VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s.

VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s.

Fakulta ekonomických studií

katedra řízení podniku

Předmět: Řízení lidských zdrojů

Téma 7: PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMY

TOK INFORMACÍ

Ředitel náměstkovi: zítra v 09.00 je zatmění slunce, tedy něco, co se nevidí každý den. Ať zaměstnanci nastoupí v pracovních oděvech na nádvoří. Při pozorování tohoto vzácného jevu podám sám příslušný výklad. Bude-li pršet, nebude nic vidět. V tom případě se sejdeme v jídělně.

Náměstek vedoucímu odboru: na pokyn ředitele bude zítra v 09.00 zatmění slunce. Bude-li pršet,nebude to možné v pracovním oděvu na nádvoří vidět. V tom případě se provede zatmění slunce v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den.

Vedoucí odboru vedoucímu oddělení: na pokyn ředitele dojde zítra v 09.00 v pracovním oděvu ke zmizení slunce v jídelně. Ředitel dá pokyn k tomu, má-li pršet, což se nevidí každý den.

Vedoucí oddělení parťákovi: Bude-li zítra pršet v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den, zmizí náš ředitel v pracovním oděvu.

Parťák dělníkům: zítra v 09.00 zmizí náš ředitel. Škoda, že se to nevidí každý den.

ZÁKLADNÍ POJMY

data znalostiinformaceTaxonomie znalostíposloupnost:

informace = vyjadřuje určitou dílčí vlastnost reálného nebo virtuálního světa;

jde o statický popis faktů, věcí, objektů;

jako vstup do znalostního procesu – koordinace činností

Znalost (poznatek) = ucelená soustava informací využitelných k řešení určitého problému; vychází z několika znalostí (obsah, podmínka platnosti,vztah mezi nimi;

je syntézou několika informací;

ucelená soustava informací využitelných k řešení určitého problému;

Znalosti nemohou být odděleny od procesu, ve kterém se uplatňují.

Nepoužitelné a nepoužité znalosti zůstávají informacemi

data určitá následnost znaků; odborné označení pro čísla, zvuk, obraz, text;

=

hodnota informace posuzuje její uživatel na základě svých potřeb; má subjektivní charakter;=

KVALITNÍ INFORMACE charakteru

Informace by měla být:

Relevantní = charakter informace odpovídá charakteru předpokládaného užití

Správná = pravdivá, spolehlivá, přesná;

Včasná = aktuální, úplná, přiměřeně podrobná

Nákladově přiměřená

Mít dobré informace znamená

včas rozpoznat:

nové konkurenty a nové výrobky na trhu; vlastní silné a slabé stránky; možné příležitosti a hrozby; potřeby a přání zákazníků; nové materiály a výrobní technologie; informace potřebné pro rozhodování manažera

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Y

Manažerskémyšlení

=

Umění pracovat s informacemi:

rozhodování na základě chybějících informací;

rozhodování na základě přemíry informací bez jejich filtrování,

vyhodnocení, zpracování

Informačnísystém

Identifikovat, zobrazit a pochopit vnitřní i vnější podmínky

manažerské práce;

účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami;

jejich zpracování včetně technických prostředků.

Požadavekmanažera

Informační systém musí:

• pracovat v reálném čase a hospodárně;

• obsahovat dostatek potřebných datových zdrojů

Informačnísystém

Účelové uspořádání vztahů

mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracovánívčetně technických prostředků

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Ymusí splňovat nároky na:

OBSAH A KVALITU

datových zdrojů

DISPONIBILITU

datových zdrojů

FORMU POKRYTÍ

datových zdrojů

účelnost požadovaných informačních nároků, úplnost, přiměřená přesnost a spolehlivost

včasnost, požadovaná doba jejich dostupnosti, aktuálnost a frekvence pokrytí

srozumitelnost a názornost, potřebná (přiměřená) podrobnost, zařaditelnost a způsob prezentace

FÁZE VYTVÁŘENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU

Východiska

jaké informace mají být zpracovávány; komu budou sloužit; jaké budou zdroje jejich poskytování; co se od informačního systému očekává

