PENAGIHAN LAYANAN JASA KONSULTAN DAN NON …
Post on 02-Dec-2021
12 Views
Preview:
Transcript
PANDUAN PROSES PEMBAYARAN
PENAGIHAN LAYANAN JASA KONSULTAN DAN NON KONSULTAN
PROGRAM KOTA TANPA KUMUH (KOTAKU)TAHUN 2018
ProgramKOTAKU|PanduanProsesPembayaranPekerjaanLayananJasaKonsultandanNonKonsultan i
PANDUANPROSESPEMBAYARANPEKERJAANLAYANANJASAKONSULTANDANNONKONSULTANNATIONALSLUMUPGRADINGPROGRAM(NSUP)
Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan Program Kotaku iii
KATA PENGANTAR
Dalam upaya memastikan bahwa sistem pengelolaan keuangan dapat diandalkan guna menghasilkan Laporan Manajemen Keuangan (FMR) Program Kota Tanpa Kumuh “KOTAKU” yang memenuhi ketentuan Pemerintah Indonesia maupun ketentuan Pihak Donor, maka setiap pengeluaran harus diperiksa secara cermat dan teliti, sehingga sesuai dengan kesepakatan pendanaan yang tercantum dalam Project Appraisal Document (PAD) maupun dokumen proyek lainnya. Berkaitan dengan itu, maka langkah verifikasi terhadap seluruh dokumen/bukti pendukung (yang diajukan oleh Penyedia Jasa/Provider/Rekanan) harus mengacu pada prinsip-prinsip prudential (kehati-hatian), kejujuran dan dapat dipertanggungjawabkan. Secara garis besar pelaksanaan verifikasi antara lain harus berdasarkan hal-hal sebagai berikut: 1. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek, yang didalamnya telah
termasuk pengendalian internal, dan 2. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement), khususnya yang
terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi/ keuangan yang mencakup bahwa:
a) Semua dana eksternal telah digunakan sesuai dengan persyaratan dengan memperhatikan prinsip ekonomi dan efisiensi dan sesuai dengan tujuan pendanaan;
b) Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran yang layak dapat dipertanggungjawabkan (eligible) dan telah dikelompokan dengan benar;
c) Seluruh pengadaan barang dan jasa yang didanai dari kontrak harus sesuai dengan peraturan yang berlaku (procurement guidelines dan Perpres 54 tahun 2010 beserta perubahannya);
d) Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan-catatan pengeluaran kegiatan proyek disimpan sesuai ketentuan.
Bertitik tolak dari hal tersebut di atas dan mengingat kompleksitas kegiatan dan pengeloaan keuangan/akuntansi proyek, maka untuk tertib dan kelancaran seluruh kegiatan pembayaran tagihan jasa penyedia jasa yang dapat dipertanggung jawabkan (akuntabel), perlu disusun petunjuk pelaksanaan “Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan Dan Non Konsultan Program Kota Tanpa Kumuh “KOTAKU”. Buku Panduan tersebut merupakan acuan bagi bagian verifikasi proyek/verifikator tagihan dan Penyedia Jasa pelaksana pekerjaan, sehingga dapat mencegah terjadinya pembayaran tagihan jasa konsultan dan konsultan yang ineligible dan terhindar dari terjadinya pinjaman dana yang tidak dapat di replenish sehingga pada akhirnya dapat menghindarkan dari konsekuensi yang kurang baik (bad performance) atas pelaksanaan proyek dan keuangan pemerintah.
iv | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan Program Kotaku
Dalam menggunakan petunjuk pelaksanaan ini, bagian verifikasi maupunPenyedia Jasa hendaknya tetap mengacu kepada peraturan yang berlaku tentang keabsahan suatu pembayaran tagihan jasa konsultan dan non konsultan. Panduan ini akan selalu diperbaharui sesuai dengan perubahan yang terjadi.
Jakarta, Januari 2018
Direktur Pengembangan Kawasan Permukiman
Direktorat Jenderal Cipta Karya Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Ir. Didiet Arief Akhdiat, M.Si.
ProgramKOTAKU|PanduanProsesPembayaranPekerjaanLayananJasaKonsultandanNonKonsultan v
DAFTARISI
KATAPENGANTAR|iiiDAFTARISI|vƛA.PENGERTIAN|1
1.JENISPEMBAYARAN|12.SIFATPEMBAYARAN|1
B.PROSEDURPEMBAYARAN|2
1.PEMBAYARANUANGMUKA|22.PEMBAYARANTAGIHANPELAKSANAANPEKERJAAN|2
C.KELENGKAPANBUKTIPENDUKUNG|51.PAKETJASAKONSULTAN|5
1.1BIAYALANGSUNGPERSONIL(REMUNERATION)|51.2DIRECTREIMBURSABLECOST|5
2.PAKETNON–KONSULTAN|142.1BIAYALANGSUNGPERSONIL(REMUNERATION)|142.2DIRECTREIMBURSABLECOST|14
D.BAGANALURPROSESPENAGIHAN|27 LAMPIRAN|29Lampiran1–ContohTimeSheetdiTingkatPusat|31Lampiran2–ContohTimeSheetdiTingkatPropinsi|32Lampiran3–ContohTimeSheetdiTingkatKabupaten/Kota|33Lampiran4–RekapitulasiBuktiTransfer|34Lampiran5–RekapitulasiBuktiPerjalananDinas|35Lampiran6–SpesifikasidanPeryaratanTeknisNMC|36Lampiran7–DukunganLogistikdanSpesifikasisertaPersyaratanTeknisOSP|38Lampiran8–RekapitulasiPengecekanFisik(PhysicalCountChecklist)|41Lampiran9–PetunjukPenomoranBarangBMN|42Lampiran10–ContohSuratPernyataanSewaKantor|43Lampiran11–ContohSuratPernyataanSewaKendaraan|44Lampiran12–FormatPembukuanKorkot|45Lampiran13–FormatPembukuanKorkot(continued)|46
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 1
A. PENGERTIAN
1. JENIS PEMBAYARAN
Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak Satuan Kerja kepada pihak Penyedia Jasa
adalah pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan program. Pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan/kegiatan
program terdiri dari tagihan langsung personil (Remuneration), dan tagihan non personil
serta kegiatan lainnya seperti mobilisasi/demobilisasi, housing allowance duty travel
expenses, office operational expenses, office equipment, rental expenses, reporting
expenses, complaint handling and resolution unit dan kegiatan training dan socialization
activity.
1.1 PEMBAYARAN UANG MUKA
Tagihan uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal kerja yang besarannya
telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka ini merupakan hak kepada pihak
penyedia jasa dengan masa pengembalian sampai dengan berakhirnya pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan program sesuai dengan kontrak, atau ketentuan lain yang diatur dalam
dokumen kontrak. Pemberian uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan
dilaksanakan, atau setelah SPK ditandatangani dengan mewajibkan bagi penyedia jasa
untuk menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank umum dengan
nominal sebesar uang muka tersebut.
Mekanisme pengembalian uang muka dapat dilakukan secara proporsional sesuai dengan
pencapaian prestasi pekerjaan pada paket yang bersangkutan. Pengembalian uang muka
sebagaimana dimaksud paling lambat harus telah lunas pada saat pembayaran terakhir
pada periode penugasan.
1.2 PEMBAYARAN HASIL PELAKSANAAN PEKERJAAN
Tagihan hasil Pelaksanaan Pekerjaan kepada penyedia jasa dilakukan setelah adanya surat
tagihan yang disebut Invoice. Invoice dapat dibayarkan secara periodik sesuai dengan
dokumen kontrak (monthly basic), berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat
dipertangungjawabkan.
2. SIFAT PEMBAYARAN
2.1 Fixed rate
Fixed rate (harga satuan tetap) yaitu sesuai dengan harga satuan yang tercantum
dalam kontrak dimana pembayaran oleh Pengguna Jasa kepada Penyedia Jasa dibuat
berdasarkan harga satuan tetap (fixed rate) yang tercantum di dalam kontrak dikalikan
dengan jumlah kuantitas aktual dan sesuai dengan spesifikasinya. Dalam mengajukan
2 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
tagihan pembayaran biaya non personel Penyedia Jasa diminta untuk melampirkan
dokumen pendukung membuktikan bahwa volume/kuantitas kegiatan yang ditagihkan
benar-benar telah dilaksanakan dan untuk jenis tagihan ini tidak diperlukan bukti
harga satuan biaya maupun besaran pengeluaran biaya yang sebenarnya (actual cost),
2.2 Fixed rate with Management Fee
Fixed rate with management fee yaitu Penyedia Jasa mengusulkan besaran
management fee sedangkan Pengguna Jasa menetapkan satuan biaya dalam kontrak.
