PROSEDUR KUALITI PK – PPA – 02 FORMAT KERTAS KERJA … · FORMAT KERTAS KERJA PROJEK . 1. LATARBELAKANG PEMOHON . Bahagian ini menerangkan latarbelakang pemohon yang akan melaksanakan
Post on 05-Sep-2019
60 Views
Preview:
Transcript
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 21
Lampiran 2
FORMAT KERTAS KERJA PROJEK 1. LATARBELAKANG PEMOHON
Bahagian ini menerangkan latarbelakang pemohon yang akan melaksanakan
projek yang dicadangkan tersebut serta aktiviti-aktiviti semasa yang
dijalankannya.
2. LATARBELAKANG PROJEK
Menyediakan satu latarbelakang ringkas mengenai cadangan projek
termasuklah pengalaman dalam projek tersebut serta keadaan semasa. Ia juga
menerangkan potensi dan halangan pembangunan projek.
3. OBJEKTIF PROJEK
Menyatakan dengan jelas apa tujuan projek ini dan apa yang hendak dicapai
melalui perlaksanaannya. Adalah lebih baik jika objektif ini dapat dinyatakan
dalam sebutan kuantiti yang tepat. Objektif ini meliputi objektif umum dan
objektif khusus.
4. PENJELASAN PROJEK
i. Aspek Fizikal Teknikal Projek menjelaskan cara terperinci aspek berikut :
a) Lokasi projek
b) Keluasan saiz
c) Status tanah/hakmilik
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 21
d) Kesesuaian tanah/tapakprojek termasuk kebenaran pihak-pihak
berkuasa (jika perlu)
e) Kerja pembangunan yang diperlukan termasuk :
(i) Persediaan ke atas tapak projek
(ii) Infrastruktur
(iii) Peralatan-peralatan
f) Keperluan tenaga buruh dan keupayaan memperolehinya
g) Sumber pembekal
h) Jadual perlaksanaan
i) Kemudahan sediada/yang dimiliki
ii. Pemasaran
Menjelaskan tentang struktur pemasaran jangkaan hasil dan harga yang
akan diperolehi dalam penentuan daya maju sesuatu projek.
a) Jangkaan tarikh pengeluaran hasil
b) Anggaran keluaran harga jualan dan jumlah pendapatan yang
dijangkakan
c) Pembeli dan cari jualan samada berkontrak atau tidak
5. ORGANISASI DAN PENGURUSAN
Merangka organisasi projek dengan struktur pengurusannya bagi menjamin
kejayaan projek. Penagalaman dan pengetahuan anggota pengurusan dalam
projek yang dimohon.
a) Kakitangan yang diperlukan
b) Pengalaman dan pengetahuan kakitangan
c) Peserta-peserta terlibat dan bilangannya
d) Struktur pengurusan projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 21
6. ASPEK KEWANGAN Bahagian ini menentukan daya maju projek yang dipohon. Semua kos yang
terlibat dinyatakan cara terperinci dan jumlah kos projek.
Bahagian ini juga menunjukkan jumlah bantuan yang diperlukan dan modal
sendiri yang akan digunakan untuk menjayakan projek tersebut. Perkara yang
perlu dinyatakan dengan jelas ialah :
a) Kos projek secara terperinci termasuk komponen yang diperlukan
b) Kos tetap dan kos berubah
c) Anggaran pendapatan projek
d) Viabiliti projek samada ianya yang ekonomik dan menghasilkan
pendapatan yang memuaskan
e) Modal diperlukan termasuk :
(i) Geran
(ii) Modal sendiri
(iii) Pinjaman nyatakan institusi terlibat dan tindakan yang telah
diambil
f) Aliran tunai projek
g) Kedudukan kewangan PP – Lampirkan kunci kira-kira terakhir (beraudit)
7. JUSTIFIKASI PROJEK, FAEDAH DAN RISIKO
Menjelaskan kaedah yang akan diperolehi dari projek ini. Nyatakan juga jika
ada risiko yang akan dihadapi oleh projek.
a) Faedah ekonomi
b) Faedah social
c) Masalah yang mungkin dihadapi dan cadangan penyelesaian
8. KESIMPULAN
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 21
Lampiran 3
LAMPIRAN G
PERMOHONAN PROJEK PEMBANGUNAN LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG TAHUN 20XX
1. Program :
2. Sub Projek :
3. Nama Projek :
4. Status Projek :
5. Nama Pertubuhan Peladang :
6. Negeri :
7. Objektif Projek (Senaraikan secara ringkas 3 objektif utama projek ) :
7.1
7.2
7.3
8. Lokasi Projek :
8.1 Kampung :
8.2 Mukim :
8.3 Daerah :
9. Saiz Projek (Hektar/Unit/Ekar/Kapasiti) :
9.1 Luas Kawasan Projek :
9.2 Luas Kawasan Dimajukan
:
9.3 Saiz Ternakan/Ternakair/Kilang :
10. Tarikh/Projek Dimulakan :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 21
11. Status Tanah dan Kelulusan :
11.1 Hakmilik :
11.2 Kelulusaan meggunakan tapak projek :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.3 Kebenaran – kebenaran pihak berkenaan (Jika diperlukan) :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.4 Keadaan Tanah
Sekarang :
11.5 Kemudahan Sediada :
11.6 Kesesuaian
Tanah/Tapak :
11.7 Lain-lain :
12. Kaedah / Anggota Pengurusan / Pelaksanaan Projek (Nyatakan kaedah / model
pengurusan projek ) :
a) Kaedah ( Korporat , usahasama dengan swasta atau usahawan, agihan
pendapatan ……)
b)
Jawatan / Anggota
Bilangan Gaji / Emolumen (RM)
Sepenuh / Separuh Masa
13. Jadual Pelaksanaan :
-
-
-
-
-
-
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 21
14. Kos Projek (Nyatakan kerja-kerja dan kos terlibat secara terperinci ) :
Kos Pembangunan RM -
-
-
-
Jumlah
Kos Operasi RM -
-
-
-
Jumlah
15. Modal Diperlukan (Berdasarkan kepada Aliran Wang Tunai Projek ) :
16. Pembiayaan Modal :
16.1 Peruntukan Geran : RM
16.2 Modal Sendiri : RM
16.3 Pinjaman : RM
16.2 Nama Institusi Pemberi Pinjam :
17. Pemasaran Hasil :
17.1 Jangkaan Tarikh Pengeluaran :
17.2 Anggaran Hasil :
17.3 Anggaran Harga :
17.4 Kaedah Pemasaran : Pasaran Sendiri / Kotrak Farming (FAMA)
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 21
18. Dayamaju Projek
18.1 Untung Rugi Projek :
i) Jumlah Pendapatan : RM
ii) Jumlah Perbelanjaan : RM
iii) Untung / Rugi : RM
iv) Kadar Keuntungan :
18.2 Kadar Pulangan Dalaman (IRR) :
18.3 Kadar Pulangan Pelaburan (ROI) :
19. Impak Projek
19.1 Bilangan Ahli Mendapat Faedah :
19.2 Pendapatan Kepada Peserta :
19.3 Peratus Sumbangan Projek Kepada Perniagaan PP :
19.4 Impak Lain :
20. Penjelasan Ringkas Mengenai Projek ( Faedah dan Justifikasi ) :
-
-
-
-
-
21. Permohonan Ini Disertakan Dengan :
i) Kertas Kerja Projek Yang Lengkap
ii) Salinan Kunci Kira – kira yang terakhir / Kedudukan Kewangan yang
terakhir
iii) Salinan Kelulusan / Kebenaran Pihak Berkuasa (jika berkaitan)
Haribulan : …………………………
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 21
( Pengurus Besar ) Pertubuhan Peladang Kawasan ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah LPP Negeri : Haribulan : ………………………… ( Pengarah ) Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah Bahagian : Kelulusan / Penolakan : …………………………………………………………………………………………………………………….. Haribulan : ………………………… ( Pengerusi JawatanKuasa Pelaksanaan dan Pemantauan )
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 21
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nik Mohd Shaharil binNik Md. Hashim Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah BahagianPengeluaran Ladang Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PERANCANGAN PELAKSANAAN PROJEK PENGELUARAN TERNAKAN RUMINAN
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 21
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Ternakan Ruminan dapat dijalankan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Ternakan Ruminan.
3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Arahan dan Pekeliling Pendaftar
3.4 Perlembagaan PP
3.5 Kanun Tanah Negara
3.6 Akta Pekerjaan
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 21
4.0 DEFINISI 4.1 Perancangan Projek
Proses perancangan menentukan kawasan untuk dijadikan Projek Pengeluaran Ternakan Ruminan dan menentukan pembiayaan bagi melaksanakan projek.
4.2 Pengeluaran Ternakan Ruminan Ialah satu model pengurusan ternakan ruminan di mana Pertubuhan Peladang akan menguruskan projek tersebut secara beberapa kaedah perlaksanaan iaitu projek korporat dan projek usahasama Pertubuhan Peladang.
4.3 Projek Korporat Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang di mana tapak/ tanah projek adalah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Pembahagian keuntungan adalah 75% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
4.4 Projek Usahasama Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang berusahasama dengan ahli atau berusahasama dengan swasta. Tapak/ tanah projek hendaklah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Projek dilaksanakan secara usahasama di mana kepentingan Pertubuhan Peladang hendaklah tidak kurang 50% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 21
5.0 SINGKATAN
5.1 LPP KL - Lembaga Pertubuhan Peladang Kuala Lumpur
5.2 LPP Negeri - Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri
5.3 PP - Pertubuhan Peladang
5.4 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.5 P.AJP - Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah
5.6 PB - Pengurus Besar
5.7 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 21
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan PP(B) 1. Kenalpasti kawasan yang akan dilaksanakan Projek
Pengeluaran Ternakan Ruminan atas tanah kerajaan atau tanah PP melalui perbincangan atau mesyuarat dalaman :-
a. Mesyuarat Biro. b. Mesyuarat Ahli Jemaah Pengarah. c. Mesyuarat Agong Perwakilan.
Buat lawatan ke kawasan yang dikenalpasti. Dapatkan maklumat tambahan bagi menyediakan kertas kerja :-
a. Keluasan tanah b. Kemudahan infrastruktur c. Pemilik tanah d. Peta lokasi
Seperti contoh di Lampiran 1.
PP(B) 2. Sediakan kertas kerja projek dengan menyatakan maklumat yang lengkap seperti contoh di Lampiran 2 untuk dibentangkan dalam mesyuarat AJP.
PB 3. Bentang kertas kerja projek untuk diperaku dalam Mesyuarat AJP.
PB 4. Kemukakan kertas kerja projek dan Lampiran G seperti contoh di Lampiran 3 yang lengkap ke LPP Negeri untuk sokongan.