Cyklus

Identifikace současných a budoucích potřeb podniku

Příprava doporučení pro schvalovací proces vrcholovým orgánům

Definování požadovaných výstupů

Analýza a shrnutí získanýchpoznatků

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Ymusí splňovat nároky na:

OBSAH A KVALITU

datových zdrojů

DISPONIBILITU

datových zdrojů

FORMU POKRYTÍ

datových zdrojů

účelnost požadovaných informačních nároků, úplnost, přiměřená přesnost a spolehlivost

včasnost, požadovaná doba jejich dostupnosti, aktuálnost a frekvence pokrytí

srozumitelnost a názornost, potřebná (přiměřená) podrobnost, zařaditelnost a způsob prezentace

BEZPEČNOST INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮO

PA

TŘ

EN

Í

Prevence = • zabezpečení počítačové místnosti, přístupová hesla;• diferencovat oprávnění k přístupu do databáze;• pečlivý výběr a školení zaměstnanců;

Detekce = pravidelná kontrola vstupních a výstupních dat; aktualizace uživatelských oprávnění; nepravidelná konbtrola platebních dokladů;

Nahrazování = vytváření záložních kopií, ukládání mimo pevný disk;

Opravování = instalace kontrolních mechanismů

Odstrašování = zavedení trestů za porušování bezpečnosti počítačového provozu

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Volba architekturyinfo systémů

Vychází ze specifickýchpotřeb organizace

Nutnost identifikovatstrukturu, stupně řízení

Existují základní stavební bloky - systémy

Jsou to:Systémy datových transakcíTransaction Processing Systems (TPS)

Manažerské informační systémyManagement Information Systems (MIS)

Systémy pro podporu TOP vedeníExecutive Information systems (EIS)

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

pro úlohy operativního charakteru na nejnižších stupních hierarchické výstavby organizace;

data pro informační podporu individuální nebo opakované činnosti

Součástí mohou být také práce:

1. spojené s automatizací řízení předvýrobních a výrobních procesů, či služeb:

Computer Aided Design – CAD, Computer Aided Manufacturing – CAM, Computer Integrated Manufacturing - CIM

2. spojené se zajišťováním jejich jakosti, např.:

Computer Aided Quality - CAQ

Systémy datových transakcí

Transaction Progressing Systems(TPS)

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Manažerské informační systémy

Management Information Systems (MIS)

Pro úlohy taktického charakteru

Jsou založeny na rozsáhléa vhodně organizované databázi

Zajišťují včasnou disponibilitu a dodávání potřebných dat pro řešení úlohtaktického charakteru

Mají obvykle rutinní charakter, mohou to být:

Výrazná je převaha provádění na středních stupníchřízení

Převážně jsou využívána data vytvářená na úrovnisystémů datových transakcí = operační úroveň

agendy personalistiky, mzdové a platové agendy, zajištění kalkulací hospodářských výsledků,

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Systémy pro podporu rozhodování

Decision Support Systems (DSS)

Informační podpora analytickýcha rozhodovacích operací manažerské práce

Databáze je často propojena s ostatnímidatabázemi manažerských info systémůveřejného sektoru

Obsahuje prostředky pro modelované a simulované řešení některých typicky manažerských úloh

Modely a algoritmy přiřazování činnostía zdrojů plánovaných úloh, které jsouv prostoru a čase neúplně zadané.

Expertní systémy

Expert systems (ES)

Posláním je modelová aplikace ověřených postupů

Postupy využívající tzv. umělé inteligence jako dílčí discipliny informatiky,která se zabývá myšlenkovými procesy.

Prohloubení znalostí a citu pro „diagnostiku a chování systémů“

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Systémy pro podporu vrcholového vedení

Executive Information Systems (EIS)

Jsou určeny:

Zajišťují vazby a vhodné zpracování dat:

Zajištění informační podpory

nestandardních úloh

strategického charakteru

vrcholovému vedení firmy, organizace,

klíčovým štábním vedoucím pracovníkům firmy

ze státní, krajské databáze,

z expertních databází a jiných datových zdrojů,

Může jít například o:

komplexnější rozbory vstupující do procesu tvorby strategie,

restrukturalizační změny,

záměry vytváření strategických partnerství,

marketingových úvah.