Mekanismenya penyedia jasa mentransfer alokasi dana secara utuh sesuai harga
satuan kontrak kepada penerima manfaat.
2.3 Ceiling Rate (actual cost)
Ceiling rate yaitu pembayaran oleh Pengguna Jasa kepada Penyedia Jasa dibuat
berdasarkan biaya aktual (at cost) dan tidak dapat melebihi batas harga satuan yang
sudah ditetapkan dengan didukung oleh dokumen pengeluaran asli untuk
membuktikan bahwa harga satuan, volume pekerjaan dan besaran tagihan sesuai
dengan kejadian yang sebenarnya (actual cost).
2.4 Billing rate
Billing rate adalah satuan biaya remunerasi dalam kontrak, dimana didalamnya
terdapat komponen biaya overhead cost, social charge dan keuntungan bagi penyedia
jasa, penentuan besarnya Tax Home Pay (THP) disepakati antara penyedia jasa dengan
penerima manfaat yang dibuktian dengan Surat Perjanjian Kerja (SPK) antara penyedia
jasa dengan penerima manfaat.
B. PROSEDUR PEMBAYARAN
1. PEMBAYARAN UANG MUKA
a. Pihak Satuan Kerja akan membayarkan uang muka kepada Penyedia Jasa setelah
mengajukan surat permohonan pembayaran dengan melampirkan Jaminan Uang
Muka, yang diterbitkan oleh Bank Umum paling lambat 30 hari setelah permohonan
diterima.
b. Selain Jaminan Uang Muka Penyedia Jasa juga harus melampirkan Faktur dan Surat
Setoran Pajak (SSP).
2. PEMBAYARAN TAGIHAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
2.1 UMUM
Pihak Satuan Kerja akan melakukan Pembayaran Tagihan pelaksanaan setelah pihak
Satuan Kerja menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan bulanan, tiga bulanan,
tahunan atau laporan akhir penugasan, setelah penyedia jasa mengajukan surat
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 3
permohonan pembayaran kepada pihak Satuan Kerja paling lambat 15 hari setelah bulan
berjalan secara umum dengan melampirkan dokumen pendukung berupa :
a. Surat Permohonan disertakan Kwitansi dalam rangkap 3 (tiga) bermaterai cukup,
bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh Direktur / Pimpinan Perusahaan.
b. Laporan Kegiatan (laporan bulanan, triwulan, tahunan atau laporan akhir) berupa
hardcopy dan softfile dalam bentuk PDF,
c. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan telah
ditandatangani oleh Panitia Penerima Pekerjaan,
d. Bukti-bukti pengeluaran dibuat dalam rangkap 1 dan menyertakan bukti transfer
untuk pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer (asli).
e. Rincian Anggaran Biaya (RAB) invoice / tagihan bersangkutan, dalam bentuk soft file
dan hard copy.
2.2 KETENTUAN PEMBAYARAN
Persyaratan sebagaimana tersebut diatas wajib dipenuhi oleh penyedia jasa dengan
ketentuan sebagai berikut :
a. Jika ada salah satu persyaratan tersebut pada point 2.1 tidak dipenuhi maka, pihak
Satuan Kerja menolak dan mengembalikan permohonan Pembayaran Invoice /
Tagihan tersebut,
b. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan RAB, maka pihak
Satuan Kerja menolak permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut,
c. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh pihak Satuan Kerja (seperti :
Bukti pengeluaran dalam bentuk scan, bukti pengeluaran yang tidak wajar dll), akan
dikembalikan ke pihak penyedia jasa.
d. Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak wajar (dalam hal berkaitan
dengan volume maupun jumlah) dan telah dinyatakan dalam berita acara antara
penyedia jasa dengan team verifikator, tidak dapat di tagihkan kembali pada periode
berikutnya.
e. Jika pada poin 2.2.a dan 2.2.b dipenuhi oleh penyedia jasa, maka pihak Satuan Kerja
akan memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
f. Seluruh berkas penagihan disampaikan kepada pihak Satuan Kerja pada jam kerja.
dengan batasan waktu pengajuan berkas penagihan sebelum jam 12.00 WIB dan
apabila penyerahan di atas jam tersebut, maka tanda terima akan tertanggal hari
berikutnya, bukti tanda terima ditandatangani oleh Kepala Urusan Administarasi dan
Keuangan.
g. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyataan valid apabila
pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tandatangan
kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus mendapat
persetujuan dari pemberi pekerjaan.
h. Berkas Tagihan disusun dalam satu order perbulan yang ditagihkan.
4 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
i. Staff personel yang ada dalam paket pekerjaan harus sesuai dengan nama, posisi /
jabatan yang tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, bilamana terjadi ketidak
sesuaian maka tidak dapat ditagihkan.
2.3 PROSEDUR/MEKANISME PEMBAYARAN
Prosedur/Mekanisme Pembayaran Konsultan dapat dilakukan setelah penyedia jasa
memenuhi kewajibannya yaitu menyerahkan laporan sesuai dengan ketentuan yang diatur
dalam kontrak.
Disamping kewajiban menyerahkan laporan tersebut, pihak penyedia jasa juga
menyampaikan bukti-bukti pendukung tagihan/invoice dapat dipertenggungjawabkan
kepada pemberi pekerjaan.
Secara garis besar prosedur dan mekanisme pembayaran sesuai dengan tahapan berikut :
1. Penyedia jasa menyerahkan laporan ke pejabat PPK, NMC dan/atau pihak lain yang
terkait secara periodik (laporan bulanan/triwulan) dengan melampirkan bukti tanda
terima distribusi/ pengiriman kepada pihak terkait. Laporan yang diserahkan kepada
pihak pemberi pekerjaan sebanyak 5 eksemplar dengan mekanisme
pendistribusiannya; NMC-2 eksemplar, Bappeda, Satker PBL dan PPK di Provinsi.
2. Laporan dimaksud di review oleh KMP yang dilampiri dengan Evaluasi Kinerja OSP
pada setiap bulannya. Hasil Evaluasi Kinerja tersebut diserahkan kepada panitia
penerimaan pekerjaan dan PPK dan kemudian panitia penerima pekerjaan membuat
berita acara serah terima hasil pekerjaan.
3. Laporan hasil pekerjaan disampaikan kepada pemberi pekerjaan paling lambat hari ke
10 (sepuluh) setelah bulan berjalan.
4. Dengan dilampiri berita acara serah terima pekerjaan selanjutnya penyedia jasa
mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada Kepala Urusan administrasi
keuangan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah bulan berjalan. Apabila ada item
kegiatan bulan berjalan yg tidak ditagihkan maka tagihan tersebut hanya dapat
diajukan tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari bulan berikutnya.
5. Berdasarkan hasil review kelengkapan pengajuan berkas pencaiaran dari Kepala
Urusan administrasi keuangan yang selanjutnya diserahkan kepada team verifikator
untuk diverifikasi.
6. Verifikasi atas pengajuan berkas tagihan harus dapat diselesaikan paling lambat 7
(tujuh) hari, 1 (satu) hari oleh Kepala Urusan administrasi keuangan dan 6 (enam) hari
oleh team verifikator, apabila dalam proses verifikasi ditemukan adanya bukti-bukti
yang meragukan atau sejenisnya dapat dilakukan klarifikasi antara penyedia jasa
dengan pemberi pekerjaan.
7. Proses klarifikasi yang dilakukan team verifikator dengan penyedia jasa dituangkan
dalam berita acara dengan penjelasan besaran nominal yang dapat atau tidak dapat
dibayarkan, dan terhadap bukti-bukti yang telah dinyatakan tidak valid dalam berita
acara, makan tidak dapat ditagihkan kembali.
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 5
8. Berita acara klarifikasi ditandatangani oleh penyedia jasa dan team verifikator yang
disetujui oleh Kepala Urusan administrasi keuangan.
9. Kepala Urusan adminitrasi keuangan membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
dan Berita Acara Pembayaran serta kelengkapannya lainnya dan diserahkan kepada
PPK untuk ditandatangani.
10. Setelah SPP, BAP dan kelengkapan lainnya ditandatangani PPK kemudian diajukan
kepada pejabat penguji untuk dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar).
11. Setelah SPM (Surat Perintah Membayar) diterbitkan kemudian diajukan ke Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk diproses lebih lanjut.
C. KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG
Bagian 1 (Biaya langsung personil/remuneration) dan bagian 2 (Direct reimbursable cost)
di bawah ini menjelaskan garis besar dari kelengkapan dokumen/bukti pendukung yang
dibutuhkan untuk melakukan penagihan. Untuk item yang ada di direct reimbursable cost,
setiap angka yang ditagihkan dalam invoice harap merujuk pada nomen klatur atau nomor
kode item biaya di kontrak.
1. PAKET JASA KONSULTAN
1.1. BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION)
Biaya Langsung Personil yang ditagihkan sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak dan
surat mobilisasi dari Pemberi Jasa, dengan melampirkan bukti pendukung :
Daftar hadir/absensi (time sheet) yang ditandatangani seluruh personel atau finger print
dengan perhitungan hari bekerja dalam satu bulan berdasarkan jumlah hari bekerja dibagi
dengan jumlah hari kerja dalam satu bulan yang bersangkutan.
Paket Jasa Konsultansi tidak diwajibkan untuk menyampaikan bukti transfer, cukup
melampirkan daftar hadir yang disetujui Team Leader dan diketahui Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK)
1.2. DIRECT REIMBURSABLE COST
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada persyaratan kontrak, jenis dan sifat
pembayarannya ceiling rate (actual cost) kecuali uang harian (OSA) dan biaya local
transport cukup dibuktikan dengan tanda tangan penerima manfaat.
Untuk persyaratan ceiling rate (biaya dengan plafon) : wajib disertai bukti pendukung asli
disertai dengan rekapitulasi sesuai dengan RAB, yang disiapkan oleh Office Manager
disertai dengan pembuktian asli yang akuntabilitasnya bias dipertangung jawabkan.
6 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
1.2.1 DUTY TRAVEL / PERJALANAN DINAS
Perjalanan dinas sesuai dengan alokasi budget dalam kontrak dan dapat dibagi menjadi
sebagai berikut :
1.2.1.1. Mobilisasi/de-Mobilisasi
Ketentuan dan syarat untuk pembuktian mobilisasi/de-mobilisasi adalah, telah
ditetapkan dan disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atas usulan
Penyedia Jasa dengan melampirkan bukti asli beban biaya dimaksud (tiket & local
transports, boarding pass).
1.2.1.2 Housing Allowance
Ketentuan dan syarat untuk pembuktian housing allowance adalah, perjanjian sewa
ruang/kamar/rumah antara penerima manfaat dengan pihak ke-tiga, disertakan
bukti kuitansi pembayaran. Housing Allowance hanya diberikan kepada Tenaga Ahli
yang tidak berdomisili di tempat tugas dengan membuktikan kartu identitas yang
bersangkutan.
1.2.1.3 Spot check (uji petik), Capacity Building, Monitoring to Province and Other
Location
a. Air Transports (ceiling rate) rekapitulasi bukti transfer (lampiran 4 dan 5)
didukung dengan bukti pembayaran kepada pihak ke-3.
b. Transport (ceiling rate): rekapitulasi bukti transfer (lampiran 4 dan 5) didukung
dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas (jadwal spot
check harus disediakan)
c. Accomodation (ceiling rate): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang
dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer
(lampiran 4 dan 5) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan
perjalanan dinas
d. OSA (ceiling rate): rekapitulasi bukti transfer (lampiran 4 dan 5) didukung
dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
1.2.1.4 Duty Travel for Pemandu National & Remote Areas
Untuk jenis duty travel pada point 2.1.1.2 “Lumpsum”di atas sebelumnya pihak
Team Leader mengajukan permohonan penggunaan alokasi anggaran dalam
kontrak kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk persetujuannya,
sedangkan mekanisme pelaksanaannya dan implementasinya dibuktikan seperti
halnya perjalanan lainnya.
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 7
1.2.2 OFFICE OPERATIONAL EXPENSES
Pertanggungjawaban penggunaan dana Office Operational Expenses dibagi menjadi
kategori berikut :
1.2.2.1 Office Running Cost
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti kwitansi pembayaran listrik, air,
pembelian peralatan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral,
perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan
undangan, absensi dan notulensi).
1.2.2.2 Office Supply & Consumable
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembelian kebutuhan adminitrasi
perkantoran, Alat Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan
penggunaan yang wajar;
1.2.2.4 Communication Cost
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran kepada pihak ke-3 atas
beban telekomunikasi, internet, co location server, pos dan PO Box.
1.2.3 OFFICE EQUIPMENT EXPENSES
1.2.3.1 Desktop
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
1.2.3.2 Laptop
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
1.2.3.3 Printer Laser Jet
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
8 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
1.2.3.4 Printer Colour A3
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
1.2.3.5 Printer All in One
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
1.2.3.6 Digital Camera
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
1.2.3.7 GPS
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
1.2.3.8 LCD Satuan Kerja
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
1.2.3.9 Air Condition (AC) (Ceiling rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi
serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan
yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk
pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 6,
serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 9
1.2.3.10 Equipment Maintenance (LS)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Permohonan penggunaan alokasi dana dalam
kontrak dari Penyedia Jasa kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) disertakan
Rencana Anggaran Biaya RAB) sesuai dengan peruntukannya, bukti pembayaran
berupa invoice dan kuitansi dari pihak ke-3, yang merupakan bagian kelengkapan
pembuktian atas beban biaya dimaksud.
Seluruh biaya pemeliharaan atas pembelian office equipment berlaku sejak bulan
ke 13 yang dihitung sejak pembelian dan seluruh office equipment segera diberi
penomoran/registrasi kode barang, yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi
sebagaimana (format Lampiran 9).
1.2.4 RENTAL EXPENSES
1.2.4.1 Office Space
Bukti Pertanggungjawaban berupa :
1) Asli surat perjanjian sewa kantor & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang
diketahui oleh si pihak pemilik rumah/bangunan atau yang dikuasakan atau
pihak yang berhak atas tanah dan bangunan tersebut. Surat pernyataan
(contoh pada Lampiran 10) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam
lampiran 6 dan harus dilengkapi dengan dokumen (NPWP, Asuransi Rumah,
PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan rumah);
2) No telp & KTP Pemilik kantor;
3) Fotocopy PBB Kantor;
4) Fotocopy rekening listrik;
5) Fotocopy rekening telepon
6) Bukti kwitansi pembayaran sewa bangunan kantor
7) Bukti Pembayaran/Setoran PPH Pasal 4 ayat 2 atas beban biaya sewa
Note :
Apabila volume kurang dari yang tercantum dalam kontrak, maka akan
dibayarkan sesuai dengan Volume dikali Rate dalam Kontrak, dan apabila volume
melebihi yang tercantum dalam kontrak maka akan dibayar sesuai dengan yang
tercantum dalam kontrak.
1.2.4.2 Office Furniture
Bukti pertanggungjawaban office furniture (LS) berupa : Permohonan penggunaan
alokasi dana dalam kontrak dari penyedia jasa kepada Pejabat Pembuat Komitment
(PPK) disertakan Rencana Anggaran Biaya (RAB) sesuai dengan peruntukannya,
bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi dari pihak ke-3, yang merupakan
bagian kelengkapan pembuktian atas beban biaya dimaksud.
10 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
1.2.4.3 Vehicle Rental
Bukti pertanggungjawaban berupa :
1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui
oleh si pihak pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak
atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 11) yang
harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 6 dan harus dilengkapi dengan
dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainya yang mendukung
keabsahan dari kepemilikan kendaraan);
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran
9;
3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
5) Bukti kwitansi pembayaran sewa kendaraan
Note :
Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam
kontrak (lampiran 6), maka tidak akan dibayarkan dan harus dilakukan
penggantian sesuai dengan spesifikasi dalam kontrak.
Kendaraan operasional harus berada dalam kantor wilayah NMC
Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operational
kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan.
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6
dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada
saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU
1.2.5 REPORT
Bukti pertanggungjawaban berupa :
1. Bukti pendistribusian / pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak
terkait
2. Kwintansi dan nota pembayaran terlampir: nama pembeli, uraian rincian yang jelas,
tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp,
tandatangan dan nama jelas penerima
1.2.6 ACTIVITIES
1.2.6.1 TRAINING ACTIVITIES
Detail bukti pertanggungjawaban berupa :
1) Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa Surat
Perjanjian Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan
dan kwitansi tandaterima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak
manajemen Wisma/Hotel/Balai, bukti transfer untuk pembayaran ke
hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran Rp. 5.000.000,-
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 11
ke atas kegiatan paket full board, berita acara penerimaan pekerjaan, apabila
ada tambahan rental peralatan workshop seperti proyektor harus disertai
dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan pembayaran dari penyedia jasa
(ceiling rate).
2) Untuk bahan pelatihan (material training and kit), dokumen pendukung berupa
SPK dengan penyedia barang, berita acara serah terima barang, tagihan
(invoice) dari pihak ketiga, serta kwitansi pembayaran atau bukti transfer jika
nominal transaksi Rp. 5.000.000,- ke atas (ceiling rate).
3) Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat undangan
kepada narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti transfer (jika nilai
nominal Rp. 5.000.000,- ke atas) kepada individu sesuai dengan nama di dalam
surat undangan, serta surat tugas dari instansi terkait (Ceiling rate)
Spesifikasi merujuk pada lampiran 6.
Pada bukti ini harus dilampirkan pula:
TOR Kegiatan
Undangan Kegiatan
Agenda Kegiatan
Absensi peserta (daftar hadir asli)
Bukti Penggandaan Materi
Bukti Dokumentasi
Proceeding
Rekomendasi PPK Untuk Kegiatan NMC
Nota pengeluaran kegiatan
Notes :
Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara
Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun
waktu selama 7 (tujuh) hari .
1.2.6.1 SOCIALIZATION ACTIVITIES
1.2.6.1.1 Workshop
Bukti kegiatan berupa:
1) Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa
Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat
diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang
dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma/Hotel/Balai, bukti transfer
untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan
dengan pembayaran Rp. 5.000.000,- ke atas untuk kegiatan paket full
board, berita acara penerimaan pekerjaan, apabila ada tambahan
rental peralatan workshop seperti Satuan Kerjator harus disertai
12 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan pembayaran dari
penyedia jasa
2) Untuk bahan pelatihan (material training and kit), dokumen
pendukung berupa SPK dengan penyedia barang, berita acara serah
terima barang, tagihan (invoice) dari pihak ketiga, serta kwitansi
pembayaran atau bukti transfer jika nominal transaksi Rp. 5.000,000,-
ke atas.
3) Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat
undangan kepada narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti
transfer (jika nilai nominal Rp. 5.000.000,- ke atas) kepada individu
sesuai dengan nama di dalam surat undangan, serta surat tugas dari
instansi terkait.
4) Untuk perlengkapan seperti sewa kamera/video, sewa kendaraan, atau
sewa komputer/printer, dokumen pendukung berupa SPK, tagihan
(invoice), serta kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak ketiga atau
bukti transfer apabila nominal transaksi Rp. 5.000.000,- ke atas.
Notes:
Apabila kegiatan dilaksanakan di Kantor Pemerintahan, maka bukti
pendukung berupa : kwitansi/tanda sewa ruangan, pembayaran
konsumsi, penggandaan materi/kits (kelengkapan penunjang seperti
tas, atk dll) serta kwitansi tanda terima honorarium dari Nara
Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing).
Pada bukti ini harus dilampirkan pula:
TOR Kegiatan
Undangan Kegiatan
Agenda Kegiatan
Daftar Hadir (Peserta, Pemandu, Panitia)
Bukti Penggandaan Materi
Bukti Dokumentasi
Proceeding
Notes:
Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai
dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal
pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan penanggung
jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Team
Leader.
Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana
interval waktu antara Bukti pengiriman dana dengan
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 13
pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7
(tujuh) hari .
1.2.6.1.2 TV Talkshow
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa perjanjian
kerjasama antara stasiun televisi yang dipilih dengan penyedia jasa di
lapangan, jadwal tayang, waktu dan durasi serta biaya per penayangan
selama kontrak berlangsung diatur dalam perjanjian kerjasama kedua belah
pihak, tagihan (invoice) dari pihak stasiun televisi, serta bukti pembayaran
berupa transfer apabila nilai transaksi Rp. 5.000.000,- ke atas.
Pada bukti ini harus dilampirkan pula:
TOR Kegiatan
Agenda Kegiatan
Bukti Dokumentasi / VCD
Bentuk penayangan media sosialisasi lewat televisi adalah salah satu
alternatif lain program sosialisasi KOTAKU dengan target pemirsa wilayah
desa/kelurahan diperkotaan. Indikator keberhasilan media televisi ini
sangat dipengaruhi oleh jumlah pemirsa pada televisi yang mereka putar.
1.2.6.1.3 Penulisan Artikel/berita
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas
penayangan / cetak pada surat kabar yang dimuat dan kwitansi tanda
terima pembayaran dari surat kabar atau bukti transfer apabila transaksi
Rp. 5.000.000,- ke atas.
1.2.6.1.4 Exhibition
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas sewa
booth/tempat kegiatan, penggandaan brosur, pembuatan spanduk,
dokumentasi, laporan/berita acara serah terima, invoice, kwitansi
penerimaan pembayaraan dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila
transaksi nominal Rp. 5.000.000,- ke atas Sebelum pelaksanaan kegiatan
tersebut diperlukan pesetujuan dari Pemberi Pekerjaan (Satyuan Kerja).
Notes:
Untuk pelaksanaan kegiatan/activities dengan mekanisme Lumpsum (LS)
Team Leader sebelumnya mengajukan permohonan dan rencana
penggunaan alokasi dana dalam kontra dengan melamprkan Rencana
Anggaran Biaya (RAB) yang diajukan kepada PPK (Pejabat Pembuat
Komitmen).
14 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
2. PAKET NON - KONSULTAN
2.1. BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION)
Biaya Langsung Personil yang ditagihkan sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak dan
surat mobilisasi dari Pemberi Jasa, dengan melampirkan bukti pendukung :
Daftar hadir/absensi (time sheet) yang ditandatangani seluruh personel atau finger print.
Pada tingkat provinsi time sheet harus disetujui oleh Provincial Team Leader / Team
Leader (TL) dan diketahui oleh Satker Pengembangan Kawasan Permukiman Provinsi.
Pada tingkat Kabupaten / Kota yaitu untuk supporting staf, time sheet harus disetujui
oleh Korkot / Askot Mandiri dan diketahui oleh Pejabat yang berwenang.
Wajib melampirkan bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara
perorangan atau payroll beserta rekapitulasi bukti transfer,
Bagi perusahaan yang memotong pajak tenaga ahli dan potongan-potongan lainya
harus melampirkan bukti setor pajak pada setiap penagihan,
Contoh format time sheet pada Lampiran 1 & 2.
Catatan : jika tenaga ahli ditemukan tidak ada dilapangan, maka manajemen harus
memberikan surat peringatan (SP 1-3) yang tembusannya disampaikan ke Satuan Kerja.
2.2. DIRECT REIMBURSABLE COST
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada persyaratan kontrak khusus paket
Non Konsultan Services (OSP) (ceiling rate/ fixed rate/ fixed rate with management fee).
Untuk persyaratan ceiling rate (biaya dengan plafon) : wajib disertai bukti pendukung
asli disertai dengan rekapitulasi sesuai dengan RAB, yang disiapkan oleh Office
Manager, disertai dengan bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima
masing-masing Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer
yang disiapkan oleh Office Manager.
Untuk persyaratan fixed rate (biaya yang bersifat tetap) wajib disertai bukti transfer
asli dari Office Manager ke rekening penerima manfaat di masing-masing tingkat
(Pusat, Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang
disiapkan oleh Office Manager).
Untuk persyaratan fixed rate with Management Fee (biaya yang bersifat tetap) wajib
disertai bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima manfaat di
masing-masing tingkat (Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer
yang disiapkan oleh Office Manager).
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 15
2.2.1 DUTY TRAVEL / PERJALANAN DINAS
Perjalanan dinas sesuai dengan kontrak dibagi menjadi kategori berikut:
2.2.1.1 Monitoring OSP to Kab/Kota
a. Transport (fixed rate): rekapitulasi bukti transfer (lampiran 4 dan 5) didukung dengan
bukti transfer & bukti pengeluaran yg akuntabilitasnya bisa dipertanggungjawabkan
kepada yang melakukan perjalanan dinas (jadwal monitoring harus disediakan),
b. Accomodation (ceiling rate): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan
oleh hotel / penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 4 dan 5)
disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas,
c. OSA (fixed rate): rekapitulasi bukti transfer & tandaterima (kuitansi) (lampiran 4 dan 5)
didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas.
2.2.1.2 Monitoring Team Korkot ke Lokasi Dampingan Askot Mandiri
a. Transport (fixed rate) : rekapitulasi bukti transfer (lampiran 4 dan 5) didukung dengan
bukti transfer & bukti pengeluaran yg akuntabilitasnya bisa dipertanggungjawabkan
kepada yang melakukan perjalanan dinas (jadwal spot check harus disediakan)
b. Accomodation (ceiling rate) : bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan
oleh hotel/penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 4 dan 5)
disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. OSA (fixed rate) : rekapitulasi bukti transfer & tandaterima (kuitansi) (lampiran 4 dan
5) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.2.1.3 Korkot dan Askot Mandiri ke Ibu Kota Province untuk Pertemuan Koordinasi
Transport/local transport (fixed rate) : rekap bukti transfer & bukti pengeluaran yg
akuntabilitasnya bisa dipertanggungjawabkan (lampiran 4 dan 5) didukung dengan bukti
transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas.
