Система документооборота аппарата правительства

Перепроектирование СДО АП РФ

Дмитрий Силаев,

коммерческий директор USABILITYLAB

[email protected]

Моб.: +7 (926) 492 05 50

Офис: +7 (495) 933 01 37 #401

Суть проекта

Участие в разработке новой системы

электронного документооборота в АП РФ;

проектирование экранов системы в

соответствии с потребностями пользователей.

2

Исходные данные

3 системы

СДО (хранилище информации о документах);

АРМ Руководителя (позволяет согласовывать и

подписывать документы);

АРМ исполнителя.

4

Ключевые проблемы

Преобладание бумажного документооборота

несмотря на наличие систем СДО;

ограниченный функционал;

необходимость согласовывать работу трех

систем.

5

Цели и задачи проекта

Перевести бумажный документооборот в

электронный вид – проанализировать схему документооборта;

– изучить потребности ключевых групп пользователей;

– спроектировать новый интерфейс с учетом жестких технических,

законодательных и процессуальных ограничений.

6

Особенности проекта

Сложная предметная область

Х 22 департамента

Руководитель АП РФ

Директор Департамента

Начальник отдела

Заместитель директора Департамента

Заместитель Руководителя АП РФ

Х 7 заместителей

Департамент

Упрошенная схема

согласования документов в АП РФ

8

3 команды

Проектирование

интерфейса системы

Обеспечение

перевода

документооборота в

электронный вид

Внедрение системы и

ее техническое

обеспечение

9

Сложности взаимодействия с

другими командами

Необходимость адаптировать исследование

пользователей под нужды аналитиков;

скепсис к аналитикам и USABILITYLAB со

стороны разработчиков, нежелание выполнять

рекомендации; – следствие: разработка недостаточного для нормальной работы

системы количества ролей, доработка остальных ролей в режиме

цейтнота

10

Создание системы

Методология HCD Определение

контекста

использования

Определение

требований

пользователей и

ограничений

Разработка проектных

решений,

соответствующих

требованиям

Оценка продукта на

соответствие

заявленным

требованиям

Планирование

проекта

12

Интерфейс системы для 6 ролей пользователей

USABILITYLAB

Логика бизнеса

Инфоком Сервис

13

Сбор требований к системе

анализ нормативной документации;

анализ существующих систем

документооборота;

интервью с сотрудниками различных уровней;

консультации со специалистами в предметной

области.

14

Анализ ограничений

технические ограничения;

ограничения безопасности;

организационные ограничения (соблюдение

субординации сотрудниками).

15

Результат: персоны и сценарии

Описание

потребностей и задач

для типичных

пользователей

системы;

идеализированные

сценарии

выполнения задач

через новую систему

16

Результат: требования к системе

Требования: – бизнеса;

– пользователей;

– безопасности;

Технические

ограничения

Все требования

ранжированы по

уровню важности.

17

Проектирование

решены ключевые проблемы, вызывавшие

недовольство пользователей и руководства;

существенно расширен функционал системы;

проработаны вопросы удобства использования

системы: компоновка экранов, сообщения об

ошибках и т.п.

18

Функционал системы удовлетворяет потребности только двух из шести вовлеченных в процесс групп пользователей. Из-за этого полноценный электронный документооборот невозможен.

В новой системе

представлены все

необходимые

пользовательские

роли: – «Руководитель»;

– «Исполнитель»;

– «Редактор»;

– «Юрист»;

– «Сотрудник машбюро»;

– «Диспетчер машбюро»

Проблема Решение

19

«Руководитель» «Исполнитель» «Редактор»

«Юрист» «Сотрудник Машбюро» «Диспетчер Машбюро»

20

Проблема Предоставленной о документе информации было недостаточно для полноценной работы

Решение Два вида

представления

документа в папке:

краткое и полное.

Наличие

исчерпывающей

информации о

документе для выбора

документа для

работы.

21

Проблема

Подготовка бумажных документов была слишком

трудозатратна (печать, доставка курьером и т. д.)

Решение

Возможность совершать

групповые действия с

документами: утверждение

указаний, согласование,

постановка на личный

контроль, удаление.

22

Проблема По санитарным нормам, редакторская работа ведется только на бумаге

Решение

Функционал для роли

редактора сведен к минимуму:

есть возможность согласовать

и отклонить проект при

наличии правок. Основная

работа идет с бумажной

версией, по считыванию

штрих кода которой

происходит поиск

электронной версии проекта.

23

Проблема

Интерфейс системы неудобен для пользователей

Решение

Пример для роли

«Исполнитель»: разбивка

папок с документами в

соответствии с логикой

работы

Сортировка

и фильтрация

по значимым

параметрам.

Каждый экран

скомпонован с учетом

потребностей каждой

роли

24

Экраны в дизайне

Прототип

Дизайн

26

Прототип

Дизайн

27

Прототип

Дизайн

28

Прототип

Дизайн

29

Главные итоги проекта

разработали интерфейсы 6 ролей, ответственных за разные этапы работы с документом.

внедрили в интерфейс связи и процессы, изначально не покрываемые регламентами работы;

наладили успешное взаимодействие с другими участниками проекта.

30

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Выслать презентацию? Обсудить подробнее?

Дмитрий Силаев,

коммерческий директор USABILITYLAB

[email protected]

Моб.: +7 (926) 492 05 50

Офис: +7 (495) 933 01 37 #401