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Informační systémy pro podporu

kancelářských činností

Office Information Systems (OIS)

K zajištění snadné dostupnosti dat

pro individuální potřebu zaměstnanců

firmy

Systémy interní a externíkomunikace

elektronická výměna dat v rámci úřadu, organizace i navenek = Electronic Data Interchange (EID);

přístup a vyhledávání v interní podnikové síti (INTRANET)

přístup a vyhledávání ve světové síti (INTERNET)

ROZVOJ A EKONOMIKA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮklíčové faktory

Zvyšuje se rozsah a vlivinformačních systémů

Zvyšuje se úroveň integraceinformačních systémů

Informační technologie posilujíorientaci organizace

na procesní řízení

Zkracuje se doba meziinovacemi z několika let

na pár měsíců

Narůstá globalizace informačního prostředí

zvyšuje se počet uživatelů, rozšiřuje se aplikační sféra informatiky; významný vliv na personální řízení;

uvnitř, mezi moduly podnikového řízení; směrem k externím partnerům, tj. zákazníkům, dodavatelům,

bankám, atd.

uplatněním softwarových nástrojů pro analýzu a návrh procesů (správní řízení, audit, apod.) ;

podporou realizace navržených procesů na základě technologií pracovních toků

Integrovaný aplikační softwar pro komplexní řízení podnikuEnterprise Resource Planning (ERP)

EFEKTY ROZVOJE INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Příméefekty

Přínosy informačních systémů a technologie mají vliv na zvýšenívýkonnosti, např.:

možnost zvýšení produktivity efektivnosti práce podniku,

nabídka volné kapacity externím organizacím pro zpracování některých úloh (např. subdodavatelé);

nabídka řešení speciálních úloh díly tomu, že podnik disponuje speciálními programy.

Nepříméefekty

zajištění provozu a funkce daného podniku, organizace;

některé činnosti již nelze bez využití informačních systémů a technologií vůbec realizovat. (např. různé simulační programy.)

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM pojetí a úkoly

Definice Uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o všem, co se týká personální práce v podniku.

Nedílnou součástí je soubor metod a postupů používaných v práci s informacemi. Obsahuje pravidla přístupu k personálním informacím.

Struktura

o zaměstnancích a pracovnících firmy; o pracovních místech; o personálních činnostech ; o vnějších podmínkách

Podmínka kvalitního personálního řízení = dostupnost potřebných informacía) věrohodné, b) detailní, c) aktuální

informací

soubor postupů používaných k získávání informací a jejich aktualizaci; menu metod a ukazatelů pro jejich zpracování a analýzu; soubor dokumentů

= popisy a specifikace pracovních míst; = profil a požadavky na schopnosti zaměstnanců, = výsledky hodnocení a plány osobního rozvoje zaměstnanců; = k výběru, adaptaci zaměstnanců; = zákony, resortní předpisy, platnou kolektivní smlouvu.

Data se vkládají průběžně a aktualizují průběžně, včetně data aktualizace.Dlouhodobě se uchovávají i retrospektivní data.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM

Personální informační systém = uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o obsahu řízení lidských zdrojů v podniku. Nedílnou součástí je soubor metod a postupů pro práci s informacemi, včetně přístupu k nim.

Výhody:

zlepšený přístup k údajům o lidských zdrojích; moderní, úsporné, praktické, racionální a standardizované procesy; přiměřenější a relativně přesné údaje, většinou on line; lepší vnitřní profil, kvalitnější práci personálního útvaru.

Empowerment: = systém, který umožňuje zaměstnancům:• mít přehled o svých údajích a informacích, které firma v systému zpracovává;• spolupodílet se na rozhodování o své osobě;• vyžaduje aktivní přístup při sledování poskytovaných informací a zodpovědnost za aktualizaci poskytovaných dat.

Ochrana IS:Vyplývá ze zákona.

chránit data před únikem mimo firmu; zajištění diferencovaného přístupu oprávněných osob;

autentizace = jednoznačné prokázání identity uživatele, autorizace = přiřazení uživateli příslušná práva pro přístup do systému; audit = monitoring změn údajů provedených tímto uživatelem.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMvýhody

Česká republika = ojedinělá výhoda usnadňující fungování informačního systému

r o d n é č í s l o každého jedince.

Segmentace dat omezení a diferenciace přístupu k různým skupinám individuálních dat;

přístup k hromadným (statistickým) informacím o personálních činnostech pro vedoucí i řadové zaměstnance i vnější instituce

Výhody usnadňuje a zkvalitňuje personální práci manažerům;

efektivní propojení všech úrovní managementu a personálního útvaru;

umožňuje efektivní zapojení vedoucích zaměstnanců do personální práce;

urychluje provádění personálních činností, snižuje jejich náklady;

usnadňuje aktualizaci a uchovávání získaných informací a jejich analýzu;

usnadňuje propojení podniku s vnějším okolím.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMvyužití

Podmínka efektivního provádění všech personálních činností.

Plánování potřeby zaměstnanců, jejich personálního a sociálního rozvoje, kariéry;

Archivace dokumentů o pracovních místech, popisy a specifikace, požadavky na schopnosti zaměstnanců;

Pro proces získávání a výběru zaměstnanců:

možnost automatizace jednotlivých kroků (předvýběr, analýza efektivnosti inzerátu; vytváření a vyhodnocování testů, strukturovaných pohovorů; porovnávání uchazečů.

Proces hodnocení zaměstnanců:

uchovávání dokumentů = kontrola plnění závěrů hodnocení; evidence aspektů pracovního výkonu jejich analýzu;

Rozhodování o rozmisťování zaměstnanců, ukončování jejich pracovního poměru;

Oblast mezd – mzdová agenda

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMmožnosti využití manažerem

Nutnost: neustálý přísun kvalitních a aktuálních informací od manažerů (všech úrovní);

personalisté = možnost vytváření harmonogramů personální práce;

Využití: oblast pracovních vztahů:

= archivace agendy disciplinárního řízení a stížností; = kontrola plnění dohod obsažených v kolektivní smlouvě;

péče o zaměstnance:

= evidence poskytované péče; = zkoumání preferencí a požadavků; = analýza míry plnění závazných norem pro parametry pracovního prostředí;

BOZP:

= data o pracovních úrazech, nemocích z povolání,

Problémy: Pracný a časově náročný úkol = manažer nemá dostatečné pochopení;

neumějí nebo nechtějí možnosti personálního systému využívat; chybí potřebná informovanost a ochota využívat.

VYUŽITÍ POČÍTAČŮ V PODNIKÁNÍ

Zkvalitnění a zrychlenírůzných řídících aktivit

výrazně zrychlují komunikaci (přenos dat, informací, chat);

umožňují pružné zpracování získaných informací;

umožňují využít řadu modelů pro rozhodování;

usnadňují skladování rozsáhlých datových souborů.

Rozvoj nových možnostípři realizaci cílů

Moderní výpočetní a komunikační technika jako prostředek

podpory strategie podniku (inovace, změny)

Typické oblasti aplikacípočítačové a komunikační

techniky

„prodej“ služeb po internetu = e-commerce;

individuální marketing = one-to-one marketing

KONTROLNÍ OTÁZKY

1. Charakterizujte místo informačních systémů v praxi manažera

2. Jak lze vymezit požadavky manažera na počítačem řízený informační systém ?

3. Které jsou klíčové faktory rozvoje informačních systémů ?

4. Které efekty rozvoje informačních systémů jsou v práci manažera aktuální ?

5. Jak lze charakterizovat vztah manažera k informačnímu systému ?

6. Jaké jsou možnosti využití počítačů v praxi organizace veřejného sektoru ?

7. Jaké nároky na kvalifikaci manažera klade využívání informačních systémů ?