Travailler avec End Note
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Travailler avec ENDNOTE
URFIST Rennes7 mai 2010
Marie-Laure Malingre
URFIST Rennes 2
Travailler avec EndNote Plan
1/ Introduction : fonctions et caractéristiques générales de l’outil
2/ La base de données EndNote
3/ La saisie de références
4/ L’import de références
5/ La gestion des références de la base
6/ La mise en forme par les styles bibliographiques
7/ L’utilisation d’EndNote avec le traitement de texte
8/ Fonctionnalités complémentaires et outils d’aide
Travailler avec EndNote1. Introduction
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Travailler avec EndNote1/ Introduction
Les fonctions d’EndNote (Thomson Reuters, http://www.endnote.com/ )
Logiciel de gestion de références bibliographiques, outil d’assistance et de gestion pour :
La recherche documentaire L’organisation et l’exploitation de la documentation
personnelle La rédaction et la publication scientifiques
Utilisation à l’UBS de la version X2 (version X3 = version courante + EndNote Web)
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Travailler avec EndNote1/ Introduction
Rappels de quelques notions de base Bibliothèque
C’est la base de données contenant l’ensemble des références destinées à composer la liste bibliographique. Chaque bibliothèque constitue un fichier (format .enl) et l’on peut créer autant de bibliothèques que nécessaire.
Référence Chaque enregistrement de la base (ou
bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné.
Chaque référence EndNote stocke l’information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie (chaque référence reçoit un numéro unique qui ne change jamais à l’intérieur de la base).
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Travailler avec EndNote1/ Introduction
Type de référence Chaque type de document (article de revue, ouvrage,
thèse, rapport…) correspond à un type particulier de notice ou de référence, caractérisé par un ensemble de champs contenant les données descriptives adéquates.
Champ Chaque notice ou enregistrement de la base est
constitué de champs (« Fields »), contenant des données de même type (nom d’auteur, titre…) et variant selon la catégorie de document (ouvrage, revue…).Pour chaque type de référence, des champs peuvent être modifiés, détruits ou ajoutés.
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Travailler avec EndNote1/ Introduction
Capacités (version X2) Nombre de bibliothèques : illimité Nombre de références par bibliothèque : illimité
(conseillé > jusqu’à 100 000) Nombre de champs par référence : un maximum de
51 prédéfinis (+ type de référence), dont 8 personnalisables
Nombre de types de référence : 45 + 3 non définis 3 index de capacité illimitée (auteurs, nom de
revues, mots clés) Intégration possible de notes de lecture ou
résumés ; jusqu’à 50 ko par texte, soit environ 10 pages
Jusqu’ à 500 groupes par bibliothèque pour catégoriser les références
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Travailler avec EndNote1/ Introduction
La fenêtre EndNote
Liste des références Zone des groupes
Custom groups Smart groups Online Search Groupes temporaires
Zone à onglets
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Travailler avec EndNote1/ Introduction
Répertoire EndNote
Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz)
Examples : fichiers exemples, de démonstration = bases (.enl)
Filters : filtres d’import (.enf) Styles : styles bibliographiques pour
l’édition des citations et des bibliographies (.ens)
Templates : modèles word aidant à la rédaction pour des revues (.dot)
Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt)
Palm : liaison PDA Palm OS
Spell : dictionnaires pour correction orthographique
DbSupports Plugins Pocket PC Product Support XML Support
Travailler avec EndNote2. La base de données
EndNote
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Structure de la base de données ou bibliothèque EndNote :
Nombre illimité de références (depuis la version 8) 45 types de références, dont :
le type générique (Generic) = type de référence qui inclut les champs non spécialisés disponibles sur EndNote et constituant la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de référence.
3 types libres 52 champs possibles dans chaque référence
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Les types de référence EndNote spécifiques :
1. Ancient Text 2. Artwork 3. Audiovisual Material 4. Bill 5. Book 6. Book Section 7. Case 8. Chart or Table 9. Classical Work 10. Computer Program 11. Conference Paper
Propositions de traduction :
= Texte ancien = Oeuvre d’art = Document audiovisuel = Projet de loi = Livre = Contribution / Chapitre = Jurisprudence = Graphique ou Tableau = Classiques = Logiciel = Communication à un
congrès
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
12. Conference Proceedings
13. Dictionary 14. Edited book 15. Electronic Article 16. Electronic Book 17. Encyclopedia 18. Equation 19. Figure 20. Film or Broadcast 21. Government
Document
= Actes de congrès = Dictionnaire = Ouvrage collectif = Article de revue
électronique = Livre électronique = Encyclopédie = Equation = Figure, illustration = Film et émission radio = Document officiel
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
22. Grant 23. Hearing 24. Journal Article 25. Legal Rule or
Regulation 26. Magazine Article 27. Manuscript 28. Map 29. Newspaper Article 30. Online Database
= Bourse = Audience = Article de périodique = Règle juridique = Article de magazine = Manuscrit = Carte = Article de presse = Base de données en ligne
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
31. Online Multimedia 32. Patent 33. Personal
communication 34. Report 35. Statute 36. Thesis 37. Unpublished Work 38. Webpage …
= Document en ligne multimédia
= Brevet = Communication non
publiée = Rapport = Loi = Thèse = Littérature grise = Page Web
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Les champs d’une référence
Champs communs à différents types de référence
Champs spécifiques à chaque type de référence
Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur
commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Alternate Journal : nom de périodique abrégé
Original Publication : titre original
Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original)
Reviewed Item : compte-rendu (titre et auteur des œuvres critiquées)
Accession Number : numéro d’accès de la référence dans la base bibliographique
Call Number : cote Label : utilisable dans
plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple)
Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address :
adresse de l’auteur Series Title : collection …
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Gestion des types de référence et des champs Menu Edit > Preferences >Reference Types
Accès à la fenêtre des types de références
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused)
Type modèle donnant tous les champs pour l’ensemble des types de référence
Possibilité de modifier les champs, d’en supprimer, de créer des champs personnalisés (custom)
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Démarrer avec EndNote
Créer une nouvelle base (nommer la bibliothèque et l’enregistrer)
Ouvrir une base existante
Via le Menu : File > New File > Open > Nom de
la Base
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
présence d’une image
référence
Pour voir une référence dans un style donné
Nombre de références affichées sur nombre total
Groupes personnalisés de références
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Se déplacer dans les références Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre
référence, cliquer sur la référence souhaitée, ou utiliser les flèches verticales + Début / Fin pour aller à la 1ère / la dernière référence.
Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les références suivantes.
Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic Pour tout sélectionner : Edit > Select All
Visualisation d’une référence dans un style défini Tools > Show Tab Pane
Affichage de certaines références Sélectionner les références + Menu References > Show Selected
References
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote : une référence
Auteur, année, identifiant unique
Champs de la référence
Type de référence
Naviguer dans les références
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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote : création
Base vide
Grille de saisie des références
Conseil : faire une ou plusieurs sauvegardes de la base créée : File > Save a Copy.
URFIST Rennes 25
Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote
Configuration de la bibliothèque
Menu Edit > Préférences Libraries : choix d’une
bibliothèque au lancement d’EndNote
Display Fonts : police et taille des caractères
Reference Types : choix d’un type par défaut + modification
Temporary Citations : format des citations temporaires
Sorting : classement des références
Formatting : options de formatage
Display Fields : champs affichés Duplicates : critères de
reconnaissance des doublons
Folder Locations : répertoires par défaut
Term Lists : préférences pour les listes de termes
…
Travailler avec EndNote3. L’import de références
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de réferences
EndNote permet d’importer automatiquement des références :
Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent d’exporter directement les résultats vers EndNote
Depuis des fichiers de références sauvegardés à l’issue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres d’import
Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion)
Depuis d’autres bases EndNote Depuis des bases créées sous d’autres logiciels de
gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager)
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de réferences
3.1 Import direct depuis les interfaces de recherche (bouton d’export) Exemples :
Google Scholar, Portails de revues : ScienceDirect (Elsevier),
Wiley Interscience, Erudit… Bases de données commerciales ou publiques :
Ex : bases EBSCO (Academic Search Premier, Business Source Premier, MLA, PsycINFO, SocINDEX…), etc
Interfaces publiques de BDD : Eric Catalogues de bibliothèques
Worldcat Plateformes de partage de signets : CiteUlike,
Connotea …
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
3.2 Import via les filtres d’import Chaque base de données a ses propres modalités d’organisation,
des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base
Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources
Import dans EndNote par le Menu File > Import (options d’import). Choisir l’un des filtres proposés par EndNote
Un filtre est sélectionné pendant le processus d’importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l’information dans le fichier de données
Le filtre intègre l’information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Import via les filtres d’import 2 éléments à prendre en considération :
Comment télécharger les données dans le bon format de sortie
Quel filtre d’importation utiliser pour importer les données dans EndNote
Le gestionnaire de filtres Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du
Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager
On peut modifier des filtres, en créer s’ils manquent sous EndNote, ou en récupérer sur le réseau
Site EndNote : http://www.endote.com Université du Québec à Chicoutimi :
http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm …
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de l’import
Voir les propriétés d’un filtre avec la possibilité de les modifier
Sélectionner ce filtre comme favori
URFIST Rennes 33
Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La procédure d’import Choisir le fichier à importer
Choisir le filtre
Options concernant l’import des doublons
Codage du texte du fichier à importer
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La fenêtre du filtre de EconLit /OvidSP
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La ligne « About This Filter »
Name = nom du fichier, il peut être modifié (par File > Save as)
Based on = informations utilisées pour créer le filtre (lien vers le site web où se trouvent les instructions
Category = pour créer des filtres par catégorie ou fournisseur.
Created / Last modified = mentions de date
Comments and Limitations = peut contenir des informations facilitant l’import (par ex. manière de récupérer les données)
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La ligne « Templates » Son usage :
Créer des correspondances entre les étiquettes du fichier texte à importer et les champs EndNote
Pour chaque type de référence
Demander que le contenu de certaines étiquettes ne soit pas récupéré en utilisant l’option {IGNORE}
Insérer des étiquettes / Champs : Insert Fields
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La ligne « Author Parsing » ( champ Author)
Name Order = ordre dans lequel doivent être repris le nom et le prénom de l’auteur
Interpreting First Name As = 3 valeurs possibles :
Smart : EndNote applique son algorithme, s’il y a 3 lettres majuscules contigues ou moins, ces lettres sont importées en tant qu’initiales, sinon elles le sont en tant que nom complet
Whole Names Initials Only
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Author Name Separators Between Authors :
Défini par défaut à Smart
Reconnaît comme séparateurs « ; » « ^ » « | » pour déterminer la fin d’un nom d’auteur
Si cela ne convient pas définir le séparateur qui convient
Author Name Separators
Last & First Names L’option Smart
reconnaît comme séparateurs l’espace, la virgule et le point.
Définir éventuellement d’autres séparateurs
Parenthetical Data in Author Field
Pour importer ou non des données mentionnées entre parenthèses au niveau du nom d’auteur (dates par ex.)
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La ligne « Continuation Lines »
EndNote ignore les lignes non précédées d’une étiquette, sauf si la ligne est la ligne suivante du texte de départ.
Exemple :AB- A single-subject research design that used multiple baselines across behaviors compared traditional adaptations to computers.
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Options « Ignore Indents : Untagged lines are always a
continuation of the preceding line » = toutes les lignes du texte seront importées selon les étiquettes, les lignes qui n’ont pas d’étiquette se suivent, appartiennent à la même étiquette.
« Continuation lines must be indented » = pour définir le nombre d’espaces dans la marge gauche pour la ligne continue.
En choisissant l’option « Smart Indent Identification », l’importation sera correcte.
Possibilité de définir l’indentation au niveau des lignes suivantes pour un champ donné (à gauche du champ).
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La ligne « Reference Type »
Default Reference Type = définit quel type de référence adopter s’il n’est pas possible d’identifier le type de référence d’une notice
Identifier =Pour importer un fichier de résultats issus de plusieurs bases de données = l’étiquette fournisseur + nom du fournisseur et l’étiquette base de données et le nom de la base.
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La ligne Editor Parsing
Option analogue à l’option « Author Parsing »
s’applique aux champs : « Editors’ » Translators’ » « Other Authors »
qui correspondent aux noms de champs génériques :
« Secondary Author’ » « Tertiary Author’ » « Subsidiary Author’ »
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La ligne « Field Editing »
Permet de définir comment convertir, pour un champ donné, un texte qui est en lettres majuscules
Options : Sentence : le 1er mot en
majuscule Headline : chaque mot a
une majuscule à l’initiale Lowercase format : tout
en minuscules Do NOT Lowercase :
laisser en majuscules Permet de définir les
caractères à ôter lors de l’import.
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
« MARC Records » Pour définir les règles
d’import concernant les notices en format MARC.
« Record Layout » Pour définir la manière
dont EndNote délimite les enregistrements.
Smart record identification (étiquette précédée d’un blanc ou d’une ligne indépendante)
Blank line separates records
First Tag Last Tag Each Record ends with Each Record starts with
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
La Ligne «Source Parsing»
Champ Source = champ complexe et hétérogène
Permet d’identifier l’étiquette du champ Source
Permet d’avoir plusieurs options de traitement du champ Source dans les Templates de Journal Article
Toutes les informations qui ne sont pas importées correctement, sont importées dans le champ Note, avec la mention « Using Smart Source Parsing ».
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
3.3 Utilisation des fichiers de connexion
Interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion
Rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote
EndNote utilise pour cela un protocole de recherche d’information appelé Z39.50 (cf. accès à des catalogues de bibliothèques + bases de données)
Intègre le protocole TCP/IP ainsi qu’une surcouche autorisant l’interrogation et le rapatriement des données
Utilisation du Menu Tools > Online Search
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Après avoir sélectionné une source, on obtient un menu de recherche. A l’issue de la requête, les références s’affichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation).
Elles sont importées directement dans la bibliothèque courante (sauf paramétrage contraire).
Exemples : BNF, ABES SUDOC
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Le « Connection Manager» (Menu Edit)
Voir les propriétés du fichier de connexion
Permet de gérer les fichiers de connexion
URFIST Rennes 50
Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Il est nécessaire qu’un ensemble de paramètres soient définis pour les fichiers de connexion
URFIST Rennes 51
Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
3.4 Données qui ne sont pas dans un format propre à l’import :
3 possibilités : Remettre en forme les données avec le traitement de
texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références)
Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote
Saisir manuellement les données dans EndNote
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Remise en forme du texte
Par exemple : création d’un fichier délimité par des tabulations
Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations
Option d’Import = « Tab Delimited »
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Préparation des données Séparer les noms d’auteur par un point-virgule ou par 2
slash « // » Vérifier la présence d’un champ indiquant le type de
référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote
Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt)
Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier Import
Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited
URFIST Rennes 54
Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
1ère ligne = * nom de référence EndNote et retour chariot Exemple :
*Journal Article <Retour chariot> Dans le cas où il n’y a pas de fichier séparé par type
de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas :
*Generic <Retour chariot> 2ème ligne = noms de champ EndNote :
*GenericReference Type Author
Year Title Secondary Title
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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références
Depuis un autre outil de gestion de références exporter sous un format compatible
Format RIS Importer dans EndNote
Ex : travail Zotero / EndNote
Travailler avec EndNote4. La saisie des références
URFIST Rennes 57
Travailler avec EndNote4/ La saisie des références
Création d’une référence
Menu References + New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice.
Les références sont automatiquement sauvegardées lorsqu’elles sont fermées (ou File > Save).
Une fois la notice sauvegardée, le premier nom d’auteur, l’année et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre.
Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient d’être rédigée ; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu References et saisir les données dans les champs adéquats.
En fermant la référence, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies.
URFIST Rennes 58
Travailler avec EndNote4/ La saisie des références
Saisie manuelle des informations Police par défaut = 12 Point Arial Ponctuation entre les champs générée automatiquement
par EndNote Touche de tabulation (Tab et Shift Tab)pour naviguer
entre les champs Commencer par choisir le type de référence dans le
menu déroulant Reference Type Saisir les données dans les champs en respectant les
règles d’écriture préconisées par EndNote Tous les champs ne sont pas forcément utilisés
(supprimer les champs inutiles via la fenêtre de Préférences concernant les types de référence)
URFIST Rennes 59
Travailler avec EndNote 4/ La saisie des références
Règles d’écriture sur les principaux champs Author et Editor :
Un seul auteur par ligne Nom, Prénom (ou Prénom Nom) Initiales des prénoms séparées par des points ou
espaces Collectivités auteurs suivies d’une virgule Noms composés : de Gaulle, Charles / Smith, Alfred,
Jr … Pour les œuvres anonymes, laisser le champ auteur
à blanc (traité par le formatage de la bibliographie) Entrer tous les noms d’auteur, c’est EndNote qui
choisira de tronquer la liste avec « et al » ou « and others » selon le style
URFIST Rennes 60
Travailler avec EndNote 4/ La saisie des références
Year Années sur 4 chiffres
Title (+ Secondary, Tertiary, AlternateTitle) Pas de point à la fin Pas de retour chariot (titre et sous-titre dans le
même champ, séparation par « : » Journal Name
À saisir en entier, voir la liste de termes (forme abrégée dans Alternate Journal)
Alternate Journal Forme abrégée
URFIST Rennes 61
Travailler avec EndNote 4/ La saisie des références
Pages formats possibles : 534-536 ou 534-6 (sans la
mention pages, p. ou pp.) Dates
Date de publication à saisir selon le style bibliographique souhaité, car EndNote ne convertit pas cette information. Ex : Février 2006
Short Title Saisir titre abrégé de l’article (habituellement les
premiers mots) Original Publication
Toute information sur la publication originale qui devrait paraître dans la citation (cf. styles APA, Turabian, MLA, Chicago)
URFIST Rennes 62
Travailler avec EndNote 4/ La saisie des références
Reprint Edition Titre original et année de publication, entrer les
informations telles qu’elles devront apparaître dans les références formatées.
Reviewed item Titre de l’œuvre recensée et son auteur
Accession Number Saisir le n° d’enregistrement de la référence dans la
banque de données interrogée Call Number
Pour saisir une cote de bibliothèque
URFIST Rennes 63
Travailler avec EndNote 4/ La saisie des références
Edition 1st, 2nd, 1ère, 2ème… : saisir l’information de la
façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie, car ce champ n’est pas formaté par EndNote
Label Prévu initialement pour saisir des styles de
citation, que EndNote ne sait pas créer Souvent utilisé pour un usage spécifique : besoin
d’un champ supplémentaire (cf. date d’entrée dans la bibliothèque, etc.)
URFIST Rennes 64
Travailler avec EndNote 4/ La saisie des références
Keywords Choisir une règle d’écriture (majuscules /
miniscules) et s’y tenir Choisir un type de séparateur et s’y tenir [voir
Delimiters dans la fenêtre ouverte par Tools > Open Term Lists > Keyword Term List (onglet Lists) + Retour chariot]
Notes, Abstracts Jusqu’à 64 000 caractères / 16 pages de texte)
URL Saisir une adresse par ligne Lien dynamique (vers site web, messagerie,
fichiers image, graphique, texte intégral…)
Travailler avec EndNote5. La gestion des
références
URFIST Rennes 66
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
URFIST Rennes 67
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Visualiser / Masquer des références Visualiser :
Sélectionner les références les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées.
Masquer : Sélectionner les références à masquer et choisir
Hide Selected References : elles disparaissent de la fenêtre
Pour revenir à l’ensemble de la liste de références, choisir References > Show All References
URFIST Rennes 68
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Modification de références
Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References du Menu Reference
Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont l’intitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée
URFIST Rennes 69
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Destruction de références Supprimer une référence
Sélectionner la référence à supprimer et choisir Move References to Trash du Menu References ou Cut/ Clear du Menu Edit
Attention : ne pas détruire de références qui ont été utilisées dans des papiers
Supprimer les doublons= références ayant en commun le contenu des
champs : Author, Year, Title et Reference TypeChoisir le Menu Reference > Find Duplicates, puis supprimer
URFIST Rennes 70
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Tri des références Par défaut, l’ordre de
classement est l’ordre alphabétique d’auteur
Pour changer l’ordre : Cliquer sur l’intitulé du
champ à trier dans la fenêtre de références
Ou bien choisir Menu Tools > Sort Library
URFIST Rennes 71
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Créer un groupe pour répartir ses références
Créer un groupe de références à partir de requêtes
Rechercher dans le groupe
URFIST Rennes 72
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Classer les références sélectionnées dans un groupe
URFIST Rennes 73
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Changer le texte, pour corriger une forme erronée
Menu Edit > Change Text
URFIST Rennes 74
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Changer les champs : change le contenu d’un champ pour les références affichées
Menu Tools > Change and Move Fields
Possibilités : Insérer le texte à la fin du
contenu du champ Insérer le texte au début du
contenu du champ Remplacer le contenu du champ
par le texte Détruire le contenu d’un champ + Onglet Move Fields
URFIST Rennes 75
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Liens vers une page web, un fichier sur le disque dur (texte intégral, pdf, doc, image)
Utiliser les champ URL, File Attachments et Figure
Saisir l’URL de la page web Lien vers un fichier
References > File Attachments > Attach File Lien vers une illustration :
References > Figure > Attach Figure
Ouvrir L’ URL References> URL > Open URL
Ouvrir le fichier References> File Attachments > Open File
Ouvir le fichier image References> Figure > Open Figure
URFIST Rennes 76
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Recherche de références dans une bibliothèque
Fenêtre de recherche Localisation de
références spécifiques ou de groupes de références par la commande de recherche
Pour commencer une recherche, Quicksearch ou choisir Search Library du Menu Tools
URFIST Rennes 77
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
Les éléments de la fenêtre de recherche
Le référent de la requête = le terme de recherche + le champ + la bibliothèque
Les boutons : permettent d’ajouter, d’insérer ou supprimer des éléments de requête
Le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché
Menu déroulant des opérateurs numériques et de troncature (contient, est, est moins / plus grand…)
Opérateurs booléens Match Case (respect ou non de la casse) Match Word (terme exact ou non) Set Default / Restore Default (sauvegarde de la
configuration) Save Search / Load Search : enregistrer des requêtes
pour les charger lorsqu’on en a besoin
URFIST Rennes 78
Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références
La recherche s’effectue dans une base à la fois
Combinaison de recherches séparées Add to showing references, lorsqu’une requête a déjà
été faite et que l’on veut ajouter les résultats d’une nouvelle requête aux précédents résultats
Search showing references, pour restreindre une recherche aux références courantes de la fenêtre de bibliothèque
Omit from showing references, pour cacher les résultats d’une recherche parmi les références de la base
Sauvegarde des stratégies de recherche
Save Search (fichier .enq) + Load Search Convertir la requête en Smart Group
Travailler avec EndNote6. Les styles
bibliographiques
URFIST Rennes 80
Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Le principe : EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble d’instructions permettant de formater :
Les citations de références + les notes de bas de page
Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux
EndNote propose plus de 3000 styles reprenant les normes d’écriture des grandes revues scientifiques
Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted = noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte
URFIST Rennes 81
Le principe (suite) On peut appliquer, modifier un style ou en créer de
nouveaux. Les fichiers styles sont des fichiers .ens
C’est le Style Manager qui permet de gérer les styles
Styles affichés par défaut dans le menu déroulant : Annotated
Citation = Auteur et date de publicationBibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence)
Author-Date : même principe, mais sans les résumés Numbered : citations numérotées, bibliographie affichée
par ordre chronologique des numéros de citation
Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de revues ou par catégories de revues; il permet de sélectionner des styles
Marquer un ou tous les styles comme favoris
Editer un style pour en voir les propriétés
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Créer / modifier un style
On peut modifier un style ou en créer de nouveaux.
Il est conseillé de partir d’un style existant pour en créer un nouveau (à enregistrer sous un autre nom, format .ens)
Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Il faudra créer un style pour chaque type de document = chaque type de référence
Options : About this style :
informations sur le style Anonymous Works :
paramétrage pour les œuvres anonymes
Pages Numbers : choix d’écriture de la pagination
Journal Names : forme abrégée ou complète
Citations : forme des citations
Bibliography Footnotes Figures & Tables
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Création d’un style / Modication d’un style existant
Sélectionner les champs qui s’afficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation
Opérer différents paramétrages : nom des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initiale de prénom
Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les Templates
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
La catégorie Templates définit pour chaque type de document :
Les noms des champs affichés dans les références à l’édition de la bibliographie
La ponctuation associée
Les éléments de syntaxe propres à EndNote et servant au formatage
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Le style « Generic » : rappelPermet de formater les types de référence qui n’auraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence n’aura pas de style défini
Pour trouver des styles : http://www.endnote.com/support/enstyles.asp
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Les 4 règles fondamentales concernant le style Dépendance élémentaire :
N’importe quel texte qui n’est pas séparé d’un nom de champ par un espace ordinaire dépend du champ adjacent.
Cf. Volume (Issue):PagesLes parenthèses apparaissent dans la référence mise en forme seulement s’il y a un numéro d’issue : BMJ 326 (7384):339 (sinon ex : BMJBMJ 316 1643-1646)
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Le champ précédent prend l’ascendance sur le champ suivant
Quand la ponctuation apparaît entre 2 champs sans espace, elle dépend du champ précédent.
Ex : (Issue):Pagesle deux points dépend du champ « Issue ». Donc s’il n’y a pas de N°, les deux points n’apparaissent pas.
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Le premier espace après le champ est dépendant du champ. Les espaces supplémentaires sont indépendants.
Tous les espaces supplémentaires consécutifs sont indépendants et apparaîtront tout le temps dans la mise en forme des références.
ex : pour le style Author. (2 espaces) (Year), on aura en anonyme
_ _(2002). Personalities in Paleontology…(remarque : un espace indépendant peut être forcé à être dépendant sur un champ adjacent en utilisant le caractère de mise en forme spéciale)
Le texte indépendant apparaît toujours dans la bibliographieex : le texte ed derrière le champ Edition et séparé par un espace
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiquesLes caractères spéciaux4 caractères spéciaux de mise en forme permettent de moduler la mise en œuvre des styles bibliographiques (disponibles par le bouton Insert Field) :
L’espace de non rupture (◊) : lie les textes ou la ponctuation à un champ. Pour obtenir ce caractère : CTRL+Alt+Barre d’espace (Windows) (Link Adjacent Text)
Barre verticale (|) : sépare les éléments qui sont normalement dépendants entre eux (Forced Separation)
Apostrophe arrière (`) : identifie les textes qui ne seront pas interprétés en tant que champ
Accent circonflexe (^) : sépare les versions simples et multiples de labels qui apparaissent avec les auteurs, les éditeurs ou les champs de pages (Singular / Plural)
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles :
Œuvres anonymes Contrôle l’apparence du
n° de pages Options :
Leave author blank (ne rien saisir)
Use full title in place of author (utiliser le titre complet en lieu et place du nom d’auteur)
Use short title in place of author (utiliser le titre abrégé en lieu et place du nom d’auteur)
Use APA specifications
Insert text
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles :
Page Numbers Contrôle l’apparence du
n° de pages Options :
Don’t change pages number (ne pas modifier le n° de page)
Show only first page number (afficher uniquement la 1ère page)
Abbreviate last page number (abréger la dernière page)
Show full range of pages (afficher l’intervalle complet)
…
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles
Apparence du nom de revue : Journal Names
Options : Full Journal Name Abbreviation 1, 2 or
3 Don’t replace Remove periods
(enlève les points des nom de revues)
Abbreviate Journal Article Only
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Modification des Templates de la bibliographie : chaque champ pour chaque type de référence, en suivant les règles de style
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles / Bibliographie
Liste d’auteurs «Author Lists»
Définit la manière dont les noms de l’auteur et de l’éditeur vont apparaître
Options : Ponctuation entre les noms Nombre de noms inclus
dans la liste et texte à utiliser si la liste est abrégée (« et al »)
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles / Bibliographie
Noms d’auteurs Options :
Ordre du nom et du prénom
Utilisation du prénom complet ou des initiales et composition des initiales
Choix de lettres en majuscules pour les noms d’auteur
Application : Auteur / citation Auteur / bibliographie Editeur / bibliographie
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles
Bibliographie / Layout Le préfixe de la référence
comprend des champs ou du texte qui vont précéder toutes les références de la bibliographie (cf. N°)
