表文件：是根据用户的需要在报表系统中为用户建立了一个报表文件，并以系统给定的文件名保存在磁盘上。此时，可以在报表文件中进行编辑报表格式、输入报表数据等工作。

2 、打开已有文件：是根据用户的需要，从磁介质中选择用户指定的已经存在的报表文件，并将其显示在屏幕中。此时，用户可以在报表文件中修改报表格式、增加和删除报表及报表数据等。

3 、保存文件：将编制的报表数据（包括报表格式等）保存在相应的文件中。

（二）格式管理功能

格式管理功能包括报表格式设计功能，如设置表尺寸、表标题、表头、表体、表尾、画网格线、设置字体和颜色等；报表编辑功能，如复制、清除、查找、行列操作等；报表公式定义功能，如计算公式定义、舍位平衡公式定义、审核公式定义等等。此外，很多报表系统提供了多种报表格式模板供用户选择，提供了16 个行业的标准财务报表模板，使财务人员可以轻轻松松制表。

（三）报表数据处理 l 、生成报表。系统自动从总帐子系统、工资子系统

等系统中采集数据，生成各种报表。 2 、数据处理分析。数据处理分析又包括报表排序、

报表透视、舍位平衡处理、审核处理。 3 、汇总报表。汇总报表包含两层含义： （ 1 ）同一报表不同期间的汇总，主要用于看一段

期间的累计值。 （ 2 ）同一报表不同单位的汇总，主要用于总公司

下属的分公司有关报表的叠加或者用于上级主管部门下属的单位有关报表的叠加。

4 、合并报表。辅助财会人员编制合并资产负债表、损益表、现金流量表等。

为了完成汇总报表和合并报表，系统还提供了报表下发、报表上报、报表收集等功能。

（四）图表管理

图表管理功能可以利用己经生成的报表数据，按照财会人员的需要绘制出各种图形，如直方图、园饼图、折线图等，并打印输出图形。

（五）打印输出功能

报表打印输出功能包括打印预览功能、报表打印设置和输出功能，可以输出一般表、格式表（空表）、指定区域等。

此外，有些报表系统提供了二次开发功能。如 UFO 报表系统提供的二次开发功能可以用批命令和功能菜单，将有规律性的操作过程编制成批命令文件，进一步利用功能菜单开发出本单位的专用系统。