2.2.1.4 For EGM (Expert Group Meeting) to Jakarta
a. Air transport (ceiling rate) : dibuktikan dengan melampirkan tiket pesawat beserta
boarding pass;
b. Inland transport/local transport/transport (fixed rate) : 1) tiket bis/travel/nota
bensin/tiket kapal laut; 2) rekap bukti transfer & bukti pengeluaran yg akuntabilitasnya
bisa dipertanggungjawabkan (lampiran 4 dan 5) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. Accomodation (ceiling rate): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan
oleh hotel/penginapan yang bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain
seperti debit atau kartu kredit yang dilakukan oleh pihak konsultan ke
hotel/penginapan (bukti transfer harus dilengkapi untuk transaksi dengan nilai ≥ Rp.
5.000.000, rekap bukti transfer (lampiran 4 dan 5) disertai dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas,
16 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
d. OSA (fixed rate): rekap bukti transfer & tandaterima (kuitansi) (lampiran 4 dan 5)
didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas.
2.2.1.5 For coordination meeting to Jakarta (by request)
a. Air transport (ceiling rate): tiket pesawat, boarding pass, airport tax;
b. Inland transport/local transport/transport (fixed rate): rekap bukti transfer & bukti
pengeluaran yang akuntabilitasnya bisa dipertanggungjawabkan (lampiran 4 dan 5)
didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. Accomodation (ceiling rate): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan
oleh hotel / penginapan yang bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain
seperti debit atau kartu kredit yang dilakukan oleh pihak konsultan ke
hotel/penginapan (bukti transfer harus dilengkapi untuk transaksi dengan nilai ≥ Rp.
5.000.000,-) rekap bukti transfer (lampiran 4 dan 5) disertai dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
d. OSA (fixed rate): rekap bukti transfer & tandaterima (kuitansi) (lampiran 4) didukung
dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas.
Untuk semua perjalanan dinas harus disertai :
Bukti konfirmasi kedatangan dan kepulangan ditandatangani oleh pejabat yang
bersangkutan (tingkat kab/kota oleh PPK, tingkat kelurahan oleh Lurah dan
tingkat provinsi oleh kepala satker)
Untuk perjalanan dinas ke Jakarta (by request) atau lintas regional dalam rangka
kegiatan koordinasi, pelatihan harus didukung dengan undangan.
Laporan perjalanan dinas khusus untuk perjalanan udara, wajib menyertai
boarding pass.
Untuk mendukung bukti perjalanan dinas harus dilampirkan format rekapitulasi
sebagaimana dalam lampiran 5.
Bagi Tenaga Ahli yang memiliki sertifikasi Pemandu Nasional yang bertugas
sebagai nara sumber di tingkat kota / kab, perjalanan dinasnya dibebankan pada
pos Monitoring OSP ke Kabupaten/Kota di tingkat propinsi.
Surat Perintah Tugas (SPT) harus sesuai dengan tiket penerbangan sesuai dengan
SPT.untuk kegiatan monitoring dilakukan per-3 bulanan.
2.2.2 OFFICE OPERATIONAL EXPENSES
Pertanggungjawaban penggunaan dana Office Operational Expenses dibagi menjadi
kategori berikut :
2.2.2.1 Office running cost (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti transfer dari Manajemen OSP atau Office
Manager ke masing-masing kantor propinsi, sesuai peruntukan (pembayaran listrik, air,
pembelian peralatan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral,
perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 17
undangan, absensi dan notulensi). Bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen
pendukung.
2.2.2.2 Office supply & consumable (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti transfer dari Manajemen OSP atau Office
Manager ke masing-masing kantor propinsi sesuai peruntukannya (pembelian kebutuhan
adminitrasi perkantoran, Alat Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan
penggunaan yang wajar. Bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung.
2.2.2.3 Communication cost (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti transfer dari Manajemen OSP atau Office
Manager ke masing-masing kantor propinsi (tidak termasuk pembelian pulsa pra bayar).
2.2.2.3.1 Kota/Kabupaten (Untuk Paket OSP)
2.2.2.3.1.1 Office running (fixed rate with Management Fee)
Bukti pertanggungjawaban berupa: Bukti transfer dari Office Manager ke
masing-masing rekening Korkot dan Askot Mandiri sesuai peruntukannya : 1)
bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan kebutuhan rumah tangga
kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack
untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi); 2) Rekap
bukti transfer (sesuai lampiran 3). Bukti transfer harus dimasukkan ke dalam
dokumen pendukung.
2.2.2.3.1.2 Office supply & consumable (fixed rate with Management Fee)
Bukti pertanggungjawaban berupa: Bukti transfer dari Office Manager ke
masing-masing rekening Korkot dan Askot Mandiri sesuai peruntukannya : 1)
bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat Tulis Kantor (ATK) dan
kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; 2) Rekap bukti
transfer (sesuai lampiran 3) Bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen
pendukung.
2.2.2.3.1.3 Communication cost (fixed rate with Management Fee)
Bukti pertanggungjawaban berupa: Bukti transfer dari Office Manager ke
masing-masing rekening Korkot dan Askot Mandiri dan rekap bukti transfer
(sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke
rekening Korkot/Askot Mandiri (tidak termasuk pembelian pulsa pra bayar).
Korkot wajib membuat pembukuan (standar pembukuan sesuai dengan format
pembukuan Korkot) yang akan menjadi objek audit oleh pihak yang
berwenang. Contoh format pembukuan Korkot ada di lampiran 12.
18 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
2.2.3 OFFICE EQUIPMENT EXPENSES
2.2.3.1 Desktop (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi serta
bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa
harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri
dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan
fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
2.2.3.2 Laptop (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi serta
bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa
harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri
dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan
fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
2.2.3.3 Printer laser jet (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi serta
bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa
harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri
dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan
fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
2.2.3.4 Printer color A3 (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi serta
bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa
harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri
dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan
fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
2.2.3.5 Digital Camera (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi serta
bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa
harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri
dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan
fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
2.2.3.6 GPS Tool (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi serta
bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa
harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 19
dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan
fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
2.2.3.7 LCD Satuan Kerja or (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi serta
bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa
harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri
dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan
fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 8.
2.2.3.8 Equipment maintenance (ceiling)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran invoice dan kuitansi dari pihak ke-3,
yang merupakan bagian kelengkapan pembuktian atas beban biaya dimaksud.
2.2.3.9 Kota/Kabupaten (Untuk Paket OSP)
2.2.3.9.1 Laptop (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan
kuitansi serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk
peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan
sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi
dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist)
sesuai lampiran 8.
2.2.3.9.2 Desktop (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan
kuitansi serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk
peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan
sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi
dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist)
sesuai lampiran 8.
2.2.3.9.3 Printer Ink jet (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan
kuitansi serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk
peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan
sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi
dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist)
sesuai lampiran 8.
20 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
2.2.3.9.4 GPS Tool (fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan
kuitansi serta bukti transfer apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk
peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan
sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi
dalam lampiran 7, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist)
sesuai lampiran 8.
.
2.2.3.9.5 Equipment maintenance (ceiling)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran invoice dan kuitansi dari
pihak ke-3, yang merupakan bagian kelengkapan pembuktian atas beban biaya
dimaksud.
Note:
Penetapan efektifnya biaya pemeliharan dapat digunakan setelah berakhirnya masa garansi terhitung sejak pembelian.
Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran / registrasi kode barang, yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 9).
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU
Office Manager wajib membuat rekapitulasi sesuai dengan urutan RAB
Jika Spesikasi barang tidak sesuai, maka tagihan yang sudah terbayarkan akan dilakukan pemotongan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai
2.2.4 RENTAL EXPENSES
2.2.4.1 Office Space (Fixed rate)
Bukti Pertanggungjawaban berupa:
1) Asli surat perjanjian sewa kantor & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui
oleh si pihak pemilik rumah/bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak
atas tanah dan bangunan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 10) yang
harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 7 dan harus dilengkapi dengan
dokumen (NPWP, Asuransi Rumah, PBB, serta surat lainya yang mendukung
keabsahan dari kepemilikan rumah);
2) No telp & KTP Pemilik kantor;
3) Fotocopy PBB Kantor;
4) Fotocopy rekening listrik;
5) Fotocopy rekening telepon
6) Bukti Transfer dan kwitansi pembayaran sewa bangunan kantor
7) Bukti Pembayaran/Setoran PPH Pasal 4 ayat 2 atas beban biaya sewa
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 21
Note :
Apabila volume kurang dari yang tercantum dalam kontrak, maka akan dibayarkan
sesuai dengan Volume dikali Rate dalam Kontrak, dan apabila volume melebihi yang
tercantum dalam kontrak maka akan dibayar sesuai dengan yang tercantum dalam
kontrak.
2.2.4.2 Vehicle rental (Fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa:
1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si
pihak pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan
tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 11) yang harus sesuai dengan
spesifikasi dalam lampiran 7 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi
Kendaraan, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan
kendaraan);
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6;
3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
5) Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa kendaraan
Note :
Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak (lampiran 7), maka tidak akan dibayarkan dan harus dilakukan penggantian sesuai dengan spesifikasi dalam kontrak.
Kendaraan operasional harus berada dalam kantor wilayah OSP
Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan.
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU
Terkecuali OSP Support Advisory, tidak ditetapkan dalam dokumen pengadaan hal spesifikasi kendaraan roda – 4, namun demikian tentunya menyesuaikan kelayakan pengadaan kendaraan tersebut.
2.2.4.3 Kota/Kabupaten (Untuk Paket OSP)
2.2.4.3.1 Vehicle rental (Fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa:
1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui
oleh si pihak pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang
berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran
11) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 7 dan harus
dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainya
yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan);
22 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam
lampiran 9;
3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
5) Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa kendaraan
Note:
Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam
kontrak (lampiran 7), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan
manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak.
Kendaraan operasional harus berada dalam kantor Koordinator Kota
Bila ditemukan pembayaran gaji Pengemudi dibawah UMR, maka pihak
penyedia jasa wajib membayarkan kekurangan gaji dibulan sebelumnya
Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operasional
kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6
dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada
saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU
2.2.4.3.2 Motorcycle rental (Fixed rate)
Bukti pertanggungjawaban berupa:
1) Perjanjian sewa dan kuitansi pembayaran sesuai spesifikasi dalam lampiran
7 dalam kontrak serta bukti asuransi (apabila tidak sesuai dengan spesifikasi
diminta kepada penyedia jasa untuk mengganti kendaraan lainnya);
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam
lampiran 9;
3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
5) Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa kendaraan
Note:
Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam
kontrak (lampiran 7), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan
manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak.
Sewa Sepeda Motor peruntukannya bagi kelancaran mobilitas /
operasional kegiatan kantor bagi Kepala Urusan CD Mandiri;
Kendaraan operational hanya digunakan untuk kegiatan operational
kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan;
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) pada lampiran 6
dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada
saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU.
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 23
2.2.5 REPORT
Bukti pertanggungjawaban berupa :
1. Bukti pendistribusian / pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-
pihak terkait.
2. Kwintansi atau bukti transfer serta nota pembayaran apabila tagihan (invoice) dari
pihak ketiga nominal transaksi ≥ Rp. 5.000.000, (fixed rate).
(tertulis dalam nota : nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual
dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp, tandatangan dan
nama jelas penerima).
2.2.6 ACTIVITIES
2.2.6.1 TRAINING ACTIVITIES
Propinsi dan Kabupaten/Kota (Paket OSP berlaku Ceiling Rate dan Fixed Rate)
Detail bukti pertanggungjawaban berupa:
1. Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa Surat Perjanjian
Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi
tandaterima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma/Hotel/Balai,
bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk
pembayaran ≥ Rp. 5.000.000,- untuk kegiatan paket full board, berita acara
penerimaan pekerjaan, apabila ada tambahan rental peralatan workshop seperti
proyektor harus disertai dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan pembayaran
dari penyedia jasa (ceiling rate).
2. Untuk Transport Lokal dan bahan serahan (material training and kit), dokumen
pendukung berupa SPK dengan penyedia barang, berita acara serah terima barang,
tagihan (invoice) dari pihak ketiga, serta kwitansi pembayaran atau bukti transfer jika
nominal transaksi ≥ Rp. 5.000.000,-. (Fixed rate).
3. Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat undangan kepada
narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti transfer (jika nilai nominal ≥ Rp.
5.000.000,-) kepada individu sesuai dengan nama di dalam surat undangan, serta surat
tugas dari instansi terkait (Ceiling rate)
Spesifikasi merujuk pada lampiran 7.
Pada bukti ini harus dilampirkan pula :
TOR Kegiatan
Undangan Kegiatan
Agenda Kegiatan
Absensi peserta (daftar hadir asli)
Bukti Penggandaan Materi
Bukti Dokumentasi
Proceeding
24 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Rekomendasi KMP
Nota pengeluaran kegiatan
Notes :
Jenis – jenis training (Training tingkat Regional / Tingkat Provinsi dan Tingkat Kabupaten). Pelaksanaan kegiatan training dan atau kegiatan lain untuk tingkat kabupaten yang masuk dalam kategori training tidak dapat digabungkan pelaksanaanya di satu tempat, dan harus dilaksanakan di masing-masing Kota/kabupaten. Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Team Leader.
Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh) hari .
2.2.6.2. SOCIALIZATION ACTIVITIES (Berlaku untuk Paket NMC dan OSP)
2.2.6.2.1. Workshop (Ceiling rate)
Bukti kegiatan berupa:
1) Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma/Hotel/Balai, bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran ≥ Rp. 5.000.000,- untuk kegiatan paket full board, berita acara penerimaan pekerjaan, apabila ada tambahan rental peralatan workshop seperti Satuan Kerjator harus disertai dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan pembayaran dari penyedia jasa
2) Untuk bahan pelatihan (material training and kit), dokumen pendukung berupa SPK dengan penyedia barang, berita acara serah terima barang, tagihan (invoice) dari pihak ketiga, serta kwitansi pembayaran atau bukti transfer jika nominal transaksi ≥ Rp. 5.000.000,-.
3) Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat undangan kepada narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti transfer (jika nilai nominal ≥ Rp. 5.000.000,-) kepada individu sesuai dengan nama di dalam surat undangan, serta surat tugas dari instansi terkait.
4) Untuk perlengkapan seperti sewa kamera/video, sewa kendaraan, atau sewa komputer/printer, dokumen pendukung berupa SPK, tagihan (invoice), serta kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila nominal transaksi ≥ Rp. 5.000.000,-.
Notes:
Apabila kegiatan dilaksanakan di Kantor Pemerintahan, maka bukti pendukung berupa : kwitansi/tanda sewa ruangan, pembayaran konsumsi, penggandaan materi/kits (kelengkapan penunjang seperti tas,
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 25
atk dll) serta kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing).
Pada bukti ini harus dilampirkan pula :
TOR Kegiatan
Undangan Kegiatan
Agenda Kegiatan
Daftar Hadir (Peserta, Pemandu, Panitia)
Bukti Penggandaan Materi
Bukti Dokumentasi
Proceeding
Notes:
Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai dengan
rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah
ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada
di bawah pengendalian Team Leader.
Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu
antara Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak
melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh) hari .
2.2.6.2.1 Placement TV Nasioal (Ceiling rate)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa perjanjian kerjasama
antara stasiun televisi yang dipilih dengan penyedia jasa di lapangan, jadwal
tayang, waktu dan durasi serta biaya per penayangan selama kontrak
berlangsung diatur dalam perjanjian kerjasama kedua belah pihak, tagihan
(invoice) dari pihak stasiun televisi, serta bukti pembayaran berupa transfer
apabila nilai transaksi ≥ Rp. 5.000.000,-.
Pada bukti ini harus dilampirkan pula :
TOR Kegiatan
Agenda Kegiatan
Bukti Dokumentasi / VCD
Bentuk penayangan media sosialisasi lewat televisi adalah salah satu alternatif
lain program sosialisasi KOTAKU dengan target pemirsa wilayah desa/kelurahan
diperkotaan. Indikator keberhasilan media televisi ini sangat dipengaruhi oleh
jumlah pemirsa pada televisi yang mereka putar.
2.2.6.2.2 Pembuatan News Letter (Ceiling rate)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas penayangan /
cetak pada surat kabar yang dimuat dan kwitansi tanda terima pembayaran dari
surat kabar atau bukti transfer apabila transaksi ≥ Rp. 5.000.000,- .
26 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
2.2.6.2.3 Penyusunan Buku (Ceiling rate)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas penayangan /
cetak pada surat kabar yang dimuat dan kwitansi tanda terima pembayaran dari
surat kabar atau bukti transfer apabila transaksi ≥ Rp. 5.000.000,.
2.2.6.2.4 Exhibition (Ceiling rate)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas sewa
booth/tempat kegiatan, penggandaan brosur, pembuatan spanduk,
dokumentasi, laporan/berita acara serah terima, invoice, kwitansi penerimaan
pembayaraan dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila transaksi ≥ Rp.
5.000.000,-. Sebelum pelaksanaan kegiatan tersebut diperlukan pesetujuan dari
Pemberi Pekerjaan (Satuan Kerja).
2.2.6.2.5 Pengembangan Media Film (Ceiling rate)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti Surat Perjanjian
Kerja (SPK), laporan/berita acara serah terima, invoice, kwitansi penerimaan
pembayaraan dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila transaksi ≥ Rp.