Ex : « Start Each reference with » / Insert Field : Bibliography Number + ponctuation additionnelle
Le Menu Reference Suffix contient des champs ou du texte qui suivent les références (End Each Reference with)
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles
Ordre de la bibliographie Bibliography > Sort Order pour modifier le classement des références de la bibliographie
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrages des styles Citations = ce qui va
apparaître comme citation dans le texte :
Apparence des noms d’auteur pour la première citation et pour les occurrences suivantes
Ponctuation utilisée pour séparer de multiples citations
URFIST Rennes 101
Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Paramétrage des styles Notes de bas de
page = formatage des éléments d’information apparaissant en note de bas de page
Templates Comme la
bibliographie Formatage propre
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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques
Notes de bas de page : Author /Editor Lists et Names
Mêmes choix que pour Bibliography
Notes de bas de page : Repeated Citation
= manière d’écrire des citations répétées en note de bas de page
Notes de bas de page : Title capitalization
Utilisation des majuscules dans le titre
Travailler avec EndNote7. L’utilisation d’EndNote
avec un traitement de texte
Word Open Office depuis la version X3
URFIST Rennes 104
Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
Cite While You Write : le principe
EndNote permet, au cours de la rédaction d’un texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée. Le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word.
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Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
Word est doté d’outils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote +
Go To EndNote Find Citation(s) Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Unformat Citation(s) Remove Field Codes Export Traveling Library Find Figure(s) Generate Figure List Cite While You Write Preferences
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Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
Insérer des citations dans un texte Word Sous EndNote, puis Word:
Sélectionner la ou les référence(s) à introduire + le style Aller dans Word et choisir le Menu Outils > EndNote X2 >
Insert Selected Citation(s) Sous EndNote :
Sélectionner les références souhaitées Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected
Citation(s) Sous Word :
Choisir le Menu Outils > EndNote X2 > Find Citation(s) Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la
recherche dans la fenêtre Find + Search La liste des références apparaît Insérer la citation (bouton Insert)
URFIST Rennes 107
Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
Insérer la référence
URFIST Rennes 108
Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
Les références sont alors insérées dans le texte :
Citation dans le texte
bibliographie
= Selon le style choisi
URFIST Rennes 109
Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de l’insertion des citations dans le texte (Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Instant Formatting)
Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Turn off), que la bibliographie n’est pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word l’option Format Bibliography (choix du style).
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Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Layout
Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML).
URFIST Rennes 111
Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word
Insérer des images Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images
dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Figure > Attach Figure, ainsi que leurs légendes dans le champ Caption
Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche s’effectuera sur les données du champ Caption
L’image s’insère dans le texte, la légende de l’image correspond au champ Caption
Travailler avec EndNote8. Fonctionnalités complémentaires
et outils d’aide
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Travailler avec EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide
Création et gestion de termes EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes
avec pour objectif d'aider à la création des références.
3 sortes de listes :
- Auteurs- Noms de revues- Mots clés
Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée.
Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preferences) :
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Travailler avec EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide
Gestion des listes de termes Tools >
Open Define Link
Terms Lists
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Travailler avec EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide
Bibliographie thématique
Tools > Subject bibliography
Par exemple : sélectionner les Keywords (tous les mots clés)
Bibliographie ordonnée par mots clés
Bibliographie thématique paramétrable par le bouton « Layout »
URFIST Rennes 116
Travailler avec EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide
Les Templates de Word
Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools d’EndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues.
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Travailler avec EndNoteComplémentarités avec d’autres logiciels
Import de références depuis d’autres outils Ex : utiliser Zotero (ou CiteUlike, etc.)
lorsque les sources utilisées ne sont pas compatibles avec EndNote
Importer les références Zotero dans EndNote (format RIS)
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