Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота

Содержание

Из презентации Вы узнаете:

Каковы цели внедрения СЭД?

Как правильно выбрать СЭД?

Какие критерии являются наиболее важными при выборе СЭД?

О проекте внедрения СЭД

Предпосылки проекта внедрения СЭД

Делопроизводитель:•Документы теряются•Сложный поиск•Долго готовим документы•Тяжело контролировать

Генеральный директор:•Не вижу картину в целом•Процессы не оптимальны•Много лишней работы•Нет контроля

ИТ-директор:•Разнородные системы –как их связать?•Сложная поддержка•Пользователей нужно постоянно учить

Сотрудники:•Что от нас хотят?•Мы и так перегружены!•Как согласовать договор с Владивостоком?

Цели проекта внедрения СЭД

Генеральный директор:•Хочу чтобы процессы проходили оптимально•Хочу чтобы мои поручения исполнялись в срок!

ИТ-директор:•Хочу сквозные процессы через все системы•Хочу простую настройку и поддержку

Сотрудники:•Мы должны знать все свои задачи и их сроки•Документы должны быть «под рукой»•На согласование должны уходить часы, а не месяцы

Делопроизводитель:•Должны быть шаблоны для подготовки документов•Быстрый поиск•Готовые отчеты для контроля

Как достигнуть поставленных целей?

Основные задачи проекта

Наиболее распространенными задачами в проектах внедрения СЭД являются:

автоматизация процессов обработки документов

автоматизация функций контроля исполнения

организация электронногоархива документов

организации

Основные автоматизируемые процессы

• входящая документация• исходящая документация• приказы/распоряжения• служебные записки• заявки• договоры и др.

Дополнительные задачи проекта

• обращения граждан (для Государственных органов);• кредитные заявки (для банков);• подготовка и проведение совещаний (для

организаций с частой практикой проведения совещаний/комитетов/комиссий);

• управление нормативной документацией (для организацией сертифицированных по ISO 9001);

• и др.

Как выбрать СЭД?

Рынок СЭД

• кол-во систем на рынке ~ 70• кол-во организаций, внедряющих СЭД – на порядок больше• функции у систем очень похожи• в таком многообразии выбрать оптимальный вариант сложно

Критерии выбора

• соответствие функциональным требованиям;• наличие готовых решений по автоматизации поставленных

задач (готовые модули);• используемые технологии (Open-source или Microsoft, Oracle,

IBM);• дружественность интерфейса;• опыт внедренца и методика внедрения;• возможности развития системы (развитие вендором и

самостоятельное развитие);• стоимость;• итоговое соотношение цена/качество.

Функциональные требования и готовые модули

• Важно выбирать не по принципу «Больше модулей – лучше», а по принципу «Есть нужные нам модули», это позволит не переплачивать за избыточную функциональность;

• При выборе системы нужно составить список функциональных требований к системе и включить туда только требуемые функции (Пример, если вы никогда не собираетесь шифровать данные в системе, не нужно это требование включать «на всякий случай» – это может повысить стоимость предложений или отбросить хорошие решения, которые в остальном подходят);

• Ориентируйтесь на общую идеологию системы и какую работу она предполагает (поддержка бумажного делопроизводства или работы всех сотрудников в системе) и к какой работе готова ваша компания.

Используемые технологии и архитектура

Важно определить:• текущие принятые технологии;• желаемые технологии;• компетенции сотрудников;• ограничения бюджета.

Отсюда будет ясно:• какая СУБД должна быть (Oracle, MS SQL или бесплатная,

например, Postgre SQL);• какая ОС должна быть на сервере (Windows, Linux или что-то

другое);• какая ОС должна быть на компьютерах пользователей

(Windows или разные варианты);• толстый или тонкий клиент должен быть у системы;• с помощью каких технологий можно

настраивать/администрировать/дорабатывать систему.

Дружественный интерфейс

Ключевые факторы:• эмоциональный – нравится/не нравится;• хорошо проработано usability и все действия интуитивно

понятны или нет;• web-ориентированный или не важно;• современный или не важно.

Опыт внедренца

Ключевые вопросы:• кто будет внедрять разработчик или партнер? (не все

партнеры обладают достаточной компетенцией);• где территориально находится офис компании-внедренца ?

(иногда нужно постоянное присутствие на объекте)• сколько лет/проектов опыта у внедренца;• какая компетенция именно в проектах по СЭД? (обязательно

нужно знание специфики);• какова методика внедрения? (классический проект или

современные гибкие технологии);• в каких еще смежных решениях у

внедренца есть компетенции?

(ITIL, финансы, закупки и др.)

Возможности развития системы

• Что можно реализовывать с помощью настроек?• Что может настраиваться/дорабатываться на этапе технической

поддержки и предоставляется ли она?• Какие способы интеграции предусмотрены (API, web-сервисы,

скрипты)?• Если нужно дорабатывать систему собственными силами –

может ли разработчик передать исходные коды? (мало кто может)

Стоимость

• Стоимость пользовательских лицензий (важно определить есть ли конкурентные, при наличие которых закупка обычно выгоднее);

• Стоимость лицензий на дополнительные модули (иногда могут лицензироваться по-пользовательски, что не очень хорошо, так как фактически увеличивает стоимость пользовательской лицензии);

• Дополнительные выплаты (например, может потребоваться ежегодно платить за техническую поддержку лицензий, что дополнительных выгод не приносит, а затрат требует);

• Стоимость настроек;• Стоимость доработок;• Стоимость технической поддержки;• Есть ли безлимитная лицензия.

Итоговое соотношение цена/качество. Пример выбора системы

функции

цена

архитектура

интерфейс

опыт

развитие

70 систем

СУБД Oracle, любая платформа 30

Канцелярия + процессы 25

от 1 до 5 млн. 20

современный, только web

10

нужны исходные коды

3

хороший опыт внедрения 1

Дальнейшие шаги для выбора системы

С чего начать?

• Изучить более подробное описание Naumen DMS на сайте http://www.naumen.ru/products/dms

• Ознакомиться с демонстрационной версией системы

http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?call_to_action=2

• Заказать проведение презентации у Вас или у нас в офисе в Москве или Екатеринбурге или заказать удаленную презентацию через Интернет

http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?call_to_action=3

Для определения стоимости проекта

• Составить требования к системе и выслать их нам на [email protected] или связаться по телефону +7 (495) 783-02-87

• Желательно предварительно заполнить анкету для оценки стоимости проекта

• Прежде всего Вам нужно определиться с:• количеством пользователей;• перечнем автоматизируемых процессов;• желаемыми сроками и бюджетом проекта.

Äîêóìåíò Microsoft Office Word 97 - 2003

Дальнейшие шаги

После утверждения коммерческого предложения заключается договор и дальше:

• базовое внедрение по основным делопроизводственным процессам (входящие, исходящие, ОРД и служебные записки) можно получить уже через 1-1,5 месяца;

• в проектах с доработками прорабатывается план проекта, который разбивается на этапы, чтобы также позволить начать работать с системой уже после первого этапа.

+7 (495) 783-02-87+7 (343) 378-42-87

[email protected]

Вы получите решение своих задач, если просто обратитесь к нам: