Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 11

НормативныеНормативные документыдокументы, , необходимыенеобходимые длядля электронногоэлектронного

документооборотадокументооборота вв организацииорганизации

Храмцовская Наталья Александровна

ведущий эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы»,

член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 22

ЗачемЗачем намнам нуженнужен стандартстандарт ISO 15489ISO 15489

�� ISO 15489 ISO 15489 нене учитучит томутому, , каккак работатьработать

�� СтандартСтандарт –– средствосредство длядля общенияобщения сспредставителямипредставителями другихдругих профессийпрофессий ии ссруководствомруководством

�� СтандартСтандарт помогаетпомогает готовитьготовить внутренниевнутренниенормативныенормативные документыдокументы

�� ИноеИное пониманиепонимание, , чточто такоетакое документдокумент

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 33

НуженНужен лили намнам ««русифицированныйрусифицированный»»стандартстандарт ISO 15489ISO 15489??

�� ВВ странестране ужеуже существуетсуществует нескольконесколько системсистемделопроизводстваделопроизводства

�� СтандартСтандарт вполневполне соответствуетсоответствует всемвсемиспользуемымиспользуемым уу наснас системамсистемамделопроизводстваделопроизводства

�� ЧемЧем тратитьтратить времявремя нана доработкудоработку стандартастандарта, , можетможет бытьбыть, , лучшелучше написатьнаписать подробныеподробныекомментариикомментарии кк темтем разделамразделам стандартастандарта, , которыекоторые могутмогут бытьбыть непонятнынепонятны..

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 44

ФакторФактор временивремени

�� РазговорыРазговоры оо возможностивозможности использованияиспользованиястандартастандарта вв РоссииРоссии идутидут ужеуже двадва годагода

�� НаНа доработкудоработку предлагаетсяпредлагается потратитьпотратить ещёещёгодгод

�� ВВ следующемследующем годугоду комитеткомитет ISO ISO можетможетвыпуститьвыпустить проектпроект новойновой версииверсии. . ЧтоЧто тогдатогда??

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 55

ДоступДоступ кк информацииинформации длядляпрофессионаловпрофессионалов ДОУДОУ

�� ПораПора объединятьсяобъединяться самимсамим ии объединятьобъединятьимеющиесяимеющиеся уу наснас ресурсыресурсы

�� ДостаточноДостаточно электроннойэлектронной почтыпочты ии форумафорума ––еслиесли этоэто могутмогут американцыамериканцы, , тото почемупочему ненеможемможем мымы??

�� ПреждеПрежде чемчем ««изобретатьизобретать велосипедвелосипед»», , стоитстоитизучитьизучить имеющийсяимеющийся опытопыт

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 66

ДоступДоступ кк информацииинформации: : кадровыйкадровый резерврезерв

�� ГораздоГораздо прощепроще новыеновые идеиидеи датьдать студентамстудентам, , чемчем переучиватьпереучивать ихих нана рабочихрабочих местахместах

�� УжеУже сейчассейчас нене хватаетхватает специалистовспециалистов ДОУДОУ, , способныхспособных внедритьвнедрить ии управлятьуправлять системамисистемамиэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота ((системныхсистемныхтехнологовтехнологов))

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 77

ТребованияТребования кк системамсистемамэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота

�� СШАСША -- DoDDoD 5015.25015.2; ; DOEDOE--STDSTD--40014001--20002000; ; требованиятребования ЦРУЦРУ 2005; 2005; ANSI/ARMA/AIIM TRANSI/ARMA/AIIM TR--4848 20042004

�� ЕвросоюзЕвросоюз –– MoReqMoReq, , 20012001

�� АнглияАнглия -- PROPRO (TNA)(TNA), 2002, 2002

�� ГерманияГермания –– DOMEADOMEA––Konzept 2.0Konzept 2.0, 2005, 2005

�� АвстрияАвстрия -- ELAK 3.0, 2005ELAK 3.0, 2005

�� ШвейцарияШвейцария –– GEVER, 2004GEVER, 2004

�� НорвегияНорвегия -- NOARKNOARK--44, 1999, 1999

�� ГолландияГолландия –– ReMANOReMANO,, 20042004

�� АвстралияАвстралия –– VERSVERS, 2003, 2003

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 88

ТребованияТребования ISO 17ISO 17799:2005799:2005кк применениюприменению вв организацияхорганизациях