LPP Negeri/ PB
5. Terima kelulusan permohonan secara geran.
LPP Negeri
6. Sediakan spesifikasi dan buat perolehan.
P.AJP
7. Menerima dan menandatangani dokumen penerimaan projek.
PB/ PP(B)
8. Melakukan pemantauan projek dari semasa ke semasa.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 21
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Minit Mesyuarat 7 tahun Pejabat PP
2. Kertas Kerja Projek 7 tahun Pejabat PP
3. Lampiran G 7 tahun Pejabat PP
4. Surat kelulusan projek 7 tahun Pejabat PP
5. Dokumen perolehan 7 tahun Pejabat PP
6. Sijil Penerimaan Projek 7 tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 21
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PP(B)
PP(B)
PB
PB
LPP Negeri, PB
LPP Negeri
P.AJP
PP(B)
Kenalpasti kawasan projek Sedia kertas kerja projek Bentang kertas kerja dalam mesyuarat AJP untuk perakuan Kemukakan kertas kerja ke LPP Negeri untuk sokongan Terimaan kelulusan Proses perolehan Penerimaan projek Pemantauan projek
PB
PB
AJP
LPP Negeri
LPP KL
PP
LPP KL/
LPP Negeri
LPP KL/
LPP Negeri
Mula
1
2
Tidak
3
7
8
6
Tamat
Ya
Tidak Ya
5
4
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 21
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Checklist/ Semakan Permohonan Tanah Kerajaan
2 Format Kertas Kerja
3 Format Lampiran G
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 21
Lampiran 2
FORMAT KERTAS KERJA PROJEK 1. LATARBELAKANG PEMOHON
Bahagian ini menerangkan latarbelakang pemohon yang akan melaksanakan
projek yang dicadangkan tersebut serta aktiviti-aktiviti semasa yang
dijalankannya.
2. LATARBELAKANG PROJEK
Menyediakan satu latarbelakang ringkas mengenai cadangan projek
termasuklah pengalaman dalam projek tersebut serta keadaan semasa. Ia juga
menerangkan potensi dan halangan pembangunan projek.
3. OBJEKTIF PROJEK
Menyatakan dengan jelas apa tujuan projek ini dan apa yang hendak dicapai
melalui perlaksanaannya. Adalah lebih baik jika objektif ini dapat dinyatakan
dalam sebutan kuantiti yang tepat. Objektif ini meliputi objektif umum dan
objektif khusus.
4. PENJELASAN PROJEK
i. Aspek Fizikal Teknikal Projek menjelaskan cara terperinci aspek berikut :
a) Lokasi projek
b) Keluasan saiz
c) Status tanah/hakmilik
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 21
d) Kesesuaian tanah/tapakprojek termasuk kebenaran pihak-pihak
berkuasa (jika perlu)
e) Kerja pembangunan yang diperlukan termasuk :
(i) Persediaan ke atas tapak projek
(ii) Infrastruktur
(iii) Peralatan-peralatan
f) Keperluan tenaga buruh dan keupayaan memperolehinya
g) Sumber pembekal
h) Jadual perlaksanaan
i) Kemudahan sediada/yang dimiliki
ii. Pemasaran
Menjelaskan tentang struktur pemasaran jangkaan hasil dan harga yang
akan diperolehi dalam penentuan daya maju sesuatu projek.
a) Jangkaan tarikh pengeluaran hasil
b) Anggaran keluaran harga jualan dan jumlah pendapatan yang
dijangkakan
c) Pembeli dan cari jualan samada berkontrak atau tidak
5. ORGANISASI DAN PENGURUSAN
Merangka organisasi projek dengan struktur pengurusannya bagi menjamin
kejayaan projek. Penagalaman dan pengetahuan anggota pengurusan dalam
projek yang dimohon.
a) Kakitangan yang diperlukan
b) Pengalaman dan pengetahuan kakitangan
c) Peserta-peserta terlibat dan bilangannya
d) Struktur pengurusan projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 21
6. ASPEK KEWANGAN Bahagian ini menentukan daya maju projek yang dipohon. Semua kos yang
terlibat dinyatakan cara terperinci dan jumlah kos projek.
Bahagian ini juga menunjukkan jumlah bantuan yang diperlukan dan modal
sendiri yang akan digunakan untuk menjayakan projek tersebut. Perkara yang
perlu dinyatakan dengan jelas ialah :
a) Kos projek secara terperinci termasuk komponen yang diperlukan
b) Kos tetap dan kos berubah
c) Anggaran pendapatan projek
d) Viabiliti projek samada ianya yang ekonomik dan menghasilkan
pendapatan yang memuaskan
e) Modal diperlukan termasuk :
(i) Geran
(ii) Modal sendiri
(iii) Pinjaman nyatakan institusi terlibat dan tindakan yang telah
diambil
f) Aliran tunai projek
g) Kedudukan kewangan PP – Lampirkan kunci kira-kira terakhir (beraudit)
7. JUSTIFIKASI PROJEK, FAEDAH DAN RISIKO
Menjelaskan kaedah yang akan diperolehi dari projek ini. Nyatakan juga jika
ada risiko yang akan dihadapi oleh projek.
a) Faedah ekonomi
b) Faedah social
c) Masalah yang mungkin dihadapi dan cadangan penyelesaian
8. KESIMPULAN
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 21
Lampiran 3
LAMPIRAN G
PERMOHONAN PROJEK PEMBANGUNAN LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG TAHUN 20XX
1. Program :
2. Sub Projek :
3. Nama Projek :
4. Status Projek :
5. Nama Pertubuhan Peladang :
6. Negeri :
7. Objektif Projek (Senaraikan secara ringkas 3 objektif utama projek ) :
7.1
7.2
7.3
8. Lokasi Projek :
8.1 Kampung :
8.2 Mukim :
8.3 Daerah :
9. Saiz Projek (Hektar/Unit/Ekar/Kapasiti) :
9.1 Luas Kawasan Projek :
9.2 Luas Kawasan Dimajukan
:
9.3 Saiz Ternakan/Ternakair/Kilang :
10. Tarikh/Projek Dimulakan :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 21
11. Status Tanah dan Kelulusan :
11.1 Hakmilik :
11.2 Kelulusaan meggunakan tapak projek :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.3 Kebenaran – kebenaran pihak berkenaan (Jika diperlukan) :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.4 Keadaan Tanah
Sekarang :
11.5 Kemudahan Sediada :
11.6 Kesesuaian
Tanah/Tapak :
11.7 Lain-lain :
12. Kaedah / Anggota Pengurusan / Pelaksanaan Projek (Nyatakan kaedah / model
pengurusan projek ) :
a) Kaedah ( Korporat , usahasama dengan swasta atau usahawan, agihan
pendapatan ……)
b)
Jawatan / Anggota
Bilangan Gaji / Emolumen (RM)
Sepenuh / Separuh Masa
13. Jadual Pelaksanaan :
-
-
-
-
-
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 21
-
14. Kos Projek (Nyatakan kerja-kerja dan kos terlibat secara terperinci ) :
Kos Pembangunan RM -
-
-
-
Jumlah
Kos Operasi RM -
-
-
-
Jumlah
15. Modal Diperlukan (Berdasarkan kepada Aliran Wang Tunai Projek ) :
16. Pembiayaan Modal :
16.1 Peruntukan Geran : RM
16.2 Modal Sendiri : RM
16.3 Pinjaman : RM
16.2 Nama Institusi Pemberi Pinjam :
17. Pemasaran Hasil :
17.1 Jangkaan Tarikh Pengeluaran :
17.2 Anggaran Hasil :
17.3 Anggaran Harga :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 21
17.4 Kaedah Pemasaran : Pasaran Sendiri / Kotrak Farming (FAMA)
18. Dayamaju Projek
18.1 Untung Rugi Projek :
i) Jumlah Pendapatan : RM
ii) Jumlah Perbelanjaan : RM
iii) Untung / Rugi : RM
iv) Kadar Keuntungan :
18.2 Kadar Pulangan Dalaman (IRR) :
18.3 Kadar Pulangan Pelaburan (ROI) :
19. Impak Projek
19.1 Bilangan Ahli Mendapat Faedah :
19.2 Pendapatan Kepada Peserta :
19.3 Peratus Sumbangan Projek Kepada Perniagaan PP :
19.4 Impak Lain :
20. Penjelasan Ringkas Mengenai Projek ( Faedah dan Justifikasi ) :
-
-
-
-
-
21. Permohonan Ini Disertakan Dengan :
i) Kertas Kerja Projek Yang Lengkap
ii) Salinan Kunci Kira – kira yang terakhir / Kedudukan Kewangan yang
terakhir
iii) Salinan Kelulusan / Kebenaran Pihak Berkuasa (jika berkaitan)
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 21
Haribulan : ………………………… ( Pengurus Besar ) Pertubuhan Peladang Kawasan ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah LPP Negeri : Haribulan : ………………………… ( Pengarah ) Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah Bahagian : Kelulusan / Penolakan : …………………………………………………………………………………………………………………….. Haribulan : ………………………… ( Pengerusi JawatanKuasa Pelaksanaan dan Pemantauan )
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 21
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nik Mohd Shaharil bin Nik Md. Hashim Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Pengeluaran Ladang Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PERANCANGAN PELAKSANAAN PROJEK PENGELUARAN TERNAKAN UNGGAS
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 21
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Ternakan Unggas dapat dijalankan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Ternakan Unggas.
3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Arahan dan Pekeliling Pendaftar
3.4 Perlembagaan PP
3.5 Kanun Tanah Negara
3.6 Akta Pekerjaan
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 21
4.0 DEFINISI 4.1 Perancangan Projek
Proses perancangan menentukan kawasan untuk dijadikan Projek Pengeluaran Ternakan Unggas dan menentukan pembiayaan bagi melaksanakan projek.
4.2 Pengeluaran Ternakan Unggas Ialah satu model pengurusan ternakan unggas di mana Pertubuhan Peladang akan menguruskan projek tersebut secara beberapa kaedah perlaksanaan iaitu projek korporat dan projek usahasama Pertubuhan Peladang.
4.3 Projek Korporat Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang di mana tapak/ tanah projek adalah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Pembahagian keuntungan adalah 75% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
4.4 Projek Usahasama Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang berusahasama dengan ahli atau berusahasama dengan swasta. Tapak/ tanah projek hendaklah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Projek dilaksanakan secara usahasama di mana kepentingan Pertubuhan Peladang hendaklah tidak kurang 50% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 21
5.0 SINGKATAN 5.1 LPP KL - Lembaga Pertubuhan Peladang Kuala
Lumpur
5.2 LPP Negeri - Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri
5.3 PP - Pertubuhan Peladang
5.4 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.5 P.AJP - Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah
5.6 PB - Pengurus Besar
5.7 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 21
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan PP(B)
1. Kenalpasti kawasan yang akan dilaksanakan Projek
Pengeluaran Ternakan Unggas atas tanah kerajaan atau tanah PP melalui perbincangan atau mesyuarat dalaman :-
a. Mesyuarat Biro. b. Mesyuarat Ahli Jemaah Pengarah. c. Mesyuarat Agung Perwakilan.
Buat lawatan ke kawasan yang dikenalpasti. Dapatkan maklumat tambahan bagi menyediakan kertas kerja :-
a. Keluasan tanah b. Kemudahan infrastruktur c. Pemilik tanah d. Peta lokasi
Seperti contoh di Lampiran 1.
PP(B) 2. Sediakan kertas kerja projek dengan menyatakan maklumat
yang lengkap seperti contoh di Lampiran 2 untuk dibentangkan dalam Mesyuarat AJP.
PB 3. Bentang kertas kerja projek untuk diperaku dalam Mesyuarat AJP.
PB 4. Kemukakan kertas kerja projek dan Lampiran G seperti contoh di Lampiran 3 yang lengkap ke LPP Negeri untuk sokongan.
LPP Negeri/
PB
5. Terima kelulusan permohonan secara geran.
LPP Negeri 6. Sediakan spesifikasi dan buat perolehan.
P.AJP 7. Menerima dan menandatangani dokumen penerimaan projek.
PP(B)
8. Melakukan pemantauan projek dari semasa ke semasa.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 21
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Minit Mesyuarat 7 tahun Pejabat PP
2. Kertas Kerja Projek 7 tahun Pejabat PP
3. Lampiran G 7 tahun Pejabat PP
4. Surat kelulusan projek 7 tahun Pejabat PP
5. Dokumen perolehan 7 tahun Pejabat PP
6. Sijil Penerimaan Projek 7 tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 21
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PP(B)
PP(B)
PB
PB
LPP Negeri,
PB
LPP Negeri
P.AJP
PP(B)
Kenalpasti kawasan projek. Sedia kertas kerja projek Bentang kertas kerja dalam mesyuarat AJP untuk perakuan Kemukakan kertas kerja ke LPP Negeri untuk sokongan Terimaan kelulusan Proses perolehan Penerimaan projek Pemantauan projek
PB
PB
AJP
LPP Negeri
LPP KL
PP
LPP KL/
LPP Negeri
LPP KL/
LPP Negeri
Mula
1
2
Tidak
3
7
8
6
Tamat
Ya
Tidak
Ya
5
4
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 21
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara 1 Checklist/ Semakan Permohonan Tanah Kerajaan
2 Format Kertas Kerja
3 Format Lampiran G
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 21
Lampiran 2
FORMAT KERTAS KERJA PROJEK 1. LATAR BELAKANG PEMOHON
Bahagian ini menerangkan latarbelakang pemohon yang akan melaksanakan
projek yang dicadangkan tersebut serta aktiviti-aktiviti semasa yang
dijalankannya.
2. LATARBELAKANG PROJEK
Menyediakan satu latarbelakang ringkas mengenai cadangan projek
termasuklah pengalaman dalam projek tersebut serta keadaan semasa. Ia juga
menerangkan potensi dan halangan pembangunan projek.
3. OBJEKTIF PROJEK
Menyatakan dengan jelas apa tujuan projek ini dan apa yang hendak dicapai
melalui perlaksanaannya. Adalah lebih baik jika objektif ini dapat dinyatakan
dalam sebutan kuantiti yang tepat. Objektif ini meliputi objektif umum dan
objektif khusus.
4. PENJELASAN PROJEK
i. Aspek Fizikal Teknikal Projek menjelaskan cara terperinci aspek berikut :
a) Lokasi projek
b) Keluasan saiz
c) Status tanah/hakmilik
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 21
d) Kesesuaian tanah/tapakprojek termasuk kebenaran pihak-pihak
berkuasa (jika perlu)
e) Kerja pembangunan yang diperlukan termasuk :
(i) Persediaan ke atas tapak projek
(ii) Infrastruktur
(iii) Peralatan-peralatan
f) Keperluan tenaga buruh dan keupayaan memperolehinya
g) Sumber pembekal
h) Jadual perlaksanaan
i) Kemudahan sediada/yang dimiliki
ii. Pemasaran
Menjelaskan tentang struktur pemasaran jangkaan hasil dan harga yang
akan diperolehi dalam penentuan daya maju sesuatu projek.
a) Jangkaan tarikh pengeluaran hasil
b) Anggaran keluaran harga jualan dan jumlah pendapatan yang
dijangkakan
c) Pembeli dan cari jualan samada berkontrak atau tidak
5. ORGANISASI DAN PENGURUSAN
Merangka organisasi projek dengan struktur pengurusannya bagi menjamin
kejayaan projek. Penagalaman dan pengetahuan anggota pengurusan dalam
projek yang dimohon.
a) Kakitangan yang diperlukan
b) Pengalaman dan pengetahuan kakitangan
c) Peserta-peserta terlibat dan bilangannya
d) Struktur pengurusan projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 21
6. ASPEK KEWANGAN Bahagian ini menentukan daya maju projek yang dipohon. Semua kos yang
terlibat dinyatakan cara terperinci dan jumlah kos projek.
Bahagian ini juga menunjukkan jumlah bantuan yang diperlukan dan modal
sendiri yang akan digunakan untuk menjayakan projek tersebut. Perkara yang
perlu dinyatakan dengan jelas ialah :
a) Kos projek secara terperinci termasuk komponen yang diperlukan
b) Kos tetap dan kos berubah
c) Anggaran pendapatan projek
d) Viabiliti projek samada ianya yang ekonomik dan menghasilkan
pendapatan yang memuaskan
e) Modal diperlukan termasuk :
(i) Geran
(ii) Modal sendiri
(iii) Pinjaman nyatakan institusi terlibat dan tindakan yang telah
diambil
f) Aliran tunai projek
g) Kedudukan kewangan PP – Lampirkan kunci kira-kira terakhir (beraudit)
7. JUSTIFIKASI PROJEK, FAEDAH DAN RISIKO
Menjelaskan kaedah yang akan diperolehi dari projek ini. Nyatakan juga jika
ada risiko yang akan dihadapi oleh projek.
a) Faedah ekonomi
b) Faedah social
c) Masalah yang mungkin dihadapi dan cadangan penyelesaian
8. KESIMPULAN
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 21
Lampiran 3
LAMPIRAN G
PERMOHONAN PROJEK PEMBANGUNAN LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG TAHUN 20XX
1. Program :
2. Sub Projek :
3. Nama Projek :
4. Status Projek :
5. Nama Pertubuhan Peladang :
6. Negeri :
7. Objektif Projek (Senaraikan secara ringkas 3 objektif utama projek ) :
7.1
7.2
7.3
8. Lokasi Projek :
8.1 Kampung :
8.2 Mukim :
8.3 Daerah :
9. Saiz Projek (Hektar/Unit/Ekar/Kapasiti) :
9.1 Luas Kawasan Projek :
9.2 Luas Kawasan Dimajukan
:
9.3 Saiz Ternakan/Ternakair/Kilang :
10. Tarikh/Projek Dimulakan :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 21
11. Status Tanah dan Kelulusan :
11.1 Hakmilik :
11.2 Kelulusaan meggunakan tapak projek :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.3 Kebenaran – kebenaran pihak berkenaan (Jika diperlukan) :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.4 Keadaan Tanah
Sekarang :
11.5 Kemudahan Sediada :
11.6 Kesesuaian
Tanah/Tapak :
11.7 Lain-lain :
12. Kaedah / Anggota Pengurusan / Pelaksanaan Projek (Nyatakan kaedah / model
pengurusan projek ) :
a) Kaedah ( Korporat , usahasama dengan swasta atau usahawan, agihan
pendapatan ……)
b)
Jawatan / Anggota
Bilangan Gaji / Emolumen (RM)
Sepenuh / Separuh Masa
13. Jadual Pelaksanaan :
-
-
-
-
-
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 21
-
14. Kos Projek (Nyatakan kerja-kerja dan kos terlibat secara terperinci ) :
Kos Pembangunan RM -
-
-
-
Jumlah
Kos Operasi RM -
-
-
-
Jumlah
15. Modal Diperlukan (Berdasarkan kepada Aliran Wang Tunai Projek ) :
16. Pembiayaan Modal :
16.1 Peruntukan Geran : RM
16.2 Modal Sendiri : RM
16.3 Pinjaman : RM
16.2 Nama Institusi Pemberi Pinjam :
17. Pemasaran Hasil :
17.1 Jangkaan Tarikh Pengeluaran :
17.2 Anggaran Hasil :
17.3 Anggaran Harga :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 21
17.4 Kaedah Pemasaran : Pasaran Sendiri / Kotrak Farming (FAMA)
18. Dayamaju Projek
18.1 Untung Rugi Projek :
i) Jumlah Pendapatan : RM
ii) Jumlah Perbelanjaan : RM
iii) Untung / Rugi : RM
iv) Kadar Keuntungan :
18.2 Kadar Pulangan Dalaman (IRR) :
18.3 Kadar Pulangan Pelaburan (ROI) :
19. Impak Projek
19.1 Bilangan Ahli Mendapat Faedah :
19.2 Pendapatan Kepada Peserta :
19.3 Peratus Sumbangan Projek Kepada Perniagaan PP :
19.4 Impak Lain :
20. Penjelasan Ringkas Mengenai Projek ( Faedah dan Justifikasi ) :
-
-
-
-
-
21. Permohonan Ini Disertakan Dengan :
i) Kertas Kerja Projek Yang Lengkap
ii) Salinan Kunci Kira – kira yang terakhir / Kedudukan Kewangan yang
terakhir
iii) Salinan Kelulusan / Kebenaran Pihak Berkuasa (jika berkaitan)
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 04
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 21
Haribulan : ………………………… ( Pengurus Besar ) Pertubuhan Peladang Kawasan ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah LPP Negeri : Haribulan : ………………………… ( Pengarah ) Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah Bahagian : Kelulusan / Penolakan : …………………………………………………………………………………………………………………….. Haribulan : ………………………… ( Pengerusi JawatanKuasa Pelaksanaan dan Pemantauan )
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 21
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nik Mohd Shaharil bin Nik Md. Hashim Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Pengeluaran Ladang Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PERANCANGAN PELAKSANAAN PROJEK PENGELUARAN AKUAKULTUR
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 21
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Akuakultur dapat dijalankan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Akuakultur.
3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Arahan dan Pekeliling Pendaftar
3.4 Perlembagaan PP
3.5 Kanun Tanah Negara
3.6 Akta Pekerjaan
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 21
4.0 DEFINISI 4.1 Perancangan Projek
Proses perancangan menentukan kawasan untuk dijadikan Projek Pengeluaran Akuakultur dan menentukan pembiayaan bagi melaksanakan projek.
4.2 Pengeluaran Ternakan Unggas Ialah satu model pengurusan ternakan akuakultur di mana Pertubuhan Peladang akan menguruskan projek tersebut secara beberapa kaedah perlaksanaan iaitu projek korporat dan projek usahasama Pertubuhan Peladang.
4.3 Projek Korporat Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang di mana tapak/ tanah projek adalah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Pembahagian keuntungan adalah 75% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
4.4 Projek Usahasama Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang berusahasama dengan ahli atau berusahasama dengan swasta. Tapak/ tanah projek hendaklah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Projek dilaksanakan secara usahasama di mana kepentingan Pertubuhan Peladang hendaklah tidak kurang 50% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 21
5.0 SINGKATAN
5.1 LPP KL - Lembaga Pertubuhan Peladang Kuala Lumpur
5.2 LPP Negeri - Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri 5.3 PP - Pertubuhan Peladang
5.4 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.5 P.AJP - Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah
5.6 PB - Pengurus Besar
5.7 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 21
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan PP(B) 1. Kenalpasti kawasan yang akan dilaksanakan Projek
Pengeluaran Akuakultur atas tanah kerajaan atau tanah PP melalui perbincangan atau mesyuarat dalaman :- a. Mesyuarat Biro. b. Mesyuarat Ahli Jemaah Pengarah. c. Mesyuarat Agung Perwakilan.