5.000.000,-. Sebelum pelaksanaan kegiatan tersebut diperlukan pesetujuan dari
Pemberi Pekerjaan (Satuan Kerja).
Notes:
Untuk pelaksanaan kegiatan/activities dengan mekanisme Lumpsum (LS)
Team Leader sebelumnya mengajukan permohonan dan rencana penggunaan
alokasi dana dalam kontra dengan melamprkan Rencana Anggaran Biaya
(RAB) yang diajukan kepada PPK (Pejabat Pembuat Komitmen).
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 27
D. BAGAN ALUR PROSES PENAGIHAN
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 29
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 31
32 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 33
34 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 35
36 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Lampiran 6 - Spesifikasi dan Persyaratan Teknis National Management Consultan (NMC)
Technical Requirements for Reimbursable Expenses
DESCRIPTION TECHNICAL REQUIREMENTS AND MINIMUM SPECIFICATIONS
Air Fare Tickets Economy class air tickets by the most direct route
Local Transport Fuel for duty outside the city if using operational car
Public transport, bus tickets at cost.
Other mode of transport by the most direct route by commercial
operators including aircraft, vessels, speed boats, etc.
Office Space workspace, meeting rooms, living room, toilet, kitchen,
warehouse, praying room, service rooms, and circulation space
Office Consumables and
Office Running Cost
Utilities: electricity, water supply
Sanitation equipment and office cleaning materials
Snacks, lighting equipment, security instruments and other office
consumable materials
Computer, printer and photocopying paper excluding routine
reports and activity reports
Laptop/Notebook Core i7 2.1Ghz, 4GB DDR3, 500GB/1TB, DVDRW, Wifi, bluetooth,
Nvidia Geforce GT640M 2GB, Camera, Card Reader, 14” WXGA,
Original Microsoft Windows 8 Operating System (OS) with
antivirus tool kit
Desktop Computer Core i5, 2.7 Ghz, 4GB DDR3, 500GB/1TB, DVDRW, Wifi, bluetooth,
Nvidia Geforce GT640M 2GB, Camera, Card Reader, 14” WXGA,
Original Microsoft Windows 8 Operating System (OS) with
antivirus tool kit, Monitor 19"-21" LED
Printer Laserjet Size: A4, 600 x 600 dpi, 30 ppm print, 2 x 250 Tray, USB port,
warranty on service & spare parts
Inkjet Printer Colour
Multifunction
Size : A4/Letter, Printing resolution : 4800 x 1200 dpi. Scanning
resolution : 1200 x 2400 dpi, Copy: reduction/enlargement,
interface : USB Port
Printer Colour A3 Printer multifungsi Colour inkjet A3, Print Resolution 4800 x 1200
dpi optimal, Scan Resolution up to 1200 x 1200 dpi, USB, garansi
minimal 1 tahun (servis dan suku cadang)
Digital Camera Point-and-shoot”: minimum 14 Mega Pixel CCD sensor, 5x wide-
angle with optical image stabilizer, up to 5x optical zoom, memory
minimum 8 BG class 10, LCD monitor
Multimedia XGA 1024 x 768, Lumens 2700 ANSI, VGA (HD15) × 2, S-Video,
Composite Video, DLP Technology and Screen
Facsimili Machine 4800 x 9600 dpi, 14.4 kbps, A4, 600dpi
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 37
DESCRIPTION TECHNICAL REQUIREMENTS AND MINIMUM SPECIFICATIONS
Photocopy Machine 19 (B/W) ppm Print, A3, 600 x 600 dpi Scan, 19 (B/W) ppm copy,
350 Sheets, USB port, print server
Vehicle MPV 1300 CC not older than 2014, including driver, maintenance,
insurance, operations cost (BBM) & overhead
Communication Cost Telecommunication cost, postage and internet subscription fee,
purchase of pre-paid mobile phone vouchers
Fullboard Package For training activities including the rental of classrooms, training
equipment, accommodation for 1 room/2 persons and
consumptions. Hotel minimum 3 star for consultant and 4 star for
local government
Reporting Monthly, Quarterly and Special Reports shall be printed on
A4/80gsm paper with soft cover binding and digital files on CDs
Annual Report & Final Report shall be printed on A4, 80gsm paper
with hard cover binding and digital files on CDs
CB Activities For city/regency and kelurahan/village will be covered by OSPs and
Propinsi PIU, while for national to ptovince will be in OSP Capacity
Building (CB). NMC will be responsible to provide methods, material
and control quality of the process and results. The CB activities that
put in NMC, will only be as transition, if the OSP CB come after NMC.
38 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Lampiran 7 – Dukungan Logistik dan Spesifikasi serta Persyaratan Teknis OSP & OC
Dukungan Logistik, Administrasi dan Teknis
URAIAN SYARAT TEKNIS DAN SPESIFIKASI UMUM
Biaya Pengoperasian
Kantor
Akan digunakan untuk pembayaran:
Langganan Listrik,
Persediaan Air,
Pembelian Peralatan dan Material Untuk Perawatan/Sanitasi
Kantor,
Pembelian Bahan untuk Makanan Ringan Yang Proporsional,
Membeli Peralatan, Instrumen Penerangan yang dilakukan
Petugas Keamanan, dan lain-lain
Pasokan Kantor Akan digunakan untuk Kantor:
Bahan Habis Pakai,
Komputer dan Printer, Biaya Membuat Salinan tidak termasuk
biaya rutin untuk membuat salinan dan melakukan Aktivitas
Biaya Komunikasi Akan digunakan untuk Pembiayaan:
Rekening telepon dan internet,
biaya berlangganan, tidak termasuk pembelian pulsa
Transportasi Lokal Akan digunakan untuk membeli bahan bakar untuk tugas keluar kota jika
menggunakan kendaraan operasional, untuk membayar karcis transportasi
umum (bus), dan transportasi lain yang dibuat untuk tujuan ini
Akomodasi Hotel Hotel bintang 3 di tingkat Provinsi, Hotel bintang 3 di tingkat Kota/
Kabupaten dan Hotel bintang 3 di Jakarta
Transportasi Udara Tiket Pesawat Kelas Ekonomi
Perjalanan Di Jakarta Untuk biaya ongkos taksi dari bandara ke lokasi rapat
Berbagai Transportasi Berbagai moda transportasi adalah tautan transportasi antara tujuan yang
tidak dapat diprediksi/ tidak dapat diterima oleh pesawat udara komersial
(perahu, speed boat, dan lain-lain)
Pelaporan Pembuatan laporan harus sesuai dengan jadwal dalam Kerangka Acuan
dan terikat oleh ketentuan berikut ini:
-Laporan Kuartalan, Laporan Bulanan dan Laporan Khusus harus dicetak di
atas kertas HVS ukuran 4A dengan berat 80 gr dan dijilid dan diberi cover
dan disertai dengan arsip digital (CD)
-Laporan Tahunan dan Laporan Akhir harus dicetak di atas kertas HVS
ukuran 4A dengan berat 80 gr dan dijilid dan diberi cover dan disertai
dengan arsip digital (CD)
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 39
Persyaratan Spesifikasi Teknis untuk Biaya Peralatan (Pembelian)
Komputer Desktop Merek Internasional
Personal Computer (PC)/All In One PC dengan spesifikasi minimum:
Pentium i5, 1TB HDD, 4 GB DDR3, 1GB VGA card, DVD RW. Sistem Operasi
Asli windows 8 atau lebih, lengkap dengan program Microsoft Office asli,
program anti virus, Monitor LCD 19” -21”, LED, garansi resmi 1 tahun
(servis dan suku cadang)
Laptop/Notebook Core i7 2.1Ghz, 4GB DDR3, 500GB/1TB, DVDRW, Wifi, bluetooth, Nvidia
Geforce GT640M 2GB, Camera, Card Reader, 14” WXGA, Original
Microsoft Windows 8 Operating System (OS) with antivirus tool kit
Printer Laser Jet Printer; laserjet A4, multi fungsi (Print, Scan, Copy),
600x, 600 dpi, 30 ppm print, 2x 250 Tray, USB port, garansi 1 tahun (servis
dan suku cadang)
Printer Warna A3 Printer multifungsi Warna inkjet A3, Print Resolution 4800 x 1200 dpi
optimal, Scan Resolution up to 1200 x 1200 dpi, USB, garansi minimal 1
tahun (servis dan suku cadang)
Printer Warna A4 Printer multifungsi Warna inkjet A4, Print Resolution 600 x 1200 dpi
optimal, ADF Scanning, Scan Resolution up to 1200 x 1200 dpi, garansi
minimal 1 tahun (servis dan suku cadang)
Kamera Digital Kamera digital dengan spesifikasi minimum:
10 MP CCD sensor, 5x sudut lebar 5x, hingga 4x digital zoom, perekam
gambar RAW, monitor LCD 28”, garansi 1 tahu (servis dan suku cadang)
Alat GPS GPS luar ruang dengan spesifikasi minimum:
Receiver GPS sensitifitas tinggi:
-Barometric altimeter
-Electronic compass;
-penutup anti air
-Base map basemap dan kemampuan untuk menambah peta
-Resolusi tampilan 160x240 pixels, 256 tingkat warna TFT – serial antar
muka & USB
-Termasuk 64 MB micro SD card
-Routing otomatis
-10.000 track log point & 20 saved track
-garansi 1 tahun (servis dan suku cadang)
LCD LCD Satuan Kerjaor dengan spesifikasi minimum:
XGA 1024 x 768 Lumens 300 ANSI, VGA (HD15) x 2, S-Video x 1, Audio x
2.1,
Teknologi LCD/DLP, garansi 1 tahun (servis dan suku cadang)
Perawatan Peralatan
(Termasuk Peralatan
Yang Sudah Ada)
Pembayaran biaya perawatan untuk masa 12 bulan untuk semua
peralatan dan penggunaan.