ISO 15489ISO 15489

�� ВВ стандартестандарте зафиксированозафиксировано требованиетребование, , чточтоуправлениеуправление документамидокументами организацииорганизациидолжнадолжна осуществлятьосуществлять вв соответствиисоответствии сосостандартомстандартом ISO 15489ISO 15489--11

�� ЭтоЭто требованиетребование фактическифактически обязываетобязываетспециалистовспециалистов ИТИТ ии ИБИБ использоватьиспользоватьтребованиятребования ISO 15489ISO 15489--1 1 вв своейсвоей работеработе..

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 99

ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ

WWW.EOS.RUWWW.EOS.RUEE--mail: mail: hramhram@@eoseos..ruru

107023 107023 гг. . МоскваМосква, , улул. . ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52 , 52

ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515

ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::

СлужбаСлужба маркетингамаркетинга: : marketmarket@@eoseos..ruru

СлужбаСлужба поддержкиподдержки: : supportsupport@@eoseos..ruru

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1010

ТребованияТребования стандартастандарта ISOISO 1548915489««УправлениеУправление документациейдокументацией»»

УправлениеУправление документамидокументами вв организацииорганизации

включаетвключает::

�� разработкуразработку регламентоврегламентов ии стандартовстандартов,,

�� распределениераспределение ответственностиответственности ииполномочийполномочий,,

�� разработкуразработку ии распространениераспространение процедурпроцедур иируководящихруководящих указанийуказаний,,

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1111

ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы

�� ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству

�� ИнструкцияИнструкция попо информационнойинформационной безопасностибезопасности

�� РегламентыРегламенты работыработы сс отдельнымиотдельными видамивидамиэлектронныхэлектронных документовдокументов

�� ИнструкцииИнструкции попо выполнениювыполнению отдельныхотдельныхоперацийопераций

�� ДолжностныеДолжностные инструкцииинструкции

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1212

ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы

�� ПравилаПравила работыработы сс конфиденциальнойконфиденциальной иисекретнойсекретной информациейинформацией, , вв тт..чч. . ссперсональнымиперсональными даннымиданными

�� ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывностиделовойделовой деятельностидеятельности

�� ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтоженияэлектронныхэлектронных документовдокументов

�� ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1313

ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству: : дополнительныдополнительны положенияположения

�� ЕдиныеЕдиные принципыпринципы управленияуправления информациейинформациейии документациейдокументацией вв организацииорганизации вневнезависимостизависимости отот видавида носителейносителей

�� ОсобенностиОсобенности делопроизводстваделопроизводства вв условияхусловияхиспользованияиспользования электронныхэлектронных документовдокументов

�� РаспределениеРаспределение ответственностиответственности ииполномочийполномочий заза работуработу сс электроннымиэлектронными иибумажнымибумажными документамидокументами

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1414

ИнструкцияИнструкцияпопо информационнойинформационной безопасностибезопасности

�� ТехническиеТехнические средствасредства защитызащиты, , правилаправиладоступадоступа ии использованияиспользования

�� ОбеспечениеОбеспечение соответствиясоответствия законодательнозаконодательно--нормативнымнормативным требованиямтребованиям

–– ЗащитаЗащита бумажныхбумажных документовдокументов

–– УправлениеУправление электроннымиэлектронными документамидокументами попоправиламправилам ДОУДОУ

�� ВопросыВопросы безопасностибезопасности, , связанныесвязанные ссперсоналомперсоналом ии обучениеобучение пользователейпользователей

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1515

ПравилаПравила работыработы сс отдельнымиотдельнымивидамивидами электронныхэлектронных документовдокументов

�� ИспользованиеИспользование системсистем электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота

�� ИспользованиеИспользование интернетаинтернета, , электроннойэлектроннойпочтыпочты ии системсистем мгновенныхмгновенных сообщенийсообщений

�� ИспользованиеИспользование сайтасайта илиили порталапортала

�� ПрименениеПрименение ЭЦПЭЦП

�� ВедениеВедение электронногоэлектронного архиваархива

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1616

ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывностиделовойделовой деятельностидеятельности