Buat lawatan ke kawasan yang dikenalpasti. Dapatkan maklumat tambahan bagi menyediakan kertas kerja :- a. Keluasan tanah b. Kemudahan infrastruktur c. Pemilik tanah d. Peta lokasi
Seperti contoh di Lampiran 1.
PP(B) 2. Sediakan kertas kerja projek dengan menyatakan maklumat yang lengkap seperti contoh di Lampiran 2 untuk dibentangkan dalam Mesyuarat AJP.
PB 3. Bentang kertas kerja projek untuk diperaku dalam Mesyuarat. AJP.
PB 4. Kemukakan kertas kerja projek dan Lampiran G seperti contoh di Lampiran 3 yang lengkap ke LPP Negeri untuk sokongan.
LPP Negeri,
PB 5. Terima kelulusan permohonan secara geran.
LPP Negeri 6. Sediakan spesifikasi dan buat perolehan.
P.AJP 7. Menerima dan menandatangani dokumen penerimaan projek.
PP(B) 8. Melakukan pemantauan projek dari semasa ke semasa.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 21
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Minit Mesyuarat 7 tahun Pejabat PP
2. Kertas Kerja Projek 7 tahun Pejabat PP
3. Lampiran G 7 tahun Pejabat PP
4. Surat kelulusan projek 7 tahun Pejabat PP
5. Dokumen perolehan 7 tahun Pejabat PP
6. Sijil Penerimaan Projek 7 tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 21
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PP(B)
PP(B)
PB
PB
LPP Negeri,
PB
LPP Negeri
P.AJP
PP(B)
Kenalpasti kawasan projek Sedia kertas kerja projek Bentang kertas kerja dalam mesyuarat AJP untuk perakuan Kemukakan kertas kerja ke LPP Negeri untuk sokongan Terimaan kelulusan Proses perolehan Penerimaan projek Pemantauan projek
PB
PB
AJP
LPP Negeri
LPP KL
PP
LPP KL/
LPP Negeri
LPP KL/
LPP Negeri
Mula
1
2
Tidak
3
7
8
6
Tamat
Ya
Tidak Ya
5
4
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 21
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara 1 Checklist/ Semakan Permohonan Tanah Kerajaan
2 Format Kertas Kerja
3 Format Lampiran G
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 21
Lampiran 2
FORMAT KERTAS KERJA PROJEK 1. LATARBELAKANG PEMOHON
Bahagian ini menerangkan latarbelakang pemohon yang akan melaksanakan
projek yang dicadangkan tersebut serta aktiviti-aktiviti semasa yang
dijalankannya.
2. LATARBELAKANG PROJEK
Menyediakan satu latarbelakang ringkas mengenai cadangan projek
termasuklah pengalaman dalam projek tersebut serta keadaan semasa. Ia juga
menerangkan potensi dan halangan pembangunan projek.
3. OBJEKTIF PROJEK
Menyatakan dengan jelas apa tujuan projek ini dan apa yang hendak dicapai
melalui perlaksanaannya. Adalah lebih baik jika objektif ini dapat dinyatakan
dalam sebutan kuantiti yang tepat. Objektif ini meliputi objektif umum dan
objektif khusus.
4. PENJELASAN PROJEK
i. Aspek Fizikal Teknikal Projek menjelaskan cara terperinci aspek berikut :
a) Lokasi projek
b) Keluasan saiz
c) Status tanah/hakmilik
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 21
d) Kesesuaian tanah/tapakprojek termasuk kebenaran pihak-pihak
berkuasa (jika perlu)
e) Kerja pembangunan yang diperlukan termasuk :
(i) Persediaan ke atas tapak projek
(ii) Infrastruktur
(iii) Peralatan-peralatan
f) Keperluan tenaga buruh dan keupayaan memperolehinya
g) Sumber pembekal
h) Jadual perlaksanaan
i) Kemudahan sediada/yang dimiliki
ii. Pemasaran
Menjelaskan tentang struktur pemasaran jangkaan hasil dan harga yang
akan diperolehi dalam penentuan daya maju sesuatu projek.
a) Jangkaan tarikh pengeluaran hasil
b) Anggaran keluaran harga jualan dan jumlah pendapatan yang
dijangkakan
c) Pembeli dan cari jualan samada berkontrak atau tidak
5. ORGANISASI DAN PENGURUSAN
Merangka organisasi projek dengan struktur pengurusannya bagi menjamin
kejayaan projek. Penagalaman dan pengetahuan anggota pengurusan dalam
projek yang dimohon.
a) Kakitangan yang diperlukan
b) Pengalaman dan pengetahuan kakitangan
c) Peserta-peserta terlibat dan bilangannya
d) Struktur pengurusan projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 21
6. ASPEK KEWANGAN Bahagian ini menentukan daya maju projek yang dipohon. Semua kos yang
terlibat dinyatakan cara terperinci dan jumlah kos projek.
Bahagian ini juga menunjukkan jumlah bantuan yang diperlukan dan modal
sendiri yang akan digunakan untuk menjayakan projek tersebut. Perkara yang
perlu dinyatakan dengan jelas ialah :
a) Kos projek secara terperinci termasuk komponen yang diperlukan
b) Kos tetap dan kos berubah
c) Anggaran pendapatan projek
d) Viabiliti projek samada ianya yang ekonomik dan menghasilkan
pendapatan yang memuaskan
e) Modal diperlukan termasuk :
(i) Geran
(ii) Modal sendiri
(iii) Pinjaman nyatakan institusi terlibat dan tindakan yang telah
diambil
f) Aliran tunai projek
g) Kedudukan kewangan PP – Lampirkan kunci kira-kira terakhir (beraudit)
7. JUSTIFIKASI PROJEK, FAEDAH DAN RISIKO
Menjelaskan kaedah yang akan diperolehi dari projek ini. Nyatakan juga jika
ada risiko yang akan dihadapi oleh projek.
a) Faedah ekonomi
b) Faedah social
c) Masalah yang mungkin dihadapi dan cadangan penyelesaian
8. KESIMPULAN
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 21
Lampiran 3
LAMPIRAN G
PERMOHONAN PROJEK PEMBANGUNAN LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG TAHUN 20XX
1. Program :
2. Sub Projek :
3. Nama Projek :
4. Status Projek :
5. Nama Pertubuhan Peladang :
6. Negeri :
7. Objektif Projek (Senaraikan secara ringkas 3 objektif utama projek ) :
7.1
7.2
7.3
8. Lokasi Projek :
8.1 Kampung :
8.2 Mukim :
8.3 Daerah :
9. Saiz Projek (Hektar/Unit/Ekar/Kapasiti) :
9.1 Luas Kawasan Projek :
9.2 Luas Kawasan Dimajukan
:
9.3 Saiz Ternakan/Ternakair/Kilang :
10. Tarikh/Projek Dimulakan :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 21
11. Status Tanah dan Kelulusan :
11.1 Hakmilik :
11.2 Kelulusaan meggunakan tapak projek :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.3 Kebenaran – kebenaran pihak berkenaan (Jika diperlukan) :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.4 Keadaan Tanah
Sekarang :
11.5 Kemudahan Sediada :
11.6 Kesesuaian
Tanah/Tapak :
11.7 Lain-lain :
12. Kaedah / Anggota Pengurusan / Pelaksanaan Projek (Nyatakan kaedah / model
pengurusan projek ) :
a) Kaedah ( Korporat , usahasama dengan swasta atau usahawan, agihan
pendapatan ……)
b)
Jawatan / Anggota
Bilangan Gaji / Emolumen (RM)
Sepenuh / Separuh Masa
13. Jadual Pelaksanaan :
-
-
-
-
-
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 21
-
14. Kos Projek (Nyatakan kerja-kerja dan kos terlibat secara terperinci ) :
Kos Pembangunan RM -
-
-
-
Jumlah
Kos Operasi RM -
-
-
-
Jumlah
15. Modal Diperlukan (Berdasarkan kepada Aliran Wang Tunai Projek ) :
16. Pembiayaan Modal :
16.1 Peruntukan Geran : RM
16.2 Modal Sendiri : RM
16.3 Pinjaman : RM
16.2 Nama Institusi Pemberi Pinjam :
17. Pemasaran Hasil :
17.1 Jangkaan Tarikh Pengeluaran :
17.2 Anggaran Hasil :
17.3 Anggaran Harga :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 21
17.4 Kaedah Pemasaran : Pasaran Sendiri / Kotrak Farming (FAMA)
18. Dayamaju Projek
18.1 Untung Rugi Projek :
i) Jumlah Pendapatan : RM
ii) Jumlah Perbelanjaan : RM
iii) Untung / Rugi : RM
iv) Kadar Keuntungan :
18.2 Kadar Pulangan Dalaman (IRR) :
18.3 Kadar Pulangan Pelaburan (ROI) :
19. Impak Projek
19.1 Bilangan Ahli Mendapat Faedah :
19.2 Pendapatan Kepada Peserta :
19.3 Peratus Sumbangan Projek Kepada Perniagaan PP :
19.4 Impak Lain :
20. Penjelasan Ringkas Mengenai Projek ( Faedah dan Justifikasi ) :
-
-
-
-
-
21. Permohonan Ini Disertakan Dengan :
i) Kertas Kerja Projek Yang Lengkap
ii) Salinan Kunci Kira – kira yang terakhir / Kedudukan Kewangan yang
terakhir
iii) Salinan Kelulusan / Kebenaran Pihak Berkuasa (jika berkaitan)
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 05
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 21
Haribulan : ………………………… ( Pengurus Besar ) Pertubuhan Peladang Kawasan ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah LPP Negeri : Haribulan : ………………………… ( Pengarah ) Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah Bahagian : Kelulusan / Penolakan : …………………………………………………………………………………………………………………….. Haribulan : ………………………… ( Pengerusi JawatanKuasa Pelaksanaan dan Pemantauan )
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 21
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nik Mohd Shaharil bin Nik Md. Hashim Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Pengeluaran Ladang Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PERANCANGAN PELAKSANAAN PROJEK PENGELUARAN BENIH BERKUALITI
PERTUBUHAN PELADANG (PP)
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 21
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Benih Berkualiti Pertubuhan Peladang dapat dijalankan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Perancangan Pelaksanaan Projek Pengeluaran Benih Berkualiti Pertubuhan Peladang.
3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109) 3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983 3.3 Arahan dan Pekeliling Pendaftar 3.4 Perlembagaan PP 3.5 Kanun Tanah Negara 3.6 Akta Pekerjaan
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 21
4.0 DEFINISI 4.1 Perancangan Projek
Proses perancangan menentukan kawasan untuk dijadikan Projek Pengeluaran Benih Berkualiti Pertubuhan Peladang dan menentukan pembiayaan bagi melaksanakan projek.
4.2 Pengeluaran Benih Berkualiti Pertubuhan Peladang Ialah satu model pengurusan ternakan akuakultur di mana Pertubuhan Peladang akan menguruskan projek tersebut secara beberapa kaedah perlaksanaan iaitu projek korporat dan projek usahasama Pertubuhan Peladang.
4.3 Projek Korporat Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang di mana tapak/ tanah projek adalah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Pembahagian keuntungan adalah 75% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
4.4 Projek Usahasama Ialah satu kaedah perlaksanaan projek pembangunan oleh Pertubuhan Peladang berusahasama dengan ahli atau berusahasama dengan swasta. Tapak/ tanah projek hendaklah milik Pertubuhan Peladang atau yang disewa/ dipajak oleh Pertubuhan Peladang. Projek dilaksanakan secara usahasama di mana kepentingan Pertubuhan Peladang hendaklah tidak kurang 50% selepas ditolak daripada Tabung Projek Pembangunan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 21
5.0 SINGKATAN
5.1 LPP KL - Lembaga Pertubuhan Peladang Kuala Lumpur
5.2 LPP Negeri - Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri
5.3 PP - Pertubuhan Peladang
5.4 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.5 P.AJP - Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah
5.6 PB - Pengurus Besar
5.7 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 21
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan PP(B) 1. Kenalpasti kawasan yang akan dilaksanakan Projek
Pengeluaran Benih Berkualiti PP atas tanah kerajaan atau tanah PP melalui perbincangan atau mesyuarat dalaman :-
a. Mesyuarat Biro. b. Mesyuarat Ahli Jemaah Pengarah. c. Mesyuarat Agung Perwakilan.
Buat lawatan ke kawasan yang dikenalpasti. Dapatkan maklumat tambahan bagi menyediakan kertas kerja :-
a. Keluasan tanah b. Kemudahan infrastruktur c. Pemilik tanah d. Peta lokasi
Seperti contoh di Lampiran 1.
PP(B) 2. Sediakan kertas kerja projek dengan menyatakan maklumat yang lengkap seperti contoh di Lampiran 2 untuk dibentangkan dalam Mesyuarat AJP.
PB 3. Bentang kertas kerja projek untuk diperaku dalam Mesyuarat. AJP.
PB 4. Kemukakan kertas kerja projek dan Lampiran G seperti contoh di Lampiran 3 yang lengkap ke LPP Negeri untuk sokongan.
LPP Negeri,
PB 5. Terima kelulusan permohonan secara geran.
LPP Negeri 6. Sediakan spesifikasi dan buat perolehan.
P.AJP 7. Menerima dan menandatangani dokumen penerimaan projek.
PP(B) 8. Melakukan pemantauan projek dari semasa ke semasa.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 21
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Minit Mesyuarat 7 tahun Pejabat PP
2. Kertas Kerja Projek 7 tahun Pejabat PP
3. Lampiran G 7 tahun Pejabat PP
4. Surat kelulusan projek 7 tahun Pejabat PP
5. Dokumen perolehan 7 tahun Pejabat PP
6. Sijil Penerimaan Projek 7 tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 21
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PP(B)
PP(B)
PB
PB
LPP Negeri,
PB
LPP Negeri
P.AJP
PP(B)
Kenalpasti kawasan projek Sedia kertas kerja projek Bentang kertas kerja dalam mesyuarat AJP untuk perakuan Kemukakan kertas kerja ke LPP Negeri untuk sokongan Terimaan kelulusan Proses perolehan Penerimaan projek Pemantauan projek
PP(B)
PB
AJP
LPP Negeri
LPP KL
PP
LPP KL/
LPP Negeri
LPP KL/
LPP Negeri
Mula
1
2
Tidak
3
7
8
6
Tamat
Ya
Tidak Ya
5
4
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 21
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara 1 Checklist/ Semakan Permohonan Tanah Kerajaan
2 Format Kertas Kerja
3 Format Lampiran G
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 21
Lampiran 2
FORMAT KERTAS KERJA PROJEK 1. LATARBELAKANG PEMOHON
Bahagian ini menerangkan latarbelakang pemohon yang akan melaksanakan
projek yang dicadangkan tersebut serta aktiviti-aktiviti semasa yang
dijalankannya.
2. LATARBELAKANG PROJEK
Menyediakan satu latarbelakang ringkas mengenai cadangan projek
termasuklah pengalaman dalam projek tersebut serta keadaan semasa. Ia juga
menerangkan potensi dan halangan pembangunan projek.
3. OBJEKTIF PROJEK
Menyatakan dengan jelas apa tujuan projek ini dan apa yang hendak dicapai
melalui perlaksanaannya. Adalah lebih baik jika objektif ini dapat dinyatakan
dalam sebutan kuantiti yang tepat. Objektif ini meliputi objektif umum dan
objektif khusus.
4. PENJELASAN PROJEK
i. Aspek Fizikal Teknikal Projek menjelaskan cara terperinci aspek berikut :
a) Lokasi projek
b) Keluasan saiz
c) Status tanah/hakmilik
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 21
d) Kesesuaian tanah/tapakprojek termasuk kebenaran pihak-pihak
berkuasa (jika perlu)
e) Kerja pembangunan yang diperlukan termasuk :
(i) Persediaan ke atas tapak projek
(ii) Infrastruktur
(iii) Peralatan-peralatan
f) Keperluan tenaga buruh dan keupayaan memperolehinya
g) Sumber pembekal
h) Jadual perlaksanaan
i) Kemudahan sediada/yang dimiliki
ii. Pemasaran
Menjelaskan tentang struktur pemasaran jangkaan hasil dan harga yang
akan diperolehi dalam penentuan daya maju sesuatu projek.
a) Jangkaan tarikh pengeluaran hasil
b) Anggaran keluaran harga jualan dan jumlah pendapatan yang
dijangkakan
c) Pembeli dan cari jualan samada berkontrak atau tidak
5. ORGANISASI DAN PENGURUSAN
Merangka organisasi projek dengan struktur pengurusannya bagi menjamin
kejayaan projek. Penagalaman dan pengetahuan anggota pengurusan dalam
projek yang dimohon.
a) Kakitangan yang diperlukan
b) Pengalaman dan pengetahuan kakitangan
c) Peserta-peserta terlibat dan bilangannya
d) Struktur pengurusan projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 21
6. ASPEK KEWANGAN Bahagian ini menentukan daya maju projek yang dipohon. Semua kos yang
terlibat dinyatakan cara terperinci dan jumlah kos projek.
Bahagian ini juga menunjukkan jumlah bantuan yang diperlukan dan modal
sendiri yang akan digunakan untuk menjayakan projek tersebut. Perkara yang
perlu dinyatakan dengan jelas ialah :
a) Kos projek secara terperinci termasuk komponen yang diperlukan
b) Kos tetap dan kos berubah
c) Anggaran pendapatan projek
d) Viabiliti projek samada ianya yang ekonomik dan menghasilkan
pendapatan yang memuaskan
e) Modal diperlukan termasuk :
(i) Geran
(ii) Modal sendiri
(iii) Pinjaman nyatakan institusi terlibat dan tindakan yang telah
diambil
f) Aliran tunai projek
g) Kedudukan kewangan PP – Lampirkan kunci kira-kira terakhir (beraudit)
7. JUSTIFIKASI PROJEK, FAEDAH DAN RISIKO Menjelaskan kaedah yang akan diperolehi dari projek ini. Nyatakan juga jika
ada risiko yang akan dihadapi oleh projek.
a) Faedah ekonomi
b) Faedah social
c) Masalah yang mungkin dihadapi dan cadangan penyelesaian
8. KESIMPULAN
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 21
Lampiran 3
LAMPIRAN G
PERMOHONAN PROJEK PEMBANGUNAN LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG TAHUN 20XX
1. Program :
2. Sub Projek :
3. Nama Projek :
4. Status Projek :
5. Nama Pertubuhan Peladang :
6. Negeri :
7. Objektif Projek (Senaraikan secara ringkas 3 objektif utama projek ) :
7.1
7.2
7.3
8. Lokasi Projek :
8.1 Kampung :
8.2 Mukim :
8.3 Daerah :
9. Saiz Projek (Hektar/Unit/Ekar/Kapasiti) :
9.1 Luas Kawasan Projek :
9.2 Luas Kawasan Dimajukan
:
9.3 Saiz Ternakan/Ternakair/Kilang :
10. Tarikh/Projek Dimulakan :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 21
11. Status Tanah dan Kelulusan :
11.1 Hakmilik :
11.2 Kelulusaan meggunakan tapak projek :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.3 Kebenaran – kebenaran pihak berkenaan (Jika diperlukan) :
( Sertakan salinan surat berkenaan )
11.4 Keadaan Tanah
Sekarang :
11.5 Kemudahan Sediada :
11.6 Kesesuaian
Tanah/Tapak :
11.7 Lain-lain :
12. Kaedah / Anggota Pengurusan / Pelaksanaan Projek (Nyatakan kaedah / model
pengurusan projek ) :
a) Kaedah ( Korporat , usahasama dengan swasta atau usahawan, agihan
pendapatan ……)
b)
Jawatan / Anggota
Bilangan Gaji / Emolumen (RM)
Sepenuh / Separuh Masa
13. Jadual Pelaksanaan :
-
-
-
-
-
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 21
-
14. Kos Projek (Nyatakan kerja-kerja dan kos terlibat secara terperinci ) :
Kos Pembangunan RM -
-
-
-
Jumlah
Kos Operasi RM -
-
-
-
Jumlah
15. Modal Diperlukan (Berdasarkan kepada Aliran Wang Tunai Projek ) :
16. Pembiayaan Modal :
16.1 Peruntukan Geran : RM
16.2 Modal Sendiri : RM
16.3 Pinjaman : RM
16.2 Nama Institusi Pemberi Pinjam :
17. Pemasaran Hasil :
17.1 Jangkaan Tarikh Pengeluaran :
17.2 Anggaran Hasil :
17.3 Anggaran Harga :
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 21
17.4 Kaedah Pemasaran : Pasaran Sendiri / Kotrak Farming (FAMA)
18. Dayamaju Projek
18.1 Untung Rugi Projek :
i) Jumlah Pendapatan : RM
ii) Jumlah Perbelanjaan : RM
iii) Untung / Rugi : RM
iv) Kadar Keuntungan :
18.2 Kadar Pulangan Dalaman (IRR) :
18.3 Kadar Pulangan Pelaburan (ROI) :
19. Impak Projek
19.1 Bilangan Ahli Mendapat Faedah :
19.2 Pendapatan Kepada Peserta :
19.3 Peratus Sumbangan Projek Kepada Perniagaan PP :
19.4 Impak Lain :
20. Penjelasan Ringkas Mengenai Projek ( Faedah dan Justifikasi ) :
-
-
-
-
-
21. Permohonan Ini Disertakan Dengan :
i) Kertas Kerja Projek Yang Lengkap
ii) Salinan Kunci Kira – kira yang terakhir / Kedudukan Kewangan yang
terakhir
iii) Salinan Kelulusan / Kebenaran Pihak Berkuasa (jika berkaitan)
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 06
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 21
Haribulan : ………………………… ( Pengurus Besar ) Pertubuhan Peladang Kawasan ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah LPP Negeri : Haribulan : ………………………… ( Pengarah ) Lembaga Pertubuhan Peladang Negeri ………………… Ulasan dan Perakuan Pengerah Bahagian : Kelulusan / Penolakan : …………………………………………………………………………………………………………………….. Haribulan : ………………………… ( Pengerusi JawatanKuasa Pelaksanaan dan Pemantauan )
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 18
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nik Mohd Shaharil bin Nik Md. Hashim Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Pengeluaran Ladang Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/ NEGERI/ KEBANGSAAN
KAEDAH TABUNG PROJEK PEMBANGUNAN (TANAMAN, TERNAKAN AKUAKULTUR, PUSAT
KHIDMAT SOKONGAN DAN PUSAT PEMPROSESAN INDUSTRI ASAS TANI)
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 18
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan aktiviti mengumpul dana dan sumbangan-sumbangan lain untuk membiayai pembesaran, penambahbaikan dan penyelenggaraan serta menaik taraf projek-projek pembangunan dapat dijalankan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Tabung Projek Pembangunan berdasarkan keperluan PP serta menepati garis panduan yang ditetapkan oleh Lembaga Pertubuhan Peladang.
3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109) 3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Perlembagaan PP
3.4 Arahan Pendaftar Pertubuhan Peladang Bilangan 3 Tahun 2015
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 18
4.0 DEFINISI Tabung Projek Pembangunan Pertubuhan Peladang diwujudkan bertujuan mengumpul dana dan sumbangan-sumbangan lain untuk membiayai pembesaran, penambahbaikan dan penyelenggaraan serta menaiktaraf projek-projek pembangunan bagi meningkatkan serta menyokong pengeluaran bahan makanan asas negara.
5.0 SINGKATAN
5.1 LPP - Lembaga Pertubuhan Peladang
5.2 PP - Pertubuhan Peladang
5.3 TPP - Tabung Projek Pembangunan
5.4 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.5 PB - Pengurus Besar
5.6 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
5.7 JKTPP - Jawatankuasa Tabung Projek Pembangunan
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 18
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
PP(B) 1. Membuat permohonan dan menyediakan kertas kerja merangkumi dayamaju projek tersebut, cadangan kaedah serta jadual perlaksanaan, aspek kewangan dan jangkaan keuntungan.
PB 2. Menyemak permohonan dan kertas kerja.
PB/ PP(B) 3. Membuat pemeriksaan keatas tapak projek samada sesuai atau tidak.
PB 4. Menyediakan kertas perakuan pemohon untuk dibentangkan ke Mesyuarat JKTPP.
JKTPP 5. Memperakukan/ meluluskan permohonan melalui keputusan mesyuarat JKTPP.
JKTPP 6. Mengemukakan permohonan ke Mesyuarat AJP jika melebihi had kuasa (bergantung kepada Pertubuhan Peladang).
AJP 7. Memperakukan/ meluluskan permohonan melalui keputusan mesyuarat AJP.
PB 8. Mengeluarkan surat tawaran kepada pengusaha projek samada setuju atau tidak.
PB/ PP(B) 9. Merancang, melaksana, menyelia dan memantau projek tersebut. Menyimpan rekod-rekod kewangan yang berkaitan dengan projek tersebut.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 18
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Baucer Bayaran 7 tahun Pejabat PP
2. Baucer Journal 7 tahun Pejabat PP
3. Akaun Tabung 7 tahun Pejabat PP
4. Dokumen Perjanjian antara Pertubuhan Peladang dan Pengusaha Projek
7 tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 18
8.0 CARTA ALIRAN Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PP(B)
PB
PB/ PP(B)
PB
JKTPP
JKTPP
AJP
PB
PB/ PP(B)
Buat permohonan Semak permohonan dan kertas kerja Pemeriksaan ke atas tapak projek Sediakan kertas perakuan permohonan Diperakukan atau diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa TPP Dikemukakan kepada Mesyuarat AJP jika melebihi had kuasa Mesyuarat AJP – Keputusan lulus/tolak permohonan projek Tawaran kepada projek Pelaksanaan/ pemantauan projek
PB
PP(B)
PP(B)
PB
AJP
AJP
PP(B)
PP(B)
PP(B)
Mula
1
2
3
Tidak Lulus
5
9
8
6
4
7
Tamat
Lulus
Tidak lulus
Lulus
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 18
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara 1 Tatacara Perakaunan Tabung Projek Pembangunan
2 Dokumen Perjanjian
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 18
Lampiran 1
TATACARA PERAKAUNAN TABUNG PROJEK PEMBANGUNAN
1. TATACARA PERAKAUNAN
1.1 Menerima pakai tatacara perakauanan yang digariskan dalam Pekeliling Ketua Pengarah Bilangan 1 Tahun 2006 : Tatacara Perakaunan, Penerimaan, Penyerahan, Penamatan dan Pelupusan Projek Yang Mendapat Geran Kerajaan.
1.2 Tatacara perakaunan merekod agihan keuntungan bersih tahunan :
a) Sekiranya projek dijalankan secara korporat dan mini estet
i. Mengakaunkan 25% daripada Keuntungan Bersih Projek ke dalam Tabung Projek Pembangunan
Debit Keuntungan Bersih Projek XXX Kredit Tabung Projek Pembangunan XXX
ii. Penggunaan Tabung PRojek Pembangunan
Debit Tabung Projek Pembangunan XXX Kredit Tunai/Bank XXX
b) Sekiranya projek dijalankan secara usahasama, penyata
kewangan yang berasingan perlu disediakan mengikut tatacara perakaunan usahasama yang ditetapkan dalam Manual Perakaunan Tahun 2006. Agihan keuntungan bersih projek direkod seperti berikut :
i. Mengakaunkan 15% daripada Keuntungan Bersih Projek ke
dalam Tabung Projek Pembangunan
Debit Keuntungan Bersih Projek XXX Kredit Tabung Projek Pembangunan XXX
ii. Mengagihkan baki 85% daripada Keuntungan Bersih Projek
kepada rakan usahasama (ahli/usahawan/swasta) mengikut kadar yang dipersetujui dalam perjanjian
Debit Keuntungan Bersih Projek XXX
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 18
Kredit Akaun Semasa – PP (X%) XXX Kredit Akaun Semasa – Rakan Usahasama (X%)
XXX iii. Penggunaan Tabung Projek Pembangunan
Debit Tabung Projek Pembangunan XXX Kredit Tunai/Bank XXX
2. PERSEMBAHAN PENYATA KEWANGAN 2.1 Projek Korporat/Mini Estet
a) Penyata Pendapatan
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN XYZ PENYATA PENDAPATAN PROJEK ............ BAGI
TAHUN KEWANGAN BERAKHIR .............. RM Pendapatan XXX Kurang : Perbelanjaan XXX ___ Keuntungan Bersih Sebelum Peruntukan XXX Kurang : Peruntukan 25% ke dalam Tabung Projek Pembangunan XXX ___ Keuntungan Bersih Selepas Peruntukan XXX ___
b) Kunci Kira-kira
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN XYZ KUNCI KIRA-KIRA BAGI TAHUN KEWANGAN BERAKHIR ..............
RM Kumpulanwang Tertentu XXX Tabung Projek Pembangunan XXX
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 18
2.2 Projek Usahasama
a) Penyata Pendapatan
PROJEK USAHASAMA .............. PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN XYZ
PENYATA PENDAPATAN PROJEK USAHASAMA .................. BAGI TAHUN KEWANGAN BERAKHIR ..............
RM Pendapatan XXX Kurang : Perbelanjaan XXX ___ Keuntungan Bersih Sebelum Peruntukan XXX Kurang : Peruntukan 15% ke dalam Tabung Projek Pembangunan XXX ___ Keuntungan Bersih Selepas Peruntukan XXX Kurang : Agiha Kepada Rakan Usahasama
- PP (X%) XXX - Rakan Usahasama (X%) XXX
___ Keuntungan Bersih Selepas Agihan - ___
b) Kunci Kira-kira
PROJEK USAHASAMA .......... PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN XYZ
KUNCI KIRA-KIRA BAGI TAHUN KEWANGAN BERAKHIR .............. RM Liabiliti Semasa : Akaun Semasa - PP XXX Akaun Semasa - Rakan Usahasama XXX Kumpulanwang Tertentu XXX Tabung Projek Pembangunan
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 18
Lampiran 2
PERJANJIAN USAHASAMA PP …………………….. / AHLI / USAHAWAN / SWASTA
PERJANJIAN INI DIBUAT pada …………………. Haribulan ……………. Tahun ………….
ANTARA
PERTUBUHAN PELADANG …………………………… (No. Pendaftaran : ………………….. ) sebuah Pertubuhan yang ditubuhkan di bawah AKTA PERTUBUHAN PELADANG 1973 (AKTA 109) yang beralamat di …………………………………………………………………………………… (selepas ini disebut “PP” ) di satu pihak
DAN
……………………………………… Nombor kad pengenalan / nombor pendaftaran syarikat* ………………………………….. beralamat …………………………………………………………….. (selepas ini disebut “PENGUSAHA”) di pihak yang satu lagi.
BAHAWASANYA :-
A. PP memiliki sebidang tanah yang dikenali sebagai No. Hakmilik ………………………. Yang beralamat di …………………………… (selepas ini disebut “ Tanah Tersebut”).
B. PENGUSAHA mempunyai kepakaran dan modal yang mencukupi bagi ……………………………………………….
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
12 / 18
C. Kedua-dua pihak bersetuju mengadakan usahasama menjalankan PROJEK …………………………………………………. (selepas ini disebut “Projek tersebut”) tertakluk kepada syarat-syarat dan terma-terma di bawah ini.
DENGAN INI DIPERSETUJUI DAN DISAKSIKAN SEPERTI BERIKUT :-
1. BALASAN
1.1 Sebagai balasan kepada pihak-pihak dalam perjanjian ini dan tertakluk kepada syarat-syarat dan terma-terma dalam perjanjian ini, pembahagian keuntungan bersih yang dipersetujui ialah …………… % milik PP dan …………… % milik PENGUSAHA.
1.2 Pembahagian keuntungan bersih yang boleh diagihkan seperti Fasal 1.1 adalah setelah ditolak sumbangan 25% kepada tabung projek.
1.3 Sekiranya projek tersebut mengalami kerugian maka tiada sebarang agihan seperti Fasal 1.1.
1.4 Sekiranya projek ditamatkan PENGUSAHA tidak berhak untuk menuntut apa-apa peruntukan dari tabung projek.
2. TEMPOH PERJANJIAN 2.1 Perjanjian ini hendaklah berkuatkuasa selama ……………… tahun bermula
pada ……………… sehingga …………………. dan boleh dilanjutkan sehingga suatu tempoh yang dipersetujui bersama oleh kedua-dua pihak.
2.2 PP dan PENGUSAHA bersetuju perjanjian ini akan dikaji (disemak) selepas dua (2) tahun dari tarikh perjanjian ini ditandatangani.
2.3 Perjanjian ini boleh ditamatkan bila-bila masa dengan satu pihak mengemukakan tiga (3) bulan notis kepada pihak yang satu lagi.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
13 / 18
3. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PP PP mengakujanji PENGUSAHA seperti berikut :-
3.1 Menyediakan Kertas Kerja yang antara lain menunjukkan Dayamaju Projek tersebut, cadangan Kaedah serta Jadual Perlaksanaan dan Aspek Kewangan serta Jangkaan Keuntungan.
3.2 Merancang, melaksana, menyelia dan memantau projek tersebut.
3.3 Menyimpan rekod-rekod kewangan yang berkaitan dengan projek tersebut.
4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENGUSAHA PENGUSAHA mengakujanji PP seperti berikut :-
4.1 Menyediakan segala modal operasi yang mencukupi bagi melaksanakan projek tersebut.
4.2 Mengurus dan menyelia projek tersebut dari semasa ke semasa.
4.3 Memaklumkan kepada PP perkembangan projek tersebut dari semasa ke semasa.
4.4 Membenarkan PP atau wakilnya memasuki kawasan projek tersebut pada waktu dan masa yang munasabah bagi tujuan melawat, memeriksa dan menilai perlaksanaan projek tersebut.
4.5 Membenarkan PP atau wakilnya memeriksa rekod-rekod kewangan pada waktu dan masa yang munasabah bagi tujuan menilai rekod perbelanjaan dan pendapatan projek tersebut.
4.6 Membentangkan Laporan Kewangan keseluruhan projek tersebut setelah semua hasil habis dijual atau di atas permintaan PP dari semasa ke semasa.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 18
4.7 Membantu PP dalam mendapatkan runag-ruang pemasaran sekiranya diminta oleh PP.
4.8 Tidak menarik diri dari projek tersebut atau menarik keluar modal operasi yang telah dilaburkan dalam projek tersebut.
4.9 Tidak dengan sengaja mengganggu segala urusan perlaksanaan projek tersebut selagi PP mematuhi perjanjian ini.
5. JAWATANKUASA PENGURUSAN
5.1 Satu Jawatankuasa Pengurusan hendaklah ditubuhkan selewat-lewatnya satu (1) bulan dari tarikh perjanjian ini bagi tujuan menyelia, memantau dan menilai kemajuan projek tersebut dari semasa ke semasa.
5.2 Jawatankuasa di atas hendaklah terdiri dari tiga (3) orang Ahli Jemaah Pengarah PP dan dua (2) orang wakil PENGUSAHA.
a. Pengerusi Jawatankuasa ini hendaklah dari PP.
b. Pengurus Besar hendaklah menjadi Setiausaha Jawatankuasa ini.
c. Jawatankuasa ini hendaklah bermesyuarat pada bila-bila masa mengikut keperluan.
6. AKAUN PROJEK
6.1 Satu Akaun Bank (Semasa) projek tersebut hendaklah dibuka dengan mana-mana Bank berdaftar.
6.2 Tandatangan cek bagi Akaun ini adalah terdiri dari tiga (3) penama iaitu Pengerusi PP, Pengurus Besar PP dan PENGUSAHA.
6.3 PP Hendaklah menguruskan perakaunan projek ini dan menyediakan suatu Laporan Kewangan bulanan bagi projek tersebut.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 18
7. AUDIT Akaun usahasama ini hendaklah diaudit secara berasingan bagi setiap tahun kewangan. Tahun kewangan usahasama ini adalah mengikut tahun kewangan PP bagi setiap tahun.
8. KERUGIAN Kedua-dua pihak bersetuju sekiranya terjadi kerugian akibat kuasa-kuasa atau harga pasaran yang rendah atau perkara-perkara yang tidak terjangka, kerugian hendaklah ditanggung berdasarkan kadar pembahagian keuntungan bersih di Fasal 1.
9. FORCE MAJEURE
Kedua-dua pihak mengakujanji tidak menamakan antara satu sama lain dalam apa-apa tindakan Mahkamah jika berlaku kerugian yang disebabkan oleh bencana alam, peperangan atau force majeure yang menyebabkan kegagalan mana-mana pihak melaksanakan perjanjian ini.
10. PERTIKAIAN
Jika terdapat apa-apa pertikaian dalam melaksanakan perjanjian ini atau fasal-fasal di dalamnya atau yang berkaitan dalam melaksanakan projek tersebut kedua-dua pihak hendaklah menyelesaikannya melalui perundingan. Jika masih gagal diselesaikan, kedua-dua belah pihak hendaklah merujuk kepada penimbangtara di bawah Seksyen 17 Akta Pertubuhan Peladang 1973 ( Akta 109 ).
11. MASA Masa di mana jua disebut dalam perjanjian ini adalah intipati kepada perjanjian ini.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 18
12. NOTIS
Apa-apa notis yang dikehendaki dalam perjanjian ini hendaklah diserahkan kepada pihak masing-masing dan hendaklah dibuat secara bertulis dan diserahkan secara penyerahan kediri atau secara Pos Berdaftar dialamatkan ke alamat masing-masing seperti di permulaan perjanjian ini.
13. CUKAI
Setiap pihak dalam perjanjian ini hendaklah masing-masing bertanggungjawab membayar segala cukai yang kena dibayar dan ditetapkan oleh undang-undang ke atas pendapatan atau keuntungan masing-masing.
14. PERJANJIAN INI BUKAN PERKONGSIAN
Perjanjian ini bukan bertujuan menubuhkan Perkongsian dan tiada apa-apa terma yang bertujuan mewujudkan atau dianggap mewujudkan Perkongsian dalam perjanjian ini. Setiap pihak dalam perjanjian ini bukan wakil atau ejen kepada pihak yang satu lagi.
15. LARANGAN PENYERAHAN HAK
15.1 Setiap pihak dalam perjanjian ini TIDAK BOLEH menyerahhak apa-apa hak atau tanggungjawab masing-masing melainkan dengan kebenaran bertulis pihak yang satu lagi melainkan Penyerahan Hak itu dibuat kepada Anak Syarikat atau kepada Syarikat Pemedagangan yang ditakrifkan dalam Akta Syarikat 1965.
15.2 Jika berlaku Penyerahan Hak yang dibenarkan dalam Fasal 15, Penerima Hak tersebut hendaklah terikat dengan hak dan tanggungjawab Penyerah Hak yang tercatat dalam perjanjian ini.
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 18
16. KOS PERJANJIAN
Kedua-dua pihak hendaklah sama-sama membayar kos duti setem dan lain-lain kos menyediakan perjanjian ini.
17. PERLAKSANAAN SPESIFIK
Setiap pihak berhak mendapatkan remedy bagi perlaksanaan spesifik ke atas satu sama lain yang bertujuan untuk menguatkuasakan hak dan tanggungjawab masing-masing dalam perjanjian ini.
… RUANGAN DI BAWAH INI SENGAJA DIKOSONGKAN …
PROSEDUR KUALITI
PK – PPA – 07
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 18
SEBAGAI MEMPERAKUKAN DAN MENYAKSIKAN perjanjian ini kedua-dua pihak menurunkan tandatangan masing-masing pada tarikh yang tercatat di awal perjanjian ini.
DITANDATANGANI oleh )
Dan bagi pihak PP )
(NAMA : )
Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah
PP …………………………………….
(NAMA : )
Ahli Jemaah Pengarah
PP …………………………………….
(NAMA : )
Ahli Jemaah Pengarah
PP …………………………………….
Dihadapan : )
Nama :
No. KP
DITANDATANGANI oleh )
Dan bagi pihak PENGUSAHA )
Dihadapan : )
Nama :
No. KP : )
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 26
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Haji Rosli Hanar bin Mansor Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Pembangunan Usahawan Peladang
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN RAKYAT TERMISKIN (PPRT)
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 26
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan aktiviti Pengurusan Projek Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Pengurusan Projek Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT).
3.0 RUJUKAN
3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Perlembagaan PP
3.4 Dasar dan Garis Panduan Perlaksanaan Projek Khas PPRT
Korporat 2001
3.5 Pelan Operasi Pengeluaran Tanaman, Ternakan dan Ternakair LPP Negeri Melaka Dalam RM 8.
3.6 Contoh-Contoh Perjanjian Bagi Projek-Projek PPRT. 3.7 Dasar dan Tatacara Perakaunan Projek PPRT Secara Korporat. 3.8. Senarai Daftar Lengkap Peserta PPRT Pejabat Daerah dan
Amanah Ikhtiar Malaysia. 3.9. Pekeliling Khas PPRT
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 26
4.0 DEFINASI
4.1 Peserta
Terdiri daripada mereka yang namanya telah didaftarkan di Pejabat Daerah serta disahkan oleh Amanah Ikhtiar Malaysia (AIM) dengan pendapatan dibawah RM250.00 sebulan seisi rumah dengan tanggungan 5 orang.
4.2 Jawatankuasa Projek PPRT
Terdiri daripada Jabatan/Agensi Kerajaan seperti LPP, PPK AIM, Pejabat Daerah dan lain-lain Jabatan/Agensi yang berkaitan dengan projek yang akan dijalankan.
5 SINGKATAN
5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan/ Negeri 5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.3 KU - Ketua Unit 5.4 P(PPRT) - Pengurus Bahagian PPRT 5.5 PA - Pengurus Akaun 5.6 PPRT - Projek Pembangunan Rakyat Termiskin 5.7 AIM - Amanah Ikhtiar Malaysia 5.8 SPBP - Sistem Perakaunan Berkomputer Peladang
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 26
6 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TanggungJawab Tindakan PB 1. Kenalpasti jenis projek yang akan dilaksanakan melalui
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PP.
P(PPRT)
2. Sediakan maklumat asas projek seperti berikut : (i) Senarai peserta PPRT daripada Pejabat Daerah atau AIM. (ii) Cadangan tapak projek (lokasi dan keluasan).
P(PPRT)
3. Berpandukan maklumat di atas, sediakan kertas kerja cadangan projek seperti format di Lampiran 1 dan serah kepada PB untuk semakan.
PB 4. Semak kertas kerja bagi memastikan ianya lengkap dan
bentang di dalam Mesyuarat AJP.
PB/AJP 5. Bincang dan buat keputusan di atas cadangan projek tersebut dalam mesyuarat AJP.
PB 6. Jika mendapat kelulusan AJP, hantar 5 salinan kertas kerja
kepada Pengarah LPP Negeri untuk sokongan bagi mendapatkan pembiayaan projek.
PB/P(PPRT) 7. Terima kelulusan pembiayaan projek daripada LPP.
Maklum kepada AJP dan bincang dengan P(PPRT) untuk mengambil tindakan selanjutnya.
P(PPRT) 8. Sediakan perkara berikut dalam tempoh satu bulan:
(i) Jadual perlaksanaan projek seperti contoh di Lampiran 2.
(ii) Spesifikasi peralatan mengikut jenis projek untuk dihantar ke LPP Negeri.
(iii) Surat perjanjian antara PPK dengan peserta seperti di Lampiran 3.
P(PPRT) 9. Adakan perjumpaan dengan peserta-peserta projek
untuk : (i) Memberi penerangan mengenai perlaksanaan projek.
(ii) Menandatangani surat perjanjian sebagai persetujuan menyertai projek.
(iii) Mengemaskini maklumat/profail peserta projek.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 26
TanggungJawab Tindakan
P(PPRT) 10. Menerima bekalan peralatan projek daripada pembekal yang dilantik oleh LPP dan pastikan ianya mengikut spesifikasi. Tandatangan Pesanan Kerajaan sebagai pengesahan penerimaan dan serah pada P (A).
PA
11. Rekod senarai peralatan yang diterima kedalam BukuAset Tetap dan SPBP.
P(PPRT) 12. Melaksanakan projek mengikut jadual.
P(PPRT) 13. Membuat lawatan penyeliaan ke tapak projek sekurang-kurangnya sekali seminggu dan laporkan hasil lawatan menggunakan Borang Laporan Lawatan seperti di Lampiran 4.
P(PPRT) 14. Menyediakan laporan prestasi projek seperti Lampiran 5
untuk : (i) Dibentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
PPK setiap bulan. (ii) Dibentang dalam Mesyuarat AJP pada setiap bulan. (iii) Dibentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Projek
setiap 6 bulan. (iv) Dihantar ke LPP Negeri setiap bulan.