Untuk peralatan baru, tidak ada biaya perawatan selama dalam masa
garansi.
40 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Persyaratan Spesifikasi Teknis untuk Biaya Sewa/Rental
Sewa Kantor
Provinsi/OSP
- 6 m2 untuk setiap personil, 30 m2 untuk ruang rapat
- Termasuk meubeler, AC, line telpon
Sewa Kantor Korkot - Luas bangunan minimal 70 m2
Termasuk meubeler, AC, line telpon
Sewa Kantor Askot
Mandiri
- Luas bangunan minimal 36 m2
- Termasuk meubeler, AC
Sewa Kendaraan Roda Minimal MPV 1300 – 2500 CC,minimal keluaran tahun 2014,
termasuk biaya pengemudi, perawatan & asuransi, operasional
(BBM) dan biaya tidak terduga.pemberi
Sewa Kendaraan Roda
2
Minimal tahun 2014 termasuk biaya pengemudi, perawatan &
asuransi, operasional (BBM) dan biaya tidak terduga.
Persyaratan Spesifikasi Teknis untuk Kegiatan Pelatihan
Tempat
penyelenggaraan
Hotel bintang 3 yang representatif, di provinsi dan kabupaten/kota.
Untuk Rakor korkot, dilaksanakan di kantor korkot
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 41
Lampiran 8 - Rekapitulasi Pengecekan Fisik (Physical Count Checklist)
Pemeriksaan dilakukan oleh:
Nama / jabatan:
Tanggal pemeriksaan:
No Objek
Pemeriks
aan
Kontrak
number dan
tanggal
Spesifikasi sesuai kontrak Spesifikasi sesuai
pemeriksaan
Keterangan
(Sesuai /
Tidak Sesuai*)
Lokasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Desktop HK.0x.0x/OSP-
x/IBRD/SATKER-
PKP/00x/2012
Core i5, 2.7 Ghz, 4GB DDR3,
500GB/1TB, DVDRW, Wifi,
bluetooth, Nvidia Geforce
GT640M 2GB, Camera, Card
Reader, 14” WXGA, Original
Microsoft Windows 8
Operating System (OS) with
antivirus tool kit, Monitor
19"-21" LED
Core i5, 2.7 Ghz, 4GB
DDR3, 500GB/1TB,
DVDRW, Wifi,
bluetooth, Nvidia
Geforce GT640M 2GB,
Camera, Card Reader,
14” WXGA, Original
Microsoft Windows 8
Operating System (OS)
with antivirus tool kit,
Monitor 19"-21" LED
Sesuai Kantor
NMC
/OSP …..
2
*: apabila tidak sesuai diberi keterangan
Kesimpulan:
…………………………….
…………………………….
42 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Lampiran 9– Petunjuk Penomoran Barang BMN
PETUNJUK PEMBUATAN NOMOR BMN
Contoh No. Urut Barang :
No. Urut Barang INVENTARIS JENIS BARANG AREA WILAYAH TAHUN
PENGADAAN
‘0001 INV
SCANNER NMC/OSP
- XXX
2018
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 43
Lampiran 10 - Contoh Surat Pernyataan Sewa Kantor
SURAT PERNYATAAN
Jakarta , …Januari2018
Bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Budiman Ali / Laki – laki
Jabatan : Office Manager PT XXX
Alamat Kantor : Jl. Lembah-I No. 10 Blok H7 RT 04 - RW 20 Perumahan Taman
Sari Kota Baru - Banten (Depok) 15000
Menyatakan bahwa benar PT XXX (NMC/OSP Package XXX) telah menyewa sebuah kantor secara
bulanan dengan penyewa sebagai berikut :
Nama Pemilik : Ali Hakim
No. Telepon / HP : 021-574XXXX / 0812807XXXX
Alamat : Jl. Penjernihan II No.12 RT.08/RW 10 Pejompongan Jakarta
Pusat
Luas Tanah : 500 m2
Luas Bangunan : 800 m2 (2 lantai)
NPWP : 32.79.007.001.042-000
Kelengkapan dokumen terlampir: 1) NPWP, Asuransi Rumah, PBB, serta surat lainya yang
mendukung keabsahan dari kepemilikan rumah; 2) Foto copy PBB Kantor; 3) Foto Copy Rekening
Listrik; 4) Foto copy rekening telepon.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan dengan
sebagaimana mestinya.
Mengetahui, Yang Menyatakan
Ali Hakim Budiman Ali
Pemilik Kantor Penyewa
44 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Lampiran 11 - Contoh Surat Pernyataan Sewa Kendaraan
SURAT PERNYATAAN
Jakarta , …Januari 2018
Bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Budiman Ali / Laki – laki
Jabatan : Office Manager PT XXX
Alamat Kantor : Jl. Lembah-I No. 10 Blok H7 RT 04 - RW 20 Perumahan
Taman Sari Kota Baru - Banten (Depok) 15000
Menyatakan bahwa benar PT XXX (NMC/OSP Package XXX) telah menyewa sebuah
kendaraan secara bulanan dengan penyewa sebagai berikut :
Nama Pemilik : Akmal Harun
No. Polisi : B 1234 SAL
No. Telepon / HP : 021-574XXXX / 0812807XXXX
Alamat : Jl. Penjernihan III No.105 Pejompongan Jakarta Pusat
Merk/Type : Avanza
jenis/Model : Kendaraan Roda Empat/Minibus
Tahun Pembuatan : 2014
Tahun Perakitan : 2014
Isi Silinder : 1.500 cc
Warna : Hitam
No. Rangka : MH1JB21144K494562
No. Mesin : JB21E1489898
Termasuk supir dan bensin : Ya
Termasuk biaya perawatan &: Ya
asuransi
Kelengkapan dokumen terlampir: 1) STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainnya yang
mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan) 2) Physical count check list sesuai
dengan spesifikasi dalam kontrak 3) Fotocopy KTP Pemilik Kendaraan / yang dikuasakan
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
dengan sebagaimana mestinya.
Mengetahui, Yang Menyatakan,
Akmal Harun Biman Ali
Pemilik Mobil Penyewa
Program KOTAKU | Panduan Proses Pembayaran Pekerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan 45
Lampiran 12 - Format pembukuan Korkot
Korkot :
BUKU KAS
Bulan:…………….. 20
Tanggal Uraian
No
Bukti
Transaksi Saldo
Debet Kredit Debet
1 2 3 4 5 6
Korkot
BUKU BANK
Bulan:…………….. 20
Tanggal Uraian
No
Bukti
Transaksi Saldo
Debet Kredit Debet
1 2 3 4 5 6
46 Panduan Proses Pembayaran Perkerjaan Layanan Jasa Konsultan dan Non Konsultan| Program KOTAKU
Lampiran 13 - Format pembukuan Korkot (continued)
Korkot :
LAPORAN REKONSILIASI - KAS
Bulan:…………….. 20
Saldo kas awal bulan
…………………
Ditambah:
Penerimaan
bulan: …………………
(sesuai dengan total
penerimaan dari buku Kas
no 4)
Dikurang:
Total Pengeluaran Kas (…………………)
(sesuai dengan total
pengeluaran dari buku kas
no 5)
Saldo kas akhir bulan
…………………
Korkot :
LAPORAN REKONSILIASI - BANK
Bulan:…………….. 20
Saldo Bank awal bulan
…………………
Ditambah:
Penerimaan
bulan: …………………
(sesuai dengan total
penerimaan dari buku Bank
no 4)
Dikurang:
Total Pengeluaran Bank: (…………………)
(sesuai dengan total
pengeluaran dari buku Bank
no 5)
Saldo kas akhir bulan
…………………
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM dan PERUMAHAN RAKYATJl. Pattimura 20, Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12110
kotaku.pu.go.id
top related