�� СтыковкаСтыковка бумажногобумажного ии электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота

�� ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов

�� ПорядокПорядок действийдействий вв случаеслучае, , еслиесли системасистемаэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота ненеработаетработает, , аа такжетакже послепосле восстановлениявосстановления еёеёработоспособностиработоспособности

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1717

УраганУраган ««КатринаКатрина»»НовыйНовый ОрлеанОрлеан, , СШАСША, 2005 , 2005 годгод

�� УдалосьУдалось восстановитьвосстановитьинформациюинформацию сс 90% 90% жесткихжестких дисковдисков, , доставленныхдоставленных сс местаместакатастрофыкатастрофы

�� СтоимостьСтоимость: : $100 $100 –– диагностикадиагностика, , $1000 $1000 –– восстановлениевосстановление

данныхданныхhttphttp://://wwwwww..startribunestartribune..comcom//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1818

ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтоженияэлектронныхэлектронных документовдокументов

�� ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы труднотрудно сохранитьсохранить иитруднотрудно уничтожитьуничтожить

�� УстареваниеУстаревание оборудованияоборудования, , программногопрограммногообеспеченияобеспечения ии форматовформатов, , необходимостьнеобходимостьмиграциимиграции каждыекаждые 55--7 7 летлет

�� ПроблемаПроблема сохранениясохранения юридическойюридической силысилыэлектронныхэлектронных документовдокументов

�� ЕдинственныйЕдинственный надежныйнадежный способспособ уничтоженияуничтожения–– вместевместе сс носителемносителем

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1919

КатастрофаКатастрофа шаттлашаттла ««КолумбияКолумбия»»1 1 февраляфевраля 2003 2003 годагода

�� ФирмаФирма Kroll Kroll OntrackOntrackвосстановилавосстановила 99% 99% содержимогосодержимого двухдвухноутбуковноутбуков, , бывшихбывших нанабортуборту шаттлашаттла

�� ЖесткиеЖесткие дискидискиноутбуковноутбуков былибылинайденынайдены вв озереозере

httphttp://://wwwwww..startribunestartribune..comcom//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html

Обломки шаттла в небенад Техасом

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2020

ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП((квалифицированнойквалифицированной

электроннойэлектронной подписиподписи?)?)

�� НеобходимоНеобходимо определитьопределить юридическуююридическуюосновуоснову использованияиспользования ЭЦПЭЦП

�� ВозможностьВозможность несанкционированногонесанкционированногоиспользованияиспользования ЭЦПЭЦП

�� ПоявлениеПоявление целойцелой группыгруппы документовдокументов, , которыекоторые необходимонеобходимо хранитьхранить вв течениетечениедлительногодлительного временивремени –– сс возможностьювозможностьюперепроверкиперепроверки ЭЦПЭЦП

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2121

ТипичныеТипичные недочетынедочеты

�� ЗабываютЗабывают обоб управленииуправлении электроннымиэлектроннымидокументамидокументами попо правиламправилам ДОУДОУ

�� НеНе включаютвключают вопросывопросы длительногодлительногохраненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов

�� УпорУпор нана техническиетехнические средствасредства защитызащитыинформацииинформации

�� НеНе учитываютучитывают необходимостьнеобходимость повышенияповышенияквалификацииквалификации персоналаперсонала

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2222

ТипичныеТипичные недочетынедочеты

�� НеНе включаютвключают вв орбитуорбиту электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота руководителейруководителейорганизацииорганизации

�� ОпытОпыт показываетпоказывает, , чточто использованиеиспользование СЭДСЭДруководителямируководителями повышаетповышает исполнительскуюисполнительскуюдисциплинудисциплину, , увеличиваетувеличивает эффективностьэффективность иискоростьскорость принятияпринятия решенийрешений

23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2323

ВыводВывод::

�� НаНа государствогосударство надейсянадейся, , аа самсамразрабатывайразрабатывай пакетпакет внутреннихвнутреннихнормативныхнормативных документовдокументов, , соответствующихсоответствующих лучшимлучшиммировыммировым стандартамстандартам