P(PPRT) 15. Menyerahkan dokumen urusniaga projek dari masa ke semasa kepada PA untuk direkod berpandukan kepada PK-PU-06.
PA 16. Setelah selesai setiap pusingan projek, menyediakan
Penyata Untung/Rugi Projek dan serah sesalinan kepada P(PPRT) dan PB.
P(PPRT) 17. Menyediakan cadangan agihan keuntungan projek kepada
peserta-peserta projek seperti contoh di Lampiran 6.
PB 18. Membentangkan Penyata Untung/ Rugi Projek dan cadangan agihan keuntungan dalam Mesyuarat AJP untuk kelulusan dan Mesyuarat Jawatankuasa PPRT untuk makluman.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 26
Tanggungjawab Tindakan
P(PPRT) 19. Menyediakan senarai agihan keuntungan kepada peserta-peserta projek dan baucer bayaran. Maklumkan kepada peserta supaya datang ke pejabat PP untuk mengambil bayaran dalam masa satu bulan.
P(PPRT) 20. Menyerahkan baucer bayaran kepada Juruwang untuk
dibuat bayaran berpandukan kepada PK-PA-03.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 26
7.0 REKOD Bil Rekod Jangkamasa
Simpanan Lokasi
1. Kertas Kerja Cadangan Projek
7 Tahun Pejabat PP
2. Surat Kelulusan Pembiayaan Projek Daripada LPP.
7 Tahun Pejabat PP
3. Jadual Perlaksanaan Projek
7 Tahun Pejabat PP
4. Surat Perjanjian antara PP dengan peserta.
7 Tahun Pejabat PP
5. Pesanan Kerajaan
7 Tahun Pejabat PP
6. Buku Aset Tetap
Sepanjang Masa Pejabat PP
7. Laporan Lawatan Penyeliaan
7 Tahun Pejabat PP
8. Laporan Prestasi Projek
7 Tahun Pejabat PP
9. Penyata Untung/Rugi Projek
7 Tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 26
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
P(PPRT)
P(PPRT)
PB
PB/AJP
PB
PB/P(PPRT)
P(PPRT)
P(PPRT)
Kenalpasti projek Dapatkan maklumat mengenai golongan rakyat termiskin Sediakan kertas kerja cadangan projek Semak kertas kerja Bincang dalam Mesyuarat AJP Kemukakan ke LPP Negeri untuk sokongan Terima kelulusan Sediakan dokumen – dokumen projek dan perjanjian Adakan perjumpaan dengan peserta projek untuk penerangan
P(PPRT)
PB
PB
P(PPRT)
AJP
P(PPRT)
PB
PB
PB
Mula
1
2
8
4
3
6
7
Lulus Tidak
5
9
A
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 26
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
P(PPRT)
PA
P(PPRT)
P(PPRT)
P(PPRT)
P(PPRT)
PA
P(PPRT)
Terima bekalan peralatan Rekod dalam buku aset tetap Laksanakan projek Buat lawatan penyeliaan ke tapak Sediakan laporan prestasi projek Serah dokumen urusniaga projek kepada PA Sediakan Penyata Untung/Rugi Projek Sediakan cadangan agihan keuntungan projek
PB
PB
PB
PB
PB
PB
PB
PB
A
10
11
12
13
14
15
16
B
17
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 26
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
P(PPRT)
P(PPRT)
Bentang Penyata Untung Rugi Projek Sediakan senarai agihan keuntungan kepada peserta projek Serah baucer bayaran kepada Juruwang untuk bayaran
P(PPRT)
PB
PB
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara 1 Format Kertas Kerja Projek
2 Jadual Perlaksanaan Projek
3 Surat Perjanjian antara PP dengan Peserta
4 Borang Laporan Lawatan Penyeliaan
5 Laporan Prestasi Projek (contoh Projek Sayuran Hidrofonik)
Selesai
18
B
19
20
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 54
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Haji Rosli Hanar bin Mansor Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Pembangunan Usahawan Peladang
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN MANUSIA ASAS KOMODITI (PMAK)
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 54
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan aktiviti Pengurusan Projek Pembangunan Manusia Asas Komoditi (PMAK) dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan aktiviti Pengurusan Projek Pembangunan Manusia Asas Komoditi (PMAK).
3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Perlembagaan PP
3.4 Dasar dan Rangka Kerja PMAK
3.5 Garis Panduan Perlaksanaan Projek PMAK
3.6 Pelan Operasi Pengeluaran Tanaman, Ternakan dan Ternakair Negeri Melaka Dalam RM 8
3.7 Kaedah Perlaksanaan Projek PMAK
4.0 DEFINASI 4.1 Peserta Terdiri daripada mereka yang namanya telah ditentukan Oleh PPK. 4.2 Jawatankuasa Projek PMAK
Terdiri daripada Jabatan/ Agensi Kerajaan seperti LPP, PPK, AIM, Pejabat Daerah dan lain-lain Jabatan/ Agensi yang berkaitan dengan projek yang akan dijalankan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 54
5.0 SINGKATAN 5.1 PP - Pertubuhan Peladang 5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.3 PB - Pengurus Besar 5.4 P(PMAK) - Pengurus Projek PMAK 5.5 PA - Pengurus Bahagian Kewangan 5.6 SPBP - Sistem Perakaunan Berkomputer Peladang.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 54
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan PB 1. Bincang dan kenalpasti jenis Projek yang akan
dilaksanakan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PP.
P(PMAK)
2. Dapatkan maklumat asas projek seperti berikut : i. Senarai peserta ii. Cadangan tapak projek ( lokasi dan keluasan )
PB 3. Berpandukan maklumat di atas, sediakan kertas kerja cadangan projek seperti format di Lampiran 1 dan serah kepada PB untuk semakan.
PB 4. Semak kertas kerja bagi memastikan ianya lengkap dan
bentang di dalam Mesyuarat AJP.
PB 5. Jika mendapat kelulusan AJP, hantar 5 salinan kertas kerja kepada Pengarah LPP Negeri untuk sokongan bagi mendapatkan pembiayaan projek.
PB 6. Terima kelulusan pembiayaan projek daripada LPP,
maklum kepada AJP dan bincang dengan P(PMAK) untuk mengambil tindakan selanjutnya.
P(PMAK) 7. Sediakan perkara berikut dalam tempoh satu bulan;
i. Jadual perlaksanaan projek seperti contoh di Lampiran 2. ii. Spesifikasi peralatan mengikut jenis projek untuk dihantar ke LPP Negeri. iii. Surat Perjanjian antara PPK dengan peserta seperti di Lampiran 3.
PB
8. Adakan perjumpaan dengan peserta-peserta projek untuk : i. Memberi penerangan mengenai perlaksanaan projek. ii.Menandatangani surat perjanjian sebagai persetujuan
menyertai projek. iii.Mengemaskini maklumat/profail peserta projek.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 54
Tanggungjawab Tindakan
PB 9. Terima bekalan peralatan projek daripada pembekal yang dilantik oleh LPP dan pastikan ianya mengikut spesifikasi. Tandatangan Pesanan Kerajaan sebagai pengesahan penerimaan dan serah pada PA.
PA 10. Rekod senarai peralatan yang diterima ke dalam Buku
Aset Tetap dan SPBP.
P(PMAK) 11. Laksanakan projek mengikut jadual.
P(PMAK) 12. Buat lawatan penyeliaan ke tapak projek sekurang-kurangnya sekali seminggu dan laporkan hasil lawatan menggunakan Borang Laporan Lawatan seperti di Lampiran 4.
P(PMAK) 13. Sediakan Laporan Prestasi Projek seperti Lampiran 5
untuk : i. Dibentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan PPK setiap bulan. ii. Dibentang dalam Mesyuarat AJP pada setiap
bulan. iii. Dibentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Projek
setiap 6 bulan. iv. Dihantar ke LPP Negeri setiap bulan.
P(PMAK) 14. Serah dokumen urusniaga projek dari masa ke semasa
kepada PA untuk direkod berpandukan kepada PK-PU-06.
PA 15. Setelah selesai setiap pusingan projek, sediakan Penyata Untung/Rugi Projek dan serah sesalinan kepada PP dan PB.
P(PMAK) 16. Sediakan cadangan agihan keuntungan projek kepada
peserta-peserta projek.
PB 17. Bentang Penyata Untung/Rugi Projek dan cadangan agihan keuntungan dalam Mesyuarat AJP untuk kelulusan dan Mesyuarat Jawatankuasa PPRT untuk makluman.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 54
Tanggungjawab Tindakan
P(PMAK) 18. Sediakan senarai agihan keuntungan kepada peserta-peserta projek dan baucer bayaran. Maklumkan kepada peserta supaya datang ke pejabat PP untuk mengambil bayaran dalam masa satu bulan.
P(PMAK) 19. Serah baucer bayaran kepada PA untuk dibuat bayaran
kepada peserta.
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 54
7.0 REKOD
Bil Rekod Jangkamasa Simpanan
Lokasi
1. Kertas kerja Cadangan Projek
7 Tahun
Pejabat PP
2. Surat Kelulusan Pembiayaan Projek Daripada LPP
7 Tahun Pejabat PP
3. Jadual perlaksanaan Projek
7 Tahun Pejabat PP
4. Surat Perjanjian antara PP dengan peserta
7 Tahun Pejabat PP
5. Pesanan Kerajaan
7 Tahun Pejabat PP
6. Buku Aset Tetap
7 Tahun Pejabat PP
7. Laporan Lawatan Penyeliaan
7 Tahun Pejabat PP
8. Laporan Prestasi Projek
7 Tahun Pejabat PP
9. Penyata Untung/Rugi Projek
7 Tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 54
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
P(PMAK)
PB
PB
PB
PB
P(PMAK)
PB
PB
Kenalpasti projek Dapatkan maklumat asas projek yang dikenalpasti Sediakan kertas kerja Semak dan bentang dalam mesyuarat AJP Bincang dalam Mesyuarat AJP Kemukakan ke LPP Negeri untuk sokongan Sediakan jadual pelaksanaan projek dan surat perjanjian Adakan perjumpaan dengan peserta projek Terima bekalan peralatan projek
P(PMAK)
AJP
P(PMAK)
AJP
Mula
1
2
8
4
3
6
7
Lulus Tidak
5
9
A
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 54
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PA
P(PMAK)
P(PMAK)
P(PMAK)
P(PMAK)
PA
P(PMAK)
PB
P(PMAK)
P(PMAK)
Rekod dalam buku aset tetap SPBP Laksanakan projek Lawatan penyeliaan Sediakan laporan prestasi projek Serah dokumen urusniaga projek kepada PB Sediakan penyata untung rugi projek Cadangan agihkan keuntungan projek kepada peserta Bentang dalam Mesyuarat AJP Sediakan senarai agihan keuntungan kepada peserta Serah baucar bayaran kepada PA untuk pembayaran
Tamat
A
10
11
12
13
14
15
16
18
17
19
PROSEDUR KUALITI
PK – PU – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 54
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara 1 Kertas Kerja Cadangan Projek
2 Jadual Perlaksanaan Projek
3 Surat Perjanjian antara PP dengan Peserta
4 Borang Laporan Lawatan Penyeliaan
5 Laporan Prestasi Projek
top related